第８回西海大鍋まつり
イベント業務委託 仕様書
１．企画提案の目的
西海市では、「さいかい力」を結集し西海市のブランド価値を高め、西海市内外へさらに西海市を 知ってもらうため、地元出身の料理人や地元各種団体による西海市特有の食材を使った「特選料 理」の販売をメインとした「西海大鍋まつり」を実施する。この「西海大鍋まつり」をより充実したものと し、西海市のことを再確認し、併せて西海市を広くPR することができるよう、イベントの運営について 企画提案いただくものとする。
２．企画提案の内容について
この仕様書に基づき、イベントの会場設営から運営及び撤去について企画提案書を提出いただき 、 西海大鍋まつり実行委員会がその内容を審査する。最も評価が高い提案をした業者が選定され、契 約を締結する。
＜プレゼンテーション開催場所＞
●日 時：平成２９年 ９月２９日（金）
提出先：〒857-2392 西海市大瀬戸町瀬戸樫浦郷 222 ２
西海市大瀬戸コミュニティセンター２階第 会議室（市役所裏）
西海大鍋まつり実行委員会 （西海市情報観光課内）
３．契約上限額
6,000,000 円（税込み）
４．イベントに係る業務内容
（１）名称 ：第８回西海大鍋まつり
（２）実施日：平成２９年１１月２６日（日）
（３）場所 ：西海市西海スポーツガーデン周辺（西海市西海町木場郷401 番地）
（４）期間 ：契約締結日から平成２９年１２月１５日（金）
（５）内容 ：
項 目 備 考
１ キャラクターショー（ヒーローショー等） 昼前に１回公演 ２ イベントの進行（MC）
３ 大鍋まつりの告知（県内情報誌、新聞等） ４ A4 カラー 両面 チラシ ２，０００枚 ５ ポスター B1 サイズ ５ 0 枚
６ ステージ看板 １枚
7 会場内イベントの案内板制作及び設置（レイアウトの提案含む）５ 枚
8 会場内テント（大型4 張・メイン 21 張、机 216 脚、椅子 580 脚、 横幕238 間分）の運搬・設置・撤去
9 屋根付きステージ製作（バックパネル付き）
（W7,200×D5,400×H1,000mm） 10 音響機器の運搬・設置・撤去
11 仮設トイレリース及びし尿汲取り ○
12 電気配線工、発電機リース ○
13 無料送迎・シャトルバス借上げ及び運転手手配 ○
14 スタンプラリーの開催及び景品の手配 ○
15 宝もちまき用のもち及び景品の手配 ○
16 交通警備の手配
17 駐車場グラウンドの整備工 ○
18 ボランティアスタッフの昼食の手配 ○
19 消火器の設置（10 式）
※備考欄に○がある項目は西海市内業者へ発注すること。市内業者で対応不可の場合は、 市外業者でも可とする。
５．企画提案時に提出する資料
（１）企画提案書（４部）
①「４．イベントに係る業務内容」についての提案
② スケジュール
③実施体制（各業務に対する担当がわかるように示すこと） ④過去の実績（特に「食」のイベント）
（２）見積書（消費税を含まず）･･･１部
① 費用の内訳や積算内容がわかるようにすること。
② 悪天候によりイベントを中止した場合のキャンセル料等の経費を別途提示すること。
６．選定基準
この参加仕様書に基づいた内容で、
① 企画力
② 実施体制
③ 過去の実績（担当になられる方が過去に担当されたイベントの実績）
④ 見積金額
の各項目を基準として、選定する。
７．仕様書の質問に関する事項
提案についての質疑は全てE メールもしくは FAX によるものとする。なお、受付期間以外の質問 及び（３）の提出方法によらない質問は一切受け付けない。
（１）受付期間
平成２９年 ９月２１日（木）まで
（２）提出先
FAX ０９５９－２３－３１０１ または E メール [email protected]
（３）提出方法
様式３「質問書」（E メールについては Word）により、FAX もしくは E メールにて提出するこ と。この場合、電子メールの表題は「西海大鍋まつりに関する質問」とする。
（４）回答方法
全ての事業者へ回答書を送付する。この場合、回答書には質問した事業者の名称等は記 載しない。
（５）会場の下見について
メイン会場となる西海スポーツガーデン駐車場以外の下記の施設については事前に連絡 すること。
・西海スポーツガーデン ゲートボール場
・西海スポーツガーデン 体育館
８．その他
○企画提案に係る資料の作成、移動に伴う費用は、提案者の負担とする。
○その他のイベント内容 ・ステージイベント
・特産品の販売(軽トラ市) ・各種団体の出店
・文化団体発表会
○注意事項
（１）審査会に提出された書類は原則返却しない。
（２）企画提案の内容に虚偽の内容が含まれていた場合、失格となる場合がある。
（３）契約の締結にあたっては、審査会での評価が最も高かった提案の内容をそのまま実施するこ とをあらかじめ約束するものではなく、詳細について別途協議・調整の上、企画提案の内容 を一部変更して契約することがある。
（４）委託指示及び記録簿は承認事項や協議事項が発生するたびに作成する。
○参考
・会場周辺の図面
