テンプレートには目次フィールドが挿入されているため、下記の「フィールドの更新」作業で 最新の目次に更新することができます。
■ 1 ■ 目次フィールドの更新
ここでは「ツアー企画書2.docx」ファイルを例に、説明します。ファイルを開き、3ページ目 に移動します。
1. 目次フィールドを［右クリック］-［フィールドの更新］を選択します。
2. ［目次をすべて更新する］を選択し、＜OK＞をクリックします。
3. 目次が更新されていることを確認します。
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■ 2 ■ 目次フィールドの挿入
新規に目次を挿入するには以下の操作を行います。ここでは「ツアー企画書 1.docx」を例に、
説明します。本文と目次を別のページに分けるために、まず改ページを行いますが、実際の目次 フィールド挿入操作は手順3以降になります。
1. ファイルを開き、最後の行にカーソルをおきます。
2. ［ページレイアウト］タブ-［ページ/セクション区切りの挿入］を選択し、［セクション区切り］
の「次のページから開始」を選択します。
この操作により、カーソルが次ページの先頭に移動しています。
3. ［参考資料］タブ-［目次］を選択し、［目次の挿入］を選択します。
4. ［目次］タブで書式と表示するアウトライン(見出し)レベルを指定します。
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5. 目次が挿入されたことを確認して、ファイルを保存します。
報告書の目次と本文でページ番号の設定等を変える場合は、単なる「改ページ」ではなく「セ クション区切り」と各セクションでのヘッダ/フッタの設定が必要になります。セクション区切 り等の詳細については、Word関連の書籍を参照してください。
■ 3 ■ 目次の合成
「ツアー企画書 1.docx」と「ツアー企画書2.docx」の目次を1つのファイルに合成します。
ここでは、Word以外のファイルの項目も目次に含める場合を考慮して、手作業による操作方法 を説明します。
1. サンプル_テンプレート.dotxをダブルクリックして、目次用に新規文書を作成します。
ここでは「目次.docx」とファイル名を付けていますが、ファイル名は任意です。
2. すべての段落を削除します。
自動的に「見出し1」等のアウトラインが設定されていますが、目次ではこれらのスタイルを使 用しないためです。
3. 1行目にカーソルをおいて、スタイルボックスから「標準」スタイルを選択します。
特に「標準」スタイルに設定する必要はないのですが、アウトライン番号等の付くスタイルが 使用されていると分かりにくくなることもあるため、番号の付かないスタイルを選択しておい た方がいいでしょう。
4. 「ツアー企画書1.docx」の目次フィールド部分をドラッグで選択し、［ホーム］タブ-［コピー］
を選択します。
目次選択時に、ポインタが人差し指の状態でクリックすると、表示しているページがジャンプ してしまうので注意してください。
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5. 新規文書をアクティブにし、［ホーム］タブ-［貼り付け］-［形式を選択して貼り付け］を選択 し、［貼り付ける形式］を「テキスト」にして< OK >をクリックします。
6. 同様に「ツアー企画書2.docx」の目次も貼り付けます。
7. 貼り付けた目次の各段落に対し、アウトライン番号を見ながら、スタイルを設定します。
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「目次」等のタイトルは必要に応じて入力してください。
他アプリケーションで作成されたセクションの項目やページ番号は、手で入力します。
複数のファイルがすべてWordで作成されたものである場合は、フィールドコードを編集して 目次フィールドの更新作業をすることも可能です。詳細はWord関連の書籍を参照してください。
このように、Excel等、複数のアプリケーションで作成されたファイルを網羅する目次の作成 は複雑な作業になってしまうので、手作業等が必要になると思われます。