現 状
院内放送基準は 10 月 1 日からの変更で 、まだ日も浅いこともあってか、 直接患者 さんからのご意見や反響はありませんでした。
３ 机上の整理整頓
机上の美観を損ねることがなく整理整頓しやすくなりました。
４ マネージャーからの言葉
今回の改善は、日常の業務の中に隠れがちな小さな課題の改善に取り組んでいただきまし た。気にはするけれど「まあいいか」と流してしまいそうな案件ですが、至急決裁が遅れる ことで対外的に信用をなくすおそれを未然に防ぐものとして、また、決裁板が目につくこと で決裁の遅れがなくなるなど、小さな改善が大きな効果を生んでくれました。
※画像５
※画像６
※画像７
※画像８
１ 困り事・問題・課題
通年
実施している定例監査では、 監査対象となった所管課に関係簿冊を監査委員事務 局に搬入してもらい、一定期間簿冊をお預かりして監査を実施している。
お預かりした簿冊は、保管する場所も限られているため、ロッカーの上に順番に並 べるといういたってシンプルな方法で保管している。
しかしながら、 簿冊を単に並べたり重ねるだけだと、 書類が倒れてしまったりして、
見た目に見難いどころか、煩雑になり、書類が非常に取り扱いにくい。更には、大切 な書類を傷めてしまうことも心配されている。
そこでこの問題を解決できる
監査中の簿冊の保管・整理の方法はないだろうか？
というのが監査委員事務局の課題である。
この課題に対して、監査委員事務局内で解決に向けじっくり話し合った。
解決の方針として重視すべき点は以下の点が挙げられた。
・見た目が美しい！
・簿冊が取り扱いやすい！
・低コストで実施できる！
・労力をかけないで済む！
かんかん監査
コンテナ利用で事務室内がすっきり！
改善テーマ
経営品質グループ名 経営品質グループメンバー 様式１
分類：職場環境改善
マネージャー、リーダー始め５名
２ 改善案
解決方法＝コンテナを利用して書類を並べよう！
通常、簿冊はコンテナ内に入れられて事務室に搬入されてきます。
をそのまま と
ロッカーの上に並べるだけという非常にシンプルな解決方法！
これにより、簿冊をならべる手間と時間を短縮することができます！
コンテナに余裕がない課については、監査委員事務局がコンテナを貸し出します！
３ 改善効果
通常簿冊はコンテナを使って搬入されてくるため並べる手間が省けるだけでなく、見 た目も美しくなり、なにより取り扱いが楽になりました！！
４ マネージャーからの言葉
今回の改善は、非常にシンプルでありながら、仕事の効率化も図れ、事務室内の環境が整 う良いアイデアです。全員が自身や周囲の課題を客観視した上で、できることから積み上げ ていく。一見、消極的なアプローチにも思えますが、机上の提案だけではなく実行を伴うこ とで、将来の姿が確実に変わるはずです。
大切なのは、“みんなが”“ずっと”取り組むことです。
１ 困り事・問題・課題
業務で使用するデータは年々増える一方であり、 どこの課でも整理整頓は課題 ・ ・ ・
教育庶務グループも例外でなく、ついにＺドライブの空き領域が１０ＧＢを切っ てしまった！
マイコンピュータのアイコンも赤色の警告表示に・・・
これは改善しなければいつかＺドライブがパンクしてしまう！
ということで原因を探してみると
写真が重い・・・
学校施設の修繕のため、必要ではあるが相当容量を食っている。
全体的な整理整頓までできれば理想だが、なかなか難しいため、まずは主な原因 であるこのフォルダの容量を圧縮して容量を減らすことにする。
教育庶務グループ
Ｚフォルダ内のデータ容量を減らそう
改善テーマ
経営品質グループ名 経営品質グループメンバー 様式１
分類：業務改善
マネージャー、リーダー始め１８名
２ 改善案
１．現状の空きを増やすため、写真の容量を圧縮する。圧縮用のソフトはインストールさ れているので活用する。
２．写真のデータは３～４MB あるが、精細なものは不要。カメラの設定を変えて個々の データの基サイズを軽くすればどこに貼り付けても問題ない。
３ 改善効果
○Ｚフォルダの空き領域は18GBまで確保された。
○１枚ごとの写真は1MB以下に抑えられ、今後の容量も軽減が図れます。
４ マネージャーからの言葉
業務の変化、増加等に比例して管理するデータも必然的に増加しています。
今回の改善で、写真のデータ圧縮と古いデータの削除等実施し容量の軽減が図られました。
常に問題意識を持ち「継続は力なり」で、今後も職場改善にチャレンジしましょう。
１ 困り事・問題・課題
転入学通知書の取扱 現状
学校教育課では、窓口で受け付けた児童生徒の転入学通知書を作成し、控えを保 管している。
課題
転入学通知書控は綴じ込みのため、整理、整頓ができておらず、検索などの効率 が悪い。
手書き書類をパソコンに入力すれば整理しやすいのではないか。
学校教育課 1School
転入学通知をわかりやすく整理
改善テーマ
経営品質グループ名 経営品質グループメンバー 様式１
分類：効率化
左が今までの転入学通知書です。
2 部複写のものに手書きして 1 部をそ のまま残して控えにしていますが、作 成順になっているだけで整理ができて いません。
書き損じた時は初めから書き直さなけ ればならないので、プレッシャーもあ りました。
マネージャー、リーダー始め１４名
２ 改善案
・転入学受付名簿を現行の２部複写様式からエクセル様式に変更する。
・転入学受付名簿への入力により同時に転入学通知書を作成し、発行する。
３ 改善効果
・転入学受付名簿をエクセル入力としたことで、学校別などの整理や検索が容易に なった。
・転入学児童生徒の情報が共有され、スポーツ振興センターに関する事務など児童 生徒に係る事務処理に活用できる。
・転入学通知書用紙の印刷製本費用が不要となった。 （
3年間で
32,000円程度）
４ マネージャーからの言葉
学校教育課は受付文書が非常に多く、それに伴い事務量も多く、内容も多様化して
きており、文書処理が煩雑になりやすい。そこで今回の事務改善は、書類整理の効率
化を目指し、少しでも手間を省くため、取り組んだ。今後とも更なる事務の簡素化を
目標に課員一丸となって努力していきたい。
１ 困り事・問題・課題
（１）職員の窓口対応について
◎ 笑顔で接していないと相手に不快感を与えることがある。
生涯学習課にかぎらず一般市民からの苦情がある。
（２）職員の電話対応について
◎ 電話の応対については、内容が適確に伝わっていないと意思の疎通が図れ
ない。
◎ 電話の応対については、はっきりと大きな声で明るく対応できていない。
（３）魅力ある講座等について
◎ 講座等については、マンネリ化が目立つ。
同じ内容の講座を複数回行うことにより、参加者が減少していく。同じ
参加者に固まることなどが問題。ただし、固定参加者がいるので、一定の
人数は毎回集まるという利点はある。
（問題点） ・市民は、たえず新しい魅力的な講座等を求めている。
・行政としては、新しいアイデア（例えば西尾市には、抹茶とうなぎ が有名なのでこれに関わる講座等を行う） で市民のニーズにあった ものにしたほうが良い。
・具体的には、抹茶・うなぎを使った料理教室（クッキー作り等） 。 吉良上野介義央公・尾﨑士郎等の歴史に関わる講座。
生涯学習グループ
市民サービスを充実しよう！
改善テーマ
経営品質グループ名 経営品質グループメンバー 様式１
分類：市民サービス向上等
マネージャー、リーダー始め９名
２ 改善案
（１）職員の窓口対応について
◎ 忙しい時でも、笑顔で接するように標語をつくり事務室内に貼った。
◎ たえず市民を最優先にして積極的かつ迅速に窓口対応に心がける。
（２）職員の電話対応について
◎ 間違いのないよう正確な電話応対をするため、標語をつくり事務室内に貼 った。
◎ 応対については、はっきりと大きな声で明るく対応できるように心がける とともに、相手が見えないので頭を下げる気持ちで電話応対する。
（３）魅力ある講座等について
◎ 各講座終了後には必ずアンケートをとり、 寄せられた意見を十分に加味し、
市民のニーズにあった講座等を積極的に行うように企画検討する。
◎アンケート結果を講師に伝え、次回の参考にしてもらう。
◎講座のチラシ等を工夫し、魅力を高める。
３ 改善効果
（１）職員の窓口対応について
◎ 来館者を待たせることなく、適確な窓口対応ができるようになった。
（２）職員の電話対応について
◎ 電話の応対については、はっきりと大きな声で明るく丁寧に対応し、内容 が適確に伝えられるようになった。
（３）魅力ある講座等について
◎ 市民のニーズを講座に反映させることで、 アンケートに好意的な感想が寄せ られるようになった。
【市民の感想】
・作品の完成度も高く、少人数でしっかり教えていただき、よく理解できた。
又、講座生との交流ができて楽しかった。
（具体的な講座名）
・シニア向けパソコン教室、手打ち麺いろいろ講座、山歩き、トラベル英会 話、夏休み親子でパン作り教室、
４ マネージャーからの言葉