第 部
業務処理 - 個人番号の管理
４
第 １ 章 個人番号を一括で受け入れる 4-2
第 1 章
[ 個人番号受入 ] メニュー■ 受け入れられるファイルの形式
受け入れられるファイルは、「カンマ区切り」（拡張子が「.txt」または「.csv」) のファイルです。
■ 受入方法
[ 個人番号受入 ] メニューで、「受入形式一覧 .xlsx」を参考に個人番号受入ファイルを作成し、
当サービスに受け入れます。
個人番号を一括で受け入れる
規定の形式（カンマ区切り）で作成した個人番号のファイルを受け入れます。
①「受入形式一覧 .xlsx」を参考に、受け入れ られる項目や文字数などを確認します。
②受け入れたい個人番号のテンプレートファイルをダウンロード します。
注意 あらかじめ対面等で本人確認を済ませておいてください。
第 章
[]-[] メニューここでは、
③ダウンロードしたテンプレートファイルを Excel などで開き、「受入形式一覧 .xlsx」を参考に、
受け入れる個人番号を入力します。
１行目は修正しません。
2 行目以降に、個人番号などの情報を入力します。
※受け入れる必要がない項目は、何も入力せず、空欄のままにします。
④ファイルを「CSV 形式」で保存します。
※エクセルの場合は、保存時にファイルの種類で「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択します。
エクセルで作成して、「ＣＳＶ形式」で保存すると、以下のメッセージが表示されます。
［はい］ボタンをクリックして、個人番号受入ファイルを保存します。
第 章
[]-[] メニューここでは、
⑤［参照 ...］ボタンをクリックし、
作成したファイルを指定します。
⑥［受入開始］ボタンをクリック します。
以上で、個人番号の受け入れが完了です。
確認書類も同様に受け入れできます。
あらかじめ、以下のように命名規則にしたがって確認書類のファイル名を設定 しておきます。
※１ 従業員番号です。利用者 ID ではありません のでご注意ください。
※ ２ ※ ４ 「_」半角のアンダーバーです。
※ ３「本人」「配偶」「扶 01」「扶 02」…
扶養者については、番号を間違えないよう にご注意ください。
※ ５ 個人番号確認書類が「０」、身元確認書類が 「１」以降です。
※ ６ 「jpeg」「jpg」「png」「gif」のいずれかです。
参 考
※1 ※２ ※３ ※４ ※５ ※６
1 0 0 0 0 0 _ 本 人 _ 0 . j p g
第 章
[ 個人番号参照 ] メニュー 各種手続きに個人番号を記載する場合などに、登録されている個人番号を 参照します。個人番号を参照する
2
[ 個人番号参照 ] メニューから個人番号を参照します。
※ [ 本人確認 ] メニューで確認が済んでいない提出者（または [ 個人番号代理入力 ] が完了していない 提出者）の個人番号は参照できません。
添付ファイルがある場合は、
クリックして確認できます。
セキュリティを重視し、はじめは
「*」マークで隠してあります。
チェックを付けた対象者の個人番号 だけが表示されます。
第 章
[ 個人番号出力 ] メニュー 個人番号情報ファイルを CSV 形式でダウンロードして出力します。例えば、「奉行 21 シリーズ」や別システムなどへ、個人番号をファイル連動 する場合などに利用します。
個人番号を出力する
3
[ 個人番号出力 ] メニューから、個人番号情報ファイルをダウンロードして利用します。
個人番号情報ファイルには、従業員や個人支払先の氏名、個人番号、確認書類（画像ファイル）など が含まれます。
※ [ 利用者情報登録 ] メニューの「本人確認設定」で、確認対象に指定している利用者の個人番号情報ファイルが ダウンロードできます。
※ [ 本人確認 ] メニューで確認が完了していない（または [ 個人番号代理入力 ] が完了していない）個人番号は、
ダウンロードできません。
番号確認書類や身元確認書類などの 添付ファイルを含めてダウンロード するかを選択します。
一括取得した個人番号情報 ファイルを開くための、
パスワードを入力します。
個人番号情報ファイルの作成が完了すると、
完了メールが送信されます。
第 章
[]-[] メニューここでは、
○ステップ３でダウンロードできる期限が表示されますので、それまでに ダウンロードしてください。
○すでにダウンロードできる期限が過ぎてしまった場合は、その旨の メッセージが画面に表示され、自動的にステップ１に戻ります。
再度、個人番号情報ファイルを作成してダウンロードしてください。
参 考
個人番号情報ファイルや、添付ファイルを開くとき は、ステップ２で設定したパスワードを入力します。
上記で保存した Zip ファイルを展開します。
添付ファイルをダウンロードした場合は、
「Images」フォルダから確認できます。
※出力される画像ファイルの命名規則は、
受け入れの際と同様ですので、
の参考をご確認ください。
４- ４ページ 画面に ボタンが表示されますので、
クリックしてダウンロードします。
ダウンロードした個人番号情報ファイルは、
「download_( 日付 )_( 時間 ).zip」という ファイル名で保存されます。
※ をクリックし、［名前を付けて保存］を 選択して任意の場所に保存することもできます。
第 章
[ 個人番号削除 ] メニュー 不要になった個人番号を削除します。本人が退職したり、扶養家族が扶養から外れて個人番号の管理が不要になった 場合や、確認書類を本人確認のためだけに収集し、当サービスでは保管しない 場合などに使用します。
不要になった個人番号を
削除する
4
○一度削除した個人番号は、もとに戻せません。
○退職社員の個人番号であっても、提出書類の再提出などで利用する場合がある ため、一定期間保管した後に削除することをおすすめします。
!
注 意
退職社員や扶養から外れた家族の個人番号を、[ 個人番号削除 ] メニューの [ 個人番号削除 ] ページ で削除します。
○あくまで個人番号と確認書類の削除です。[ 利用者情報登録 ] メニューからは、
本人や扶養家族は削除されません。利用者情報からも削除したい場合は、
[ 利用者情報登録 ] メニューで別途、削除してください。
○奉行製品と連携して運用している場合で、奉行製品側で個人番号を「保管して いない」場合は、奉行製品側でも個人番号が利用できなくなりますので、
ご注意ください。
!
注 意
複数の従業員を一度に選択 できません。
複数の従業員の個人番号を 削除したい場合は、１名ずつ 選択して削除してください。
一括でチェックを付けたい場合は、
一番上のチェックを付けます。
５- ３ページ 参照
ここでは、
● 確認書類を一括で削除する
本人確認のためだけに収集した確認書類（番号確認書類、身元確認書類）の画像について、本人確認 後は当サービスで保管しておきたくない場合に、[ 確認書類一括削除 ] ページで一括で削除できます。
第 章
認証ログ、操作ログ、個人番号操作ログ、メール送信ログの 4 つのログを 参照できます。また、ファイルに出力することもできます。
[ ログ参照 ] メニュー [ ログ出力 ] メニュー
個人番号に関する
ログを参照・出力する
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[ ログ参照 ] メニューから、認証ログ、操作ログ、個人番号操作ログ、メール送信ログを参照できます。
認証ログ いつ誰が、当サービスにログインしたのかを確認できます。
操作ログ いつ誰が、当サービスのどのメニューの操作を行ったのかを 確認できます。
個人番号操作ログ いつ誰が、誰の個人番号データに対して、どのような操作を 行ったのかを確認できます。
メール送信ログ いつ誰が、どの利用者に対して、何のメールを送信したのかを 確認できます。
確認したいログを選択します。
単独のキーワードを入力します。
[ ログ出力 ] メニューでは、ログファイルを Excel 等に出力して確認できます。
※ [ ログ参照 ] メニューで確認できる、認証ログ、操作ログ、個人番号操作ログ、メール送信ログが ダウンロードできます。
出力したいログの種類を 選択します。
ログファイルを開くための、
パスワードを入力します。
ログファイルの作成が完了すると、
完了メールが送信されます。
日時の範囲を指定します。
画面に ボタンが表示されますので、
クリックしてダウンロードします。