カレンダーを印刷するには以下の手順に従います。
1. 印刷するビュー ([1 日]、[1 週間]、または [1 カ月]) を選択します。
2. [印刷] を選択します。
カレンダープリファレンスの設定
カレンダープリファレンスを設定すると、通常の営業日に業務を行う時間数と、通常 1 週間のどの曜日に業務を開始するかを指定できます。
手順
1. [プリファレンス] に移動します。
2. [カレンダー] の下の [表示] を選択します。
3. [業務開始時間] フィールドに、業務開始時刻を指定します。
4. [業務時間数] フィールドに、1 日の業務時間の長さを指定します。
5. [週の初めの曜日] フィールドに、業務における週の最初の曜日を指定します。
6. [保存] を選択します。
カレンダーイベントの作成
予定の作成、会議のスケジューリング、終日イベントのスケジュールを行うことができ ます。
このタスクについて
カレンダーエントリを作成する場合、[件名] フィールドと [場所] フィールドの長さの 制限は、1 バイト文字セットでは 2000 文字です。2 バイト文字セットの場合、制限は 1024 文字です。[説明] フィールドの長さの制限は 4096 文字です。
手順
1. [カレンダー] > [新しいイベント] を選択します。
2. このイベントに使用するカレンダーを選択します。
3. [件名] フィールドにイベントのタイトルを入力します。 [件名] には、イベントの 目的を示すテキストを入力します。
4. [日時] フィールドでイベントの開始日時を選択します。 イベントが終日にわたる 場合は、[終日イベント] を選択します。
5. [期間] フィールドでイベントの期間を選択します。 [期間] が 5 分未満に設定され た場合、そのイベントの開始時刻はカレンダーに表示されません。
6. オプション: 会議を繰り返す場合は、以下の手順に従います。
a. [繰り返し] を選択し、会議の頻度や、会議をいつ終了するかなど、会議に関す
る詳細を指定します。
v 会議インスタンスの数は 1K (1024) を超えることはできません。また、すべ ての会議インスタンスの日付の範囲は 10 年を超えることはできません。例え ば、日次で 3 年間繰り返す会議をスケジュールする場合、その会議の先頭か ら 1024 件のインスタンスのみがスケジュールされます。
v 繰り返し会議を作成した後、その繰り返し会議の 1 つ以上のインスタンスを 更新したり、それらの会議に対して例外を作成したりすることができます。
v 一部のフィールドを更新すると参加者のステータスがリセットされるため、参 加しようとするすべてのユーザーは、更新された会議の招集に返答する必要が あります。詳しくは、「繰り返し会議の編集」を参照してください。
b. [完了] を選択します。 これで、[繰り返し] フィールドに会議インスタンスに関 する情報が表示されます。
7. [参加者] フィールドに、イベントに招待したいゲストの E メールアドレスを入力
します。それぞれの E メールアドレスは、カンマで区切ってください。
8. [出席可能な時間を表示する] を選択して、参加者リストのユーザーが出席可能かど うかを確認します。 参加者リスト内のすべてのユーザーの空き時間と既に予定が入 っている時間が表示されます。 茶色は、指定された時間にユーザーに予定が入って いることを示し、緑色は、ユーザーが出席可能であることを示します。
9. 自分の LotusLive オンラインミーティングルームへのリンクを会議招集に含めるに
は、[オンライン会議へのリンクを含める] を選択します。この機能を使用可能にす るには、サブスクライブされた LotusLive Engage のユーザーでなければなりませ ん。 [説明] テキストは、Meeting リンク情報の文字数を追加できる長さでなければ なりません。そうでない場合、Meeting リンクを追加できません。この場合、[説明] テキストを短縮してから Meeting リンクを追加する必要があります。
10. [場所] フィールドに、イベントが行われる場所を入力します。
11. [説明] フィールドに、コールにダイヤルするために参加者が使用する情報など、イ ベントの詳細を入力します。1 バイト文字セットの場合、4096 文字まで入力可能で す。2 バイト文字セットの場合、制限は 2048 文字です。
12. [招集を保存して送信] を選択します。
繰り返し会議の編集
繰り返し会議の詳細を編集し、会議の特定のインスタンスを更新することができます。
特定のフィールドを更新すると、会議情報または参加者リストのユーザーに影響が及ぶ ことがあります。
このタスクについて
制約事項:
v 繰り返し会議の日付を変更することはできません。 日付が変更できるのは、繰り返 し会議の単一インスタンスに対してのみです。 [このインスタンスとそれに続くイン スタンスを編集してください] を選択した場合、日付の入力域は使用できません。
v [繰り返し] フィールドの値は更新できません。例えば、元の会議が毎週水曜日に繰り 返し行われるようにスケジュールされた場合、その会議を毎週木曜日に行われるよう に変更することはできません。繰り返しパターンを変更したい場合は、元の会議を削 除し、新しい繰り返し会議を作成してください。
v 以前に削除または変更された繰り返し会議インスタンスは、更新された条件を使用し て再度作成されます。 以前に作成した繰り返し会議の例外は、日付に対して以前に 加えられた変更を除き、すべて上書きされます。
v [期間] が 5 分未満に設定された場合、そのイベントの開始時刻はカレンダーに表示 されません。
手順
1. 編集するカレンダーインスタンスを選択します。
2. [イベントの詳細] を選択します。
v 繰り返し会議の 1 つのインスタンスを更新する場合は、以下の手順に従います。
a. [このインスタンスを編集してください] を選択します。繰り返し会議の 1 つ のインスタンスのみを編集するときには、[繰り返し] フィールドは表示されま せん。
b. [件名]、[参加者]、[場所]、または[説明] のフィールドを変更します。これらの
フィールドを変更しても、参加者のステータスはリセットされません。
c. [日時] フィールドと [期間] フィールドの更新内容を入力します。参加者のス テータスはリセットされ、参加者リストのすべてのユーザーは、出席確認を再 度返答する必要があります。[期間] が 5 分未満に設定された場合、そのイベ ントの開始時刻はカレンダーに表示されません。
v 繰り返し会議の複数のインスタンスを更新する場合は、以下の手順に従います。
a. [このインスタンスとそれに続くインスタンスを編集してください] を選択しま
す。
b. [件名]、[参加者]、[場所]、または[説明] のフィールドを変更します。これらの フィールドの変更は、繰り返し会議の指定されたインスタンスと、その後のす べてのインスタンスに適用されます。 これらのフィールドを変更しても、参 加者のステータスはリセットされません。
c. 時刻と [期間] フィールドを変更します。この情報の変更は、繰り返し会議の 指定されたインスタンスと、その後のすべてのインスタンスに適用されます。
参加者のステータスはリセットされ、参加者リストのすべてのユーザーは、出 席確認を再度返答する必要があります。
3. 更新を完了したら、[保存して送信] を選択します。 参加者リストのすべてのユーザ ーに、更新された会議通知が送信されます。
カレンダーイベントのための空き時間の検索
個人カレンダーを使用して、イベントのスケジューリングや編集を行う際に、他のユー ザーの空き時間と既に予定が入っている時間を表示できます。
このタスクについて
他の IBM LotusLive iNotes ユーザーが表示できるカレンダーとイベント情報は、空き
時間と既に予定が入っている時間のみです。
手順
1. [カレンダー] に移動します。
v 新しいイベントの場合は、以下の手順に従います。
a. [新しいイベント] を選択します。
b. [日時]、[期間]、[参加者] の情報を入力します。
v 既存のイベントの場合は、以下の手順に従います。
a. イベントタイトルを選択します。
b. [イベントの詳細] を選択します。
c. 必要に応じて [日時]、[期間]、[参加者] の情報を編集します。
2. [出席可能な時間を表示する] を選択します。 茶色は、その時間は参加者に既に予定
が入っていることを示し、緑は、指定された時間には参加者に予定がないことを示し ます。
3. 以下のうちの任意のアクションを実行することもでき、参加者リストに含まれるすべ てのユーザーの出席可能な時間の情報は自動的に更新されます。
v 参加者リストからユーザーを削除する。
v イベントの期間を編集する。
v 開始日時を編集する。