使用頻度の高いファイルはテンプレートとして保存しておくことで、業務効率を上げたり、作成時のミスを 減らしたりすることができます。
7-1. テンプレートを作成するメリット
テンプレートとは、雛型になるファイルのことをいいます。使用頻度の高いファイルをテンプレートとして 保存しておけば、ファイルを一から作成することなく、いつも同じ設定で使用できます。社内や部署専用の フォーマットを作成しておけば、基本ファイルを共有することも可能です。
また、テンプレート形式で保存しておけば、誤って元のファイルに上書き保存してしまうこともありません。
テンプレート形式で保存されたファイルは、開けたときに自動的にコピーが開くようになっているため、上 書き保存ができず、元のファイルは変更されないようになっています。
38 7-2. テンプレートの作成方法
エクセルでテンプレートとして保存したいファイルを開き、「名前を付けて 保存」をクリックします。
ファイルの種類を「Excelテンプレート」にして保存すると完了です。
マクロが含まれているファイルをテンプレートとして保存する場合は、ファ イルの種類で「Excelマクロ有効テンプレート」を選んで保存してください。
ここで保存したテンプレートは、自動的に「Officeのカスタムテンプレート」
ファイルに保存されます。
7-3. オリジナルテンプレートの使い方
オリジナルで作成したテンプレートを使って新規ファイルを作成してみま しょう。「ファイル」タブより、「新規作成」を選択します。「個人用」の テンプレートを選択し、使用するテンプレートファイルをダブルクリックす るとオリジナルテンプレートが開きます。このとき、ファイル名は「Book1」
などの名前で開くようになっており、上書き保存はできません。保存する場 合は「名前を付けて保存」を選択し、新たなファイルとして保存します。
39 7-4. テンプレートの変更保存
上書き保存ができないテンプレートの内容を変更したい場合は、変更したい テンプレートファイルから「開く」をクリックし、変更したいテンプレート を開きます。このとき、ファイルをダブルクリックで開くと新規作成の形式
で開かれるので、マウス右クリックのメニューから「開く」を選択してください。
ファイル名は、保存したテンプレートの名前で開いていることを確認し、この状態で変更すると上書き保存 ができ、修正が反映されます。