SharePoint でできる、
文書管理ソリューション集
マイクロソフト株式会社
機密情報保管ソリューション
帳票申請ソリューション
画像カタログ ソリューション
複合機連携ソリューション
1
はじめに
拝啓 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素より弊社製品をご愛顧賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは弊社 Microsoft
®Office SharePoint
®Server 2007 による文書管理ソリューションに関する
提案の機会を賜り誠にありがとうございます。
今回、弊社が提案させていただくのは、使い慣れた Microsoft
®Office アプリケーションやブラウザから、ドキュ
メントの作成や共有を促進するためのソリューションです。このソリューションはドキュメントの共有を容易にしなが
らも、許可されていないドキュメントの参照や情報漏えいを防ぐための仕掛けをあわせ持っています。
また、このソリューションを安定した状態で利用し続けていただけるよう、ソリューションを実現するサーバー環境
に対する、運用管理製品もあわせて提案させていただいております。
つきましては、本提案書の内容をご検討のうえ、ご採用賜りますようお願い申し上げます。
敬具
マイクロソフト株式会社
文書管理の基本機能
P.3
各フェーズごとに SharePoint Server 2007 が提供する代表的な機能を紹介機密情報保管ソリューション
P.5
適切な権限を持った利用者が、許可されている範囲内で利用できるドキュメントを実現するソリューション帳票申請ソリューション
P.6
既存の帳票を電子フォーム化することで、入力データの正規化や再利用、他システムとの連携を実現するソリューション画像カタログ
ソリューション
P.7
キーワード検索や絞り込みなどで、目的の画像データを探しやすいように管理するソリューション複合機連携ソリューション
P.8
複合機と連携することにより、電子データだけでなく、紙文書に対しても強力な情報の共有や管理を実現するソリューションセキュリティ強化と運用管理の向上
P.9
Forefront および System Center 製品群を利用することで、保存しているドキュメントの保護やサーバー運用管理の向上が実現
ご参考価格
P.10
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1. 作成、編集
文書の種類 (コンテンツ タイプ) に応じて、属性情報 (メタデー タ) をさまざまな手段で容易に入力することが可能です。 使い慣れた Office アプリケーションから文書管理サイト (SharePoint サイト) へ直接保存することが可能です。 リストやライブラリでは、アイテムの更新履歴を保存することが 可能です。また、アイテム単位で全てのバージョンのコメント内 容を確認することが可能です。2. 承認
付属のワークフロー テンプレートを利用することで、使い慣れ た Office アプリケーションから、作業の流れを止めずに業務 フローの自動化を行うことが可能です。 ワークフロー テンプレートの選択や承認といった処理は、 Web ブラウザからも操作することが可能です。 承認を依頼したワークフローや、承認を行う必要があるワーク フローの一覧は SharePoint Server 2007 のポータル上で 確認することが可能です。文書管理の基本機能
(1)
「作成、編集」、および「承認」フェーズにおいて SharePoint Server 2007 が、 提供する代表的な機能 属性情報の入力 バージョン履歴 内容を確認後、 承認処理を実行 ワークフロー テンプレート の選択3. 公開、共有
SharePoint Server 2007 のライブラリはドキュメントに対して 属性情報を付けて管理することが可能です。これにより、文書 の意味、内容を可視化するとともに、ビューの設定によるカテ ゴライズされた表示が可能です。 階層構造で管理されたライブラリから目的のドキュメントを探す ことも可能ですが、SharePoint Server 2007 の全文検索エ ンジンを利用すれば、本文内からも検索が可能です。 ファイル単位での細かいアクセス権の設定やさまざまな管理ポ リシー (暗号化、有効期限など) の設定により、安全に公開や 共有を行うことが可能です。4. 保管 (アーカイブ)
法令などによる一定期間の保管が必要なドキュメントに対して、 レコード毎に属性情報や監査ログのアーカイブが可能です。 保管用サイト (レコード センター) に送信されたドキュメントは、 ドキュメントの種類などによって分類が可能です。 監査や訴訟などに応じて、レコードの検索や破棄の保留を行 うことが可能です。文書管理の基本機能
(2)
「公開、共有」、および「保管 (アーカイブ)」フェーズにおいて SharePoint Server 2007 が、提供する代表的な機能 属性情報の確認 権限の確認 レコードの追加情報 破棄の保留5
1. アクセス権の管理
通常のファイル サーバーと同様に、個々のドキュメントだけで なく、フォルダやライブラリ、サイトといった単位でアクセス権の 設定が可能です。 ユーザー認証基盤である Active Directory® との連携するこ とで、グループやユーザー アカウントを一元管理することが可 能です。2. ドキュメントに対する操作を制限
利用者は権限管理の状態を意識することなく、通常と同じ操 作感で文書をライブラリに保存可能です。 権限管理がされた状態で文書がダウンロードされます。3. 操作内容の記録による監査への対応
保存文書に対する表示、編集、チェックイン/チェックアウト、移 動、コピー、削除、および復元といった操作をログとして記録 することが可能です。 ログの内容は Microsoft® Office Excel® 形式のレポートとし
て出力できるため、分析が容易です。
機密情報保管ソリューション
適切な権限を持った利用者が、許可されている範囲内で利用できるドキュメントを 実現するソリューション ダウンロード時 IRM 保護 ア ク セ ス 、 監 査 ロ グ の 取 得 アクセス、監査ログ 標準の分析レポート ツールを Excel 形式で提供 標準監査ログレポートMicrosoft® SQL Server® Reporting Services
各種分析、レポートツールへログを インポートし監査レポート作成
ドキュメントの権限管理
監査への対応
必要な製品 SharePoint Server 2007 Rights Management Services1. 帳票の電子フォーム化による効率化
Microsoft® Office Word 文書、および Excel ブック用のイン
ポータにより、既存の帳票ファイルを利用することが可能です。 Microsoft® Office InfoPath® 2007 に読み込んだ後は、簡
単な操作で実際のデータ形式にあったコントロールに変更す ることで、利用者にとって使いやすい電子フォームを作成する ことが可能です。 選択項目の候補は、他のリストや外部データベースから参照 することで、入力データの正規化が可能です。
2. マルチ クライアントからの利用
InfoPath 2007 から SharePoint Server 2007 のフォーム ライブラリに発行することで、電子フォームを Web ブラウザや 携帯電話からも利用することが可能です。
3. ワークフローによる業務プロセスの自動化
直列承認や並列承認といったシンプルな経路のワークフロー テンプレートが付属しています。 承認経路のデザインや業務システムとの連携といった処理を 行う場合には、Microsoft Office SharePoint Designer 2007 や Microsoft® Visual Studio® 2008 によるカスタマイズが必要になります。
帳票申請ソリューション
既存の帳票を電子フォーム化することで、入力データの正規化や再利用、他システ ムとの連携を実現するソリューション Word 文書 InfoPath フォーム ドキュメントのインポート電子フォームの活用
ワークフローのカスタマイズ
Web ブラウザによる表示 必要な製品 SharePoint Server 2007 (Enterprise CAL)
SharePoint Server 2007 対応のワークフロー ソリューションにつきましては、以下のサイトをご覧ください。 http://www.microsoft.com/japan/office/2007/sharepoint/SharePointSolution/Solutionlist.mspx
7
1. 画像ファイルの整理
画像ファイルの登録時に、さまざまな属性情報を付加すること で、ファイル名以外の属性による並べ替えやグループ化が可 能になり、画像ファイル一覧における視認性を高めることが可 能です。2. キーワードによる画像ファイルの検索
属性情報が登録されている画像ファイルの場合には、一般的 なテキスト ドキュメントと同じように、キーワードによる検索が可 能です。 検索結果のページではファイル名の他にサムネイルが表示さ れるため、複数の画像ファイルが検索結果に表示された場合 でも、視覚的に目的の画像を選択することが可能です。3. 携帯メールからの画像ファイル投稿
画像ライブラリにメール アドレスを割り当てれば、ファイルの アップロード以外に、メールによる画像の投稿が可能です。 無線 LAN などのネットワーク インフラの整っていない場所や、 ノート PC を持ち歩いていない場合でも、カメラ付き携帯電話 を持っていれば、即座に社内ライブラリへの写真 (画像ファイ ル) の投稿が可能です。画像カタログ
ソリューション
キーワード検索や絞り込みなどで、目的の画像データを探しやすいように管理する ソリューション画像ファイルの管理
メール添付による画像 ファイルの投稿 必要な製品 SharePoint Server 20071. 紙文書の電子化によるオフィスのスリム化
複合機と連携させることにより、ユーザーは、コピー感覚で紙文 書を複合機で取り込み、直接 SharePoint Server 2007 に電 子化して格納することが可能です。 日ごろ PC を利用する機会の尐ないユーザーにおいても、複 合機を入出力機器として利用することで、情報共有基盤の利用 率の向上と有効活用を図ることが可能です。2. 紙文書と電子データの統合的なセキュリティ
複合機では、地紋印刷、透かし文字印刷などによって、紙文書 に対して強力なセキュリティ機能を提供することが可能です。 複合機と連携させることにより、紙文書と電子データの双方に対 して、総合的なセキュリティ対策を適用することが可能です。3. ビジネス プロセスの統合
複合機と連携させることにより、紙文書を扱うビジネス プロセス を情報システムにシームレスに統合することが可能です。 社内外に及ぶビジネス プロセスを迅速に処理し、リスクの発生 原因を極小化することが可能です。複合機連携ソリューション
複合機と連携することにより、電子データだけでなく、紙文書に対しても強力な情報 の共有や管理を実現するソリューション 複合機メーカー各社の連携ソリューションにつきましては、以下のサイトをご覧ください。 http://www.microsoft.com/japan/office/2007/sharepoint/MFPIntegration.mspx紙文書の電子化
電子ファイル印刷制御
スキャン イン 電子データへの 変換 共有や検索 セキュリティ保護処理 隅の紙文書 印刷ログ セキュリティ印刷 印刷許可ワークフロー 許可されたプリンタ 以外での出力禁止 必要な製品 SharePoint Server 2007 Rights Management Services 複合機連携ソリューション9
1. 保存ドキュメントに対するウイルス チェック、
およびコンテンツ
フィルタ
Microsoft® Forefront™ Security for SharePoint® を利用
することで「マルチエンジン」を利用した Office 文書に対する マクロ ウイルスなどのチェックが可能です。
コンテンツ フィルタにより、禁止キーワードが含まれる文書の 登録やダウンロードを防ぐことが可能です。
2. 保存ドキュメントに対するデータの保護
Microsoft® System Center Data Protection Manager
2007 を利用することで、オンライン バックアップが可能になり ます。データを保護しながらダウンタイムのない継続したサー ビスを提供可能です。
3. サーバーに対する稼働監視
Microsoft® System Center Operations Manager 2007 を
利用することで、サーバーの稼働状況を常に把握可能になり ます。万一障害が発生した場合にも原因を素早く特定すること が可能です。
4. サーバーに対する構成管理
Microsoft® System Center Configuration Manager
2007 を利用することで、サーバーに対する設定の変更などの 管理が可能になります。誤設定による障害の削減やレポート 機能による状況把握が可能です。
セキュリティ強化と運用管理の向上
Forefront および System Center 製品群を利用することで、保存しているドキュメントの保護やサーバー運用管理の向上が実現設定基準 登録 チェック 稼働監視
ドキュメントの保護
サーバーの運用管理
オンライン バックアップ ウイルス チェック 構成管理 ForefrontSecurity for SharePoint
System Center
Data Protection Manager 2007
System Center
Operations Manager 2007
System Center
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ご参考価格
ウイルス対策 権限管理 運用管理 SharePoint Server 2007 (インデックス) SQL Server 2008Standard SharePoint Server 2007 (Web、検索)
+ Forefront Security for SharePoint ドメイン
コントローラ
Rights Management Services
(Windows Server 2008) Office Professional Plus 2007 x 1000 台
構成例 : SharePoint Server 2007 サーバー ライセンス x 3、SQL Server 2008 Standard プロセッサ ライセンス x 2、System Center Configuration Manager 2007 with SQL Server Technology サーバー ライセンス x 1、System Center Data Protection Manager 2007 サーバー ライセンス x 1、System Center Operations Manager 2007 with SQL Server Technology サーバー ライセンス x 1、Windows Server 2008 Standard サーバー ライセンス x 8、Windows Server 2008 Enterprise サーバー ライセン ス x 2、Server Management Suite Enterprise x 10、SharePoint Server 2007 Standard CAL x 1000、SharePoint Server 2007 Enterprise CAL x 1000、RMS CAL x 1000、Office Professional Plus 2007 x 1000
構成例 参考価格 ¥ 24,751,800-
+ 電子フォームのブラウザ表示 (SharePoint Server 2007 Enterprise CAL) ¥ 16,200,000- + ドキュメントの権限管理 (Rights Management Services) ¥ 9,330,900- + ウイルス対策 (Forefront Security for SharePoint) ¥ 756,000- /年額 + サーバーの運用管理 (System Center) ¥ 3,277,800- + Office Professional Plus 2007 ¥ 103,500,000-
※ Select 新規ライセンス + ソフトウェア アシュアランス 3 年間
System Center Configuration Manager 2007
本構成の前提条件 : ハードウェア、複合機、SI 費用、AD 構築費用、AD 用の Windows Server ライセンス、Windows Server CAL は含まれておりません。 記載の価格は参考価格です (2008 年 11 月現在)。お客様の実際のお支払額は、お客様の直接のご発注先である LAR 様、販売会社様との間で決定されます。 参考価格は、Select/GOLP の価格レベル A の新規ライセンス (L) + ソフトウェア アシュアランス (SA) で算出しております。SA の費用は契約期間によって異なります。本
資料では新規での Select の契約期間の 3 年間 (3SA) で算出してあります。
民間企業様は Select のご契約、公共機関様は Government Open License (GOLP) のお申込みが必要になります。
Forefront Security for SharePoint は、サブスクリプションの非永続的なライセンスの提供になります。年額もしくはライセンス契約期間のお支払いとなります。 Server Management Suite Enterprise には、Configuration Manager Enterprise SML、Data Protection Manager Enterprise SML、Operations Manager
Enterprise SML、Virtual Machine Manager が含まれています。
SQL Server はプロセッサ ライセンスです。本構成では 1 プロセッサにしておりますが、負荷状況によっては複数のプロセッサが必要になる場合もあります。 マイクロソフト ソフトウェア アシュアランスは、マイクロソフトのソフトウェアを最大限に 活用するためのさまざまな特典を提供するメンテナンス プログラムです。導入計画や スタッフのトレーニング、製品サポート、ソフトウェア アップグレードなどのソフトウェア アシュアランスの特典を利用することで、従業員の生産性や組織の業績の向上、ソフ トウェアの高い投資収益率の短期的な確保を実現することができます。詳細につきま 構成例 : PC 1000 台、Active Directory 導入済み RMS 用データベース System Center Operations Manager 2007 System Center Data Protection Manager 2007 複合機
製品に関する詳細な情報は、弊社 Web サイトまたは担当営業までお問い合わせください。
http://office.microsoft.com/ja-jp/sharepointserver/
http://www.microsoft.com/japan/forefront/
http://www.microsoft.com/japan/systemcenter/
本書は情報提供のみを目的としており、本書の内容について、Microsoft は、明示的あるいは非明示的ないかなる保証もいたしません。本書に記載した情報は、将来予告なしに変 更することがあります。本書を使用する場合の全体的なリスクまたは本書の使用による結果について、Microsoft はいかなる責務も負うものではありません。本書に記載されている 会社、組織、製品、人物、イベントの例は架空のものです。実在の会社、組織、製品、人物、またはイベントとの関連を示唆するものではありません。適用可能な著作権法すべてにお 客様は準拠する必要があります。著作権上の権利に限定されることなく、本書の一部または全部を無断で使用、複製することはできません。©2008 Microsoft Corporation. All rights reserved.
※Microsoft、Microsoft ロゴ、Active Directory、Excel、Forefront、InfoPath、SharePoint、SQL Server、Visual Studio は、米国 Microsoft Corporation および/または その関連会社の商標です。
※その他記載されている会社名および製品名は各社の商標または登録商標です。 ※本書の内容は 2008 年 11 月現在のものです。
※製品内容については、予告なく変更する場合があります。
