製品共通: データ保持

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製品共通: データ保持

設定ガイド

最終更新日, 2021 年 9 月 10 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

 Travel

 Invoice

 Request

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改訂履歴

日付注意事項 / コメント / 変更内容

2021年9月10日テスト環境からユーザーデータを削除できることを明らかにしました。

2021年4月15日著作権の年を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。

2021年1月12日従業員インポートがどようにデータ保持に影響を与えるかに関し、「次の点にご注意ください」セクションに FAQ を追加しました。また、このトピックに関する重要な注意事項を３件追加しました。

2020年12月8日クレジットカード口座の期間の違いの定義を明確にしました。

2020年4月27日 [Authorization Request] チェックボックスの名前を、ガイドのタイトルページの [Request] に変更しました。表紙の日付に変更はありません。

2020年1月15日著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。

2019年6月8日 Expense の設定に必要な 2 番目のアクセス許可 / ロール (経費構成管理者) が追加されま

した。

2019年3月15日有効化セクションに重要事項を追記しました。

機能の説明セクションに FAQ を追加しました。

その他軽微な修正を行いました。

2019年2月11日著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。

2018年10月20日 72 時間以内に送信される確認メールの受取人について、すべてのデータ保持管理者および変

更を加えた当事者のみが受信するものではないという情報を更新しました。

図表を更新し、ウィザードの UI に軽微な改善を行いました。

この機能を有効化する前の過去の取引の処理についての重要な注釈を「概要ステップの操作方法」、「23 か月のフィルター」、および「アクティブ化」セクションに追加しました。

2018年7月24日「23 か月のフィルター」セクションの「法人カード取引」を「（未割当の）取引」として明確化しました。

2018年7月21日経費精算 Professional Edition の必須のアクセス許可について更新しました。

2018年7月3日「概要」セクションに、「この機能は弊社の製品環境のあるお客様向けにご利用いただけますが、テストまたは実装エンティティ向けにはご利用いただけません。」という文言を追加しました。

2018年6月20日 10 ページの「保持期間」セクションの計算例を修正しました。

2018年6月6日「データ保持のアクセス許可 / ロール」セクションに、アクセス許可やロールの事前設定の必要があるという詳細を追加しました。

2018年5月30日「アクティブ化」セクションを追加しました。

2018年5月12日初版発行

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データ保持

セクション 1: アクセス許可

ユーザーがこの機能へのアクセス権を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Concur 管理者に連絡してください。

このガイドに記載されている作業は SAP Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて SAP Concur サポートにご依頼ください。

セクション 2: 概要

データ保持機能により、「誰が、いつ、どこで」という基準に基づき、SAP Concur にデータを保存しておく期間を制御できます。

この機能を設定すると、データを削除することによりデータプライバシー規定に応じた必要性を緩和することができます。この機能では、データを匿名化、削除、または難読化することによりデータを削除します。

この機能は、運用およびテスト（導入）環境の両方でご利用可能です。ただし、環境タイプごとにユーザーを削除するタスクは異なります。



詳細については、ユーザーガイド「ユーザー管理（製品共通）」をご参照ください。

機能の利点

データ保持機能では、次の機能が提供されます。

 会社は、過去のユーザープロファイル、旅程、クレジットカード口座情報、および経費精算レポートなどのデータが削除されるまでの特定のカレンダー時間を設定できます。

 特定のユーザーの過去データの保持が必要または望ましい場合に、この機能によってデータが除外される特定のユーザーを維持することができます。

 会社全体のデータ保持設定に関係なく、特定のユーザーのデータ削除が可能

 データ保持アクティビティを監視するためのイベントの概要を提供

このドキュメントでは、SAP Concur サービスでデータ保持機能を有効化、設定、および管理する方法を説明しています。

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影響を受けるデータ

この機能では次のデータを削除します。

影響を受ける共通のデータ

 ユーザー

 プロファイル

 旅程

影響を受ける経費精算のデータ

 経費精算レポート

 事前申請

 仮払

 クレジットカード取引

 クレジットカード口座

 E-Receipt

 Concur Mobile アプリのエントリ

 日本の公共交通機関 (JPT) の経路情報影響を受ける請求書処理のデータ

 請求書

 購入申請

 発注

OTE: 支払先（個人 / 請負業者、会社以外）は個別の処理で処理されます。支払先データを削除するには、 SAP Concur サポートにお問い合わせください。

影響を受ける事前申請のデータ

 申請

影響を受ける出張予約のデータ

 上記の「影響を受ける共通のデータ」参照

!

重要: 従業員インポートとデータ保持の両方をご利用のお客様は、データ保持機能によりユーザーのデータが SAP Concur システムから削除された場合、従業員インポートソースファイルから従業員データを削除する責任を負います。詳細については、本ドキュメントの

「FAQ」セクションをご参照ください。

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その他のサービスについての情報 ANALYSIS/INTELLIGENCE

Analysis / Intelligence のレポートは上記のデータに基づいているため、この機能による影響を受けます。Concur Expense で指定した保持期間は、Analysis / Intelligence の保持期間に影響します。

LOCATE

Locate には個別のツール一式があり、ユーザーデータを処理します。データ保持機能は、

Locate データに対して自動で有効化され、Locate データは 12 か月経過すると削除されます。

ご不明な点は、必要に応じて SAP Concur サポートにお問い合わせください。

TRIPIT

TripIt ユーザーには個別の自律ツール一式があり、ユーザーデータを処理します。詳細は TripIt の Web サイトまたはモバイルアプリをご参照ください。

ご不明な点は TripIt カスタマーサポートまでお問い合わせください。 https://help.tripit.com/hc/en-us/requests/new

用語

この表では、データ保持機能で使用されている用語について説明しています。

用語説明

データ保持 SAP Concur の機能名で、私的データを削除する際に使用します。

私的データ特定元によって直接または間接的に特定される特定可能な個人に関連するすべての情報です。

機密データ [ページ]

私的データのサブセットに対するこの機能の設定です。従業員の退職後は必要ないため、保持期間が短縮されます。

たとえば、ユーザーのパスポート番号、緊急連絡先情報、出張の優先設定、

運転免許証番号、および米国のソーシャルセキュリティ番号などです。

削除済 [データ] データ保持機能よるデータの匿名化、削除、または難読化を示す単一の用語です。消去済または削除済データとしても認識されています。

難読化済 [データ] 難読化されたデータで、特定の個人を識別するために利用することができません。削除済 [データ] としても認識されています。

匿名化済 [データ] 匿名化されたデータで、特定の個人を識別するために利用することができません。削除済 [データ] としても認識されています。

アクティブ化済

データ保持設定が実施される時期です。管理者の介入がない場合、新しいまたは更新された保持期間が必須の 72 時間の待機期間を経て自動的にアクティブ化されます。

アンカー日付データの経過The年数を判断するために、データ保持機能が使用する日付です。この年数は現在の日付の差分として計算されます。

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用語説明

ユーザー保留データ保持機能が行う削除から、ユーザーのデータを除外する機能を有効化するためのボタンです。

ユーザー消去現在設定されている保持期間が有効化されるのを待つことなく、ユーザーのデータを削除する機能を有効化するためのボタンです。この機能は、欧州連合（EU）データ主体権の忘れられる権利の要件を満たしています。

データ保持のアクセス許可とロール

この機能のため、データ保持管理者の許可 / ロールは作成されました。このロールは Concur Expense、Concur Invoice、および Concur Request の間で共有されます。アクセス許可は Concur Travel 向けです。このロールを任意のタブ（[経費精算]、[請求書処理]、または [事前申請]）に割り当てると、それらのすべてのタブに割り当てられ、[出張予約］と同期します。



詳しい情報は、ユーザーガイド「ユーザー管理（製品共通）」をご参照ください。

データ保持機能を完全に使用するには、その他の既存のアクセス許可とロールが必要です。

タブアクセス許可 / ロール説明

Expense (経費精算) データ保持管理者（新しいロー

ル、共有） [組織管理] ページで [データ保持] リンク を表示およびアクセスでき、設定に変更があった場合 72 時間以内に確認メールを受信します。

経費精算の構成管理者（既存の

ロール） [データ保持] リンクがある [管理] > [会

社] メニューにアクセスできます。

従業員管理者（既存のロール、

共有）

[保留] および [消去] ボタンがある [ユー ザー管理] ページにアクセスできます。

Invoice (請求書処理) データ保持管理者（新しいロー

ル、共有）

[組織管理] ページで [データ保持] リンク を表示およびアクセスでき、設定に変更があった場合 72 時間以内に確認メールを受信します。

共有） [保留] および [消去] ボタンがある [ユー

ザー管理] ページにアクセスできます。

Request (事前申請) データ保持管理者（新しいロー

ル、共有） [組織管理] ページで [データ保持] リンク を表示およびアクセスでき、設定に変更があった場合 72 時間以内に確認メールを受信します。

共有）

[保留] および [消去] ボタンがある [ユー ザー管理] ページにアクセスできます。

Travel (出張予約) データ保持管理者（新しいロー

ル、共有）

[組織管理] ページで [データ保持] リンク を表示およびアクセスでき、設定に変更があった場合 72 時間以内に確認メールを受信します。

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タブアクセス許可 / ロール説明ユーザー管理

（既存のロール） [保留] および [消去] ボタンがある [ユー ザー管理] ページにアクセスできます。



詳しい情報は、ユーザーガイド「ユーザー管理（製品共通）」をご参照ください。

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管理者への表示

ロールやアクセス許可、および SAP Concur が会社に対してこの機能を有効化しているかどうかよって表示が異なります。データ保持リンクは [管理] > [会社] および [組織管理] ページに表示されます。

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データ保持機能の有効化

データ保持機能を有効化するためには、SAP Concur にお問い合わせいただく必要があります。

この機能を有効化できるのは SAP Concur のみです。

データ保持機能の設定

SAP Concur によって有効化されると、データ保持管理者は設定ウィザードにアクセスして機能の設定ができます。

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セクション 3: 機能の説明

データ保持機能は、すべてのお客様に対し、初期設定で無効化されています。SAP Concur にこの機能をご依頼頂くと、SAP Concur サポートが機能を有効化し、お客様の管理者は設定を開始することができます。お客様の管理者はデータを保持する期間を設定します。システムは、お客様の管理者に 72 時間のデータ保持設定の編集を許可します。72 時間の必須待機期間の後、

SAP Concur が設定された時間よりも古いデータを検出すると、削除プロセスが開始されます。

監視では、削除されたデータに関する高レベルのサマリー情報が提供されます。

次の点にご注意ください

会社のデータ保持プランを作成する

SAP Concur は、従業員および SAP Concur ソリューションから生成されたレポートに依存する従業員に、会社のデータ保持ポリシーに関する必要な詳細を伝達することを含む、会社のデータ保持計画を立てることを強く推奨します。SAP Concur は、保持期間を設定するための特定の期間についてConcur Expense をお使いのお客様にアドバイスすることはできません。SAP Concur のお客様は、会社の法的および法定のニーズを評価し、それらのニーズを満たすようにデータ保持機能を設定する責任があります。

クレジットカードデータを保持または削除するための時間範囲のファクタリング

データ保持機能は要求に応じて、お客様の Concur Expense データベースからクレジットカード番号を削除することができます。これは、このデータを保持するために選択された適切な時間範囲の決定に組み込む必要があります。

OTE: Concur Pay システムのレコードは、データ保持機能の影響を受けません。

従業員インポート機能をお使いのお客様へ

従業員インポートをご利用のお客様は、データ保持機能により削除された個人情報は、従業員インポートソースファイルから削除されることを確認にしなければなりません。

!

重要: ユーザーの機密データが SAP Concur ソリューションから削除された後に再インポートされるのを防ぐために、お客様は従業員インポートソースファイルから情報を削除または除外する責任があります。これにより、データ保持機能で削除されたデータが SAP Concur に再インポートされることはありません。詳細については、本ドキュメントの

「FAQ」セクションをご参照ください。

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ステップの概要



データ保持機能の使用方法

1. お客様は SAP Concur に連絡し、この機能へのアクセスおよびデータ保持管理者権限が必要なユーザーのログイン ID をリクエストします。

!

重要: データ保持機能を有効にする前に、23 か月以上前の未割当の取引がすべて処理されていることを確認してください。データ保持機能を有効にした後、未割当の取引は分析レポートを使用して定期的に監視する必要があります。詳しくは、本ガイドのセクション「23 か月のフィルター」をご参照ください。

2. SAP Concur サポートは、この機能を有効化しお客様により指定されたユーザーにデー

タ保持管理者権限を付与します。

3. お客様の管理者は、設定ウィザードを使用してデータ保持期間を設定します。

4. システムは変更の確認をメールで送信し、削除が開始される前に変更を加えることができる 72 時間の必須待機期間を開始します。

OTE: データ保持期間が設定または変更されてから有効になるまでには、少なくとも 72 時間かかります。

5. 72 時間の必須待機期間が終了した後、システムは保持期間の影響を受ける古いデータに

ついて毎日チェックを開始します。古いデータが見つかると、システムは削除を開始します。

6. お客様の管理者は、監視からの消去に関するサマリー情報を確認できます。

7. 必要に応じて、データ保持期間を修正します。

8. 必要に応じて、お客様の管理者は特定のユーザーのデータを保留（削除から除外）します。



詳しい情報は、ユーザーガイド「データ保持（製品共通）」をご参照ください。

9. 必要に応じて、お客様の管理者は特定のユーザーのデータを消去します。



詳しい情報は、ユーザーガイド「データ保持（製品共通）」をご参照ください。

FAQ

Q: どのサービスでデータ保持を設定できますか？

A: データ保持は　コアサービスである Concur Travel, Expense, Invoice, Request それぞれ に設定することができます。また、機密データには個別の設定があります。

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OTE: サービスごとに独自の設定が可能ですが、すべてのサービスが設定されなければなりません。データ保持を Expense や Travel のみに利用することはできません。

Q: データ保持のために設定できる最短、および最長期間はどれくらいですか？

A: Expense や Travel などのコアサービスに対しては2年以上20年以下で設定が可能です。

機密データに関しては、1か月以上12か月未満での設定が可能です。

Q: データ保持は国ごとに設定が可能ですか？

A: Travel のデータ保持は構成によって設定されます。Expense のデータ保持はポリシーに よって設定されます。国ごとにデータ保持を設定する場合は、国ごとに独自の構成およびポリシーを設定する必要があります。

Q: ある人が別の人のために経費精算レポートを作成、または別の人のために出張手配をした場 合、データ保持はどちらのユーザーの設定が適用されますか？

A: ユーザーが他のユーザーのためにデータを作成した場合、データ保持設定は、データを作成 したユーザーではなく、データに割り当てられたユーザー、データの所有者に基づいて適用されます。

Q: SAP Concur 従業員インポートの処理は、データ保持にどのように影響しますか？

A: 従業員インポートをご利用のお客様は、データ保持機能により削除された個人情報が従業員 インポートソースファイルから削除されることを確認しなければなりません。

!

重要: ユーザーの機密データが SAP Concur ソリューションから削除された後に再インポートされるのを防ぐために、お客様は従業員インポートソースファイルから情報を削除または除外する責任があります。これにより、データ保持機能で削除されたデータが SAP Concur に再インポートされることはありません。

もし、ユーザーが従業員インポートに含まれており、機密データ保存期間が過ぎユーザーの機密データが SAP Concur ソリューションから削除された場合、次の従業員インポートでユーザーの機密データを再インポートすることができます。お客様が再インポートすることを選択したため、再インポートされた後に SAP Concur はその機密データを削除しません。この場合、お客様はマニュアルでのアクションが必要となります。

年代の測定

データ保持機能は特定の種類のデータに適用されます。そのような種類のデータに対し、この機能でデータの経過年数を決定します。経過年数は、今日の日付と比較したデータの日付に基づいて計算されます。データ保持期間が設定されたときに選択された保持期間よりも古いと判断された場合、そのデータは削除されます。

データの経過年数を決定する

データ保持機能はデータの経過年数を計算して、そのデータがシステムから削除されるのに十分古いかどうかを判断します。

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データの種類アンカー日付

ユーザーユーザーが非アクティブに指定されるまで、ユーザーの [ユーザー管理] ページのデータの日数は経過しません。

ユーザーの [ユーザー管理] ページのデータは、非アクティブな日付と今日の差として計算されます。

注意: ユーザーデータは、次の 3 つの基準が満たされた後にのみ削除されます。1）最長保存期間に達した後、2）ユーザーが非アクティブになった後。3）ユーザーのデータが保留されていない場合。

!

重要: 従業員インポートとデータ保持の両方をご利用のお客様は、データ保持機能によりユーザーのデータが SAP Concur システムから削除された場合、従業員インポートソースファイルから従業員データを削除する責任を負います。詳細については、

本ドキュメントの「FAQ」セクションをご参照ください。

プロファイルユーザーが非アクティブになるまで、ユーザーの [プロファイル] のデータの年数は経過しません。

ユーザーの [プロファイル] のデータは、ユーザーが非アクティブな日付と今日の差として計算されます。

注意: ユーザーデータは、次の 3 つの基準が満たされた後にのみ削除されます。1）最長保存期間に達した後、2）ユーザーが非アクティブになった後。3）ユーザーのデータが保留されていない場合。

旅程旅程の経過年数は、作成日と今日の差として計算されます。

経費精算レポート経費精算レポートの経過年数は、支払日と今日の差として計算されます。経費精算レポートに支払日がない場合（たとえば、提出されなかった場合）、

データ保持機能は作成日を使用します。

事前申請経費精算レポートに割り当てられている場合、経過年数はレポートの経過年数によって決まります（例えば、事前申請はレポートが削除されるまで削除されません）。

注意: 従来の事前申請は、経費精算レポートに割り当てられている場合にのみ削除されます。

仮払経費精算レポートに割り当てられている場合、経過年数はレポートの経過年数によって決まります（例えば、仮払はレポートが削除されるまで削除されません）。仮払がレポートに割り当てられていない場合、仮払の経過年数は申請日と今日の差として計算されます。

クレジットカード取引経費精算レポートに割り当てられている場合、経過年数はレポートの経過年数によって決まります（例えば、クレジットカード取引はレポートが削除されるまで削除されません）。クレジットカード取引がレポートに割り当てられていない場合、クレジットカード取引の経過年数は計上日と今日の差として計算されます。

クレジットカード口座口座の経過時間は、口座にインポートされた最新の取引の日付と本日の日付の差異によって算出されます。口座にインポートされた取引がない場合、口座が作成された日付と本日の日付の差異によって算出されます。

E-Receipt 経費精算レポートに割り当てられている場合、経過年数はレポートの経過年

数によって決まります（例えば、E-Receipt はレポートが削除されるまで削除されません）。

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データの種類アンカー日付 Concur Mobile アプリ

のエントリ経費精算レポートに割り当てられている場合、経過年数はレポートの経過年数によって決まります（例えば、Concur Mobile アプリのエントリはレポートが削除されるまで削除されません）。モバイルエントリがレポートに割り当てられていない場合、仮払の経過年数は取引日と今日の差として計算されます。

日本の公共交通機関 (JPT) の経路情報

経費精算レポートに割り当てられている場合、経過年数はレポートの経過年数によって決まります（例えば、JPT の経路情報はレポートが削除されるまで削除されません）。

請求書申請の経過年数は、システムで請求書が作成された日付に基づきます。

購入申請購入申請の経過年数は、申請の最終修正日に基づきます。

発注発注の経過年数は、発注の作成日に基づきます。

注意: 保持期間を過ぎると、発注や発注に関連する品目受領書が発注とともに削除され、請求書や購入申請などの発注に関連するすべてのレコードも削除され、保持期間を超えます。

申請申請の経過年数は、終了日と今日の差として計算されます。申請が終了すると、申請の作成日は経過年数を判断するために使用されます。

例

提出された申請の終了日が 2017 年 12 月 31 日である場合、2019 年 12 月 31 日には、その申請の経過年数は 2 年です。データ保持期間が 2 年以上前の事前申請データを削除するように設定されている場合、この申請が削除される最も早い時期は 2020 年 1 月 1 日ですが、紐づけられた経費精算レポートの経過年数によっては、この日以降に削除されます。

保持期間

データ保持の設定ウィザードで、選択する年のリストは暦年ではありません。むしろ、年は経過年数として考えることができます。この機能は、2001 年のすべてのデータ、など暦年のすべてのデータを削除するよう設定されていません。この機能は、3 年など特定の経過年数に達したデータを、日々、毎日毎日削除するように設計されています。

例

2018 年 6 月 1 日に、お客様の管理者はデータ保持設定ウィザードを使用して、会社のデータ保持期間を設定または編集します。Expense や Travel などのサービスごとに、お客様の管理者は 3 年間の保持期間を入力し、[送信] をクリックして設定を保存します。72 時間の待機期間の後、システムは古いデータの毎日のチェックを開始します。設定にほかの変更が加えられていない場合、2018 年 6 月 4 日にシステムは 3 年と 1 日以上経過したデータの削除を開始します。この例では、2015 年 6 月 4 日（またはそれ以前）の経費精算レポートは削除されますが、2015 年 6 月 5 日の経費精算レポートは翌日まで削除されません。

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72 時間のアクティブ化待機期間

データ保持期間への希望しない更新を防ぐための有用な保護策として、システムが新しい設定または変更された設定をアクティブにするまでに 72 時間の待機期間が必要になります。[送信]

ボタンをクリックするたびに、設定変更に関する 72 時間の確認メールが送信されます。

!

重要: 72 時間の待機期間は [送信] ボタンには適用されますが、[ユーザー消去] ボタンには適用されません。

23 か月のフィルター

23 か月のフィルターがデータ保持機能に含まれているため、古い取引を自動的にフィルターします。それらの取引は復旧することができません。フィルターは以下のエリアに影響します。

 レポートに追加できる経費

 Concur Expense の（未割当の）取引の表示（23 か月以上の取引明細書の期間を

含む）

 未割当の仮払

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OTE: このフィルターはデータ保持機能を有効化しているお客様のみ利用可能です。

23 か月の時間は設定不可でオフにできません。

!

重要: データ保持機能を有効にする前に、23 か月以上前の未割当の取引がすべて処理されていることを確認してください。データ保持機能を有効にした後、未割当の取引は分析レポートを使用して定期的に監視する必要があります。

定期的に確認して、23 か月の制限を超えないようにすることをお勧めします。

このフィルターにより、時間の経過とともに増大する未処理の取引を解消するとともに、データ保持機能がサポートされます。

異例のシナリオ

Concur Request

次のシナリオは、データ保持を使用しているが推奨の自動終了オプション（Professional Edition をお使いのお客様に利用可能、Standard Edition をお使いのお客様は 90 日の設定で強制的にオン）を使用しないことを選択している事前 Concur Request (事前申請) をお使いのお客様のみを対象としています。

遅く提出された経費精算レポート

一部の国では、経費精算レポートを非常に遅く提出することができます（たとえば、フランスでは、法案ごとに、支出が発生してから最大 5 年間）。承認された申請とこの申請にリンクされた経費精算レポートがあり、データ保持機能の設定によりこの経費精算レポートが削除された場合、ユーザーはこの同じ申請に基づいて追加の経費精算レポートを作成できます。

!

重要: このシナリオを回避するためには、自動終了オプションを使用することをお勧めします。それ以外の場合、このシナリオの発生を最小限に抑えるために、Concur Expense および Concur Request に対してデータ保持機能を同じ年数で設定することをお勧めします。

1 つの申請に対して 2 つの経費精算レポート

事前申請が 2 つの経費精算レポートにリンクされ、1 つの経費精算レポートが期限切れになると、申請金額は無効になり、経費精算レポートの残額を修正してすでに払戻された資金を請求することができます。

!

重要: このシナリオを回避するためには、自動終了オプションを使用することをお勧めします。それ以外の場合、このシナリオの発生を最小限に抑えるために、Concur Expense および Concur Request に対してデータ保持機能を同じ年数で設定することをお勧めします。

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セクション 4: 管理者への表示

SAP Concur によりこの機能が有効化されると、[組織管理] ページ下部に [データ保持] リンクが表示されます。



データ保持にアクセスするには

1. データ保持管理者としてログインします。

2. [管理] > [会社] > [データ保持] の順にクリックします。

セクション 5: アクティブ化

この機能は SAP Concur によってのみ有効化されます。お客様は会社向けに設定することができます。

!

重要:

データ保持は一度有効化されると無効化することができません。

この機能は会社全体に対しての機能であり、一部に対してデータ保持を有効化することはできません。

データ保持が設定、保存されたかどうかに関わらず、機能が有効化されると即時に 23 か月のフィルターが適用されます。

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!

データ保持機能を有効にする前に、23 か月以上前の未割当の取引がすべて処理されていることを確認してください。

セクション 6: 構成

アクティブ化されると、[組織管理] ページからこの機能にアクセスできます。

概要

お客様の管理者は、以下のプロセスを使用して、該当する SAP Concur 製品やサービスのデータ保持機能を設定します。

1. Concur Travel の既定の保持期間を年数で選択し、任意でConcur Travel の設定グルー

プの保持期間を選択します。

2. Concur Expense の既定の保持期間を年数で選択し、任意で Concur Expense ポリシーグループの保持期間を選択します。

3. Concur Invoice の既定の保持期間を年数で選択し、任意で Concur Invoiceポリシー

グループの保持期間を選択します。

4. Concur Request の既定の保持期間を年数で選択し、任意で Concur Request ポリシーグループの保持期間を選択します。

5. [機密データ] に関して、保持期間を月数で選択します。

6. （任意）特定のユーザーを保留にして、データ保持期間から除外されるようにします。

ポリシーグループを変更するユーザー

ポリシーグループメンバーの履歴は、データ保持機能によって考慮されます。ポリシーグループを変更するユーザーは、データのさまざまな部分がさまざまな保持期間の影響を受ける可能性があります。

例

Pat はドイツにいます。ドイツの政策グループの一員であり、ドイツでレポートを提出しました。

ドイツのポリシーで、ユーザーの経費精算のデータ保持期間は 10 年間です。Pat は米国に異動し、ポリシーグループが変わりました。米国のポリシーで、ユーザーの経費精算のデータ保持期間は 7 年間です。Pat の経費精算レポートの一部（新しいもの）は 7 年間の保持期間の影響を受けますが、ドイツで提出された Pat の古いレポートは 10 年間の保持期間の影響を受けます。実際には、米国での経費精算レポートの方が新しいにもかかわらず、Pat のドイツからの最も古いレポートの方が、米国に異動した直後に提出したレポートよりも長く保持される可能性があります。Pat が米国のポリシーグループの一員である間に送信された 8 年経過した経費精算レポートは、Pat がドイツのポリシーの一員である間に送信された 9 年経過した経費精算レポートの前にデータ保持設定によって削除されます。

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データ保持ページへのアクセス

SAP Concur サポートがこの機能を有効化すると、利用可能な [データ保持の設定] ボタンが表示されます。

[データ保持] の設定ページにアクセスするには、[管理] > [会社] > [組織管理] > [データ保 持] をクリックします。[データ保持] ページが表示されます。

データ保持期間の設定



データ保持を設定するには:

1. [データ保持] ページで、[データ保持の設定] をクリックします。

OTE: これらの手順は、データ保持機能でサポートされているすべての製品を使用しているお客様の管理者の操作を示しています。一部のお客様の管理者に対し、このウィザードは少ないページや手順を示す場合があります。

2. [データ保持] ウィザードの [出張予約の保持期間] ステップで、[年を選択] リストから

データが削除されるまでの年数を選択します。

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3. [出張構成のカスタム保持期間変更] を選択します。

!

重要: 構成の保持期間は既定の保持期間を上書きします。

4. 設定名を選択し、[年の編集] リストを使用してグリッドの [年] 列に入力します。

5. それぞれの設定に年数が割り当てられるまで、前の手順を繰り返します。

6. [次へ] をクリックします。

7. [データ保持] ウィザードの [請求書処理の保持期間] ページで、[年を選択] リストから

データが削除されるまでの年数を選択します。

8. [請求書処理ポリシーのカスタム保持期間変更] を選択します。

!

重要: ポリシーの保持期間は既定の保持期間を上書きします。

9. ポリシーを選択し、[年の編集] リストを使用してグリッドの [年] 列に入力します。

10. それぞれのポリシーに年数が割り当てられるまで、前の手順を繰り返します。

(23)

12. [データ保持] ウィザードの [経費精算の保持期間] ページで、[年を選択] リストからデータが削除されるまでの年数を選択します。

13. [経費精算ポリシーのカスタム保持期間変更] を選択します。

!

17. [データ保持] ウィザードの [事前申請] ページで、[年を選択] リストからデータが削除

されるまでの年数を選択します。

OTE: SAP Concur は、 Concur Expense で設定した年数と一致するように、

Concur Request の保持期間を設定することをベストプラクティスとしてお勧めします。Concur Request でデータ保持をお使いのお客様向けのもう 1 つのベストプラクティスは、自動終了オプション（Professional Edition をお使いのお客様に利用可能、Standard Edition をお使いのお客様は 90 日の設定で強制的にオン）を使用すること、または手動での申請終了に関して慎重になることです。これらの戦略は、対応する経費精算レポートが削除された後にシステム内に残る可能性のある孤立した申請を回避するのに役立ちます。

18. [事前申請ポリシーのカスタム保持期間変更] を選択します。

!

(24)

22. [機密データ] ページで、[月を選択] リストからデータが削除されるまでの月数を選択し

ます。

!

重要: 従業員インポートとデータ保持の両方をご利用のお客様は、データ保持機能によりユーザーのデータが SAP Concur システムから削除された場合、従業員インポートソースファイルから従業員データを削除する責任を負います。詳細については、本ドキュメントの「FAQ」セクションをご参照ください。

24. [データ保持サマリー] ページの下部に、表示されているとおりに自分の名前を入力しま

す。

(25)

25. [送信] をクリックします。保持期間が保存され、72 時間の必須待機期間が始まり、確 認のメールが届きます。

26. 必須の 72 時間の待機期間が開始されたことを確認します。

(26)

27. データ保持機能が有効になっていることを確認します。

(27)

データ保持期間の編集

初期設定が完了すると、[データ保持] ページの [設定] タブに設定を変更するための [編集] リンクが表示されます。設定を編集できるウィザードページに戻るには、[編集] をクリックします。

セクション 7: 監視

設定の変更

設定が変更された場合、データ保持管理者は 72 時間の待機期間で保留中の設定変更を破棄することができます。

保留中の変更の確認メール

[送信] をクリックして設定を変更すると、システムは変更が保留中であることを確認するメー ルをデータ保持管理者に送信します。これにより、変更が有効になる前に、変更を破棄したりさらに編集したりする時間を提供します。

(28)

確認メールの例

保留中の変更の表示



保留中の設定変更を表示するには

1. [組織管理] ページで、[データ保持] をクリックします。

2. [過去の設定] をクリックします。

(29)

OTE: このページには、それぞれ固有の情報を持つ複数の [過去の設定] リンクが表示されることがあります。

3. [閉じる] をクリックします。

保留中の変更の破棄



保留中の設定変更を破棄するには

1. [組織管理] ページで、[データ保持] をクリックします。

2. [保留構成の破棄] をクリックします。

(30)

削除済データ

正常に削除されたレコードの件数が [監視] タブに表示されます。

機能が設定されているがレコードがまだ削除されていない場合、[監視] タブには機能が有効になっているがデータが削除されていないことが示されます。

OTE: SAP Concur が削除プロセスを完了するために必要になる時間は、時刻、データ量、

データの場所（バックアップを含む）、管理された保留などの要因によって異なります。

削除された項目の概要を表示するには、[データ保持] ページの [監視] タブを使用します。

リソース

該当する場合は、[モニタ] タブの [リソース] 列に次の値が表示されます。

 ExpenseReport

(31)

 TravelRequest

 InvoiceCapture

 Receipt

 Trip

 UserProfile

製品共通: データ保持