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Top目次
改訂情報
intra-mart Accel Documentsについて はじめに ユーザができること 画面について アクセス権 基本編 文書管理の画面を表示する 文書を登録、更新する 文書やフォルダをダウンロードする 文書やフォルダを整理する 文書やフォルダを属性で検索する 文書やフォルダのアクセス権を変更する 応用編 表示する項目を設定する 文書のバージョン一覧を確認する タグを活用して文書を分類する 検索フォルダを活用して効率よく検索する 通知機能を活用して文書を管理する 文書を公開する 保管文書の設定を変更する 文書の操作履歴を確認する 文書やフォルダの属性を一括で変更する 文書にタイムスタンプを付与する 他の機能との連携 IM-Workflow ポータル IMBox IM-ContentsSearch
改訂情報
変更年月日 変更年月日 変更内容変更内容 2013-04-01 初版 2013-10-01 第２版 下記を追加・変更しました。 「文書を公開する」の説明を修正しました。 「文書やフォルダをダウンロードする」の説明を修正しました。 「ポータル」と「IMBox」の説明を修正しました。 2015-03-13 第３版 下記を追加・変更しました。 「文書やフォルダを属性で検索する」の説明を追加しました。 「属性をCSVファイルに出力する」の説明を追加しました。 「保管文書の設定を変更する」の説明を追加しました。 「文書やフォルダの属性を一括で変更する」の説明を追加しました。 2016-08-01 第４版 下記を追加・変更しました。 「文書やフォルダをダウンロードする」の説明を追加しました。 「表示する項目を設定する」の説明を追加しました。 「文書やフォルダの属性を一括で変更する」の説明を追加しました。 「文書にタイムスタンプを付与する」の説明を追加しました。intra-mart Accel Documentsについて
intra-mart Accel Documentsは、サーバ上で文書管理するための機能です。 文書は、キャビネットに、ドロワ（引き出し）やフォルダを使用して階層的に管理します。 ユーザは、ユーザ自身が利用者に設定されているキャビネットにアクセスできます。 ここでは、文書管理の操作対象について説明します。 キャビネット 文書管理の基本的な管理単位です。キャビネット管理者が管理します。利用者は、キャビネットに設定されています。 別々のキャビネット間でデータを共有することはできません。 ドロワ キャビネットの下に登録できる入れ物です。キャビネット管理者が作成し、管理します。 ユーザは、ドロワの中にフォルダや文書を登録できます。 フォルダ 文書や他のフォルダをまとめて保管するための入れ物です。 文書 テキストファイル、イメージデータファイル、DocuWorks文書やPDFなど、さまざまな形式の文書です。
はじめに
ここでは、文書管理の概要や、基本的な知識を紹介します。ユーザができること
ここでは、文書管理の機能を基本と応用に分けて説明します。基本機能
文書の登録（アップロード） ファイルをアップロードして、文書を新規に登録できます。 登録できる文書には、通常の文書のほかに、セキュア文書があります。キャビネット管理の設定によっては、業務や文書にあわ せて属性が定義された文書を登録できます。 文書のダウンロード 文書をダウンロードできます。 セキュア文書として登録された文書で、ユーザが書き込み権を持っていない場合は、自動でPDFファイルに変換されます（セ キュアダウンロード）。 セキュアダウンロードでは、キャビネット管理の設定によっては、セキュリティ付きPDFや配布制限付きPDFに変換されます。 文書の表示 文書名のリンクをクリックすると、テキストファイルや画像ファイルなどWebブラウザに表示できるファイル形式の場合は、Web ブラウザで内容を表示できます。Webブラウザで表示できないファイル形式の場合は、ファイルがダウンロードされます。 セキュアダウンロードでは、PDF閲覧ソフトウェア（Adobe Reader）の環境設定で「PDFファイルをWebブラウザに表示する」と 設定されていない場合は、PDF閲覧ソフトウェアに表示されます。 文書の更新（チェックイン） 文書の更新にはチェックアウト/チェックインを使用します。チェックアウトすると文書がロックされ、文書の同時更新を防ぎます。 チェックアウトした文書をチェックインして、登録します。 属性変更 名前や説明など、文書やフォルダの属性情報を変更できます。 移動、コピー、削除 キャビネット内で文書やフォルダを移動したり、コピーしたり、削除したりできます。 削除した文書やフォルダは、ごみ箱から復元できます。 属性検索 属性情報を条件に、文書やフォルダを検索できます。 アクセス制限 文書やフォルダに対するアクセス権を、ユーザ、会社、組織、グループやロールなどの単位ごとに付与できます。 フォルダの一覧表示設定 フォルダ内の一覧表示画面に表示させる属性の並び順、表示幅、ソート（昇順、降順）の条件を、あらかじめ登録された一覧表 示設定から追加できます。応用機能
表示項目の設定 一覧に表示される項目や、画面に表示されるメニュー項目を設定できます。 文書のバージョン管理 文書の更新履歴をバージョンで管理します。バージョンを一覧で確認するだけでなく、旧バージョンのファイルをダウンロードし たり、公開したりできます。 タグ 文書やフォルダは、タグを付けることによって分類できます。タグには個人タグと共有タグがあります。 検索フォルダ よく使う検索条件を検索フォルダに設定して、簡単に検索できます。 更新通知 文書の登録や変更の際に、ユーザのポータルに通知したり、メールを送信したりできます。 特定のドロワやフォルダを監視（モニタ）の対象に設定して、文書の更新を通知することもできます。 文書の公開intra-mart Accel Documentsにアクセスできる認証済みユーザだけでなく、ゲストユーザにも、文書を公開できます。 文書の公開中、公開開始の通知に記載されているURLリンクから公開文書にアクセスできます。 認証済みユーザの場合は、文書管理の公開一覧でも、自分に公開されている文書を確認できます。 保管文書 保管責任者や保管期限日を設定し、文書を管理できます。 文書の操作履歴 文書に対する操作の実行履歴を表示できます。 属性の一括変更 出力したCSVファイルを、編集して取り込むことで、文書やフォルダの属性が一括で変更できます。 タイムスタンプ付き文書 文書の原本性を保証するためのタイムスタンプが付与された文書が登録できます。 IM-Workflowとの連携 IM-Workflowが導入されている場合は、文書の登録や更新時に承認を必要とさせるなど、業務フローに沿った管理ができま す。
画面について
「ストレージ」タブが選択されている画面を例に、「文書管理」画面について説明します。No. 名称名称 説明説明
(1) ツールバー 「キャビネット選択」
キャビネットの選択画面を表示します。ただし、アクセスできるキャビネットが1つの場合は、 キャビネットを選択する画面は表示されません。
「キャビネット管理」
キャビネットの管理画面を表示します。操作は、「intra-mart Accel Documents キャビネット 管理者ガイド」を参照してください。 (2) 切替タブ 文書管理内の機能（ストレージ、検索、検索フォルダ、タグ、通知、公開管理）を切り替えます。 「公開管理」タブは、キャビネットの文書公開機能が「無効」の場合は表示されません。また、「管理 者のみ有効」の場合は管理者にだけ表示されます。 (3) サイドナビゲー ション キャビネット内のドロワとフォルダを階層形式で表示します。また、キャビネット内の以下のものも表 示します。 公開文書（文書公開機能が有効になっているキャビネットの場合だけ） 保管文書 タイムスタンプ付き文書（タイムスタンプ機能が有効になっているキャビネットの場合だけ） ごみ箱
(4) リスト領域 ドロワやフォルダ内の文書やフォルダ、および以下のものも表示します。 （トピックパス） 現在の表示内容が階層のどの位置にあるかを表しています。 （一括操作メニュー） チェックマークが付いている文書やフォルダを、削除、移動、またはコピーなどをするときに使 用するメニューです。 （新規登録メニュー） 文書やフォルダを作成するときに使用するメニューです。 （表示設定メニュー） リスト内の文書やフォルダの表示設定を選択するメニューです。 一覧表示設定が設定されているドロワやフォルダを選択した場合にだけ表示されます。 （表示形式メニュー） リスト領域の表示形式を「リスト」または「サムネイル」に切り替えるメニューです。 「リスト」選択時 文書やフォルダをリスト形式で表示します。 「サムネイル」選択時 DocuWorks、PDF、TIFF、およびJPEGのファイルの場合は、サムネイル画像を表示し ます。 表示するファイルの条件は、以下の通りです。 ファイルの種類 ファイルの種類 条件条件 DocuWorks文書 DocuWorksバイ ンダー DocuWorks 4〜DocuWorks 8で作成されていること セキュリティが設定されていないこと PDF PDFバージョンが1.3〜1.7であること セキュリティが設定されていないこと
ICC Profile、JPEG2000、Optional Content、 DeviceN Color Spacesの拡張機能を使用していな いこと
3D Artwork、256bit AESの機能を使用していないこと 英語、日本語以外の場合は、フォントが埋め込まれて いること（文字が正しく表示されない場合があります）
TIFF TIFF6.0の場合：圧縮形式が非圧縮、CCITT1D、 G3Fax、G4Fax、PackBits、またはJPEGのファイルで あること TIFF-FXの場合：Profile S、F、またはCのファイルであ ること ファイルの種類 ファイルの種類 条件条件 チェックボックス 一括操作の対象となる文書やフォルダを選択、または選択を解除します。 名前 名前をリンクで表示します。文書名のリンクをクリックすると、文書が表示されます。 ドロワやフォルダの場合は、リンクをクリックすると、ドロワやフォルダ内の文書やフォルダな どが表示されます。 アイコン（名前の右隣） 文書やフォルダの状態を表しています。 アイコン アイコン 説明説明 （チェックアウト中） 文書がチェックアウトされた状態です。 （新規） 作成日時が4日以内の文書、またはフォル ダです。 （更新） 更新日時が4日以内の文書、またはフォル ダです。 （保管切れ） 保管期限が切れた文書です。 （操作メニュー） 選択行に対する操作を指定するためのメニューです。 No. 名称名称 説明説明
アクセス権
ドロワ、フォルダ、および文書には、下記のアクセス権を設定できます。 権限は、会社、組織、グループ、またはユーザなどの単位で持つことができます。 読み取り権 ドロワ、フォルダ、および文書の属性やアクセス権などを表示できます。 読み取り権がないドロワ、フォルダ、および文書は、表示されません。 書き込み権読み取り権に加え、文書やフォルダの作成、編集（属性編集、チェックアウト、チェックイン）などができます。 管理権 書き込み権に加え、文書やフォルダの削除、アクセス権の変更、文書の強制チェックアウト取り消しなどができます。
コラム
キャビネット管理者は、アクセス権の設定に関係なく、すべてのドロワ、フォルダ、および文書に対して管理権を持つも のとしてアクセスできます。コラム
新規に登録した文書やフォルダのアクセス権は、初期状態では、登録先のドロワやフォルダと同じアクセス権が設定 されます。基本編
ここでは、文書管理の基本的な操作を紹介します。文書管理の画面を表示する
1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。コラム
アクセスできるキャビネットが1つの場合は、キャビネットを選択する画面は表示されません。 3. 「文書管理」画面を表示できました。コラム
ドロワ属性の確認 ドロワ属性の確認 属性情報を確認したいドロワの操作メニューから、「属性表示」をクリックします。 ドロワのアクセス権の確認 ドロワのアクセス権の確認 アクセス権を確認したいドロワの操作メニューから、「アクセス権」をクリックします。 別のキャビネットへの切り替え 別のキャビネットへの切り替え 画面右上の「キャビネット選択」をクリックすると、手順2の画面が表示されます。操作対象を、別のキャビネットへ 切り替えられます。文書を登録、更新する
フォルダの作成、文書の登録と更新について説明します。フォルダを作成する
ドロワまたはフォルダ内に、フォルダを作成します。 フォルダには、通常のフォルダのほかに、IM-Workflow連携フォルダがあります。キャビネットの設定によっては、業務や帳票の種類 にあわせて属性が付与されたフォルダがあります。 ここでは、通常のフォルダの作成例を説明します。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 作成先のドロワをクリックします。4. 新規登録メニューから、「フォルダ」をクリックします。
コラム
IM-Workflow連携フォルダを作成する場合連携フォルダを作成する場合 新規登録メニューから、「IM-Workflow連携フォルダ」をクリックします。 独自の属性が付加されたフォルダを作成する場合 独自の属性が付加されたフォルダを作成する場合 新規登録メニューから、該当のクラス名（例：契約書フォルダ）をクリックします。 5. 必要な項目を入力して、「作成」をクリックします。 6. フォルダを作成できました。文書を新規に登録する
ドロワまたはフォルダ内に、文書を新規に登録（アップロード）します。 キャビネット管理の設定によっては、通常の文書のほかに、属性が追加された文書や、セキュアダウンロードが有効となる文書を登 録できます。 ここでは、通常の文書の登録例を説明します。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 登録先のドロワまたはフォルダを表示します。 4. 新規登録メニューから、「文書」をクリックします。コラム
セキュアダウンロードが有効となる文書として登録したい場合 セキュアダウンロードが有効となる文書として登録したい場合 新規登録メニューから、該当のクラス名（例：セキュア文書）をクリックします。 独自の属性が付加された文書を登録する場合 独自の属性が付加された文書を登録する場合 新規登録メニューから、該当のクラス名（例：契約書、見積書）をクリックします。 5. 「ファイルを選択」をクリックして、ファイルを選択します。6. 必要な項目を入力して、「作成」をクリックします。 ＜ダイアログの項目＞ 項目 項目 説明説明 ファイル 選択したファイル名が表示されます。 クラス 選択したクラス名が表示されます。 バージョン 新規登録時のバージョンが表示されます。 新規登録時のバージョンの設定は、選択したクラスによって異なります。 保管設定 保管設定の項目が表示されるかどうか、項目が表示される場合に必須入力かどうかは、選択した クラスによって異なります。 必要に応じて「保管設定」をクリックし、設定します。 説明 新規登録する文書の説明を入力します。 通知先設定 通知先を指定すると、文書を新規に登録したときに、メール、ポータル、またはIMBoxに通知できま す。 通知先指定の詳細は 「応用編」「応用編」-「通知機能を活用して文書を管理する」「通知機能を活用して文書を管理する」-「「文書の更新を通知す る 」」 を参照してください。 7. 文書を新規に登録できました。
コラム
WebブラウザにGoogle Chrome、Safari、およびInternet Explorer 10以降を使用している場合は、ファイルをリスト 領域にドラッグ&ドロップする操作でも、文書を新規に登録できます（IM-Workflow連携フォルダや検索フォルダへの 登録は除く）。
登録時に属性情報を設定したい場合は、「属性情報」のチェックボックスをクリックし、上記の手順6の画面に進みま す。
ドラッグ&ドロップすると、複数のファイルを同時に登録できます。 複数の文書の登録時に属性情報を設定した場合は、設定した属性情報が、すべての文書に設定されます。
文書を更新する
チェックアウト/チェックイン機能を使用して、ダウンロードした文書を編集し、文書をアップロードして更新します。コラム
タイムスタンプ付き文書は、チェックアウトできますが、チェックインできません。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 更新したい文書を、リスト領域に表示します。 4. 編集したい文書の操作メニューから、「チェックアウト」をクリックします。5. 文書がロックされて、名前の右隣に アイコンが表示されます。
コラム
アイコンの上にマウスポインタを合わせると、ロックしているユーザ名が表示されます。 ロック中は、ほかのユーザは文書を編集できません。 ロックを解除したい場合は、文書の操作メニューから、「チェックアウト取り消し」を選択します。 6. チェックアウトした文書の操作メニューから、「ダウンロード」をクリックします。7. 文書をダウンロードします。 8. ファイルを編集し、保存します。
9. 文書の操作メニューから、「チェックイン」をクリックします。
コラム
WebブラウザにGoogle Chrome、Safari、およびInternet Explorer 10以降を使用している場合は、文書の行 にファイルをドラッグ&ドロップしても、文書をチェックインできます（IM-Workflow連携フォルダ内の文書を除 く）。
10. 「ファイルを選択」をクリックして、編集したファイルを選択します。
コラム
バージョンの編集 バージョンの編集 桁数などのバージョンの設定は、クラスによって異なります。 1. 「編集」をクリックします。 2. 数字を上げたい桁をクリックします。 3. 「OK」をクリックします。コラム
通知先を指定すると、文書をチェックインしたときに、メール、ポータル、またはIMBoxに通知できます。 通知先指定の詳細は 「応用編」「応用編」-「通知機能を活用して文書を管理する」「通知機能を活用して文書を管理する」-「「文書の更新を通知する 」」 を参照 してください。 12. 文書を更新できました。コラム
旧バージョンの文書は、バージョン一覧で確認できます。 バージョン一覧の詳細は 「応用編」「応用編」-「「文書のバージョン一覧を確認する 」」 を参照してください。文書やフォルダをダウンロードする
文書やフォルダをダウンロードします。 セキュア文書として登録された文書をダウンロードする場合は、その文書に対してユーザが書き込み権を持っていないと、文書が PDFファイルに自動で変換されてダウンロードされます。これをセキュアダウンロードといいます。コラム
セキュアダウンロードを使用するためには、Windows Internet Explorerと、PDF閲覧ソフトウェアとしてAdobe ReaderまたはAcrobatが必要です。詳細は、「intra-mart Accel Documents リリースノート」を参照してください。
目次
文書をダウンロードする セキュアダウンロードで変換されるPDFファイルについて 文書やフォルダを一括でダウンロードする文書をダウンロードする
リストに表示されている文書をダウンロードします。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. ダウンロードしたい文書を、リスト領域に表示します。 4. ダウンロードしたい文書の操作メニューから、「ダウンロード」をクリックします。コラム
文書の表示 文書の表示 文書名のリンクをクリックすると、テキストファイルや画像ファイルなどWebブラウザに表示できるファイ ル形式の場合は、Webブラウザで内容を表示できます。Webブラウザで表示できないファイル形式の 場合は、ファイルのダウンロードになります。 PDFファイルについては、Adobe ReaderまたはAcrobatの環境設定で「PDFファイルをWebブラウザ に表示する」と設定されている場合は、Webブラウザに表示されます。設定されていない場合は Adobe ReaderまたはAcrobatに表示されます。コラム
セキュリティ定義によりダウンロードが禁止されているPDFファイルは、ダウンロードできません。ダウンロード が禁止されていても、Adobe ReaderまたはAcrobatの環境設定で「PDFファイルをWebブラウザに表示す る」と設定されている場合は、文書名のリンクをクリックしてファイルを開けます。 5. セキュアダウンロードにより、ダウンロード文書を閲覧するためのパスワードを指定する必要がある場合は、パスワードを入 力して「OK」をクリックします。6. 文書をダウンロードできました。
コラム
Office文書のハイパーリンクからAccel Documentsにアクセスする場合は、以下のURLを使用します。 文書をダウンロードする場合 http://<ベースURL>/acceldocuments/redirect/storage/download/<キャビネットID>/<オブジェクト ID> 文書やフォルダを開く場合 http://<ベースURL>/acceldocuments/redirect/storage/open/<キャビネットID>/<オブジェクトID> <キャビネットID>、および<オブジェクトID>の値は、各文書の「属性編集」画面に表示される「URL」で確認で きます。 「URL」には、下記の通りパスが表示されます。 http://<ベースURL>/acceldocuments/rep/storage/download/<キャビネットID>/<オブジェクトID>セキュアダウンロードで変換される
PDFファイルについて
セキュアダウンロードでは、文書がPDFファイルに変換されます。PDFファイルは、次の3つのタイプに大別されます。コラム
PDFファイルの変換は、キャビネットに設定されている各種定義に従います。 セキュリティなし セキュリティなしPDFファイルファイルセキュリティ設定に「文書閲覧のパスワード」が必要と設定されている場合は、ユーザが文書をダウンロードするときに パスワードを指定します。 ダウンロード完了後は、その文書を開くたびに、指定したパスワードの入力が必要になります。
コラム
タイムスタンプ対象の文書は、セキュリティ付きPDFファイルをセキュアダウンロード（ブラウザ表示も含む）で きません。 セキュリティ、および配布制限付き セキュリティ、および配布制限付きPDFファイルファイル セキュリティのほかに配布制限が設定されている定義に従って、変換されたファイルです。 有効期限が設定されている場合は、ダウンロードした日から指定する期間だけ、PDFファイルを開くことができます。 ダウンロードが制限されている場合は、Webブラウザで内容を表示できますが、ダウンロードはできません。 印刷、変更、コピーの操作が制限されています。 セキュリティ設定に「文書閲覧のパスワード」が必要と設定されている場合は、ユーザが文書をダウンロードするときに パスワードを指定します。 ダウンロード完了後は、その文書を開くたびに、指定したパスワードの入力が必要になります。コラム
タイムスタンプ対象の文書は、セキュリティ、および配布制限付きPDFファイルをセキュアダウンロード（ブラウ ザ表示も含む）できません。文書やフォルダを一括でダウンロードする
リストに表示されている文書やフォルダを複数選択し、ZIP形式のファイルとして一括でダウンロードします。 一括でダウンロードできる文書やフォルダは、合計1,000件までです。容量は合計1GBまでです。コラム
次の文書やフォルダはダウンロードできません。 読み取り権のない文書やフォルダ 読み取り権のないフォルダ内の文書またはフォルダ 検索フォルダの検索結果 ダウンロード禁止のセキュア文書 一覧に表示しないように設定されている保管期限切れ文書 操作ユーザに対して、保管期限切れ文書の操作制限が設定してある文書 書き込み権のないユーザの場合、タイムスタンプ対象のセキュリティ付きPDF、または、配布制限付きPDFの セキュア文書 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. ダウンロードしたい文書やフォルダを、リスト領域に表示します。 4. ダウンロードしたい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします。コラム
フォルダのチェックボックスをクリックした場合は、フォルダ内の文書やフォルダも一括ダウンロードの対象にな ります。
コラム
ダウンロードする文書の中に「文書閲覧のパスワード」が設定されている文書が含まれる場合は、パスワード を設定します。 1. 「パスワード」に新しいパスワードを入力します。 2. 「パスワード（確認）」に手順1と同じパスワードを入力します。 3. 「OK」をクリックします。 7. 文書やフォルダを一括でダウンロードできました。文書やフォルダを整理する
文書やフォルダを整理するための機能を説明します。文書やフォルダの名前を変更する
文書やフォルダの名前は、属性編集で変更します。 ここでは、文書名を変更する手順を説明します。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 名前を変更したい文書を、リスト領域に表示します。 4. 名前を変更したい文書の操作メニューから、「属性編集」をクリックします。 5. 名前を変更して、「更新」をクリックします。6. 名前を変更できました。
注意
書き込み権のないドロワやフォルダには移動できません。 管理権のない文書やフォルダは、別のドロワに移動できません。 別のキャビネットには移動できません。 IM-Workflow連携フォルダ内の文書やフォルダは移動できません。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 移動したい文書やフォルダを、リスト領域に表示します。 4. 移動したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします。 5. 一括操作メニューから、「移動」をクリックします。6. 移動先のドロワまたはフォルダを選択して、「OK」をクリックします。
コラム
移動先に同じ名前の文書やフォルダがあった場合は、名前が変更されます。その場合、移動する文書やフォ ルダの書き込み権が必要です。 続けて表示されるメッセージで、変更前と変更後の名前を確認できます。 8. 文書やフォルダを移動できました。文書やフォルダをコピーする
別のドロワまたはフォルダに、文書やフォルダをコピーします。注意
以下の場合、文書やフォルダはコピーできません。 書き込み権のないドロワやフォルダへのコピー 別のキャビネットへのコピー 操作ユーザがアクセスできない文書やフォルダのコピー 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. コピーしたい文書やフォルダを、リスト領域に表示します。4. コピーしたい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします。
5. 一括操作メニューから、「コピー」をクリックします。
7. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
コラム
コピー先に同じ名前の文書やフォルダがあった場合は、名前が変更されます。 続けて表示されるメッセージで、変更前と変更後の名前を確認できます。 8. 文書やフォルダを別の場所にコピーできました。コラム
文書に設定されている保管期限日、および保管責任者もコピーされます。 内容は、キャビネット管理者の保管定義の設定によって異なります。コラム
文書をコピーすると、文書に設定されているタイムスタンプ設定もコピーされます。文書やフォルダを削除する
文書やフォルダを削除します。削除した文書やフォルダは、ごみ箱に移動されます。注意
以下の文書、またはフォルダを削除しようとすると、エラー画面が表示され、削除できません。 保管期限が設定されていて、キャビネット管理者が「文書の保護」の設定を有効にしている文書、またはその 文書が入っているフォルダ タイムスタンプ付き文書、またはその文書が入っているフォルダ目次
ドロワまたはフォルダから削除する ごみ箱から削除するドロワまたはフォルダから削除する
1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 削除したい文書やフォルダを、リスト領域に表示します。 4. 削除したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします。5. 一括操作メニューから、「削除」をクリックします。
6. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
7. 文書やフォルダを削除できました。
ごみ箱から削除する
1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。
2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 「ごみ箱」をクリックして、ごみ箱を表示します。
4. 削除したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックして、「削除」をクリックします。
5. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
6. ごみ箱から文書やフォルダを削除できました。
コラム
ごみ箱の中をすべて削除する場合 ごみ箱の中をすべて削除する場合 「ごみ箱を空にする」をクリックします。ごみ箱から復元する
ごみ箱にある文書やフォルダを復元できます。目次
元の場所に復元する 指定の場所に復元する元の場所に復元する
注意
以下の場合、文書やフォルダは元の場所に復元できません。 元の登録場所が削除されて存在しない場合 場所を指定すると復元できます。「指定の場所に復元する」を参照してください。 元の場所に「書き込み」の権限がない場合 元の場所に、同名の文書やフォルダが存在する場合 元の場所の文書やフォルダの合計件数、およびコンテントサイズが上限に達している場合 複数の文書やフォルダを復元中にエラーになった場合、エラー以降に処理されるはずだった文書やフォルダ 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 「ごみ箱」をクリックして、ごみ箱を表示します。 4. 復元したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします。 5. 「元の場所に復元」をクリックします。6. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
コラム
管理権のない文書やフォルダは、元の場所と異なるドロワに復元できません。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 「ごみ箱」をクリックして、ごみ箱を表示します。 4. 復元したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします。 5. 「指定の場所に復元」をクリックします。6. 復元先のドロワまたはフォルダを選択して、「OK」をクリックします。
8. 文書やフォルダを、指定の場所に復元できました。
文書やフォルダを属性で検索する
名前、作成者、作成日などの属性情報を使用して、文書やフォルダを検索します。フォルダには、検索フォルダとIM-WorkFlow連携 フォルダも含まれます。 アクセス権がない文書やフォルダは検索されません。目次
キーワードで検索する 検索条件を指定して検索するキーワードで検索する
キーワードを入力して、属性の値がキーワードと一致する文書やフォルダを検索します。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 「検索」タブをクリックして、検索機能の操作画面を表示します。 4. 検索したいキーワードを「検索条件」に入力します。コラム
サイドナビゲーションで簡易検索が閉じている場合は、「簡易検索」をクリックします。コラム
簡易検索のヒント 簡易検索のヒント 検索するキーワードを半角空白で区切ると、すべてのキーワードを含む検索結果が表示されます。 検索では、大文字と小文字は区別されません。 句読点や*?#()などの特殊文字も、そのままキーワードとして検索されます。コラム
簡易検索では、以下の属性が検索対象になります。 名前 作成者 更新者 ワークフロー案件 文字列型のユーザー属性 5. 「検索」をクリックします。6. 検索結果を表示できました。
コラム
検索でヒットした文書やフォルダは、指定されているソートの順で表示されます。キャビネットに設定されてい る「最大検索結果数」を超える分は表示されません。コラム
検索結果一覧では、文書やフォルダに対して、「ストレージ」タブの操作画面と同じ操作を実行できます。コラム
「クリア」をクリックすると、検索条件と検索結果がクリアされます。検索条件を指定して検索する
検索条件を指定して、条件に一致する文書やフォルダを検索します。検索範囲を指定できます。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 「検索」タブをクリックし、検索機能の画面を表示します。 4. サイドナビゲーションの「詳細検索」をクリックします。 5. 「検索条件追加」のリストボックスから、検索条件に追加する項目を1つずつ選択します。コラム
リストボックスに表示される項目は、キャビネット管理者のメニュー表示設定の設定によって異なります。
6. 検索範囲を指定する場合は、「検索範囲」の「選択」をクリックします。
コラム
未選択の場合は、全キャビネット内を検索します。
7. 表示されたツリーから、検索するドロワまたはフォルダを選択して、「OK」をクリックします。
8. 「検索対象種類」で、検索対象のチェックボックスをクリックします。
コラム
未選択の場合は、全クラスを検索します。
コラム
「検索対象クラス指定」を指定した場合は、検索対象種類の設定は無効になります。
10. 表示されたリストから、検索するクラスのチェックボックスをクリックして、「OK」をクリックします。
11. 手順5で追加した項目に、検索条件を指定します。 検索で使わない項目は、チェックボックスからチェックマークを外しておきます。
コラム
項目の種類によって検索する値の指定方法が異なります。複数の条件を指定した場合は、すべての条件を 満たす検索結果が表示されます（AND検索）。 文字列型 文字列型 検索するキーワードを入力して、「等しい」「含む」「等しくない」「含まない」のどれかを選択します。 または、キーワードを入力せずに、「値なし」「値あり」のどちらかを選択します。 日付型 日付型 期間で指定する場合 期間で指定する場合 1. 「直接」を選択します。 2. テキストボックスをクリックして、カレンダーから日付を選択します。 日数で指定する場合 日数で指定する場合 1. 「相対」を選択します。 2. 日数を入力して、「前」か「後」のどちらかを選びます。たとえば、3日前から本日までを指 定する場合は、3日前〜0日前と指定します。 値の有無で指定する場合 値の有無で指定する場合 1. 「値あり」「値なし」のどちらかを選択します。 ブーリアン型 ブーリアン型 「True」か「False」かを選択します。 整数型、長整数型、固定小数点型 整数型、長整数型、固定小数点型コラム
「検索条件追加」のリストボックスから「保管責任者」を選択した場合は、「含む」、「含まない」、「含む（階層 をたどる）」、「含まない（階層をたどる）」、「値なし」、「値あり」のいずれかを選択します。 階層をたどる場合は、指定したサブジェクトが所属する組織なども検索対象となります。 12. 「検索」をクリックします。 13. 検索結果を表示できました。コラム
検索でヒットした文書やフォルダは、指定されているソートの順で表示されます。キャビネットに設定されている「最大 検索結果数」を超える分は表示されません。コラム
検索結果一覧では、文書やフォルダに対して、「ストレージ」タブの操作画面と同じ操作を実行できます。コラム
「クリア」をクリックすると、検索条件と検索結果がクリアされます。文書やフォルダのアクセス権を変更する
文書やフォルダにアクセスできるユーザを追加して、権限を変更します。権限は、ユーザ、会社、組織、グループやロールなどの単位 ごとに設定できます。 アクセス権は、最大100件まで設定できます。 あとからユーザの権限を変更したり、ユーザを削除したりすることもできます。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. アクセス権を変更したい文書やフォルダを、リスト領域に表示します。 4. アクセス権を変更したい文書やフォルダの操作メニューから、「アクセス権」をクリックします。 5. 「エントリ追加」をクリックします。6. ユーザを選択して、「決定」をクリックします。
7. 追加したユーザの権限を変更します。
8. フォルダのアクセス権を変更している場合は、フォルダ内のフォルダや文書に変更を反映するかどうかを選択します。反映す る場合は、チェックボックスにチェックマークを入れます。
10. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。 11. アクセス権を変更できました。
コラム
管理権限を持つユーザを設定しなかった場合は、アクセス権はキャビネット管理者だけが変更できます。 キャビネット管理のドロワ属性編集の「フォルダ/文書作成者の管理権付与」が「付与する」に設定されている 場合は、文書やフォルダの作成者にも管理権が自動で付与され、アクセス権が変更できます。コラム
アクセスできるユーザ（エントリ）を削除する場合は、削除したいユーザのチェックボックスをクリックして、「削 除」をクリックします。
応用編
ここでは、文書管理の応用的な操作を紹介します。表示する項目を設定する
ドロワやフォルダ内の一覧表示を設定する
フォルダ内の一覧表示画面で表示する属性、表示順、ソートを、あらかじめ登録された一覧表示設定から追加します。 一覧表示を設定すると、リスト領域に表示設定メニューが表示され、追加した一覧表示設定が選択できます。 一覧表示設定は、最大5件まで設定できます。コラム
読み取り権、および書き込み権のないフォルダには設定できません。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 一覧表示を設定したいフォルダの操作メニューから、「一覧表示設定」をクリックします。 4. 「エントリ追加」をクリックします。5. 設定する一覧表示のチェックマークをクリックして、「OK」をクリックします。
コラム
フォルダ内のすべての一覧表示を同じ設定にする場合は、「本フォルダ以下の一覧表示設定をこの一覧表示 設定で統一する」のチェックマークをクリックします。 7. 「更新」をクリックします。 8. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。 9. 一覧表示設定を設定できました。画面に表示されるメニュー項目を設定する
画面に表示されるメニュー項目をあらかじめ登録されたメニュー表示設定から選択します。 メニュー項目を設定するには、フォルダの管理権が必要です。 フォルダの読み取り権、または書き込み権があるユーザは、設定内容を確認することはできますが、設定内容を変更できません。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. メニュー表示を設定したいフォルダの操作メニューから、「メニュー表示設定」をクリックします。4. 「メニュー表示設定」から、メニュー表示設定を選択します。
コラム
フォルダ内のすべてのメニュー表示設定を同じ設定にする場合は、「本フォルダ以下のメニュー表示設定をこ のメニュー表示設定で統一する」のチェックマークをクリックします。
5. 「更新」をクリックします。
6. メニュー表示設定を設定できました。
IM-Workfllow連携フォルダのフロー一覧表示を設定する
IM-Workflow連携フォルダで、文書の登録、削除、およびチェックインするときのフロー一覧画面に表示するIM-Workflowのフロー定 義を設定します。コラム
設定するIM-Workfllow連携フォルダの管理権が必要です。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 表示一覧を設定したいIM-Workflow連携フォルダの操作メニューから、「フロー一覧表示設定」をクリックします。4. 追加したい設定のタブをクリックして、「フロー追加」をクリックします。
5. 追加するフローをクリックします。
コラム
フローを検索する場合は、「フローID」、または「フロー名」を選択し、キーワードを入力して「検索」をクリックし ます。
検索結果は、100件まで表示されます。
7. 「更新」をクリックします。
コラム
フローは、各設定で最大10件まで設定できます。 8. 「OK」をクリックします。 9. フロー一覧表示設定を設定できました。文書のバージョン一覧を確認する
いつ誰が文書を更新したのかをバージョン一覧で確認できます。 特定のバージョンに対する操作は、バージョン一覧から実行します。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. バージョン一覧を表示したい文書を、リスト領域に表示します。 4. バージョン一覧を表示したい文書の操作メニューから、「バージョン」をクリックします。コラム
特定のバージョンに対する操作 特定のバージョンに対する操作 文書のダウンロード 文書のダウンロード ダウンロードしたいバージョンの操作メニューから「ダウンロード」をクリックします。 認証済みユーザ向けの文書公開 認証済みユーザ向けの文書公開 公開したいバージョンの操作メニューから、「文書公開」をクリックします。 ゲストユーザ向けの文書公開 ゲストユーザ向けの文書公開 公開したいバージョンの操作メニューから、「文書公開（ゲスト）」をクリックします。 不要なバージョンの削除 不要なバージョンの削除 削除したいバージョンのチェックボックスをクリックして、「削除」をクリックします。 タイムスタンプ付き文書は削除できません。タグを活用して文書を分類する
文書やフォルダにタグを付与できます。 タグには、作成したユーザだけが参照できる「個人タグ」と、作成したユーザ以外も参照できる「共有タグ」があります。タグを作成する
タグを作成します。 タグには、作成したユーザだけが参照できる「個人タグ」のほかに、作成したユーザ以外も参照できる「共有タグ」があります。 個人タグは、最大20件まで作成できます。共有タグは、最大300件まで作成できます。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 「タグ」タブをクリックして、タグ機能の操作画面を表示します。 4. 「タグ管理」をクリックします。5. 個人タグを作成する場合は、「個人タグ作成」をクリックします。
共有タグを作成する場合は、「共有タグ」タブをクリックして、「共有タグ作成」をクリックします。
7. タグを作成できました。
コラム
タグの編集 タグの編集 編集したいタグの操作メニューから、「編集」をクリックします。 不要なタグの削除 不要なタグの削除 削除したいタグのチェックボックスをクリックして、「削除」をクリックします。タグを付与する
文書やフォルダにタグを付与します。 タグは、最大10件まで付与できます。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. タグを付与したい文書やフォルダを表示します。 4. タグを付与したい文書やフォルダの操作メニューから、「タグ」をクリックします。6. タグが付与されました。
コラム
手順5の「タグ」ダイアログでは、タグを作成できます。 個人タグは「個人タグ」タブの「個人タグ作成」を、共有タグは「共有タグ」タブの「共有タグ作成」をクリックして作成 できます。 ただし、作成したタグの編集や、共有タグのアクセス権設定は、この操作からできません。タグが付与された文書やフォルダを探す
タグを選択して、タグが付与された文書やフォルダを表示します。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 「タグ」タブをクリックして、タグ機能の操作画面を表示します。 4. サイドナビゲーションのツリーを展開して、目的のタグを表示します。コラム
タグを絞り込んで表示したい場合は、赤枠内に検索したいキーワードを入力して アイコンをクリックしま す。 5. タグをクリックして選択します。 タグが付与された文書やフォルダを表示できました。コラム
選択されたタグをもう一度クリックすると選択が解除されます。ほかのユーザとタグを共有する
個人タグを共有タグに変更します。共有タグに変更したあとは、必要に応じてアクセス権を設定します。 共有タグは、最大300件まで設定できます。注意
個人タグを共有タグに変更すると、個人タグには戻せません。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 「タグ」タブをクリックして、タグ機能の操作画面を表示します。 4. 「タグ管理」をクリックします。5. 共有タグに変更したいタグの操作メニューから、「共有化」をクリックします。
7. 続けて、共有タグのアクセス権を編集します。初期状態では、タグの作成者に管理権が付与されます。 必要に応じて、アクセス権を編集して、「更新」をクリックします。
コラム
アクセス権編集の詳細は 「基本編」「基本編」-「「文書やフォルダのアクセス権を変更する 」」 を参照してくださ い。 「アクセス権編集」ダイアログは、次の手順であとから表示できます。 1. 「共有タグ」をクリックします。 2. 共有タグの操作メニューから、「アクセス権」をクリックします。 8. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。9. アクセス権を設定した共有タグに変更できました。
検索フォルダを活用して効率よく検索する
繰り返し使う検索条件がある場合は、検索フォルダ機能を活用できます。繰り返し使う条件を検索フォルダに保存する
よく使う検索条件を検索フォルダとして保存します。注意
書き込み権のないドロワやフォルダには保存できません。 1. 検索を実行します。 検索を実行する手順については、「文書やフォルダを属性で検索する」を参照してください。 2. 検索結果が表示された状態で、「検索フォルダ作成」をクリックします。3. 検索フォルダの名前を入力します。
コラム
検索条件は、簡易検索から作成した場合と詳細検索から作成した場合で表示される内容が異なります。 上記は、詳細検索から作成した場合の画面例です。
5. 「選択」をクリックして、「ストレージ」タブの操作画面での保存場所を、ツリーから選択します。
6. 「作成」をクリックします。
7. 検索フォルダを作成できました。
コラム
検索フォルダは、「検索フォルダ」タブの操作画面から使用できます。手順5で指定した保存場所からも使用できます。保存した条件で検索する
検索条件が保存されている検索フォルダにアクセスして、検索を実行します。 検索フォルダは、「検索フォルダ」タブの操作画面と「ストレージ」タブの操作画面から使用できます。 ここでは、「検索フォルダ」タブの操作画面から検索フォルダを使用する例を説明します。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 「検索フォルダ」タブをクリックして、検索フォルダ機能の操作画面を表示します。 4. サイドナビゲーションのツリーを展開して、目的の検索フォルダを表示します。コラム
検索フォルダは、ドロワごとに分類されて表示されます。コラム
検索フォルダを絞り込んで表示したい場合は、赤枠内に検索したいキーワードを入力して アイコンをク リックします。 5. 検索フォルダをクリックします。 検索結果を表示できました。コラム
検索フォルダの属性編集 検索フォルダの属性編集 1. 「検索フォルダ管理」をクリックします。 2. 編集したい検索フォルダの操作メニューから、「編集」をクリックします。 3. 検索フォルダの属性を編集して、「更新」をクリックします。通知機能を活用して文書を管理する
通知機能は、文書の新規登録（アップロード）や更新（チェックイン）などの操作があったときに通知する機能です。 通知機能には、ユーザが文書のアップロードやチェックインのときに通知先を指定して通知する方法と、特定のドロワやフォルダ内intra-mart Accel Documents — ユーザ操作ガイド 第4版 2016-08-01
で、文書が操作されたときに自動でユーザに通知する方法があります。
文書の更新を通知する
文書の新規登録（アップロード）または更新（チェックイン）の実行時に、更新の通知先と、通知方法を指定します。 通知先には、ユーザを指定できます。 1. 「新規文書作成」ダイアログ、または「チェックイン」ダイアログで、「通知先設定」をクリックします。 （画面は「チェックイン」ダイアログの例） 2. 通知方法をクリックします。3. 「追加」をクリックします。
4. 通知先を選択して、「決定」をクリックします。
コラム
「会社/組織」を指定した場合は、指定した会社、または組織に登録されているすべてのユーザに通知されま す。コラム
通知先は、最大100件まで設定できます。 5. 通知方法にポータルを選択した場合は、テキストボックスをクリックして、カレンダーから通知期限を選択します。コラム
通知期限は、操作日から10日以内の日付を選択できます。
6. 必要な項目を入力して、「OK」をクリックします。
7. 文書の更新を通知するための設定ができました。 （画面は「チェックイン」ダイアログの例）
コラム
通知例 通知例 通知方法が「メール」の場合 本文中のURLリンクをクリックすると、文書管理での登録場所が表示されます。 通知方法が「ポータル」の場合 「ポータル」を参照してください。 通知方法が「IMBox」の場合 「IMBox」を参照してください。ドロワやフォルダ内での更新を通知する
特定のドロワやフォルダを対象に、その中で文書の新規登録（アップロード）、更新（チェックイン）、または削除があったときに、更新 が自動で通知されるように設定します。これをモニタ設定といいます。 設定対象には、ドロワ、フォルダを指定できます。 モニタ設定は、1 ユーザーあたり最大50件まで設定できます。コラム
通知を受け取りたいユーザが設定します。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 「通知」タブをクリックして、通知機能の操作画面を表示します。 4. 「設定作成」をクリックします。5. 「モニタ対象選択」をクリックします。
6. 対象のドロワやフォルダをツリーから選択して、「OK」をクリックします。
7. 通知を受け取りたい操作のチェックボックスをクリックします。
8. 通知方法をクリックします。
9. 「OK」をクリックします。
10. ドロワやフォルダ内の更新を通知するための設定ができました。
コラム
モニタ設定の変更 モニタ設定の変更 変更したい設定の、「設定変更」をクリックします。 モニタ設定の削除 モニタ設定の削除 削除したい設定のチェックボックスをクリックして、「削除」をクリックします。コラム
「通知」タブ以外に、「ストレージ」タブや「検索」タブの操作画面からでも、操作メニューから「モニタ設定」を追加でき ます。文書を公開する
文書管理に登録されている文書は、文書管理にログインできる認証済みユーザと、ゲストユーザに公開できます。コラム
文書公開機能が有効になっているキャビネットで使用できます。公開設定を作成して文書を公開する
指定日にユーザに文書が公開されるように、公開設定を作成します。公開設定の作成手順は、intra-mart Accel Documentsにアクセスできる認証済みのユーザ向けとゲストユーザ向けとで違います。
コラム
セキュア文書を公開すると、公開文書のダウンロードは常にセキュアダウンロードになります。文書に対して書き込み 権があるかどうかは関係ありません。
コラム
通知機能を使用するためにはメッセージ通知のジョブを実行する必要があります。ジョブの設定については、「 intra-mart Accel Documents セットアップガイド」の「ジョブ設定」を参照してください。
目次
認証済みユーザに文書を公開する ゲストユーザに文書を公開する
認証済みユーザに文書を公開する
認証済みユーザ向けに、文書を公開します。 文書が登録されているキャビネットの利用者は、ログイン後、文書にアクセスできます。 1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。 3. 公開したい文書を、リスト領域に表示します。 4. 公開したい文書の操作メニューから、「文書公開」をクリックします。
