PHC Web 受講申請システム
「更新講習」システム操作マニュアル
（一社）プレハブ建築協会 教務部
2014.04.23更新
目次
０．確認・設定 マニュアルNo. 大カテゴリ 作業項目 0-1 会員企業へ連絡 販社名（代理店等）変更の確認 ０-2 会社管理 販社窓口担当者変更の確認 ０-3 会社管理 更新対象者名簿CSVの事前変更・仮登録 １．申請受付までの手順 マニュアルNo. 大カテゴリ 作業項目 1-1～1-3 メール登録 メール内容確認 1-4～1-9 会社管理 受講者登録 1-10 会社管理 受講者に「受付開始メール」の送信 ２．申請締切の手順 マニュアルNo. 大カテゴリ 作業項目 2-1～2-3 会社管理 申請締切（直接受講者の申請締切） 2-4～2-7 会社管理 申請書印刷（様式1-2） →申請書類（様式1-1・1-2・1-3）を会員企業に提出 ３．合否通知の手順 マニュアルNo. 大カテゴリ 作業項目 3-1～3-3 会社管理 受講者に「合否結果メール」の送信 3-4 会社管理 合否確認・データバックアップ ケース別マニュアル マニュアル No. 大カテゴリ 作業項目 4-1 会員企業へ連絡 販社窓口のパスワードを再発行する 4-2 会員企業へ連絡 窓口担当の情報を変更・編集する 4-3 会社管理 （申請締切後）受講者の申請内容を変更する 4-4 会社管理 受講者のIDパスワードが分からない 4-4 会社管理 管理画面で変更した受講者の申請書を再印刷する 各画面説明 5-1 画面説明-① 「TOPログイン」ページ 5-2 画面説明-② 「会社管理」ページ 5-3 画面説明-③ 「会社管理」ページ→「講習申込」 5-4 画面説明-④ 「会社管理」ページ→「講習申込」→「受講者登録」 5-5 画面説明-⑤ 「メール登録」ページ 5-6 画面説明-⑥ 「ヘルプ」ページ 0-1 0-2 1-1 1-3 1-4 1-9 1-10 2-1 2-3 2-4 2-7 3-1 3-3 3-4 4-1 4-2 4-3 4-4 5-1 5-2 5-3 5-4 5-5 5-6 4-5０．確認・設定
0-2 0-1販社窓口担当者変更の確認
販社名（代理店等）変更の確認
販社窓口・販社名変更の場合は 会員企業管理画面から変更する必要があります。 速やかに会員企業窓口まで連絡してください 変更は必ず申請開始前（会員企業からの受付開始メー ル前）に行ってください。 0-1 0-2０．事前確認・設定
0-3更新対象者名簿CSVファイルの事前変更・仮登録
②更新対象者名簿CSVファイルの編集 （※販社ごとにデータ分ける場合は、最後に取りまとめたCSVファイルにしてください） 届いたCSVファイルをEXCELで開いて、更新対象者名簿の変更点を修正して、CSVファイルとして上書き保存 ※必ずCSV（カンマ区切り）形式ファイルとして保存してください。 ①会員企業から更新対象者名簿CSVファイルが届きます。 ③編集後のCSVファイルを会員企業に返送します。協会事務局で仮登録を行います。→・対象者のメールアドレス入力
・販社・代理店名の変更
・営業所・部署名の変更
・現在の勤務地の変更
・対象者が退職などでリスト削除
・社員ID入力(任意)
・結婚などの姓変更
※対象者のメールアドレスは ～ 「更新対象者登録確認・メールアドレス変更」でも、再度、変更・入力が可能です。 1-6 1-9 1-6申請受付 FLOW
会員企業窓口から「講習受付開始メール」が届いていることを確認①
1-1 1-2 企業専用ログインページhttps://www.kyomu.purekyo.or.jp/kyokai/login.php
①事前に発行されたID・パスワードで、販社管理画面に ログイン ※ID・パスワードを忘れた方は、会員企業窓口までご連 絡下さい。パスワードを再発行します。 販社管理画面のログインTOP ページ ①【販社】管理画面と、 ログイン情報の担当者名を確認①
①
販社管理画面
1-3
①
受講申請システムから送付されるメールの内容 確認を行います。 ① 「メール登録」をクリックして、登録済みの メールの内容を確認 ※協会の方であらかじめ共通のメールテンプ レートを登録してあります。 ②「タイプ」を選んで「選択」をクリック ③選択したメールが表示されるので、 本文中の締切日変更や、コメントを追加したい 場合など、修正・追加が自由に行えます。 ④「メールを登録」をクリックして、変更を保存 ※送信元メールアドレス、件名、本文が空欄で 登録した場合、メールを送信することができま せん。 ＜メール一覧＞ （販社→受講者宛） ・受講者-講習受付開始メール ・受講者-合否結果メール②
③
%%comp%% %%name1%% %%name2%% 様 「%%～%%」の パラメータは実際の 会社名 氏名 にシステム側で自動さしかえ申請受付 FLOW
販社管理画面
②
1-４ 1-5販社管理画面
①
受講者の登録を行います。 ①「会社管理」をクリック ②販社一覧の自社欄の「講習申込」をクリック ①該当の講習の「受講者登録」をクリック①
申請受付 FLOW
1-6
申請受付 FLOW
①すでに受講者一覧に受講者が登録されてます。 で協会事務局で事前に仮登録した更新対象者が表示されています。 登録されている受講者の情報に不備があれば、 受付開始メール前に事前に受講者の情報を編集します。 0-3（受付開始メール前に）受講者の情報を編集する場合
A メールアドレスCSV
一括変更
→
①
A メールアドレス CSV一括変更 B 「編集」ボタン から１人ずつ変更 変更可能 メールアドレスのみ → 基本情報 → 受験会場の 変更 不可(再登録)→ 代理店等（販 社）名の変更 1-7B 「編集」ボタンから
１人ずつ変更→
1-8 1-7 1-8 1-9販社管理画面
1-7
④
③CSV読込画面
申請受付 FLOW
①「受講者一覧CSVダウンロード」をクリック ↓ ② 「受講者一覧CSV」をEXCELでメールアドレスのみ編集（R列のみ） そのままCSVで上書き保存 ※必ずCSV（カンマ区切り）形式ファイルとして保存してください。 ↓ ③「参照」をクリック。上書きしたCSVファイルを選択して、「登録」をクリック ↓ ④CSV読込画面で、「登録」をクリック ↓ ⑤内容確認の上、再度「登録」をクリックして、受講者一覧に反映 ※R列のメールアド レスのみ編集が可能 です（他の項目は変 更不可）⑤
③
①
（A）メールアドレスCSV一括変更する場合
②CSV読込画面
CSV読込エラー画面
３件中2件が赤字で読込エラー の表示 ↓ ブラウザの「戻る」ボタンで、前 画面に戻る販社管理画面
（B）「編集」ボタンから１人ずつ変更する場合
1-8 ①受講者一覧から変更したい受講者の「編集」ボタ ンをクリック ②基本情報を編集（編集枠が出ないものは編集不 可→ ③編集後、「内容を確認」をクリック ④確認画面でよろしければ、「この内容で確定」をク リックで、一覧に反映 ③ ④②
①
1-9販社管理画面
1-9 ① 「編集」ボタンから編集できない項目は
再登録し直す必要があります。
↓ ②会員企業から協会事務局に連絡が届き、協会の方で再仮登録後（前回登 録は削除）、受講者一覧に再表示されます。 ③「受付開始メール送信」をクリックして、受講者に同じ手順で再登録するよう 連絡してください。 後は の手順と同様です。※「代理店等（販社）名」のみ変更の場合
上のフローと同時に、変更する販社窓口に受講者の情報を引継ぎます。※「会員企業名」から変更
上のフローと同時に、協会事務局を通じて、変更後の会員企業窓口に受講者 の情報を引き継ぎます。 1-10会員企業窓口まで
「代理店等（販社）名」 「USER_ID」 「名前」 「変更内容」を連絡
「受講会場」「代理店等（販社）名」を変更する場合
販社管理画面
1-10 ①「送信メール画面確認」をクリックして送信メール 内容を確認 ※メール内容を変更する場合は、「メール登録」→ 「受付開始メール」を呼び出して編集→ ②「受付開始メール送信」をクリック 「受講者―講習受付開始メール」が送信されます。 控えメールがＣＣで自分のメールに届きます。 ③ステータスが、「1.受講者登録」から 「2.メール送信済み」になっていることを確認 これで販社窓口から受講者への「講習受付開始メー ル」の送信は完了となります。 ※受講者が50件以上の場合、ページ分けボタンが 一覧下に表示されます。受講者は１ページ50件ずつ 表示されます。 ※一度にメール送信できるのは100件までです。受 講者が100件以上の場合、「受付開始メール送信」を もう一度クリックします。ステータスが「1.受講者登 録」から「2.メール送信済み」になっていることを必ず 確認して下さい。
②
③
①
1-3申請受付 FLOW
1-8 （申請受付中）受講者の「基本情報」を変更する （申請受付中）「受講会場」「代理店等（販社）名」を変更する 1-9（受講者申請後の）受講者の
申請内容を変更する場合
（申請締切後）受講者の申請内容を変更する 4-3販社管理画面
申請締切 FLOW
2-１ 申請の締め切りを行います。 ①「会社管理」をクリック ②販社一覧内の自社欄の「講習申込」をクリック②
①
2-2①
①申請締切時に、「2.申請停止、受講者リスト印刷」をク 2-3販社管理画面
①
販社管理画面に再度ログインします。① 新たに出現した「申込リスト」をクリック ①注意書きを読んだ後、該当のエリアをクリック
①
2-４ 2-5①
販社管理画面
申請締切 FLOW
① 「リスト印刷」をクリック ②会場ごとに「様式2－２受講者一覧リスト」を印刷出力。 様式2－１、2－３を取りまとめて、会員企業窓口に提出。 こちらにて、受講申請は完了となります。
①
③様式2－１は管理画面 右上のリンク、またはヘ ルプページからダウン ロードして手書きで記入 ②様式2－２受講者一覧リスト ・■申請書の印刷の仕方 ・「A4サイズ」、ヘッダーフッターは「なし」、「モノクロ印 刷」の設定で印刷をお願いします。 ・用紙は「白」の「普通上質紙」で、厚みのある用紙は避 けて、お使いの一般的なコピー用紙でお願いします。 2-6 2-7③
申請締切 FLOW
販社管理画面
合否 FLOW
3-1①
合否結果を受講者に連絡します。 ①該当の講習のステータスが、「３．合否結果」になって いることを確認し、「合否」をクリック 合否案内メールが届いていることを確認。企業専用ページでログイン 3-2 企業専用ログインページhttps://www.kyomu.purekyo.or.jp/kyokai/login.php
事前に発行されたID・パスワードで、 企業管理画面にログイン ※ID・パスワードを忘れた方は、会員企業窓口までご連絡 下さい。 ①「会社管理」をクリック ②販社一覧内の自社欄の「講習申込」をクリック②
①
販社管理画面
合否 FLOW
3-3②
①「送信メール画面確認」をクリックして送信メール内容 を確認 ※メール内容を変更する場合は、「メール登録」→「受付 開始メール」を呼び出して編集→ ②「合否結果メール送信」をクリックで、受講者に合否 メールを送信します。 こちらにて、「受講者―合否結果メール」が送信されます。 控えメールがＣＣで自分のメールに届きます。 ③「合否結果メール送付」から「合否結果メール送信済 み」になりましたら、受講者への合否結果メール送信は 完了となります。①
1-3③
販社管理画面
合否 FLOW
3-4会員企業管理画面
販社管理画面
受講者の合否確認方法 各販社の講習単位でのご確認となります。①
②確認したい販社の「講習申込」を選択
③該当講習の「受講者登録」をクリック
会社管理をクリック
⑤該当の講習の「CSV」クリック
CSVファイルをダウンロード。合否だけでなく、採点も確認④合否を一覧で確認
①
③
⑤
④
②
販社管理画面
販社窓口のパスワードを再発行する
4-1 4-2 会員企業管理画面のログインパスワードを忘れてしまっ た場合は、会員企業でのパスワード再発行となります。 会員企業窓口まで連絡してください。会員企業窓口まで連絡
窓口担当の情報を変更・編集する
会員企業窓口まで連絡
販社担当窓口が変わる場合は、会員企業で窓口編集を 行うことになります。 会員企業窓口まで連絡してください。 変更は必ず申請開始前（会員企業からの受付開始メール前） に行ってください。（申請締切後）受講者の申請内容を変更する
4-3A. 会員企業・協会が締切未の場合、受講者の申請内容を販社で変更できる
協会
会員企業
販社
変更可能／不可能
未
未
締切
販社で締切解除して変更可能→
A
未
締切
締切
変更不可
販社→会員企業→協会へ連絡
締切
締切
締切
④ ③ ①会社管理をクリック ②締め切りたい販社の「講習申込」をク リック ③講習一覧から該当の講習をクリック ④「１.申請可能」をクリック 販社の締切が解除されます。 の手順で受講者の申請 内容を変更してください。 ⑤変更後、「2.申請停止・受講者リスト 印刷」をクリック。必ず販社の申請締切 を行い、様式2-2、様式2-3を再印刷し て下さい。 1-8 1-9 ⑤販社管理画面
4-4
受講者のIDパスワードが分からない
A. 控えメールで確認する方法
IDパスワードが書かれている「講習受付開始メール」を受講者宛に送付すると同時に、CC：で控えメールが必ず窓口担当宛に届くように なっています。講習受付開始メールに書かれているIDパスワードを受講者にお知らせください。B. 控えメールを削除している場合
↓ ①再登録し直す必要があります。
会員企業窓口まで
「代理店等（販社）名」 「USER_ID」 「名前」 を連絡
↓ ②協会事務局で、再仮登録後（前回登録は削除）、受講者一覧に再表示されます。 ③「受付開始メール送信」をクリックして、受講者に同じ手順で再登録するよう連絡してください。 後は の手順と同様です。※「代理店等（販社）名」のみ変更の場合
上のフローと同時に、変更する販社窓口に受講者の情報を引継ぎます。※「会員企業名」から変更
上のフローと同時に、協会事務局を通じて、変更後の会員企業窓口に受講者の情報を引き継ぎます。 1-10販社管理画面
受講者からの申請が完了した後に、管理者画面で 修正した場合のみ ①受講者一覧から変更した受講者の「表示」ボタン をクリック ②確認画面で「申請書印刷」をクリック ③様式2-3を再印刷して、受講者から提出されたも のと差し替え
