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ARK Information Systems

CLOUD TOOLS 管理者マニュアル

人事異動編

（株）アーク情報システム応用システム部篠原幸太

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ARK Information Systems

1 はじめに ... 1 1.1 本書について ... 1 2 ユーザーが所属する部門を変更する ... 1 2.1 作業の流れ ... 1 2.2 移行対象のデータと移行されないデータ ... 2 2.3 人事異動メニュー・機能を追加（有効化）する ... 3 2.4 異動元の部門を選択し、対象ユーザーを指定する ... 6 2.5 データを移行する ... 7 3 部門の名称を変更する... 10 3.1 作業の流れ ... 10 3.2 部門名称変更メニュー・機能を追加（有効化）する ... 11 3.3 名称変更を設定する ... 12 3.4 データを移行する ... 14

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ARK Information Systems Page.1

1 はじめに

1.1 本書について本書は人事異動に伴う、以下の作業を行うためのマニュアルです。  他部から異動となったユーザーの部門を変更する  部門の名称を変更する上記の作業は、基本的には管理者（各部の CLOUD TOOLS 管理者）が作業を行います。

2 ユーザーが所属する部門を変更する

2.1 作業の流れユーザーの部門を変更する場合、異動先の部門にて作業を行います。対象ユーザー異動元管理者異動先管理者 CLOUD TOOLS ユーザー情報異動対象のユーザーを選択する人事異動メニューを選択人事異動処理実行各種データ移行完了メールを送信移行完了メールを受信

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ARK Information Systems Page.2 2.2 移行対象のデータと移行されないデータメニュー・種別データ移行備考基本データ個人情報・役職・アカウント（パスワード） ○ 基本データメニュー・権限 ○ 基本データ勤務地・勤務地の移動履歴 ○ 基本データお知らせ（書き込みコメント） × 異動元部門に残るキャリアパススキル入力結果 × 異動先部門にて再度入力が必要プロジェクト管理プロジェクト情報・テンプレート × 異動元部門に残るプロジェクト管理プロジェクトナレッジ × 異動元部門に残るセキュリティチェック入力結果（過去分含む） ○ ただし、全社共通質問のみセキュリティひやり・はっと登録内容（過去分含む） × 異動元部門に残るミーティングミーティング内容（イベント・アジェンダなど） × 異動元部門に残るミーティングプロジェクト進捗報告内容 × 異動元部門に残るミーティング出欠状況（過去分含む） × 資格／検索取得した資格・一時金・手当 ○ 社内テスト受験結果（過去分を含む） ○ 上記の内、移行欄が「○」の場合はデータが移行されます。移行欄が「×」の場合は移行されません。理由：異動元と異動先の部門でマスタデータが異なるため、移行できません。移行が必要な場合、システム管理者（CLOUD TOOLS 全体）にご相談ください。

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ARK Information Systems Page.3 2.3 人事異動メニュー・機能を追加（有効化）する

注：既に人事異動メニュー・機能が登録されている場合、この作業はスキップして次章に進んでください。

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ARK Information Systems Page.4 メニューから設定を選択する

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ARK Information Systems Page.5 メニュー登録画面にて各項目を入力し、保存ボタンをクリックします。【入力項目】項目名入力値タイトル「人事異動」と入力する。メニュータイプ「アプリケーション」を選択する。アプリケーションパス「/setting/selectChangeUser」と入力する。ソート順メニューの表示順序を設定する。（特に既定値はなし）ポップアップチェックボックスを OFF にする。（チェックしない）各種権限「管理者の既定値」のみ“利用する”を選択する。

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ARK Information Systems Page.6 2.4 異動元の部門を選択し、対象ユーザーを指定する前頁にて機能メニューを登録したら、メニュー画面にて人事異動メニューが表示されます。メニューを選択して人事異動画面を表示します。 ①異動元部門を選択する ②対象ユーザーを選択する ③実行する

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ARK Information Systems Page.7 実行ボタンをクリックすると、以下のダイアログメッセージが表示されます。データの移行を実行する場合は、OK ボタンをクリックします。（実行しない場合はキャンセル） 2.5 データを移行する人事異動メニューからデータ移行を実行すると、以下の様な画面が表示されます。注）画面は自動的に切り替わります。その間、ブラウザを閉じないこと。データ移行の実行が完了すると、以下の完了画面を表示します。

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ARK Information Systems Page.8 データ移行を続けて行う（他のユーザーを異動する）場合には、「はい」を選択してください。

「はい」を選択すると、異動ユーザ選択画面に戻ります。

完了する場合は「いいえ」を選択します。（メニュー画面に戻ります）

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ARK Information Systems Page.9 また、人事異動ツールによりデータ移行が完了すると、以下の様なメールが対象ユーザーに届きます。（CLOUD TOOLS にて自動的にメールが送信されます）件名 [周知] CLOUD TOOLS データ移行完了のお知らせ本文 ○○ ○○ 様人事異動に伴い、あなたのユーザデータを移行しました。異動元部門：△△△△△部異動先部門：□□□□□部 CLOUD TOOLS にログインし、部門名称が変わっていること、および移行したデータ（下記参照）に問題ないかを確認してください。【移行対象データ】・基本メニュー権限データ（異動先部門に存在しないメニューは表示されません）・取得資格・セキュリティチェックの回答・勤務先変更履歴【移行対象外のデータ】・ひやり・はっとの登録データ（こちらは旧部門に残っています）・ミーティング（部会など）の過去報告内容・キャリアパスの過去回答・プロジェクト管理のノウハウ情報 ※ このメールは CLOUD TOOL より自動送信されています本メールに身に覚えがない場合、以下の管理者までご連絡ください。【管理者一覧】 ●● ●●（[email protected]） ●● ●●（[email protected]） ●● ●●（[email protected]）

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ARK Information Systems Page.10

3 部門の名称を変更する

3.1 作業の流れ対象ユーザー異動元管理者異動先管理者 CLOUD TOOLS 設定情報新規名称を入力し、保存する部門名称変更メニューを選択部門名称変更各種データ移行完了メールを送信移行完了メールを受信（部員全員） cron によりバッチ処理が起動される

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ARK Information Systems Page.11 3.2 部門名称変更メニュー・機能を追加（有効化）する

注：既に部門名称メニュー・機能が登録されている場合、この作業はスキップして次章に進んでください。

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ARK Information Systems Page.12 【入力項目】項目名入力値タイトル「部門名称変更」と入力する。メニュータイプ「アプリケーション」を選択する。アプリケーションパス「/setting/createDeptRenameSetting」と入力する。ソート順メニューの表示順序を設定する。（特に既定値はなし）ポップアップチェックボックスを OFF にする。（チェックしない）各種権限「管理者の既定値」のみ“利用する”を選択する。 3.3 名称変更を設定する前頁にて機能メニューを登録したら、メニュー画面にて部門名称変更メニューが表示されます。メニューを選択して部門名称変更画面を表示します。

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ARK Information Systems Page.13 上記の設定だけでは、部門名称は即時に行われません。

翌日 4：00 のバッチ処理の実行結果をお待ちください。

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ARK Information Systems Page.14 3.4 データを移行する前頁に示した通りに部門名称の変更設定を行うと、毎日 4：00 に起動するバッチ処理（cron にて起動）で変更処理が行われます。バッチ処理が正常に終了すると、部員全員あてにメールが送信され、変更設定の状態が「変更済み」となります。件名 [周知] 部門名称変更のお知らせ本文応用第１部部員の皆様 CLOUD TOOLS において部門の名称を変更しました。旧部門名称：応用システム部新部門名称：応用第１部 CLOUD TOOLS にログインし、部門名称が変わっていること、およびこれまで登録したデータ（取得資格など）に問題ないかを確認してください。 ※ このメールは CLOUD TOOL より自動送信されています本メールに身に覚えがない場合、以下の管理者までご連絡ください。【管理者一覧】 ●● ●●（[email protected]） ●● ●●（[email protected]） ●● ●●（[email protected]）以上