大阪市委託事業 阿倍野区・東住吉区・平野区・住之江区・住吉区・西成区
Ｅブロック「企業人権啓発研修会」
日時 ２０１６年２月３日（水）午後１時～４時 場所 阿倍野区民センター 地下１階 小ホール 主 催 者 大 阪 市 受託事業者 大阪市企業人権推進協議会次 第 １３：００ 開 会 開会あいさつ 羽 は 東 とう 良 よし 紘 ひろ 阿倍野区長 １３：１０ ≪第１部 講演≫ 研修資料（１頁～３２頁） 講演：「マイナンバーの今後 ～マイナンバーが切り拓く未来～」 講師：八木 昌孝さん 神戸労働法律事務所 所長（特定社会保険労務士） １４：３０ 第１部 終了 ≪休憩（１０分）≫ １４：４０ ≪第２部 講演≫ 研修資料（３３頁～４３頁） 講演：「ＬＧＢＴ ～性的少数者が働きやすい職場～」 講師：村木 真紀さん 特定非営利活動法人 虹色ダイバーシティ 代表 １６：００ 閉 会 講師プロフィール 八木 昌孝（やぎ まさたか） ＩＴ業界での生産管理コンサルタントＳＥを経て、社会保険労務士となる。 ２００５年神戸労働法律研究所を開所。特定社会保険労務士。 企業コンサルティングでは、「サービス残業（未払い賃金）摘発時の労働基準 監督署対応」、「退職金制度再設計」、「賃金制度再設計」、「業績の上がる就業規則」、 「実務に即した労働安全衛生の仕組み作り」、「快適な職場環境を形成するための 仕組み作り」などを得意分野とする。 村木 真紀（むらき まき） 特定非営利活動法人 虹色ダイバーシティ 代表 １９７４年茨城県生まれ 京都大学卒業後、大手食品メーカー、外資系コンサルティング会社等に勤務 大学在学中より、さまざまな性的少数者の権利擁護活動に参加 ２０１１年、性的少数者がいきいきと働くことができる職場づくりをめざして、 友人とともに「虹色ダイバーシティ」を設立 現在は、企業向けの講演、コンサルティング業務を行っている。 ホームページ http://www.nijiirodiversity.jp/
マイナンバーの今後
～マイナンバーが切り拓く未来～
神戸労働法律研究所
所長 特定社会保険労務士 八木 昌孝
01
1.はじめに
2.マイナンバー制度で何が変わるか？
03
2.マイナンバー制度で何が変わるか？
04
3.マイナンバー制度の使い道
3.マイナンバー制度の使い道
4.マイナンバー制度のスケジュール
以後 平成30年(2018年) 平成29年(2017年) 平成29年(2017年) 平成28年(2016年) 1月 7月 1月 1月 06 社 会 保 障 ・税 ・災 害 対 策 に 係 る マ イ ナ ン バ ー 制 度 開 始 個人番号カ ード が 無料 交付 。 個人番号カ ード が あれ ば コ ン ビ ニ で 住 民票 の 写し 等が 取得可能 。 証券口座を新た に 開設 する 場合 、 マ イ ナ ン バ ー告知が 開始 。 （任意） 国民一人ひ と り の 専用 サ イ ト 「 マ イ ナ ポ ー タ ル 」の 運用が 開始。 行政機関間で 「情報提供ネ ッ ト ワ ー ク シ ス テ ム 」を利用し た 情報連携 が 開 始。 地方公共団体間で 情報連携 が 開始 。 手続 き 業務の 縮減で 無駄な経費 が 減る 見込み 。 預貯金口座を新た に 開設 す る場合 、 マ イ ナ ン バ ー告知 が 開始。 （任意だ が 義務化 を検討中） 特定健診や 予防接種の 履歴管理、 薬剤処 方 管理など 医療・ 健康分野 の 運用 が 開始 。 証券口座・ 診療報酬（ 医療費控 除） と 連動し た 確定申告など 、 民間と 連携し た 運 用 が 開 始。 運転免許証、 パ ス ポ ー ト 申 請の 本人確 認に マ イ ナ ン バ ーの 使用が 開 始。5.マイナンバー制度のメリット
行政の効率化・公正で公平な社会の実現 ① マイナンバーを付番することで他の行政機関との個人情報の照合や 転記作業が縮減され、無駄な時間がなくなる。 ② 所得を正確に把握することで公平で正確な徴税が可能となる。 利便性の向上 ① 年金や福祉の申請などで添付する所得証明書、住民票、戸籍謄本 等の書類が不要となり、取得費用と手間が縮減される。 ② 年金の未払いが解消される。 犯罪の防止 ① 亡くなった親の年金を不正受給。 ② 低所得と偽って生活保護を不正受給。 ③ マイナンバーをキーに一元的に管理されるため、犯罪者が逃走先で 生活しづらい状況が生まれる。 076.マイナンバー制度のデメリット
個人情報の漏洩とプライバシー マイナンバーが漏洩・流出することで個人情報が漏洩するのではないか との不安を抱かせる。 →マイナンバーを使って手続きする場合、本人確認が必要なため、マイ ナンバーが漏洩しても他人が情報を取得することはできない。 危険性の認識の低さ 「マイナンバー占い」など、子どもを中心に容易に漏洩する危険性。 身分詐称の危険性 他人のマイナンバーを不正取得して、「なりすまし」の危険性 ① 住民票を勝手に異動、婚姻届を勝手に提出。 ② 不法入国者がマイナンバーを不正に入手してなりすまし。 ③ 亡くなった家族になりすまし、年金等を不正受給。 086.マイナンバー制度のデメリット
副業が明らかになる場合がある ① 勤務先にマイナンバーを告知することで、行政が所得を正確に把握 することになり、本業が住民税を特別徴収（給与天引き）する際、副業 が明らかになる可能性がある。 ② 副業で法人の役員を兼務している場合、非常勤でなければ、社会保 険の適用が及ぶ。社会保険は、本業と副業とを合算して社会保険料 を算定し、それぞれの会社がこれを按分して国に支払うため、本業の 会社に副業の会社名が知られることになる。 096.マイナンバー制度のデメリット
今、会社がすべきこと
～ 会社の実務 ～
1.マイナンバー制度の俯瞰
取得（本人・扶養家族） 安全管理措置 保管 利用 提供 開示・訂正・利用停止 廃棄 源泉徴収票、支 払調書作成事 務 雇用保険、 社会保険届出 事務 労災保険請求 事務 入社 身上関係変更 （結婚、出産等 被扶養者異動） 休職・復職 分社・出向 退社 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 に 規 定 就 業 規 則 に 規 定 運 用 個人番号の流れ 対象業務 利用場面 取得準備（取得前の文 書配布、教育・研修） 122.マイナンバーと会社の関わり
各種手続きの際に従業員のマイナンバーを記載する必要 → 年金、労働、税などの各分野の手続きの際の各用紙には、該当する 従業員のマイナンバーを記載する欄ができる。 取引先・委託先など「支払い」をする相手方のマイナンバーを支払調書等 に記載することが必要 例） 税理士、弁護士、社会保険労務士などの報酬、 外部講師による社内セミナー等の講演料、 広告作成の際の原稿料 等 133.マイナンバー制度からの会社防衛
「会社の視点」 如何に法的責任（刑事、民事）を回避するか。 → そのために、マイナンバーの漏洩を防止し、 また万が一、漏洩したときに責任をできるだけ回避したい。 その観点から「どのような対策をしておくべきか」を考える。 144.マイナンバー制度の危険性（使用者）
漏洩時の使用者の法的責任！ 刑事責任：両罰規定 従業員が故意に漏洩すると使用者にも責任！ 民事責任：マイナンバー漏洩により被害を受けた第三者から損害賠償 を受けるリスク 就業規則の改正、従業員の教育・定期監査・誓約書の取得 特定個人情報委託契約の締結 155.マイナンバー制度のルール
取得・使用のルールを定めておく ① 限定取得・使用のルール 法律上の範囲に限定 ＋ 取得する際に指定した目的にのみに利用！ ② 本人確認のルール 「なりすまし」の排除が絶対条件！ 保管のルールの定めておく ① 厳重管理のルール 絶対にもらさない、もらさせない！ ② 最小限保持のルール 不要になったら即廃棄！ 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 を 作 成 就 業 規 則 を 改 正 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 い に 関 す る 誓 約 書 の 取 得 特 定 個 人 情 報 委 託 契 約 の 締 結 166.個人情報保護法との違い
全ての事業者に適用 個人情報保護法は情報が多く集まる業者に限定。 亡くなった方のマイナンバーも保護 個人情報保護法は亡くなった方の情報は保護されず。 本人の同意があっても、法律が認めた場合以外は収集も利用も違法 社員番号への利用、顧客からのうっかり収集に注意！ 177.特定個人情報取扱規程・就業規則の位置付け
1.効力の順位
日本国憲法 18 法 令 労働協約 就業規則 雇用契約 労働慣行 労使協定 文字情報7.特定個人情報取扱規程・就業規則の位置付け
就業規則の拘束力 就業規則は、本来的には、企業実務慣行から発生したもので、法律が生 み出したものではない。言わば、法律は後付けであり、その時代に応じて 労働者保護のための作成義務、意見聴取、届出、周知の義務の特別な効 力として付与された。 雇用契約又はこれに準ずるものの労働者との締結が必要 本来、労働条件は合意によってのみ決定されるべきもので、労働者は契 約の一方当事者である使用者が一方的に定める就業規則の効力には、 当然には拘束されない。1.実務のポイント 規程の作成・意見聴取・届出・周知
個人番号の収集・本人確認の実施等を雇用契約書等に明示・締結する。 19就業規則の意義 労働条件を統一的・画一的に設定し、かつ職場規律を規則として設定する ことが、効率的な事業経営のために必要となる。このような事業経営上の 必要性から職場規律や労働条件に関する規則類を「就業規則」などの名 称で制定するのが通例。 就業規則は必ずしも単一で作成する必要はなく、賃金規程等の別規程の 作成は認められる。
7.特定個人情報取扱規程・就業規則の位置付け
特定個人情報取扱規程の位置付けは、「就業規則」。 20特定個人情報取扱規程の作成・意見聴取・届出を行うこと。 就業規則・別規程の作成・届出義務 常時10人以上の労働者を使用する使用者は、法所定の事項を定めた就 業規則を作成し、労働基準監督署に届け出なければならない。（労基法 89条） 別規程でも労基法89条が定める「就業規則」に該当すれば、所轄労働基 準監督署長への届出義務が課される。
7.特定個人情報取扱規程・就業規則の位置付け
21就業規則の周知義務 使用者は、就業規則を常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え 付けること、書面を交付することによって、労働者に周知させなければなら ない。 （労基法106条） 今、するべき事 マイナンバーを提出する従業員の教育、配布書類の準備・配布、管理・保 管の準備、マイナンバーの収集時期の決定、特定個人情報取扱規程の作 成、就業規則の改正（後に詳述）
7.特定個人情報取扱規程・就業規則の位置付け
22就業規則の改正等 従業員等の 番号収集
8.企業内のスケジュール
平成27年 平成27年(2015年) 平成28年(2016年) 平成29年(2017年) (2015年) 10月 1月 1月 従業員研修 マ イ ナ ン バ ー 制 度 開 始 管理措置の整備 委託先の確認 通 知 カ ー ド 送 付 開 始 番号管理体制の 構築個人番号の
取得・管理・廃棄
税金の申告で個人番号届出 雇用保険手続で個人番号届出 社会保険 239.マイナンバー対応の8つの準備
2.実務のポイント 今、するべき事
(1)マイナンバーを提出する従業員の教育 (2)各種配布文書の準備・配布 (3)マイナンバーを取得・管理する従業員の教育 (4)管理・保管の準備 (5)マイナンバー収集時期の決定 (6)マイナンバーの収集とその方法 (7)特定個人情報取扱規程の作成 (8)就業規則の改正 249.マイナンバー対応の8つの準備
No 作っておくべきもの 効果 作成・配布 時期 1 マイナンバーに係る基本方針 掲示・周知 2 特定個人情報取扱規程 届出・周知 3 就業規則（改正） 4 特定個人情報の取扱いに関する誓約書 取得・周知 5 「通知ｶｰﾄﾞの厳重保管のお願いと個人番号ｶｰﾄﾞ申請の勧奨」通知書 通知・確認 6 個人番号利用目的通知書（従業員向け） 通知・周知 7 〃 （個人事業主向け） 8 個人番号利用目的同意書 兼 個人番号通知書（従業員向け）：本人確認委託機能付き 通知・収集 9 〃 （個人事業主向け） 10 特定個人情報の取扱状況・運用状況チェックリスト 記録・確認 11 特定個人情報委託契約書 締結・防衛 12 委託先に係る特定個人情報の取扱状況・運用状況チェックリスト 記録・防衛 25通知カードを個人番号カードに変更してもらうこと。（交付は平成28年1月） 通知カードの下部が個人番号カードの申請書になっている。（QRコードが付 してあるので、電子申請が可能） 個人番号カードへの変更は義務ではない。
(1)マイナンバーを提出する従業員の教育
26従業員へ文書を配布する理由 ① 紛失されると、各種手続きが進まない。従業員にマイナンバーの大切さ を理解させ、「通知カード」や「個人番号カード」を紛失しないように注意喚 起する。 ② 従業員にできるだけ「個人番号カード」を取得してもらい、マイナンバーを 集める際の手続きを簡単にする。 ③ 適法に措置するために利用目的を明示する。
(2)各種配布文書の準備・配布
27従業員への配布文書の種類と配布時期 ③ 利用目的の周知文書 配布時期： ④ 個人番号利用目的同意書 兼 個人番号通知書 配布時期： ⑤ 個人番号カード申請の確認 配布時期：
(2)各種配布文書の準備・配布
28利用目的の通知文例 個人番号利用目的通知書 当社は、貴殿および貴殿の扶養家族の個人番号（行政手続における特定 の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に定める個人番号を いいます。）を以下の目的で利用いたします。 ① 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務 ② 雇用保険届出事務 ③ 健康保険・厚生年金保険届出事務 ④ 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務 ⑤ 国民年金の第３号被保険者の届出に関する事務
(2)各種配布文書の準備・配布
29善管注意義務の教育 ① 個人番号を管理する担当者を決める。 ② 担当者に対して、情報漏洩しないように教育・啓蒙をする。 下表は、情報漏洩をした場合の罰則（併科）。 ※従業員が罰せられる時は企業も罰せられる（両罰規定）。 行為 罰則 個人番号関係事務又は個人番号利用事務に従 事する者又は従事していた者が、正当な理由な く、特定個人情報ファイルを提供 ４年以下の懲役若しくは200万円以下の 罰金又は併科 上記の者が、不正な利益を図る目的で、個人番 号を提供又は盗用 ３年以下の懲役若しくは150万円以下の 罰金又は併科 情報提供ネットワークシステムの事務に従事す る者又は従事していた者が、情報提供ネット ワークシステムに関する秘密を漏えい又は盗用 ３年以下の懲役若しくは150万円以下の 罰金又は併科 人を欺き、人に暴行を加え、人を脅迫し、又は、 財物の窃取、施設への侵入、不正アクセス等に より個人番号を取得 ３年以下の懲役又は150万円以下の罰金
(3)マイナンバーを取得・管理する従業員の教育
30特定個人情報の取り扱いに関する誓約書 株式会社○○○○御中 私は、特定個人情報（個人番号をその内容に含む個人情報をいう）の取り扱いに関して、以下を順守する事を 誓約します。 第1条（取扱い） 私は、特定個人情報に関して漏洩させることがないように取扱い、厳重な管理のもとで業務を遂行します。 第2条（秘密保持） 私は、特定個人情報を取扱うにあたって、不必要に記録を取ったり、写真を撮影したりすることがないように徹 底してその情報を守ります。また、第三者に口外したり、情報を提供することもいたしません。 第3条（退職後の秘密保持の誓約） 特定個人情報に関しては、貴社を退職した後においても、他の事業者その他の第三者のために開示、漏洩もし くは使用しない事を約束いたします。 第4条（不正アクセスの禁止） 私は、特定個人情報を取り扱う情報システムに定められた電子機器からしかアクセスをしません。 第5条（損害賠償） 前各条項に違反して、と規定個人情報を開示、漏洩もしくは使用した場合、法的な責任を負担するものであるこ とを確認し、これにより貴社が被った一切の損害を賠償することを約束いたします。 住所 氏名 誓約書の文例
(3)マイナンバーを取得・管理する従業員の教育
31(4)管理・保管の準備
法律上、「講ずべき安全管理措置」とされているもの (1) 基本方針の作成（作成の要否は任意） (2) 特定個人情報取扱規程の作成と就業規則の改正 (3) 組織的安全管理措置 ① 組織体制の整備 ② 特定個人情報取扱規程等に基づく運用 ③ 取扱状況を確認する手段の整備 ④ 情報漏えい等事案に対応する体制の整備 ⑤ 取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し (4) 人的安全管理措置 ① 事務取扱担当者の監督 ② 事務取扱担当者の教育 32法律上、「講ずべき安全管理措置」とされているもの (5) 物理的安全管理措置 ① 特定個人情報等を取り扱う区域の管理 ② 機器及び電子媒体等の盗難等の防止 ③ 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止 ④ 個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄 (6) 技術的安全管理措置 ① アクセス制御 ② アクセス者の識別と認証 ③ 外部からの不正アクセス等の防止 ④ 情報漏えい等の防止 外 部 に 委 託 す る 場 合 、 綿 密 な 業 務 委 託 契 約 を 締 結 す る こ と
(4)管理・保管の準備
33マイナンバーを収集する時期 原則的には、マイナンバーの利用直前に収集すればＯＫ （今年の年末調整には必要｡それまでに個人番号カードを作っても らう。もちろん先に集めても良い。） ･ しかし､｢退職者｣、｢氏名変更ある従業員｣は先に必要になる。 ･ 採用者は採用時に収集しておくべき。 株主のマイナンバーは、速やかに収集すること。 （配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務に必要）
(5)マイナンバー収集時期の決定
34(6)マイナンバーの収集とその方法
個人番号カードでマイナンバーを確認する方法 「本人確認」不要、これだけでＯＫ！ → 「写真」「マイナンバー」も1枚で確認できるから 個人番号カードを使わずにマイナンバーを確認す る方法（通知カード等による方法） 「マイナンバー」の確認 ＋「本人確認」（写真付身分証明書）が必要 ※これまでの従業員は事実上不要な場合も 35通知カードの本人確認 ① 写真付身分証明書がある場合 ＋ ② 写真付身分証明書がない場合 ＋ ③ 通知カードがなく個人番号が記載された住民票の写しの場合 ＋ 写真付身分証明書（何れか1つ） 運転免許証、運転経歴証明書 パスポート、在留カード、特別永住者証明書 身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳 療育手帳、写真付住民基本台帳カード等 官公署等が発行する証明書（2つ以上） 健康保険証、雇用保険証、年金手帳 児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書 住民票、戸籍謄本 等の個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの 個人番号付 住民票の写し 官公署等が発行する証明書（2つ以上） 健康保険証、雇用保険証、年金手帳 児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書 住民票、戸籍謄本 等の個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの
(6)マイナンバーの収集とその方法
36家族のマイナンバー 手続によって、対応が変わる！ ・国民年金の第３号被保険者の届出 →被扶養配偶者（夫又は妻）の個人番号も本人確認が必要。 ・扶養控除等申告書の提出 →被扶養者（子、父母等）の個人番号は本人確認は不要。 違いは？ 会社が手続代行しているだけのものは本人確認は不要
(6)マイナンバーの収集とその方法
37注意点 ① できるだけ対面で収集すること。 ・拠点の収集担当者の収集方法をあわせて規定しておくこと。 ・メール等で収集する方法もあるが、漏洩防止・管理が大変。 ② PC上での管理に注意すること。 ・WEBに接続していると漏洩の危険性↑。 ・Excel等PCで作成した場合、記録がPC上に残るので注意。
(6)マイナンバーの収集とその方法
38注意点 ③ マイナンバーの記録 ・特定個人情報等の取扱状況・運用状況の記録が必要。 特定個人情報等の取扱状況・運用状況チェックリスト １． 特定個人情報等の入手日 年 月 日 ２． 源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成日 年 月 日 ３． 源泉徴収票・支払調書等の法定調書の本人への交付日 年 月 日 ４． 源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政 機関等への提出日 年 月 日 ５． 特定個人情報の廃棄日 年 月 日 紙での運用は困難。自動化すべき。
(6)マイナンバーの収集とその方法
39使用者の持つ権限 ① 業務命令権 ② 職場秩序維持権 ③ 安全衛生管理権 ④ 教育指導権 ⑤ 誠実職務遂行権 ⑥ 企業秘密漏洩防止権 ⑦ 秘密管理権 ⑧ 施設管理権 ⑨ 信用保持権 ⑩ 業務促進権 ⑪ 就業規則違反行為の調査権 ⑫ 管理者の注意監督権
(7)特定個人情報取扱規程の作成
40特定個人情報取扱規程の一部 特定個人情報取扱規程の条文例 第1条（個人番号を取り扱う事務の範囲） 会社が個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。 役職員（扶養家族を含む）に係る個人番号関係事務 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務 雇用保険届出事務 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務 健康保険・厚生年金保険届出事務 役職員の配偶者に係る個人番号関係事務 国民年金の第三号被保険者の届出事務 役職員以外の個人に係る個人番号関係事務 報酬・料金等の支払調書作成事務 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務 不動産の使用料等の支払調書作成事務 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
(7)特定個人情報取扱規程の作成
41特定個人情報取扱規程の一部 特定個人情報取扱規程の条文例 第2条（特定個人情報等を取り扱う範囲） 前条（個人番号を取り扱う事務の範囲）において会社が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と 関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。 ①役職員又は役職員以外の個人から、番号法16条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人 番号カード、通知カード、身元確認書類等）及びこれらの写し。 ②会社が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え。 ③会社が法定調書を作成するうえで役職員又は役職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等。 第3条（組織体制） 会社は、代表取締役が指名する者を事務取扱担当者とする。 2.事務取扱担当者が複数いる場合は、そのうち一人を責任者とする。 第4条（情報漏えい事案等への対応） 事務取扱担当者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高い と判断した場合は、事務取扱責任者に直ちに報告する。 第5条（特定個人情報等を取り扱う区域の管理） 会社は管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い以下の措置を講じる。 ①管理区域 入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。 ②取扱区域 可能な限り壁又は間仕切り等の設置をしたり、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き 見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫するものとする。
(7)特定個人情報取扱規程の作成
42特定個人情報取扱規程の一部 特定個人情報取扱規程の条文例 第6条（アクセス制御・アクセス者の識別と認証） 会社における特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は以下のとおりとする。 ①特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、当該機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。 ②機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を 限定する。 第7条（個人番号の提供を求める時期） 会社は、第1条（個人番号を取り扱う事務の範囲）に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求める。 2.前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等 の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能とする。 第8条（本人確認） 会社は番号法第16条に定める方法により、役職員の個人番号、当該人の身元確認、代理人の代理権の確認を行うものとする。 第9条（特定個人情報の保管制限） 会社は、第1条（個人番号を取り扱う事務の範囲）に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。 2.会社は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人 番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管 することができる。 第10条（特定個人情報の廃棄・削除） 会社は第1条（個人番号を取り扱う事務の範囲）の事務を処理する必要がある範囲内に限り、特定個人情報等を収集又は保管 し続けるものとし、書類等は所管法令で一定期間保存が義務付けられているものは、当該書類等に記載された個人番号をその期 間保管し、所管法令で定める保存期間を経過したときは、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。 第11条（委託先における安全管理措置） 会社は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託する場合には、会社自らが果たすべき安全管理措 置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行なうものとする。
(7)特定個人情報取扱規程の作成
43(8)就業規則の改正
就業規則の改正（採用時） 会社は、雇用契約に基づき、継続的に労務提供を受けるにあたり、誓約書 や身元保証書のほか、労務管理上必要な情報（マイナンバーも含む。）を労 働者から取得する必要から各種書類の提出を根拠条文に基づいて取得す ることができる。 注意点！ ① 誓約書による包括同意 一般に誓約書では、労働条件や服務規律等を定める就業規則に対する包 括的同意を得て、会社がもつ情報の漏洩を規制している。会社の有する秘 密情報を特定せず、従業員の地位・職掌等によらずに秘密情報の漏洩、競 業他者への就職を規制する包括的同意は、無効となる危険性が高い。 ② 退職金不支給 当該不正行為の民事罰として、退職金不支給事由を定め、これを行使した 場合で、退職金が「賃金の後払い説」的なものと認められる場合は、退職金 不支給が無効とされる危険性が高い。 44(8)就業規則の改正
就業規則の改正例（採用時） 第1条（採用決定者の提出書類） 労働者として採用された者は、採用された日から2週間以内に次の書類を提出しなければならない。 ① 年金手帳 ② 雇用保険被保険者証 ③ 前職の源泉徴収票 ④ 住民票記載事項証明書 ⑤ 自動車運転免許証の写し（ただし、自動車運転免許証を有する場合に限る。） ⑥ 誓約書 ⑦ 身元保証書 ⑧ 個人番号カード又は通知カード ⑨ その他会社が指定する書類 2.前項各号の書類を正当な理由がなく前項の期限までに提出しないと会社が認めたときは、文書による雇用契約の締結が行わ れた場合であっても、これを無効とする。 3. 第1項の定めにより提出した書類の記載事項に変更を生じたときは、速やかに書面で会社に変更事項を届け出なければなら ない。 4.第1項第8号で取得する個人番号の利用目的は、別に定める特定個人情報取扱規程による。 就業規則の一部（採用時） 個人番号ｶｰﾄﾞ･通知ｶｰﾄﾞを提示しない者は、雇用契約締結を無効とする、との定めも必要。 （相当の期間経過後に無効とすることは困難との点に注意すること。） 45(8)就業規則の改正
就業規則の改正（服務規律） 服務規律は、労務提供における行為規範として、会社が定める諸規則や業 務命令の遵守、企業秩序維持、誠実労務提供等の義務を一般原則として定 めたもの。 ① 狭義の服務規律 入退場に関する規律、遅刻・早退・欠勤・休暇の手続き、服装、職務専念 義務、上司への服従義務、職場秩序の維持、金品授受の禁止、安全衛生の 維持、職場の整理整頓等の規律 ② 企業財産の管理・保全のための規律 会社の施設及び物品の管理・保全のための規律 ③ 従業員の地位・身分による規律 信用の保持、兼職・兼業の禁止、公職立候補や公職就任の取扱い、秘密 保持義務（→秘密保持規程・同契約の締結は推奨）、身上異動の届出等の 規律 46(8)就業規則の改正
就業規則の改正例（服務規律） 第2条（特定個人情報および個人情報管理義務） 従業員は、個人情報の正確性及び安全性の確保及び秘密保持に努めなければならず、業務に関係のない特定個人情報又は 個人情報を不当に取得してはならない。 2.顧客、取引先その他の関係者及び会社、従業員等の特定個人情報又は個人情報を正当な理由なく開示し、利用目的を逸脱し て取扱い、又は漏洩してはならない。在職中はもとより、退職後においても同様とする。 3.従業員及び関係者等の特定個人情報を正当な理由なく開示し、利用目的を逸脱して取扱い、又は漏洩してはならないことはも ちろん、漏洩させうるような取扱いをしてはならない。在職中はもとより、退職後においても同様とする。 4.前各項のほか、特定個人情報に係る定めは、別に定める特定個人情報取扱規定による。 第3条（委託先の監督義務） 従業員は、特定個人情報又は個人情報の秘匿性及び安全性に資するため、委託先の監督を定期又は不定期に行わなければ ならない。 2.前項の監督のほか、特定個人情報に係る定めは、別に定める特定個人情報取扱規定による。 就業規則の一部（服務規律） ・解雇及び解雇の事由、 ・懲戒の事由（罪刑法定主義）も詳しく規定しておくこと。 47(8)就業規則の改正
罪刑法定主義 懲戒権行使の有効性判断にあたっては、刑法上の罪刑法定主義の考え方を参 考に、規定の合理性を基礎づける事情として、いかなる事由がある場合に、い かなる処分がなされるのかについて、明確に定めておくことが求められる。 ・譴責 ・減給 ・出勤停止 ・降格 ・解雇 労働契約法 第15条（懲戒） 使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の 事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、 当該懲戒は、無効とする。 第16条（解雇） 解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効 とする。 48(8)就業規則の改正
企業秩序維持義務違反 懲戒事由を定め、形式的にこれに該当する行為があっても、必ずしも懲戒権の行使 が有効になるとは限らない。会社が懲戒処分の対象とし得るのは、企業秩序を乱す 行為があったことが認定できるとき。 → 私生活上の非行は原則として懲戒権を行使できない。（行使できる場合も有り） 会社施設外かつ就業時間外に行われた犯罪行為は、従業員は基本的に国家との関 係において刑事罰を受けるものであり、会社との関係で当然に企業秩序を乱すもの といえず、原則として、懲戒処分の対象とはならない。 ①当該行為が会社の事業活動に関連を有する場合、又は ②当該行為により会社の社会的名誉・信用が害される場合には、 例外的に、企業秩序維持義務違反として懲戒の対象となり得る。 当該行為が会社施設外又は就業時間外で行われた場合でも、 懲戒権を発動する具体的な規定を定めること。 4910.新たな利用目的が発生した場合
新たな利用目的を記載した文書を配布すること。 （そのまま使える場合） ｢当初の利用目的と相当の関連性を有する｣と合理的に認められる場合、 変更後の利用目的を本人に通知等行えば利用できる。 本人の同意有り 本人の同意無し 利用目的を超えてのマイナンバー利用不可 5011.マイナンバーの管理・廃棄
管理 ① 策定した特定個人情報取扱規程に従って管理する。 ② 情報漏洩には細心の注意を払うこと！ 廃棄 ① 退職した従業員のマイナンバーは必ず廃棄すること。 → 保管期間を意識する ② マイナンバーへのアクセス履歴等定期・不定期にチェックし、漏洩 を防止すること。 ③ マイナンバーの廃棄の記録を残すこと。 51□
マイナンバーを提出する従業員の教育□
各種配布文書の準備・配布□
マイナンバーを取得・管理する従業員の教育□
管理・保管の準備□
マイナンバー収集時期の決定□
マイナンバーの収集□
特定個人情報取扱規程の作成□
就業規則の改正12.すべきこと（復習）
5213.マイナンバーが必要となる手続き
健康保険・厚生年金 資格取得届、資格喪失届、被扶養者異動届、氏名変更・住所変更届、国民年金第 3号被保険者資格取得届、70歳以上被用者該当・不該当届、算定基礎届、月額変 更届、賞与支払届、育児休業等取得者申出書・終了届、育児休業終了時報酬月額 変更届、傷病手当金・療養費・移送費・出産手当金・出産育児一時金・埋葬費・家 族埋葬費・高額療養費支給申請書、特定疾病認定申請、限度額適用認定申請 等 雇用保険 資格取得届、資格喪失・氏名変更届、高年齢雇用継続給付受給資格確認票・（初 回）高年齢雇用継続給付申請書、育児休業給付受給資格確認票・（初回）育児休 業給付金支給申請書、介護休業給付金支給申請書 等 労災 療養・休業・障害・遺族（補償）給付支給請求書 等 税関係 扶養親族等申告書、源泉徴収票、支払調書 等 5313.マイナンバーが必要となる手続き
13.マイナンバーが必要となる手続き
13.マイナンバーが必要となる手続き
13.マイナンバーが必要となる手続き
57 従業員に交付する源泉徴収票：個人番号は記載しない。
税務署に提出する源泉徴収票：個人番号を記載する。 （平成27年10月2日所得税法施行規則等の改正）
14.委託
マイナンバーの収集・保管を第三者に委託することは可能。 委託する場合のルール ① 委託先の適切な選定。 ② 安全管理のための特定個人情報委託契約の締結。 →秘密保持、持出し禁止、目的外利用禁止、 漏洩した場合の委託先の責任、契約終了後の マイナンバーの廃棄、従業者への監督・教育、 遵守状況の報告・調査規定 等が必須条項。 ③ 委託先の適切な管理の実践。 58デメリット ① 費用がかかる ② 委託先の選定責任がある ③ しっかりとした契約を締結する必要がある ※任せきりではなく、定期的に確認する必要あり メリット ① 漏洩した際の責任（刑事罰・民事的責任）が外部に ② 業務の軽減（コア業務への集中）。 つまり、 ✓費用が妥当で、 ✓委託先が社会的な評価があり、 ✓単に「管理だけではなく」、 ✓定期的に実情を確認できる のであれば、委託をするのも一つの方法。
14.委託
59特定個人情報委託契約書の一部 綿密な業務委託契約書・特定個人情報委託契約書の文例 第1条（善管注意義務） 受託者（以下、「甲」という。）は第○条に定める業務を、善良なる管理者の注意義務をもって行うものとする。 第2条（特定個人情報の管理部署・責任者・従事者） 甲は、甲の○○部を委託業務を統括管理する部署とする。 2.甲は、前項の部署を所管する長である○○○○を事務取扱責任者とする。 第3条（事務取扱担当者の教育・訓練） 甲は、事務取扱担当者に対して、委託業務を行うために必要な教育及び訓練をしなければならない。 第4条（本人確認の方法） 甲は別に定める本人確認業務取扱要領に従い、委託者（以下、「乙」という。）の役職員に関して番号法第16条に基づく本人確 認を行うものとする。 第5条（特定個人情報の安全管理） 甲は別に定める特定個人情報取扱規程に従い、乙の役職員に関する特定個人情報の安全管理を行うものとする。 第6条（特定個人情報の持出しの禁止） 甲の事務取扱担当者は、特定個人情報等を、甲の事務所内の管理区域又は取扱区域の外へ持ち出してはならない。 第7条（特定個人情報の秘密保持義務） 甲は、特定個人情報を、秘密として保持し、番号法に基づき委託業務を処理する場合又は第三者に委託業務の全部又は一部 を再委託をする場合を除き、第三者に提供、開示、漏えい等をしてはならない。 第8条（特定個人情報の目的外利用の禁止） 甲（事務取扱責任者及び事務取扱担当者を含む。）は、特定個人情報を第２条に定める委託業務の目的以外の目的に利用して はならないものとする。
14.委託
60特定個人情報委託契約書の一部 綿密な業務委託契約書・特定個人情報委託契約書の文例 第9条（再委託） 甲は、以下の観点を含め、乙自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられる再委託先に限定して委託業務の全部 または一部を再委託するものとし、乙の事前の書面による同意を得るものとする 。 ①委託先の設備、②技術水準、③従業者に対する監督・教育の状況、④委託先の経営環境、⑤反社会的勢力との関わり 第10条（廃棄） 甲は、乙の役職員の個人番号が記載された書類等については、保存期間経過後1年以内に廃棄する旨の手続を定めるものと する。 2.甲は、乙の役職員の個人番号もしくは特定個人情報ファイルを削除した場合、または電子媒体等を廃棄した場合には、削除又 は廃棄した記録を保存するものとすると共に、乙に対して削除又は廃棄したことに関する証明書を交付するものとする。 第11条（本契約終了後の特定個人情報の返却・廃棄） 甲は、本契約が終了した場合は、直ちに、乙の役職員の特定個人情報を乙に返却するものとする。但し、乙の指示があるときは、 その指示内容に従い返却・廃棄またはその他の処分をするものとする。 第12条（漏えい事案等が発生した場合） 甲は、特定個人情報を漏えい、滅失、毀損（以下「漏えい等」という。）することがないよう必要な措置を講ずるものとし、甲の支配 が可能な範囲において特定個人情報の漏えい等に関し責任を負うものとする。 第13条（委託業務の遵守状況についての報告） 甲は、乙が要求した場合は、年1回委託業務の遵守状況、特定個人情報の安全管理体制等を書面で報告するものとし、乙は、 甲に対し、書面により委託業務の遵守状況等について確認することができる。 第14条（監査・検査・行政庁等への協力等） 乙または乙の指定した者は、甲に事前に通知し、甲の承諾を得た上でいつでも、甲の業務に支障を生じさせない範囲内におい て、甲の施設への立入り、必要な書類の閲覧・複写、甲の役員・従業員への事情聴取など、委託業務の処理状況等について監 査・検査を実施することができる。甲は、合理的事由のある場合を除き、乙または乙の指定した者の監査・検査に協力しなければ ならない。
