アドバイザー、リーダー始め８人 企業誘致推進室
電話転送時の迅速化！
改善テーマ
５Ｓグループ名 ５Ｓグループメンバー
様 式 1
※ 電話転送にかかる時間は大丈夫？
電話を転送する時、外線・内線を問わず転送先の電話番号を確認するのに時間を
かけてしまっているのは、電話の相手に不快な気持ちを与えてしまっているのでは
ないか。ましてや、受話器越しの相手は表情が見えないため、どんな思いをしてい るのかわからない！
ここで、ミーティング！！
「庁内電話番号簿、なんか見にくいね！」
「電話機の機能で何とか出来ないかな。」
などの意見が出ました。
[
何とか出来ないかな∼？
]
① 問題･課題
「字も小さいし、なんとなく
見にくい！」
※ 電話機の改善
・本体にある５個の短縮ダイヤル用ボタンに、担当者毎 の内線番号を登録することより、担当間での転送をス ムーズに行う。
・短縮ボタン下に、課 内の担当者名と内線 番号を表示すること により、課内の転送 をスムーズに行う。
※ 庁内電話番号簿の改善
・フロアー毎に列をまとめ、電話番号簿の見易さを アップする。
・フロアー及び課名の 表示が小さく見にく いため、表示サイズ を大きくし、探し易 くする。
② 改善案
・電話の転送がスムーズに行えるようになり、電話の相手に、待つという不快な気持 ちを与えないようになった。
・担当全員が相手を意識し、相手の気持ちを考えるようになった。
③ 改善効果
企業誘致業務は、特に事業者等の外部からの電話が多い部署で、電話の取次ぎ一つに しても気を使って欲しい部分です。
「室長、そこ何番ですか？」など、取次ぎの操作によっては相手に不快な思いを与え てしまいます。
この改善案は、ワンタッチで切替えが出来、誤操作も少なく、大切な時間の短縮にも 繋がると思います。
