事前申請：イベント申請

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事前申請：イベント申請

設定ガイド

最終更新日: 2016 年 2 月 9 日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

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改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2016 年 5 月 13 日「アクセス権」およびガイドコンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありま

せん。

2016 年 2 月 9 日「概要」を更新しました。

2015 年 8 月 14 日現行の UI への参照を削除しました。内容を全般的に更新しました。

2014 年 9 月 17 日 2 種類のユーザーインターフェースについての情報を追加しました。内容の変更はあり

ません。

2014 年 1 月 20 日表紙と著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2013 年 12 月 23 日申請イベント管理者ロールがあり、申請プロキシログオンロールがない管理者に関する

注意点を追加しました。

2013 年 5 月 30 日ロールと関係の説明を追加しました（概要）。

2013 年 5 月 17 日初版発行

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イベント申請

Section 1: アクセス権

この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて Concur クライアントサポートにご依頼ください。

Section 2: 申請 / 購買申請 / 事前申請

事前申請サービス（旧称購買申請）は、Request または Concur Request とも呼ばれます。

Section 3: 事前申請の機能の概要

ユーザーへの表示、承認者への表示、ワークフロー設定、基本的な設定など、申請の全般情報については、設定ガイド「事前申請 : Overview」をご参照ください。

Section 4: 事前申請の構成

事前申請に関する実装をすべて行った場合でも、全機能は利用可能な状態になりません。

構成 事前申請の利用

スタンドアロンオプションで利用可能

経費精算との統合（出張予約なし）オプションで利用可能

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2 設定ガイド事前申請：イベント申請最終更新日: 2016年2月9日

構成 事前申請の利用

出張予約との統合（経費精算なし）オプションで利用可能

経費精算および出張予約との統合オプションで利用可能

Section 5: 概要

あるユーザーは複数の従業員のアシスタントです。このユーザーが補佐する従業員が、みな同じ会議に出席することになりました。イベント申請機能がない場合、このアシスタントは従業員一人ひとりに対して何度も同じ申請を作成しなければなりません。

イベント申請を使用すると、すべての従業員の名前とフライトやホテル、会議費などの共通の情報を含む「マスター」申請を1 件作成するだけで済みます。次に、1クリックで一人ひとりに対する申請を複製し、従業員に通知を送ります。従業員はそのコピーに情報を追加して申請を完成し、提出します。

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重要 : イベント申請機能は、出張予約との統合プロセスをサポートしているため、事前申請 にて承認が下りると、ユーザーへ予約するよう知らせがあります（「承認して予約」）。マスターイベント申請により同席者イベント申請がただちに作成されますが、これは出張予約で作成された予約ではないため、出張予約との統合プロセスはサポートされません。

必要なロール

上記の例に登場するアシスタントがこの機能をフル活用するには、次の 2 つのロールが必須です。

• 申請イベント管理者 : このロールでイベント申請の作成と管理ができます。 - および -

• 申請プロキシログオン：このロールでイベント申請に含む従業員にアクセスすること ができます。個々の申請にアクセスすることもできます。

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NOTE: 申請プロキシログオンロールを付与する際、ユーザー管理者は、このプロキシとなるユーザーが管理することができるグループを選択します。さらに詳しい情報は、後述の「イベント管理者、申請所有者、イベント同席者、およびグループの関係」をご参照ください。

例外 – プロキシロールなし

申請イベント管理者ロールがある管理者に申請プロキシログオンロールがなく、なおかつすべての関係ユーザーが同じグループに属する場合、管理者はイベント申請を作成してから、個々の申請を生成することができます。管理者は後からは、個々の申請を（閲覧も含めて）処理することはできません。各所有者が、申請を個別に完了して送信する必要があります。

用語

この機能では次の用語を使用します。

• イベント管理者 : 申請イベント管理者ロールを持つユーザー。イベント申請原本を作成 します。

• イベントの同席者 : イベントの参加者であり、イベント申請原本に記載のあるユーザー。

• イベント申請原本 : イベント管理者によって作成された「マスター」イベント申請。イ ベントの同席者すべてに共通の情報が含まれています。

• イベント同席申請 : イベント同席者のための申請のコピー。共通の情報が含まれていま すが、編集可能でイベント参加者の固有の情報を追加することができます。

• 申請所有者 : 自身の申請を作成した、または代理で申請を作成したユーザー。申請所有 者は、イベント管理者と同じようにイベント申請原本のすべてを管理できます。



後述の「イベント管理者、申請所有者、イベント同席者、およびグループの関係」をご参照ください。

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イベント管理者、申請所有者、イベント同席者、およびグループの関係

イベント管理者および申請所有者

イベント申請原本には申請所有者が存在します。

• イベント管理者は申請所有者にもなることができます。この場合、イベント管理者が、

自分が作成者となって申請原本を作成します。

たとえば、Chris Collins がイベント管理者で、自身のイベント申請も作成するとします

（[事前申請] > [新規作成]> [新規イベント申請]）。この場合、Chris は申請所有者でもあります。右側の白いユーザーアイコンに、[プロファイル] ラベルがあります。 - または -

• イベント管理者は別のユーザーの代わりに作業することもできます。この場合、イベント管理者は最初にイベント申請原本を作成するときに、[プロキシの検索] を使用して目的のユーザーを探します。ここで指定したユーザーが申請所有者になります。

上記の例のように、Chris Collins がイベント管理者であり、Terry Brown の代わりに作業するとします。Chris がイベント申請原本を作成しますが、申請所有者は Terry です。このユーザーアイコンはオレンジ色で、ラベルには「＜ユーザー名＞の管理」と表示されます。

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プロキシログオングループ

前述のとおり、イベント管理者には申請プロキシログオンロールも必要です。申請プロキシログオンロールを付与する際、ユーザー管理者は、このプロキシとなるユーザーが管理することができるグループを選択します。

• イベント管理者（プロキシ）が別のユーザーの代わりに作業する場合、そのイベント管理者（プロキシ）は、ユーザー管理者によって割り当てられているグループに属する任意のユーザーを選択できます。

たとえば、イベント管理者（プロキシ）がグループ A を管理するように（ユーザー管理者によって）割り当てられている場合、そのイベント管理者（プロキシ）は、グループ A 内のどのユーザーのイベント申請でも作成および管理可能です。

• イベント管理者（プロキシ）は、ユーザー管理者によって割り当てられているグループに属している必要はありません。

たとえば、B に属しているイベント管理者（プロキシ）が、ユーザー管理者によってグループ A を管理するように割り当てられていた場合、グループ A 内のどのユーザーのイベント申請でも作成および管理可能ですが、グループ B に対しては作業できません。

グループ、プロキシ、およびイベントの同席者

イベントの同席者は、必ず申請所有者と同じグループに属している必要があります。

• 申請所有者がグループ A の場合、イベントの同席者もグループ A に属している必要があります。

NOTE: そのため、申請所有者とイベントの同席者全員が、確実に同じポリシーを使用す

るようになっています。

• グループ B に属しているイベント管理者が自分のイベント申請を作成した場合、すべての同席者もグループ B に属している必要があります。イベント管理者（プロキシ）は申請所有者でもあるため、グループ B に加えてその他のグループも管理するように割り当てられていても、イベント管理者（プロキシ）は自分のグループ（所有者のグループ)、

つまりこの場合はグループ B に属する同席者に制限されます。

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Section 6: ユーザーへの表示

イベント管理者

イベント管理者は [事前申請] > [新規作成] > [新規イベント申請] をクリックします。

通常どおり、申請ヘッダーページが表示されます。

NOTE: イベント管理者が自分のイベント申請原本を作成するときも上記と同様のパスから行い

ます。この場合、イベント管理者は申請所有者にもなります。イベント管理者が別のユーザーの代わりに作業する場合、イベント管理者はプロキシログオンを使用して目的のユーザーを特定し、申請を作成します。この場合、選択されたユーザーが申請所有者になります。

次に下記の操作をします。

• [申請ヘッダー] タブの上部に名前、目的、日付などを入力します。

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• [申請ヘッダー] タブの下部で、イベントの同席者を検索して全員選択します。前述のと おり、イベントの同席者は、必ず申請所有者と同じグループに属している必要があります。

• （必要に応じて）[セグメント] タブと [経費] タブを使って、同席者全員に共通の申請項目をすべて作成します。

• [申請ヘッダー] タブに戻り、[生成して通知] をクリックします。事前申請モジュール

はイベントの同席者それぞれに対し、コピーを作成します。コピーは同席者の申請リストに表示されます。また、イベント同席者への通知もあわせて行います。

手順について次のことに注意してください。

• イベント申請原本にはセグメント、想定経費（同席者がいてもいなくても）、配賦、添付ファイルを含むことができます。

NOTE: イベント申請原本レベルに添付された項目はイベント同席申請にコピーされませ

ん。

• イベント申請原本に仮払を含むことはできません。

• イベント同席者にすることができるのは、事前申請ユーザーである従業員のみです。

• イベント管理者は、イベント申請原本に対して、キャンセル、保存、印刷およびメール、

削除、申請を行うことができます。

• イベント管理者が申請所有者と同じイベントに出席、かつ同じグループに属する場合は、

自分自身をイベントの同席者として追加することができます。

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• 各同席者は、イベント申請に使用されたものと同じポリシーを使用する必要があります。

イベント管理者が何らかの理由でポリシーを使用できない出席者を選択した場合は、イベント同席申請を生成する時に生成不可の警告があります。

金額

イベント管理者がセグメントや想定経費をイベント申請原本に作成する時、合計金額は通常どおり右上に表示されますが、イベント同席申請が生成されるまでは同席者の金額は 0 です。

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申請をもう一度開く

イベント管理者が [生成して通知] をクリックした後、イベント申請原本がイベント管理者の申請リストに表示されます。

イベント管理者（この例では Chris Collins）がイベント申請を再度開くと、同席者それぞれの申請 ID や申請ステータスとともに、イベント同席者の金額が表示されるようになります。

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イベント管理者（Chris Collins）は申請 ID をクリックすると同席申請を開くことができます

（この例では Pat Davis の申請）。

イベント管理者がイベント同席申請を開くと、

• イベント同席申請、およびイベント申請原本の 2 つの申請 ID が表示されます。

• 個々のイベント同席申請には、他のイベント同席者は表示されません。

• イベント管理者はさまざまなタブにアクセスすることができ、申請の修正、および実際に同席者の代理となってイベント申請を提出することができます。（詳しくは、後述の

「その他のイベント申請アクション」をお読みください。）

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イベントの同席者

イベント管理者が [生成して通知] をクリックした後、同席者（Pat Davis）の申請リストにイベント同席申請が表示されます。

イベント同席者がイベント同席申請を開くと、

• イベント同席申請、およびイベント申請原本の 2 つの申請 ID が表示されます。

• 個々の同席申請には、他のイベント同席者は表示されません。

• イベント同席者はさまざまなタブにアクセスすることができ、イベント申請を修正したり提出したりすることができます。



詳しくは本ガイドの「その他のイベント申請アクション」をご参照ください。

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ワークフロー

イベントの各同席者が自分の申請を送信する場合は通常のワークフロー（承認者への提出など）

に従います。イベント申請原本は送信されないため、ワークフローはありません。

代理人

イベント同席者に代理人がいる場合、その代理人はイベントの同席者のアクセス権を継承します。

イベント管理者に代理人がいる場合、その代理人はイベント管理者のアクセス権を継承しません。

代理人はイベント申請を表示できますが、編集および提出はできません。

処理者

処理者がイベント同席申請を開いた時は、イベント同席申請およびイベント申請原本の両方の ID が表示されます。

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その他のイベント申請アクション

同席者の追加：イベント管理者は同席者を追加するためにイベント申請を修正することができ ます。この場合、 [生成して通知] をクリックすると、

• イベント同席申請が、新しい同席者にのみ生成されます。既存の同席者に対しては新しいイベント同席申請は作成されません。また、既存の同席者の同席申請が更新されることもありません。

• 通知は新しい同席者にのみ送信されます。既存の同席者には通知されません。

同席者の削除：イベント同席申請を生成する前、またはイベント同席申請の削除を妨げる条件 がない場合、イベント管理者は同席者を削除することができます。イベント同席申請が削除できない理由がある時は、イベント管理者に通知します。

イベント申請原本の削除：イベント同席申請を生成する前、またはすべての同席者を削除する 場合、イベント管理者はイベント申請原本を削除することができます。

申請の複製：

• イベント管理者は既存のイベント申請原本を複製するためのコピー機能を使用することができます。

• 同席者はイベント同席申請をコピーすることはできますが、イベント申請原本に関連する情報はすべて失われます。

その他の編集：

• イベント管理者：上述のとおり、イベント申請原本に変更を加えても既存の同席者に影 響しません。また、通知もされません。変更を同席者にも同期したい場合は、一度同席者を削除し、その後変更を加えてから、もう一度同席者を追加します。同席者は新しい同席者とみなされるため、イベント管理者が [生成して通知] をクリックしたときにイベント同席申請が生成され、通知が送信されます。

• イベントの同席者：各イベント同席者はポリシーおよび承認者により申請の変更を許可 されています。イベント同席者によってなされた変更は、イベント申請原本に影響しません。

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Section 7: 構成

必要な構成は、適切なロールのみです。

ロールの割り当て



ロールを割り当てるには :

1. [管理] ＞ [会社] ＞ [組織管理] ＞ [ロール管理者] の順にクリックします。

2. 目的のユーザーを選択し、通常どおりにロールを割り当てます。

NOTE: 申請プロキシログオンロールに対してグループを選択する必要があります。

3. [保存] をクリックします。

ルール - 任意で使用

[イベント申請あり] の属性（申請データオブジェクト）を、監査ルールやワークフロールール、

備忘メールルールに使用できます。

事前申請 ： イベント申請