仕 様 書
１． 件 名 平成２４年度海外インターンシッププログラム第１次日程（夏季）に伴う航空券・乗車 券手配等に係る業務 一式 ２．事業目的・背景 独立行政法人国立高等専門学校機構（以下「高専機構」という。）は，国際的に活躍でき る能力を持つ実践的な技術者の養成を行うことを目的として，高専機構のスケールメリッ トを活かし、全国立高等専門学校の学生から参加を募り企業の海外事業所等において就業 体験等行う「海外インターンシッププログラム」を実施している。 今年度第１次日程を実施するにあたり、一括して業務をアウトソーシングすることによ り、専門的見地から国内経路の公共交通機関及び海外の各派遣企業の研修地までの航空 券・乗車券の手配を行いかつ関係各所との調整を行うことで、安全かつ経済的な旅行経路 の策定による経済性の確保及び当該業務に係る業務の効率化を目的とする。 ３．業務期間 契約締結日より、平成２４年９月３０日までとする。 ４．参加者 ７名 ５．業務内容 （１）旅行計画及び経路の策定 別紙１及び別紙２の条件を満たし、参加者の安全に留意しつつ、経済的かつ時間的コ ストを勘案した一般的に利用する経路を策定すること。なお、経路策定にあたっては「独 立行政法人国立高等専門学校機構旅費規則」、「独立行政法人国立高等専門学校機構旅費 実施細則」、「独立行政法人国立高等専門学校機構旅費取扱規則」に準拠すること。 請負者は契約締結後速やかに経路を策定し、高専機構担当者の承認を得ること。 （２）国内交通手段の手配 以下の条件を満たすこと。 ① 公共交通機関の特急券を手配する場合は自由席とする。航空便を手配する場合は、エ コノミークラスとする。 ② 航空券及び公共交通機関の乗車券・特急券は事前に派遣学生へ渡すこと（Eチケットの 場合はE-mail添付にて送信でも可とする）。事前に乗車券を渡すことができない場合は、 運賃の精算方法について事前に高専機構担当者と協議すること。 ③ 不測の事態が生じ、到着が別紙２に示す時刻を過ぎる場合、高専機構の要請に応じて 1経路の変更に関する助言を学生及び高専機構に行う。返金があった場合は、追加でかか った費用と相殺の上、請求するものとする。 ④ ①・②に関する派遣学生及び所属高専からの問い合わせに対応すること。問題が生じ た場合は速やかに高専機構担当者へ連絡すること。 （３）国際線航空券の手配 以下の条件を満たすこと。 ① 参加者の派遣先が同一の場合は同一便とすること。 ② 手配する航空券はエコノミークラスとし、復路便の日付変更が可能なものとする。 ③ 原則、直行便とするが、研修地最寄り空港への直行便がない場合は、乗り継ぎ回数を １回とする（別紙２）。その場合は高専機構担当者に事前に通知し承諾を得ること。 ④ フライト内容（離発着時刻や乗り継ぎ時間）については、研修に支障のないよう派遣 学生の肉体的な負担を考慮したものとすること。帰路については、別紙２に示した時刻 までに到着するよう考慮したものとすること。 ⑤ 燃油サーチャージ及び空港使用料等諸費用（税を含む）を含むこと。 ⑥ 航空券は事前に派遣学生へ渡すこと（Eチケットの場合はE-mail添付にて送信でも可と する）。 ⑦ 請負者は出発空港にて出発時の搭乗手続きの補助を行う。また、当日派遣学生の出発 確認を行い高専機構担当者に報告すること。 ⑧ 請負者は、プログラム実施中に何らかの問題が発生した場合は、高専機構と連携し、 すみやかに新たな航空券の確保等の対応を行うこと。その際、別途料金が発生する場合 は、高専機構と協議の上、対応を決定する。 ⑨ 派遣国空港に到着後、研修地まで現地公共交通機関を使用する場合は、その経路にか かる公共交通機関の乗車券・特急券等を手配する。その際、運賃の等級を３以上の階級 に区分する路線による場合は、最上級の直近下位の級の運賃とし、２階級に区分する路 線による場合は、最上級の運賃とする。 （４）国内ホテルの手配 ① 出国日の前日に宿泊する出発空港周辺のホテルを次の条件に基づき手配する。 ・出発空港が成田空港の場合は、ホテルから出発空港へ無料送迎バスが定期運行してい ること（出発空港から所要時間１０分程度）。 出発空港が羽田空港の場合は、羽田空港周辺、又は品川・浜松町駅周辺のホテルであ ること。 ・洋室・禁煙、ユニットバス付きの宿泊室を次のとおり手配すること。 ８月１９日（羽田空港出発） ツインルーム １部屋 ８月２０日（成田空港出発） ツインルーム １部屋、シングルルーム １部屋 ９月 １日（成田空港出発） ツインルーム １部屋 ・食事は含まないこととする。 2
② 帰路において、不測の事態が発生し急遽別紙２に示す時刻を過ぎる場合、高専機構の 要請に応じて帰宅経路の安全性を考慮した、（４）①で手配する同等のホテルを手配す ること。なお、宿泊にかかる費用については、別途高専機構が支払うものとする。 （５）不測の事態が発生した場合の対応について ① ホテルの変更が生じた場合には、新たなホテルを速やかに手配すること。 また、国内経路、海外渡航にかかる航空便の変更が生じた場合は、必要都度、情報を 高専機構に提供するとともに、できる限り予定されていた経路に変更が生じないよう 配慮した経路の助言を行うこと。 ② 上記の場合において、追加で費用が発生した場合は高専機構と相談の上、別途精算を 行うこととするが、キャンセル等の事由により返金が生じた場合は、追加費用と相殺 の上、請求するものとする。 （６）査証取得業務の代行 受入企業又は高専機構と調整し、査証取得に関する手続きを行うこと。 （７）安全管理体制業務支援について 高専機構の安全管理体制を支えるため、国内及び現地の安全に関する情報を必要都度、 提供する。また、突発的な事故・事件、病気・けが、自然災害等不測の事態が生じた場合 は、高専機構担当者と密接な連携により旅行行程の変更、宿泊場所の手配、帰国に必要な 諸手続等の業務を迅速に行い、派遣学生の安全管理に万全を期す様努めること。 ６．業務実施体制 請負者は、本業務に係る責任者を１名選任し、本業務に係る監督・調整を行い、契約 期間中は高専機構と常に連絡がとれるようにしておくことまた、契約締結後、速やかに 責任者の氏名、連絡先等を高専機構担当者に連絡すること。 なお、契約期間中は原則として交代は認めない。万が一交代する場合には、高専機構 の了解を得て行う。 ７．共通事項 （１）旅行計画及び経路の事前承諾 航空券の手配を行う前に、派遣学生の旅程スケジュールを提出し、高専機構の承諾を 受けること。 （２）旅程の変更 事前に提出済の旅程スケジュールに変更が発生する場合は、機構本部と事前に協議し、 承諾を受けた上で、迅速に変更を行うこと。 （３）スケジュール表及び派遣国に関する旅行者のためのガイドブックを事前に派遣学生に 3
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