連番 区分 標 題 現 状 改 善 策 効 果 所属長の意見 受賞
1 グループ
受付カウンター への業務担当案 内表示板の設置
道路交通課は、５担当で業務を分担しております。各担 当間での業務の関連性は薄く、詳しい業務内容、特に処理 の方法などについては、担当者でしか説明しきれない業務 があります。
業務内容に関して、市民・事業者・自治会長等、頻繁に 道路交通課に申請・相談・要望に来られます。
受付けカウンターに来られた時に、道路交通課のどの担 当に話をすればよいのか、迷っておられる方・業務内容が よくわからない方・受付カウンターの前で立ち止まったま まの方々がおられます。
担当ごとに案内表示板を設置
道路交通課へ来られた市民等が、案内 表示板を見ることによって、自分の用件 がどちらの担当になるのかがわかっても らえ、声もかけやすくなり、市民サービ スの向上につながった。
来庁された市民に、わかり易 い誘導・業務案内が出来、市民 サービス・業務効率に役立って いる。
努力賞
2 グループ
受付カウンター への「受付中」 表示板の設置
道路交通課においては、申請・相談・要望で来課される 市民・事業者・自治会等の方々が頻繁にあり、職員は受付 カウンターでの対応に追われているのが現状ですが、すで に市民等と職員が受付カウンターでの応対をしている場合 でも、応対している職員が、必要書類をコピーをする時な ど、受付カウンターでの応対中から席をはずすことがしば しばあり、その際に、他の職員が受付カウンターの市民等 を見て、応対をしなければならないと思い、声をかける が、すでに応対中であることがあり、声をかけるまでは、 応対中なのか未応対なのかを判断できない。
受付中（対応中）の表示板を設置
受付中（応対中）の表示板を立てること により、応対中であることが一目同然で あり、応対している職員以外の職員が、 そのたびに自席を立つこともなくなり、 業務に集中できた。
窓口での対応状況について、 全ての職員が把握できるので、 事務の効率性につながる。
努力賞
3 個人
「エコこより」 七夕飾りの工夫
毎年、保護者・地域向けの七夕の笹飾りを作っている。こ の際 こより で笹を結んでいるが、行事が終了するとす ぐに廃棄になる。 こより 一本８円で約4, 000円分を毎年 予算として組んでいた。
職員が子どもの頃やっていたということで、ご近所から 「しゆろ」の葉をいただいて、子どもといっしょに「し ゆろコヨリ→エココヨリ」を作った。
・経費の節約（約4, 000円）
・子ども達といっしょに「しゆろ」を探 したりして、自然のものを利用して生活 に活かすことを知らせることができた。
・経費の節約になった。・「し ゆろ」探しでご近所との関わり も深まった。
・自然物の利用を通して「もっ たいない」事や環境にとってど うなのか考える取組みとなっ た。
努力賞
4 グループ
「赤ちゃんの 駅」事業にかか る財政負担の軽 減
こども室では、21年度より子育て支援の一環として「赤 ちゃんの駅」事業を行うことになったが、この事業のため の予算は「赤ちゃんの駅」に掲げる旗の分のみで、公共施 設等に設置するための備品等の経費は全くなかった。保育 所等の施設には現状の設備でお願いするとしても、公共施 設の中にはどうしてもおむつ替えの台や授乳用の椅子が必 要となるところがあり、備品購入費や設備費の捻出は困難 な状態であった。
新たな財政負担を軽減するために遊休品を活用すること にし、不要となったベビーベッドとソファの提供を本市 職員から募ったところ、複数の申し出があった。設置ス ペースの問題もあるため事前に確認のため訪問、使用で きそうなものについて協力をお願いした。
また、市民に親しみを持ってもらえるように、こども室 所属の保育士による駅スペースの飾りつけをすることに した。
本庁と保健福祉センターにソファを、エ スポアールと教育委員会にベビーベッド とソファを設置することができた。ま た、保育士による手作りの飾りつけによ り、温かみのある明るいスペースになっ た。
軽減額 166, 000円
（内訳）ベビーベッド @43, 000円× 2台 =86, 000円
ソファ（授乳用椅子）@20, 000円 × 4台=80, 000円
限られた予算の中、6月1日から 開始するため様々な意見を出し 合い、職員より遊休品を募り備 品を揃えることができた。ま た、飾りつけも手作りの良さが 出て、利用者からも喜ばれてい る。
努力賞
5 グループ 歩く広告塔
さくら保育所は奥まっていてなかなか掲示板のお知らせが 読んでもらいにくく広場や赤ちゃん教室のお知らせは役所 関係や自治会の掲示板や個人の玄関先に貼ってもらってい た。
保育所の子どもたち（特に小さい子どもたち）が散歩に 行く時に使用する散歩車に大きなポスターを貼り付け公 園等に遊びに来ている人たちに読んでもらえるようにし ていく。読んでもらったりしている時におしゃべりをし にいったり、リーフレットを配布したりして宣伝をす る。
さくら保育所の存在を案外知らない人た ちが多くこの大きなポスターを介して小 さな子どもを持つ人たちと話をする機会 が増え、所庭開放や広場への参加につな がった。
6 グループ
利用者目線を大 切に！！
一昨年に引き続き安心安全に利用していただける施設とし て環境整備に努めてきています。今年度は当施設館内、各 階が分り難い、といったご指摘やエレベーターのトラブル があり 案内表示、エレベーターの事故防止など視角的改 善を試みてみました。
①当施設の正面玄関壁面を利用して、両面に看板を設置 しました。
②玄関の扉にファミリー・サポート・センターと館内の 表示、合わせてエレベーター乗降口壁面に表示しまし た。
③エレベーター乗降ボタン× 印マークを貼り子どもにボ タンの操作ができないように工夫してみた。
④その他 館内の経路ご案内表示をよりわかりやすく表 示しました。
※ 別紙参照
①∼③について視角的改善を図ったこと で好評かつわかり易くなりました との声 をいただけたり ③については指詰めな どの事故が一切なくなった。この点につ いては大きな改善、前進につながった。
初めての方にも利用しやすく、 わかり易く 尚且つ安心安全面 に対する配慮も創意工夫するこ とで、一定改善前進することが できました。
7 グループ
あれもこれもダ ンボールでｅｃ ｏごっこ
ごっこあそびが大好きな年齢で「ままごと遊び」が広がっ ていましたが、限られた予算の中では思うようにままごと 遊具がそろわず取り合いの原因になったり、雑に扱うすが たもみられました。
おなべ、包丁、まな板、など全てダンボールで作りさら に冷蔵庫やレンジも作りました。
用意したい数だけそろえる事ができ、ま た、雑に扱うと壊れてしまう事も経験す る中で、物を大事に扱おうとする姿にか わってくる。既製品以上にリアルに再現 でき、ごっこあそびが深まっている。
「ままごとコーナー」として セットしているのでこども達は
お母さん や 家族 、 先 生 になったつもりでいつでも ごっこあそびを楽しむ事ができ ます。ダンボールなので、アイ ディアがうまれると簡単につく れます。
努力賞
8 グループ
お部屋飾りにも なるブックスケ ルトン
絵本が大好きな１歳児の子ども達。「今日はどの絵本を読 んであげようかなあ」と毎日絵本選びをしていますが、こ ども達にも「これが見たい！」という思いがもてて選べれ ば、もっと絵本が大好きになれるのになあと思っていまし た。
ブックスタンドに並べて保管していた絵本をタペストリ のような大きな布に透明のビニールカバーを９つ区分し て縫い付け９冊の絵本の表紙をみせて並べて週ごとに入 れ替えをするアイデアです。
自分で選びたい思いが高まり、選んだも のを読んでくれた時の嬉しい気持ちを味 わえる。保護者にもこども達の大好きな 絵本知ってもらういい機会となりまし た。
又、カラフルな色合いの絵本はとても明 るく、かわいい部屋飾りになっていま す。
こども達は絵本が大好きでよく 集中してみています。保育士や 大人から与えるだけでなく子ど もが「選べる」ことがこの年齢 で大切なことです。さらに、部 屋に飾っているので保護者にも 年齢にみあった絵本の紹介が常 に出来ていて一石二鳥のアイデ アです。
努力賞
9 グループ
文書処理につい て
依頼文により、文書処理を個別に回答日まで、処理を行っ てきましたが、誰が何時、回答したか、逐次ファイルを奥 から出すか、送信メールをさかのぼって、検索しないとわ かりませんでした。又、回答期日間近まで気づかずに、慌 てるときがあった。
これらを一括処理するため、Ｚホルダーに入れることで 職員全員に閲覧できる様にし、回答日とタイトルの記入 もれをなくすため、未回答ホルダーをつくった、回答日 と期日をタイトルに記入して供覧、決裁が終わると担当 と回答日を記入するようにし、Ｚホルダー内のファイリ ングに収納できるようにした。
事務文書の流れがスムーズになり、担当 者も未回答ホルダーで回答日が一目瞭然 となり、期日までに確実に返信できる様 になった。
文書の処理が円滑になった。
10 グループ
ゴミの分別収集 について
ハイプラゴミと普通ごみを同じ様にあつめていた。
ハイプラゴミのゴミ箱をつくり、普通ゴミと分別収集を する様にした。
分別収集の意識が高まり、今では、当然 のことの様に分別収集ができ、ＩＳＯの 一環となっている。これを守らない者 は、必ず注意をうける。
全庁的に取組んでいることでは あるが、全職員が分別収集の意 識改革ができた。
11 グループ
シュレッダー専 用箱の設置
個人情報が記載されている文書については、事務処理の 終了後、廃棄するものは職員がその都度シュレッダー処理 をしているが、うっかりすると事務処理の途中であるにも かかわらず、職員が間違ってシュレッダー処理をしてしま う可能性があった。
個人情報が記載されている文書のうち廃棄するものに ついては、事務処理が終了した後、シュレッダー専用箱 に入れておくようにし、その専用箱を定期的に係長が確 認した上で、まとめてシュレッダー処理をするようにし た。
事業所等から提出された文書を、間 違って廃棄することなく適切に処理する ことができる。
12 グループ
廃棄書類ケース の活用
市民税担当では申請書類等が多く存在しているが、それ を整理するケースが少ないため、職場内が煩雑になってい る。
庁舎内に廃棄されていた書類ケースを磨き直し、申請 書類や文具等を収納できるように活用した。
職場内の整理ができた。
他課で不要になったものを職 員が磨き直して使えるようにし たことは、職場の整頓だけでな くリユースの視点からも良いと 思う。
13 グループ
電話混雑期の折 り返し発信専用 職員の固定化
毎年６月に個人市民税の納税通知書を発送した後、問い 合わせの電話が殺到するため、個人市民税の担当以外の職 員も電話を受け、問い合わせ内容を聞いた上で、折り返 し、担当職員から電話をする旨を伝えている。
しかし、個人市民税の担当職員も窓口来庁者や電話の応 対に追われ、折り返しの電話をするのがついつい後回しに なってしまい、問い合わせをしてきた市民には、いつまで 待たせるのかとの思いを持たせてしまっていた。
問い合わせの電話が混雑する期間は、職員２名を折り 返しの電話発信専用として固定化し、個人市民税の担当 以外の職員は、受けた電話のメモを当該職員の机上に設 置した箱に入れ、問い合わせ後長時間待たせることなく 折り返しの電話を次々と発信できるようにした。
電話で問い合わせをしてきた市民を長 時間待たせることがなくなった。
これまでは来庁者や電話の応 対に追われ、それをこなすだけ で精一杯であったが、折り返し の電話を待っている市民の立場 に立った発想で工夫したことは 評価できる。
努力賞
14 グループ
派遣労働者の名 札をアルバイト 職員と色分け
当初課税で人手が多くいる時期は、職場内に正職員、ア ルバイト職員、派遣労働者が混在している。
アルバイト職員は事務服を着用しているが派遣労働者は 私服であるため、市民から見ると派遣労働者は事務従事者 かどうかわかりにくい状況であった。
アルバイト職員は白地の名札を着用しているが、派遣 労働者には色付きの紙に名前を書いた名札を着用させ た。
市民から聞かれた場合、「白色の名札 をしているのはアルバイトで、○ ○ 色の 名札をしているのは派遣労働者です。」 と明快に答えることができるようになっ た。
名札を色分けすることは大し たことではないが、市民から見 て不信感を招くことのないよう 心がけることは大切なことであ る。
15 グループ
朱肉ふき用 ティッシュを窓 口に設置
窓口で市民が申請用紙等に押印することが多くあるが、 特にティッシュを置いておらず、朱肉が付いたままで印鑑 をケースに収納してもらっていたため、時々市民から 「ティッシュがないか。」との声が寄せられていた。
営業用のポケットティッシュの中身を出して手作りの 箱の中に入れ、窓口に置いた。
市民から、ティッシュを催促する声が なくなった。
ちょっとした事であるが、市 民の声を受け止める姿勢は重要 である。
努力賞
16 個人
色も鮮やかボー ルネット
・保育所の子ども達は、ボール遊びが大好きで、保育所に はたくさんボールがありますが、かごに入れたり、ネット に入れたり管理に悩んでいました。
・元々ボールが入っていたネットは、糸が細くて子どもの 手では入れにくくて、入れようとするとボールは転がって いくので困っていました。
・手近にある綿の紐でボール入れを編みました。
・サイズもいろいろなものができて、た くさんボールも入り、子どもの手でも簡 単に入れることができます。
・色も鮮やかで目立ち、汚れても洗えま す。
たくさんあるボールが片付けら れず、所庭に転がっていること もありましたが、この
ネットになって、子どもたちも 片付けるのが楽しいようです。 また、一目で見えるので 自分の好きなボールがどこにあ るかもすぐわかります。収納も 場所もとらず、すぐに役立つ提 案だと思います。
17 個人
オリジナル虫と り網
・夏が来て、保育所の子ども達は蝉取りに夢中・・・朝か ら蝉を追いかけています。高い木の上の蝉を採るには、網 が必要なのですが既製の虫網はすぐ破れてしまうので困っ ていました。
・保育所の職員は、廃品を最利用したり、身近にある材 料（ビニール袋・布）で物を作るのが得意です。竹と針 金、ポリ袋と余り布を利用して、虫網を作りました。
・子ども達も大喜びで虫取りを楽しんで います。
・何より丈夫で、１ヶ月以上経つのに破 れません。
・職員が作ったということで、子どもた ちも大切に使ってくれています。
夏になると子ども達は蝉とりに 夢中、トンボも飛びはじめたら 目をお皿のようにして
探しています。手の遠いところ にいる生き物を捕まえるには、 なくてはならない虫取り網です が、既製品はすぐに破れてしま い、子ども達もがっかり。手作 りの網は、けっこうじょうぶで ひと夏、長持ちしました。子ど もたちには、レースのカーテン のハギレで作った網が人気でし た。
努力賞
18 グループ
安全・清潔らく らくチェアー
１歳児の子どもは自分でパンツをはく練習をしています。 床では不衛生なのでお風呂マットを敷いていましたが、そ の際足を上手く上げられなかったり、混雑して自分ではく ことが困難なことも・・・そのことにより 自分でやって みよう というこどもの意欲もなくなります。
子どもの 自分でやてみよう という意欲を大切にする 為、自分で上手くパンツをはけるようにするのに何か手 立てはないかなあと考えていました。そこで、足を上げ やすいように高さがあり、数人座れる箱イスを牛乳パッ クや布で作りました。
箱イスを作ったことにより、座って上手 く足をあげパンツやズボンがはきやすく なったので、子ども達も頑張る姿が見ら れるようになりました。箱イスに座る事 で混雑することがなくスムーズに動く事 ができています。箱イスは牛乳パックで 土台をつくり、水拭き出来る布をかぶせ たので、エコにもなり衛生的です。
１才∼２才にかけては 自分 で！ という気持ちがどんどん 芽生えてきます。まだ、気持ち に行動がうまく伴わないときも 多々ありますが、そんな時少し の手助けや今回のような工夫が こども達の身の回りにあれば、 着脱等への意欲や自信につなげ ることができ着脱用として新た なアイディアです。
優秀賞
19 グループ たっちの味方
０才児クラスは、ヨチヨチ歩きの子やつかまり立ちの子な ど発達も様々です。机の脚や角など危険な箇所がありま す。
ヨチヨチ歩いていて転んで打っても大ケガにならないよ うに、使わなくなったタオルやビニールシートを巻きつ けて、固定しました。
狭い所に入り込んだり、歩行がまだ不安 定で転びやすい子がいる中で安心して見 守ることができる。
配膳台など必要なものでも、探 索活動が活発になってくる０才 児にとってはケガのもとになり やすいのです。ちょっとした気 配りや安全対策として大切です ね。
努力賞
20 個人
アイディア バ ンザーイ
幼稚園では安全管理の上で正門を開けていない時は、常 に南京錠をしています。毎日登降園の際に鍵を持って走っ ていき開けます。人手のない小さな園では細かいことです が手のすいている者が鍵をもって走っていきました。
・職員が出勤したとき、正門の南京錠を登山用のザイル を通す金具に付け替えておく。
・鍵を持たずに正門の開閉ができる。 ・退勤時に南京錠に変えておく。
来客時、鍵を取りに走らなくなった。 園児の手で操作できないので安心であ る。
手間が省けて仕事に集中できる。
左記に同じ 努力賞
21 グループ
窓口カウンター 上における書類 等の直置き廃止
窓口カウンターの上には、よく使用する申請書類、啓発 チラシ、持帰り用封筒等が直置きされていた。
このため、市民が提出する書類や身分証明書などの重要 物が他の書類等に紛れてしまう恐れがあった。
窓口に簡易な書類立てを置き、その中に申請書類、持 帰り用封筒等を立て置きした。また、啓発チラシは市民 が使用しない一角にまとめて置いた。
窓口で市民の応対をする際、提出物の やり取りがとてもスムーズになった。ま た、身分証明書などの忘れ物がなくなっ た。
市民から提出された書類等を 大事に取り扱うための改善であ るが、市民から見て窓口がきれ いになった印象も重要なことで ある。
22 個人
せまいスペース を有効に
さくら保育所は保育室が狭く保育室にコーナーを作りたく ても作りたい場所に出口があり出入りするため物を置くこ とが困難であった。
保育室の裏にセメントの部分があり吹きっさらしにはな るがヤネがあるので雨が当たらないようビニールのシー トで囲って遊べるスペース作りをした。
セメントでは冷たく汚れるので、他からもらったマット を敷くことで子どもたちの遊べるスペースが増えた。 部屋にも少しコーナーを作り子どもも分散して遊べるよ
食事が早く終わった子どもたちが遊びだ しても気が散ることなく食べれるし、子 どもたちも遊びを選んで好きな所でゆっ くり遊べている。
皆で考えスペースを作り上げま した。子どもたちが落ち着いて 遊んでいます。
23 グループ コップかけ
さくら保育所は子どもたちの手洗い場のスペースが狭く コップ置きを置く場所がない（片方は大人用のエスケーが あり不潔だし、もう片方は狭く食器置きがきちんとおさま らない）
コップ置きだと一箇所に固まり混乱するので壁の部分に フック掛けを取り付けた。
壁に掛けることにより他の滴もかからず 混乱も無い。
壁掛けそのままを日光消毒もできるので 衛生的であり安い費用でスペースもすっ きりした。
色々考えたけれどなかなか良い 案が浮かばずこの案が良いと思 います。
努力賞
24 個人
ホームページの リンク切れ対策 の実施
現在、ホームページの情報管理・更新は各所管で行ってい るが、年度更新などの作業時にページの移動などを行って リンク切れを生じさせ、閲覧者に対して正しい情報提供が 行われていないことがあった。
各所管に対して、リンク切れの確認及び修正を依頼。１ か月ほどの期間を設けて、結果については様式による報 告を求めた。
56箇所のリンク切れ・リンク間違いを確 認。リンク切れなどについては各所管で 修正済みである。今後も迅速かつ正確な ホームページによる情報発信を行ってい くため、年１∼２回程度の頻度で実施し ていく予定である。
HPでの情報提供は以前よりリン ク切れ等の指摘があり、これま ではその都度対応していたが、 各所管で定期的かつ一斉に チェック作業が実施されればよ り正確な情報発信が可能とな る。
25 グループ
ファイリング キャビネットへ の内容記入
ファイリングキャビネットの上２段は現年度文書及び常 用文書、下２段は前年度文書などの取り決めがあるが、蓋 が閉じている状態では内容の確認ができず、文書ファイル の出し入れに時間を要していた。
ファイリングキャビネットの蓋部分に「今年度」「前 年度」「常用」などのシールを貼った。
文書ファイルの出し入れがスムーズに なった。
業務効率の改善が図られた。 今後、もう少し詳しい内容がわ かるシールを貼るなどの工夫を してはどうか。
26 グループ
文書へのファイ ル標題の記入
文書は文書分類表に基づきファイリングしているが、同 じような文書でも異なったファイルに保存している場合が ある。
文書のヘッダー部分などにファイル標題を記入する。
文書のファイルへの入れ間違いなどが 少なくなった。
また、他部署への照会文書などにも ファイル標題（目 共通のみ）を記入す ることにより、間違いが少なくなる。
ファイルの間違いが減少し、 業務の効率の改善が図られた。
27 個人
ねやがわ発「出 前講座」報告書 の改正
ねやがわ発「出前講座」実施後に、講師として派遣された 担当課の職員は、実施について報告書を作成し、広報広聴 課に提出する。その際、広報広聴課で行う統計処理に必要 なため、実施団体等への通知書の写しと実施後に実施団体 等から提出されたアンケートの写しを添付する。
実施団体等への通知書と実施団体等から提出されるアン ケートの項目のうち、統計処理に必要な項目を実施報告 書に記載するようにした。
実施団体等への通知書の写しと実施団体 等から提出されたアンケートの写しの提 出が不要になったため、実施報告書を電 子メールの送信で広報広聴課へ提出でき るようになった。
実施報告書の提出に掛かる時間の節減に なり、また、通知書とアンケートの写し が不要になったため、コピー（紙）の削 減になる。
ペーパーレス等庁内ランの活用 により環境に配慮した効率的な 事務執行が可能となる。
28 グループ
公園緑地課の主 要な施策の項目 の見直し
公園緑地課の主要な施策で公園管理日による施策は、都市 公園とちびっこ老人憩いの広場の維持管理に分けられてい た。両者の事業内容については、面積の大小がある程度で ほとんど異なるところがない。
仕事のリスト2009より、都市公園とちびっこ老人憩い の広場の維持管理事業を統合し都市公園等維持管理事業 とした。
決算の明細書( 貼紙) を作成する際、｢歳 入歳出決算書｣に対応するものと｢決算に 関する主要な施策の成果」に対応するも のの二つを作成していたが一つですむ。
事業の見直しによる統合をした 結果、事務の簡素化ができた。
29 個人
窓口カウンター の改善( 1)
窓口カウンターが、隣の課と並んであり、来庁者に分かり にくい状態でした。
窓口カウンターを隣の課と少し離し、カウンターの見や すい位置に「公園緑地課→」と大きく表示をしました。
市民の方が窓口にこられても課の配置も 良くわかり、迅速に対応できるように なった。
少しの改善で市民の方の対応が スムーズになった。
努力賞
30 個人
窓口カウンター の改善( 2)
窓口カウンターに各種のパンフレットを並べて置いてい た。
窓口カウンターに各種のパンフレットを並べて置いたた め、パンフレットの種類や内容が分かりにくいため、立 て掛けが出来るラック式パンフレット入れを設置した。
窓口カウンターに各種のパンフレットを 並べて置いたため、来庁者の方との対応 が行いにくく、また、パンフレットの種 類や内容が分かりにくいため、立て掛け が出来るラック式パンフレット入れに変 えることにより、カウンターも整理さ れ、来庁者の応対も迅速になり、パンフ
31 グループ
受付時のバー コード読み取り 方法の改善
証憑書の受付時に各帳票のバーコードをリーダーで読み 取っている。
支出命令と負担行為が同時に糊付けされて受付する時も、 支出命令と負担行為をそれぞれバーコードをリーダーで読 み取っている。
負担行為のみを受付ける時はバーコードを読み取るが、 支出命令と負担行為が糊付けされて同時に受付する時 は、支出命令のみを読み取り、負担行為は読み取らな い。
受付時間の短縮とバーコードを読み取り ミスの防止
地道な改善への取組みであり、 会計室において一日に処理する 証憑書の件数は膨大であること を考えると事務の効率化が図れ るものである。
32 グループ
総合振込依頼書 の様式の変更
総合振込依頼書の金額欄が３桁ごとに区切られていないた め、決裁する時に金額の確認がしずらい。
総合振込依頼書の様式を変更し、金額欄を３桁ごとに太 線で区切った。
決裁する時に金額の確認がし易くなっ た。
地道な改善であるが、本室にお ける金銭の取扱いにミスがあっ てはならず、その意味からして 金額が確認しやすくミスを未然 にくいとめることにつながるも のである。
努力賞
33 グループ
受付簿の保存期 間の短縮
証憑書の受付簿を現在１年間保存している。 証憑書の受付簿の保存期間を２ヶ月に短縮した。 証憑書等の保存スペースの確保
地道な改善であるが、本室にお ける取扱う書類は膨大であり、 必要最小限の方法によりスペー スの有効活用が図れる。
34 グループ
証憑書を保管す るための製本に ついて
支払終了後の証憑書については、支払月毎に綴じて、５ 年間会計室の書庫に保管しています。その際、支払年度・ 月、支払科目等を記入した背表紙を作成し、製本した状態 で保管していますが、年度・月以外の見た目があまり変わ りません。
会計室の書庫には、５年間分の証憑書（大量の証憑書） があるため、担当課が必要な証憑書を探す際に時間がか かったり、片付ける際に年度や月を間違えたりして、手間 がかかっていました。
また、証憑書を綴じる際に、ビニール紐を用いていた が、綴じにくく、長い間保管している間に、緩んできたり していた。
背表紙を作る際の紙を、１色（再生紙）のみで作成し ていたのを、各年度ごとに色上質紙を使用します。 平成20年度 白（再生紙）
平成21年度 薄青（色上質紙）
今後、各年度ごとに色を決め、５年後には、各年度ご とが一目でわかるようにします。
証憑書を綴じる紐を、ビニール紐から、結束バンドに 変更します。
背表紙の色で年度が分かるため、必要 な書類を探す際、支払月を確認するだけ で、探すことができます。
貸し出し後等をした証憑書を担当課が 片付ける際にも、年度が一目で分かり、 異なる年度に収納することも防げます。
結束バンドであるため、硬さがあり綴 じやすくなり、とじひもが緩んでくるこ ともなくなります。
証憑書の年度毎の背表紙色分け や結束バンドの活用により、室 での確認時のみならず、他課に よる証憑書の確認時にも効率的 であり、利便性が向上するもの である。
努力賞
35 個人
文書事務実態調 査の実施
総務課では文書主任会議、研修及び日常業務を通じて、 文書の適正な取扱いについて周知を図っているが、個別の 指導・助言については、申請や公印の押印が必要な文書や 質問があったもの等、実施の範囲が限られていた。
総務担当課及び文書の取扱量が多い所管を中心に、担 当者が直接赴いて、ファイリングキャビネットの整理状 況、文書の取扱い及び公印の管理状況等を調査し、不備 等がある場合は文書主任に直接助言・指導を行った。 平成21年度調査実施所管：３室12課
文書事務担当者が執務室内を直接調査 することにより、各所管の実状に応じた きめ細やかな助言・指導を行うことがで きた。また、調査を通じて文書事務にお いて不備が発生しやすいポイント等を把 握することができ、文書主任会議や研修 の内容に反映させることで、全庁的に適 正な文書事務の取扱いを効果的に周知す ることが可能となった。
調査対象課については、改善内容を確 認しながら、継続して助言・指導を行う とともに、次年度以降も引き続き、全庁 的に調査を行っていく。
直接、課等を訪問することで、 ファイリング等の不備を把握で きまた、指摘することにより適 正な文書の取扱がされ評価でき る。
努力賞
36 グループ
審議会等の閲覧 用ファイルの設 置
公開している審議会等について、各所管課において、 ホームページや広報による、開催の案内や情報の提供をお こなってきた。
公開している審議会等の資料や会議録について、ホー ムページ等で公開するだけでは、パソコンを使用できな い方は見ることができないため、総務課が管理している 「市民情報コーナー」に審議会等の会議録や資料を綴じ た閲覧用のファイルを設置した。
市民情報コーナーにファイルを設置す ることで、パソコンを利用できない高齢 者なども審議会等の情報を閲覧すること ができ、審議会等の情報を周知すること に役立っている。
市民の目線に立った提案で、 市政情報を様々な形で提供して いくことは重要なことであると おもいます。
37 個人
審議会等に関す る情報のホーム ページでの周知
各課で所管している審議会等について、ホームページで 審議会等の一覧を作成し、設置根拠や所管課などを掲載し ているが、各課によって掲載されている項目にバラつきが あった。
公開している審議会等については、ホームページで会 議録及び会議資料の掲載を依頼し、案件の概要等につい ても掲載するように依頼した。
審議会等の情報をホームページで公開 することにより、市民に情報を提供で き、より開かれた市政に貢献できる。
市民の目線に立った提案で、 市政情報を様々な形で提供して いくことは重要なことであると おもいます。
努力賞
38 個人
職員提案制度に おけるほう賞の 取扱い
昨年度までは、再任用職員の職員提案のほう賞について は、個人ほう賞のみを対象としていた。
今後は再任用職員が大幅に増加し、退職した職員のノ ウハウを活かすといった観点から、再任用職員にも職員 提案に積極的に参加してもらうため、所属ほう賞も対象 にした。
再任用職員からの提案が増えるものと考 えます。
再任用職員からノウハウを得 るという点から、効果が見込め ると考えます。
39 個人
職員提案ニュー スの改善
昨年度まで職員提案ニュースは特に様式を定めずに、 ニュースの素材も各担当で決めていた。
今年度は、ニュースの素材を「整理・整頓、環境、改 善のコツ」と事前にテーマを決めて、何を職員にアピー ルしたいかを考えて取り組んだ。
また、昨年度の改善事例からテーマにあったものを取 材し、ニュースに掲載することで、他の職場にも改善事 例の周知ができた。
他の課等で改善された事例を、ニュース に掲載し紹介することで、別の課でもそ の改善をヒントにすることができ、「改 善の輪」が広がるものと考えます。
提案ニュースも例年の取組み でマンネリ化が懸念され、一定 の効果が期待できると考えま す。
努力賞
40 個人 課題提案の実施
例年、職員提案制度は、「改善報告」と「自由提案」で あった。
今年度は、７月７日から24日まで、「課題提案」を実 施した。内容は「地域の雇用を再生する事業」及び「臨 時の雇用を提供する事業」についてどのような事業が考 えられるかといった提案の募集を行った。
短期間の募集であったにもかかわら ず、「地域の雇用を再生する事業」につ いて53件、「臨時の雇用を提供する事 業」について62件、合計115件の提案があ り、一定の効果がありました。
緊急の課題に対して、職員提案 制度に基づき、提案を募集する ことで、職員への課題への意欲 を向上させることができまし た。
努力賞
41 個人
安全な執務室の 確保
事務機器室内の足元の配線カバーが浮き上がっていた。 利用職員が足をひっかけ転倒したり、ひっかかった際に コードの損傷や機械本体が損傷するおそれがある。
ガムテープで配線カバーを固定し、安全に利用できる ようにした。
足が引っかからないようになった。
ちょっとした取組みで安全に業 務をおこなうことができ、評価 できる改善である。
42 個人
電話の設置位置 の改善及び内線 番号表示。
電話が電話台等に設置されておらず、皆がかかってきた 電話に即座に出られない状況になっている。また、職員が 各々の電話の内線番号を記憶できていないので、電話の取 次ぎに時間を要することがある。
・各担当において、電話機の設置位置、高さ等の改善を 実施した。
・内線番号表示札の設置を行う。 ・電話の台数についても精査する。
事務処理の効率化が図れるとともに、 市民からの問合せや苦情等に迅速に対応 することができる。
電話の設置場所の改善及び内線 表示により、電話窓口対応の第 一歩である電話応答までの時間 短縮が図れ、市民対応及び内部 連絡の円滑化に繋がる改善であ ると考えています。
43 グループ
トイレスリッパ の整頓
トイレのスリッパをなかなか自発的に揃えられず、散乱し ていることが多かった。
スリッパとトイレの床にマークをつけ、同じマークのと ころにスリッパをもどすようにした。
自発的にスリッパをきちんと揃えるよう になった。
また、スリッパを揃えていない園児に対 し「そのスリッパはここやで」と声を掛 け合う姿が見られるようになった。
子ども達の大好きなキャラク ターを用いる事で、興味を持つ ことができ、自分が使用した時 はもちろん、友達が片付け忘れ たスリッパも自主的に揃え、も とにもどす姿がみられた。継続 して、片付けができるよう工夫 していきたい。
努力賞
44 グループ
会計室分の源泉 徴収票について
源泉徴収票を送付する時に、封筒に送付先のシールを貼 り、その封筒の宛先と源泉徴収票の住所と名前を確認をし ながら、封入作業を行っている。
封入作業終了後に封緘作業をしており、職員3名が3日間作 業に従事している
源泉徴収票を作成するときに、圧着ハガキに印字し、圧 着すると同時に発送できる状態になる。
封入誤りが防げる。
封入封緘作業を短縮が出来る。
封入・封緘誤りを防ぎ、また作 業時間の短縮が図られる。
45 個人
調査依頼文には 見本及び様式を 添付する
学校には年度始めに回答様式集をメールにて送付している けれど依頼文を出す度様式がどこにいったかわからない、 人事異動時に前任者が様式を削除したので無いとの問い合 わせがあり度々様式を送付しなければならない。
依頼文を出す度に回答様式の見本及び様式を添付した。
見本及び様式を添付した事で担当者から の問い合わせも無くなり回答内容にも間 違えがなくなった、又学校でも様式を探 す手間や問い合わせに対応する時間が省 け時間の短縮になり双方の事務効率が上 がったと思われる。
学校への照会文書送付の都度、 回答様式と回答見本を添付する ことで、問合せも減り事務の効 率化につながっている。また、 学校側でもわかりやすくなり迅 速に回答できるようになったと 喜ばれている。ひと手間かける ことで、大きな手間を省けた好 改善例として評価したい。
努力賞
46 個人
幼稚園就園奨励 費補助金制度保 護者向け案内 文・申請書の見 直し
当制度は幼稚園在園児の属する世帯に対し、子育て支援・ 少子化対策の観点から、世帯の課税状況等を考慮し、国ま たは市の定めた補助単価表により補助金額を決定・支給す るものである。 申請書を書く保護者へ配付する際、当制 度の概要を記載した案内文を共に送付しているが、制度が わかりづらい、結局いくら補助してもらえるのかという問 い合わせが多く寄せられていた。 申請書に関しても、課 税状況の記載された書類（写）の添付をお願いしていたた め、手間がかかるとの声があった。また、１本の電話対応 に取られる時間も長く、担当者がなかなか席を外せない状 況であった。
・私立幼稚園保護者向け案内文… 補助金額単価表の簡略 化（７８コマ記載していたものを２８コマにまとめ、細 かい説明を※ 印をつけて表外へ記載した）、参考ケース として問い合わせの多い例を３件記載するなどの改善を 行った。
・公立幼稚園保護者向け案内文… 回りくどい文面などを 見直し、Ｂ４片面印刷をＡ４両面印刷にすることなどに より、行間にゆとりを与え、文字を見やすくした。 ・公私立補助金申請書… 平成20年度より学事システム （市民税課税台帳と連動）を導入し、正確性を昨年度確 認した上で、他市からの転入等の例外を除き、税証明書 の添付を不要とした。
また、書き込みづらかった様式を見直し、Ｂ４であった ところをＡ４サイズにまとめた。
私立分においては、従来就園奨励費補助金と保護者補助 金の申請書を１枚にまとめており、どちらの補助金が対 象となるのかわかりづらかったが、保護者補助金の対象 （４・５歳児）と対象外（満３・３歳児）との２種類で 作成し、それぞれに配付するよう幼稚園にお願いした。
案内文については問い合わせが少なくな り、また、問い合わせがあった場合も案 内文に沿って説明することで以前より早 く当制度を納得いただけるようになっ た。 申請書 についても、書き方に関する問い合わせ が減り、書き込み間違いが少なくなった こともあってこちらから問い合わせをす る件数も減少した。また、Ａ４にサイズ 変更したことや税証明書添付を不要とし たことにより、書類の収納スペースを小 さくすることができた。 公 立幼保護者向け案内文と私立幼向け申請 書をＢ４からＡ４にしたことにより、コ スト削減（Ｂ４：2, 500枚2, 310円、Ａ ４：2, 500枚1, 570円）と紙使用量削減を 併せて実現できた。 私立幼 向け申請書を保護者補助金対象・対象外 とで分けたことにより、申請者の混乱を 防ぎ、さらに取りまとめる側も書類の整 理がしやすくなった。
複雑な制度内容を、保護者に少 しでもわかりやすくお伝えしよ うとの、担当者の熱意から出た 改善。また、学事システムを活 用し、税証明書の添付を不要と したことは、申請者の負担を大 幅に軽減するものである。これ ら一連の事務改善は、担当者の 努力と創意工夫によるところが 大きく、高く評価したい。
特別賞
47 個人
費用をかけずモ デルチェンジ！ サービス向上！ コストも削減！
心臓（心電図測定）・結核（胸部Ｘ線撮影）二次検診は 全校（36校）を会場校として実施しておらず、受検対象者 が多い学校から会場校として、心臓検診で７日間14校、結 核検診で６日間22校で実施しており、会場校に当たらな かった学校は、近隣の会場校へ徒歩又はタクシーを使い移 動していた。
各校受検対象者は心臓検診で最多63名最少11名平均34 名、結核検診では受検対象者無しの学校も数校あり、平均 ２名程度である。
特に心臓検診は大半の学校が会場校への移動が必要であ り、１校当たりの受検対象者も多く、会場校での待ち時間 も長なり、児童生徒の授業時間にも影響し、各校から会場 校を増やしてほしいとの要望が多くあった。
また、受検対象者の多さからタクシーの利用台数が嵩 み、移動コストも高くなっていた。
結核検診での各校受検対象者は平均２名程度であり、 会場校へタクシーで移動しても１台で済み、会場校への 移動コストが低く、受検対象者が少ないため、会場校で の待ち時間にも影響がでにくいことから、稼働日数を20 年度の６日間22校から３日間15校へと変更し、削減でき た結核検診費用を心臓検診に回し、20年度の７日間14校 から８日間16校へと会場校を増やした。
厳しい財政状況の中、新たに予算を計上せず、可能な 範囲内で検診事業の問題点を改善した。
検診費用を新たに計上せず、待ち時間 の軽減等効率的な検診事業の実施を図る ことができ、尚且つ、移動コストは20年 度326, 380円から21年度227, 390円と 98, 990円の財政効果を上げることができ た。
検診事業において、厳しい予算 の制約がある中でも、事業内容 を精査した上で、創意工夫した ことにより、検診受診者の利便 性を向上し、なおかつ経費節減 を実現した改善として評価す る。
努力賞
48 グループ
バーコードリー ダーの活用によ る収納事務の改 善
東市民センターでは、窓口職員が収納した市税などの収納 金額をそれぞれ手書きもしくはパソコンに手入力して集計 表を作成していた。
水道料金収納システム用パソコンが今年度から導入さ れ、バーコードで入力処理をしている。このパソコンに 職員が作成した収納料金のバーコード読込みシステムを 組み込み、収納集計事務の軽減を図る。
国保料、市税、後期高齢医療保険料、水 道料金については、バーコードで入力 し、入力ミスを減らすとともに、集計処 理の効率化をはかることができた。
49 グループ
高齢受給者証・ 健康保険被保険 者給付資格証明 書のパソコンに よる作成・印刷
国民健康保険に加入され、すぐに医療機関に受診を希望す る方には、正規の健康保険証の代わりとして、市民セン ターで健康保険被保険者給付資格証明書を交付している が、これまでは様式に必要事項を手書きで記入していた。 また、国民健康保険の高齢受給者証を紛失され、再交付を 申請した方には、市民センターで受給者証を再交付してい るが、これも様式に必要事項を手書きで記入していた。
パソコンに様式を設定し、必要項目を入力することで、 証明書の作成ができるようにした。
あらかじめ指定した項目欄に入力するこ とで、記載もれを防ぐことができる。 手書きによる「くせ字」をなくすことが できる。文字が明瞭に表示されることに より誤字の発見につながる。
事務の効率化につながってい る。
50 個人
クリーンセン ター事務所空調 管理
現在クリーンセンター５階事務所の空調設備は、風量調 節だけで温度調整しにくく、夏場は温度が高く冬場は温度 が低く、仕事に支障が出るぐらいです。
不燃ごみ等で捨てられた扇風機を整備して使用できる 状態にする。
夏場はクーラーの近くに設置し、冷風を拡散さして体 感温度を下げる。冬場は扇風機を天井に向かって回し、 （暖かい空気は上で滞留するため）下の冷たい空気を上 部へ送り、暖かい空気を下部に循環させ人の居るところ の温度を上げる。
クリーンセンターでは、老朽化が進んで おり空調設備も竣工時のままだったので 温度管理が巧くいきませんでしたが、現 在は以前より夏場は涼しく、冬場は暖か くなりました。
室内の空気を循環させるという 発想と、不燃ごみのリサイク ル・リユースにより、職場環境 が改善された。
51 個人 計量器の改良
ごみを搬入するときに計量にて伝票を発行しています が、冬季の朝など寒いときに伝票を印字する機械が固着し て伝票を発行しない場合がある。
伝票発券機の中に白熱球を設置して、中の温度を上げ る。
白熱球を取りつけてからは、機械が固 着することなくスムーズに発券してい る。
伝票発行にトラブルが発生する とその後の事務処理に多大な影 響を及ぼす。特に早朝は事業系 ごみが搬入され、処理手数料の 徴収にも関係してくる。上記に より改善が図られ、無駄な作業 を無くすことができた。
努力賞
52 個人
供覧・決裁ばさ みの明確化
「供覧」、「決裁伺」ばさみについては、省スペース化を 考慮し縦に並べて保管しているが、
上からの目視ではどちらなのかがすぐに判断できない。
「供覧」ばさみの角を色付きテープでマーキングする。
保管状態のままで、どちらの「はさみ」 なのか区別することができ、取り直しの 手間が省ける。
小さな工夫ですが、無駄を省 き、事務の改善が図れた。
53 個人
持込ごみストッ クヤード内の駐 車枠区の作線
現在、持込ごみストックヤード内には３台分のスペースが あるにも関わらず、２台しか駐車できない状態になること があり、業務効率が悪い。
３台駐車できる様に駐車枠区を作線した。
来訪される市民の車を安全に誘導するこ とができたのに加え、常時３台駐車する ことで業務の効率化を図ることが出来 た。
持込みごみの受入は、曜日や時 間帯によっては非常に混雑し、 市民に迷惑をかけることがあっ た。駐車スペースがあるにもか かわらず有効利用できていなっ かったが、これにより、よりス ムーズに受入が可能となった。
54 個人 薬品発注
現在、電話で薬品発注を行っておりますが、注文薬品の種 類が多く、加えて注文頻度も多いことから事務処理が繁忙 となっている。
薬品業者の事務担当者と調整し、電話注文からＥメール 注文へ変更した。
発注記録・薬品残量の管理が容易にで き、事務処理量と通信料を削減できた。
メールでの注文により、発注業 務が、確実で簡素になり事務の 効率化が図れた。
55 グループ
広報ねやがわの カテゴリ別掲載 の実施
各所管から提出される公共施設での催し（エスポアール・ 教育センター）などを施設別で掲載している。この掲載方 法によると、常時、施設を利用している市民はその内容を 把握しやすいが、転入者など新しく広報紙を読む人は情報 検索に手間がかかることがある。
施設別掲載から分野別掲載にする。カテゴリは「人権」 「文化・交流」「子育て」「教育」「アウトドア・ス ポーツ」「健康・福祉」の６項目。
初めて紙面を読む人に対して情報検索を 容易にするとともに、従来の読者に対し ても、リニューアル前と同様に施設検索 ができるよう、施設名と電話番号を併記 した看板を掲載し、掲載情報の検索性向 上を図れる。カテゴリについては、今後
行政サービスを利用する市民と 同じ視点に立った編集方法であ る。
56 個人
広報紙校了出張 の見直し
広報紙の作成最終日（校了日）の校了作業のため、職員２ 名が印刷所まで出張し、最終紙面のデータ確認・印刷依頼 等作業を行っていた。
ＤＴＰシステムの更なる活用のため、市役所広報広聴課 と印刷所においてＷｅｂサーバを利用し、ＰＤＦによる データ送受信で印刷依頼・確認作業を行うようにした。
この見直しにより①作業時間の短縮②確 認者数の増加の２点により、より正確な 広報紙を発行できる。
見直しによるコストダウンは以下のとお り。
○ 印刷所への出張旅費 ＠430円（京阪寝 屋川市駅⇔ＪＲ西九条駅）× 往復× 2人× 24回＝41280円（年額）
○ そのほか 時間短縮による職員の時間 外勤務費用
DTPシステムとインターネット を活用して、旅費の削減等効率 的な編集作業が可能となる。
努力賞
57 グループ
らくらく収納 キャスター
ジョイントマットを収納する場所がなく遊戯室の後ろに積 み重ねて置いていた。
30年前のストーブガードを再利用しジョイントマットの 収納に活用した。キャスターを付けた。
キャスターをつけることで楽に移動でき るようになる。 取出しがスムーズできる ようになった。 子ども達も喜んで、手伝 いをしてくれる。
子どもと一緒に準備ができ、ね むっていたストーブガードもい かされた。
努力賞
58 個人
係長席の位置の 変更
どこの部署でもそうだと思うが、係長の席は担当者の横 顔を見る席の配置になっているかと思う。この配置では直 近の担当者の仕事の状況等は把握できるが、２席目以降の 担当者には目が届かない。さらに担当者からも係長の机上 にパソコンが設置されているため、係長の仕事の状況がよ りいっそう見えない。よって、係長と担当者間の報告・連 絡・相談等のタイミングが分かりづらいなど、コミュニ ケーションに難があり、極端に言えば係長は孤立化してい る感があった。
これまでの係長席を上座的配置か ら、担当者の同じ目線にするレ イアウト変更を行った。
この形にすることにより、係長・担当 者双方の状況把握ができることにより、 意思疎通が円滑になった。
係長と3人の職員であり、この 配置にすることにより、係長が 担当職員の現状把握ができ、的 確に担当者に指導・助言ができ るようになっている。
努力賞
59 個人
議員会派控室の 茶器一覧表の作 成
議員控室の湯茶の後片付けをする時に、会派によって使 用している茶器、茶こし、急須が違うため、会派間で茶 器、茶こし、急須が別の会派にまぎれたりするなど職員が 混乱していた。
また、会派によって片付け方にそれぞれのルールがある が、方法を覚えられず確認に時間を要していた。
３階給湯室に、各会派ごとに使用している茶器、茶こ しの種類、片付け方のルールを一覧表にして貼った。
一覧表を作成し貼ることによって、会 派間で茶器、茶こし、急須が別の会派に まぎれたりすることがなくなり、会派に よって違う片付け方のルール確認に要し ていた時間が削減され、片付け作業の効 率が大幅アップした。
また、一覧表を確認することによっ て、職員全員が片付け作業に当たること ができ業務効率もアップした。
一覧表を作成することにより、 スムースに後片付けができ、時 間の短縮につながった。
60 個人
挨拶文専用クリ アファイルの設 置
議長が会議や式典において挨拶を依頼される場合、会議 や式典の資料は事前に預かることが多くある。
案内状や資料を基に挨拶文を作成するときに、供覧や決 裁にまぎれたり、多くの資料と一緒になって、資料が探し 出せない。
また、完成した挨拶文を案内状、資料と一緒に当日まで 保管しておくときにも、供覧や決裁にまぎれたり、多くの 資料と一緒になって、なかなか探し出せない。
事前に届いた資料、完成した挨拶文は、ひとまとめに して、クリアファイルに入れ一緒に保管する。
会議・式典の資料をクリアファイルに 入れておくことにより、供覧や決裁にま ぎれたり、多くの資料と一緒になって探 し出せないことがなくなるので、挨拶文 作成時に効率よく事務が進められる。 また、完成した挨拶文も案内状、資料 と一緒に特定のクリアファイルに保管し ておくことにより、誰が見ても挨拶文で あることが一目瞭然であることから必要 な時にどの職員も取り出すことができ、 業務の効率化が図れる。
挨拶文を作ることは、非常に重 要な業務の１つであり、クリア ファイルに保管することによ り、作成業務が効率的にできて いる。
努力賞
担当者
担当者 担当者
61 個人
議会棟３階給湯 室内に内線電話 一覧表の掲示
議会棟３階にて、議員や理事者、職員から緊急の用務を 指示された時や、職員と連絡を取る時に該当部署の内線電 話が分からず、敏速な対応ができない。
議会棟３階給湯室内に設置してある内線電話の上に、 内線電話一覧表を掲示した。
内線電話一覧表を掲示することによっ て、議員や理事者、職員から緊急の用務 を指示された時や、職員と連絡を取る時 に３階給湯室から即座に連絡でき、素早 い対応が可能になった。
即座に連絡できる体制を整える 意味で有意義であった。
62 個人
委員会の次第書 の改善
現在常任委員会の次第書はそれぞれの委員会で縦割りで作 成している。
委員会での一般会計の歳入審査や資料請求の対応など、 過去の先例事例を収集し、次第書の改善に努めている。
いずれの委員会においても、また、担当 者が代わっても使用することができ、委 員会の議事運営をスムーズに運営でき る。
縦割りで作成することによっ て、各自がその責任において、 スピーディーに作成でき、業務 の効率化に結びついた。
63 個人
見やすい日程表 へ改善
エクセルで作成している日程表において、日付の区切りの 線が細かったため日程表が見づらいという声が職員から多 く出ていた。
日付の区切りが見やすくなるように、線の太さを変え、 はっきりと見えるようにした。
線の太さを変えることで、日程表が一段 と見やすくなり、職員も日付を読み違え るミスがなくなった。それにより、日程 を間違えていたことによる混乱もなくな り、仕事もよりスムーズにできるように なった。
各職員が毎日、確認する日程表 なので、見やすくすることに よって、入力ミスもなくなった と聞いている。
64 グループ
議長・副議長の 現況の確認につ いて
議会事務局の総務担当は議長・副議長の現況を常に把握し ておく必要があるが、議長・副議長は来客や職員の説明で 議長室・副議長室にいたり、会派控室に移動したりするた め、職員が席を立ち、戻ってくるたびに議長・副議長の現 況を違う職員に確認しないとわからなくなってしまってい た。そのため、議長・副議長宛に電話や来客が来ると議長 室・副議長室の中を確認したり、会派控室に連絡したり と、迅速な対応とれずに相手を待たせてしまうことがあっ た。
総務担当の職員全員がすぐ手に届く場所に、４つに区 切った小さな箱を置き、２本の色えんぴつを用意した。 ４つの区切りには「２階・３階・来客・外」の４つを記 入しで議長の現況を赤えんぴつ、副議長の現況を青えん ぴつで箱の中入れるようにした。
箱の中のえんぴつを見ることにより、議 長・副議長の現況が一目でわかるように なり、職員同士の確認が不要になり、来 客や電話などを迅速に取り次ぐことがで きるようになった。
総務担当の職員、誰に聞いて も、瞬時に的確に答えることが でき、非常に有意義な方法であ る。
奨励賞
65 グループ
政務調査費の決 裁状況確認表の 作成
議員から提出していただいた政務調査費のファイルを点検 し、決済を取る際に、通常なら机の上にファイルを置いて 決裁をお願いするが、非常に分厚いファイルであり、また 領収書などの必要書類を紛失してしまう可能性があるた め、棚にファイルを置いて、口頭で決裁をお願いすること が多かった。そのため決裁者が自身の決済で止まっている ファイルに気付きにくくなってしまったり、数多くある ファイルから決済をするファイルを探すのに手間がかかっ たりしていた。
政務調査費のファイルを置いている棚に各ファイルと決 裁者の表を作成し、決裁が終了したものには○ をつける ようにした。
決裁者が次に自身が決裁すべきファイル がその表を見るだけですぐわかるように なり、スムーズな決済が可能になった。
政務調査費の点検については、 非常に時間を費やしなければな らず、その都度ごとに決裁をし ていかなければならない。この 間に決裁状況が一目で分かる表 は、非常に便利であった。
努力賞
66 グループ
議員自家用車の ナンバー表の掲 示
議員が本庁にいるかどうかを確認する際、通常は登庁ラン プで確認するが、登庁ランプが点いたまま帰られたり、一 時的に本庁から出る場合があり、登庁ランプだけで議員の 確認が取れない場合があった。そのため議会事務局から議 員駐車場を見て議員の車の有無で本庁にいるかどうかを確 認することがあったが、全議員の車種とナンバーは覚えき れておらず、職員によって回答できる数も違ったり、見間 違いが発生する可能性もあった。
全議員が所持している自家用車の車種・ナンバー・色を 記載した紙を議員駐車場を見れる窓の近くに掲示した。
職員全員が一目で全議員の自家用車がわ かるようになったので、議員の所在など を聞かれた場合など、どの職員でも迅速 に回答できるようになった。
出退表示の点灯については、各 議員においてしっかりと点灯・ 消灯することの申し合わせがさ れているが、未だ徹底はされて いない中で、このナンバー表 は、非常に便利に活用してい る。
67 個人
ホームページで の請願、陳情・ 要望の案内
市議会への請願、陳情・要望の記載事項については、ホー ムページで掲載をしていたが、提出を検討している方から 書式や書き方についての問い合わせを受けることがよく あった。
より分かりやすく理解してもらうために、請願、陳情・ 要望の書式例の画像を作成して掲載することにした。
文章だけでなく、画像で書式を掲載した ことにより、視覚的に書き方を理解して もらえるようになったと思われ、掲載 後、「ホームページを見たが、書き方が よく分からない。」といった問い合わせ を受けることがなくった。
市民サービスの向上につながっ ていることなので、非常に効果 的である。
68 個人
ホームページ更 新の手間を改善
サイトパブリスにおいて、従来は、ログイン後「ページ一 覧」から一階層ずつおりていたため、
議会事務局のトップページにたどり着くまで
①ログイン後、最少でも５クリック必要
②多数ある所属の中から議会事務局を探し出さなければな らない
以上２点の手間がかかり、平均約40秒の時間がかかってい ました。
また、作業者へのストレス増大にもつながっていました。
①あらかじめ、サイトパブリスにログインをした状態 で、議会事務局の更新ページをお気に入りに登録してお く。
②「①」を行ったあとであれば、ホームページを更新す る際、『サイトパブリスへのログインを行った後』に① のお気に入りを使用すると議会事務局の更新ページへ移 動することができる。
ので、上記方法に改善した。
議会事務局のトップページにたどり着く までの手間が
①ログイン後のクリック数が１回とな り、４回お得になりました。
②多数ある所属の中から議会事務局を探 し出す必要がなくなりました。
削減できた時間：40秒／回 × 年間更 新回数40回 ＝ 1600秒（26分40秒） 議会事務局のトップページにたどり着 くまでの平均時間が
44秒かかっていたものが4秒に短縮されま した。
削減できたストレス：時間以上に多大な ものがあります。
ホームページの更新について は、ほぼ毎日更新しているの で、業務を効率的にするために やっていることなので、短縮時 間を累積すれば、非常に効果が あることだと考える。
69 個人
プリンターに 入っている用紙 の確認について
プリンターが１台しかないため、裏紙・きれいな紙を用途 に応じて入れ替えながら使っている。その際、今どの用紙 が入っているのかがわからず、印刷する度にプリンターを 確認しに行く必要があった。
表裏に「ウラ」「キレイ」と書いた札を作り、プリン ターに掛けるようにした。用紙を交換する度に職員それ ぞれがその札をひっくり返し、今どの用紙が入っている のかを示すようにした。
一目で今どの用紙が入っているのかがわ かるようになり、わざわざプリンターま で確認しに行く手間を省くことができ た。
印刷をする際、非常に分かりや すく無駄に用紙を使用しなく なった。
努力賞
70 個人
主担二人制の導 入について
各事務事業において、主担当１人、副担当１人で置いてい た。
副担当は主担当のサブ的な役割であるため、実質的に主担 当１人で事務を行なうこととなり、１人あたりの負担が大 きい事務分担となっていた。
各事務事業において、主担当２人（副担当約１人）を配 置、主担事務量の分散を図った。
主担事務量の分散を図ったことで、１人 あたりの負担が減り、各事務事業におい て常に２∼３ 人体制で（分担して）取 り組むことができ、非常に効率化でき た。
またその効果により、時間外勤務の減少 ができた。（前年度比１人当たり37時間 減）
事務分担の見直しにより、一定 の時間外勤務の減少につながっ たと考える。
今後も、さらなる事務の改善に 努めていく。
71 個人
当初予算編成状 況の公表につい て
従来、市の予算については、予算書や広報による予算の概 要や執行状況のみの公表であり、予算編成過程の公表は 行っておらず、市民にとっては予算編成の流れは知ること ができなかった。
平成21年度当初予算から、ホームページにおいて、予算 編成の流れ、主な事業の査定結果など、予算の編成状況 を公表した。
市民に対しての説明責任の向上、より分 かりやすい財政状況の公表など、市民へ の情報公開の充実を図ることができた。
「どのようにして予算が編成さ れたのか」「どのような要求が あり、どう決定されたか」等が 明らかになり、積極的な財政状 況の公表につながったと考え る。
努力賞
72 個人
予算編成システ ム運用要綱の制 定について
予算編成に係る制度として、部局別枠配分制度、予算のイ ンセンティブ、市民福祉向上基金を導入してきたが、これ らを総括した要綱が定められていなかった。
各々の制度を予算編成システムの各要素として位置づけ るとともに、その内容について定めた予算編成システム 運用要綱を制定した。また、要綱で定めた各制度の概要 については、当初予算編成状況の公表と合わせてホーム ページで公表した。
要綱の制定により、予算編成システムの 趣旨や目的の理解に役立つとともに、市 民に対する説明責任の向上と、より分か りやすい財政状況の公表につながった。
