共有レビュー機能で効率をさらにアップ
▶いままでの
レビュー作業
共有レビュー機能で効率をさらにアップ
紙を使ったレビュー作業で、1つの原稿に対して複数のレビュー担当者がいる 場合には、人数分の原稿を準備して、それぞれに配布する必要がありました。 人数分のレビュー結果もさまざまな形で受け取ることになり、その取りまとめ の作業は、レビュー担当者の数に比例して増加します。 コメントの確認や、その後の記録管理についても、すべてレビュー依頼者が負 担することになります。・ 原稿の出力
・ 人数分のコピー
・ 担当者ごとに配布
・ 手書きによるコメント
・ コメントの記入方法が
担当者ごとに異なる
・ 担当者間での
共有ができない
・ 時には原稿の紛失も...
・ Fax で送付
・ 宅配便で送付
・ メールで送付
・ 時には戻し忘れも...
・ 人数分の取りまとめ
・手書きによる
読みにくさや誤解
・ 同じ箇所に
異なるコメント...
・ 担当者別に
問い合わせて確認...
・ 確認後の記録管理の
わずらわしさ
共有レビュー機能で効率をさらにアップ
▶これからの
レビュー作業
・ 「共有レビュー」機能を使用するに は、Acrobat 8 Professionalまたは Acrobat 8 Standardが必要です。 ・ Acrobat 8 Professionalを使って、 Adobe PDF に「Adobe Reader の ユ ー ザ に も レ ビ ュ ー 担 当 者 と して参加を許可」を設定すると、 Adobe Reader 8のユーザも「共有 レビュー」機能を使ったレビュー 作業に参加できるようになります。 Acrobat 8の新機能である「共有レビュー」機能とチェック&コメントを組み合 わせれば、ひとつのAdobe PDF上で会話するように内容をチェックして、こ れにコメントを加えることができます。お互いのコメントがリアルタイムで自 分の見ているAdobe PDF上に表示されるので、その場で疑問点を解決するこ とも可能です。すべてのコメントは、あらかじめ設定した場所（共有レビュー 用のフォルダ）に保存されるので、レビュー記録の保存や管理にも活用できます。・ 出力は不要
・ コピーも不要
・ 共有レビュー機能で
Adobe PDF を
送るだけ
・ Adobe PDFを開けば
チェックスタート
・ Adobe PDF で
チェック&コメント
・ 人数分の
取りまとめは不要
・ 統一された
見やすいコメント
・ コメントは
あらかじめ設定した
場所に自動的に保管
・ お互いの
コメントを確認
・ その場で
疑問点の解決
・ Adobe PDF 上で
意見の交換も可能
共有レビュー機能を使う前に
▶共有レビューの準備：
ステップ1
・ 【手順3】はじめて共有レビューを 使うときに、ユーザ情報の入力が 必要です。入力したユーザ情報は、 共有レビューで付けたコメントに 作成者として表示されます。ユー ザ情報は、後から確認や修正も できます。Acrobatの「編集(E)」メ ニューから「環境設定(N)」を選択 して、「ユーザ情報」を選択してく ださい。 ・ 【手順4】Adobe Reader 8をレビュー 担当者が使用する場合は、「Adobe Readerのユーザにもレビュー担 当者として参加を許可」のチェッ クボックスをオンにしてください。 Acrobat 8 Professionalのみ設定で きます。 ・ 【手順4】はじめて共有レビュー を使うときは、「新しい場所を追 加(A)...」をクリックして、注釈を 保存する場所を登録してくださ い。ネットワーク上のフォルダや、 PCの中のフォルダなど、任意の 場所を登録できます。レビュー担 当者が読み書き可能なフォルダを 指定してください。共有レビュー機能を使う前に
共有レビューで使うAdobe PDFをレビュー担当者に送信するための準備をし ます。レビュー依頼者のユーザ情報の登録、共有レビューに使用するフォルダ の設定、Adobe PDFの選択を行います。この設定には、Acrobat 8 ProfessionalまたはAcrobat 8 Standardが必要です。
1
「注釈(C)」メニューを選択する。
2
「共有レビュー用に送信(S)...」を選択する。
3
ユーザ情報を入力して、「OK」をクリックする。
4
「注釈を保存する共有場所」「共有レビューで使用するPDFファ
イル」を選択して、「次へ＞」をクリックする。
1
2
3
4
共有レビュー機能を使う前に
▶共有レビューの準備：
ステップ2
・ 【手 順1】共 有 レ ビ ュ ー 用 の Adobe PDFには、ファイル名に 「_Review」が自動的に追加されま す。必要に応じてファイル名は変 更できます。 ・ 【手順2】共有レビュー用のAdobe PDFに、レビュー期限を指定でき ます。指定したレビュー期限は、 依頼メールに記載されます。レ ビュー期限を過ぎてもコメントを 送受信することは可能です。 ・ 【手順2】レビュー担当者のメール アドレスは、電子メールのアドレ ス帳から選択することもできます。 ・ 【手順2】【手順1】で「依頼メール を送信せずに、ファイルをロー カルに保存(D)」を選択した場合 は、ローカルに保存された共有レ ビュー用のAdobe PDFを、ネッ トワークなどを経由してレビュー 担当者に渡してください。 ・ 【手順2】【手順1】で「依頼メール を送信せずに、ファイルをロー カルに保存(D)」を選択した場合は、 「次へ＞」をクリックすると共有レ ビュー用のAdobe PDFが自動的 に開きます。 ・ 【手順4】「OK」をクリックすると、 共有レビュー用のAdobe PDFが 自動的に開きます。 共有レビューで使うAdobe PDFをレビュー担当者に送信する方法を設定します。 Adobe PDFを依頼メールに添付して送信する方法、Adobe PDFの保存場所の みを依頼メールで送信する方法、メールでの連絡はせずにローカルにAdobe PDFを保存する方法の3つから選択できます。1
「PDFの送信方法」「共有レビューに使用するPDFのコピーを保
存する場所」を選択して、「次へ＞」をクリックする。
2
レビュー担当者のメールアドレスを入力して、
「次へ＞」をクリッ
クする。
3
依頼メールの内容を確認して、「完了」をクリックする。
4
「OK」をクリックする。
4
1
2
3
共有レビュー機能でチェック＆コメント
▶コメントを送信する
・ 【手順1】Adobe PDFにコメント を付ける手順は、4 ～ 7ページで 説明したチェック&コメントの手 順と同じです。 ・ 【手順2】「注釈をアップロード」 をクリックした時点で、それまで に付けたコメントがまとめて送信 されます。共有レビュー機能でチェック&コメント
共有レビュー機能を使ってチェック&コメントをするには、Adobe PDFにコ メントを付けたあと「注釈をアップロード」をクリックします。各レビュー担当 者もそのコメントをAdobe PDF上で見ることができるようになります。1
共有レビュー用のAdobe PDFにコメントを付ける。
2
「注釈をアップロード」をクリックする。
3
メッセージを確認する。
2
1
3
共有レビュー機能でチェック＆コメント
▶コメントを受信する
・ 【手順1】Adobe PDFに新しいコ メントが付けられていないときは、 「新しい注釈を確認」をクリックし たときに次のメッセージが表示さ れます。 ・ 【手順3】コメントを受信したあと、 その内容を確認して返信する手順 は、8、9ページで説明した「コメ ントの確認と返信」と同じです。 ・ 【手順3】「注釈」タブを表示する と、Adobe PDFのどのページに 注釈が付けられているかを一覧で 確認できます（17ページ参照）。 ・ 各レビュー担当者が付けたコメン トを移動したり削除することはで きません。ポップアップの位置は 移動できます。 「新しい注釈を確認」をクリックすると、各レビュー担当者が付けたコメントを 受信できます。受信したコメントは、自分が見ているAdobe PDF上に表示さ れます。1
「新しい注釈を確認」をクリックする。
2
メッセージをクリックする。
3
コメントの内容を確認する。
1
2
3
共有レビュー機能を上手に使う
▶コメントの自動確認
・ 「レビュートラッカー」は、コメ ントが追加されると自動的に次の メッセージを表示します。 ・ 「レビュートラッカー」は、 共 有 レ ビ ュ ー の 対 象 と な っ て い る Adobe PDFを開いていなくても、 レビュー担当者が新規に参加した ことなどを自動的に通知します。 メッセージは、画面右下のタスク バーに表示されます。1
「編集(E)」メニューを選択する。
2
「環境設定(N)...」を選択する。
3
「レビュー」の項目を選択する。
4
新しい注釈を確認する時間を設定する。
5
「OK」をクリックする。
「レビュートラッカー」は、共有レビューで各レビュー担当者が付けたコメント を自動的に確認してメッセージを表示します。自動的に確認する時間を設定す ると、よりスムーズにコメントを受信できます。共有レビュー機能を上手に使う
1
4
5
2
3
共有レビューの詳細情報を確認するには、
画面右下の （Adobe Synchronizer）を右クリックして、
「レビュートラッカーを開く (O)」を選択してください。
画面右下の （Adobe Synchronizer）を右クリックして、
共同作業に便利な機能 ・ ステータスを設定すると、コメン トの内容を確認するときに、表示 するコメントを絞り込むことがで きます。 ・ 「共 有 レ ビ ュ ー」機 能 を 使 っ て チェック&コメントをするときは、 「日付(D)」や「作成者(A)」で並べ替 えると、より使いやすくなります。 ・ 一覧の中から特定のコメントを選 択すると、そのコメントが付けら れたページが表示されます。コメ ントの数が多いときの確認などに 便利な機能です。 ・ 注釈を右クリックして、「プロパ ティ (P)...」を選択すると、注釈の プロパティが表示されます。
共同作業に便利な機能
▶コメントの一覧を
並べ替える
「注釈」タブに表示されるコメントの一覧は、表示の順番を変更できます。▶コメントを区別する
それぞれのコメントが未確認なのか確認済みなのかを区別したり、承認／却下 などのステータス（状態）を設定することができます。▶コメントの一覧を
表示する
「注釈」タブを表示すると、コメントの一覧をリスト形式で確認できます。▶注釈の色を変更する
Adobe PDFに付けた注釈は、プロパティで色を変更することができます。任意の色を選択
コメントの
一覧が表示
「注釈」タブ
コメントの並べ替え順を選択
「注釈」タブ
コメントごとに設定
「注釈」タブ
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