薬品管理システムによる電子カルテ「注射薬実施入力漏れ」防止の試み

医 療 マ ネ ジ メ ン ト学 会 雑 誌  Vol.6, No.4, 2006

<事例報告>

薬 品 管 理 シス テ ム に よ る電子 カ ル テ

「

注射 薬 実 施 入 力漏 れ」 防止 の試 み

東 禎 二1)深 見 裕 治1)山 田 浩 司2)佐 藤 周 作3)

Attempting prevention of omission of entry of injection treatment in electronic medical records with a drug management system

Teiji Azuma, Yuji Fukami, Koji Yamada, Shusaku Sato

要 旨 当 院 で は平 成15年9月 の 電 子 カ ル テ導 入 に よ り,周 辺 環 境 を 含 め たIT化,合 理 化 が 可 能 と な っ た.し か し現 実 に は 「実 施 入 力 漏 れ 」 が 疑 わ れ る ケ ー ス が 多 発 し,医 事 担 当 者 の 確 認 工 数 の 大 幅 な 増 加 を 招 い た だ け で な く,「 実 際 の 注 射 施 用 と カ ル テ の 整 合 性 」 や 「医 薬 品 管 理 の 精 度 」 に つ い て も そ の信 頼 性 が 懸 念 さ れ て い た. 今 回,わ れ わ れ は薬 品 管 理 シ ス テ ム の 更 新 を機 に,在 庫 管 理 面 か ら 出 庫 薬 品 の ア リバ イ を チ ェ ッ ク す る こ と に よ り,電 子 カ ル テ の 「注 射 薬 実 施 入 力 漏 れ 」 ・「入 力 間 違 い 」 防 止 の 対 応 を 実 施 した. サ ンプ ル 調 査 の 結 果 か ら,定 期 出 庫 さ れ た 注 射 オ ー ダ の 「注 射 薬 実 施 入 力 漏 れ 」 は な くなった. こ の こ と は 逆 に シ ス テ ム運 用 前 は,全 注 射 オ ー ダ の4∼5%に 「実 施 入 力 漏 れ 」 等 の 処 理 忘 れ の 可 能 性 が あ っ た こ と が 指 摘 で き,ま た 緊 急 時 に 在 庫 使 用 さ れ た 注 射 薬 の 事 後 入 力 デ ー タ の1∼2%に 入 力 間 違 い が あ る こ と も確 認 され た. 実 施 入 力 の徹 底 は カ ル テ の 真 正 性 を 担 保 す る こ と で もあ り,管 理 精 度 が 向 上 す る こ と か ら発 注 業 務 の 自動 化 へ も応 用 で き る もの と考 え て い る. Key words:注 射 薬,電 子 カ ル テ,薬 品 管 理 シ ス テ ム は じめ に 近 年 電 子 カ ル テ,注 射 オ ー ダ リ ング シ ス テ ム の導 入 に伴 い,従 来 手 作 業 だった 注 射 薬 の払 い 出 しを 「注 射 薬 自動 払 い 出 し シ ス テ ム(ア ン プ ル ピ ッカ ー;以 下 AP)」 に よ り 自動 化 す る病 院 も増 加 して い る.注 射 調 剤 に関 わ る工 数 ・薬 剤 師 人 員 の 削 減,調 剤 時 間 の短 縮, 業 務 の効 率 化 お よ び出庫 ミス の低 減等 のAP導 入 効 果 ・ 有 用 性 に つ い て の 報 告 も多 い1)∼4).当 院 で も平 成15年 9月 に 電 子 カ ル テ を 導 入 し,周 辺 環 境 を含 め たIT化 を 実 施 し,払 い 出 し工 数 や 出 庫 ミス の低 減,さ らに は 作 業 の簡 素 化 に よ る ア ウ トソ ー シ ン グの 導 入 な ど業 務 の合 理 化 が 可 能 となった. しか し現 実 に は電 子 カ ル テ の 「実 施 入 力 漏 れ 」 が疑 わ れ るケ ー ス が多 発 し,医 事 担 当 者 の確 認 工 数 の大 幅 な増 加 を招 い た だ け で な く,「 実 際 の 注 射 施 用 と カ ル テ の整 合 性 」 や 「医 薬 品 管 理 の 精 度 」 に つ い て もそ の 信 頼 性 が 懸 念 さ れ た.そ こ で今 回,わ れ わ れ は薬 品管 理 シ ス テ ム の更 新 を機 に,「 在 庫 管 理 面 か ら」 電 子 カ ル テ の注 射 オ ー ダ の 「実 施 入 力 漏 れ 」 や 「入 力 間 違 い」 防 止 の対 応 を実 施 し た の で報 告 を す る. 1. 方 法 (1) シス テ ム の 概 要 とデ ー タ の流 れ(図1) 電 子 カ ル テ 「注 射 」 依 頼 オ ー ダ は トー シ ョー サ ー バ を 経 由 して,注 射 薬 自動 払 い 出 し シ ス テ ム(AP)へ 送 られ 定 期 出庫 され る.各 部 署 用 注 射 薬 自動 払 い 出 し 1)ト ヨ タ 記 念 病 院 薬 剤 科 2)ト リ オ ・シ ス テ ム ・プ ラ ン ズ 株 式 会 社 3)株 式 会 社 セ ン ト ラ ル ユ ニ 著 者 連 絡 先:〒471-8513愛 知 県 豊 田 市 平 和 町1丁 目1番 地 論 文 受 付 日:2005年10月3日 受 理 日:2006年2月7日

医 療 マ ネ ジ メ ン ト学 会 雑 誌 Vol.6, No.4, 2006 シ ス テ ム 「リ テ ラ」 が あ る 部 署 は,依 頼 オ ー ダ に 基 づ い て 同 シ ス テ ム か ら 在 庫 使 用 す る .同 時 に こ れ ら の 依 頼 デ ー タ は そ の ま ま 薬 品 管 理 シ ス テ ム に も 伝 達 さ れ る. 実 施 デ ー タ に つ い て も 「注 射 」,「 処 置 」 オ ー ダ は 直 接, 部 門 シ ス テ ム(放 射 線 シ ス テ ム,透 析 シ ス テ ム な ど) の 実 施 デ ー タ は 電 子 カ ル テ を 経 由 し て,オ ー ダ(施 用) 単 位 ご と に 薬 品 管 理 シ ス テ ム に 伝 達 さ れ る.AP,「 リ テ ラ 」 等 の 「出 庫 デ ー タ」 も 同 様 に 薬 品 管 理 シ ス テ ム に 集 め ら れ,返 品 や 破 損 し た 薬 品 の デ ー タ に つ い て は 薬 品 管 理 シ ス テ ム で 入 力 し て い る. こ れ ら の デ ー タ か ら 「依 頼 オ ー ダ の な い 実 施 デ ー 夕」 を 捕 捉 す る こ と に よ り,在 庫 使 用 さ れ た 薬 品 が オ ー ダ (施 用)単 位 で 確 認 で き る こ と か ら,定 期 出 庫 だ け で な く在 庫 補 充 業 務 も シ ス テ ム に 組 み 込 ん で い る. 在 庫 補 充 に オ ー ダ デ ー タ が 利 用 で き た こ と か ら 「手 書 き 伝 票 」 等 を 全 廃 で き,患 者 個 人 が 特 定 さ れ る す べ て の 注 射 薬 は,必 ず オ ー ダ に 基 づ い て 出 庫 さ れ る こ と に な っ た. (2)注射 薬 出 庫 の 運 用 定 期 出 庫 分 の 入 力 締 切 時 間 は,外 来 注 射 及 び 「薬 剤 科 でTPN調 製 す る 入 院 注 射 」 は 前 目15:00,そ れ 以 外 の 入 院 注 射 は17:00と し,救 急 外 来 を 除 く 外 来 は 全 稼 働 口,入 院 は 休 日 を 含 め て 毎 日 対 応 し て い る.実 際 は 締 切 時 間 を 待 っ て か ら の 作 業 開 始 で は 搬 出 時 間 が 遅 れ, 時 間 外 作 業 が 常 態 化 す る た め,締 切 時 間1∼2時 間 前 か らAPの 稼 動 を 始 め,こ の 間 の 変 更 分 は 締 切 時 間 直 後 に 一 括 し て 出 力 し搬 出 前 に 差 し替 え る よ う に して い る. 在 庫 使 用 分(緊 急 時 使 用 の 事 後 入 力(以 後 「済 注 射 」) や 定 期 出 庫 分 の 変 更 ・追 加,部 門 シ ス テ ム 等 で 使 用 さ れ た 病 棟 ・各 部 署 在 庫)の 薬 品 補 充 に つ い て は,病 棟, 救 急 外 来 が9:00,そ れ 以 外 の 外 来 ・そ の 他 の 部 署 は15:30 を 締 切 時 間 と し て 毎 日1回 各 部 署 単 位 に 実 施 デ ー タ を 薬 品 管 理 シ ス テ ム で 集 計 し,APを 稼 働 して 出 庫 し て い る. 返 品 さ れ た 薬 品,破 損 伝 票 の 受 付 処 理 は 手 隙 の 時 間 に 随 時 実 施 し て い る. (3) 「注 射 薬 実 施 入 力 漏 れ 」・「入 力 間 違 い 」 防 止 の 対 応 当 院 の 電 子 カ ル テ 運 用 で は 注 射 変 更 の 有 無 の 確 認 や 患 者 認 証 等 の リス ク 管 理 の 目 的 で,注 射 薬 混 合 時 と患 者 に 注 射 薬 を 施 用 す る 際 に オ ー ダ コ ー ドに よ る 確 認 入 力 を 実 施 して い る. こ の た め 出 庫 管 理 は す ベ て オ ー ダ(施 用)単 位 が 基 本 と な り,出 力 さ れ る 注 射 票,薬 品 の 入 る ビ ニ ー ル 薬 袋 に は す べ て バ ー コ ー ド(オ ー ダ コ ー ド)が 印 刷 さ れ て い る.APの 出 庫 方 式 に つ い て も ト レ イ 方 式 で は な く施 用 単 位 ご と の 薬 袋 方 式 を 導 入 し,使 用 日 ・患 者 ご と の 個 人 別 セ ッ トを 実 施 し て い る. APで 出 庫 さ れ た 薬 品 は 各 部 署 で 実 施 入 力(患 者 認 証)を す る か,使 用 し な か っ た 場 合 は 残 っ た 薬 品 の み を 薬 袋 に 入 れ た ま ま 返 却 す る.薬 剤 科 で は 中 身 を 確 認 し な が ら,こ の 薬 袋 の バ ー コ ー ドを 使 って 「返 品 受 付 」 入 力 を す る(図2).注 射 薬 混 合 後 に オ ー ダ 変 更 等 で 中 止 と な っ た 場 合 な ど は,当 該 部 署 で 「事 故 伝 票 印 刷 画 面 」 か ら オ ー ダ コ ー ドを 入 力 し,破 損 伝 票 出 力 を 行 う.薬 剤 科 で は こ の 伝 票 を も と に パ ソ コ ン画 面 か ら受 付 入 力 を す る. 図1 シ ス テ ム 概 要 と デ ー タ の 流 れ

医 療 マ ネ ジ メ ン ト 学 会 雑 誌 Vol.6, No.4, 2006 図2 「返 品 受 付 」 画 面 APか ら の 出 庫 実 績 を 基 準 に 前 述 の 入 力 に よ る デ ー タ の 消 し込 み が 終 了 し て い な い 場 合 は,「 ま だ 返 却 す べ き 薬 品 が あ る 」 ま た は 「実 施 入 力 が さ れ て い な い 」 等 の 処 理 忘 れ の 可 能 性 が 考 え ら れ る.そ こ で こ れ ら の 処 理 を 促 す た め,施 用 予 定 日 の 翌 朝 に 未 処 理 オ ー ダ を 「未 返 品 リ ス ト」 と して 部 署 単 位 で 出 力 し,病 棟 ・各 部 署 で 確 認 して も ら う こ と に し た. 在 庫 使 用 分 の 薬 品 補 充 に つ い て は,済 注 射 入 力 や 部 門 シ ス テ ム な ど か ら の 「実 施 デ ー タ.を も と に 出 庫 し て い る の で,「 入 力 間 違 い 」 を す る と 実 際 に 施 用 さ れ た 薬 品 と 補 充 の た め 出 庫 さ れ た 薬 品 と の 整 合 性 が と れ な く な る こ と か ら,入 力 ミ ス が 発 見 さ れ る こ と に な る. 2.結 果 (1)電 子 カ ル テ の 注 射 薬 「実 施 入 力 」 状 況(図3) 注 射 薬 の 全 依 頼 オ ー ダ 件 数 に 対 す るMX済(注 射 薬 を 混 合 した が 実 施 入 力 さ れ て い な い オ ー ダ)件 数 の 比 率(未 実 施 比 率)を 電 子 カ ル テ か ら調 査 した.調 査 対 象 期 間 は,調 査 実 施 日 の1週 間 以 上 前 の7日 間 と し た.今 回 の 対 応 を 実 施 す る 前 の2月 初 旬 の デ ー タ は5.6 %で あ り,こ の 結 果 を 受 け てIT-G(電 子 カ ル テ を 含 め た シ ス テ ム 管 理 部 署)が 「実 施 入 力 漏 れ 」 に つ い て 図3注 射 オ ー ダ 「未 実 施 比 率 」 (平成16年2月 ∼6月) の 注 意 を 喚 起 し た が,4.1%ま で に し か 低 下 し な か っ た.こ れ が 運 用 開 始 の3月 以 後1%前 後 ま で 低 下 し, 4月 に は0.6%と な っ た.残 さ れ たMX済28件 に つ い て もす べ て 返 品 ・破 損 処 理 忘 れ で あ り 「実 施 入 力 漏 れ 」 で は な か っ た.追 跡 調 査 で も5,6月 と も に0.3%だ っ た.こ の こ と は 少 な く と も 「実 施 入 力 す ベ き オ ー ダ デ ー タ」 は す べ て 実 施 入 力(カ ル テ 記 載)さ れ,会 計 処 理 が さ れ て い る こ と を 意 味 し て い る. こ の 未 実 施 比 率 の 低 減 に よ り,医 事Gか ら 病 棟 へ の 問 い 合 せ ・処 理 に 要 す る 業 務 量 も削 減 で き た.病 棟 に よ る 差 異 は 大 き く,ま た 調 査 時 期 に 一 部 の 病 棟 が 改 装 工 事 で 閉 鎖 と な っ て い た が,全 体 の40.0%(月 間 約 212時 間)と 大 幅 な 業 務 量 の 削 減 に つ な が っ た.ま た 「問 い 合 わ せ 」 は 受 け 手 側 も そ の 対 応 ・調 査 に 時 間 が 必 要 と な る た め,病 棟 の 業 務 最 も 同 様 に 削 減 さ れ た も の と 予 想 で き る. (2)済 注 射 の 入 力 間 違 い に よ る 返 却 比 率(図4) 「済 注 射 の 入 力 オ ー ダ 件 数 」 に 対 す る 「入 力 間 違 い 等 に よ り 返 却 処 理 さ れ た 件 数 」 の 比 率 を 示 して い る. 「手 書 き 伝 票 」 に よ る 在 庫 補 充 は 実 施 し て い な い の で, 実 施 入 力(済 注 射)の 入 力 ミ ス や 二 重 入 力 は 現 場 で の 在 庫 補 充 の 段 階 で 発 覚 す る こ と に な り,こ れ が 済 注 射 の 全 入 力 件 数 の ほ ぼ1∼2%と な っ て い る.救 急 外 来 の 拡 充 に 伴 っ て 済 注 射 の オ ー ダ 件 数 は 増 加 して い る が, 入 力 ミ ス は 新 入 職 員 が 実 際 に 診 療 に 参 加 し始 め る6月 以 降3∼4ヶ 月 は 高 く な り,そ の 後 は 漸 減 す る 傾 向 に あ っ た. 図4 「済 注 射 」 オ ー ダ と 入 力 ミ ス の 比 率 (平成16年4月 ∼平成17年3月) 3.考 察 一 般 に 医 薬 品 の 使 用 量 は 月 内 で も変 動 が 大 き く_,同 じ 在 庫 量 で も 目 に よ って は 同 じ在 庫 日 数 と は 言 い 難 い. 従 っ て 長 く勤 務 して い る 専 任 の 職 員 が 注 意 し て 管 理 し て い な い 限 り,欠 品 に よ る 緊 急 発 注 や デ ッ ドス ト ッ ク の 発 生 は 避 け 難 い.こ の よ う な 問 題 を 解 消 し,在 庫 管 理 の 精 度 を 向 上さ せ る た め に は,現 在 庫 量 と 現 使 用 量

医 療 マ ネ ジ メ ン ト学 会 雑 誌  Vol.6, No.4, 2006 を リア ル タ イ ム に把 握 す る こ とが 必 須 とな る.こ の 意 味 で 電 子 カ ル テ の 導 入 意 義 は大 き く,「 注 射 薬 実 施 入 力 漏 れ」 や 「入 力 間 違 い」 防 止 は重 要 な 課 題 と考 え ら れ る.し か し当 院 の 電 子 カ ル テ に は,薬 品 管 理 面 で 最 も ポ イ ン トとな る こ の 問題 に 対 処 す る機 能 は な く,ま た 「未 処 理 状 態 を 提 示 す る し くみ 」 が あった と して も 確 認 者 の 誠 意 の み に頼 る こ と に な る た め,そ の信 頼 性 に は疑 問 が 残った. 結 果(図3,4)か ら当 院 の シス テ ム運 用 で は入 出 庫 管 理 面 で の必 要 水 準 に は 達 した と考 え て い る.さ ら に副 次 的 に,医 事 担 当者 が 問 い合 わ せ に要 して い た 業 務 量 も大 幅 に 削 減 で き た(月 間 約212時 間:全 体 の 約 40.0%).し か し薬 剤 科 内 で の 在 庫 管 理 は ま だ 十 分 と は言 え な い.今 後 は新 た に 更 新 さ れ る調 剤 シス テ ム と の連 携 に よ る 内 服 ・外 用 薬 の 在 庫 管 理 を 実 施 し,発 注 業 務 の 自動 化 な ど に応 用 して い き た い. ま た 「出庫 」 した薬 品 の 「実 施 」 「返 品」 「破 損 」 が オ ー ダ単 位 ご と にす べ て把 握 で き,オ ー ダ に ひ も付 い た これ ら の デ ー タ を分 析 す る こ と に よ り,業 務 負 荷 や 過 誤 の 原 因 と もな っ て い る返 品 や事 故 ・破 損 の誘 因 等 を調 査 す る こ と も可 能 とな る こ と か ら,入 力 デ ー タの 活 用 に よ る業 務 改 善 も今 後 の 課 題 と考 え て い る. 今 回 の シス テ ム運 用 で は 「手 書 き伝 票 」 等 を全 廃 し た こ と に よ り,患 者 個 人 が 特 定 さ れ るす べ て の注 射 薬 は オ ー ダ に基 づ か な い薬 品 出 庫 は実 施 で き な くな った. 従って 出庫 さ れ た薬 品 の ア リバ イを在 庫 管 理面 で チ ェ ッ クす る こ とに よ り,「 在 庫 の一 致 」=「 実 際 の施 用 」= 「カ ル テ 入 力 」 が 実 現 で き,当 院 で は 「実 際 の 医 療 行 為 とカ ル テ記 載 と の整 合 性 は と れ て い る」 と言 え る も の と考 え て い る.こ の こ と は電 子 カ ル テ を使 用 す る た め の必 須 条 件 の1つ で あ る 「保 存 義 務 の あ る情 報 の 真 正 性 が 確 保 さ れ て い る こ と」5)を担 保 して い る こ と に もな る.逆 に考 え る と入 力 確 認 が実 施 者 の良 心 の み に 任 さ れ て い る場 合 は,カ ル テ に記 録 と して 残って い る オ ー ダ が実 際 の施 用 と異 な って い る危 険 性 が4∼5% あった こ と に な る.ま た 在 庫 使 用 分 と して 入 力 され た オ ー ダ と は無 関 係 に病 棟 ・各 部 署 へ薬 品 補 充 を して い る場 合 も1∼2%程 度 の入 力 ミス が放 置 さ れ て い た こ と に な る.さ ら に こ の 「管 理 され な い 在 庫 補 充 」 で は, 注 射 施 用 後 の カ ル テ入 力 を 忘 れ た場 合 に他 の ス タ ッフ が 気 付 き難 く,医 事 請 求 もれ が 発 生 し易 いだ け で な く, 医 療 行 為 そ の もの の記 録 が 残 らな い こ と に な る.当 院 の オ ー ダ デ ー タを 調 査 した と ころ,済 注 射 の約5%が 「在 庫 補 充 後 に」 入 力 され て い た と考 え られ,部 門 シ ス テ ム 分 等 を含 め た 「在 庫 使 用 分 の オ ー ダ」 は オ ー ダ 数 ・金 額 と もに 全 オ ー ダ の 約25%を 占 め て い た.こ の 意 味 で 本 シス テ ム は在 庫 管 理 面 だ け で な く,リ ス ク管 理 面 で も有 用 で あ る と考 え て い る. 薬 品 出 庫 の 「入 口 」 と 「出 口 」 の 単 純 な 管 理 をす る こ とだ けで,前 述 の 効 果 や急 性 期 病 院 で頻 回 に行 わ れ る施 用 変 更 や 中止 に も対 応 で きて お り,費 用 対 効 果 を 考 慮 す る とわ れ わ れ の シス テ ム 運 用 は十 分 満 足 の い く もの と考 え て い る.さ らに十 分 な トレー サ ビ リテ ィを 実 現 す る た め に は,オ ー ダ単 位 だ けで な く,薬 品 個 々 に つ い て そ の状 況 を 把 握 す る シス テ ムが 必 要 と され る. しか し これ を 実 際 に運 用 す るた め に は,ICタ グ等 の 「現 場 で 容 易 に入 力 で き る標 識 」 が す べ て の 薬 品 に添 付 さ れ,か つ 製 薬 メ ー カ ー に始 ま る流 通 業 界 全 体 で の 管 理 コ ー ドの標 準 化 が,そ の前 提 と な る もの と考 え て い る.個 々 の 医療 機 関 の枠 を超 え た周 辺 環 境 の 整 備 が 望 ま れ る. お わ りに 今 回 の シス テ ム 運 用 に お い て 最 も重 要 な 点 は 「現 場 の 在 庫 管 理 意 識 」 に あ る と考 え て い る.入 力 忘 れ で 「補 充 され な い こ と」 や 「未 返 品 リス トに 載って く る こ と」 は,実 は 問題 の 顕 在 化,管 理 の手 助 け に過 ぎ ず, 現 場 の 対 応 が 曖 昧 な も の で あ れ ば 管 理 精 度 の 向 上 は難 しい.幸 い に も当 院 に は元 来 そ の 「企 業 風 土 」 が あ っ た こ と に感 謝 して い る. 末 筆 な が ら学 会 で の 報 告 か ら全 般 に渡 り ご指 導 頂 き ま した ト ヨタ記 念 病 院 放 射 線 科 牧 野 直 樹 先 生 に深 謝 い た し ます.ま た シ ス テ ム構 築 に ご尽 力 頂 い た 株 式 会 社 トー シ ョー因 泥 栄 一 郎 氏,株 式 会 社 富 士 通 中 部 シス テ ム ズ 野 口直 規 氏,シ ルバ ー人 材 の 管 理 に ご協 力 頂 い た 株 式 会 社 グ ッ ドラ イ フ デ ザ イ ン営 業 企 画 部 の 皆 様 に 深 謝 し ます. 文 献 1) 前 田 剛 司, 坂 田 洋: 注 射 薬 自動 払 出 し装 置 の構 築 と評 価, 医 療 薬 学28 (5): 495∼501, 2002 2) 寒 河 江 喜 紀, 福 井 了 三, 吉 岡 克 巳 ほ か: 当 院 に お け る注 射 オ ー ダ ー シス テ ムの 構 築 とそ の 評 価, 医 療 薬 学27 (2): 159∼166, 2001 3) 石 本 敬 三, 内 田 豊, 藤 本 直 子 ほか: 輸 液 を含 む 全 自動 注 射 調 剤 機 シ ス テ ム に よ る注 射 薬 調 剤 の効 率 化 とそ の評 価, 薬 学 雑 誌121 (8): 631∼636, 2001 4) 加 藤 和 子, 八 木 孝 仁, 小 塚 和 人: 電 子 カ ル テ を 活 用 した注 射 払 い 出 し シス テ ム, 月 刊 薬 事44 (11): 35∼42, 2002 5) 厚 生 省 通 知: 診 療 録 の電 子 媒 体 に よ る保 存 に つ い て, 平 成11年4月22日 (本稿 は2005年6月24・25日 に開催 され た第7回 医療 マネ ジ メ ン ト学会学術総会 にお ける発表 内容を もとに寄稿 した も ので ある。)

医 療 マ ネ ジ メ ン ト学 会 雑 誌  Vol.6, No.4, 2006

ABSTRACT

Attempting prevention of omission of entry of injection treatment in electronic medical records with a drug management system

Teiji Azuma1), Yuji Fukami1), Koji Yamada2), Shusaku Sato3)

1)

Department of Pharmacy, Toyota Memorial Hospital

2)

Trio System Plans Co., Ltd.

3)

Central Uni Co., Ltd.

With the introduction of electronic medical records in September 2003, our hospital began to function with an IT system in the hospital environment. However, there have been many cases in which omission of entry of activity has been suspected. This problem not only considerably increased work associated with verification by medical processors but also caused concern regarding the reliability of consistency between actual and recorded injections and accuracy of drug control.

With updating of our drug control system, we took measures to prevent omission of entry of injection treatment and entry errors in electronic medical records by checking released drugs based on inventory control. This system management revealed that entry of injection treatment was omitted at a rate of 4 to 5% of injections prior to system operation, and that this system thus prevented omission of entry of injection treatment. It was also confirmed that the error rate was 1 to 2% for data entries, which were made after using injections stored for emergencies.

Careful data entry assures the authenticity of medical records. Because our system improves accuracy of control, we expect that it can also be used for automatic ordering.