経費精算: 出張手当

(1)

経費精算: 出張手当

設定ガイド

最終更新日: 2016 年 12 月 17 日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

S Expense

S Professional/Premium edition

S Integrated with Professional/Premium Travel S Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Travel

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

(2)

セクション

1:

アクセス権...1

セクション

2:

概要...1

固定手当と払戻可能手当の比較...1

その他の用語と定義...3

出張手当の構成要素およびドキュメント...3

階層...3

構成およびレート...4

任意の構成要素...5

セクション

3:

ユーザーへの表示...5

代理の委託、プロキシ、および出張手当...5

出張手当ウィザード...6

基本的な処理手順について...6

ユーザーを正しい出張手当構成に一致させる...8

ステップ

1: 経費精算レポートを作成する...10

ステップ

2: 旅程を作成する...11

異なる出張手当構成の選択...11

出張期間の定義...12

標準の旅程の作成...13

日帰り旅程の作成...18

旅程の情報のインポート...20

ステップ

3: [旅程を選択] の使用...23

ステップ

4: 固定（日当）手当の使用または調整...26

調整の実行...26

固定手当の経費の作成...27

固定手当経費の編集...28

ステップ

5: 払戻可能（実際に使用した経費）手当の使用...28

払戻可能手当経費の編集...31

セクション

4:

ユーザーへの表示その他の経費精算レポートページ...32

–

明細化された経費...32

承認...33

セクション

5:

ユーザーへの表示ウィザードページとウィザード以外のページ...34

–

ウィザードページと標準ページ（非ウィザード）の違い...35

セクション

6:

構成オプション...37

[経費の調整] ページの構成オプション...37

必須の列...37

オプションの列...38

(3)

[払戻可能手当のサマリー] ページの構成オプション...47

必須の列...47

オプションの列...48

セクション

7:

検証、計算、および調整...51

検証および提出時のチェック...51

監査ルール...52

払戻可能経費のシステム計算...53

その日全体に払戻可能経費を比例配分する...53

宿泊費、食費の順に限度額超過額を付加する...54

複数のレポート全体で払戻可能手当のサマリーを合計する...54

レコードの調整...56

レポートの要件...57

セクション

8:

出張手当の構成のまとめ...57

セクション

9:

出張手当構成

- 初期構成...58

ステップ

1: 階層を設定する...58

ステップ

2: 初期構成およびレートをインポートする...58

作業の前に...58

初期構成およびレートのインポート...59

編集および再インポート用のレートのエクスポート...60

ステップ

3: 会社の組織から構成への対応付けを追加する...61

ユーザーを単一の出張手当の構成に対応付ける（ユーザーは構成を選択できない）...62

ユーザーを複数の出張手当の構成のセットに対応付ける（ユーザーは構成を選択可能）...64

ステップ

4: オプションの機能を構成する...67

セクション

10:

出張手当構成

- 構成情報の編集および表示...67

出張手当構成の編集...67

レートデータの表示および編集...82

必要なロール...83

レートの表示...83

レートの編集...84

レート地の対応付けの使用...87

レート地の対応付けの追加...88

レート地の対応付けの削除...90

会社の組織から構成への対応付けの編集...91

設定セットの編集...91

出張日および従業員による出張手当データの表示...92

旅程の表示情報の使用...93

算出方法のプロパティの使用...93

セクション

11:

出張手当構成

- オプションの構成要素...95

(4)

経費タイプの構成...95

固定手当の経費タイプ...95

払戻可能手当の経費タイプ...96

法人カード取引の取引日の編集...98

別の対処方法...98

旅程のサイト設定の変更...98

出張手当および為替レート...98

[経費の調整] ページの列見出しの構成...99

監査ルール...101

イベントおよびデータオブジェクト...101

監査ルールによるイベントおよび評価...106

タイミング...106

サンプル...107

(5)

改訂履歴

日付注意事項 / コメント / 変更内容

2016 年 12 月 14 日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2016 年 12 月 9 日コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。

2016 年 5 月 13 日英文における代名詞の表記を更新しました。

2016 年 2 月 19 日国固有の新しいオプション [住所リストを使用] についての情報を追加しました。

2016 年 1 月 24 日インポート／抽出ガイドへの参照を変更しました。内容の変更はありません。

2015 年 8 月 31 日宿泊費、オーバーナイト手当、現物給付された食費、JTR – Joint Travel Regulations に関する定義を追加しました。

新 UI のスクリーンショットを更新しました。内容の変更はありません。

2015 年 2 月 6 日 [標準および手当経費規定外フラグを使用] が [システム規定外フラグを使用] に変わりました。

2014 年 9 月 24 日 2 種類のユーザーインターフェースについての情報を追加しました。内容の変更はありません。

2014 年 7 月 11 日 [レート通貨での基本食事レートの表示] オプションについての情報を改訂しました。

2014 年 6 月 13 日 [レート通貨での基本食事レートの表示] オプションおよび [出張期間] フィールドについての情報を追加しました。

2014 年 4 月 11 日ウィザードについてユーザーに操作を促すカスタムテキストについての情報を追加しました。

2013 年 9 月 20 日ユーザーが 30 日を超える旅程を作成した場合、旅程の範囲を超えていることを警告し、

サポート連絡して解除しなければならない旅程が作成されるのを防止する警告メッセージが表示されます。

2013 年 8 月 23 日以下を追加しました:

 TA インポートの再インポート可能なフィードファイルで既存の税率をエクスポートできます（[構成] タブ＞ [レートをダウンロード] ボタン）。

 レポート提出イベントの新しい条件 [事前レポートの超過後に出張手当クレジットがある] を使用すると、2 番目のレポートからのクレジットの限度超過額を最初のレポートに適用（配分）する必要があるときに手動でクレジットを操作できます。

2012 年 12 月 28 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 12 月 14 日食費経費タイプである [昼食] および [夕食] を [支給あり] に設定できるようになりました。

2012 年 10 月 19 日以下の内容を変更および更新しました。

 [旅程検索] タブの新規追加

 [計算プロパティ] タブの新規追加

 タブ名 [構成の割り当て] が [従業員関連の設定] に変更されました。

 [レート] タブで場所の対応付けが可能になりました。

 名前が変更された設定 [インポートに空路が存在する場合にホテルの旅程をスキップする] の説明を変更しました。

2012 年 2 月著作権を変更しました。内容の変更はありません。

(6)

日付注意事項 / コメント / 変更内容

2011 年 11 月 23 日各条件の意味を明確にするため、情報を追加しました。

 出張手当旅程: このデータオブジェクトは、経費に関連付けられた特定の旅程を参照します。

 出張手当旅程 (レポート上): このデータオブジェクトはレポートに添付された旅程を参照します。参照する旅程は必ずしも経費に関連付けられていません。

2011 年 8 月 12 日以下の情報を追加しました。

 インポートに含まれている場合のホテルデータに対する自動行作成 2011 年 7 月 22 日以下の情報を追加しました。

 [TA 構成] ページに [外部 URL] フィールドおよび [外部 URL のツールチップテキスト] フィールドが追加されました。

 旅程カレンダーの機能拡張により、5 日間の表示から 7 日間になりました。

 使用済みの日は、[新しい経由地を追加] に灰色で表示され、利用できません。

 リンク済みの旅程がある経費精算レポートを削除するときに、その旅程も削除するかどうかを確認するプロンプトが表示されるようになりました。

 4 日以上の単一行程を作成するユーザーに、正しい日程を入力するように確認するメッセージが表示されるようになりました。

 1 月から 2 月にかけて、構成が Classic インターフェイスから現行のユーザーインターフェイスに移行しました。

 レートを編集できるようになりました。

2010 年 12 月 31 日著作権を更新し、商標を変更しました。内容の変更はありません。

 [出張手当旅程] および [出張手当旅程 (レポート上)] 両方の監査ルールに関する旅程レベルのオブジェクト:

 出張日数

 出張開始予定日

 出張終了日

 「提出時チェック」の説明を明確にしました。

2010 年 4 月 29 日 Oanda レート情報について、[Oanda 銀行間ビッドレート] が [平均アスクレート] に変更されました。

2010 年 3 月 19 日設定セットについての情報を追加しました。

2010 年 2 月 19 日 [詳細] メニューからのウィザードへのアクセス、および経費タイプへの支出カテゴリーの割り当てについての情報を追加しました。

2010 年 1 月 15 日「行政区域」（郡）に関する情報を追加しました。

2009 年 12 月独立した設定ガイドになりました。内容に変更はありません。

(7)

日付注意事項 / コメント / 変更内容 2009 年 10 月 16 日以下の情報を追加しました。

 単一行旅程チェック

 出張手当の監査ルール

 [保存して別の経由地を追加] ボタン（[旅程を作成（標準）] ページ）から [保存] への変更

 [旅程を選択] ページでの列が変更されました。日付と時刻の列が別個になりました。

 関連付けられている経費精算レポートを開かずに旅程を作成または編集することについての情報

2009 年 9 月 18 日 [クイック旅程ウィザードを表示] 構成設定についての情報を追加しました。

2009 年 1 月 16 日 [旅程を作成（日帰り）] ページの使用についての情報を追加しました。

2008 年 12 月 12 日 [出張手当の構成の編集] ページのオプションの配置が変更されました。

 [経費の調整] ページの列見出しラベルの構成

 Oanda レート 2008 年 7 月 19 日（SU

33）以下の情報を追加しました。

 [出張手当の構成の編集] ページの新しいフィールド

 [出張手当構成割り当ての新規作成] ページのフィールド名の変更

 Oanda の為替レートの使用の説明を明確にしました。

2008 年 5 月（SU31）以下の情報を追加しました。

 ユーザーが旅程を作成するときの構成の選択

 Travel の旅程または法人カード（レベル 3）データに基づいた旅程の経費作成

 レベルおよびページ名の変更

 [出張手当レート地] ページ

 [出張手当構成の選択の編集] ページ 2008 年 4 月（SU30）使用可能な 2 つの UI についての情報を追加しました:

 従来の UI

 現行の UI

本ドキュメントが現行のユーザーインターフェイスへ移行しました。

(8)

出張手当

セクション 1: アクセス権

ユーザーがこの機能へのアクセス許可を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定

的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Con

cur 管理者に連絡してください。

また、このガイドには Concur だけが遂行できる作業がいくつか記載されています。この場合、

Concur クライアントサポートにリクエストしてください。

セクション 2: 概要

従業員の出張経費を、一般的に「日程」や「出張手当」と呼ばれている払戻レートの一覧表に従って払い戻すことができます。このレートは、組織のポリシーによって決定され、出張先や出張

の期間、出張の部分的日数、季節などに応じて異なります。出張手当は、食費（通常は諸雑費を

含む）および宿泊費に適用されます。

出張手当は、レンタカー、航空券、セミナーなどには適用されません。

固定手当と払戻可能手当の比較

出張手当には次の 2 つのタイプがあります。

 固定（別名日当）: 固定タイプの出張手当では、実際の経費の金額に関わらず固定レートで従業員に払い戻されます。たとえば、食費（諸雑費を含む）の固定レートが 1 日あたり 55.0 ユーロだとします。



従業員が使用した食費が 1 日あたり 55.0 ユーロ未満の場合、差額は従業員が保持し

ます。



従業員が 1 日あたり 55.0 ユーロを超える食費を使用した場合、その差額は従業員が負担することになります。

従業員には実際に使用した経費に関わらず支払が行われるため、従業員は、Expense で実際に使用した経費を入力したり、領収書を収集したりする必要はありません。従業員

が旅程の準備をするときに入力する出張先や期間の情報に基づいて、固定額の経費がシステムにより作成されます。

NOTE:

本ガイドおよび一部の構成設定では、「固定」と「日当」という用語が使用されていますが、両者の意味は同じです。

(9)



払戻可能（別名実際に使用した経費）: 払戻可能タイプの出張手当では、払戻レー

トの一覧表がありますが払戻レートで従業員に払い戻されるかどうかはケースによって

異なります。

従業員が Expense で実際に使用した経費を入力すると、システムによってその実費額と

レート（限度額）が比較されます。次の処理を行います。



実際に使用した経費が限度額以下の場合、従業員には実際の額が払い戻されます。



実際に使用した経費が限度額を超える場合、従業員には、実際に使用した経費また

は限度額で払い戻されます。



実際に使用した経費で払い戻されることがポリシーで規定されている場合、

従業員には経費全額が支払われますが、限度額を超えた分の金額は追跡も継続し

て行われます。ドイツなど一部の国では、限度額を超えて支払われた分は、従業

員への課税対象になります。他の国では、限度額を超えて支払われた分は従業員

に請求できず、会社の経費となります。



払戻が限度額までであることが会社のポリシーで規定されている場合、その

限度額を超える全額が従業員の負担となります。

NOTE:

本ガイドおよび一部の構成設定では、「払戻可能」と「実際に使用した経費」という用語が使用されていますが、両者の意味は同じです。

その他の用語と定義

本ガイドおよび一部の構成設定では、以下の用語も使用します。

用語定義

宿泊ホテル、モーテル、およびその他の伝統的な（商用）宿泊施設での滞在。

オーバーナイト

手当ありオーバーナイト手当は、宿泊手当の代わりに従業員に支払われます。

国によって異なりますが、通常は、従業員が友人宅に滞在するなど、伝統的なホテル宿泊設備以外に宿泊するときに適用されます。

オーバーナイト手当は、従業員が滞在先の主人に手土産を購入するためのもので、宿泊手当よりかなり少額になります。

現物給付された

食費ドイツの特定の状況で会社から従業員に提供された食事は、税処理用に「現物給付された食費」とみなされます。たとえば次のフィールドを使用できます:

 社員食堂で提供され、社内通貨や食券で支払われた食費

 研修、セミナー、カンファレンスなどの一部として提供され、会社が費用を負担した食費

– または –

 事前に手配済みの食事 JTR – Joint Tr

avel Regulatio ns

米国国防総省で使用されます。

(10)

出張手当の構成要素およびドキュメント

ここでは、出張手当構成の主な要素を紹介し、ユーザーインターフェイスへの影響について説

明します。各要素の詳細については、本ドキュメントの末尾の構成情報のセクションで説明しま

す。

階層

管理者は、会社のニーズに合わせて既定の出張手当階層を編集します。



設定ガイド「製品共通: 機能階層」をご参照ください。

構成およびレート

構成およびレートは、国ごとに異なります。現在のところ、初期構成およびレートのユーザーインターフェイス（UI）はありません。代わりに、出張手当インポートを使用して、以下の要素をインポートすることができます。

 構成および階層グループの対応付けデータ

 レート

 レート地とシステムの対応付けデータ

初期構成およびレート情報をインポートした後、管理者は UI を使用して編集することができます。詳細については、本ガイドの構成セクションで説明します。

また、既存のレートをエクスポートするための [レートをダウンロード] オプションもあります。

エクスポートしたレートは、更新してから再インポートすることができます。この手順について

も本ガイドの構成セクションで説明します。

任意の構成要素

その他にも、構成の内容や対象国に応じて使用する要素があります。以下の設定があります:

 経費タイプ: 管理者は、いくつかの経費タイプを構成するように求められることがあります。

(11)



法人カード設定: 管理者は、インポートした法人カード取引の取引日をユーザーが編集できるように設定を変更可能です。

 旅程のサイト設定: 管理者は、[旅程を選択] ページにリストされる旅程の日付範囲を設定できます。



為替レート: 従業員の払戻通貨以外の通貨で設定されたレートによる出張手当は、

為替レートを適切に設定しないとシステムによって計算されません。



列見出し: 管理者は、[経費の調整] ページの列見出しを設定できます。



監査ルール: 管理者は、監査ルールを作成して、出張手当を管理および監視できま

す。

セクション 3: ユーザーへの表示

ここでは、各機能とオプションについて説明します。構成手順の詳細については、本ガイドの構成セクションをご参照ください。

代理の委託、プロキシ、および出張手当

適切な権限を持つプロキシおよび代理は、委託したユーザーと同じアクセス許可および権限を持つようになります。

出張手当ウィザード

ユーザーは出張手当ウィザードを利用することができます。出張手当ウィザードでは、エラーを最小限に抑えながら出張手当の手順を 1 つずつ進めることができます。

このウィザードにアクセスする方法は 2 種類あります。

 ユーザーがレポートレベルの情報（経費ヘッダー）を保存した直後にウィザードを

開始するように、Expense を構成しておくことができます（ユーザーに開始するかどう

かのプロンプトを表示するように設定することもできます）。

- または -

 ユーザーは、レポートレベルの情報（レポートヘッダー）を保存した後、いつでもウィザードにアクセスできます。

出張手当ウィザードが自動的に開始されるように Expense を設定しておくことをお勧めします。

このように設定しておくと、ユーザーが正しい順序で適切な手順を行うことができます。

(12)

基本的な処理手順について

ここでは簡単に基本の手順を説明します。詳細は次のセクションをお読みください（これらの構成ステップについては、すべて本ガイドの末尾にある構成セクションで説明します）。

! 重要!! 出張手当機能は、きめ細かく構成できます。

以降のセクションでは、以下の前提で説明しています。

1) ここで説明している出張手当の構成は固定（日当）食費および払戻可能（実際に使用した経費）宿泊費が対象です。

2) ユーザーがレポートヘッダーを保存した直後に出張手当ウィザードを開始するように E

xpense を構成しておきます（ユーザーにプロンプトを表示することもできますが、ここで

は、プロンプトを表示せずに自動的に開始するように構成します）。

ユーザーがログオンすると、出張手当から払戻を受ける資格があるかどうか、Expense によって

判断されます。このように構成した後、以下のステップを実行します。

ステップ 1: 経費精算レポートを作成する

ユーザーが経費精算レポートを開始します。レポートヘッダーを保存すると、出張手当出張手当ウィザードが開始されます。

ステップ 2: 旅程を作成する

ウィザードの最初のページで旅程を作成し、出張の詳細を入力します（出発および目的

地の情報）。Expense は、この情報（場所、所要時間など）を使用して、出張手当のレ

ートを決定します。

ステップ 3: 旅程を選択する

ウィザードの 2 番目のページで、レポートに 1 つの（または必要に応じて複数の）旅程を割り当てます。

ステップ 4: 固定（日当）手当を確認して調整する

出張手当の構成に固定手当が含まれるか、提供された食費など、ユーザーの入力が必要な場合、この 3 番目のページが表示されます。ユーザーは、出張手当の情報を確認し、

必要な調整を行ってから保存します。Expense が、経費精算レポートに実際の固定手当経費を作成し、他の入力データを保存して、必要な調整を行います。

ステップ 5: 払戻可能（実際に使用した経費）手当を作成する

出張手当の構成に払戻可能経費が含まれる場合、ユーザーは関連する経費を経費精算レポートで作成します。Expense により、払戻額が計算されます。

以下のページで、手順全体を詳しく説明します。

(13)

ユーザーを正しい出張手当構成に一致させる

ユーザーが経費精算レポートを作成すると、システムにより、そのユーザーのプロファイル（ヘッダー）情報と出張手当構成で定義されている出張手当階層情報が比較されます。両者が一致すると、そのユーザーは出張手当から払戻を受けられるようになり、リンクと出張手当ページが利用可能になります。

比較では、最初に [国] フィールドが比較されます。

 [国] フィールドが一致しないと、ユーザーは出張手当を使用できません。

 [国] フィールドが一致すると、階層を定義するフィールドの比較に進みます。階層フィールドは、隙間なしで順番に使用されます。

組織単位

1～6 を使用する階層が定義されているとします。この表は、2

人のユーザーが

3 つの出張手当構成（TA1、TA2、および TA3）に対して比較される様子を示しています。

ユーザー国組織

単位1

組織単位2

組織単位3

組織単位4

組織単位5

組織単位6 従業員1 ドイツ ABC 1234 営業部 1X123 B

従業員2 ドイツ ABC 1234 R&D 20293 A

構成国組織

単位1 組織

単位2 組織

単位3 組織

単位4 組織

単位5 組織単位6 TA 構成 1 ドイツ ABC

TA 構成 2 ドイツ ABC 1234 営業部

TA 構成 3 ドイツ ABC 1234 営業部 1X123



従業員

1 に最も正確に一致するのは TA 構成 3 です。TA 構成 3 は、TA 構成 1

や TA

構成 2 よりも多くのフィールドが従業員レコードに一致しています。



従業員

2 に最も正確に一致するのは TA 構成 1 です。TA 構成 3 は、TA 構成 1

や TA

構成 2 よりも多くのフィールドが従業員レコードに一致しています。

ユーザーがレポートを作成すると、Expense は、最適な出張手当構成を（すべてのオプションおよび制限事項を含めて）そのレポートに自動的に割り当てます。

 構成を後で編集した場合、その変更内容は即時に反映されます。構成の変更後にユーザーが旅程または経費精算レポートを開くと、編集した内容が適用されます。

 現在別の出張手当構成を使用しているユーザーのデータ変更では、元の構成が旅程および経費精算レポートに適用されます。ユーザーがその旅程または経費精算レポートを開くと、元の構成が引き続き使用されています。

会社の構成によっては、従業員は別の構成を選択することもできます。詳細については後述しま

す。

(14)

ステップ 1: 経費精算レポートを作成する

この例では、ウィザードを自動的に開始するようにシステムを構成済みです。

ユーザーが [経費精算レポート新規作成] ページで [次へ] をクリックすると、[旅程を作成

（標準）] ページが表示されます。

この時点で、前述のように Expense によって最適な出張手当構成が経費精算レポートに割り当てられています。

会社の構成によっては、従業員は別の構成を選択することもできます。次のセクションを参照し

てください。

ステップ 2: 旅程を作成する

[旅程を作成（標準）] ページの [旅程名] フィールドに、経費精算レポート名が自動的にコピーされます。この名前は必要に応じて変更できます。

このページでは、複数のアクションを実行できます。実行可能なアクションは以下のとおりです。

詳細は以降のページで説明します。



会社の構成に応じて、別の出張手当構成を選択する。



会社の構成に応じて、出張期間を定義する。

 以下のいずれかの方法で、実際の旅程を作成する。

 標準の旅程を作成する。

(15)

 クイックエントリページで 1 つまたは複数の旅程を作成する。

 Travel にインポート済みの情報またはインポート済みの特定の法人カードデータに基づいて Expense が旅程を作成するようにする。

異なる出張手当構成の選択

会社の構成で、ユーザーに異なる出張手当構成の選択を許可することができます。この機能を使

用する場合、（前述のとおり）Expense が割り当てた最適な構成が、ユーザーの既定の構成になります。旅程を作成するユーザーは、この既定の構成を使用することができます。また、会社が定義した出張手当構成を [選択] フィールドのリストから選択することもできます。

NOTE:

[旅程を作成（標準）] ページの内容をいったん保存して別のページ移動した後は、

ユーザーは校正を変更できません。フィールドは読み取り専用になります。

出張期間の定義

会社の構成に [出張期間] リストの表示が含まれている場合、ユーザーは以下のいずれかを選択

できます。

 3 か月以下

 3 か月以上

 48 か月以上

(16)

使用している出張手当の国モジュールに基づいて、このリストで選択した期間により、出張延長の処理方法が決定します。たとえば [3 か月以上] または [48 か月以上] を選択すると、出張

延長の食事代金が減額されます。

! 重要: この機能の使用対象は限定されています。ほとんどの国では、この機能をオンにしても無効です。



使用できるかどうかについては、各国用の出張手当の構成設定ガイドをご参照ください。

標準の旅程の作成

最初に、会社の構成に応じて、前述のとおり以下の手順を実行します。

 [選択] フィールドが [旅程名] フィールドの右側に表示されることがあります。利用可能な出張手当構成をリストから選択できます。

 [出張期間] フィールドが [旅程名] フィールドの右側に表示されることがあります。

出張期間を選択できます。

ページの右側の [新しい経由地を追加] で、最初の経由地の情報を入力します。

(17)

フィールド説明

出発地 (都市) 都市名を 3 文字以上入力します。リストが表示されます。目的の都市を選択します。

日付出発日を入力するか、カレンダーから選択します。

時間出発時刻を入力します（出発地の現地時間）。

時刻の入力については、次の点に注意してください。

 標準の営業時間（7:00 AM～6:00 PM）の場合、時間、分、AM/PM の代わりに整数を入力できます。たとえば、「7」と入力してから TAB キーを押すか別のフィールドをクリックすると、「7:00 AM」と表示されます。

「5」と入力してから TAB キーを押すか別のフィールドをクリックすると、「5:00 PM」と表示されます。

 12時間制を使用している場合、「22」と入力すると、「10:00 PM」

と表示されます。

目的地 (都市) 都市名を 3 文字以上入力します。リストが表示されます。目的の都市を選択します。

日付一般的に、出張の経由地への到着と出発は同日のため、このフィールドには出発日が入力されます。この日付は、必要に応じて変更できます。

時間到着時刻を入力します（到着地の現地時間）。このフィールドは、前述の [時刻] フィールドと同様に操作できます。

ユーザーが [保存] をクリックすると、以下の処理が実行されます。

(18)



保存した経由地情報が、ページの左側に表示されます。

 ユーザーがこの経由地を出発するという想定に基づき、前の経由地から [出発地

(都市)] フィールドに到着都市が入力されます。この内容は、必要に応じて変更できま

す。

 他のすべてのフィールドの内容は消去されます。

 （オプション）この単一工程が 4 日以上かどうかを確認するメッセージが表示されます。

(19)

 すべての経由地の合計が 30 日を超える場合、日付範囲の確認を求める警告メッセージが表示されます。

このプロンプトにより、サポートが解除しなければならない旅程がユーザーによって作成されるのを防ぐことができます。

ユーザーが、次の経由地に関するフィールドに入力します。この手順に従って、各経由地の情報を入力して保存します。

標準の旅程: 経由地の追加および削除

続行する前に、旅程の情報が正しいことを確認し、必要に応じて修正します。

 経由地を削除するには、目的のチェックボックスを選択して [行の削除] をクリックします。

 経由地を追加するには、[経由地の追加] をクリックして、ページ右側のフィールドに入力します。

標準の旅程: 到着レート地の変更

[到着レート地] 列には情報が自動的に入力されます。Expense は、以下の順序で到着レート地を判定します。

1. レート地の対応付けテーブルをチェック（出張手当インポートでインポート済）

2. 国、都道府県、および市区町村について、完全一致をチェック 3. 国と市区町村について完全一致、都道府県が空白をチェック

4. 国と都道府県、郡（あるいは行政区）について完全一致、都市が空白をチェック 5. 国と都道府県について完全一致、市区町村が空白をチェック

6. 国について完全一致、都道府県および市区町村が空白をチェック

7. 国と都道府県両方が空白で、会社が定義したラベル「その他のすべての国」など、があるレコードをチェック

(20)

上述のとおり Expense は、ユーザーの旅程上の場所を、Expense に登録されている約

40,000

箇

所の場所に一致させようとしますが、完全一致が見つからないことがあります。払戻レートは場所に基づくため、完全一致がない場合はユーザーへの払戻額に影響することがあります。柔軟に場所を選択できるようにするため、ユーザーが到着レート地を編集できるように Expense を構成することができます。

レート地の編集を許可されているユーザーが、以下の手順を実行します。

 目的の経由地のチェックボックスをクリックします。このページの [旅程の経由地の編集] セクションに経由地が表示されます。

 新しい場所を入力します。

標準の旅程: 旅程の最終処理

この時点で、正しい旅程が作成されています。作業が完了したら、 [次へ] をクリックします。

[旅程を選択] ページが表示されます。

日帰り旅程の作成

前述の「標準の日程」の手順に従って、日帰りの旅程を作成します。またはクイックエントリ

ページを使用することもできます。クイックエントリページにアクセスするには、[旅程を作

成（標準）] ページ（または [旅程の編集] ページ）の [旅程を作成（日帰り）] ボタンをクリックします。[旅程を作成（日帰り）] ページが表示されます。

(21)

[旅程を作成（日帰り）] ページで、以下のフィールドに入力します。

フィールド／列説明

開始日の選択既定では、現在の週の曜日ごとに行が提供されます。別の週の日付を選択したい場合、[開始日の選択] フィールドに日付を入力するかカレンダーを使用して選択し、[検索] をクリックします。その日以降の 7 日間が表示されます。

出発地目的地

都市名を 3 文字以上入力します。リストが表示されます。目的の都市を選択します。

帰路出発時刻到着時刻帰路出発時刻帰着時刻

以下についての時刻を入力します。

 出発（出発地からの）

 到着（目的地への）

 出発（目的地からの）

 帰着時刻（出発地への帰着時刻）

時刻の入力については、次の点に注意してください。

 標準の営業時間（7:00 AM～6:00 PM）の場合、時間、分、AM/PM の代わりに整数を入力できます。たとえば、「7」と入力してから TAB キーを押すか別のフィールドをクリックすると、「7:00 AM」と表示されます。

「5」と入力してから TAB キーを押すか別のフィールドをクリックすると、「5:00 PM」と表示されます。

所要時間読み取り専用です。出張の経過時間がシステムにより計算されます。

除外出張がない日に対する [除外] チェックボックスを選択します（この行のすべてのフィールドは空欄にすることもできます）。

(22)

[旅程の保存] をクリックして [次へ] をクリックします。[旅程を選択] ページが表示されます。

日帰りの旅程: オプションの構成

ユーザーに [旅程を作成（日帰り）] ページの使用を許可しないように構成することもできます。

日帰りの旅程: ユーザーの優先設定

ユーザーは、[プロファイル] ＞ [プロファイル設定] ＞ [経費精算の優先設定]（左側メニュー）に既定で [旅程を作成（日帰り）] ページが表示されるように選択できます。このページの [出張手当ウィザードで [旅程を作成（日帰り）] ページを既定にする] を選択します。

ユーザーに [旅程を作成（日帰り）] ページの使用を許可しないように構成しておくと、このプロファイルオプションは表示されません。

(23)

旅程の情報のインポート

旅程を手動で作成せずに、Travel および法人カードのダウンロード機能またはそのいずれかの

機能を使用している場合、Travel にインポート済みの情報またはインポート済みの特定の法人

カードデータに基づいて、Expense が旅程を作成するようにすることができます。ユーザーが [旅程を作成（標準）] ページで [旅程のインポート] をクリックします。Travel の旅程および

法人カードのデータのリストが表示されます。

目的の情報をインポートし、必要に応じて旅程を編集します。

NOTE:

この機能はデータ入力を簡素化するためのものであり、必須データがソースの出張

予約やカード取引から利用できない場合は、旅程の行にも入力がありません。インポー

トした旅程から提供されなかった必須情報がある場合、プロンプトが表示されます。

次の点に注意してください:



Expense が Travel の旅程から情報を収集します。インポートした旅程に鉄道出張

がある場合、Travel の旅程にある日付、時刻、および場所に基づいて、Expense の旅程の行（経由地）が生成されます。

 インポートした Travel の旅程および／またはインポートした法人カードデータのフライト情報およびホテル情報を Expense が収集します。

 フライトが発券済みの場合、Expense は、最初に（ホテル情報の前に）フライト情報を使用して、旅程の行（経由地）を生成します。



ホテル情報を使用して、ホテルの旅程の行を生成します。

(24)



ホテルデータで追加の日数が識別された場合、Expense は、これらの日数について

追加の行を旅程に生成します。

 フライト情報の場合、Expense は、Travel の旅程にある日付、時刻、および場所を使用します。



ホテルの場合、Expense は、Travel の旅程にあるホテル予約情報、E-Receipt 情報、

法人カード（レベル 3）の情報を、この順序で使用します。Expense が、場所およびチェックイン／チェックアウト日を収集します。時刻はユーザーが入力する必要が

あります。



乗り継ぎフライトがあるフライト情報の場合を除き、その日の行がすでにある場合、

Expense はその日に対して別の行は作成しません。



従業員のプロファイルに既定の都市が入力されており、Travel の旅程にフライト情

報がない場合、その都市が出張の出発地になります。

 オプション: [フライト情報で旅程を作成] 設定が無効の場合（チェックボックスがオフの場合）、Expense は、フライト情報の代わりにホテル情報を使用します。



ホテルのみまたはフライトおよびホテル情報がある場合、最初の出発地およ

び最後の到着地にはフライト情報が使用されます。旅程上のその他のすべての情報は、ホテル情報に基づきます。

 フライト情報のみがある場合、前述の標準の説明に対する変更はありません。



本ガイドの「出張手当構成の編集」をお読みください。

例 - [フライト情報で旅程を作成] 設定を使用した結果

以下の出張予約情報を確認してください。

帰路出発時刻時間到着時刻時間

1 Seattle SEA Day 1 23:30 Chicago ORD Day 2 5:00 2 Chicago ORD Day 2 06:30 Orlando MCO Day 2 9:00 3 (Hotel) Oak Ridge, FL Day 2 - 4 4 Orlando MCO Day 4

5 Orlando MCO Day 4 17:15 Detroit DTW Day 4 21:00 6 Detroit DTW Day 4 21:40 Seattle SEA Day 4 23:30

標準の構成では、結果の出張手当旅程には以下の行が含まれます。

Seattle Day 1 23:30 Oak Ridge Day 2 10:00 Oak Ridge Day 4 14:00 Seattle Day 4 23:30

設定 [フライト情報で旅程を作成] を無効にしている場合（チェックボックスがオフの場合）、

結果の出張手当旅程はシンプルになり、ホテル滞在のみに基づいて作成されます。

(25)

Seattle Day 1 23:30 Oak Ridge Day 2 10:00 Oak Ridge Day 4 14:00 Seattle Day 4 23:30

ステップ 3: [旅程を選択] の使用

1 つの旅程は複数の経費精算レポートに関連付けることができます。たとえば、経費精算レポートは週次で必要な一方、出張（旅程）は 1 か月にわたることがあります。このような状況では、

1 つの旅程が 4 つの経費精算レポートに広がることがあります。

1 つの経費精算レポートを 1 つ以上の旅程に関連付けることができます。たとえば、1

週間に複数の経費精算レポートすることをユーザーに許可していない会社で、ある従業員が、同じ週に 2 回の短い出張（旅程）を行ったとします。この場合、2 つの旅程を 1 つの経費精算レポートに関

連付けることができます。ただし、複数の旅程が同じ出張手当構成に基づいている場合にのみ、

複数の旅程を同じレポートに関連付けることができます。

[旅程を選択] ページが以下のとおりになります。

 現在の旅程が、ページの最上部に表示されます。

ユーザーが [旅程を作成（日帰り）] ページを使用して、旅程を作成した場合、新規作成したすべての日帰り旅程は:

 システム生成された旅程名が表示されます。

 現在のレポートに添付されます。

(26)

NOTE:

ユーザーは、目的の旅程を選択し、[割り当て解除] をクリックして、任意またはすべての日帰り旅程を割り当て解除することができます。

 他の利用可能な旅程が、ページの下部に表示されます。

NOTE:

ユーザーは、このセクションの上部のドロップダウンリストで他の旅程を探すことができます。同じ構成に基づく旅程のみをレポートに割り当てることができます。

現在のレポートに 1 つ以上のレポートを追加で割り当てる場合、ページ下部で目的の旅程を選択して [割り当て] をクリックします。ページの最上部に、新しく割り当てた旅程が表示されます。

この時点で、目的の旅程がレポートに割り当てられています。現在 :

 固定（日当）手当を呼び出す構成の場合、[次へ] をクリックします。[経費の調整]

ページが表示されます。

 固定手当を呼び出さない構成の場合、[完了] をクリックします。

この場合、固定手当があるため、[経費の調整] ページが表示されることを想定しています。

(27)

ステップ 4: 固定（日当）手当の使用または調整

調整の実行

Expense により、ユーザーの手当が計算されます。ユーザーが金額を確認し、提供された食費や私的出費などについて、必要な調整を行います。

上の例では:

 初日と最終日については、その場所に終日滞在してはいなかったため、金額が自動

的に減額されます。

 3 日目については、（ホテルまたは会議場で）朝食が提供されたことをユーザーが入

力したため、金額が減額されます。

[経費の調整] ページでは、以下の点に注意してください。

 日付範囲を入力すると（ページの上部）、この範囲の固定手当情報が表示されます。

日付範囲を指定するには、開始日と終了日を入力して、[検索] をクリックします。特定の日付範囲でフィルターを設定して [経費の作成]/[経費の更新] をクリックすると、その日付範囲にある経費のみが作成または更新されます。

 提出済のレポートに含まれる日付（範囲）は、別のレポートでは使用できません。

 このサンプルの構成オプションは、多数あるオプションのうちの一部です。他のオプションについては、本ガイドの後半で説明します。

NOTE:

手当額は控除で減額されることがありますが、ゼロ未満になることはありません。

不足分がユーザーに請求されることはありません。

(28)

固定手当の経費の作成

ユーザーが、[経費の作成] をクリックします。出張日ごとに経費が自動的に作成され、ユーザーの経費精算レポートページに表示されます。

システム生成の経費については、次のことに注意してください。

 食費経費には、経費タイプ「固定食費」が割り当てられます。宿泊費経費には、経費タイプ「固定宿泊費」が割り当てられます。

 食費と宿泊費両方が同じ日にある場合、それぞれの日の経費タイプごとに経費が作成されます。

固定手当経費の編集

固定手当経費については、次のことに注意してください。

 ユーザーは、経費精算レポートページで固定手当経費を編集できます。たとえば、

カスタムフィールドに会社固有の情報を追加できます。他のフィールドは読み取り専用であり、変更できません。

 経費作成後に、[経費の調整] ページの情報を変更する場合、[経費の更新] をクリックして調整を行います。

 固定手当に影響する旅程の情報を変更する場合（経由地の追加や削除など）、[経費の調整] ページに戻ってから [経費の更新] をクリックします。

 固定手当経費の作成後にレート情報を変更した場合、金額は自動的には更新されません。ユーザーが [経費の調整] ページを開いて [経費の更新] をクリックするか、レポートを提出した時点で、金額が更新されます。

(29)



法人カードインポートで実際に使用した経費をインポートしたものの、固定手当で払い戻を受ける場合、ユーザーが、インポート済みの経費を「私的」としてマークする

必要があります。

この時点で、ユーザーが払戻可能経費を処理できる準備が完了します。

ステップ 5: 払戻可能（実際に使用した経費）手当の使用

払戻可能手当については、ユーザーが経費精算レポートに入力するか、インポート（法人カード

インポート）する必要があります。

ユーザーが、食費または宿泊費経費タイプを使用して [出張手当] チェックボックスを選択し、

通常どおり(経費精算レポートページの [経費精算] または [新しい経費] タブで）経費情報を

入力します。インポートした法人カード取引については、ユーザーがインポート済取引を編集し、

必須フィールドへの入力を完了して、[出張手当] チェックボックスを選択します。

[出張手当] チェックボックスは、出張手当機能および適切な経費タイプを使用する資格があるユーザーにのみ表示されます。たとえば、（出張手当には適用されない）「航空運賃」経費タイプを選択すると、[出張手当] チェックボックスは表示されません。

ユーザーが経費を保存すると（さらに [出張手当] チェックボックスを選択していれば）、旅程情報と経費がシステムによって比較されます。経費の日付について、以下のように処理されます。

 経費の日付が日程内である場合、払戻額がシステムによって計算されます（[払戻可能手当のサマリー] ページに表示されます）。

 経費の日付が日程の範囲内にない場合、経費の日付が日付範囲外にあることをユーザーに知らせるメッセージが表示されます。ユーザーは、経費および旅程の日付を変更し、[出張手当] チェックボックスをオフにします。

NOTE:

経費を保存したときに、旅程がまだレポートに割り当てられていなかった場合、旅程を割り当てるまで経費精算レポートを提出できないことを示すメッセージがユーザーに表示されます。

(30)

すべての経費を入力またはインポートした後、[詳細] ＞ [払戻可能手当のサマリー] を選択します。

[払戻可能手当のサマリー] ページが表示されます。

NOTE:

また、このメニューを使用して、添付された旅程、他の利用可能な旅程、および固定手当にアクセスすることができます。これらのページの項目は、ウィザードの項目と

同様です。

(31)

[払戻可能手当のサマリー] ページについては、以下の点に注意してください。

 日付範囲を入力すると（ページの上部）、この範囲の払戻可能手当額が表示されます。日付範囲を指定するには、開始日と終了日を入力して、[検索] をクリックします。

 このサンプルの構成オプションは、多数あるオプションのうちの一部です。他のオプションについては、本ガイドの公判で説明します。

払戻可能手当経費の編集

払戻可能手当経費については、次のことに注意してください。

 ユーザーは、経費精算レポートで払戻可能経費を編集できます。たとえば、会社固有のカスタムフィールドの情報を追加できます。金額または日付の変更は、[払戻可能手当のサマリー] ページに表示される総計に影響する可能性があります。

 ユーザーが払戻可能手当に影響する旅程の情報を変更すると、それに応じて払戻可能手当が自動的に更新されます。旅程から日付を削除すると、関連付けられたすべての

払戻可能手当経費は規定外フラグ項目としてフラグ付けされます（提出できません）。

これは、各払戻可能手当経費が、そのレポートに関連付けられている旅程の日付と一致する必要があるためです。

 ユーザーが [経費の調整] ページの情報を変更すると、それに応じて手当限度額が更新されます。

この時点で、ユーザーはすべての手当を確認し、調整を終えたことになります。払戻を受けるた

めに経費精算レポートを提出できるようになりました。

(32)

セクション 4: ユーザーへの表示 – その他の経費精算レポートページ

明細化された経費



払戻可能（実際に使用した経費）手当: 払戻可能経費を明細化すると、[出張手当]

チェックボックスが「親」経費から削除され、各明細に割り当てられます。

NOTE: 「親」エントリではなく明細エントリの日付が、日別総計や検証などの計算に使用されます。

 固定（日当）手当: 会社の構成で固定手当の構成オプションが選択されている場合、

固定手当はシステムによって明細化されます。このタイプの明細は、ユーザーが入力した明細とは異なります。これは、ユーザーが入力した調整を明細化して、正確に処理するためのものです。この明細は、他の経費のように経費精算レポートには表示されません。[経費の調整] ページにのみ表示されます。

承認



払戻可能（実際に使用した経費）手当: 承認者は、不合理な金額を許可しないよう

に、経費の承認金額を減らすことができます（この処理は、会社が承認者に金額の調整を許可することを想定しています）。

承認者は、[承認金額] フィールドを通常どおり調整できますが、実際の比例配分された

変更は読み取り専用フィールド（[払戻可能な金額]）で反映されます。つまり、承認者は、[承認金額] を 10.00 ドルに変更できますが、[払戻可能な金額] フィールドは 8.50 ドルになります。

NOTE:

変更が承認者の画面に表示される方法は、制限があるかどうかの設定に

応じて決まります。「制限なし」払戻可能手当の場合、承認者の画面に変更はあ

りません。ただし、制限があるかどうかの設定にかかわらず、承認者の変更は常に仕訳入力に影響します。



配分については、本ガイドの「払戻可能経費のシステム計算」セクションを

ご参照ください。

 固定（日当）手当: 承認者は、固定手当経費の金額を調整できません。そのため、

[承認金額] フィールドは読み取り専用です。

(33)

セクション 5: ユーザーへの表示 – ウィザードページとウィザード以外のページ

前のセクションでは、ウィザードを自動的に開始するようにシステムを構成済みの場合の操作について説明しました。ユーザーは手動でウィザードを開始することもできます。

経費精算レポートに関連付けられている旅程がない場合、[詳細] メニューを選択し、[出張手当] の下にあるいずれかのオプションを選択することで出張手当ウィザードにアクセスできます。

経費精算レポートに既に旅程が関連付けられている場合、ユーザーが [詳細] メニュの出張手当オプションを選択すると、ウィザードではない標準の出張手当ページが表示されます。

(34)

ウィザードページと標準ページ（非ウィザード）の違い

ウィザード形式はタブの代わりに複数のステップで構成され、[次へ] ボタンを押すと、1 ステップずつ順番に実行することができます。

(35)

非ウィザード形式は、複数のステップの代わりにタブで構成されており、[次へ] ボタンと [完

了] ボタンがあります。ユーザーは任意の順序でタブ間を移動できます。

(36)

セクション 6: 構成オプション

[経費の調整] ページの構成オプション

[経費の調整] ページを構成するオプションは複数あります。常に表示される列（必須の列）と、

構成されている場合にのみ表示される列（オプションの列）があります。

必須の列

図

1: [経費の調整] ページの必須の列

(37)

次の列は常に表示されます。

列説明

除外 | すべて [すべて] をクリックするとすべての列が選択されます。またはユーザーに表示する列のチェックボックスを個別に選択（有効化）します。

 私用時間。たとえば、出張の最後に数日間の休暇を追加し、会社からの払戻は発生しない場合。

 旅程が複数の経費精算レポートにわたる場合など、現在の経費精算レポートに含まれていない日

レポートに割り当てられている旅程ごとに、[経費の調整] ページが全体の日程に適用されます。旅程が 4週間にわたる出張で、経費精算レポートは週ごとに提出しなければならない場合、ユーザーは、現在の週次レポートに適用しないすべての行を除外して、最終的に 4 つの経費精算レポートを作成することができます。

たとえば、4 つの週次レポートに分かれる旅程の場合、最初の週には、ユーザーが第2週、第3週、第4週に適用する行を（チェックボックスを選択して）除外します。第2週、第3週、第4週のレポートを作成するときは、それぞれ以降の週の行をユーザーが除外します。前の経費精算レポートに関連する行は、システムによって（チェックボックスが選択されて）自動的に除外されます。

ユーザーが手動で除外する各行の [手当] 列の金額はゼロになり、固定手当経費は作成されません。システムによって除外される各行に（前のレポートに含まれている日を指します）、手当額が表示されます。

日付 / 場所旅程に示されているとおり、その行に関連する日付および場所が表示されます。

手当ユーザーに払い戻される、その日の手当総計を表示します（食費、諸雑費、宿泊費）。

使用および表示されるレートは、政令料金のみ、または会社料金か政令および会社料金のどちらかの政令料金です。

オプションの列

[経費の調整] ページを構成するその他のオプションは以下のとおりです。

NOTE:

これらのすべての構成オプションは、サポートされているかどうかは国ごとに異なります。また、オプションがサポートされている国でも、必須ではないため、使用しな

くてもかまいません。

 特定の要件については、各国用の出張手当の構成設定ガイドをご参照ください。

(38)

構成可能な列見出し

会社ごとに特定の列見出しを構成して翻訳することができます（構成については、本ガイドの末尾にある構成セクションで説明します）。

最初の 3 つのオプションは、手動の除外です。

 食費支給なし: 提供された食費を控除するように構成していない場合は、食費の列は表示されません。

図

2: 提供された食費の控除なし

 提供された食費のチェックボックス: 提供された食費を控除するように構成済みで、

提供された食費に現物給付された食事が含まれない場合は、朝食／昼食／夕食のチェックボックス列が表示されます。

図

3: 提供された食費のチェックボックス

各チェックボックスを選択すると、[手当] 列の金額は、レート表の金額で減額されま

す。

(39)

 提供された食費のドロップリスト: このオプションは、ドイツでは必須ですが、他の国での使用は任意です。提供された食費を控除するように構成済みで、提供された食費に現物給付された食事が含まれる可能性がある場合は、食事手当のチェックボックス

列はドロップリストに代わります。

構成するときの方法は、ドイツ控除リストと現物給付控除リストの 2 種類あります。

 ドイツ控除リストの構成は以下のとおりです。

図

4a: 提供された食費のドロップリスト（ドイツ控除リスト）

ドイツ控除リストの構成オプションは以下のとおりです。

オプション説明

業務上の交際費食事が提供され、食費が手当から控除されます。

会社のイベント食事が提供され、食費が手当から控除されます。

外部アクティビティ食事が提供され、出張期間に応じて処理が決まります。

 総出張時間が 8時間を超える場合、提供された食費の額が手当から控除されます。

 総出張時間が 8時間未満の場合（手当が発生しない場合）、値はレポート用に記録されますが、手当額への調整は発生しません。この情報は、現物給付の金額を決定するためにレポートで使用されます。

業務上の食費食事が提供され、食費が手当から控除されます。

インセンティブとなる

食費食事が提供され、金額はレポート用に記録されますが、手当額への調整は発生しません。

提供されなかった食事は提供されず、食費の手当の控除は発生しません。

経費精算: 出張手当