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自然科学研究機構 

∼平成

₁₉

年度英語セミナー∼

 

英文 Email の書き方 

 

第１版  2008.3.3     

 

目 次 

1. Email の構成 2. Email 作成のポイント 3. 文書の作成 3.1. ①Subject line （件名） 3.2. ②Salutation （敬辞） 3.3. ③Opening line（最初の挨拶） 3.4. ④Text （本文） 3.5. ⑤Closing line （最後の挨拶） 3.6 ⑥Signature（署名） 4. 送信前の確認、送信 5. メール作成チェックリスト 6. メール作成の具体例 6.1. 「P」：Plan 書く前に考える・プランを立てる 6.2. 「W」：Write メールを書く 6.3. 「P」：Proofread 確認する 6.4. 「S」：Send 送信する 付録 署名作成のポイント    

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1. Email の構成 

一般的な英文 Email は主に６つの部分から構成されています。 右ページの和訳と比べてみると、基本の構成にはあまり違いのないことが分かります。   Subject  Request to Meet With the President of XYZ University  Dear Mr. Yamada,   

My  name  is  Jae‐Young  KIM,  and  I  am  the  Coordinator  for  International  Relations  at  ABC  University  in  Seoul,Korea.    Our university president, Dr. Chin‐Hwa LEE, is planning a visit to  Japan next month. He would like to  request a meeting with the President of XYZ University, Dr. Suzuki, as they both are molecular biologists. Dr.  Lee will be in Japan from October 14 to 24, and, as of right now, his schedule from October 15 to 17 is open. It  is possible to request a meeting with Dr. Suzuki during that period?    Thank you very much. I look forward to hearing from you.    Best regards,    Jae‐Young KIM    ***************************************************  Jae‐Young KIM,  Coordinator, International Relations  ABC University, Seoul, South Korea  Tel: +82‐12‐1234‐5678 Fax: +82‐12‐1234‐8900  http://www.abc.ac.kr  ***************************************************  ① Subject line （件名）  用件を簡潔、明確、具体的に書く。頭の文字は大文字にする。 ② Salutation （敬辞）  相手によって使い分ける。∼様、∼先生、各位、等にあたるもの。 最後に必ずカンマ「,」を付ける。（氏名の分かる場合は）相手の氏名を用いる。 ③ Opening line （最初の挨拶）  メールの書き出し。自己紹介、礼を述べる、用件を確認する等のパターンが 一般的。 ④ Text （本文）  用件を「要点」＞「詳細」の順に述べる。 ⑤ Closing line  （最後の挨拶）  メールの結び。お礼、返信を求める等のパターンが一般的。 ※Closing Salutation（結辞）：②に対応する結びの語句。敬具、よろしく、 それでは、等にあたるもの。②と同様に最後に必ずカンマ「,」を付ける。 ※氏名：最後に自分の氏名を書く。

⑥ Signature （署名）  氏名、（役職）・部・課・係名、機関名、電話・FAX 番号、Email・HP アドレス ① Subject line（件名） ② Salutation（敬辞） ③ Opening line （最初の挨拶） ④  Text  （本文） ⑤ Closing line（最後の挨拶） ※Closing Salutation（結辞） ※氏名 ⑥  Signature（署名）

【和訳】 件名  XYZ 大学長との会談の依頼  山田様    私は韓国のソウルにある ABC 大学の国際交流コーディネーターをしております Jae‐Young KIM と申します。     

当大学長 Chin‐Hwa  LEE 先生は、来月に訪日を予定しております。LEE 学長は、双方ともが分子生物学者であ るということもあり、XYZ 大学長である鈴木先生との会談を希望しております。LEE 学長は 10 月14 日から 24 日ま で日本に滞在する予定ですが、現時点では 10 月 15 日から 17 日の間は予定が空いております。その期間内で 鈴木先生との会談をお願いすることは可能でしょうか？    よろしくお願いします。返信お待ちしております。    敬具    Jae‐Young KIM    ***************************************************  Jae‐Young KIM  国際交流コーディネーター  ABC 大学 （韓国、ソウル）  Tel: +82‐12‐1234‐5678 Fax: +82‐12‐1234‐8900  http://www.abc.ac.kr  *************************************************** 

 

 

 

 

 

① ② ③ ④  ⑤ ※結辞 ※氏名 ⑥ 

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2. Email 作成のポイント 

Email を作成するにあたってのポイントを確認します。  ここからは「ＰＷＰＳストラテジー」に従って Email を作成していきます。  PWPS とは、以下の４ステップです。 P  W  P  S  ：Plan  ：Write  ：Proofread  ：Send  →書く前に「考える」（プランを立てる）。 書き始める前に、何をどう伝えたいのか考えます。  → メールを「書く」。 基本的なパターンに沿って作成する。  → 「確認する」。 送信する前に間違いが無いか確認する。  → 「送信する」。 完了です。    ●「P」 ∼メールを書く前に∼  メッセージを書き始める前に以下の点をチェックしましょう。   【書き始める前のチェックポイント】  □目的 Purpose  □手段 Is email the best way?  □要点 Important points ：  メールを送る目的は何ですか？ ： Email は内容にふさわしいコミュニケーション手段ですか？ ： 一番重要な内容は何ですか？大事なポイントを書き出してみましょう。  ※内容によっては電話や直接相手に伝える方が良い場合もあります。  ↓  【Email にはふさわしくない内容】  ×機密情報、個人情報  ×微妙な問題、取扱に注意を要するトピック  ×冗談、駄洒落等  ×複雑な情報   

3. 文書の作成 

●「W」 ∼メールを書く∼  実際にメールを書いてみましょう。 「1. Email の構成」で確認したように、英文 Email は基本的には６つの部分から構成されています。   ① Subject line （件名）  ② Salutation （敬辞）  ③ Opening line  （最初の挨拶）  ④ Text  （本文）  ⑤ Closing line  （最後の挨拶）  ⑥ Signature  （署名） 

3.1. ①Subject line  （件名） 

【Subject の作成ポイント】  □簡潔、明確、具体的に  例）   （問合せ：Inquiry） Visa Inquiry – Taro Yamada            （会議：Meeting）   NINS Meeting October 24, 2007    □頭の文字を大文字にする  例） Upcoming NINS Seminar – October 1, 2007    □必要に応じて（内容に合わせて）変更する      例） （受信メール） Upcoming NINS Seminar – October 1, 2007   →（返信メール：Subject の後半を変更） Upcoming NINS Seminar – Attendance List      【Subject の例】 

×

悪い例 問題点  ◎_良い例  和訳 certificate  短すぎる。 情報が足りない。 大文字になっていない。 Certificate Form – NINS  証明書様式（NINS） I need your help  明確でない。  大文字になっていない。  （依頼なのに）丁寧ではな い。 Please Check This Draft  案のチェックをお願 いします Draft  短すぎる。  情報が足りない。 NINS Agreement Draft – October 15, 2007 NINS 協定書案（2007 年 10 月 15 日） Travel to japan  具体的でない。  Japan の頭文字は大文字。 Travel to Japan – John W. Smith – November  2007    来日予定（ジョン W． スミス 2007 年 11 月） Inquiry as to  dependents  大文字になっていない。 Inquiry as to Dependents  （または）  Dependent Visa Inquiry    扶養家族についての 問合せ    扶養家族ビザについ ての問合せ What’s New draft  (April 24, 2007) draft の頭→大文字。  （相手が読めないかも知れ ないので）Subject 内でのカ ッコ書きは避ける。 What’s New Draft – April 27, 2007  What’s New 案（2007 年 4 月 27 日） 

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3.2. ②Salutation  （敬辞） 

Salutation は相手によって使い分けます。適切なものを使用しましょう。   【Salutation の例】   ※下記の例のように、Salutation の後には必ずカンマ「,」を付けます。  相手の区分 Salutation  解説  和訳 Dear Mr. Kim,  Dear Ms. Kim, 相手の性別が分かっている場合。  （Mr：男性、Ms：女性） Kim 様 Individuals – general  個人（一般） Dear Jae‐Young Kim,  相手の性別が分からない場合、フルネームを 使います。  特に相手が外国の方で、姓・名の区別が付き にくい場合等に便利です。 Jae‐Young Kim 様 Individuals – researchers  個人（研究者） Dear Dr. Suzuki,  「Dr.」（博士に対する敬辞）を使用します。  （医学博士、医師に対しても使用出来ます。）  鈴木先生  (鈴木博士） Dear Sir/Madam,  相手が特定できない場合や一般的な問合せ （書籍の注文、資料の請求等）をする場合。  Non‐specific persons  特定されていない相手 To Whom It May  Concern,  上記「Dear Sir/Madam」よりフォーマルな形。 推薦状等でよく使われる。 ご担当者様 Dear all,  自分の属する部、課、係等のメンバー全てにメ ールを送るとき等、相手（複数）を知っている場 合。  皆様、  各位 Dear Participants,  Multiple recipients  複数の相手 Hello to all  Participants, 会議やシンポジウムを主催する時に、複数の 相手（参加者）にメールを送る場合。  参加者各位、  参加者の皆様 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. ③Opening line（最初の挨拶） 

メールの書き出しは自己紹介、礼を述べる、用件を確認する、等で始めるのが一般的です。    【Opening line の例】  形式 Opening line 解説 和訳 Thank you for your email message. 受け取ったメール（と次の例では添 付ファイル）に対して感謝する、返 信時の一般的書き出し。  （※返信の場合には、必ず、相手の くれたメールに対するお礼から始 めます。） メールありがとうご ざいます。 Reply  返信 Thank you for your email message  and attachment of September 18, 2007. 相手が添付ファイルを一緒に送っ てくれていた場合には、メールと添 付ファイル両方に対してお礼を述 べます。 2007 年9 月18 日の メールと添付ファイ ルありがとうござい ます。 General Inquiry  一般的な問合せ My name is Taro Yamada, and I am  the International Liaison Specialist at  …. 一般的な問合せの場合、メールの やり取りを始める時には自己紹介 から書き出します。 …で国際交流専門 員をしております山 田太郎と申します。 Thank you for your email message  concerning the upcoming visit of your  university president, Dr. Chin‐Hwa  Lee, Japan in October 2007.  この例は上記「返信」の発展形で す。この形では事情を確認していま す。特に外部とやりとりをするような 場合に便利です。 貴大学長 Chin‐Hwa Lee 先 生の 2007 年 10 月 訪日についてメー ルをありがとうござ います。 Stating the Situation 事 情を述べる  My name is Taro Yamada,  International Liaison Specialist, and  your inquiry of September 15, 2007  has been forwarded to me. メールでの問合せを転送で受け取 った場合には、自己紹介をする必 要があります。  この場合には、「問合せ」と「事情」 を組み合わせた形になります。 国際交流専門員の 山田太郎です。 2007 年9 月15 日の 問合せについては 私の方に転送いた だきました。 General (Familiar)  一般（親しい相手） I hope you are having a good week. 同じ部、課、係内等でよく知った相 手にメールをする場合。  フォーマルではありませんが、同僚 に対するメールでよく使われます。 良い週をお過ごしと 思います。         

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3.4. ④Text  （本文） 

本文を作成するときには右図のように、要点、あるいは事情の説明・確認をした後に  詳細を記述します。      【本文・例１】  メモ（伝えたいポイント） メール本文 和訳 Main  points  要点 ・鈴木先生に用件を伝え、 了解済。 Details  詳細 ・会議の期日（場所）：  2007 年 10 月 15 日 14 時 ∼（機構本部）  ・Lee 先生の都合を確認。 We informed Dr. Yamada of your request, and he  will be pleased to meet with Dr. Lee, if possible,  on October 15, 2007at 14:00 at the NINS head  office. Please let us know if this date and time is  convenient for Dr. Lee. ご依頼の件について鈴木先生 にお伝えしましたところ、喜ん で Lee 先生にお会いしたいと のことでした。可能であれば 2007 年 10 月 15 日 14 時機構 本部にて（お会いしたい）との ことですが、Lee 先生のご都合 をお聞かせ下さい。      【本文・例２】  メモ（伝えたいポイント） メール本文 和訳 Main  points  要点 ・鈴木先生に用件を伝え たが、10月15∼18日は会 議の為都合が悪い。 Details  詳細 ・代替案：10 月 19 日、  あるいは 22、23 日  ・Lee 先生の都合を確認。    We informed Dr. Suzuki of your request, however,  he will be attending a conference from October 15  to 18.He indicates that he would be available on  October 19 or, alternatively, October 22 or 23.    Would one of these dates be convenient for Dr. Lee’s  schedule during his time in Japan?  ご依頼の件について鈴木先 生にお伝えしましたところ 10 月15日から18日までは会議 に出席予定なのですが、10 月19 日あるいは 22、23 日で あれば可能とのことです。  この中で Lee 先生の日本滞 在中の予定に都合の合う日 は有りますでしょうか。                            詳細 要点

3.5. ⑤Closing line  （最後の挨拶） 

メールの結びの挨拶は最初の挨拶とともに、メールの雰囲気を調整するという重要な働きをしています。  仕事上のメールであると同時に丁寧で誠意のこもった良い印象を与えるように気を配りましょう。    【Closing line の例】  区分 Closing line 解説 和訳 When you require a reply  返信の必要な場合 I (We) look forward to hearing from  you. 返信をお待ちして おります。 When you don’t require a  reply (answering an  inquiry)  （問合せに答える場合等） 返信の不要な場合 I (We) hope that this answers your  inquiry. 一般的な Closing line の例。  「I」、「we」どちらも使用可能。  ※「I」：個人としてやりとりしている ニュアンス。  「we」：「我々」。組織として対応し ているといったニュアンス。 お問合せに対して お答え出来ていれ ばと思います。 Inviting further questions  if necessary  必要に応じて質問を受け 付ける場合 If you have any further questions,  please do not hesitate to contact me  by email or by phone. 特に、こちらから情報を提供した 場合等に便利な一般的 Closing  line の例。  このような一文を付け加えること で、提供した情報について責任 を持って快く質問に対応するとい う態度を示します。 もし質問がございま したら、どうぞメー ルまたは電話にて 当方までご連絡下 さい。 General thank‐you  一般的なお礼 Thank you very much. 非常に一般的な Closing line で す。 ありがとうございま す。 When asking someone to  do something  依頼をする場合 I (We) hope that this does not cause  any inconvenience for you. 相手に依頼をする場合、相手の 都合を考慮し、また、丁寧である ことが大事です。  この例は、よく上記「Thank you  very much」とともに使われる丁 寧な依頼の仕方です。  この件がご迷惑に ならないと良いので すが。    （ご迷惑をおかけし ます/お手数をおか けします）  ●Closing salutation（結辞） 冒頭の Salutation（敬辞）（3.2.参照）に対する結びの Salutation です。 Closing salutation  結辞  Best regards,    Yours sincerely, どちらもメールで使える closing salutation です。 それでは/敬具/よろ しく/よろしくお願い します      ※上記の例のように、Closing Salutation の後には必ずカンマ「,」を付けます。     

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3.6 ⑥Signature（署名） 

  【署名作成のポイント】 ※巻末「署名作成のポイント」も参照ください。  □6 行程度に収める。  □必要な情報：  ・氏名  ・（役職）、部・課・係名、機関名  ・電話番号、FAX 番号  ・Email アドレス  ・（あれば）所属機関の HP アドレス  □署名を装飾する場合には、ビジネス用に相応しいデザイン、文字を使う。  顔文字等、絵文字は使用しないようにしましょう。  □住所は特に入れる必要は有りません。   

4. 送信前の確認、送信 

●「P」 ∼送信する前に∼  送信する前に以下の点に注意して間違いがないかチェックしましょう。    【送信前のチェックポイント】  □Subject line（件名）は明確ですか？  □読みやすいものになっていますか？  □日付･時間･氏名などに間違いは有りませんか？  □スペリングに間違いは有りませんか？    ●「S」 ∼送信∼  上記チェックの後、送信して完了です。                                 

5. メール作成チェックリスト 

ここまでの「ＰＷＰＳストラテジー」に沿ったメール作成のポイントをチェックリストにすると以下の通りになります。    【PWPS ストラテジー メール作成チェックリスト】 

1.  「P」：Plan 書く前に考える（プランを立てる）

Do I have a purpose for sending this email?    メールを送る目的は何ですか？ □ What are the important points? (What do I want to say?)  一番重要な内容は何ですか？（言いたいことは何ですか？） □ Is email the best way to communicate this message?    Email は内容に対してふさわしいコミュニケーション手段ですか？ □

2.  「W」：Write メールを書く

Subject line （件名）  件名は簡潔、明確、具体的に書かれていますか？ □ Salutation （敬辞）  適切な敬辞を使っていますか？ □ Opening line （最初の挨拶）  自己紹介等、相手との友好的な関係を築こうとする挨拶が出来ていますか？ □ Text （本文）  要点と詳細は、読みやすいものになっていますか？ □ Closing line （最後の挨拶）  最後の挨拶は、良い印象を与えるものになっていますか？ □ Signature （署名）  ・氏名  ・（役職）、部・課・係名、機関名  ・電話番号、FAX 番号  ・Email アドレス、または（あれば）所属機関の HP アドレス □

3.  「P」：Proofread 確認する

Is the subject line clear?  Subject line（件名）は明確ですか？ □ Is the email easy to read?  読みやすいものになっていますか？ □ Are the dates and names correct?  日付･時間･氏名などに間違いは有りませんか？ □ Are there any spelling errors?  スペリングに間違いは有りませんか？ □

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6. メール作成の具体例

ここでは、具体的なケースを想定して「PWPS ストラテジー」に沿ったメール作成をしていきます。 「1. Email の構成」のメール（相手のリクエスト）に対して、以下の両方のメールを作成してみましょう。 ●”Yes” reply：OKの場合の返信 ●”No” reply：OK ではない場合の返信 【受信メール】 Subject  Request to Meet With the President of XYZ  University  件名  XYZ 大学長との会談の依頼  Dear Mr. Yamada,    My name is Jae‐Young KIM, and I am the Coordinator for  International Relations at ABC University in Seoul,  Korea.    Our university president, Dr. Chin‐Hwa LEE, is planning a visit  to Japan next month. He would like to request a meeting with  the President of XYZ University, Dr. Suzuki, as they both are  molecular biologists. Dr. Lee will be in Japan from October 14 to  24, and, as of right now, his schedule from October 15 to 17 is  open. It is possible to request a meeting with Dr. Suzuki during  that period?    Thank you very much. I look forward to hearing from you.    Best regards,    Jae‐Young KIM    ***************************************************  Jae‐Young KIM,  Coordinator, International Relations  ABC University, Seoul, South Korea  Tel: +82‐12‐1234‐5678 Fax: +82‐12‐1234‐8900  http://www.abc.ac.kr  ***************************************************  山田様    私は韓国のソウルにある ABC 大学の国際交流コーディネ ーターをしております Jae‐Young KIM と申します。    当大学長Chin‐Hwa LEE 先生は、来月に訪日を予定して おります。LEE 学長は、双方ともが分子生物学者であると いうこともあり、XYZ 大学長である鈴木先生との会談を希 望しております。LEE 学長は 10 月 14 日から 24 日まで日 本に滞在する予定ですが、現時点では 10 月15 日から 17 日の間は予定が空いております。その期間内で鈴木先生 との会談をお願いすることは可能でしょうか？    よろしくお願いします。返信お待ちしております。    敬具    Jae‐Young KIM    ***************************************************  Jae‐Young KIM  国際交流コーディネーター  ABC 大学 （韓国、ソウル）  Tel: +82‐12‐1234‐5678 Fax: +82‐12‐1234‐8900  http://www.abc.ac.kr  *************************************************** 

6.1. 「P」：Plan 書く前に考える・プランを立てる 

目的、要点を整理します。 “Yes” reply：OKの場合 “No” reply：OK ではない場合 □目的 Purpose メールを送る目的は何ですか？ ・Kim さんに会談は可能だと伝える ・Kim さんに会談は可能だが、提示され た期間は都合が悪いと伝える □要点 Important points 一番重要な内容は何ですか？ ・日付・時間：10 月 15 日、14 時∼ ・代替案：10 月 18∼24 日 □手段 Is email the best way? Email は内容にふさわしいコミュニケ ーション手段ですか？ ・先方からの連絡が Email なので、 Email で OK ・先方からの連絡が Email なので、 Email で OK 

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6.2. 「W」：Write メールを書く 

【 Yes reply: OKの場合の返信】 ※下段は和訳 Subject  Your Request to Meet With the President of XYZ University  Dear Jae‐Young Kim,    Thank you for your email message concerning the upcoming visit of your university president, Dr. Chin‐Hwa Lee, to Japan  in October 2007.    We informed Dr. Suzuki of your request, and he will be pleased to meet with Dr. Lee, if possible, on October 15, 2007 at  14:00 at the XYZ University head office. Please let us know if this date and time is convenient for Dr. Lee.    We look forward to hearing from you.    Best regards,    Taro Yamada    ***************************************************  Taro Yamada (Mr.)  International Strategy Headquarters, XYZ University  Tel: +81‐3‐5425‐1234 Fax: +81‐3‐5425‐9876  Email: [email protected]  ***************************************************  件名    XYZ 大学長との会談の依頼  Jae‐Young Kim 様    来る 2007 年 10 月の貴大学長 Chin‐Hwa Lee 先生の訪日についてはメールをありがとうございます。    鈴木先生にお伝えしたところ、可能であれば 2007 年 10 月 15 日の 14 時に XYZ 大学本部にて是非お会いしたいとのことです。 この日程での Lee 先生のご都合をお知らせください。    返信お待ちしております。    敬具    山田 太郎  （署名省略）  Salutation（敬辞）：性別不明の為フルネームを使用 Opening line（最初の挨拶）：相手のメールへの御礼、事情確認 Text（本文）：要点 希望の日付・時間を 伝える Closing line（最後の挨拶）： 予定の確認が必要な為、返信を求 める Closing Salutation（結辞） 氏名 Signature（署名）： 仕事上のメールの署名としてふさ わしいもの。 Subject（件名）：具体的、明確

【”No” reply: OK ではない場合の返信】 ※下段は和訳 Subject  Your Request to Meet With the President of XYZ University  Dear Jae‐Young Kim,    Thank you for your email message concerning the upcoming visit of your university president, Dr. Chin‐Hwa Lee, to Japan  in October 2007.    We informed Dr. Suzuki of your request, however, he will be attending a conference from October 15 to 18. He indicated  that he would be available on October 19 or, alternatively, October 22 or 23. Would one of these dates be convenient for Dr.  Lee’s schedule during his time in Japan?    We look forward to hearing from you.    Best regards,    Taro Yamada    ***************************************************  Taro Yamada (Mr.)  International Strategy Headquarters, XYZ University  Tel: +81‐3‐5425‐1234 Fax: +81‐3‐5425‐9876  Email: [email protected]  ***************************************************  件名    XYZ 大学長との会談の依頼  Jae‐Young Kim 様    来る 2007 年 10 月の貴大学長 Chin‐Hwa Lee 先生の訪日についてはメールをありがとうございます。    鈴木先生にお伝えしたところ、2007 年 10 月 15 日から 18 日までは会議に出席予定とのことです。10 月 19 日、あるいは 10 月 22 日か 23 日であれば（お会いすることが）可能ということですが、いずれかの期日で Lee 先生訪日中のご予定に合う日は有ります でしょうか。    返信お待ちしております。    敬具    山田 太郎  （署名省略）  Text（本文）：要点 提示された期間は都合が合わないので、代替 案の日付を伝える

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6.3. 「P」：Proofread 確認する 

確認のチェック項目に沿って間違いがないか確認します。  □ ✓_{Subject line（件名）は明確ですか？  →具体的、明確。受信メールの件名に沿ったもの。} □ ✓_{読みやすいものになっていますか？ →段落分けされ、適度に行間が空いており、見やすい。}  □ ✓_{日付･時間･氏名などに間違いは有りませんか？ →OK、特になし}  □ ✓_{スペリングに間違いは有りませんか？ →OK、特になし}  Subject  Your Request to Meet With the President of XYZ University  Dear Jae‐Young Kim,    Thank you for your email message concerning the upcoming visit of your university president, Dr. Chin‐Hwa Lee, to Japan  in October 2007.    We informed Dr. Suzuki of your request, and he will be pleased to meet with Dr. Lee, if possible, on October 15, 2007 at  14:00 at the XYZ University head office. Please let us know if this date and time is convenient for Dr. Lee.    We look forward to hearing from you.    Best regards,    Taro Yamada    ***************************************************  Taro Yamada (Mr.)  International Strategy Headquarters, XYZ University  Tel: +81‐3‐5425‐1234 Fax: +81‐3‐5425‐9876  Email: [email protected]  *************************************************** 

 

6.4. 「S」：Send 送信する 

無事送信されたことを確認して完了です。

付録

- 署名作成のポイント -

 

●  署名のポイント 

① 最高６行程度におさめます。 ② 氏名、所属部課係名、所属機関名、電話／FAX 番号、（あれば）所属機関のウェブサイトの URL を入れます。 ③ 所属機関の住所を入れる必要は有りません。 ④ 仕事での使用に適した枠・線を使いましょう。 飾りを付けたい場合には、出来れば*** または---等を使いましょう。 （^^^、%%%、 ###等の重い飾りはやめましょう） 長さは署名中の一番長い行に合わせます。 ⑤ 顔文字等、絵文字は使わないようにします。

○

良い例 １：

○

良い例 ２：

×悪い例 １：

×悪い例 ２：

--- Taro YAMADA

Liaison and Planning Division

National Institutes of Natural Sciences (NINS) TEL +81-3-5425-1890 FAX +81-03-5425-2049 E-mail

[email protected]

******************************************

Leslie M. Tkach-Kawasaki, International Associate

National Institutes of Natural Sciences (NINS)

Tel: +81-3-5425-1890 Fax: +81-3-5425-2049

http://www.nins.jp

******************************************

###%%%^^^!!!((())):-)

Tanaka Hirofumi

123 Showa 12 Building, 12th _floor

1st _{Section, (03)1234-5678}

Tokyo, Japan

###%%%^^^!!!((())))

%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%% Tanaka Hirofumi

National Institutes of Natural Sciences Tokyo, Japan (03)1234-5678 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ ・所属機関名がない ・情報の並び順と表記がおかしい （電話番号が分からない、等） ・住所は必要でない ・行間があきすぎる 最初と違う飾りになっている ・このような飾りは使わない ・飾りが重すぎる このような飾りは使わない

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20/20 英文 Email の書き方 2008 年 3 月 3 日 第１版 大学共同利用機関法人自然科学研究機構 国際戦略本部 ※無断での複写・転載を禁じます。 ※機構内での使用に限ります。