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豊中市個人住民税課税業務
委託仕様書
平成 28 年 9 月 財務部 市民税課- 2 - 1. 業務名 豊中市個人住民税課税業務（以下「本業務」という。） 2. 履行期間 契約期間等は以下のとおりとし、契約締結日から平成 28 年 12 月 31 日までに業務運営に 向けた業務準備及び引継ぎを行うものとする。業務準備及び引継ぎ期間に係る経費は、受託 者の負担とする。 2.1 業務準備及び引継ぎ期間 契約締結日の翌日から平成 28 年 12 月 31 日まで 2.2 業務履行期間 平成 29 年 1 月 1 日から平成 31 年 12 月 31 日まで 3．履行場所 豊中市役所第一庁舎市民税課事務室 4. 豊中市役所の休日及び勤務時間 4.1 休日 （１）日曜日及び土曜日 （２）国民の祝日に関する法律(昭和 23 年法律第 178 号)に規定する休日 （３）12 月 29 日から翌年の 1 月 3 日までの日(前号に掲げる日を除く。) 4.2 執務時間 （１）本市役所の執務時間は，午前 9 時から午後 5 時 15 分まで。 ※上記時間以外に業務を行う場合は、委託者と協議すること。 5．業務内容 5.1 業務準備及び引継ぎについて （１）業務委託履行に必要な業務準備及び引継ぎを行うこと。 （２）受託者は、本仕様書及びその他委託者の意見を十分反映した「業務マニュアル」を 作成し、平成 28 年 12 月 31 日までに委託者の承認を受けること。 （３）業務マニュアルは、業務開始後であっても、委託者の助言や指示、又は受託者の判 断（事前に委託者の了承が必要）により、業務の範囲内で見直しや調整を行うものと する。その際は随時受託者が作成した業務マニュアルを修正すること。 （４）受託者は本業務を確実に履行するために、豊中市の運用に適合するよう要員を訓練 すること。 （５）業務準備期間に受託者が要する費用は、受託者で負担すること。
- 3 - 5.2 委託業務の内容 給与支払報告書（以下「給報」という。）、年金支払報告書（以下「年報」という。）、市 民税・府民税申告書（以下「市申」という。）、確定申告書、特別徴収に係る給与所得者 異動届出書（以下「異動届」という。）、特別徴収切替申請書（以下「切替申請書」とい う。）などの課税資料等並びに公的年金改定資料および照会文書等（以下「例月資料」と いう。）について、下記の処理等を行う。 （１）郵便開封、課税資料の分類・括束業務 （２）課税資料の点検および不備があった場合の照会業務 （３）課税資料についてのデータ入力業務 （４）課税資料等のスキャン業務（当初課税・例月課税） （５）特別徴収義務者の宛名作成業務 （６）課税資料の件数確認（及びリストの作成） （７）データ取込後の課税資料との照合及び修正 （８）課税資料の他市回送業務 （９）課税資料の指定場所（豊中市内）運搬業務 （10）特別徴収に係る給与所得者異動届出書および特別徴収切替申請書に関する業務 （11）公的年金改定資料業務 （12）返戻分の調査業務 （13）扶養等控除調査業務 （14）相続人調査 （15）照会文書の回答処理 （16）繁忙時の電話対応 （17）その他上記に関連して行う業務 ※上記項目のうち、徴税吏員以外のものが、処理できる業務に限る。 6. 業務に必要な消耗品、機器について 本業務を行うために必要な消耗品などの物品については、履行場所に設置されている委 託者が認める物品を除き、受託者で準備すること。 6.1 主な委託者が用意するもの （１）税総合システム端末 ５～７台（繁閑状況による。） ※税総合システムとは、豊中市の市税業務で使用する情報システムの総称です。 （２）プリンタ（委託者利用分と共用） （３）スキャナ（委託者利用分と共用） （４）コピー機（委託者利用分と共用） （５）プリンタ利用に係る消耗品（トナー） （６）記録媒体 ※受託者と協議の上、貸与します。
- 4 - 7. 委託業務に求める要件 7.1 運用要件 （１）本業務の責任者として契約変更の権限を持ち、受託業務及び関連法令の趣旨を理 解し法令を遵守するとともに、業務従事者に対する適切な指導監督を行い、受託業 務全体を管理できる能力を有する統括責任者を常駐配置させること。 （２）本業務を確実に履行させることが可能な能力を有する委託業務従事者を配置す るとともに、繁閑に対応した必要な人員体制を確保すること。 （３）統括責任者は、昼夜を問わず委託者との迅速な連絡を可能とすること。 （４）受託者は、業務の処理件数、運用上の課題などについて、月 1 回定例会を設けて 書面を使った報告を行うこと。 7.2 個人情報保護 （１）個人情報保護対策の実施 受託者は、公共の業務に携わる重要性および特定個人情報を含む個人情報（以下 「個人情報」という。）を取り扱う重要性を十分に認識し、「個人情報の保護に関する 法律（平成１５年法律第５７号）」、「行政手続における特定の個人を識別するための 番号の利用等に関する法律（平成２５年法律第２７号）」および「豊中市個人情報保 護条例（平成１７年豊中市条例第１９号）」を遵守するとともに、情報の厳格な管理 および適切な運用のために必要な万全の体制を整備すること。 8. 業務規模 8.1 処理予定対象件数 （別添１）「当初課税期・業務期限表」（別添２）「例月業務に係る予定表」 以下「予定表等」という。）を参照すること。 9.当初課税処理業務 9.1 作業するに当たって （１）委託業務は、受託者が作成する「5.1（２）記載の業務マニュアル」を基に作業 を行うこと。 （２）疑義や不明なものは疑義または不明点を明確にした上で、問い合わせ表を作成す るなど、文書を使って速やかに委託者に確認すること。委託者が確認したものは受 託者に引き渡すので、引き続き作業を行うこと。この間の処理等の（進捗）管理は、 受託者が責任を負うものとすること。
- 5 - 9.2 開封受付 （１）委託者から引き渡された郵便物や宅配物（窓口提出分を含む）を開封し、提出書 類の分類・受付作業を行うこと。 （２）引き渡される郵便物は、委託者が用意するケースに格納し運搬すること。 （３）委託者からの引き渡しは１日３回までとすること。 （４）課税資料等及び「それ以外のもの」に仕分けをし、「それ以外のもの」は翌開庁 日までに委託者に返却すること。また、郵便物の送付先が、個人名宛、親展文書並 びに本業務と関係ないものと十分推測されるものは開封をせず、郵便物を引き渡 した翌開庁日を期限に委託者に返却すること。 （５）開封時に内容物を毀損しないよう十分な注意を払うとともに、封筒内に資料が 残っていないことを確認すること。 9.3 給報及び年報 （１）連続帳票により提出されている場合は、一枚ずつ切り離すこと。 （２）個人別明細書は正・副１枚ずつ提出されることとなっている。正・副を分離し、総 括表・仕切紙・支払いを受ける者の提出順序を崩さないよう整理すること。 （３）複数年度の提出がある場合、過年度・翌年度の分は委託者に返却すること。 （４）総括表記載の報告人員と個人別明細書の枚数が一致することを確認すること。枚数 が一致しない場合は、電話等を使い提出元への内容確認などにより、修正すること。 （５）総括表と個人別明細書の支払者名が一致することを確認すること。 （６）支払いを受ける者の住所が、豊中市以外の住所である場合は、給与支払者に電話で 照会確認したうえで、返送すること。電話照会時にやむ得ない事情があれば、該当の 市区町村へ郵送で転送すること。その際、別途委託者が用意する封筒にて転送先の市 区町村の住所及び税担当課名を記載し、課税資料を封筒に封入し、封緘しない状態で、 委託者に返却すること。年報についても同様の対応をすること。 （７）摘要欄に租税条約および非居住者と思われる記載のあるものは、委託者に返却する こと。 （８）豊中市指定総括表以外で、指定番号の記載が無いものについては、貸与する税総合 システム端末を使って事業所を検索し、指定番号の補記を行うこと。十分な検索を行 っても（同類を含む）該当が無いものは、新規に宛名の作成を行うこと。なお事業所 検索の結果、複数該当があり、受託者では一意にできないものについては、疑義扱い として取り扱うこと。 9.4 市申 （１）豊中市より貸与する受付印を押印し、件数を確認すること。 （２）返信用封筒が同封されているものは、返信すべき用紙に受付印を押印し、返信用
- 6 - 封筒に封入し、封緘せずに委託者へ引き渡すこと。 （３）添付資料をスキャン分と別途保管分に分類し、スキャン分は直接申告書に糊貼す ること。別途保管分は内容確認の上、封筒等に入れたのち、申告書と一体管理でき るようにすること。 （４）申告書に記載されている住所・氏名・生年月日について、貸与する税総合システ ム端末を使って確認すること。 （５）医療費の領収書について、対象外になるものが含まれていないかを確認すること。 （６）医療費の領収書の日付チェックと金額の検算を行うこと。 （７）申告内容および添付資料を確認することで、可能な限り所得額、所得控除額の各 項目に記入漏れもしくは記入誤りについて、補記および修正を行うこと。 （８）申告書のパンチデータ用項目について、申告書の通り記入すること。 9.5 寄附金控除申告特例通知書 豊中市の納税義務者がふるさと納税を行った場合に、寄附先自治体から通知書が送 付されるため、通知書の受理、情報管理等を行う。 （１）送付された通知書に日付印を押印すること。 （２）受付日、寄附者のカナ氏名、生年月日、性別、宛名番号、寄附金額などを電子デ ータファイルに記録し、委託者の指示により提出すること。 （３）委託者の依頼により、申告特例通知書（ワンストップ特例）が無効となった方へ 無効通知（様式有）を送付すること。 （４）（別添１）「当初課税期・業務期限表」記載の期限までに作業を完了すること。 ※豊中市の税総合システムは、現在開発中（平成２９年１月４日稼働予定）であり、電 子データの仕様については、変更される場合があります。 9.6 スキャニング（当初課税業務） （１）当初課税業務に係るスキャンニングは、次に掲げるものについて、（別添１）「当 初課税期・業務期限表」および委託者からの随時依頼により行うものとすること。 ①給与支払報告書 ②公的年金支払書（訂正年報含む。） ③市民税・府民税申告書 ④確定申告書 ⑤添付資料 ⑥調査資料 ⑦寄附金申告特例通知書 （２）スキャニングは（別添１）「当初課税期・業務期限表」、のデータ入力期限に間に 合うよう、速やかに実施すること。
- 7 - （３）課税資料イメージデータの作成については、以下の項目を遵守すること。 ①課税資料紛失防止のため、原本は履行場所から持ち出さないこと。 ②委託者が用意するスキャナを使用し、課税資料のイメージデータが欠損しない ように細心の注意を払うこと。 ③給報については、総括表と個人別明細書の前後確認を行い、他事業所の混入を防 止すること。また、総括表、仕切紙、給報は、提出された事業所内の順序を崩す ことなくイメージデータを作成すること。 ④課税資料に折れや破損を極力生じさせない仕組みで処理すること。 ⑤作成した全てのイメージデータについて、画面にて確認作業を行い、画像の切 れ・汚れ・天地逆・傾きなどの不備がある場合はイメージデータの補正又は再作 成を行うこと。 ⑥資料番号は、チェックシートを作成するなど厳重に管理し、間違うことがないよ うに十分な注意を払うこと。 ⑦スキャニング後に、課税資料等に対し自動付番印字される資料番号について、鮮 明に印字されているかどうかを確認し、必要により補正すること。 ⑧処理が業務マニュアル通りに行われたことを確認の上、次の工程に進めること。 9.7 データ入力 （１）前述の「9.6 スキャニング」が完了した給報、年報、市申は、予定表等の期限を 遵守し、（別添３）「データパンチ仕様書」を基にデータ入力を行うこと。 （２）国税連携システムにより送信されたデータ及び電子イメージの確申(電子イメー ジは申告書第二表)について、予定表等の期限を遵守し、（別添３）「データパンチ 仕様書」を基にデータ入力を行うこと。 ※なお、パンチデータの授受に使用する記録媒体については、委託者が準備する記録媒 体に対応すること。 （３）一次入力（エントリ入力）と二次入力（ベリファイ入力）を必ず行うこと。 （４）入力した電子データについては、税総合システムへの入力データとして指定され た様式および媒体で納品すること。 ※豊中市の税総合システムは、現在開発中（平成２９年１月４日稼働予定）であり、電 子データの仕様については、変更される場合があります。 （５）行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律には 対応すること。また、税制改正によるパンチ項目の追加については、受託者の負担 で対応すること。（パンチ項目が大きく変更される場合を除く。） （６）税総合システムへの入力にあたって、作業を行う委託者指定の作業事業者と調整 が必要な場合は、受託者負担で打ち合わせ等を行うこと。
- 8 - 9.8 他市区町村へ回送する資料の封入作業 委託者から渡された他の市区町村へ回送する給報及び年報については、委託者が用 意した封筒に、市区町村別に封入（封緘はしない。）した上で、通数を重量別（郵便物 の郵送料別）に数えるまでの発送準備を行うこと。 9.9 箱詰資料管理 ※スキャニング後の資料対応 （１）スキャニング後の給報、年報及び市申は、同じ大きさの段ボール箱（以下「保管箱」 という。）を使って梱包をすること。副本が存在する課税資料においても同様に箱詰 めする。 （２）保管箱には、内容、受領日（期間）、保管した（課税資料に記載の）資料番号が何 番であるか分かるようにラベル等を作成し、保管箱に貼付すること。 （３）資料番号をキーにどの箱に課税資料を保管したかが確認できるよう、保管状況をエ クセル等の電子データを作成すること。 （４）課税資料を梱包した保管箱は、委託者の指示により、委託者が指定する場所（豊中 市内）に納品すること。 10. 例月処理業務 10.1 例月処理業務をするに当たって （１）受託者が作成した業務マニュアルを基に作業を行うこと。業務マニュアルは、作業 開始後であっても、委託者の助言や指示、又は受託者の判断（事前に委託者の了承が 必要）により、業務の範囲内で見直しや調整を行うものとする。その際は随時受託者 が作成した業務マニュアルを修正すること。 （２）疑義や不明なものは、不明点を明確にした上で、速やかに委託者に確認すること。 委託者が確認したものは受託者に引き渡すので、引き続き作業を行うこと。 （３）作業スケジュールについては、予定表等に基づき、期限については厳守すること。 10.2 開封受付 （１）委託者から引き渡された郵便物や宅配物（窓口提出分を含む）を開封し、提出書 類の分類・受付作業を行うこと。 （２）引き渡される郵便物は、委託者が用意するケースに格納し運搬すること。 （３）委託者からの引き渡しは１日３回までとすること。 （４）課税資料等、例月資料および「それ以外のもの」に仕分けをし、「それ以外のも の」は翌開庁日までに委託者に返却すること。また、郵便物の送付先が、個人名宛、 親展文書並びに本業務と関係ないものと十分推測されるものは開封をせず、郵便 物を引き渡した翌開庁日を期限に委託者に返却すること。
- 9 - （５）開封時に内容物を毀損しないよう十分な注意を払うとともに、封筒内に資料が 残っていないことを確認すること。 10.3 特別徴収に係る給与所得者異動届出書および特別徴収切替申請書 （１）届出内容の点検を行い、不備がある場合は届出者に電話確認を行うこと。電話確認 を行った場合は、聞き取った内容については、文書に記録し委託者に報告すること。 （２）届出内容が特別徴収継続または特別徴収切替の場合、新しい特別徴収義務者の指定 番号を検索し、照合すること。登録がない場合は、新規登録を行うこと。（委託者が 提示するルールに従うこと。） （３）複数年度の処理が必要な届出については、必要年度分のコピーをとり、年度ごとに スキャニング処理等を進めること。 （４）委託者が提示するスケジュールに従い、異動届の入力を行うこと。受付日より３日 以内に決議書と異動届を委託者に引き渡すこと。 （５）その他不明な点がある場合は、疑義メモを作成し、当日中に委託者に返却すること。 （６）年度および種別（特別徴収継続/一括徴収/普通徴収/特別徴収切替）ごとにわけ、 委託者が提示する期日までに納品すること。 10.4 公的年金改定資料（訂正年報） 毎月中旬に日本年金機構から公的年金の改定資料が届くので、宛名番号調べ、改定前後 の差額計算を行う。 （１）改定資料は、必要数コピーし、一人別に蛍光ペン等を使ってマークすること。 （２） 宛名番号調べ 改定資料の宛名番号を調べ、前項のコピー紙に記入すること。 （３）前項までの処理完了後に、スキャニング処理すること。 （４）（別添２）「例月業務に係る予定表」に基づき、委託者に引き渡すこと。 10.5 スキャニング（例月課税業務） （１）例月課税業務に係るスキャンニングは、次に掲げるものについて、（別添２）「例 月業務に係る予定表」および委託者からの随時依頼により行うものとすること。 ①給与支払報告書 ②公的年金支払書 ③市民税・府民税申告書 ④確定申告書 ⑤添付資料 ⑥調査資料 ⑦異動届
- 10 - ⑧特徴への切替申請書 ⑨法定支払調書 ⑩294 条の課税通知 ⑪扶養照会の回答書 ⑫住所等のお尋ね回答書 ⑬寄附金申告書 ⑭特徴義務者に係る所在地・名称変更届 ⑮個人送付先変更届 （１）スキャニングは、（別添１）「当初課税期・業務期限表」のデータ入力期限に間に 合うよう、速やかに実施すること。（随時依頼分を除く。） （２）課税資料イメージデータの作成については、以下の項目を遵守すること。 ①課税資料紛失防止のため、原本は履行場所から持ち出さないこと。 ②委託者が用意するスキャナを使用し、課税資料のイメージデータが欠損しない ように細心の注意を払うこと。 ③給報については、総括表と個人別明細書の前後確認を行い、他事業所の混入を防 止すること。また、総括表、仕切紙、給報は、提出された事業所内の順序を崩す ことなくイメージデータを作成すること。 ④課税資料に折れや破損を極力生じさせない仕組みで処理すること。 ⑤作成した全てのイメージデータについて、画面にて確認作業を行い、画像の切 れ・汚れ・天地逆・傾きなどの不備がある場合はイメージデータの補正又は再作 成を行うこと。 ⑥資料番号は、チェックシートを作成するなど厳重に管理し、間違うことがないよ うに十分な注意を払うこと。 ⑦スキャニング後に、課税資料等に対し自動付番印字される資料番号について、鮮 明に印字されているかどうかを確認し、必要により補正すること。 ⑧処理が業務マニュアル通りに行われたことを確認すること。 10.6 返戻分の調査 納税通知書、申告書及びその他市民税課から送付する郵便物が返送された場合、以下の 調査を行うこと。 （１）給報が送付されていれば、事業所への照会を行うこと。 （２）市民税申告書や確定申告書に電話番号等の記載があれば、電話照会を行うこと。 （３）税総合システムを使って、新住所が確認できるかどうかを調査すること。 （４）前項までの調査を行っても新住所が確認できない場合は、税総合システムに返戻サ インを入力すること。
- 11 - 10.7 扶養等控除調査 （１）委託者より提供する「扶養設定リスト」を使って、設定状況の点検すること。 （２）委託者より提供する「扶養義務が情報システム上、認定されていないリスト」を使 って、登録すること。 10.8 相続人調査 課税対象者や課税者が死亡した場合に、相続人に対し「相続人届」について、提出勧 奨を文書で行うこと。 10.9 照会文書の回答処理 税務署や他市からの市民税の課税について、照会があった場合、税総合システムを使 って回答書を作成すること。 11. その他及び注意事項 11.1 再委託 （１）やむを得ず、本業務の一部を再委託する場合、文書により委託者に協議を申し入れ ること。 11.2 瑕疵担保責任 （１）受託者は、委託者に納品した納品物の瑕疵について、納品の日から起算して１年間、 担保の責を負うものとすること。 （２）納品物の瑕疵により委託者が生じた損害について、受託者は委託者の請求により賠 償しなければならない。 11.3 情報提供 本業務を実施するに当たって、委託者に必要となる他公共団体や企業における参考事 例や関連技術動向の情報提供を行うこと。 11.4 業務管理上の注意 本業務における作業の誤りは、「課税誤り」や「個人情報の流出」に直結し、市政に対 する信頼を失墜させることになる。委託業務処理後の委託者の業務にも多大な影響を及 ぼすため、各工程でスケジュール管理、作業誤りが生じないよう絶えずチェックを行い、 納期遅れの恐れを委託者が指摘した場合は、委託者の指示により適宜増減できる人員体 制を整えること。
- 12 - 11.5 検査及び立会い 受託者は、処理環境及び業務管理体制が本仕様書に合致していることを確認するため、 委託者による立ち入り検査を認めること。また委託者の立ち入り検査時は、全工程及び作 業環境の詳細の確認を行うことが出来るよう協力すること。 11.6 疑義 この仕様書に記載のない事柄や疑義が生じた場合は、委託者と受託者とで協議の上、定 めるものとする。
