領収書の取扱い - 支払保留の構成経費精算 :

(1)

経費精算:

領収書の取扱い - 支払保留の構成

設定ガイド

最終更新日: 2018 年 4 月 4 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

 Travel

 Professional/Premium edition

 Invoice

 Authorization Request

(2)

改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2018 年 4 月 4 日表紙のチェックボックスを変更しました。そのほかの変更はありません。表紙の日

付は更新されていません。

2018 年 1 月 8 日著作権とその他の変更を更新しました。内容の変更はありません。

2016 年 12 月 14 日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2016 年 12 月 9 日「アクセス許可」セクションおよびガイドコンテンツを新様式に更新しました。内

容の変更はありません。

2016 年 9 月 16 日 [猶予期間] および [発行日] 機能の使用について明確化しました。

2016 年 10 月 12 日新しい列やレポート ID を表示するため、レポートライブラリの図を更新しました。

2016 年 5 月 13 日英語版の三人称単数 (he/she) を三人称複数 (they) に更新しました。

2015 年 8 月 14 日「領収書のない猶予期間」セクションを更新しました。

2015 年 5 月 7 日新しいユーザーインターフェースのスクリーンショットに更新しました。そのほか

の内容の変更はありません。

2014 年 11 月 30 日統合管理者がインポート / 抽出管理者に変更されました。そのほかの内容の変更はあ

りません。

2014 年 9 月 24 日 2 種類のユーザーインターフェースについての情報を追加しました。そのほかの内

容の変更はありません。

2014 年 4 月 15 日著作権と表紙を更新しました。そのほかの内容の変更はありません。

2012 年 12 月 28 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 3 月 23 日誤字の修正を行いました。その他の内容の変更はありません。

2012 年 2 月著作権を変更しました。内容の変更はありません。

2010 年 12 月 31 日著作権を更新し、商標を変更しました。内容の変更はありません。

2010 年 8 月現行のユーザーインターフェースの情報を更新しました。

(4)

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2008 年 6 月（SU32）使用可能な 2 つのユーザーインターフェースについての情報を追加しました。

 従来のユーザーインターフェース

 現行のユーザーインターフェース

(5)

領収書の取扱い - 支払保留の構成

セクション 1: アクセス許可

この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて Concur クライアントサポートにご依頼ください。

セクション 2: 概要

支払保留の構成では、管理者は領収書の要件に対するしきい値が上限を超えた場合に、経費精算レポートを保留にするための設定を作成できます。また、この機能では、領収書の要件に適合すると保留を解除することもできます。

NOTE: 初期設定で、支払保留の構成はシステムに定義されていません。管理者は、この機能の

使用開始にあたり少なくとも 1 つの設定を作成し割り当てる必要があります。

経費精算レポートおよび支払保留

経費精算レポートが承認サイクルを通過し、必須のワークフローステップを完了して「支払保留中」のステータスに進む準備ができると、支払保留のステータスにすべきか判断するために評価されます。

評価プロセスは以下を照合します。

• 経費精算レポートに領収書が必須かどうか

(6)

NOTE: 領収書はお客様の設定によって、紙、FAX イメージ、または両方が必須の場合があります。

• 必須の領収書が受領済かどうか

• 別の経費精算レポートが、お客様の支払保留の構成に基づく支払保留基準に適合しているかどうか

システムはレポートを次のように判断して実行します。

• 保留すべきと判断した場合、その状態は以下のページで説明されているとおり、保留のタイプに基づいて保留となります。

• 保留すべきではないと判断した場合、経費精算レポートは「支払処理中」のステータスに進み、支払処理中に支払保留の上限に対して再評価されません。

支払保留のタイプ

支払保留には次の 2 つのタイプがあります。

• 領収書のないレポートの制限

• 領収書のない猶予期間

領収書のないレポートの制限

この保留のタイプでは、管理者により番号（レポート）が入力されます。番号は、必須の領収書なしで処理を進めることが許可されたときのレポート数を示します。番号が適合すると、追加の必須かつ領収書のないレポートは支払われます。この機能には、システムが従業員に問題を警告する前に、限定された数の領収書のないレポートが処理されるよう許可するという目的があります。

たとえば、管理者が上限を 2 つと設定したと仮定します。ユーザーが両方のレポートに領収書が必要な 2 つのレポートを提出し、いずれのレポートの領収書も未受領であったとします。それらのレポートが上限の 2 つ以下または同数であるため、両方が「支払処理中」のステータスに進みます（レポートにほかの問題がないとする）。これらの 2 つのレポートについて、領収

(7)

書がないことはその支払には影響しませんが、ほかのレポートの支払に影響する可能性があります。

ユーザーが追加のレポートを提出したと仮定します。

• 3 つ目（または後続）として提出されたレポートに領収書が必須の場合、このレポート

か以前に提出したレポートに対する領収書を受領するまで「支払処理中」のステータスには進みません。このレポートか以前に提出したレポートに対する領収書を受領すると、

保留状態が再評価され、以降の「例」セクションで示しているとおり、「支払処理中」

のステータスに進みます。

• 3 つ目（または後続）として提出されたレポートに領収書が必須ではない場合、「支払

処理中」のステータスに進みます。

領収書のない猶予期間

この保留のタイプでは、順番待ちにあるレポートや該当のレポートに対して、領収書の受領期限の番号（日）が設定されます。そして、従業員の順番待ちにあるその他すべてのレポートは「ロック」され処理へ進むことができません。この機能の目的として、従業員に領収書関連の問題を改善させ処理のワークフローを効率化させることがあります。

たとえば、管理者が猶予期間を 10 日と設定したとします。

• 1 日目: レポートが提出され、猶予期間が開始されます。

• 10 日目: 猶予期間の最終日で、猶予期間が終了となります。

• 11 日目以降: 猶予期間を発動するレポートを含む順番待ちにあるすべてのレポートが

「保留」のステータスとなり、処理や支払に進みません。

1 日目にユーザーがレポートを提出し、そのレポートに領収書が必須で、かつ領収書が未受領であると仮定します。このレポートは 10 日の猶予期間のカウントダウンを発動します。猶予期間内に支払が承認された（領収書が提出された）場合、このレポートに対して支払が行われます

（レポートにはその他の問題がないとする）。10 日のカウント後にレポートに対する領収書がまだ提出されていない場合、従業員の順番待ちにあるすべてのレポートが支払保留となります。

ユーザーが追加のレポートを提出したと仮定します。

(8)

• 猶予期間の終了前: 猶予期間内に提出されたすべてのレポートは、領収書が必須かどう か、または提出されているかどうかに関わらず、「支払処理中」のステータスに進みます（レポートにはその他の問題がないとする）。

• 猶予期間の終了後: 猶予期間後に提出されたすべてのレポートは、領収書が必須ではな い、または必須であり提出済であった場合でも、「支払処理中」のステータスに進みま せん。

両方の支払保留タイプの使用

管理者は、同じ設定内で両方の支払保留のタイプを使用できます。システムは両方の条件を満たしているかではなく、どちらの条件を満たしているかを評価します。

例

以下は支払保留の構成の例です。システムが経費精算レポートを支払保留とするか判断する方法を説明しています。

支払保留のレポート限度

この例では、支払保留構成で支払保留レポート限度を 2 としています。よって、この設定では猶予期間は設定されません。

• 経費精算レポート #1: 12 月 1 日に提出済。このレポートは領収書が未受領であっても 承認され「支払処理中」のステータスに進みます。

• 経費精算レポート #2: 12 月 5 日に提出済。このレポートも領収書が未受領であっても 承認され「支払処理中」のステータスに進みます。

• 経費精算レポート #3: 12 月 8 日に提出済。このレポートは承認されますが、領収書が 未受領で、この経費精算レポートが上限の 2 を超えているため保留されます。

• レポート #2 の領収書を受領済: レポート #2 の領収書が受領されました。経費精算レ ポート #3 の保留が解除され、「支払処理中」のステータスに進みます。

(9)

支払保留の猶予期間

この例では、支払保留の構成で猶予期間を 10 日としています。よって、この設定では経費精算レポートの限度は設定されません。

• 経費精算レポート #3: 12 月 11 日に提出済。このレポートは承認されますが、レポー ト #1 で領収書が受領されることなく 10 日の猶予期間を超えたため、従業員の順番待ちにあるその他すべてのレポートにあわせて保留されます。

• レポート #1 の領収書を受領済: 領収書が 12 月 16 日に受領されたため、レポート #1 が猶予期間を超えることはありません。システムは、レポート #3 の保留状態を再評価します。レポート #2 が猶予期間を超えているため、レポート #3 は保留のままになります。

• レポート #2 の領収書を受領済: 領収書が 12 月 17 日に受領されたため、レポート #2 が猶予期間を超えることはありません。結果、レポート #3 は支払保留から削除されます。

猶予期間のある支払保留のレポート限度

この例では、構成で支払保留レポート限度を 2、かつ支払保留の猶予期間を 10 日と設定しています。

• 経費精算レポート #2: 12 月 5 日に提出済。このレポートも領収書が未受領であっても 承認され「支払処理中」のステータスに進みます。

• 経費精算レポート #3: 12 月 11 日に提出済。このレポートは承認されますが、2 つの 領収書なしのレポートに対し支払済で、さらにレポート #1 が猶予期間を超えたため、

保留されます。

(10)

• レポート #1 の領収書を受領済: 領収書が 12 月 16 日に受領されたため、レポート #1 が猶予期間を超えることはありません。システムは、レポート #3 の保留状態を再評価します。レポート #2 が猶予期間を超えているため、レポート #3 は保留のままになります。

• レポート #2 の領収書を受領済: 領収書が 12 月 17 日に受領されたため、レポート #2 はもう保留要件にあたりません。経費精算レポート #3 の保留が解除されます。この時点で、猶予期間を超える経費精算レポートはなく、領収書なしで支払われた経費精算レポートは 1 つのみです。

支払保留の解除

保留中のレポートは、領収書の要件を満たした時点で支払保留から解除される必要があります。

個別の経費精算レポートに関しては、この確認は [経費の処理者] ツール内で [領収書を受領済]

のフラグが [いいえ] から [はい] に変更されたときに行われます。

保留中の経費精算レポートのグループに関しては、この確認は [インポート / 抽出管理者] ツールを使用して、スケジュールベースで行われます。会社の経費精算の実装状況によっては、このタスクをスケジュールするために Concur クライアントサポートにケースを送信する必要があります。



[領収書を受領済] フラグへの変更方法についての情報は、ユーザーガイド「経費精算:

経費処理」、またはユーザーガイド「経費精算: 領収書の処理」をご参照ください。

解除対象のレポートと解除対象外のレポート

構成を作成するときに、[発行日] 機能の日付が構成の作成日と一致するようにする必要があります。これにより、いずれのレポートも評価の日付範囲「外」にならず、支払保留ジョブがレポートグループの保留の削除を実行する際に解除されません。

(11)

セクション 3: ユーザーへの表示

経費の処理者

支払保留の構成が作成されアクティブ化されると、[レポートリスト] ページの [支払ステータ ス] 列に「支払保留」のステータスが表示されます。（列で、ステータスはここには表示されま せん。）

このページは [領収書を受領済] 列を含むように設定可能です。詳しくは、ユーザーガイド「経費精算: 経費処理」をお読みください。

(12)

経費精算ユーザー

経費精算レポートを提出した従業員は、そのレポートが「支払保留」のステータスとされたかどうかに関わらず [支払ステータス] 列（[経費精算] > [経費ホーム] > [経費精算レポート履 歴]）で確認することができます。（列で、ステータスはここには表示されません。）

セクション 4: ご利用の前に

管理者は、支払保留の構成の作成に際し支払保留機能を使用する前に、以下のステップを必ず行ってください。

• グローバルおよびグループ構成の管理者を社内で割り当てる。

• グループが作成済で、経費精算の管理者のグループ構成エリア（[管理] メニュー）内で従業員をそのグループに割り当てる。



グループの作成および割り当てについての詳しい情報は、設定ガイド「経費精算: 経費精算用グループ構成」をご参照ください。

(13)

セクション 5: 設定

支払保留の構成へのアクセス



支払保留の構成へアクセスするには:

1. [管理] > [経費精算] をクリックします。

NOTE: アクセス許可によっては、[管理] をクリックしてすぐにこのページが表示され

ることもあります。

2. [領収書の取扱い] をクリックします（左側メニュー）。[領収書の取扱い] ページが表

示されます。

3. [支払保留の構成] をクリックします。[支払保留の構成] タブが表示されます。

(14)

支払保留の構成の作成

[支払保留の構成] タブでは、支払保留の構成を作成できます。各グループに対し、1 つのみ支 払保留の構成を作成できますが、1 つの構成に対して複数のグループを割り当てることもできます。たとえば、西グループに対してすでに 1 つの支払保留の構成を割り当てている場合、その他の構成を割り当てることはできません。逆に、西グループが使用しているものと同じ支払保留の構成を東グループに割り当てることができます。



支払保留の構成を新規作成するには：

1. [支払保留の構成] タブを開き、[新規] をクリックします。構成のリストに新しい行

（黄色にハイライトされている）が表示されます。

2. 必須フィールドにすべて入力します。

フィールド 説明

名前支払保留の構成につける一意の名前を入力します。

領収書のないレポートの制限

レポートレベルの初回の領収書要件を満たしていないレポートを支払保留から解除する数を入力します。つまり、領収書なしでの処理を許可されるレポートの最大数です（「領収書を受領済」ステータスのすべてのレポートはカウントされません）。

ヒント: このオプションは、遅れてのレポートへの領収書の関連付けに対 し、レポートの数で許容数の余裕をもたせたものです。

(15)

フィールド 説明

領収書猶予期間 (日数)

従業員が提出済のレポートを処理するための、領収書を提出するまでの日数を入力します。従業員の順番待ちにある経費精算レポートのいずれかがこの日数を超えると、その順番待ちにあるすべてのレポートが「保留」のステータスになります。

ヒント: このオプションは、レポートを完全にロックすることで、従業員 が適宜の領収書の関連付けを妨げている問題を解決するよう促しています。

編集を許可データを修正するために管理者に必要なグループ権限を選択します。

適用先支払保留の構成を適用するグループを選択します。

発効日新たに作成した支払保留の構成が実施される日付を選択します。

ヒント: 新しい構成が実施される日付を一致させるには、[発行日] をリ セットします。これに失敗すると、一致しない日付のシナリオ下でレポートを保留解除するジョブが実行され、一致しない日付「外」のレポートが保留解除されません。

アクティブ支払保留の構成をアクティブにするかどうかを選択します。既定では、

[いいえ] に設定されています。

3. [保存] をクリックします。

NOTE: 新規の支払保留の構成の作成を完了すると、経費精算レポートが「支払保留」に

なった場合に従業員に送信する備忘メールを設定する必要があります。備忘メールの設定についての詳しい情報は、設定ガイド「経費精算: 備忘メール」をご参照ください。

(16)

支払保留の構成の修正

支払保留の構成はいつでも修正可能です。ただし、システムはすでに「支払処理中」のステータスになっているすべての経費精算レポートに対して支払要件を更新しません。



支払保留の構成を修正するには:

1. [支払保留の構成] タブで、目的のフィールドをクリックします。

2. 必要に応じてフィールドの値を編集します。

3. [保存] をクリックします。

支払保留の構成のアクティブ化および非アクティブ化

支払保留の構成を削除する代わりに、非アクティブ化することができます。それにより、その構成を後で再度使用するときに利用可能です。



支払保留の構成をアクティブ化または非アクティブ化するには:

1. [支払保留の構成] タブで [アクティブ] フィールドの目的の構成をクリックします。

2. [はい] をクリックして、構成をアクティブ化します。構成を非アクティブ化するには、

[いいえ] をクリックします。

(17)

NOTE: 経費精算レポートが保留中で支払保留の構成が非アクティブの場合、経費精算レポートはスケジュールされたジョブが実行されるときに自動で保留解除されます。

このジョブは、非アクティブ化された構成によって保留中の経費精算レポートに限り保留解除し、その他すべての経費精算レポートは保留中のままになります。

支払保留の構成の削除

支払保留の構成は削除可能ですが、この操作を行うと、構成がシステムから永久に削除されます。

誤って削除した構成は作成し直す必要があります。



支払保留の構成を削除するには:

1. [支払保留の構成] タブで、目的の支払保留の構成をクリックします。

2. [削除] をクリックします。

NOTE: 経費精算レポートが保留中で支払保留の構成が削除済の場合、経費精算レポート

はスケジュールされたジョブが実行されるときに自動で保留解除されます。このジョブは、削除済の構成によって保留中の経費精算レポートに限り保留解除し、

その他すべての経費精算レポートは保留中のままになります。

領収書の取扱い - 支払保留の構成 経費精算 :

経費精算:

領収書の取扱い - 支払保留の構成

設定ガイド

最終更新日: 2018 年 4 月 4 日

目次

改訂履歴

領収書の取扱い - 支払保留の構成

セクション 1: アクセス許可

セクション 2: 概要

経費精算レポートおよび支払保留

支払保留のタイプ



セクション 3: ユーザーへの表示

経費の処理者

経費精算ユーザー

セクション 4: ご利用の前に



セクション 5: 設定

支払保留の構成へのアクセス



支払保留の構成の作成



支払保留の構成の修正



支払保留の構成のアクティブ化および非アクティブ化



支払保留の構成の削除



領収書の取扱い - 支払保留の構成経費精算 :