目次 1 Agatha SOP 操作ガイドの概要 Agatha 利用前のご確認 画面の構成 全画面共通メニュー 新着情報ページ 文書管理ページ 設定ページ 管理者設定について... 1

Agatha SOP 操作ガイド

Agatha SOP 操作ガイド

V2.13：2018 年 9 月 11 日

アガサ株式会社

Agatha SOP 操作ガイド

目次

1 Agatha SOP 操作ガイドの概要 ... 5 2 Agatha 利用前のご確認 ... 6 3 画面の構成 ... 7 3.1 全画面共通メニュー ... 7 3.2 新着情報ページ... 8 3.3 文書管理ページ... 9 3.4 設定ページ ... 13 4 管理者設定について ... 14 5 SOP パラメーター ... 15 5.1 ロケーション（Locations） ... 15 5.2 文書分類（Artifacts） ... 15 5.3 群（Audiences） ... 15 5.4 属性（Metadata） ... 15 5.5 フォルダ固有のアクセス権設定（Folder permission） ... 16 6 AgathaSOP ライフサイクルの流れ ... 17 7 SOP 文書の登録・編集... 19 7.1 主文書を登録する ... 20 7.2 主文書を編集する ... 23 7.3 (確定前の)主文書の属性を変更する ... 23 7.4 添付ファイルの登録・編集・削除 ... 25 7.3.1 添付ファイルを登録する ... 25 7.3.2 添付ファイルを確定する ... 26 7.3.3 添付ファイルを主文書に添付する ... 27 7.3.4 主文書に添付したファイルの確認 ... 30 7.3.5 確定後の添付ファイルを編集する ... 30 7.3.6 添付ファイルを確定時に戻す（マイナー版を削除） ... 31 7.3.7 添付ファイルを削除する ... 32 8 ワークフロー ... 33 8.1 ファイルのレビュー ... 34

Agatha SOP 操作ガイド 8.1.1 レビューを依頼する ... 34 8.1.2 レビューする ... 36 8.2 ファイルの承認... 38 8.2.1 承認を依頼する... 38 8.2.2 承認（承認を却下）する ... 40 8.3 ワークフロー（レビュー・承認）の進行状況を確認する... 42 8.4 ワークフローをキャンセルする【管理者のみ】 ... 42 9 変更管理(公開後の主文書の属性を変更する) ... 43 9.1 主文書ファイルの変更管理承認依頼をする... 43 9.2 変更管理を承認し属性を変更する ... 45 10 教育訓練記録 ... 47 10.1 教育訓練受講者が、教育訓練を受講する ... 47 10.2 教育訓練実施状況を確認する【管理者のみ】 ... 49 11 印刷制御... 51 12 SOP 文書の廃棄 ... 56 12.1 主文書の状態を廃棄にする ... 56 12.2 廃棄した主文書を確認する【管理者のみ】 ... 57 13 資料 機能一覧について ... 76 14 その他 お問い合わせ... 77

Agatha SOP 操作ガイド 用語 用語 意味 システム管理者 設定を変更できるアクセス権をもつユーザー。 マスター管理者（組織の代表として初めに Agatha 登録さ れるユーザー及びマスター設定で管理者としてアクセス権 を付与されたユーザー）とワークスペース管理者の総称 ユーザー Agatha 利用者 オーナー 組織・団体 ワークスペース プロジェクトや試験等で区切られた文書を作成・共有する ための作業空間 変更管理 公開後の主文書の属性を変更すること

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GATHA

SOP 操作ガイドの概要

本ガイドでは、Agatha SOP を利用する編集ユーザーを対象とし、SOP のライフサ イクルに沿った「登録→レビュー→承認→公開→確定（一般ユーザーへ表示）→変更 管理」の Agatha の操作について解説するものです。

※管理者向けの操作は「管理者はじめてガイド」や「管理者ガイド基本編・応用 編」をご覧ください。

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GATHA

利用前のご確認

■動作環境 Agatha は以下動作環境を推奨しております。 OS ブラウザー Microsoft Office Windows Chrome 40 以降 Firefox 32 以降

Internet Explorer 10 以降 Office 2010 Service Pack 2 (バージョン番号: 14.0.7015.1000）

または

Office 2010 Service Pack 2 以降 Mac OS Safari 8 以降

iOS（ipad） Safari 8 以降

※Edge は、現バージョンでは推奨環境ではございません。

※ 「Office 2007、Office 2010(SP2 より前)」は、Internet Explorer 10 以上でのみ利用できます。 ・Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号の調べ方は下記リンクをクリックください。 Office のバージョンの調べ方（Win・MAC）

■Agatha に登録できるファイル 種類には特に制限はありません。

■Agatha 内で編集・表示できるファイル ①pdf の表示

②Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号: 14.0.7015.1000 又はそれ以降 の Word（doc, docx）PowerPoint（ppt, pptx）Excel（xls, xlsx）の表示・編集 ※①②以外の文書を登録する場合、ブラウザーの仕様により登録・表示に制限があります。 ■Agatha 内 PDF・PDF 変換機能の取り扱いについて ①PDF のしおり機能 V2.12 時点では、ブラウザ表示の場合、しおりが表示されません。（しおりが必要な 場合、「操作＞開く」を利用ください。） ②PDF 変換機能 Agatha ではファイルの PDF 変換機能がございますが、サポート対象は Word のみと なっております。Word 以外の PDF 変換による表示崩れなどはサポートしておりませ んので予めご了承ください。

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3 画面の構成

Agatha は主に「新着情報」「文書管理」「設定」（管理のみ表示）の３つの画面で構 成されています。 3.1 全画面共通メニュー Agatha は、ヘルプ及びオーナ切替えを除き全画面に以下①~⑨の表示があります。 No 名称 概要 ① 左メニュー 新着情報 マイタスク、お知らせ、最新の文書を表示します。 ② 左メニュー 文書管理 文書一覧を表示します。 ③ 左メニュー ヘルプ ヘルプページを表示します。 ④ 左メニュー 設定 ワークスペースの作成、ユーザーの作成、権限設定等の設 定画面を表示します。管理者のみボタン表示がされます。 ⑤ 左メニュー オーナー 切替 オーナーとは、所属する組織をさします。複数の組織から ワークスペースの招待を受けている場合に表示されます。 ⑥ ヘッダーメニュー 「LANGUAGES」の切替「プロフィール」の編集が可能で す。「ユーザー名」の表示、「ログアウト」が可能です。 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑨ ⑦ ⑧

Agatha SOP 操作ガイド ⑧ ワークスペース切替プ ルダウン ワークスペース名を表示します。また、プルダウンを操作 し、各ワークスペース・マスターの切り替えをします。 ⑨ フッターメニュー 「アガサ株式会社」「利用規約」「プライバシーポリシ ー」「お問い合せ」「ヘルプ」を表示します。 3.2 新着情報ページ 新着情報ページでは、ワークスペース毎に「マイタスク」、「お知らせ」、「有効な SOP_最新の文書」の 3 つの部分で構成されています。 No 名称 概要 ① マイタスク レビュー依頼、承認依頼、変更管理依頼、トレーニング依頼 などの、ユーザーのタスクが表示されます。マイタスクの色 は赤、黄色、緑あり以下の期限を表します。 赤 ：期限日及び期限超過 黄色：期限一週間前 緑 :期限一週間以降 ② お知らせ プロジェクト内で共有するお知らせ情報が表示されます。 ③ 有効な SOP_最 新の文書 有効期間内で且つ状態が最終となった最新のファイル順表示 した文書一覧が表示されます。

Agatha SOP 操作ガイド 3.3 文書管理ページ 文書管理ページでは、ワークスペース毎のフォルダや文書が表示され、文書の登録、 編集、閲覧、レビュー依頼、承認申請などの操作を行います。また、表示形式を変更 することが可能です。（フォルダ表示・リスト表示・最新の文書・管理者） No 名称 概要 ① ワークスペー ス切替えプル ダウン ワークスペース名を表示します。また、プルダウンを操作し、各 ワークスペースの切り替えをします。 ② フォルダ・文 書登録ボタン フォルダ作成、フォルダアップロード、文書の登録ができます。 ③ ツリー表示 フォルダ表示の場合、階層構造を表示できます。「ツリー表示を 開く」⇔「閉じる」で切り替えます。 ④ フォルダ位置 フォルダ表示の場合、現在のフォルダ位置を確認できます。 ⑤ 文書一覧 フォルダ表示の場合、フォルダや文書一覧が表示されます。リス ト表示の場合は、＜リスト表示＞参照 ⑥ 絞込アイコン 各列の絞り込み、フリーテキスト検索ボックスが表示されます。 絞込み中の場合、アイコンは （虫眼鏡の中が“＋”）になります。

Agatha SOP 操作ガイド ⑧ 表示切替 文書一覧の表示切替え及び表示および表示のリセットができま す。アクセス権により表示されるメニューが異なります。 表示切替メニュー名 アクセス権 表示概要 全文書 管理者のみ 廃棄文書を含む表示 作業文書_フォルダ 表示 編集以上 業用（編集用）表示 印刷制御 編集以上 印刷制御用表示 変更管理一覧 編集以上 変更管理一覧表示 教育訓練記録メンバ ー毎 編集以上 教育訓練記録をメンバー 毎に表示 教育訓練記録―文書 毎 編集以上 教育訓練記録を文書毎に 表示 有効な SOP_文書タ イプ別 閲覧以上 有効期間内で且つ状態が 最終となったファイルを 文書タイプ別に表示 有効な SOP_最新の 文書 閲覧以上 有効期間内で且つ状態が 最終となった最新のファ イル順表示

Agatha SOP 操作ガイド ■文書一覧メニュー ⑨ 文書アイコン 文書の種類を表すアイコンが表示されます。 Word,Excel,PPT,PDF 及び左記以外はグレーのアイコンが 表示されます。また、編集ロックをかけた（誰かがかけて いる）場合、鉛筆アイコン が表示されます。 ⑩ 名前 文書名が表示されます。 ⑪ 操作ボタン 操作ボタンには⑨（上記画像参照）のメニューがありま す。 ⑫ 状態 文書の状態を表示します。レビューや承認依頼中の場合 は、砂時計⌛マークがつき、レビューや承認が終わると砂 時計が消えます。「！」マークは進行エラーです。 名称 説明 ドラフト 草案の状態 レビュー レビューフローの状態 承認 承認フローの状態 公開 承認後、発効前の状態

Agatha SOP 操作ガイド ⑬ 版 文書の版が表示されます。 ⑭ 副題又は詳細 副題又は詳細が表示されます。 ⑮ 更新者 更新者が表示されます。（名前と更新は昇順・降順のみ） ⑯ 更新 更新日時が表示されます。 ⑰ 操作ボタン（詳 細） 開く、編集ロック、新版アップロード、コピー、PDF 作 成、ワークフロー、削除、詳細の操作メニューがありま す。 ⑱ ソートボタン 各列のソートや絞り込みができます。

Agatha SOP 操作ガイド 3.4 設定ページ マスター及び各ワークスペースの設定画面を表示します。設定ボタンは管理者のみ表 示されます。 ① ワークスペース 切替プルダウン マスター又は、ワークスペース名を表示します。また、プル ダウンを操作し、マスター又は、各ワークスペースの切り替 えをします。 ② タブメニュー 各設定メニューが表示されます。オプション追加等によりメ ニューが追加されます。 ③ 設定画面 各設定メニューに応じた画面が表示されます。

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4 管理者設定について

Agatha には、「マスター設定」と「ワークスペース設定」の 2 種類の設定画面があり ます。マスター設定では、Agatha 全体に関する設定を行い、ワークスペース設定で は、各ワークスペースの設定を行います。詳細は管理者操作ガイド基本編をご覧くだ さい。

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5 SOP パラメーター

組織ごとのパラメータ値は、「Agatha SOP Parameters.xlsx」に基づいて定義されてい ます。値の変更は、「フォルダ固有のアクセス権設定」を除き ワークスペース管理者が設定可能です。 （詳細は、組織の Agatha システム管理者へお問い合わせください。）

5.1 ロケーション（L

OCATIONS

）

ロケーションとは、Agatha を利用する国（地区）や施設（事業所・工場等）です。ユ ーザーグループやアクセス権は通常、ロケーションによって分けられます。設定方法 は「Agatha 管理者操作ガイド 応用編- 2.1.1 【文書分類作成事前準備】国及び施設の 作成・編集」をご覧ください。

5.2 文書分類（A

RTIFACTS

）

Artifact（文書分類）とは、管理する対象文書の分類（タイプ）のリストです。大分 類、 中分類、小分類のカテゴリーで文書を分類します。設定方法は「Agatha 管理者 操作ガイド 応用編- 2.1.2 文書分類の作成・削除・停止」をご覧ください。

5.3 群（A

UDIENCES

）

ユーザー群（Audiences）とは、ユーザーのグループです。ユーザー群の構成メンバ ーは、部署名、役職、又はユーザー名を用いて定義しています。 例えば、ユーザー群は、ある文書分類の教育対象となるユーザーを指定するために使 用します。また、ある文書分類の承認を行うユーザーを指定するために使用すること もできます。設定方法は「Agatha 管理者操作ガイド 応用編- 2.1.2 文書分類の作 成・削除・停止」と同じです。

5.4 属性（M

ETADATA

）

メタデータ機能とは、文書分類で設定した文書に対し、属性（プロパティ）情報を 追加することが可能な機能です。 設定方法は「Agatha 管理者操作ガイド 応用編-2.2 メタデータ（文書の属性情報） 」をご覧ください。

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5.5 フォルダ固有のアクセス権設定（F

OLDER PERMISSION

）

フォルダに固有のアクセス権を設定することが可能です。編集ユーザー以上が設定可 能です。 設定方法は「Agatha 管理者操作ガイド基本編 -5.7 フォルダ固有のアクセス権管理」 をご覧ください。 尚、SOP Parameter でフォルダパーミッションを定義している場合、フォルダテンプ レートによりフォルダ毎のアクセス権が設定されており、手動ではフォルダ固有のア クセス権設定をできません。この場合、フォルダテンプレートを変更する必要があり ます。

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GATHA

SOP ライフサイクルの流れ

AgathaSOP の基本的なライフサイクルの流れは以下の通りです。 【様式なし】

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7 SOP 文書の登録・編集

ユーザーに SOP 文書を発行する流れは以下です。 ① 主文書を登録（教育対象者・有効日・発行日等の設定） ② 主文書に添付ファイルがある場合は、登録した主文書に添付するファイルを登 録・確定（1.0 版）にする ③ 確定前の主文書に確定した添付文書を添付（関連付け） ④ 主文書が承認され、発行日になり主文書が確定になると、主文書（1.0 版）、 添付文書（1.0 版）となりユーザーに教育訓練通知が通知 この章では主文書及び添付ファイルの登録・編集・削除方法について説明します。

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7.1 主文書を登録する

文書管理画面で表示切替を「作業文書_フォルダ表示」に切り替えます。 主文書を登録したいフォルダを開き、文書名をクリックします。 文書属性を入力し、「送信」をクリックします。 “名前”には、「文書番号」“副題又は詳細”には「文書名」を入力してください。 文書が登録されます。文書を開くと名前と拡張名がドキュメントのヘッダーに含まれ ます。（オプションによっては名前と拡張名がヘッダーに含まれない場合もございま す）

Agatha SOP 操作ガイド ■文書属性（項目は仕様により異なる場合があります。） No 名称 必須 文字数 制限 概要 ① 名前 必須 150 文字 文書番号を入力します。 ② 大分類 必須 100 文字 大分類名 ③ 中分類 必須 100 文字 中分類名 ④ 小分類 必須 50 文字 _小分類名 ⑤ 所有者 必須 ― 所有者名 ⑥ 状態 必須 ― 状態 ⑦ 副題又は詳細 128 文字 文書名を入力します。 ⑧ 備考 100 文字 備考 ⑨ 国 必須 ― 地区名 ⑩ 有効期限 必須 ― 有効期限。 ⑪ 発行日 必須 ― 発行日 ⑫ 教育訓練対象ユーザー ― 原則教育訓練通知は教育訓練対 象グループを設定しますが、対 象グループ外のユーザー個人に 通知したい際に、教育訓練対象 ユーザーからユーザーを追加し ます。 ⑬ 教育訓練対象グループ ― 教育訓練対象グループ ⑭ ISO 分類 必須 ― ISO 分類 ⑮ 文書レベル 必須 ― 文書レベル ・使用できない文字

< (less than) 、 > (greater than) : (colon) 、 " (double quote) / (forward slash) 、 \ (backslash) | (vertical bar or pipe) 、? (question mark)

* (asterisk) 、 INTEGER 表現が 0～31 の ASCII 文字 ・ファイルの名前及びフォルダの名前の最終文字

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・ファイルの名の最初の文字に使用できない単語

CON, PRN, AUX, NUL, COM1, COM2, COM3, COM4, COM5, COM6, COM7, COM8, COM9, LPT1, LPT2, LPT3, LPT4, LPT5, LPT6, LPT7, LPT8, and LPT9.

--【ポイント】--- ■取り扱いできるファイルについて

①pdf の登録・表示

②Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号: 14.0.7015.1000 またはそれ以 降※の Word（doc, docx）PowerPoint（ppt, pptx）Excel（xls, xlsx）の登録・表示・ 編集 ※①②以外の文書を登録する場合、ブラウザーの仕様により登録・表示に制限があり ます。 ■上限について 文書登録は 1GB、フォルダアップロードは 1ＧＢをサポートしています。 ※容量が通信環境や大きい場合、通信環境によって途切れる場合があります。 ■PDF をブラウザ表示した場合のしおり機能について ブラウザ表示の場合、PDF のしおり機能は OFF になります。しおり機能を利用した い場合は、ファイルを[開く]にて開いてください。 ---

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7.2 主文書を編集する

ファイル名をクリックし、“文書を開く”画面が表示されたら、「編集モードで開く」 を選択し[確認]をクリック、または、[操作] >[開く]＞[開く]をクリックします。 Windows 認証画面に AgathaID とパスワードを入力します。ファイルが開きます。 編集し、ファイルの上書き機能で上書き（ショートカット：ctrl キー+s キー）をしま す。

7.3 (確定前の)主文書の属性を変更する

確定前の主文書の属性（教育訓練対象グループや発行日、有効期限）を変更するには 文書一覧画面から変更したい主文書ファイルの[操作]>[詳細]>[属性]をクリックしま す。属性パネルが開いたら、[編集ロックし編集]をクリックし[文書の属性詳細]タブ をクリックします。

Agatha SOP 操作ガイド [編集し編集ロックを解除]をクリックします。 “編集を保存します”画面が表示されますので版コメントを入力し、[確認]をクリック します。属性パネルを閉じます。属性が変更されました。

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7.4 添付ファイルの登録・編集・削除

7.1.1 添付ファイルを登録する 文書管理画面で表示切替を[作業文書_フォルダ表示]に切り替えます。 主文書の登録されているフォルダに移動します。同じ階層に「添付」フォルダがある ので、「添付」フォルダを開き、[添付を登録_主文書ファイル名]の文書名リンクをク リックします。 “ファイルをアップロード“画面が表示されたら添付するファイルを選択又はドロップ し必要項目を入力し、送信ボタンをクリックします。

Agatha SOP 操作ガイド 7.1.2 添付ファイルを確定する 添付ファイルの[操作]>[ワークフロー]>[確定]をクリックします。 “確定“画面にコメントを入れ[確認]をクリックします。 添付ファイルの状態が“確定”になります。

Agatha SOP 操作ガイド 7.1.3 添付ファイルを主文書に添付する 添付したいファイルの階層へ移動し、ファイルの[操作]>[属性]をクリックします。 [編集ロックし、編集]をクリックします。編集画面になります。

Agatha SOP 操作ガイド “添付“にある[編集]をクリックします。 添付画面が表示されますので、“添付“フォルダをクリックし、添付ファイルがある階 層へ移動します。 添付したいファイルを添付画面の“添付ファイルをドラック＆ドロップ”の枠にドラッ ク（ファイルの上で「左ボタン」を押したまま、マウスポインタを目的の場所まで移 動させ）＆ドロップ（「左ボタン」を離す）します。

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[送信]をクリックします。

Agatha SOP 操作ガイド 7.1.4 主文書に添付したファイルの確認 ファイルに添付したファイルがある場合、文書一覧画面のファイルアイコンの横に[三 角形のアイコン]が表示されます。[三角アイコン]をクリックします。 添付ファイル が表示されます。 7.1.5 確定後の添付ファイルを編集する ファイルの状態を「確定」から「ドラフト」にすると編集が可能です。 ただし、主文書に添付されている添付ファイルの版は変わりません（1.0 のまま）。更 新した添付ファイルを主文書に添付したい場合、主文書の属性を修正して添付を削除 し、更新した添付ファイルを添付します。

Agatha SOP 操作ガイド “確認”画面が表示されますのでコメントを入力し[確認]ボタンをクリックします。 ファイルの状態が“ドラフト”になり編集が可能になります。 7.1.6 添付ファイルを確定時に戻す（マイナー版を削除） 確定後の文書を編集し、その後編集内容を削除したい場合、確定した時の状態に戻す ことが可能です。（例 1.Ｘ版を 1.0 版に戻す） ファイルの[操作]>[削除]>[確定に戻す]をクリックします。 マイナー版が削除され、確定時の状態もどります。

Agatha SOP 操作ガイド 7.1.7 添付ファイルを削除する 編集ユーザーはファイルを削除できません。管理者に依頼をしてください。 管理者がファイルを削除する場合、添付ファイルの状態が「確定」の場合は、状態を 「ドラフト」に戻してから削除ください。 「7.1.5（確定後の）添付ファイルを編集する」参照 管理者は、添付ファイルの[操作]>[削除]>[削除]をクリックする。 ファイル削除画面が表示されますのでコメントを入力し[確認]をクリックします。 ファイルが削除されます。

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8 ワークフロー

この章では、ワークフローの操作とワークフロー操作のファイルの状態の変化を説明 します。 ■ワークフローと文書の状態変化 ワークフローを行うと、文書の状態が変わります。 • 承認依頼 →「状態」が「承認」になります。 • 承認されると、「状態」が「公開」に変わります。 • 「公開」になると、トレーニングタスクが送付されます。 • 発効日になると、「状態」が「確定」に変わります。 ※ファイルの状態の種類は「3 画面の構成」をご参照ください。

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8.1 ファイルのレビュー

レビューは 1 対 1 で行う単体レビュー（元のファイル形式でレビュー）と複数人で行 う共同レビューの 2 種類があります。ここでは 1 対 1 で行う単体レビューの説明をし ます。共同レビューは操作ガイド基本編「2.14.1.2 共同レビュー」をご参照下さい。 8.1.1 レビューを依頼する 文書管理画面でファイルの[操作]＞[ワークフロー]＞[レビュー依頼] をクリックしま す。 “レビュー依頼を送信”画面が表示されます。 レビューの種類で「元のファイル形式でレビ ュー」を選択します。 Step1 のフォームをクリックするとワークス ペースユーザーが表示されますので、レビュ アーを選択します。 期限は右側にあるカレンダーアイコンをクリ ックして日付を選択するか、YYYY/MM/DD 形式で日付を入力します。 その他必要項目を選択入力し、[送信]をクリ ックします。

Agatha SOP 操作ガイド 必須 項目名 概要 必須 レビューの種類 ①元ファイル形式でレビュー “Step1”で選択したユーザーと 1 対 1 でレビューを行います。 複数人選択した場合、それぞれのレビューアーと 1 対 1 でレ ビューになります。 ②共同レビュー “Step1”で選択したユーザーと複数人で同時に 1 ファイルにコ メントを入れレビューを行います。 必須 Step1 レビューアーを選択します。ワークスペースユーザーを選択 できます。 必須 期限 レビューの締切日を設定します。カレンダーアイコンで日付 を選択または、YYYY/MM/DD 形式で日付を設定します。 各レビュー者がレビュー完了した時、レビュー依頼者あてメール通知（承認も同 じ）（チェックなしの場合、レビュー者全員がレビュー完了した時、レビュー依頼 者あてメール通知されます） コメント コメントを入力できます。 ファイルのステータスが「レビュー（砂時計）」に変更され、レビューアーにレビュ ー依頼のメールが通知されます。

Agatha SOP 操作ガイド 8.1.2 レビューする 新着情報ページページのマイタスクに「レビュー依頼：（ファイル名」」の「タスク を行う」をクリックします。レビュー依頼画面が開きます。（レビュー依頼通知メー ル内のリンクをクリックし、Agatha にログインしても同じレビュー依頼画面が表示さ れます。） 「ドキュメントを開く」をクリックし、ファイルを開き内容を確認します。 ※必要に応じファイルにレビューやコメントをいれ上書き保存が可能です。（office ファイルのみ対象） [レビューしました]をクリックします。 “編集中”画面が表示されますので版コメントを入力し、[今すぐ編集を保存]をクリッ クします。

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8.2 ファイルの承認

8.2.1 承認を依頼する 文書管理画面に移動し、承認依頼したいファイルの[操作]>[ワークフロー]>[承認依 頼]をクリックします。 “承認依頼を送信”画面が表示されま す。Step1~3 に承認者を指定しま す。Step 1 は必須、Step 2、Step 3 は任意です。 指定できる項目はファイルの設定に より異なりますが、ユーザー名 and/or ユーザー群 or 文書の所有者 です。 （ユーザー群の場合、複数メンバー が含まれていれば、全員が承認する と、そのステップの承認が完了しま す。） 承認の種類を選択します。 期限をカレンダーアイコンで日付を 選択または、YYYY/MM/DD 形式で 日付を設定します。 その他必要項目を選択入力し、[送 信]をクリックします。

Agatha SOP 操作ガイド 必須 項目名 概要 1 のみ 必須 Step1~3 承認者や承認グループを選択します。1 から順番に承認フロー_{が回りますので、1 から承認フローを回したい順に承認者を選} 択してください、 必須 承認の種類 ①電子署名 承認時に PDF を作成し、PDF の最終ページに電子署名を追加 します。 ②承認 必須 期限 締切日を設定します。カレンダーアイコンで日付を選択また は、YYYY/MM/DD 形式で日付を設定します。 各レビュー者がレビュー完了した時、レビュー依頼者あてメール通知（承認も同 じ）（チェックなしの場合、レビュー者全員がレビュー完了した時、レビュー依頼 者あてメール通知されます） ※各レビュー者は承認者を意味します。 コメント コメントを入力できます。 ファイルのステータスが「承認（砂時計）」になり、承認者に承認依頼のメールが通 知されます。

Agatha SOP 操作ガイド 8.2.2 承認（承認を却下）する 新着情報ページページのマイタスクに「承認依頼：（ファイル名）」の「タスクを行 う」をクリックします。承認依頼画面が開きます。（承認依頼通知メール内のリンク をクリックし、Agatha にログインしても同じ承認依頼画面が表示されます。） “文書の承認依頼”画面で[ドキュメントを開く]ファイルをクリックし、ファイルの内 容を確認し[承認します]または[却下します]をクリックします。 確認フォームが表示されま すので、“パスワード“と”役 割/理由“を選択し、[承認]ボ タンをクリックします。

Agatha SOP 操作ガイド 承認された場合、ファイルのステータスが「確定（承認後で且つ発効前の状態）」にな り、タスクが完了します。このとき、ファイル登録時に設定した対象ユーザーや対象 グループに教育訓練通知メールが送信されます。 電子署名での承認の場合、システムは、PDF を作成し、各承認者に対して、ユーザー の名前、署名日、署名の理由、および文書のハッシュを含む署名ページを PDF の最終 ページに挿入します。

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8.3 ワークフロー（レビュー・承認）の進行状況を確認する

レビュー・承認の進行状況を確認したい場合、確認したいファイルの状態のステータ スをクリックします。 “ワークフロー履歴”画面が開き、進行状況を確認できます。

8.4 ワークフローをキャンセルする【管理者のみ】

編集ユーザーはワークフローをキャンセルできません。ワークフローのキャンセルは 管理者へ依頼してください。 管理者はファイルの状態をクリックしワークフロー履歴画面からキャンセルが可能で す。

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9 変更管理(公開後の主文書の属性を変更する)

SOP 文書は、有効期限が切れる前に SOP のレビューを行い、必要があれば改訂しま す。改訂の必要がなければ、有効期限を延長します。

Agatha SOP では、主文書の公開後、有効期限になる SOP を有効期限前に確認する為 に、有効期限の 60 日前になるとシステムから自動で主文書の所有者に変更管理タスク （及びメール）が送信されます。 ここでは、改定の必要がある場合の（確定状態の）主文書を編集する方法を説明しま す。

9.1 主文書ファイルの変更管理承認依頼をする

主文書を編集するには、主文書の所有者へ「変更管理」承認依頼を行い、主文書の状 態を「ドラフト（編集可能な状態）」にする必要があります。 変更したい主文書の[操作] >[ワークフロー] >[変更管理]をクリックします。 変更管理画面で変更できる項目は以下です。 ・状態/所有者/発行日/有効期限/教育訓練対象ユーザー/教育訓練対象群 尚、所有者、発行日、有効期限、教育訓練対象を変更しても、文書の版は変わりませ ん。

Agatha SOP 操作ガイド 変更管理フォームが表示されます。 コメント欄に変更してほしい内容を入力して[確認]をクリックします。 画面には、「変更管理が開始されました」と表示され、変更管理タスクが主文書の所 有者のタスクリストに追加されます。（変更管理依頼メールが送付されます。）

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9.2 変更管理を承認し属性を変更する

主文書の所有者は変更管理承認依頼メールを受信します。（所有者のマイタスクに 「変更管理承認依頼」のタスクが追加されます。）所有者は、メールのリンク（また は、マイタスクの[タスクを行う]）をクリックします。 所有者は変更管理依頼者のコメント内容を確認し、主文書の属性を変更します。

Agatha SOP 操作ガイド 確認画面が表示されますので、「パスワード」と「役割/理由」を入力・選択し、[承 認]ボタンをクリックします。 数分後、ファイルの状態が「確定」または、発行日の場合「公開」になります。 （ドラフトにした場合を除く） 主文書の内容を変更する場合、 状態を「ドラフト」にします。

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10 教育訓練記録

10.1 教育訓練受講者が、教育訓練を受講する

文書が公開状態になると、トレーニング受講者の新着情報画面のマイタスクに“トレー ニング”タスクが作成されます。 同時に、Agatha システムから、トレーニングのお知らせメールが来ます。 新着情報画面のマイタスクの[タスクを行う]または、トレーニングお知らせメールの リンクをクリックします。

Agatha SOP 操作ガイド トレーニング画面が開きますので、対象文書に添付されているファイルをクリックし 内容を確認します。ファイルを閉じます。トレーニング画面にもどり[承認します]を クリックします。 確認画面にパスワードを入力し、役割/理由が[理解しました]になっていることを確認 し、[承認]をクリックします。 マイタスクから受講したタスクが消えます。

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10.2 教育訓練実施状況を確認する【管理者のみ】

管理者は、教育訓練実施状況を確認できます。教育訓練実施状況は、ユーザー（会 員）毎または、文書毎に確認が可能です。 管理者は文書管理画面で表示切替を「教育訓練記録 - 会員毎」または、「教育訓練記 録 – 文書毎」切替えます。 教育訓練状況を確認できます。

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11 印刷制御

AgathaＳＯＰで管理されているファイルの印刷は制御がされています。印刷するには 印刷制御タスクを開始し、自身で承認する必要があります。承認が得られると、印刷 フォームへのリンクを含むメールを受け取り印刷することが可能となります。 ■印刷条件 編集以上の権限であること ファイルの状態が“確定“となっていること 印刷は、承認許可後 1 時間以内 ＜その他＞ ※印刷できるのはＰＤＦファイルのみです。 ※印刷すると、ファイルに印刷したユーザーの名前、場所、印刷日が記載されます。 ※印刷制御以外から印刷した場合、ファイルに「Uncontrolled print」と印字されま す。 編集ユーザーは、文書管理画面から印刷したいファイル（状態が確定のもの）の[操 作]>[ワークフロー]>[印刷制御]をクリックします。 “印刷制御“画面が表示されますので、コメントを入力し、[確認]をクリックします。

Agatha SOP 操作ガイド 文書管理画面に「印刷制御が開始されました」のメッセージが表示され、印刷制御開 始者に印刷承認のメールが通知されます。 印刷制御開始者に印刷承認タスクが作成されます。（印刷制御開始者にメール通知が されます。）印刷制御開始者は新着情報画面のマイタスクから[タスクを行う]をクリ ックするか印刷承認メールのリンクをクリックします。

Agatha SOP 操作ガイド 印刷承認画面が開きます。 印刷したファイルを配布する場所を“ロケーション“の入力フォームに入力し、タスク コメントを任意で入力し、[承認します]をクックします。

Agatha SOP 操作ガイド 確認画面で“パスワード“と“役割/理由“に「印刷を承認」が選択されていることを確認 し[承認]をクリックします。 編集ユーザ（印刷制御開始者）の印刷承認タスクが消えます。 編集ユーザーは、印刷制御承認通知を電子メールで受取ります。 メール内のリンクをクリックします。 （メールのクリックは受信後 1 時間以内に行う 必要があります。ユーザーが 1 時間後にクリックすると、リンクは無効になりま す）。

Agatha SOP 操作ガイド 印刷フォームが表示され、ファイルを印刷するリンク（プリンターアイコン）が表示 されます。ユーザーは「プリンタ」アイコンをクリックします。 ファイルがダウンロードされます。ファイルを開くと各ページのフッターに 印刷された制御されたコピーであること（「controlled print」）、現在の日時 （GMT）、ロケーション（配布予定の場所）、印刷したユーザー名が印刷されます。

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12 SOP 文書の廃棄

12.1 主文書の状態を廃棄にする

[操作]>[ワークフロー]>[変更管理]をクリックします。変更管理フォームが表示され ますので、コメント欄に廃棄依頼の内容を入力して[確認]をクリックします。 画面には、“変更管理が開始されました”が表示されます。 主文書の所有者に変更管理承認依頼メール及びタスクが送信されますので、所有者は 通知メールのリンクをクリックするか、新着情報ページのマイタスクの変更管理承認 依頼の[タスクを行う]をクリックします。 “変更管理承認依頼”画面が表示されますので、状態を「Obsolete（廃棄）」にし、[承 認します]をクリックします。 確認画面で”パスワード”と”役割/理由”を選択し[承認]をクリックします。 廃棄文書が廃棄になりました。(編集ユーザー画面では画面から非表示になります。)

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12.2 廃棄した主文書を確認する【管理者のみ】

管理者は廃棄されたファイルを確認することができます。 文書管理ページの表示切替メニューで「全文書」を選択します。廃棄したファイルが 表示されます。

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13 資料

機能一覧について

主な機能とアクセス権は Agatha ヘルプセンター（https://support.agathalife.com） をご参照ください。 ヘルプセンター＞ナレッジベース＞操作ガイド 主な機能とアクセス権

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14 その他

お問い合わせ

お問合せは、Agatha ヘルプセンター（https://support.agathalife.com）をご利用く ださい。 ヘルプセンターの「お問い合わせ」タブをクリックするとお問い合わせフォームが表 示されます。 ■ヘルプセンター

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