Section1_入力用テンプレートの作成

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Excel には、効率よく、かつ正確にデータを入力するための機能が用意されています。

入力用テンプレートの作成

このセクションでは、ユーザー設定リストや入力規則、関数を利用した入力用テンプレートの作成やワークシート操作について学習します。支店名や商品名など、頻繁に利用するユーザー独自の連続データがある場合には、『ユーザー設定リスト』に登録しておけば、オートフィル機能で入力することができ便利です。

ユーザー設定リストの作成

ユーザー設定リストは、[Excel のオプション]ダイアログボックスから登録できます。 1. [ファイル]タブの[オプション]をクリックし、[Excel のオプション]ダイアログボックスを表示します。 2. [詳細設定]を選択し、ユーザー設定リストの編集ボタンをクリックして、[ユーザー設定リスト]ダイアログボックスを表示します。 3. [ユーザー設定リスト]の一覧から[新しいリスト]をクリックし、[リストの項目]ボックスに連続データとして登録したいデータを入力します。 ※ 項目と項目の間で Enter キーを押し、改行しながらリストを入力します。 4. 追加ボタンをクリックし、[ユーザー設定リスト]の一覧に連続データが追加されたことを確認して、 OK ボタンをクリックします。 5. [Excel のオプション]ダイアログボックスに戻り、 OK ボタンをクリックします。

ユーザー設定リストの修正と削除

[ユーザー設定リスト]ダイアログボックスでは、登録した連続データの修正と削除が行えます。

STEP 1

ユーザー設定リスト

[ユーザー設定リスト]の一覧で選択したデータを、削除することができます。リストに登録したいデータがあらかじめセル範囲に入力されている場合は、[リストの取り込み元範囲]をクリックし、セル範囲をドラッグで指定してインポートすることもできます。例：

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[データ]タブの[データの入力規則] ボタンを使用して、セルに入力できるデータを制限することができます。これによりデータの入力ミスを防ぎ、正確かつ効率よく入力することができます。

[データの入力規則]ダイアログボックス

入力規則を設定するには、[データの入力規則]ダイアログボックスの各タブで設定を行います。 [設定]タブ 入力値の種類を指定し、入力できるデータを整数、小数点数、リスト、日付、時刻、文字列などに制限することができます。[入力値の種類]を[リスト]にした場合、入力規則を設定したセルを選択すると右側に▼ボタンが表示され、クリックすると表示されるリストからデータを選択することができます。リストに表示したいデータは、[元の値]ボックスに直接入力するか、あらかじめ同じワークシートに用意し、そのセル参照を指定します。 [入力時メッセージ]タブ 入力時に操作を促すメッセージを表示するには、[入力時メッセージ]タブで[タイトル]ボックスと[メッセージ]ボックスに文字を入力します。 ※ [セルの選択時にメッセージを表示する]チェックボックスがオンになっていることを確認します。

STEP 2

入力規則

ワークシートに入力したデータのセル範囲をドラッグして指定することができます。 [元の値]ボックスに、直接データを入力する場合は、各項目を半角のカンマ( , )で区切ります。例：入力値の種類により、下に表示されるボックスは変化します。セルを選択すると表示されます。

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[エラーメッセージ]タブ 無効なデータが入力されたときにエラーメッセージを表示するには、[エラーメッセージ]タブで[スタイル]を選択し、[タイトル]ボックスと[エラーメッセージ]ボックスに文字を入力します。[タイトル]ボックスと[エラーメッセージ]ボックスに何も入力しない場合は、スタイルごとの既定のメッセージが表示されます。 ※ [無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する]チェックボックスがオンになっていることを確認します。 [日本語入力]タブ セルをアクティブにしたときの日本語入力システムの入力モードを設定します。必要に応じて入力モードを変更することができます。 ※ 設定した入力モードに切り替えるだけで、入力できる文字種を制限するものではありません。

入力規則の削除

入力規則を削除するには、対象となるセル範囲を選択し、[データの入力規則]ダイアログボックスを表示して、すべてクリアボタンをクリックします。 ※ 選択したセル範囲のすべての入力規則が削除されます。関数を利用して、マスターデータから情報を参照したり、数式によるエラー値を表示させないようにすることができます。

VLOOKUP 関数

既定のエラーメッセージエラーメッセージ停止：規則に合わない無効なデータは入力できません。注意：エラーメッセージのはいボタンをクリックすると無効なデータでも入力できます。情報：エラーメッセージの OK ボタンをクリックすると無効なデータでも入力できます。

STEP 3

関数による入力サポート

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 使用例：商品 ID の値に対応する商品名を、“商品一覧”シートを参照して表示する

＝ VLOOKUP (

検索値，範囲，列番号，検索方法

)

検索値：範囲の左端列で検索する値を指定します。検索値には値、セル参照、または文字を指定します。範囲：目的のデータが含まれる表のセル範囲を絶対参照で指定します。列番号：目的のデータが入力されている列が、範囲の左端から何列目にあるのかを番号で指定します。範囲の左端の列から 1、2、3…と数えます。検索方法：FALSE または TRUE を指定します。 A) FALSE または 0(ゼロ)を指定した場合検索値と完全に一致する値だけを検索し、見つからない場合はエラー値“#N/A” が表示されます。一致する値が複数ある場合は、最初に検索した値を使用します。 B) TRUE または入力を省略した場合検索値と一致する値がない場合は、近似値(検索値未満で最も大きい値)が検索値として使用されます。 ※ 範囲の左端列のデータを昇順で並べ替えておく必要があります。関数名 引数 =VLOOKUP(B13,商品一覧!$A$4:$C$14,3,FALSE) 検索値：B13 “納品書”シート “商品一覧”シート列番号：1 列番号：2 列番号：3 範囲：商品一覧!$A$4:$C$14 マスターデータの構成 VLOOKUP 関数は、参照先のリストの左端列から値を検索し、それに対応するデータを結果として返します。そのため、参照先のリストの左端列には検索に使用するための一意の値(重複しない値)が必要となります。 エラー値「#N/A」 Excel では、関数や数式を実行するのに必要なデータが未入力の場合に、エラー値“#N/A”が表示されます。 VLOOKUP 関数では、検索値に指定したセルが未入力の時、または範囲に一致するデータが存在しない時にエラー値“#N/A”が表示されます。検索値(B 列)が入力されると、商品名(C 列)が表示されます。セル C13 の数式“=VLOOKUP(B13,商品一覧!$A$4:$C$14,2,FALSE)”をコピー

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未入力時のエラー表示を回避する(IF 関数)

VLOOKUP 関数などで数式が空白セルを参照する可能性がある場合に、表示されるエラー値を、IF 関数を使用して表示されないようにすることができます。数式例

＝ IF (B13="","",VLOOKUP(B13,商品一覧!$A$4:$C$14,2,FALSE))

意味セル B13 が空白の場合は空白のままにし、空白でなければ VLOOKUP 関数の結果を表示します。正しい“商品 ID”が入力されると該当する“商品名”が表示されます。 “商品 ID”が未入力の場合は何も表示されません。 “納品書”シート “商品一覧”シート 関数のネスト 関数の引数に関数を使用することを『ネスト』といいます。IF 関数の中に IF 関数をネストして条件により分岐させる処理を 3 つ以上に分けたり、IF 関数や IFERROR 関数と他の関数を組み合わせてエラー表示を回避するなど、1 つの関数ではできない複雑な処理を行うことができます。  IF 関数のネストの例セル A2 の値が 80 以上なら“○”、60 以上 80 未満なら“△”、60 未満なら“×”と表示する 1. 計算式を入力するセルを選択します。 2. [数式]タブの[論理]ボタンから[IF]を選択し、[関数の引数]ダイアログボックスを表示します。 3. [論理式]ボックスに「A2＞＝80」、[真の場合] ボックスに「○」と入力します。 4. [偽の場合]ボックスにカーソルを移動し、[関数ボックス]の▼から[IF]を選択し、2 つ目の IF 関数の[関数の引数]ダイアログボックスを表示します。 5. [論理式]ボックスに「A2＞＝60」、[真の場合] ボックスに「△」、[偽の場合]ボックスに「×」と入力します。 6. 数式バーで数式を確認し、 OK ボタンをクリックします。関数ボックス数式バーには、編集中の関数が太字で表示されます。選択されていない関数の[関数の引数]ダイアログボックスを表示したい場合は、編集したい関数の関数名や引数部分をクリックします。