2016(平成28)年度
在外教育施設教材整備事業の
手 引 き
(この手引きは本年度事業完了まで必ず保管しておいてください)
目 次
<在外教育施設教材整備事業とは> ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P.1
<学校との連絡について> ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P.1
<教材整備事業に関する情報掲載について> ・・・・・・・・・・・・・・・P.1
<スケジュール> ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P.1
<留意事項> ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P.2
<申請書の記入方法> ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P.4
<申請書に関する照会、教材手配・送付準備について> ・・・・・・・・・P.10
<教材の送付について> ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P.10
<教材受領後について> ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P.11
<教材備品管理台帳の提出について> ・・・・・・・・・・・・・・・・・P.12
公益財団法人 海外子女教育振興財団
http://www.joes.or.jp
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<在外教育施設教材整備事業とは>
「在外教育施設教材整備事業(以下、教材整備事業という)」とは、海外子女教育振興財団(以下、財団という)が、文部科 学省から補助金(国庫補助金)を得て実施している事業です。日本人学校・補習授業校・私立在外教育施設(以下、学校 という)の、教材の充実・整備を目的としています。対象は、規定人数以上の在籍者数が認められた日本国政府援助対 象校の小・中学部です。 各校の「配分額」は、当該年度予算をもとに、学校規模等をベースとした算定基準により決定しています。学校は、配分 額内で必要な教材・教具を申請してください。 なお、学校が置かれている状況を鑑み、教育環境や配分額を有効に利用するためにも、指導に必要な整備教材の調 達は、できる限り当該所在地等にて独自に手配することが望ましいと考えられるため、「教材現地調達」を推奨していま す。「教材現地調達」は、配分額の全額でも一部でも利用することが可能です。詳しくは、別紙「2016(平成28)年度 在外教育施設 教材現地調達の手引き」を参照してください。<学校との連絡について>
学校との連絡は、原則メールにて行います。 ●ご注意 ・件名に「確認」と書かれているメールは、受信確認が必要な内容です。必ず速やかに返信してください。 ・担当者のアドレスの他に、長期(夏季)休暇中に連絡がつくアドレスを、必ず記載してください。どなたにも連絡が取れ ない場合や代理受取人等が不在場合は、教材の受領が大幅に遅れます。 ・メールを受信していないと感じた場合は、「迷惑メールフォルダ」も確認してください。<教材整備事業に関する情報掲載について>
財団や送付業者からのメールでの連絡と併せて、財団ホームページの教材整備事業サイトでも、共通連絡事項や学校 毎の情報を掲載しています。不明点は速やかに教材整備事業担当(seibi@joes.or.jp)までお問い合わせください。 財団ホームページ 教材整備事業サイト ⇒ http://www.joes.or.jp/seibi/index.html 【ホームページでの情報提供】 ① 教材整備対象校への共通連絡事項 ③申請教材選定時に参考となる教材会社のリンク集 ②各校の申請~手配~送付等の進捗状況 ④本事業手引き、物品受領書のダウンロード 等<スケジュール>
2016(平成28)年度教材整備事業は以下の流れで実施します。 なお、申請書や報告書の提出期限等は全て日本時間での日時となります。 2016年5月20日 A.配分額通知・申請書の送付 財団⇒学校 以下の書類をメールの添付ファイルにて送付します。メール受信後、速やかに受領した旨 返信してください。 ・「配分額通知」(PDF) ・「申請書」(EXCEL) また、以下の2つの手引きを財団ホームページよりダウンロードし、申請書記入前に必ず 確認のうえ、申請を行っていただきます。 ・「手引き」(PDF)※本紙 ・「教材現地調達の手引き」(PDF) ※同時期に、希望のあった学校にクーリエ便にて申請参照資料等を送付します。2016年5月20日~ 申請対象品目確認期間 学校 ⇒ 財団 2016年6月3日正午 申請教材が整備対象品目か確認したい場合、この期間に必ず指定のフォームにてお 問い合わせください。 2016年6月10日 B.申請書の提出(P.4~9参照) 学校 ⇒ 財団 正午迄〈必着〉 左記提出期限までにメール添付にて提出してください。提出期限を過ぎた申請は、受 理できません。 2016年 6月~ C.教材手配・送付準備 財団 ⇔ 学校 2016年 8月頃 申請教材を手配します。教材の欠品等で、問い合わせや連絡が必要な場合があります。 長期(夏季)休暇中・不在時の連絡先TEL・メールアドレスを必ず明確にしておいてくだ さい。 2016年8月25日 D.教材現地調達実施完了報告書 提出 学校 ⇒ 財団 正午迄〈必着〉 左記提出期限までにメール添付にて提出してください。提出期限を過ぎた報告書は、受 理できません(別紙「教材現地調達の手引き」参照)。 2016年 6月末~ E.教材の送付 送付業者 ⇒ 学校 2016年10月頃 財団が最適と判断した方法で教材を送付します。 原則として、図書と図書以外の教材は分けて送りますが、どちらかの物量が少ない 場合は同梱することもあります。 2016年 7月~ F.物品受領書の提出(P.11参照) 学校 ⇒ 財団 2016年12月頃 まずは、受領・検品後、速やかにメール添付にて提出してください。 G.教材備品管理台帳の提出(P.12参照) 学校 ⇒ 財団 次に、受領した教材を教材備品管理台帳に追加記載のうえ、メール添付にて提出してくださ い。教材備品管理台帳は文部科学省への事業終了報告時に必要となる書類です。 2017年 3月頃 H.現地調達教材代金の送金 財団 ⇒ 学校 報告書を元に審査を行い、現地調達教材の送金額決定後、指定口座に送金します。 学校は入金を確認次第、速やかにメールにてその旨連絡してください。
<留意事項>
①申請できる対象品目について
・申請できる対象品目は、小学部、中学部向けの教材で、必要かつ適切であると認められるものです。 ・近年の教科書小改訂により、一部教材会社の商品情報も一新されています。 ・申請する教材名・型番等については古い情報は使用せず、必ず最新の情報を取得してください。旧カタログ等 から選択された場合、価格変更、欠品、廃番の可能性が高くなります。財団ホームページ 教材整備事業内の 「教材会社・出版社等リンク集」(下記URL)等を利用して最新の情報を入手してください。 教材会社・出版社等のリンク集 ⇒ http://www.joes.or.jp/seibi/seibi_link.html 一方・・・ ・申請できない対象外品目は、個人の所有となる教材や消耗品、危険物、輸出入制限品、幼稚部・高等部向け 教材等です。また、教師用指導書はもとよりドリル・ワーク・テスト類は教師用の参考図書であっても対象外とな ります。 ・「対象外品目一覧」は財団ホームページからをダウンロードできます。また、本紙記入例のページ(P.6~9)にも 一例を記載しておりますので参照してください。※申請対象品目確認期間
<2016年5月20日(金)~6月3日(金)正午>
の設置
- 3 - ・申請したい教材が対象かどうか判断がつかない場合には、申請書を提出する前に必ず、財団ホームページの 所定メールフォームより、期間内に「申請対象品目確認依頼」を行ってください。提出された申請書に対象外品 目の記載があった場合は学校に連絡することなく財団判断で申請教材を削除させていただきますので、あらか じめご了承ください。⇒ http://www.joes.or.jp/seibi/index.html
②申請書提出期限
<日本時間2016年6月10日(金)正午>
について
財団所定の申請書に記入のうえ、提出してください(学校で独自に作成したリストは受理できません)。 価格は必ず税込金額(日本円)を記載してください。③中・長期的な計画で整備する教材申請を
約300校から申請される教材を、同時進行で手配します。送付までに3か月以上を要する場合もありますので、授 業や行事等に合わせた送付対応はできません。申請の際には、中・長期的な計画で整備する教材を選択してく ださい。④申請対象品目の価格(税込金額)について
・学校は、配分額の範囲内で教材を申請しますが、申請対象品目の価格は税込金額とし、金額合計が配分額を 超えないように申請する必要があります。 ・カタログやホームページによっては税抜金額が記載されている場合がありますので、必ず税込金額をご確認く ださい。 ・申請対象品目によっては、定価表示のないものやオープン価格のものがあります。主要家電メーカー等直販サ イト等の標準価格(定価)を参考とし申請してください。家電量販店の特別価格やセール価格での申請は、受理 できません。ネット通販業者の限定商品なども、申請はできません。 ・学校独自で手配する「教材現地調達」では、セール品や限定商品等の申請も可能です。「教材現地調達」の審 査は、以前よりスピード化しています。(内容によっては審査期間が申請書提出後約1か月程度かかる場合もあり ますが、)財団の購入許可が下りれば、直ぐに対象品目を購入することができます(許可前に購入することはでき ません)。詳細は別紙「教材現地調達の手引き」をご参照願います。⑤配分額を超過した場合
申請書提出の際は、配分額を超えないよう、提出前に再確認してください。計算間違いや消費税抜き、旧価格等 で申請し、結果的に配分額を超過した場合は、学校に連絡することなく、財団判断で任意の申請教材を削除させ ていただきますので、あらかじめご了承ください。⑥輸出入規制・申告手続き等に関する確認
過去に、所在国や地域の法律や規制(輸入制限等)により送付ができなかったものや、受領者側が事前の申告手 続き等を行わなかったため税関で止められてしまったケースがありました。こうした各国・地域ごとの法律上の制 限や規制については、財団側で把握、確認することができません。申請前に必ず学校側で事前確認し、送付に 関する明確な説明・指示等を財団に対して行うようお願いします。<申請書の記入方法>
以下に申請書の記入方法を説明します。記入前に必ず確認してください。<様式1>「申請書」記入例
①管理番号、責任者名、等 文書管理番号(学校側で管理している場合)、申請日、学校名、責任者職名、責任者氏名を記入してください。 ②申請金額(内訳別紙)<様式1-1>~<様式1-4>までの希望品目表の中で各教科区分の小・中学部合計(税込)を計算のうえ正 確に記入してください(灰色部分は自動計算されます)。 最後に「本校の配分額」欄に配分額通知の金額を記入して、申請金額の総合計が配分額を超過していないか 必ず確認してください。 ③教材送付先 (1)記載いただいたとおりに送付伝票に転記いたしますので、英語表記で漏れなく記入してください。学校名 や在外公館名の記載漏れや誤記は、荷物紛失などの原因になります。 現地業者からの連絡を受けることが可能な担当者名(Attn. Mr./Ms. ~)を英語表記で記入してください。 P.O.BOX の住所では承れません。正式な住所を記載してください。 原則、申請後の送付先変更はお受けできません。 (2)『在外公館宛』を希望される場合は、在外公館の担当官の承諾を得たうえで申請してください。 なお、教材のサイズ、物量が多い(大きい)場合は、航空貨物または船貨物で送付します。航空貨物と船 貨物は全てポート(空港または港)止めとなりますので、送付業者から送付連絡を受信されましたら、在外 公館と連携をとって、スムーズに受領できるよう手続きをしてください。現地で教材等を受領する際に生じ た諸経費は、全て学校負担です。 ④連絡先及びB/L・INVOICE等書類送付先 B/L、INVOICE 等の受領担当者の、氏名・メールアドレス・TEL&FAX 番号を記入してください。送付業者から の送付案内はこちらのメールアドレスに案内します。現地業者とのやりとりをされる担当者が別にいる場合はそ の旨も追記してください。 なお、上記以外で長期(夏季)休暇や送付先不在時に対応可能な担当者の連絡先メールアドレス・TEL につい ても記入してください。 ⑤特記事項 特に、送付に際して特記事項がある場合は、必ず記入してください(特記事項の例 参照)。 貴地における通関や荷物の授受に関して特別な事情がある場合は、必ず申請時に詳細をお知らせください。 教材送付後に要望をいただいても対応できません。また、安全上の問題が予想される地域に関しては例外的 に送付方法の要望を承る場合もあります。 [ 特記事項の記入例 ] ・在外公館に送付希望。
・送付状の内容品の記載には、「Educational Materials」「No Commercial Value」と記入してください。 ・荷物の箱には日本語で×××日本人学校と記載してください。
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①
②
③
④
⑤
①
③
④
⑤
②
☆2枚目以降、<様式1-1>は一般教材、<様式1-2>は理科教材、<様式1-3>は教育用コンピュータ、 <様式1-4>は学校図書館図書の申請シートです。本紙記入例のページ(P.6~9)を参考にして、必要個所に漏れ なく、正確に記入してください(灰色部分は自動計算されます)。 ☆<様式2>は、現地調達教材の申請シートです。<様式1-1~1-4>に記入した品目のうち、現地調達分を全て、 <様式2>に重複して記入してください。
<様式1-1>「一般教材希望品目表」記入例
「一般教材」とは、次に掲げる教材で、在外教育施設において必要と認められる教材のことです。 ① 「教材整備指針」[http://www.mext.go.jp/a_menu/shotou/kyozai/index.htm] を参考とした教材 ② 上記①に準ずる教材で在外教育施設の教育上の目的を達するため有益かつ適切であると認められる教材 対象外品目(一例) ●教科書(デジタル教科書も不可)、 教師用指導書、ワーク・ドリル・テ スト(教師用も不可)や文具類 等 ●消耗品 インク・カートリッジ、絵の具、ペ ンキ、墨汁、鉛筆、ボールペン、 マーカー等、空の記録媒体(メモ リーカード、CD-R・RW、DVD-R・ RW、Blu-ray DISC 等)、コピー 用紙、ノート、画用紙、半紙、折り 紙、掲示用磁石、電球(豆電球含 む)、乾電池、クリアファイル、スタ ンプ類(ネームスタンプ、ごほうび スタンプ等) 等 ●危険物・輸出入制限品 スプレー品等、植物の種、土、粘 土等、飲食物等、図工や美術で 使用する可燃性ペンキ、つやだ しニス、銅板いぶし液、版画用の 薬品類 等 ●児童・生徒や教員個人への配付 を目的とした教材等 特に注意が必要な教材(社会科関連) 領土問題や係争が見られる国・地域では、以下の教材は、税関で検閲・没収対象となることがあります。 必ず送付可能であることを確認のうえ、申請してください。⑤
- 7 - また、送付に問題があると財団で判断した場合には、申請を取り消しとさせていただく場合もありますので、あらかじめ ご了承ください。 ●世界地図、日本地図(掛図、地図帳、PC ソフト)、地球儀 ●地図の記載された図書、歴史書物、ガイドブック等
<様式1-2>「理科教材希望品目表」記入例
「理科教材」とは、次に掲げる教材で、在外教育施設において必要と認められる教材のことです。 ①「理科教育のための設備の基準に関する細目に定める省令 (平成15年4月1日文部科学省令第23号)」 [ http://law.e-gov.go.jp/htmldata/S29/S29F03501000031.html ] を参考とした教材 ②現地理解教育に必要な「理科教育設備基準」に掲げる品目以外の教材 ③上記①、②に準ずる教材で在外教育施設の教育上の目的を達するため有益かつ適切であると認められる教材 対象外品目(一例) ●教科書(デジタル教科書も不可)、 教師用指導書、ワーク、ドリル、テ スト(教師用も不可)や文具類 等 ●実験用薬品類全般 (消耗品、危険物の両面で) アルコール類、塩酸、酢酸、よう素 液、マグネシウムリボン、石灰水、 酸化銅、活性炭素、BTB 溶液、炭 酸水素ナトリウム、塩化コバルト紙、 硫黄(粉末等)、ホウ酸、アンモニア 水、希塩酸、水酸化ナトリウム水溶 液、硫酸カリウムアルミニウム、塩 化アンモニウム等 ●消耗品 補充用気体(ガス)検知管、プレパ ラート、リトマス試験紙、実験用炭 酸水、実験用金属等、電球(豆電 球含む)、乾電池、ろ紙、割箸、銅 線、ストロー、竹ひご、銅版、銅棒、 脱脂綿ゴム管、スライドガラス、エ ナメル線、針金、ガーゼ等 ●危険物・輸出入制限品等 植物、植物の種、土、粘土、動物、 昆虫、食品類、ライター、マッチ、実験用気体ボンベ、スプレー缶等、ハイポネックス、漂白剤等 ●児童・生徒や教員個人への配付を目的とした教材等<様式1-3>「教育用コンピュータ品目表」記入例
「教育用コンピュータ」とは、学校で必要とするパソコン本体(デスクトップ・ノートブック・タブレット等)とプリンタ、スキャ ナ、デジタルカメラ、その他周辺機器のことです。申請するパソコンに付属していないPCソフト並びに、パソコン本体に 接続して使用しない周辺機器は、「一般教材希望品目表」で申請してください。 ●パソコン本体は早いサイクルで製品が入れ替わるため、メーカーや品番等の指定があっても、機種の製造中止や 品切れ等で手配できないことが多くあります。その場合は、後継品または同等品を手配することとなりますので、あ らかじめご了承ください。 ●メーカーのホームページ等で「オープン価格」と記載されているものについては、教材整備事業ホームページ内にあ る「教材会社・出版社等リンク集」掲載のメーカー直販サイト等で、標準価格の情報を収集してください(本紙P.3参 照)。- 9 -
<様式1-4>「学校図書館図書」記入例
「学校図書館図書」とは、在外教育施設において必要な児童・生徒用図書のことです。 図書は、必ず教材整備事業内の「教材会社・出版社等リンク集 http://www.joes.or.jp/seibi/seibi_link.html」で、正確 な図書名、出版社、ISBN コード、価格等を確認してください。 対象外品目(一例) ●教科書(デジタル教科書も不 可)、教師用指導書、ワーク、 ドリル、テスト(教師用も不可) 等 ●児童・生徒や教員個人への配 付を目的とした図書等 特に注意が必要な教材(社会科関連) 領土問題や係争が見られる国・地域では、以下の教材は、税関で検閲・没収対象となることがあります。 必ず送付可能であることを確認のうえ、申請してください。 また、送付に問題があると財団で判断した場合には、申請を取り消しとさせていただく場合もありますので、あらかじめ ご了承ください。 ●世界地図、日本地図(掛図、地図帳、PC ソフト)、地球儀 ●地図の記載された図書、歴史書物、ガイドブック等<様式2>「現地調達教材品目一覧(再掲)」記入例
「現地調達教材品目一覧(再掲)」の説明、記入例等は、別紙「2016(平成28)年度在外教育施設教材整備事業 教材 現地調達の手引き」を参照してください。<手配・送付の進捗状況等について>
財団では申請書の内容を確認して、教材手配から送付手続きまでを行います。手配の進捗状況については下記教材 整備事業ホームページにてご案内いたしますので、随時確認してください。 財団ホームページ 教材整備事業サイト ⇒ http://www.joes.or.jp/seibi/index.html ■品切れや生産終了品である場合 原則、後継品または同等品を手配しますが、いずれもない場合には、学校へ確認させていただきますので、同金額 内で他の教材を検討のうえ、すみやかに申請変更をしてください。 ただし、各様式における当該品目の合計額が日本人学校・私立在外教育施設で 1 万円以下、補習授業校で5千円 以下の場合には、学校に連絡することなく欠品のまま処理をしますので、あらかじめご了承ください。<教材の送付について>
■教材の送付方法について 教材の送付は、大きさ、重量、容量及びコストを総合的に判断したうえで、「クーリエ便(国際宅配便)」「航空貨物」「船貨 物」の何れかを利用します。そのうち、「航空貨物」「船貨物」は全てポート(空港または港)止めになります。 なお、送付方法等の情報は、送付直後に送信する送付案内メールに記載します。 ※送付方法が「貨物」の場合 「航空貨物」または「船貨物」での送付となった場合は、B/L等の引き取りに関する書類を送付業者からの送付案内 メールに添付してお送りします。更に「船貨物」の場合は、同書類のオリジナルを教材送付先へクーリエ便でも送 付します。書類を受け取られたら、速やかに通関業者等と連絡を取り、教材受領の手続きを行ってください。 ※教材が返送されてしまった場合 貴地に到着した教材の通関や業者における保管日数は、各国・地域によって異なります。引き取り手続きが遅れ、 返送されるようなことがないよう十分注意してください。 なお、返送された教材のキャンセルはできません。また、再送経費等は全て学校負担となりますこと、あらかじめ ご了承ください。 ■図書と図書以外の教材送付について 原則、図書と図書以外を別々に送付します。ただし、物量や特定の地域の送付事情によっては、同梱して送付する 場合もありますので、教材受領後は速やかに内容確認を行うようお願いします。 ■教材送付先が在外公館の場合 在外公館宛を指定される場合は、事前に在外公館担当者とよく協議してください。送付業者からの送付案内メールを 受信した後は、速やかに連携を図り、教材受領の手続きを行うようお願いします。 ■送料、関税、引取経費等、現地で発生する費用 日本から申請書記載の「教材送付先」までの送料は原則、財団負担となります(航空貨物および船貨物の場合は空港 または港まで)。しかし、現地で教材等を受け取る際に生じた諸経費(貨物輸送の場合の空港・港から学校までの現 地輸送費、送付方法に関わらず、関税、通関費、荷受費、倉庫保管料、現地配達費、開梱費等)は全て学校側負担 となりますので、あらかじめご了承ください。- 11 - ■関税について 関税は「輸入品に課せられる税金」であり、その国の国内産業保護を目的とした税金となっています(国際的な価格競 争力が弱い品目は関税率が高く設定され、個人使用が前提の”個人輸入”は関税面で優遇されている等)。 本事業における申請教材についても、送付方法に関わらず関税は発生するものであり、それぞれの学校にて国や 地域の規定に従った額を支払っていただくべきものと考えています。 したがって、送付に関して特定の送付方法や納品書等への特別な記載(アンダーバリュー等)を「特記事項」欄にて希 望された場合でも、学校の責任において依頼されたものとして手続きを進めさせていただき、万が一、問題が発生し ても、財団は一切の責任を負いかねますので、あらかじめご承知おきください。 ■送付連絡を受けてから、通常の日本からの所要日数を過ぎても教材が届かない場合 送付内容、送付方法、現地通関事情等によって教材が到着するまでにかかる日数が異なりますが、送付業者 からの送付案内メール受信後、通常の日本からの所要日数を過ぎても教材が到着しない場合は、速やかに教材整 備事業担当(seibi@joes.or.jp)まで連絡してください。送付業者に追跡調査を依頼し、状況を確認します。 保険請求の対象となる紛失等については教材の再手配を行います。