BMLinkS
情報マーキング標準仕様
ホワイトペーパー
Version 1.1.0
2010.12.10
(社) ビジネス機械・情報システム産業協会
BMLinkS プロジェクト委員会
JAPAN BUSINESS MACHINE AND INFORMATION SYSTEM INDUSTRIES ASSOCIATION
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履歴
2010.7.14 Ver.1.0.0 1.0.0 版発行。 2010.12.10 Ver1.1.0 ・3.2.1.3 強制出力モード 強制出力モードの動作についての説明追加 ・3.2.2.2 トレースマーキング トレースマーキングの”無効”オプション廃止に伴う記 載内容の変更 ・4.5 文書管理ポリシーと BM-IM 対応機器設定 IM ポリシーの単純化変更に伴う文書管理ポリシー診 断シート、文書管理決定シート、BM-IM 対応機器設定 表の変更およびマーキングポリシーの説明追加。JAPAN BUSINESS MACHINE AND INFORMATION SYSTEM INDUSTRIES ASSOCIATION 1. 概要 ... 1 1.1. 本ホワイトペーパーの目的 ... 1 1.2. 本ホワイトペーパーの対象者 ... 1 2. 紙文書セキュリティ機能 ... 2 2.1. 概要 ... 2 2.2. オフィス環境での文書セキュリティ ... 2 3. BMLinkS で提供する紙文書セキュリティ機能 ... 4 3.1. 特徴 ... 4 3.2. 機能 ... 4 3.2.1. 複写防止機能 ... 5 3.2.2. トレース機能 ... 7 3.2.3. BM-IM イベント機能 ... 8 3.2.4. BM-IM プリント機能 ... 8 4. 事前検討・導入・運用... 9 4.1. 事前検討：管理者と一般ユーザーの区別 ... 9 4.2. 事前検討：オフィスへの入退出管理 ... 9 4.3. 事前検討：BM-IM マークがない文書の扱い ... 9 4.4. 導入：オフィス環境の構築 ... 9 4.4.1. 導入：出力機器環境 ... 9 4.4.2. 導入：ユーザー認証環境 ... 10 4.4.3. 導入：イベント監視環境 ... 11 4.5. 導入：文書管理ポリシーと BM-IM 対応機器設定 ... 12 4.5.1. 導入：文書管理ポリシー決定のための診断 ... 12 4.5.2. 導入：文書管理ポリシーの決定 ... 13 4.5.3. 導入：BM-IM 対応機器設定 ... 14 4.5.4. 導入:BM-IM 機器の設定上の注意 ... 15 4.6. 運用：文書作成者のトレース ... 16 4.7. 運用：ユーザーの操作 ... 16 5. 制約事項 ... 17 5.1. BM-IM マーク印刷時の制約 ... 17 5.2. スキャン時のロックのタイミング制約 ... 17 5.3. BM-IM マーク検出出来ない場合の制約 ... 17 5.3.1. BM-IM マークの認識 ... 19
JAPAN BUSINESS MACHINE AND INFORMATION SYSTEM INDUSTRIES ASSOCIATION 1. 概要 1.1. 本ホワイトペーパーの目的 企業活動において、セキュリティ対策は大きな課題として注目されている。その うち、電子的な資源(ネットワーク、PC、その他)への不正アクセス、情報漏洩、ウ ィルス対策については、オフィス環境の中で広く行われてきたが、紙文書に対する セキュリティは対応が遅れている。1 その対策として、事務機メーカ独自方式によるコピー禁止/抑止/追跡機能など「紙 文書セキュリティ機能」の対応が行われている。ただし、現実的なオフィス環境で は複数メーカの機器による運用が多く、互換性のない「紙文書セキュリティ機能」 の効果は半減している。 今回 BMLinkS では、複数メーカ間で互換性のある「紙文書セキュリティ機能」 の提供を行った。 本ホワイトペーパーでは、BMLinkS が提供する「紙文書セキュリティ機能」と、 その運用方法について説明する。 1.2. 本ホワイトペーパーの対象者 本ホワイトペーパーの対象者は、複数メーカの複写機(MFP)やプリンター(SFP) で構成されたオフィス環境において、以下のような運用を行いたい管理者を対象に している。 オフィス内で出力したコピー文書やプリント文書を、コピー禁止にしたい。 オフィス内で出力したコピー文書やプリント文書を、スキャンやファックス 禁止にしたい。 外部から持ち込まれた文書を、コピー禁止にしたい。 オフィス内で出力したコピー文書やプリント文書から、誰が、いつ、どの機 器から出力したかを特定したい。 オフィス内の放置プリントを抑制したい。 1 JNSA(NPO 日本ネットワークセキュリティ協会)による、「2009 年 情報セキュ リティインシデントに関する調査報告書【上半期 速報版】V1.0 より」の調査では、 情報漏えいの第一の要因(71.9%)として紙媒体によるものが報告されている。
2. 紙文書セキュリティ機能 2.1. 概要 紙文書セキュリティ機能とは、MFP / SFP から出力される紙に付加情報を印刷す ることで、不正な複製を防止したり、出力したユーザーや機器を特定する機能であ る。代表的な機能を以下に示す。 ① 複写抑制機能 付加情報として、すかし文字(コピーにより文字が浮き出る)を印刷すること によって、コピー時に禁止文字を浮きあがられることで、コピーさせたくない 文書のコピーを抑制させる機能である。 ② 複写防止機能 付加情報として、複写禁止マークを印刷することによって、紙文書のスキャ ンに伴うジョブをMFP 側で自動的に中止し、コピーさせたくない文書のコピー を防止する機能である。 ③ トレース機能 付加情報として、出力した日付情報、ユーザー情報、機器ID などを印刷する ことによって、出力時のユーザーや機器を特定する機能である。 また、上記情報を世代管理することで、出力文書の出力履歴をトレースする 機能も実現できる。 2.2. オフィス環境での文書セキュリティ 図 2-1 は、オフィスで行われている主な文書セキュリティ機能を示す。これには 大きく、電子文書に対するものと、紙文書に対するものがある。 従来、電子文書に対しては、データベースやファイルに印刷不可などのアクセス 制限を付けることで、紙に出力させない文書セキュリティを実現していた。また、 出力機器についても、ユーザー認証を行い使用可能なユーザーや使用できる機能の 制限などが行われている。 これに対し、紙文書セキュリティ機能は、出力機器から出力した紙文書自体に機 能制限情報や履歴情報を持たせることで、オフィス内の紙文書に対して、コピー禁 止や出力ユーザー特定などを実現するものである。
JAPAN BUSINESS MACHINE AND INFORMATION SYSTEM INDUSTRIES ASSOCIATION 3 ア ク セ ス / 履 歴管理は出来 ない。 外部文書 ユ ー ザ ー 毎 に 入 退 管 理 が 可 能 図2-1：オフィス環境での文書セキュリティ 紙文書セキュリ ティの対象範囲 認証サーバ ファイルサーバ e 既存文書 文書毎にアクセ ス 権 の 設 定 が 可能 ディレクトリ毎に アクセス権を設 定可能 ユーザー毎にア クセス権の設定 が可能 ユーザー毎にア クセス権の設定 が可能 ア ク セ ス / 履 歴 管 理 は 出 来ない。 非対応機 A 社対応機 統合的なユーザー管理環境 ユーザー毎に MFP など環 境内の機器対するアクセ ス権の設定が可能。機器 に対して情報を提供する A 社対応機 A 社対応機 文 書 管 理 は 管 理 者 が 人 手 で 実施
3. BMLinkS で提供する紙文書セキュリティ機能
3.1. 特徴
BMLinkS の提供する「紙文書セキュリティ機能」を BMLinkS 情報マーキング機 能(Information Marking 機能：BM-IM 機能)と呼び、QR コードを出力文書に印刷 することで実現している。またBM-IM 機能により印刷された QR コードを BM-IM マークと呼ぶ。 BM-IM 機能の特徴は、複数メーカで共通の方式を採用しているため、複数メーカ のMFP / SFP で構成されているオフィス環境においても『出力文書のコピー禁止』 や『出力文書の出力者/日時/出力機器の特定』などが、オフィス全体で可能となる。 3.2. 機能
BMLinkS では、①BM-IM 対応機器、②BM-IM 対応プリンタードライバー、③ BMLinkS 管理系ソフトウエアを利用することで、以下のような BM-IM 機能を実現 している。 紙文書の複製(コピー、スキャン、ファックス送信)を制限する複写防止機能 (3.2.1) 紙文書の生成(プリント、ファックス受信)と複写(コピー)時の出力ユーザー や機器を特定するトレース機能(3.2.2) ロック時のロックイベント通知/取得機能(3.2.3) プリンタードライバーの機能のBM-IM 機能追加に伴う機能拡張(3.2.4) B 社 BM-IM 対応機 A 社 BM-IM 対応機 図3-1：BM-IM の特徴 図3-2：BM-IM 提供機能 ②BM-IM 対応 プリンタードライバー (ロックフラグ: OFF / ON) ③BMLinkS 管理系ソフトウエア -ロックイベント 取得(→) ①BM-IM 対応 機器(プリント) 一般ユーザー ①BM-IM 対応 機器(コピー) ①BM-IM 対応 機器(スキャン) ①BM-IM 対応 機器(コピー) システム管理者 ①BM-IM 対応 機器 （情報解析スキャン） ①BM-IM 対応 機器(ファックス) 一般ユーザー 一般ユーザー 一般ユーザー 一般ユーザー 履歴情報 更新 システム管理者 -ロックイベント 通知(→) -ロックイベント 通知(→)
JAPAN BUSINESS MACHINE AND INFORMATION SYSTEM INDUSTRIES ASSOCIATION 5 3.2.1. 複写防止機能 3.2.1.1. 基本動作 BM-IM の複写防止機能は、プリント/コピー/ファックス受信の紙出力におけるロ ックマークの印刷と、コピー/スキャン/ファックス送信時のスキャンにおけるロック マークの検出により、スキャンジョブを禁止する動作である。 プリント/コピー/ファックス受信の紙出力において、ロックマーキングを”有効”に 設定した場合に、ロックマークが出力文書の各ページに印刷される。ロックマーキ ングを”無効”に設定した場合は、BM-IM マークを印刷しないか、ロックマークがな いBM-IM マークが印刷される。2 ロックマーキングの設定は、管理者が事前にBM-IM 対応機に対して”有効”, “無効”, “ユーザー設定”を指定することができる。”有効”を指定した場合は、全ての出力文書 にロックマークが印刷される(強制ロック)。”無効”を指定した場合は、全ての出力文 書にロックマークは印刷されない。”ユーザー設定”が指定された場合には、一般ユー ザーが、出力文書毎にロックマークを印刷するかしないを切り替えられる。 コピー/スキャン/ファックス送信時は、常にスキャンする紙文書のロックマーク の有無を解析し、ロックマークが検出された場合、コピー/スキャン/ファックス送 信の実行を中止する。 3.2.1.2. BM-IM マーク未検出時の動作モード(IM モード) コピー/スキャン/ファックス送信時のロックマーク解析で、原稿に BM-IM マーク が印刷されていないなどで BM-IM マーク自体を検出できない場合に、コピー/スキ ャン/ファックス機能を実行するモードを『IM モード A』(図 3.3)と呼ぶ。 2トレースマーキングと併用されていない場合はBM-IM マークは印刷されない。 コピー/スキャン/ファックス送信（QR 解析） コピー/ファックス受信(BM-IM マーク印刷) プリント(BM-IM マーク印刷) ON OFF 図3-3：複写防止機能
これに対して、BM-IM マークを検出できない場合は、コピー/スキャン/ファックス 送信を中止するモードを『IM モード B』(図 3.4)と呼ぶ。 3.2.1.3. 強制出力モード 文書にロックマークが印刷されていても、コピー/スキャン/ファックス送信の実行 を許すモードを『強制出力モード』と呼ぶ。これは、管理者のみ選択可能なモード である。 強制出力モードを使用する場合には、管理者は、事前に BM-IM 対応機に対して 強制出力モードを設定し、その後コピーを実行する必要がある。コピーロック後に、 強制的に出力させる使い方ではない。 またロックマークありの原稿をコピーした場合には、ロックマークありのコピー 文書が出力されるため、強制出力以外で2 次コピーされることはない。 本モードは管理者が、ロックマーク付きの文書や”IM モード B”運用時の BM-IM マークが印刷されていない文書を、強制的にコピー/スキャン/ファックスしたい場合 に使用する。 コピー/スキャン/ファックス送信(QR 解析) コピー/ファックス受信(BM-IM マーク印刷) プリント(BM-IM マーク印刷) 図3-4：ロックマーキング機能(IM モード B) ON OFF 図3-5：ロックマーキング機能(強制出力モード) 強制出力コピー(QR 解析)
JAPAN BUSINESS MACHINE AND INFORMATION SYSTEM INDUSTRIES ASSOCIATION 7 3.2.2. トレース機能 3.2.2.1. 基本機能 BM-IM のトレース機能は、プリント/コピー/ファックス受信の紙出力において、ト レースに必要な情報の BM-IM マークを印刷する機能(トレースマーキング)と、出力 文書のBM-IM マークを解析し、その情報を UI 画面に表示する機能(マーキング情 報表示機能)からなる。 3.2.2.2. トレースマーキング プリント/コピー/ファックス受信の紙出力において、トレースマーキングの設定 が”有効”の場合に、作成者/ベンダー情報/機器のシリアル番号/日時/ジョブ種類 の情報を含む BM-IM マークを印刷する動作である。BM-IM マークは、オリジナル情報 とレイテスト情報の 2 世代分を含むことが出来る。 コピーの際には、レイテスト情報は更新され、オリジナル情報は更新されない。 また、強制出力モードにおいても、コピーされる際にレイテスト情報のみが更新さ れる。 BM-IM 対応機器では下記の例外ケースを除き、常にトレースマーキングは有効であ る。従って、BM-IM マークのついた原稿をコピーした場合には、BM-IM マークのつい たコピーが出力される。 例外ケース 電子文書のプリント、BM-IM マークが存在しない紙原稿のコピー、ファックス受信 の紙出力では、機器のマーキングポリシーが『ユーザー選択』に設定され、かつ、 MFP 操作パネルやプリンタードライバーの画面から『マーキングなし』を選択した場 合のみ、BM-IM マークの存在しない紙出力を得ることができる。 A 社 ＢＭ－ＩＭ対応機 (プリント) B 社 ＢＭ－ＩＭ対応機 (コピー) C 社 ＢＭ－ＩＭ対応機 (マーキング情報表示機能) 鈴木さん 佐藤さん 管理者 ・基本情報 Ver 1.0、ロック:OFF、トレース:ON ・オリジナル出力履歴情報 Suzuki、A 社、マシン ID、日時 ・最終出力履歴情報 Sato、B 社、マシン ID、日時
3.2.2.3. マーキング情報表示機能 BM-IM 対応機器が、出力文書の BM-IM マークを解析し、その情報を UI 画面に 表示する機能を『マーキング情報表示機能』と呼ぶ。これは、管理者モードでのみ 動作し、表 3-1 に示す情報が表示される。 表3-1：マーキング情報表示機能の内容 カテゴリ 情報表示内容 基本情報 フォーマットバージョン 動作レベル オリジナル情報 出力機器のベ ンダー情報 出力機器のシ リアル番号 出力時のタイ ムスタンプ 出力ユーザー 情報 レイテスト情報 出力機器のベ ンダー情報 出力機器のシ リアル番号 出力時のタイ ムスタンプ 出力ユーザー 情報 3.2.3. BM-IM イベント機能 BM-IM 対応機は、複写防止機能で、コピー･スキャン･ファックス送信が停止した 場合に、コピー･スキャン･ファックス送信の停止を示すロックイベントを通知する 機能を持つ。この通知は、BMLinkS オフィスデバイス管理標準に対応したソフトウ エアで受信できる。 3.2.4. BM-IM プリント機能 BM-IM 機能に対応したプリンタードライバーを使用するユーザーは、ジョブごと にロックマーキング設定の”有効”、”無効”を指定できる。管理者が、BM-IM 対応機 のロックマーキング設定を“ユーザー設定”にした場合に、プリンタードライバーから の上記の指定が有効となる。 管理者が、ロックマーキング設定を、それ以外の設定にした場合は、機器の設定 が優先される。 図3-6：トレース機能
JAPAN BUSINESS MACHINE AND INFORMATION SYSTEM INDUSTRIES ASSOCIATION 9 4. 事前検討・導入・運用 本章では管理者が、実際のオフィスにおいて、BM-IM 対応機による紙文書セキュ リティを導入運用する場合に、事前に検討すべき内容について説明する。 4.1. 事前検討：管理者と一般ユーザーの区別 本機能を運用するのにあたり、オフィス環境・機器を運用する管理者と、オフィ ス機器を利用する一般ユーザーに、分ける必要がある。 管理者は以下の項目を考慮すべきである。 事前検討：オフィスへの入退出管理(4.2) 事前検討：BM-IM マークがない文書の扱い(4.3) 導入：オフィス環境の構築と設定(4.4) 出力機器環境の構築(4.4.1) ユーザー認証環境の構築(4.4.2) イベント監視環境の構築(4.4.3) 文書管理ポリシーの決定とそれに基づくBM-IM 対応機の設定(4.5) 運用：文書作成者トレース(4.6) 運用：ユーザーの操作(4.7) 4.2. 事前検討：オフィスへの入退出管理 BM-IM マークを印刷することにより、セキュリティ意識を高めセキュリティ文書 の持ち出しを抑制する効果がある。しかし、文書の持ち出しや盗難を防止するため には、カードリーダまたは守衛・受付による入退館管理を行うことが望ましい。 4.3. 事前検討：BM-IM マークがない文書の扱い BM-IM マークがない紙文書を管理する場合は、BM-IM 対応機器で再複写を行い、 その紙文書をオリジナルとすることで、文書管理を行う必要がある。 4.4. 導入：オフィス環境の構築 4.4.1. 導入：出力機器環境 BM-IM 機能を使用し紙文書セキュリティを適用するオフィス内の出力機器は、 BM-IM 対応機器で統一することが望ましい。これは、非対応機器で印刷すると BM-IM マークが印字されないなど、セキュリティが有効にならない場合があるか らである。
4.4.2. 導入：ユーザー認証環境 4.4.2.1. 導入：ユーザー認証環境の構築 BM-IM 機能でトレースマーキングを使用する場合は、BM-IM 対応機器において ユーザー認証機能が必要となる。 ユーザー認証とは、PC や MFP / SFP などの機器を使用する場合に、ユーザーを 識別する ID(ユーザー情報)を使って機器にログインすることで、使用ユーザーを制 限したり、特定したりするための機能である。ユーザー認証機能の設定方法は、機 器ごとに異なるので、機器のマニュアルを参照のこと。 ユーザー認証機能の方式には、機器ごとにユーザー情報の認証を行うローカルユ ーザー認証方式と、ネットワーク上に認証サーバを設置して、各機器のユーザー情 報を一括で管理する外部認証方式がある。BM-IM としては、どちらの方式の使用も 可能であり、それらの併用も可能である。 図4-1:ユーザー認証の形態 認証サーバ ファイルサーバ 外部認証方式 A さん B さん C さん 外部認証方式 ローカル認証方式 ローカル認証方式 外部認証方式 外部認証方式 参照 A さん⇒1000a B さん⇒1000b C さん⇒1000c A さん⇒2000a B さん⇒2000b C さん⇒2000c A さん⇒3000a B さん⇒3000b C さん⇒3000c
JAPAN BUSINESS MACHINE AND INFORMATION SYSTEM INDUSTRIES ASSOCIATION 11 BM-IM マークのユーザー情報は、BM-IM 対応機器のユーザー認証機能で設定さ れたユーザーID を用いる。ただし、BM-IM マーク内にユーザー情報として格納で きる情報は、半角英数の場合には最大14 文字、日本語の場合には最大 4 文字である。 また、BM-IM 対応機器のユーザーID として使用できる文字の種類は、各機器の 仕様で違いがあるため、運用上注意が必要となる3。 これらを考慮するとユーザーID には、BM-IM 対応機器で共通に使用でき、 BM-IM マークのユーザー情報として欠損なく格納可能である半角英数 14 文字以下 を使用することを推奨する。 4.4.3. 導入：イベント監視環境 BM-IM 対応機器は複写防止機能により、コピー･スキャン･ファックス送信が停止 した場合にロックイベントを通知可能な機器がある。管理者は BMLinkS オフィス デバイス管理標準に対応したソフトウエアを導入することによって、そのような機 器からのロックイベントを受けて、ロックした機器を監視することができる。 3 ユーザーID として使用可能な文字の詳細は各社の機器マニュアルを参照のこと。
4.5. 導入：文書管理ポリシーと BM-IM 対応機器設定 本節では、管理者が望む文書管理ポリシーを特定し、特定した文書管理ポリシーで運用す る場合のBM-IM 対応機器に対する設定について説明する。 4.5.1. 導入：文書管理ポリシー決定のための診断 管理者が文書管理ポリシーを特定するための援助となる診断シートを以下に示す。 この診断シートの結果に基づいて次節に記載するポリシー決定シートにより、文書 管理ポリシーを特定することが可能である。 利用者が外部から持ち込んだドキュメントはコピーさせない コピー禁止ドキュメントはコピーさせない 出力ドキュメントには必ずコピー禁止としたい コピー、またはプリントした人や日時を特定したい コピー禁止ドキュメントは電子文書化させない 必要と思われ る環境に○ オフィスに導入したい環境 コピー禁止ドキュメントのマークを隠して 不正にコピーするのを防ぎたい コピー禁止ドキュメントをFax/I-Fax/E-mail送信させない マークが付いていないドキュメントはコピーさせない 利用者がコピー禁止ドキュメントを作成できるようにしたい PCからの印刷では、利用者にマーク無しドキュメントの選択を できるようにしたい。 図4-1：文書管理ポリシー診断シート
JAPAN BUSINESS MACHINE AND INFORMATION SYSTEM INDUSTRIES ASSOCIATION 13 4.5.2. 導入：文書管理ポリシーの決定 前節で診断した結果に基づき下記に示す文書管理ポリシー決定シートにより、① ～⑧までの文書管理ポリシーが特定される。 に○が付いている だ け に ○ が 付いている IMモードA トレース IMモードA トレース 複写防止(ユーザ選択可) IMモードB トレース IMモードB トレース 複写防止(ユーザ選択可) ① ② ③ ⑥ ⑦ ⑧ IMモードA トレース 複写防止 IMモードA トレース 複写防止(ユーザ選択可) マークなし印刷可 IMモードB トレース 複写防止 IMモードB トレース 複写防止(ユーザ選択可) マークなし印刷可 の両方に ○が付い ている に○が付いていない 図4-2：文書管理ポリシー決定シート に ○ が 付 い ている の両方に ○が付い ている ④ ⑤ の状況 の状況
4.5.3. 導入：BM-IM 対応機器設定 前節で特定した文書管理ポリシーに基づいて管理者が行うべき BM-IM 対応機器 の設定を示す。 各 BM-IM 対応機器の設定方法は、各機器の取扱説明書を参照のこと。また、マ ーキングポリシーとは、BM-IM マークを印刷するときのポリシーであり、以下の 4 種類ある。 ポリシー1：トレースが常に有効でロックが常に無効な BM-IM マークを印刷する ポリシー。一般ユーザによる変更はできない。 ポリシー2：ロックとトレースが常に有効な BM-IM マークを印刷するポリシー。 一般ユーザによる設定の変更はできない。 ポリシー3：トレースが常に有効で、ロックについては一般ユーザの設定に従って 有効/無効の BM-IM マークを印刷する。 ポリシー4：トレースが常に有効で、ロックについては一般ユーザの設定に従って 有効/無効の BM-IM マークを印刷する。さらに、ドライバからのプリント時と BM-IM マークのない原稿のコピー時に、BM-IM マークを印刷しない設定を一般ユ ーザが選択できる。 表4-1：文書管理ポリシーに対する BM-IM 対応機器設定 文書管理 ポリシー IM 機能 IM モード マーキング ポリシー ① 有効 IM モード A 1 ② 有効 IM モード A 3 ③ 有効 IM モード A 2 ④ 有効 IM モード A 4 ⑤ 有効 IM モード B 1 ⑥ 有効 IM モード B 3 ⑦ 有効 IM モード B 2 ⑧ 有効 IM モード B 4
JAPAN BUSINESS MACHINE AND INFORMATION SYSTEM INDUSTRIES ASSOCIATION 15 4.5.4. 導入:BM-IM 機器の設定上の注意 ある1 つの文書管理ポリシーの環境において、BM-IM マークを印刷された紙文書 が、別の文書管理ポリシーの環境に持ち込まれた場合に、意図した運用がされない 場合がある。 例えば前節でポリシー⑤では、コピー禁止で文書(BM-IM マークなし)で運用され ている文書を、ポリシー①の環境に持ち込むと、コピー可能になってしまう。 また、公共の場などオフィス外への持ち出し後は、文書管理ポリシーは維持でき ない可能性がある。 同一の文書管理ポリシーの運用は、企業内・事業所内・部門内など様々な範囲で 適用可能であるが、その範囲内にある BM-IM 対応機器の設定を統一する必要があ る。 図4-2: BM-IM 機器の設定上の注意
オフィス外部・公共の場
組織1
組織
組織
組織
組織
組織
組織2
組織
組織
組織
組織
組織
オフィス内
文書管理
文書管理
文書管理
文書管理
4.6. 運用：文書作成者のトレース 管理者は、トレースマーキング機能のマーキング情報表示機能を使用することで、 出力文書のユーザー、出力機器、出力日時を特定することが出来る。ただしユーザ ー情報からユーザーを特定するには、ユーザー情報とユーザーを紐付けする以下の ような処理が必要となる。 オフィス環境内において、ユーザー情報が例えば認証サーバを用いて機器間で共 通に設定されている場合には、ユーザー情報からユーザーを特定することが出来る。 これに対し、ユーザー情報が機器ごとに異なる設定がされている場合には、ベン ダー情報とシリアル番号から機器を特定し、機器毎に管理されたユーザー情報を用 いて、ユーザーを特定することができる。 4.7. 運用：ユーザーの操作 管理者によるBM-IM 対応機器のロックマーキング設定が、“ユーザー設定”に設定 されている場合、BM-IM 対応機器を利用するユーザーは、ロックマーキング設定の” 有効”、”無効”の設定が可能となる。 また、BM-IM 対応機器を利用するユーザーは、BM-IM マークを印刷する位置を 4 隅のどこにするか選択可能である。 ユーザーによる設定は、コピーの場合には、BM-IM 対応機器の操作パネルによる 設定、プリントの場合には、プリンタードライバーによる設定で行う。
JAPAN BUSINESS MACHINE AND INFORMATION SYSTEM INDUSTRIES ASSOCIATION 17 5.1. BM-IM マーク印刷時の制約 BM-IM マークを印刷する際、紙の 4 隅の紙端から 30mm 以内の領域に BM-IM マ ークを付加するため、元原稿の情報はBM-IM マークによって消去される場合がある。 そのため、ユーザーは紙端から30mm 以内に情報を配置しないか、常に BM-IM マー クを配置する場所を意識して元原稿を作成することが推奨される。 5.2. スキャン時のロックのタイミング制約 FAX のダイレクト送信時には、送信すべき全ページのロックマークの有無を確認す る前に送信を開始するため、FAX 送信後、一部のページがキャンセルされる場合があ る。ダイレクト送信でない FAX 送信の場合には、全ページを 1 度メモリに格納する ため、原稿内にロックマークの存在するページがあるとジョブは送信されない。 スキャン動作においてもハードディスクなどにスプールを行わない逐次送信では、 上記FAX のダイレクト送信と同様の制約事項となる場合がある。 5.3. BM-IM マーク検出出来ない場合の制約 コピーやスキャン時に、何らかの原因によりBM-IM マークが正しく検出できない ときは、検出できなかったBM-IM マークはそのまま印刷され、新規で BM-IM マー クが付加される為、用紙に複数の BM-IM マークが印刷される場合がある。なお、 BM-IM マークが複数印刷された原稿を読み込んだ場合の動作は保証されない。 以下に、いくつかの例を挙げる。 圧板にBM-IM マーク付き原稿を２枚並置しスキャン時（例：A4 2 枚 → 2 in 1 A4 コピーなど）、内側(紙端でない)の BM-IM マークは検出出来ない場合がある。そ の結果、未検出のBM-IM マークはコピー後も、紙に印刷されることになる。下 図5-1 参照のこと。 図5-1: 圧板原稿へのBM-IM マーク複数レイアウト
2in1 コピー
未検出
検出
プリプレイスされた BM-IM マーク 未検出BM-IM マーク のコピー（縮小画像） 原稿用紙セット位置のずれ（ケース１） 正規のスキャン位置からスキャナ台の外側へずれた場合、BM-IM マークが検知 エリア外になる可能性がある。図5-2 のようなずれが発生した場合は、スキャン 画像としては、BM-IM マークが残るため、出力用紙には２個の BM-IM マークが 印刷される場合がある｡ 図5-2: 原稿用紙セット位置のずれ（ケース１） 原稿用紙セット位置のずれ（ケース２） スキャナ台の内側にずれた場合、スキャナのプリスキャンで１サイズ大きい用 紙と認識される場合がある。その際、紙隅の検知エリアから外れる可能性が あり、図5-3 のように BM-IM マークが複数印刷される。 図5-3: 原稿用紙セット位置のずれ（ケース２） デコードの失敗 スキャナ台 正規の スキャン 位置 用紙設置位置 スキャナ台 正規のスキャン位置 BM-IM マーク検出エリア 原稿のBM-IM マークのコ ピーの全部、もしくは、一 部が残存 コピー 新規BM-IM マーク 原稿のBM-IM マークのコ ピーの全部、もしくは、一 部が残存 コピー 新規BM-IM マーク 1 サイズ上の用紙サイズ
JAPAN BUSINESS MACHINE AND INFORMATION SYSTEM INDUSTRIES ASSOCIATION 19 ず、新規にBM-IM マークが付与される。その際、MPF のデフォルトの付与位置 が原稿のBM-IM マークの位置と異なっていると、出力用紙には BM-IM マーク が２個印刷される場合がある。 図5-4 : BM-IM マークデコードエラー時 5.3.1. BM-IM マークの認識 BM-IM マークが削除（全部 or 一部）、また、BM-IM マークへの落書き、書き込み 等の場合には、BM-IM マークの認識・解析を失敗する場合がある。 経年変化によるBM-IM マーク品質の低下（汚れ、折れ曲がりなど）の場合は解析 出来ない場合がある。 5.3.2. 印刷設定パラメータ 出力時のパラメータを考慮して運用する必要がある。例えば、トナーセーブ印刷の ように黒濃度の低下させる機能は、BM-IM マークを検出できない場合があるため、 運用として制限を考慮する必要がある。 検出失敗 コピー 原稿のBM-IM マークのコピー 新規BM-IM マーク（情報も刷新）
BMLinkS 情報マーキング標準仕様 ホワイトペーパー Version 1.1.0 2010.12.10 発行社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会 BMLinkS プロジェクト委員会 〒105‐0003 東京都港区西新橋 3 丁目 25 番 33 号 NP 御成門ビル http://www.jbmia.or.jp/bmlinks/
