最終更新日: 2012 年 9 月 14 日

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Expense: 仮払申請管理

ユーザーガイド

最終更新日: 2012 年 9 月 14 日

以下のコンカーソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional and Premium edition  Integrated with Travel

 Stand-alone

 Standard edition

 Concurforce

 Travel

 Professional and Premium edition  Integrated with Expense  Stand-alone

 Standard edition

 Invoice Management

 Professional and Premium edition

 Standard edition

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Professional and Premium edition

 Integrated with Expense

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Expense 設定...9

仮払申請の作成と発行...10

従業員から手渡しで返納された現金の記録...11

この機能のための

Expense 設定...11

機能の使用...12

ユーザーへの表示...13

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改訂履歴

日付注意事項/コメント/変更内容

2013 年 4 月 3 日 Concur Expense の旧機能である [Authorization Request （購買申請）] への参照をすべて削除しました。

Concur の [Travel Requesr （出張申請）] サービスへの参照を、状況によって [Request

（申請）] または [Authorization Request （購買申請）] への参照に変更しました。

内容の変更はありません。

2012 年 12 月 28 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 9 月 14 日仮払申請管理者は、次のことが可能になりました：

 従業員の代わりとなって仮払申請を作成して発行する

 [仮払申請管理] ツールを使って、従業員から返納された現金の額を記録する 2012 年 1 月 20 日ユーザー管理者ロールの設定で、仮払申請管理者は保留中の仮払申請が発行された時にメ

ール通知を受信できる件を注意として追加しました。

2011 年 11 月 23 日 [Travel Requesr （出張申請）] の仮払申請への参照を追加

2011 年 4 月 15 日現行のインターフェイスに [仮払申請管理] という名前でツールが移行しました。

2011 年 3 月 18 日ユーザーに仮払申請勘定科目コードが設定されていない場合、[法人カード] ＞ [取引管理] ページで、仮払に対応付けられたインポート済の法人カード取引が非表示になります。

2010 年 12 月 31 日著作権を更新し、商標を変更しました。内容の変更はありません。

2009 年 12 月独立したユーザーガイドになりました。内容に変更はありません。

2008 年 7 月（SU 33） 2 種類のインターフェイスについての情報を追加しました：

 Classic ユーザーインターフェイス

 現行のユーザーインターフェイス

2008 年 1 月（SU 27）仮払申請管理者ロールを持つユーザーは、[仮払申請リスト] ページで従業員の仮払申請履歴を見ることができるようになりました。

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仮払申請管理

セクション 1: アクセス許可

ユーザーがこの機能へのアクセス許可を持っているかどうかは設定によります。限定されたグループに対して操作できたり、特定の操作のみ実行できたりなど（閲覧はできても作成や編集はできない）、限定的なアクセス許可を持っている場合もあります。

この機能を使用する必要のあるユーザーが適切なアクセス許可を持っていない場合は、社内の C oncur 担当者に連絡してください。

また、このガイドには Concur にのみ許可された作業がいくつか記載されています。必要な場合は、Concur クライアントサポートにサービスリクエストをしてください。

セクション 2: 概要

会社のポリシーによって、従業員は出張前に仮払を申請することができたり、または経費を自分で負担したりします。仮払申請は基本的に 3 ステップで処理されます：

1. 従業員が仮払の使用を許可されている場合は、 Expense で仮払申請を作成して提出します。

2. 提出後、申請は従業員の仮払申請承認者に送られます。この仮払申請承認者は、従業員の上司とは限りませんし、従業員の経費精算レポートの承認者と異なるユーザーである場合もあります。

3. 承認されると、仮払申請は仮払申請管理者へ送られます。会払申請管理者は申請を審査し、仮払をキャンセルまたは発行します。

NOTE: この場合の「発行」とは、 Expense における最終承認を意味します。

仮払申請管理者が仮払を「発行」すると、会社は実際の現金を従業員に支払います。最後に、従業員はその現金を報告するために経費精算レポートを作成する必要があります。

仮払申請ワークフローについて、下記のことに注意してください：



経費と同じように、一つの仮払申請ワークフローに複数の仮払申請承認者が含まれていることがあります。



承認ステップは、実質的には必須ではありません。承認ステップがない場合、申請は直接仮払申請管理者に送られます。

仮払申請の発行待ちメール通知を受信する

仮払申請管理者は、発行する必要のある仮払が発行待ちになるとメール通知を受信するよう設定できます。[法人管理] ＞ [ユーザー管理] で仮払申請管理者ロールを選択した後、[発行待ち仮払申請のメールを送信] のチェックボックスを選択すると設定できます。

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

詳しくはユーザーガイド「共通：ユーザー管理」をご参照ください。

法人カードを使用した仮払申請

従業員の法人カードまたは ATM を通した仮払も可能です。その場合、上記のステップは当てはまりません。仮払はすでに法人カード会社によって発行されており、従業員がシステムを通じて行った申請ではないため、承認プロセスやワークフローに沿って進められないからです。

しかし、 Expense の [仮払申請リスト] ページから法人カードの仮払申請や、法人カードフィード（下記を参照のこと）から得られたカード取引へアクセスすることはできます。ただし [法人カード] ページには表示されません。

従業員が ATM による仮払を受け取るために法人カードを使用したが、その従業員が属するグループが仮払をサポートしていない場合は、 Expense に [仮払申請リスト] が表示されますが、その他の仮払をするための [仮払申請] リンクは利用できません。

インポートした仮払タイプの取引

仮払として ATM 引出しのタイプがインポートされると、CCCI インポートツールが検知します。

ただし、インポートされた仮払の申請者に関連する仮払申請勘定科目コードがない場合は、その取引はインポートされても自動的に非表示になり、ユーザーの口座番号が作成されてから割り当てることができるようになります。その際は、管理者が手動で割り当てます。



非表示の仮払取引を検索したり、従業員に割り当てるには、ユーザーガイド「

Ex pense ： Company Card Administrator 」を参照してください。

セクション 3: 仮払申請管理画面

仮払申請管理者ロールを持つユーザーや管理者は仮払申請管理の画面を使用します。仮払申請管理画面で次の操作が可能です：



従業員の仮払申請履歴を確認する



仮払を発行する



仮払申請をキャンセルする



従業員から手渡しで返納された現金を記録する



従業員の残高を表示する

NOTE: 会社が Concur の Request サービスを使用していて、ユーザーが Request で仮払を申請できる場合、申請の情報が仮払申請管理に表示されます。詳しくは、設定ガイド「Req uest： Cash Advance」を参照してください。

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セクション 4: 作業手順

仮払申請管理へのアクセス



仮払申請管理にアクセスするには：

[管理] ＞ [Expense ツール] ＞ [仮払申請管理] （左側のメニュー）の順に進みます。[仮払申請管理] ページの [従業員の残高] タブが表示されます。

[従業員の残高] タブを使用して仮払申請をした従業員や未発行残高のある/ない従業員を検索し、

仮払を作成したり発行したりします（サイトに設定してある場合）。

[保留中の発行] タブを使用してまだ発行されていない仮払申請を検索します。

NOTE: 会社が Concur の Request サービスを使用していて、ユーザーが Request で仮払を申請できる場合、申請の情報が仮払申請管理に表示されます。詳しくは、設定ガイド「

Req uest

： Cash Advance 」を参照してください。

従業員の検索

従業員をグループや、従業員名、未解発行残高がある/ない、といった特定の従業員情報で検索することができます。

グループについて次の点に注意してください：



仮払申請管理者が仮払発行のアクセス許可を持つグループが既定グループです。



他のグループから従業員を検索するには、 [グループ] 検索エリアを使用してください。



他のグループに対するアクセス権がない場合は、何も変更することができません。

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従業員の残高と仮払申請の詳細を確認する



仮払申請の詳細を表示するには：

1. 本ガイドの「従業員の検索」のセクションで述べた手順に従って従業員を検索します。

2. 従業員名をクリックします。ページの下部に、その従業員のアクティブな仮払申請が表示されます。

NOTE: 会社が Concur の Request サービスを使用していて、ユーザーが Request で仮払を申請できる場合、申請の情報が仮払申請管理に表示されます。詳しくは、設

定ガイド「 Request ： Cash Advance 」を参照してください。

3. 結果を変更するには、 [表示対象の限定] エリアを使用します。

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フィールド説明

アクティブな仮払申請キャンセルされていない、または完了していないすべての仮払申請

承認された仮払申請ステータスが承認済になっているすべての仮払申請発行された仮払申請発行済とマークされている仮払申請

キャンセルされた仮払申請発行しないことを選択されたすべての仮払申請

完了した仮払申請承認された仮払申請や発行された仮払申請、またはすべて使用済み、あるいは返納されたすべての仮払申請

すべての仮払申請すべての仮払申請

4. 詳細を確認するには、次のいずれかの操作をします：

 目的の仮払申請を選択し、 [詳細の表示] をクリックする。

- またはー

 目的の仮払申請をダブルクリックする。

[仮払申請の詳細] ウィンドウが表示されます。

[仮払申請の詳細] ページには次のフィールドが表示されます：

従業員名仮払を申請している従業員の名前。

申請金額仮払申請の金額。

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為替レート申請金額が従業員の払戻通貨とは異なる場合、仮払が発行された時の為替レート。

注意: このフィールドは、必須である場合を除いて表示されません。

初期残高従業員の払戻通貨での、最初の仮払残高。

利用可能残高従業員の払戻通貨での、未使用の金額。これはすべての提出済のレポートに基づいています。

5. タブを確認します：

 コメント履歴：すべての承認者、従業員、管理者がこの仮払申請に対して記入したコメントです。仮払を発行またはキャンセルする時に、コメントを追加することができます。仮払の発行後は、管理者がコメントを追加することはできません。

 経費：この仮払申請に関連する経費（もしあれば）です。

 監査証跡：この仮払申請に関連する作業です。

仮払を発行する、または発行しない

仮払申請は次の 3 つの方法で作成されます：



承認プロセスを経由して従業員から提出される仮払申請。仮払申請が従業員から提出されると、申請は承認プロセスに進み、仮払申請管理者に送られます。その時、管理者は仮払を発行する、または発行しない（出張がキャンセルになり仮払が不要になるなど、

なんらかの理由で仮払をキャンセルする）ことを選択します。



仮払は申請の一部とも言えます。仮払申請は、仮払申請ワークフローを開始し、続いて仮払申請管理者の審査と発行待ちに進みます。



仮払申請管理者は、承認プロセスを省略して仮払申請を直接入力し、発行することができます。

NOTE: 会社が Concur の Request サービスを使用していて、ユーザーが Request で仮払を申請できる場合、申請の情報が仮払申請管理に表示されます。



詳しくは、設定ガイド「

Request ： Cash Advance 」を参照してください。



仮払を発行するには、または発行しない場合は：

1. 本ガイドで先述の「従業員の残高と仮払申請の詳細を確認する」に従って、目的の仮払申請を探し出します。

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3. [発行] または [発行しない] をクリックします。[発行しない] を選択した場合は、理由を示す必要があります。

仮払を発行すると、会社は従業員に現金を支払うことができます。後で従業員はその現金を精算するため、経費精算レポートを作成する必要があります。

1 ステップで仮払申請を入力、発行する

仮払申請管理者は [従業員の残高] オプションを使って従業員を検索し、その従業員の代わりとなって仮払申請を作成し、発行することができます。管理者によって申請された仮払は、承認者のためのワークフローを迂回してプロセスを簡略化することができます。この機能は初期設定で有効になっていますが、 [仮払申請管理者に仮払申請の作成と発行を許可する] の設定をオフにすることで無効にすることもできます。



詳しくは、設定ガイド「

Expense: Site Settings 」をご参照ください。

この機能のための Expense 設定

この機能は初期設定で有効になっています。Expense 構成管理者はサイト設定で [仮払申請管理者に返納金額の記録を許可] を有効にすることができます。有効にすると、[返納金額を記録]

ボタンが表示されます。



詳しくは設定ガイド「

Expense: Site Settings 」および「 Expense: Cash Adv ance

」をご参照ください。

仮払申請の作成と発行

この機能は仮払申請管理者のみが利用できます。また、このロールは自分のための仮払申請を作成することはできません。

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

仮払申請を作成、発行するには：

1. 仮払管理者は初めに従業員を検索し、次に [従業員の残高] にあるオプションを使用して仮払を発行します：

2. 従業員を選択し、 [作成して発行] をクリックします：

3. [仮払申請の作成と発行] ダイアログボックスが開きます。このダイアログボックスを使って管理者は仮払申請の名前を付け、金額と通貨を指定して必要に応じてコメントを入力します：

4. [発行] をクリックすると確認メッセージが表示されます：

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従業員から手渡しで返納された現金の記録

仮払のすべてまたは一部が従業員から払管理者に返金された場合、仮払申請に対してこの情報が記録されます。仮払の未発行残高には、この返金がただちに反映されます。この操作は [返納金額を記録] ボタンで行います。

この機能を使用するには、仮払が次の状態である必要があります：



仮払が発行済である



仮払残高が 0 以上である



支払タイプの値が現金である

この機能のための Expense 設定

この機能は初期設定で有効になっています。Expense 構成管理者はサイト設定で [仮払申請管理者に返納金額の記録を許可] を有効にすることができます。有効にすると、[返納金額を記録]

ボタンが表示されます。



詳しくは設定ガイド「

Expense: Site Settings 」および「 Expense: Cash Adv ance

」をご参照ください。

機能の使用

ユーザーから返金を受けたら、仮払申請管理者はその従業員を [従業員の残高] タブで検索し、

名前を直接クリックすると [仮払申請] セクションの列に自動入力できます：

[仮払申請名] の下から行を選択すると、 [返納金額を記録] ボタンがアクティブになります。

これをクリックすると [仮払申請の詳細] ウィンドウが表示されます。

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[返納金額] に金額を入力し、任意でコメントを追加します。もともと仮払がユーザーの払戻金額とは異なる通貨で発行されている場合は、返納金額をいずれかの通貨で記録します。

ユーザーへの表示

ユーザーは [仮払申請を表示] ＞ [経費リスト] をクリックすると、仮払のステータスを確認することができます。[仮払経費] のウィンドウに返納金額と残高が表示されます。

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返納された現金の金額によって、仮払残高に変更があったことをシステムが認識すると、ユーザーにメール通知が送られます（設定してある場合）。

この機能を使用する際は次の点に注意してください：



返納金額の通貨は、仮払または払戻金額の通貨のみです。



このデータは勘定抽出の Reverse Issuance のステータスとともに記録されます。

最終更新日: 2012 年 9 月 14 日

Expense: 仮払申請管理

ユーザー ガイド