事前申請 : ポリシーとグループ

事前申請 :

ポリシーとグループ

設定ガイド

最終更新日: 2016 年 10 月 20 日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

目次

セクション 1:アクセス許可 ... 1

セクション 2:申請 / 購買申請 / 事前申請 ... 1

セクション 3:事前申請の機能の概要 ... 1

セクション 4:事前申請の構成 ... 2

ポリシー ... 2

グループ ... 2

セクション 5:本ガイドについて... 2

セクション 6:ポリシー - 申請ポリシーの概要 ... 3

セクション 7:ポリシー – 手順 ... 4

作業開始の前に ... 4

申請ポリシーへのアクセス ... 4

新規申請ポリシーの作成 ... 5

既存のポリシーを修正する ... 29

ポリシーを削除する... 29

セクション 8:グループ – 申請グループの概要 ... 30

セクション 9:グループの手順 ... 30

申請グループにアクセスする ... 30

グループへの申請ポリシーの割り当て ... 31

改訂履歴

日付 注意事項/コメント/変更内容

2016 年 10 月 20 日 「アクセス許可」セクションおよびガイド コンテンツを新様式に更新しました。内容

の変更はありません。

2016 年 9 月 9 日 「新規申請ポリシーの作成」セクションを更新しました。

2016 年 5 月 25 日 [申請がアクティブな日数] 設定の説明に関する注意を追加しました。

2016 年 5 月 20 日 [レポート サマリーの印刷形式] 設定に関する説明を追加しました。

2016 年 5 月 13 日 「アクセス許可」セクションおよびガイド コンテンツを新様式に更新しました。内容

の変更はありません。

2015 年 11 月 17 日 設定ガイド「事前申請: Risk Management Integration」の参照が 設定ガイド「事前

申請: Risk Management」に変更されました。その他の内容の変更はありません。

2015 年 3 月 13 日 「新規申請ポリシーの作成」の手順に、[場所タイプ] の定義についての情報を追加し

ました。

2015 年 2 月 13 日 「新規申請ポリシーの作成」に、[自動提出条件] タブの参照が現行の UI から削除され

たことに関する情報を追加しました。

2014 年 9 月 17 日 新旧インターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更はありませ

ん。

2014 年 9 月 12 日 以下の設定の情報が更新されました：

• 新規の申請を作成する機能を無効化

• 予約終了時に自動提出を適用

日付 注意事項/コメント/変更内容

2014 年 2 月 11 日 • 以下についての注意が追加されました：

 セグメント タイプがひとつも有効ではない場合、[セグメント] タブは表示さ れません。

 経費タイプがひとつも有効ではない場合、[経費] タブは表示されません（セ グメントも含むサマリーの場合を除く）。

 セグメントまたは経費がひとつもない場合、申請はヘッダーのみになります

（仮払申請のみの申請の場合に最適）。

• [代理店の更新から除外] および [代理店が管理] の両方の選択が必須の場合の注意

を追加しました。

• 代理店の提案はフランスのみで利用可能であるという記述を削除しました。現在、

世界中で利用可能になっています。

2014年1月17日 以下の情報を追加しました：

• レポートに割当可能

• 代理店の更新から除外

2013 年 10 月 21 日 [リスク マネジメント] オプションについての情報を追加しました。

2103 年 4 月 26 日 自動提出機能に関する情報を追加しました。

2013 年 3 月 4 日 代理店の提案機能で使用される、「既定の代理店確認利用可能通知」および「既定の代

理店の提案利用可能通知」についての注意を追加しました（フランスでのみ使用可 能）。

2013 年 2 月 22 日 以下の情報を追加しました：

• 「出張申請」から「申請」 へ名称変更（日本では11月に変更済みです）

• 申請タイプ フィールド

2012 年 12 月 28 日 商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012年11月19日 [仮払制限] についての情報を追加しました。

2012 年 10 月 19 日 [配賦表示印刷形式] フィールドについての情報を追加しました。

2012 年 9 月 14 日 以下の情報を追加しました：

• 申請がアクティブな日数

日付 注意事項/コメント/変更内容

2012 年 5 月 18 日 [申請グループ] ページにスクリーン ショットを追加しました。

2012 年 4 月 20 日 支払先一覧および同席者オプションについての情報を追加しました。

2012 年 3 月 23 日 [レポート サマリーの印刷形式] フィールドについての情報を追加しました。

2012 年 1 月 20 日 承認後の撤回についての情報を追加しました。

2011年12月19日 金額の計算についての情報を追加しました。

2011 年 11 月 18 日 以下が追加されました:

• 仮払申請についての情報

• 申請に（出張予約で予約した）自己予約済セグメントのみが含まれる場合、通知は 送信されません。

2011 年 10 月 21 日 以下の情報を追加しました：

• 予想経費（申請ポリシーの [経費タイプ] のステップにて）

• 申請の削除

2011 年 9 月 23 日 キャンセルについての情報を追加しました。

2011 年 7 月 22 日 ユーザー インターフェイスの変更 - 「申請」から「出張申請」へ変更しました。メニ

ュー オプションとスクリーン ショットを更新しました。

2011 年 6 月 17 日 複数の場所タイプの選択についての情報を追加しました。

2011 年 6 月 3 日 「申請」 から「出張申請」に変更しました。他の変更はありません。

2011 年 5 月 20 日 [イメージング構成] フィールドおよび [場所タイプ] 列についての情報を追加しまし

た。

2011 年 3 月 18 日 [代理店の最終承認通知] フィールドについての情報を追加しました。

2011 年 1 月 21 日 以下を変更しました:

• 本ガイドに「グループ」を追加しました。

• 現在の機能セットに一致するための更新を行いました。

• 著作権を更新し、商標を変更しました。

2010年10月15日 初版発行

ポリシーとグループ

セクション 1: アクセス許可

ユーザーがこの機能へのアクセス許可を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定 のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定 的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の

Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必 要に応じて Concur クライアント サポートにご依頼ください。

セクション 2: 申請 / 購買申請 / 事前申請

事前申請サービス（旧称 購買申請）は、Request または Concur Request とも呼ばれます。

セクション 3: 事前申請の機能の概要

ユーザーへの表示、承認者への表示、ワークフロー設定、基本的な設定など、申請の全般情報に ついては、設定ガイド「事前申請 : Overview」をご参照ください。

セクション 4: 事前申請の構成

事前申請に関する実装をすべて行った場合でも、全機能は利用可能な状態になりません。

ポリシー

構成 事前申請の利用

スタンドアロン 必須

経費精算と統合（出張予約なし） 必須

出張予約と統合（経費精算なし） 必須

経費精算および出張予約と統合 必須

グループ

構成 事前申請の利用

スタンドアロン 必須

経費精算と統合（出張予約なし） 必須

出張予約と統合（経費精算なし） 必須

経費精算および出張予約と統合 必須

セクション 5: 本ガイドについて

本ガイドは下記の情報を提供しています。

• ポリシー： [管理] ＞ [事前申請] ＞ [申請ポリシー]

• グループ： [管理] ＞ [事前申請] ＞ [申請ポリシー]

セクション 6: ポリシー - 申請ポリシーの概要

申請ポリシーは、以下のような構成要素を含む（ただし、その役割に制限されない）「入れ物」

のようなものです。

• ワークフロー構成

• 申請ヘッダーに使用されるフォーム

• 関連するセグメント、セグメント フォーム、支払先一覧、およびセグメントに紐づけら れた経費タイプ

• ユーザーが申請を提出する際に代理店への通知に使用されるフォーム（この機能をご使 用の場合）

• ユーザーが最終承認をする際に代理店への通知に使用されるフォーム（この機能をご使 用の場合）

• 申請のキャンセルおよび関連するメール通知

• 経費精算モジュールの経費精算レポート上の [サマリー] タブで使用される印刷用レポ ート フォーム（経費精算と統合されている場合）

• イメージング構成

• 配賦フォーム（この機能をご使用の場合）

• 仮払ワークフロー、フォーム、パーセント値の限度

• リスク マネジメントで使用されるフォームおよび通知（この機能をご使用の場合）

• 予想経費に使用される経費タイプ、計算式、支払先一覧、および同席者オプション（こ の機能をご使用の場合）

• 使用可能な印刷形式

• 申請の有効期限（申請がアクティブな日数）

• 自動提出機能

一社に対して提供する申請ポリシーの数に制限はありません。

セクション 7: ポリシー – 手順

作業開始の前に

申請ポリシーを定義する際、申請ワークフロー、申請ヘッダー フォームなどの目的の要素を選 択します。これらの作業（フォームやグループの作成など）はポリシーを定義する前に完了して ください。

申請ポリシーへのアクセス

既定の申請ポリシーが提供されています。既定のポリシー設定はそのまま使用したり、用途に合 わせて編集することもできます。または、既定のものをコピーし、それを編集することで複数の 新規ポリシーを作成できます。



申請ポリシーにアクセスするには：

[管理] ＞ [事前申請] ＞ [申請ポリシー] をクリックします。

申請ポリシーの既存のリストが表示されます。

新規申請ポリシーの作成

新規の申請ポリシーを追加するには、既存の申請をコピーして編集します。



新規ポリシーを作成するには:

1. [申請ポリシー] ページで目的のポリシーをクリックします。

2. [コピー] をクリックします。

[新規申請ポリシー] ぺージの

[全般]

ステップに既存のポリシー名が表示されます。

ポリシー ページの上部にあり ます。本ガイドの以降のペー ジで他の箇所を説明します。

3. 以下の情報を入力します。

フィールド 説明

名前 必要に応じて名前を編集します。名前は一意である必要がありま す。

タイプ 次のうちいずれかをクリックします：

• 許可

• 仮払申請

• 出張予約

その他の情報 – 機能について

申請タイプがポリシーの構成を限定したり制限したりすることはあ りません。申請タイプは単純に、ポリシーの特定利用の定義を可能 にするものです。申請タイプを使ってセグメントや予想経費、仮払 申請を含めたり除外したりすることができます。以下が例です：

• 仮払申請のみのポリシーの定義に仮払申請タイプを利用できま す。管理者が出張セグメントや予想経費を含まないポリシーを 設定すれば、ユーザーがこのポリシーを使って申請を作成する 時に仮払申請のみが利用可能なオプションとなります。

• 事前購入限定のポリシーを定義する際に、「購買（旧機能）」

の申請タイプを使用することができます（例： コンピュータ機 器や申し込みに対してなど）。管理者は、出張セグメントまた は仮払情報がなく購入関連の経費タイプのみを含むポリシーを 設定します。ユーザーがこのポリシーを使って申請を作成する 時に購購入関連の経費タイプを使った予想経費のみが利用可能 なオプションとなります。

• 出張申請タイプにセグメントや予想経費、仮払申請を含めるこ とも可能です。

まとめ：

• セグメント タイプがひとつも有効でない場合、[セグメント] タ ブは表示されません。

• 経費タイプがひとつも有効でない場合、[経費] タブは表示され

フィールド 説明

ません（セグメントも含むサマリーの場合を除く）。

• セグメントまたは経費がひとつもない場合で、申請はヘッダー のみになります（仮払申請のみの申請の場合に最適）。

注意： 利用可能な3つの申請タイプは出張、仮払、購入です。これ らの名称は編集可能です。ラベルと同様に管理者は翻訳ツールを使 用して変更することができます。詳しくは、設定ガイド「翻訳（製 品共通）」をご参照ください。

申請ワークフロー 申請ワークフローをクリックしてポリシーに関連付けます。

申請ワークフローは [管理] > [事前申請] > [ワークフロー] で設定 します。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請: ワークフロー - 概要」

をお読みください。

申請ヘッダー フォーム 申請ヘッダー フォームをクリックしてポリシーに関連付けます。

申請ヘッダー フォームは [管理] ＞ [事前申請] ＞ [フォームとフィ ールド] で設定します。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請 : フォームとフィール ド」をご参照ください。

編集可能なグループ 管理者が管理権限を持っている申請ポリシーのグループの名前をク リックします。

代理店の通知 ユーザーが申請を提出した時に旅行会社にメールを送信するか選択 します。メールを受け取り次第、旅行会社が出張の事前予約をしま す。

次のいずれかの操作を行います:

• 会社がこの機能を使用していない場合、「なし」をクリックし ます。

• 会社がこの機能を使用している場合、目的のメールをクリック します。これらの申請のメールは [メール通知] タブの [管理]

＞ [事前申請] ＞ [ワークフロー] で設定します。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請: ワークフロー - 概

フィールド 説明 注意:

• これらのメール通知は、申請に（出張予約で予約した）自己予 約済セグメントのみが含まれる場合、送信されません。

• リストに既定の代理店の確認利用可能通知と、既定の代理店の 提案利用可能通知が表示されます。



詳しくは、設定ガイド「事前申請: Agency Proposals」

をご参照ください。

フィールド 説明

代理店の最終承認通知 申請が「最終」承認された時に旅行会社にメールを送信するか選択 します。メールを受け取り次第、旅行会社は予約を完了させます。

次のいずれかの操作を行います:

• 会社がこの機能を使用していない場合、「なし」をクリックし ます。

• 会社がこの機能を使用している場合、目的のメールをクリック します。これらの申請のメールは [メール通知] タブの [管理]

＞ [事前申請] ＞ [ワークフロー] で設定します。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請: ワークフロー - 概 要」をお読みください。

その他の情報 – 機能について

申請ワークフローの設定の際、申請が承認されたら旅行会社にメー ルを送信するかを [マネージャー承認] ステップにて選択できます。

このオプションは [代理店の最終承認通知] とは異なります。

• 申請ワークフローの [マネージャー承認] ステップに関連してい るメールは、承認者が申請を承認した後に旅行会社に送られま す。会社が承認者のアクション後の申請ワークフローで即席の ステップを許可している場合、「最終」承認ではない可能性が あります。

• メールが [代理店の最終承認通知] フィールドに基づいて生成さ れた場合、メールは「最終」承認時に送られます。

 会社が即席のステップを使用している場合、最終承認の最 後の即席のステップの後、となります。

 会社が即席のステップを使用していない場合、承認者が申 請を承認した時、となり、[マネージャー承認] のワークフ ロー ステップにて通知を使用することと基本的には同じで す。

注意:

• これらのメール通知は、申請に（出張予約で予約した）自己予 約済セグメントのみが含まれる場合、送信されません。

フィールド 説明

代理店の承認後撤回通 知

ユーザーが一度承認された申請を撤回した時に、旅行会社にメール を送信するか選択します。メールを受け取り次第、旅行会社は適切 な対応を取ります。

次のいずれかの操作を行います:

• 会社がこの機能を使用していない場合、「なし」をクリックし ます。

• 会社がこの機能を使用している場合、目的のメールをクリック します。これらの申請のメールは [メール通知] タブの [管理]

＞ [事前申請] ＞ [ワークフロー] で設定します。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請: ワークフロー - 概 要」をお読みください。

注意:

• 注意： これらのメール通知は、申請に（出張予約で予約した）

自己予約済セグメントのみが含まれる場合、送信されません。

• リストに、既定の代理店の確認利用可能通知と、既定の代理店 の提案利用可能通知が表示されます。



詳しくは、設定ガイド「事前申請: Agency Proposals」

をご参照ください。

フィールド 説明

新規の申請を作成する 機能を無効化

このチェック ボックスを選択（有効化）すると、[新規の申請] オプ ションが制御されます。

その他の情報 – 機能について

事前申請が出張予約と統合済で、会社が「出張予約で開始」の処理 フローを使用している場合の適切な手順として、ユーザーがホーム ページの [出張ウィザード] （[出張検索] パネル）で申請処理を開 始してください。

[新規の申請を作成する機能を無効化] オプションを使用して、ユー ザーが事前申請で申請処理を開始することを防ぎます。このオプシ ョンが選択されている場合、[新規の申請] オプションは制御され、

ホーム ページの [出張ウィザード] でユーザーが確実に手順に従っ ているか、次に、すべてのルールおよび処理に則しているか確認し ます。



処理フローについての詳細は、設定ガイド「事前申請：

フィールド 説明

キャンセルの有効化 このチェック ボックスを選択（有効化）すると、ユーザーに申請の キャンセルを許可します。

選択されている場合、ユーザーが提出すると申請に [申請をキャン セル] ボタンが表示されます。

注意： 承認者は申請をキャンセルできません。

その他の情報 – 機能について キャンセルと削除の違い 承認前のキャンセルとは：

• 出張予約で予約された出張は自動でキャンセルされます。

• 旅行会社が出張を予約し、ユーザーが申請を提出した時または 処理フローのどこかの段階で通知が送られた場合、キャンセル 通知が旅行会社にメールで送られます。

承認後のキャンセルとは：

• 出張予約で出張が予約され、チケットの発行前で即時購入がな い場合に、出張が自動でキャンセルされます。

注意： 自動キャンセルが失敗した場合、旅行会社にメールが送 信されます。

• 申請に代理店予約済のセグメントが全くない場合、旅行会社は メールで通知を受けます。

削除とは：

• 一度提出された申請は削除できません。

• 事前申請が出張予約と統合されており、予約が最初に出張予約

（「出張予約で開始」の処理フローを使用）で行われた場合、

提出前であっても申請は削除できません。

承認者が申請をユーザーに差戻した場合であっても、ユーザーは申 請を削除できません。ただし、会社がキャンセルを許可しているユ ーザーは申請をキャンセルできます。会社で申請のキャンセルを有 効化しておくことをお勧めします。

フィールド 説明

代理店の事前承認キャ ンセル通知

代理店の事後承認キャ ンセル通知

これらのフィールドは [キャンセルの有効化] が選択されている場合 にのみ表示されます。

次のいずれかの操作を行います:

• 通知を送信しない場合は、「なし」をクリックします。

• 目的のメールをクリックします。これらの申請のメールは [メー ル通知] タブの [管理] ＞ [事前申請] ＞ [ワークフロー] で設定 します。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請: ワークフロー - 概 要」をお読みください。

注意： リストに「既定の代理店の確認利用可能通知」と、「既定の 代理店の提案利用可能通知」が表示されます。



詳しくは、設定ガイド「事前申請: Agency Proposals」

をご参照ください。

レポートに割当可能 申請に関連付けられる経費レポートの数を指定するには、次のいず れかをクリックします：

• 無制限

• いずれか

• なし

その他の情報 – 機能について

このオプションで、申請に関連付ける経費精算レポートがひとつ か、複数か、または全く関連付けないかを定義できます。

注意： 一部のお客様は、コーポレート カードの使用申請や限度額変 更、あるいは社内研修への出席など、金銭的な事由以外の目的で申 請を使用しています。その場合、経費精算レポートは必要ありませ ん。

事前申請およびホーム ページ

申請リストでは：

• メニューで、[申請] を選択します。

- または -

フィールド 説明

前申請] をクリックします。

申請が承認され、かつ [レポートに割り当て可能] オプションが 次のように設定されている場合、[アクション] 列に [経費清算]

のリンクが表示されます。

 「無制限」

– または –

 「いずれか」で、申請が他のレポートとまだ関連付けられ ていない

[レポートへ割り当て可能] オプションが「なし」に設定されて いる場合、[経費精算] のリンクは表示されません。

経費精算では：

経費精算レポート ヘッダー ページの [申請] セクションで [追 加] をクリックすると、[利用可能な申請] ウィンドウが表示さ れます。申請が承認され、かつ [レポートに割り当て可能] オプ ションが次のように設定されている場合、申請がリストに表示 されます。

 「無制限」

– または –

 「いずれか」で、申請が他のレポートとまだ関連付けられ ていない

[レポートへ割り当て可能] のオプションが「なし」に設定され ている場合、[申請] セクションがレポート ヘッダーに表示され ません。

事前申請の申請ページでは：

申請が承認され、かつ [レポートに割り当て可能] オプションが 次のように設定されている場合、申請に [経費精算レポートの作 成] ボタンが表示されます。

 「無制限」

– または –

 「いずれか」で、申請が他のレポートとまだ関連付けられ ていない

フィールド 説明

[レポートへ割り当て可能] のポリシー設定が「なし」に設定されて いる時は、申請にボタンが表示されません。

代理人およびプロキシ：

この設定は代理人のプロキシ ユーザーにも適用されます。

設定のヒント：

申請終了日が過ぎたらすぐに申請を自動的に終了させることが できます。それには、 [申請がアクティブな日数] フィールド

（以降のページで記載します）を 1 に設定します。そうすると 申請は申請の終了日または最終申請の 1 日後に自動的に終了し ます。

既定経費ポリシー 既定の経費ポリシーをクリックしてこのポリシーと関連付けます。

• 複数の経費ポリシーが利用可能な場合、既定のものだけでなく その他も選択できます。

• 経費ポリシーがひとつのみ利用可能な場合はそれを使用してく ださい。

フィールド 説明

レポート サマリーの印 刷形式

経費精算レポート ページで [サマリー] タブの印刷用レポート形式 をクリックすると、[経費精算] に表示されます。

注意： ここで選択した印刷用レポートは [ポリシー] の [印刷形式]

ステップでも有効である必要があります。

その他の情報 – 機能について

事前申請を出張予約と統合すると以下のことが可能になります:

• レポートを提出すると、経費精算で（経費精算レポート ページ に）[サマリー] タブが表示されます。[サマリー] タブは会社へ の支払金額や、従業員、申請（あれば）、および仮払（あれ ば）の支払金額を表示します。

• [サマリー] タブの [申請] セクションが申請へのリンクになり

ます。ユーザー、承認者、または処理者が支払申請名（リン ク）をクリックすると、申請の情報は印刷用レポート形式で表 示されます。

事前申請を出張予約と統合していない場合：

• この設定は無視されます。

イメージング構成 目的のイメージング構成をクリックします。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請： イメージング（構 成）」をご参照ください。

申請配賦フォーム 配賦表示印刷形式

配賦セパレータ

配賦のオプションです。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請： 配賦」をご参照くださ い。

フィールド 説明

仮払申請ワークフロー 仮払申請フォーム

仮払申請制限

仮払のオプションです。



詳しくは、設定ガイド「事前申請： 仮払申請」 を参照してく ださい。

申請がアクティブな日 数

承認済の申請または承認後にキャンセルされたが未だアクティブな 申請の日数を入力してください。

その他の情報 – 機能について

モジュールはこの日数を終了日に追加し、申請を自動でクローズし ます。申請に終了日がない場合、最終承認日を使用するか承認後に キャンセルされた日を使用します。

このフィールドが空欄で有効期限がない場合、申請は自動でクロー ズされません。

注意： 申請が自動でクローズされる前に、モジュールで「申請期限 プロセス」を有効にする必要があります。詳細は、 Concur クライ アント サービスにご連絡ください。

フィールド 説明

リスク サマリー フォー ム

リスク マネージャーの 通知

国別連絡先の通知

リスク マネージャー承 認の通知

国別連絡先承認の通知

リスクマネジメントが有効な場合のみオプションが表示されます。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請： Risk Management」

をご参照ください。

パッシブ承認の設定

注意： この機能は Concur により管理されています。ご使用を希望される際は、事前申請の製 品管理までお問い合わせください。

最長 x 日後に申請を自 動承認

承認期限切れアクションが実行される前の、申請提出後の日数で す。たとえば、1 の場合は提出後 1 日で申請が自動承認されます。

承認期限が x 時間で期 限切れ

承認期限切れアクションが実行される承認期限までの時間数です。

たとえば、2 の場合は承認期限の 2 時間前に申請が自動承認されま す。

承認期限切れアクショ ン

次のオプションのいずれかを選択します。

• 自動承認： すべてのワークフロー ステップがスキップされ、申 請ステータスは「承認済」に設定されます。

• 差戻す： 申請がユーザーに差戻されます。



パッシブ承認の設定についての詳しい情報は、設定ガイド「事 前申請 ： ワークフロー（概要）」をご参照ください。

4. [次へ] をクリックします。

[セグメント] ステップが表示されます。

5. 以下のセグメント情報を確認し修正します。

フィールド / 列 説明

これらのセグメント タ イプで有効

追加するセグメントのチェック ボックスを選択（有効化）します。

削除するセグメントのチェック ボックスを空欄に（無効化）しま す。

注意： いずれのセグメント タイプも選択されていない場合（仮払申 請のみの申請に対するポリシーを作成する際に最適）、[セグメン ト] タブは表示されません。

経費タイプ 必要に応じて、各セグメントに対し関連する経費タイプを選択また は変更してください。

セグメント フォーム 必要に応じて、セグメント フォームを選択または変更してくださ い。

[管理] ＞ [事前申請] ＞ [フォームとフィールド] にセグメント フ ォームが設定されています。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請 : フォームとフィール ド」をご参照ください。

セグメント カスタム フ ォーム

カスタム フォームを選択し（あれば）、このセグメント フォームと 併せて使用してください。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請 : フォームとフィール ド」をご参照ください。

フィールド / 列 説明

管理担当代理店 代理店が管理する各セグメント タイプのチェック ボックスをすべて 選択（有効化）します。（すべてのセグメント タイプが代理店によ り管理されているわけではありません。）

ここで選択したセグメントのみが、代理店の通知メールに表示され ます。

代理店の更新から除外 保険や査証など、目的のセグメント タイプのチェック ボックスを選 択（有効化）します。

[申請でオフライン PNR を受領済] の機能と [TMCの提案] のどち

らもこれをサポートしていないため、 TMC が（メールで）受信す るが Concur は TMC から受信しないとする、すべてのセグメント タイプを選択（有効化）します。（TMC がメールでこの情報を受信 できるようにするには、[代理店が管理] も選択する必要がありま す。）

その他の情報 – 機能について

Concur は次の場合に申請情報の更新を受信します：

• [旅行代理店のオフィス] ツール（[管理] ＞ [Request 管理]

＞ [旅行代理店のオフィス]）の [申請でオフライン PNR を受 領済] 設定が有効になっている場合

- または -

• Web サービス（API）からの出張情報を許可している場合（た

とえば、代理店の提案機能など）

上記に当てはまる場合、Concur が代理店からの申請の更新を受け 取る際に、代理店によって予約されたセグメントがすべて元の申請 から削除され、更新されたセグメントに置換される仕様になってい ました。これは、フライトや鉄道、車、ホテルなどのような標準的 なセグメントには適した役立つ仕様です。

ところが保険や査証などのように、取得した旅程や Web サービス によっては削除の必要がないセグメントもあります。そのような代 理店管理のサービスをサポートするには、[代理店の更新から除外]

設定を使用して更新プロセスでこれらのセグメントが削除されるこ とを回避できます。

フィールド / 列 説明

この設定を使用すると、TMC は適切な申請情報を受け取り、元の申 請のセグメントは「そのまま」残ります。

支払先リスト 必要に応じて支払先リストをクリックし、このセグメント タイプを 使用します。



詳細については、設定ガイド「リスト管理（製品共通）」をご 参照ください。

場所タイプ 次のうち 1つまたは複数の項目をクリックします：

• 標準: 鉄道以外のセグメントに使用します。

• 特定の鉄道セグメントに使用します：

 AMTRAK

 Deutsche Bahn

 Eurostar

 SNCF

 Swiss Federal Railways

 Thalys

 UK RAIL

 VIA RAIL

注意： 事前申請を出張予約と統合しているお客様は、選択した場所 タイプが出張予約で有効化されている鉄道会社と一致している必要 があります。それにより、事前申請は以下の機能に対して出張の検 索を入力できます。

• オフライン/オンライン ポリシーを強制

• [出張予約で開始] の処理フローを申請

その他の情報 – 機能について

管理者がひとつ以上の場所タイプにセグメントを構成した場合、申 請の [セグメント] タブに [サプライヤー単位の場所] フィールドが 自動でユーザーに表示されます。セグメントを作成すると、ユーザ ーは [サプライヤー単位の場所] のリストから選択できるようになり ます。

フィールド / 列 説明

セグメント タイプにひとつの場所タイプのみが構成されている場 合、それがセグメントで使用され、[サプライヤー単位の場所] フィ ールドはユーザーに表示されません。

関連する仮払申請 仮払制限の計算を含むセグメント タイプのチェック ボックスをすべ て選択（有効化）します。

注意： この列は、仮払のみが構成されている場合に表示されます。



仮払制限についての詳しい情報は、設定ガイド「事前申請：

仮払申請」をご参照ください。

6. [次へ] をクリックします。

[経費タイプ] ステップが表示されます。

7. 予想経費機能で使用する情報を確認し修正してください。

フィールド / 列 説明

これらの経費タイプに 対して有効化

ユーザーが使用を許可されている予想経費の経費タイプのチェック ボックスをすべて選択（有効化）します。



予想経費機能についての詳しい情報は、設定ガイド「事前申 請： 予想経費」をご参照ください。

注意： いずれの経費タイプも選択されていない場合（仮払申請のみ の申請に対するポリシーを作成する際に最適）、セグメントを含む サマリーを表示する場合を除いて [経費] タブは表示されません。

申請入力フォーム 関連するフォームをクリックします。



申請エントリ フォームについての詳しい情報は、設定ガイド

「事前申請： フォームとフィールド」をご参照ください。

支払先リスト 必要に応じて、関連する支払先リストをクリックします。



詳しくは、設定ガイド「事前申請： フォームとフィールド」

および設定ガイド「リスト管理（製品共通)」をお読みくださ い。

金額の計算式 金額を計算する場合は、計算式を入力します。



計算金額についての詳しい情報は、設定ガイド「事前申請：

予想経費」をご参照ください。

同席者単位のコストを 表示

各同席者に分配された経費の一部をユーザーに表示するにはこのチ ェック ボックスを選択（有効化）します。

選択すると、 [金額] 列が [経費] タブの [同席者] セクションに表 示されます。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請： 同席者」をご参照く ださい。

フィールド / 列 説明

既定でユーザーを同席 者として含める

このチェック ボックスを選択（有効化）すると、自動的にユーザー を同席者として（入力に他の同席者が割り当てられる前に）追加し ます。

同席者が割り当てられたり、ユーザーが同席者リストから自身の名 前を削除すると、モジュールは再度そのユーザーを追加することは ありません。

同席者の表から [新規 の同席者を追加] ボタ ンを表示

[同席者] セクションの [新規の同席者] ボタンを無効にするには、

チェック ボックスを選択（有効化）します。

これにより、ユーザーがシステムにその同席者が既に存在しないか 確認しつつ同席者の検索を必ず最初に行い、同席者を追加すること を防ぎます。

関連する仮払申請 仮払制限の計算を含むすべての経費タイプのチェック ボックスを選 択（有効化）します。

注意： この列は、仮払のみが構成されている場合に表示されます。

仮払制限についての詳しい情報は、設定ガイド「事前申請： 仮払申 請」をご参照ください。

8. [次へ] をクリックします。

[印刷形式] ステップが表示されます。

9. 適切な項目を選択します。

フィールド 説明

印刷形式を有効化 追加する印刷用レポートのチェック ボックスを選択（有効化）します。

削除する印刷用レポートのチェック ボックスを空欄に（無効化）しま す。

表示順 アクティブな印刷用レポーに対し、申請ヘッダー上の表示順を選択しま す。

10. [次へ] をクリックします。

[自動提出条件] ステップが表示されます。

NOTE: [自動提出条件] タブは、事前申請が出張予約と統合済、かつ事前申請の構成管

理者が事前申請の統合を有効化している出張構成をリンクしている場合に限り表 示されます。出張構成の割り当ては [ユーザー管理] で行います。

11. 適切な項目を選択します。

フィールド 説明

予約終了時に自動 提出を適用

このチェック ボックスを選択（有効化）すると、機能がアクティブにな ります。

その他の情報 – 機能について

事前申請が出張予約と統合済の場合、会社は「事前申請で開始」または

「出張予約で開始」のいずれかの処理フローを選択できます。



詳しい情報は、設定ガイド「事前申請： Overview」をご参照くだ

フィールド 説明 さい。

会社が「出張予約で開始」の処理フローを選択している場合、ユーザー は出張予約で出張セグメントを予約します。モジュールは自動的に申請 を生成し、それから事前申請へリダイレクトしてユーザーが申請を完了 および提出できるようにします。完了後の申請の提出は、ユーザーに忘 れられることが多々あります。

そのため、予約終了時にユーザーの申請が自動で承認者へ提出されるよ う、自動提出機能をご用意しております。この機能は、すべての申請が 自動的に提出されるよう構成できるだけでなく、特定の申請のみが自動 的に提出されるように条件を作成することも可能です。

条件を何も指定しない場合、次の場合に申請が自動的に提出されます：

• 事前申請が出張予約と統合している。

- および -

• 自動提出機能がアクティブである。

- および -

• 「出張予約で開始」の処理フローを使用して、出張予約から開始し た申請である（かつ、自己予約セグメントが少なくとも1つ含まれ ている）。

- および -

• 出張予約からのデータ、または従業員レコードからコピーダウンし たデータが入力されていない申請において他の必須フィールドがな い。

- および -

• 申請承認者が既にユーザーに割り当てられている。

この新機能は仮払申請、予想経費、特定の必須フィールド、またはユー ザーが選択した承認者を使用しない場合に最適です。

• 仮払申請、予想経費ポリシー： 申請は予約処理の直後、自動的に提 出されます。つまり、ユーザーは仮払や予想経費の申請、異なるポ リシーの選択、またはオプションのフィールドを入力する機会があ りません。

• 必須フィールド：出張予約のデータから取得、あるいは従業員レコ ードからコピーダウンされた値で自動的に入力されていない必須フ

フィールド 説明

ィールドがある場合、ユーザーは必須フィールドを完成して提出す るよう申請にリダイレクトされます。この場合、自動提出の恩恵を 受けることができません。

• 申請の承認者： ユーザーの申請承認者が割り当てられていない場合 は、申請承認者を選択して提出するようユーザーはリダイレクトさ れます。この場合、自動提出の恩恵を受けることができません。

ユーザーが出張予約で出張を修正した場合も同様に自動提出処理が適用 されます。たとえば、申請を撤回した場合や、承認者または申請管理者

（処理者）が申請を差戻した場合などです。

次の場合は自動提出されません：

• ユーザーがすべてのセグメントを削除した、または出張予約で出張 をキャンセルしたために自己予約セグメントが存在しない場合。

• 申請ワークフロー ステップがすべてスキップされる場合。申請を手 動提出するよう事前申請にリダイレクトされた場合がこの例に当て はまります（出張の作成が出張予約で完了していないため）。

（条件） [完了] をクリックすると（条件を作成せずに）、上記の条件に一致する すべての申請は自動提出されます。

ベスト プラクティス： 条件を作成する場合、これを各項目に含めてくだ さい。

現在、既定で [自動提出] 機能は、ひとつでも自己予約セグメントを含む すべての申請に適用されます。よって、この条件は必要ありません。た だし、将来的には既定が変更になる可能性があります。この条件を現時 点で追加しておくことで、互換性を確実にします。

既存のポリシーを修正する

関連するすべての申請ポリシー情報は [申請ポリシー] ページで編集できます。



既存のポリシーを編集するには:

1. [申請ポリシー] ページでいずれかの操作を行います。

 目的のポリシーをクリックして [修正] をクリックします。

- または -

 目的のポリシーをダブルクリックします（行内ならば、名前でなくても構いませ ん）。

[申請ポリシーの修正] ページが表示されます。

2. ステップを進み、適切な情報へ編集していきます。



本ガイドの「新規申請ポリシーの作成」でフィールド定義について参照してくだ さい。

3. [完了] をクリックします。

ポリシーを削除する

!

重要： 申請ポリシーにフォームが割り当てられ削除された場合、そのフォームは現在処理中 の申請に対応するためにデータベースに保存され削除できません。



ポリシーを削除するには:

1. [申請ポリシー] ページで目的のポリシーをクリックします。

2. [削除] をクリックします。

セクション 8: グループ – 申請グループの概要

[Request 管理] でグループを作成または編集することはできません。事前申請は経費精算で利

用可能なグループを使用します。

セクション 9: グループの手順

申請グループにアクセスする



申請グループにアクセスするには：

[管理] ＞ [事前申請] ＞ [申請グループ] をクリックします。

既存の [申請グループ] のリストが表示されます。

グループへの申請ポリシーの割り当て



ひとつまたは複数のグループへ申請ポリシーを割り当てるには：

1. [申請グループ] ページで、[申請ポリシー] 列の [修正] をクリックします。

[グループに対する構成] ウィンドウが表示されます。

2. 適切な項目を選択します。

フィールド 説明

グループに対して アクティブ

選択したグループに関連する各ポリシーのチェック ボックスを選択（有 効化）します。

既定の申請ポリシ ー

選択したグループに対する既定の申請ポリシーのチェック ボックスを選 択（有効化）します。

複数のポリシーが利用可能な場合、既定の項目だけでなくその他も選択 できます。

継承可能 選択したグループの下の階層にポリシーを継承したい場合、チェック ボ ックスを選択（有効化）します。

注意： 下列のグループに関連する構成がなく、かつこのグループ構成が

「いいえ」に設定されている場合、その下列のグループは、このグルー プからではなく、上列のグループのポリシーを継承します。

3. [保存] をクリックします。