病棟薬剤業務日誌作成・集計システム for エクセル
（運用開始後の使用方法）
動作環境：Microsoft Excel 2007、Microsoft Excel 2010
※マクロを有効にする必要があります。
起動用ファイル「病棟薬剤業務日誌システム起動用.xlsm」
1. 起動用ファイル「病棟薬剤業務日誌システム起動用.xlsm」のコピー 初期設定が完了した後の「病棟薬剤業務日誌」フォルダ内にある「病棟薬剤業務日誌システ ム起動用.xlsm」（以下、「起動用ファイル」と言う）をこのシステムを使用したい全ての端末の任 意の場所（マイドキュメント、デスクトップ等）にコピーする。 ※ショートカットではなくファイル本体をコピーしてください。 複数の端末から使用する場合の排他処理のため、通常は各端末にある このファイルからシステムを起動します（推奨）。 （他の端末で年月ファイルを開いている場合は、２台目以降の端末は読み取り専用で開き、上書き保存できない処理を行っています。） 2. コピーした「起動用ファイル」を開くと下の画面が表示される。 ・ このファイルは日誌シ ステムの作業開始か ら終了まで常に開い ておく。 ・ このファイルから目的 のファイルやフォルダ を開き、日誌作成作 業 ・ 集 計 作 業 などを 行う。 3. 表示されている病棟名のセル（サンプルでは第１病棟～第 3 病棟）を選択してから、右上のボ タンを押すことで、指定年月の各病棟の年月ファイル・病棟元ファイルや病棟フォルダを開くこ とができる。また、病棟名のセルをダブルクリックしても指定年月の各病棟の年月ファイルを開 くことができる。 4. [病棟薬剤業務集計ファイルを開く]ボタンで「病棟薬剤業務集計.xlsm」ファイルを開くことがで きる。※通常は「病棟薬剤業務集計.xlsm」ファイルは管理者のみが使用し、入力者はこの起 動用ファイルから年月ファイルを作成・入力する。 このファイルを保存してから閉じる。 集計ファイルを開く。 このファイルを保存せずに閉じる。 指定した年月・病棟の 病棟用ファイルを開く 指定病棟の病棟フォルダを エクスプローラーで開く 指定した病棟の 病棟用元ファイルを開く 病棟年月ファイルを開く時の年月の指定 保存先のパスが表示されている 初期設定後に保存先を変更した場合に使用する病棟担当者の操作
I. 毎月の病棟年月ファイルの作成。 「起動用ファイル」を開き、年月と病棟を指定して[病棟年月ファイルを開く]ボタンを押す か病棟セルをダブルクリックすることで、対象の年月ファイルが開く。 該当の年月ファイルが無い場合は新たに自動で年月ファイルが作成される。 ※年月ファイル作成前に各病棟の元シートの各種設定を変更しておくと作成された全日付シートに反映できる。 II. 年月ファイル（病棟薬剤業務日誌○年○月.xlsm）の作成後に対象月の休日を休日設定 欄に 「*」 を入力して設定し上書き保存する（休日設定すると稼働日でなくなる）。 また、土日を稼働日にする場合は休日設定欄に 「\」 を入力する。 III. 病棟担当者は年月ファイルの日付ごとのシートに日誌を入力し[保存して終了]ボタンで 上書き保存していく。（入力方法はⅣ日付シートの入力を参照） （メインシートの日付欄をダブルクリックすると該当の日付シートが表示される）。 （[本日シート選択]ボタンで今日のシートが表示される。） 休日設定と 日付ダブルクリック の場所 休日設定の例 12/24 に「*」を入力 休日を稼働日にする例 12/29 に「\」を入力 今日のシートが 表示される 昨日のシートが 表示される病棟年月ファイルのメインシート画面の説明 専任薬剤師名 （プルダウンで変更可） 保管必要期間 月の必要時間数 月の日数÷7×20 を 整数に切り上げ 下のカレンダか ら計算 必要時間÷稼働日数 日 誌 を Ｐ Ｄ Ｆ で 出 力 １ヶ月分の 日誌を印刷 １ヶ月分の 日誌を印刷 データのない日の印刷の設定 確認者欄の印刷の設定 病棟名以外はここで変更できるが 変更はこのファイルのみに有効 日誌シートから業務内容毎の 時間を集計 実施時間合計（端数切捨て） 週あたりの実施時間 当日の週数を計算して 週あたりの時間を計算 週あたりの実施時間 実施時間合計÷稼働日数 今月の残りの必要時間 実施時間達成率・稼働日数経過率のグラフ ・実施済み時間数÷月必要時間数×１００ ・本日までの稼働日数÷今月の稼働日数×１００
確認者氏名１ 確認済み FALSE FALSE 自動開始時刻 8:45 TRUE 空ける 9:00 8 45 TRUE 自動入力 実施 FALSE 薬剤師名 ※このシートは行挿入・削除や セルの結合・挿入・削除などをしないこと 入力済み欄に一括で専任薬剤師名を入力） 確認(ﾛｯｸ) 時間帯欄を自動入力する 自動入力で昼を１時間空ける 自動入力を全てOFFにする 時間帯下段を手動入力する ８枠として自動入力する IV. 日付シートでの入力 入力枠について 日誌入力の罫線枠は「様式３０」の通りに作成しています。 一つの罫線枠を上下に 2 分割して、 １６項目の入力ができるようにしてあります。 右の図では一つの罫線枠に２つずつ入力して いますが、一つの罫線枠の上にだけ入力して いき、8 枠として１項目ずつ入力することも可能 です。 ※ 通常は２つずつ入力の方が効率よく 入力できるため推奨します。 ※ 入力前に「病棟専任の薬剤師名」欄を 自動で入力したい名前を選択しておく。 (初期状態は登録した専任薬剤師名が 表示されている) ※ 実施薬剤師名は自動で専任薬剤師名が 表示されるが、個々の欄でプルダウンリストからの選択 又は薬剤師名の直接入力で別の薬剤師名を入れることができる。 ①２つずつ入力の例 ②１つずつ入力の例 ２ 業務時間・業務内容・実施薬剤師名 業務内容 実施 時間帯 小計 薬剤師名 時間帯 小計 9:00 ③持参薬 ～10:00 10:00 ⑦その他 ～11:00 ・薬剤部にて医薬品情報収集 11:00 ①投薬注射状況把握 ～12:00 13:00 ②医薬品安全性情報 ～14:00 業務時間 業務時間 1:00 薬剤師氏名 ５ 1:00 薬剤師氏名 ２ 1:00 薬剤師氏名 ５ 1:00 薬剤師氏名 ５ （←入力済み欄に一括で専任薬剤師名を入力） 薬剤師名一括 ２ 業 務 時 間 ・ 業 務 内 容 ・ 実 施 薬 剤 師 名 業 務 内 容 実 施 時 間 帯 小 計 薬 剤 師 名 時 間 帯 小 計 9 : 0 0 ③ 持 参 薬 ～ 1 0 : 0 0 1 0 : 0 0 ⑦ そ の 他 ～ 1 1 : 0 0 ・ 薬 剤 部 に て 医 薬 品 情 報 収 集 こ の 枠 は 業 務 内 容 詳 細 の 入 力 に 使 用 す る こ と も で き る 。 1 1 : 0 0 ① 投 薬 注 射 状 況 把 握 ～ 1 2 : 0 0 業 務 時 間 業 務 時 間 1 : 0 0 薬 剤 師 氏 名 ５ 1 : 0 0 薬 剤 師 氏 名２ 1 : 0 0 薬 剤 師 氏 名 ５ （←入 力 済 み 欄 に 一 括 で 専 任 薬 剤 師 名 を 入 力 ） 薬剤師名一括 入力方法の選択チェックボックスと自動開始時刻 （病棟用元ファイルの元シートの内容が反映している） ・自動入力を全てＯＦＦにする 動きが遅いなどの理由で自動入力を全て 切りたい場合に使用する。 ・8 枠として自動入力する 16 枠のうち上段の 8 枠のみを選択して 自動入力する場合に使用する。 ・自動入力で昼を 1 時間空ける 自動入力で12 時台に 1 時間あけて次の時刻を表示させる場合に使用する。 ・時間帯欄を自動入力する 業務内容の入力だけで時間帯欄の上段・下段とも自動入力する場合に使用する。 （通常はＯＮでの使用を推奨） ・時間帯下段を手動入力する 自動入力時に時間帯の下段(終了時間)を常に手動で入力する場合に使用する。
入力ボタンを使用した入力方法（時間帯欄と業務内容欄） 入力ボタンには「時刻入力ボタン」（＋１時間～-１時間・現在時刻）、「業務内容入力ボタン」 （①～⑦）、「開示時刻変更ボタン」、「前日・翌日ボタン」、「一括入力ボタン」がある。 「業務内容入力ボタン」で選択されたセル範 囲(■色の部分)に対応する業務内容上段 (■色の部分)に①～⑦の業務内容が入力さ れる。 選択セルの違いによる「時刻入力ボタン」動作 「時刻入力ボタン」は時間帯欄の上段・下段 (■色の部分)が選択されている場合に各々 の時刻を+・-させる。 「時刻入力ボタン」は時間帯欄以外の部分 (■色の部分)が選択されている場合には対 応する時間帯下段(■色の部分)の時刻を+・ -させる事で該当範囲の時間(小計)を増減さ せる。 「時刻入力ボタン」は業務内容上段(■色の 部分)が選択されている場合で、その列の時 間帯上段が空白場合は、一つ前の枠の時 間帯欄下段(■色の部分)の時刻を増減させ る。 続けて入力している場合などに使用する。 ※１６枠入力時のみ、８枠入力時には使用できません。 時刻入力ボタン 業務内容入力ボタン 開始時刻変更ボタン 前日・翌日ボタン 一括入力ボタ ン
実際の入力例：
1) 日付のシートを開き業務内容欄の左上のセルが選択された状態で右の「業務内 容入力ボタン」で業務内容を入力する。 2) 例として[②安全情報]ボタンを押した場合は次のようになる。 選択した業務内容が表示され、時間帯欄上段には開始時刻の初期値が・下段に はその１時間後の時刻が自動で入力される。実施薬剤師名には専任薬剤師名が 自動で入力される。セルは次の業務内容入力欄が選択された状態となり、その まま次の業務内容の入力ができる。 3) 続けて業務内容を右の「業務内容入力ボタン」で入力していく。 下図は３つまで入力したところ 4) 時間帯の終了時刻を変更したい場合には、上の図の状態で「時刻入力ボタン」（＋ １時間～-１時間）を押すことで一つ前に入力した部分の終了時刻が指定しただけ変 更される。 下図は[-15 分]を１回押した状態。 12：00⇒11：45 となっている。 （「時刻入力ボタン」はこの状態で続けて複数回押すことができる）5) この状態で続けて業務内容を右の「業務内容入力ボタン」で入力すると、次の 開始時刻は下図のように自動的に 11：45 となる。 6) 開始時刻を修正したい場合は、開始時刻欄を選択してから「時刻入力ボタン」 （＋１時間～-１時間）を押すことで修正される。 下図は[+15 分]を１回押した状態。 11：45⇒12：00 となっている。 7) 薬剤部などで持参薬の確認や医薬品情報関連業務を行い、業務終了時にリアルタ イムで日誌を入力する場合、時間帯欄を選択して[現在時刻]ボタンを押すと下段に 現在時刻・上段に 15 分前の時刻が表示される。上段が選択された状態になるので 「時刻入力ボタン」（＋１時間～－１時間）を使用して開始時刻を修正する。
8) 「開始時刻変更ボタン」は選択された枠の開示時刻を 変えて実施時間を増減させる。 ＋１５分ボタン：開始時刻を１５分早めて かかった時間を+１５分する。 －１５分ボタン：開始時刻を１５分遅らせて かかった時間を－１５分する。 9) 「一括入力」ボタンの上２つは指定した業務内容と詳細 内容と現在時刻を一括で入力できる。 下の１つは指定した業務内容と詳細内容を一括で入力 できる。(時刻入力は①～⑦ボタンと同じ) 詳細内容は初期設定画面の詳細欄のリストに入力した 上から３行が各々のボタンに対応する。 ７）と同様に薬剤部などでの定型の業務に詳細欄のリス トの１～３行を割り当てて、例えば薬剤部での持参薬の 確認などを簡単に入力することができる。 上２つで入力される現在時刻は「現在時刻」ボタンと同様となる。 ボタン１つでこの状態となるので、開始時刻・実施薬剤師名を修正する。 ボタンの内容は初期設定画面の詳細入力１～３行で設定する。 10) 枠の内容を全て消去したい場合には、業務内容欄上段を選択した状態でキーボート の[Delete]キーを押すと対象の枠の時刻・業務内容・業務内容詳細・薬剤師名が 一括で消える。
入力ボタンを使用しない入力方法（時間帯欄と業務内容欄） ・ 時間帯欄：1～23 の整数を入力すると時刻形式に変換される。 時間帯欄自動入力チェックボックスを ON にすると、業務内容欄の入力だけで１時間ごと の時刻が自動で表示される。 自動入力で昼を１時間空ける ON：１２時～１３時を１時間空けて時刻が自動表示される。 分単位の入力をする場合はｈｈ：ｍｍの形式で入力する。 ・ 業務内容欄：上段に１～７の数字を入力すると対応した業務内容①～⑦の内容が表示さ れる。 この欄で[Delete]ボタンを押すと時間と実施薬剤師名も同時に削除される。 修正する場合は[BackSpace]ボタンで行う。 時間帯欄自動入力チェックボックスを ON にすると、この欄の入力で自動的に時間帯欄と 実施薬剤師名欄にデータが表示される。 下段には詳細をプルダウンから選択又はフリー入力することができる。 ・ 実施薬剤師名欄は後から[薬剤氏名一括]ボタンを押すことにより、業務内容上段にデー タがある場所に一括で表示させることもできる。 別の薬剤師名をプルダウンからの入力やフリー入力もできる。 ・ 確認ボタンでシートの保護をかけて入力内容が修正できないようにする。保護の解除は もう一度確認ボタンを押す。 ・ メインシートへ戻るボタンで業務内容欄・時間帯欄・実施薬剤師名欄の未入力部分のチ ェックが行われる。 チェックボックスの値による入力方法の違い １）時間自動入力ＯＮにした場合(通常はこの方法を推奨) 業務内容上段の入力だけで自動開始時刻から１時間単位の時刻が入力されていく ので業務内容の１～７の数字だけを入力していく。 ① ② ※「自動入力で昼を 1 時間あける」チェックボックスの ON での動き 時間帯上段自動入力時に、前の下段が12 時台の時は次を 1 時間後の 13 時台にする 最初の時間帯欄は省略できる 省略すると自動開始時刻が入力される 違う時間を入力することもできる。 業務内容上段に 数字を入力 業務内容に、入力した数字に 対応した内容が表示され、 時間帯と実施薬剤師名が自動 で入力される。続けて業務内容 を数字で入力していく 一番上のチェックボックスの 「自動入力で昼を１時間あける」を ＯＮにすると 12 時台時刻の続きは自動 で 1 時間あけて 13 時台が入力される。 OFF の場合は続けて入力される
業務内容上段で ⑦その他 を選択した場合 すぐ下の詳細入力欄が選択されるので詳細内容を入力する。 入力後に内容を追加・修正したい場合には、 ファンクションキーの[F2]キーで編集状 態にる。 [メインシートへ戻る]ボタン １日分の入力が終了したら、[メインシートへ戻る]ボタンを押してメインシートを表 示させる。この時に時間帯欄や実施薬剤師名のチェックが行われる。 その他画面の説明 日誌の一括印刷 1 ヶ月終了後に各病棟の年月ファイルを メインシートの[一括印刷]ボタンで印刷し 保管する。 [一括印刷]ボタンはメインシートとデータ 入力されている日付の日誌を一括で印刷 する。 PDF ファイルの出力 一括印刷と同様の PDF ファイルを出力する ことができる。 1 ヶ月終了後に各病棟の年月ファイルを メインシートの[一括 PDF]ボタンで保存する 場所を指定して PDF ファイルで保存する。 （データなし日付の印刷チェックボックスと 確認者印刷チェックボックスも有効） ※これらの処理は、「病棟薬剤業務集計」ファイルから管理者が一括して実施することもできる。 整数の入力で時刻形式に変換される 分単位の入力をする場合は「ｈｈ：ｍｍ」の形式で入力する。 時刻と業務内容入力後に[薬剤師名一括]ボタンを 押すと、実施薬剤氏名の未入力欄に病棟専任薬剤 師名が一括で自動入力される。 入力後はこのボタンでメインシートに戻り [保存して終了]ボタンで終了する 業務内容の上段に１～７を入力で対応した①～⑦の 内容が表示される。 それ以外も入力できるが時間集計の対象外になる ※原則としてフリー入力は下段で行う
「病棟薬剤業務集計」ファイル （管理者用として使用する）
1. 「起動用ファイル」から「病棟薬剤業務集計.xlsm」ファイルを開くと次の画面が表示される。 表示されているシート名（全病棟一覧～初期設定）や病棟名（サンプルでは第１病棟～第 3 病 棟）のセルを選択してから、右上のボタンを押すことで、このファイルのシートを切り替えること ができる。（ダブルクリックでも切り替えられる） また、指定年月の各病棟の年月ファイルを開いたり、病棟フォルダを開くことができる。 ※ このシートの内容を変更しないで下さい。変更してしまった場合は [表示内容リセット]ボタンを押すと初期設定直後の状態に戻ります。 ボタンの説明： この部分のセルを選択する。 各病院の病棟数によって、表示される枠数が変わる。 ダブルクリックで対象のシートが開く。 病棟年月ファイルを開く時の年月の指定 このファイルを保存してから閉じる。 このファイルを保存せずに閉じる。 指定した年月・病棟の 病棟用ファイルを開く 指定病棟の病棟フォルダを エクスプローラーで開く 指定したセルの内容により このファイルのシートを開く 指定した病棟の 病棟用元ファイルを開く 表示内容を初期設定 直後の状態に戻す。 PDF ファイル保存先の フォルダを開く Data ファイル保存先の フォルダを開く 確認者の操作
1. 日々の業務の確認
日々の業務の確認は、「起動用ファイル」から各病棟の年月ファイルを開き、各日付 シートの内容を確認し、確認者欄に確認者を選択（入力）し、[確認(ﾛｯｸ)]ボタンを押 すとシートのデータが変更不可状態になる。もう一度[確認(ﾛｯｸ)]ボタンを押すことで 確認前の状態となり、ロック解除される。 「起動用ファイル」または「病棟薬剤業務集計.xlsm」ファイルの[メイン]シートや[全病 棟一覧]シートから順次病棟用の年月ファイルを開くことができる。 [メイン]シートからの開き方： 指定年月を選び、対象の病棟名セルを選択して「病棟年月ファイルを開く」ボタンを押す [全病棟一覧]シートからの開き方： 下の図のように開きたい病棟・年月の交差する部分のセルを選択して [選択月次ファイル開く]ボタンを押すと対象となる病棟の指定年月のファイルが開く。 確認者欄を空白のまま[確認(ﾛｯｸ)]ボタンを押すと一番目の確認者名が自動入力さ れる 確認作業後はメインシートを選び上書き保存しておく。 確認（ロック）ボタンで確認状態とする もう一度クリックで元に戻る 確認後はこのボタンでメインシートに戻り [保存して終了]ボタンで終了する 図のように開きたい病棟・年月のセルを選択してから、 [選択月次ファイル開く]ボタンを押すと、 対象となる病棟の指定年月ファイルが開く 例の場合は 第 2 病棟の 2012 年７月分が開く2. 「病棟薬剤業務集計.xlsm」ファイルでの月次処理
前月分のデータ入力が終了した時点で、集計用ファイルを開き[全病棟一覧]シート で前月を選択して[選択年月一括読込]ボタンを押し前月分データを読み込む。 （実行するたびに、再読込されます。） 前月を選択したまま[データファイル一括作成]ボタンで前月分のデータファイルを作 成する。 右端の列の重複チェック欄を確認し、同一薬剤師が同時刻に複数データを入力し ていないかを確認する。 問題がなければ[PDF ファイル一括作成]ボタンでｐｄｆファイルを作成する。 できあがったｐｄｆファイルを印刷し原本として保管する。 データ読込、データファイル作成（重複データチェック） ｐｄｆファイル作成 前月のセルを選択してから、 [PDF ファイル一括作成]ボタンを押す 前 月 月 の セ ル を 選択してから、[選 択年月一括読込] ボタンを押す。 デ ー タ 読 込 完 了 後 、 [ デ ータ フ ァ イ ル 一 括 作成]ボタンを押す。3. 「病棟薬剤業務集計.xlsm」ファイルでできること
複数月にわたるデータの読み込みとデータファイルへの出力 [全病棟一覧]シートで下の図のように読み込む年月を選択して[選択年月一括読 込]ボタンを押すことで全病棟のフォルダから指定の年月ファイルを一括読込して集 計表を作成することができる。（実行するたびに、再読込されます。） [全病棟一覧]シートで下の図のように作成したい年月の行のセルを選択して [Data ファイル一括作成]ボタンを押すと、エクセルのピボットテーブルで各種集計が できる形式で「○年○月～○年○月詳細データ集計用.xlsx」のファイル名で集計用 ファイルが作成され、表示される。（年月の指定は複数年月選択可） 出力されたデータファイルで同一薬剤師の業務の重複（同一時刻に同じ薬剤師の データが複数入力されていないか）のチェックができる。 （重複がある場合には、最右列の重複チェック欄に「重複注意」が表示される。） その他の詳細データも出力されるので、入力方法を統一しておくことで①～⑦よりも 細かな集計データを取ることができる。 図のように集計したい年月の範囲を選択してから、 [選択年月一括読込]ボタンを押すと、 対象年月の各病棟フォルダにあるファイルを読み込む 図のように集計ファイルを作成したい年月のセルを 選択してから、[Data ファイル作成]ボタンを押すと、 対象となる年月の全病棟のデータを含んだファイルが 作成される。 作成されたファイルでピボットテーブルなどを使用して 目的の集計・分析を行う。 出力項目は病棟名、時間、内容、薬剤師名、日付、曜日、 詳細内容、開始時刻、終了時刻、重複チェック 日誌のｐｄｆファイルへの出力 [全病棟一覧]シートで下の図のように作成したい年月の行のセルを選択して [PDF ファイル一括作成]ボタンを押すと、PDF ファイルを保存する場所を指定する 画面が表示され、対象となる年月の全病棟の日誌 PDF ファイルが作成される。 （年月の指定は単独年月のみ指定可） ｐｄｆファイルを紙に印刷したものを原本として保管してください。 各病棟のシートでの処理 下の図のように病棟毎の指定月データの読込や、選択年月の病棟年月ファイルを 開くことができる。 指導時間進捗状況の確認 [進捗状況]シートで年月を指定して「データ更新」ボタンを押すことで当日までの実 施時間数の必要時間数に対する達成率が数値とグラフで表示される。 最上段のパーセント表示の欄は経過した稼働日数の全体稼働日数に対する割合 がグラフで表示される。 （グラフは１０％単位の切り捨てで表示されている） 図のように集計したい年月の範囲を選択してから、 [選択範囲の月次ファイルデータ読込]ボタンを押すと、 病棟シートの対象年月のファイルを読み込む 図のように開きたい年月のセルを選択してから、 [選択月次ファイル開く]ボタンを押すと、 対象となる病棟の指定年月ファイルが開く 例の場合は 2012 年７月分が開く 図のように PDF ファイルを作成したい年月のセルを 選択してから、[PDF ファイル一括作成]ボタンを押すと、 対象となる年月の全病棟の日誌 PDF ファイルが 作成される。
