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2 １ 名称 三田市議会ペーパーレス会議システム導入・運用業務 ２ 目的 電子データによる議会関連資料やその他関係資料の共有、情報の伝達・共有及びペーパーレス会 議を実現するためのツールを導入することにより、議会運営の活性化及び議会・議員活動の効率化 を図るとともに用紙類や印刷費、作業時間等に関わる経費等の削減を図る。 三田市議会ペーパーレス会議システム（以下「システム」という。）の概要は、文書を保存する クラウドサーバ及び保存した文書を、市が調達するタブレット端末で閲覧するためのソフトを一体 的に備えたものとする。 なお、タブレット端末の調達は、本業務と別に実施する。 本仕様書の要件を満たしたシステムでなければ、プロポーザルに参加することはできない。 ３ 業務の内容 本業務は、次の（１）～（３）の項目を一括して行うものとする。 （１）システムの初期設定 （２）システムの操作研修の実施 （３）システムの運用・保守 ４ 契約期間 ３ 業務内容（１）及び（２）の業務は契約締結日から平成３０年１０月３１日まで ３ 業務内容（３）の業務は契約締結日から平成３３年９月３０日まで ※４３業務内容（３）の業務は通信費用として、地方自治法（昭和２２年法律第６７号）第２３ ４条の３の規定に基づく長期継続契約である。 ５ 運用時間 ２４時間３６５日利用が可能であること。（システムメンテナンス等で止むを得ずシステムを一 時停止する場合を除く。） ６ 限度額 本業務の限度額（消費税及び地方消費税含む。）は次のとおりとする。 ３，１７６千円 （内訳） ３ 業務内容（１）及び（２）（設定等初期費用のみ） ２６０千円 ３ 業務内容（３） ２，９１６千円（８１千円／月×３６ヶ月） 平成３０年度４８６千円（平成３０年１０月１日～平成３１年３月３１日） ７ 費用の算出 （１）初期費用 ① クラウド型サーバ設定費用
3 ② ビューアソフト導入費用 ③ システム操作研修費用 （２）システム運用・保守等利用料 ① 運用に要する費用（月額及び３年間の費用総額を算出すること。） ② 運用支援に要する費用 ８ システムの機能要件 （１）システムの内容 ① 提案するシステムは、データセンターが日本国内のクラウド型サービスであること。 ② PDFファイルを登録できること。 ③ タブレット端末によって、携帯電話回線及びＷｉ－Ｆｉ環境を通じ、いつでもシステム上 に登録した議会関連資料、その他の資料を参照することができるシステムであること。また、 電子データのシステムへのアップロードは、Ｗｉｎｄｏｗｓ搭載パソコンから操作可能であ ること。また、資料の差し替えや削除も随時可能であること。 ④ クライアント端末は本市が用意するタブレット端末等とし、これらの端末に登録するビュ ーアソフトは、Ｗｉｎｄｏｗｓ、Ａｎｄｒｏｉｄ及びｉＯＳの各ＯＳに対応していること。 ⑤ 管理者が利用者ごとに操作・閲覧権限を設定できること。また、利用者の操作・閲覧可能 な範囲を限定できること。 ⑥ クライアントユーザーとして３０人が登録でき、そのすべてが同時にクラウドサーバに接 続して登録文書を閲覧し、会議が行えること。 ⑦ 閲覧は操作しやすく、誰でも利用できるものであること。 ⑧ システムに必要な機能は、別紙１「三田市議会ペーパーレス会議システム導入・運用業務 要件定義一覧表」のとおりとし、その要件を満たすことができるかどうかについて、「三田 市議会ペーパーレス会議システム導入・運用業務要件定義確認結果表」に明記すること。な お、全ての項目を評価の対象とする。 （２）システムの要求仕様 以下の仕様を満たすこと。 ① 本業務とは別に、本市が用意するタブレット端末２５台（Ａｐｐｌｅ社製ｉＰａｄＰｒｏ １２．９インチ）のクライアントライセンス費用を含むこと。また、最大２５台が同時にサ ーバにアクセスし、支障なく会議を行えるシステムであること。 ② クラウド型サーバの保存できるデータ容量は少なくとも１０ＧＢを確保すること。また、 保存データ容量追加を行う場合、ＧＢ単位で対応可能か「特定テーマに対する技術提案（様 式10号）」に記載すること。その際、別途費用が発生する場合は併せて記載すること。 ③ システムのバージョンアップがあった場合、速やかに最新版を提供すること。なお、バー ジョンアップ費用は原則無料とすること。その際、別途費用が発生する場合、三田市議会ペ ーパーレス会議システム導入・運用業務公募型プロポーザル実施要領に定める「技術提案書」 に記載すること。
4 （３）システムの動作環境 以下の仕様を満たすこと。 ① システムの運用に支障のない十分なスペックのサーバ機で構成すること。 ② システムの運用に際して、アクセス性能は良好な反応速度を維持すること。 ③ サーバがダウンした場合、直ちに復旧できる対策がとられていること。 ④ 災害時のデータ喪失を防ぐためのデータバックアップ体制がとられていること。 （４）クラウドシステムデータセンター要求仕様 以下の仕様を満たすこと。 ① データセンターは日本国内にあり、２４時間３６５日システムの運用、利用ができること。 ② 建築基準法（昭和２５年法律第２０１号）の規定する耐震構造建築物とし、同法に規定す る耐火性能を有し、防火対策及び浸水被害等を防止する措置がとられていること。 ③ 建物の出入り口に防犯対策がとられていること。 ④ データセンターには、事前に登録された者のみが入館できるよう、十分なセキュリティ対 策がとられていること。 ⑤ サーバ室の入退室管理はシステムにより集中管理し、利用情報を記録すること。 ⑥ 無停電電源装置や発電装置等により、停電時に継続して運用できるよう対策が講じられて いること。 ⑦ ＩＳＭＳ適合評価制度における認定を取得していること。また、技術提案書提出時に取得 内容がわかる資料を添付すること。 ⑧ 複数の監視カメラを設置し、常時監視していること。 ９ 保守要求仕様 本仕様書にて構築を行う環境の維持及び運用支援を以下のとおり実施すること。 （１）システムのバージョンアップ及び瑕疵があった場合、速やかに対応を行うこと。 （２）２４時間毎のデータバックアップ及び緊急時にはデータ復元できること。 （３）システムメンテナンス等で止むを得ずシステムを一時停止する場合、あらかじめ本市に連絡 の上、承認を得ること。 （４）ウイルス対策ソフトによる対応を行い、ウイルス定義ファイルの公表から２４時間以内に更 新すること。 10 操作研修 システム導入時、システム利用者及び管理者を対象とした操作研修を次のとおり実施すること。 なお、操作研修後の問い合わせにも、適宜対応すること。 導入時の操作研修は、以下のとおり実施すること。 ① 研修は、１回につき１時間程度とし、下記（１）（２）をそれぞれ実施する。 ② 研修は、下記（１）（２）のそれぞれに開催し回数等は本市の指示に従うこと。 ③ １日のうち、午前・午後でそれぞれ実施することも可能とする。 （１）管理者研修
5 対象者 約７名（議会事務局職員） ①研修内容 「議会ペーパーレス会議システム導入・運用要件定義一覧表」に記載する項目のうち管理 者権限で実施する作業の操作方法 （２）利用者研修 対象者 約２９名（議員及び議会事務局職員） ①研修内容 「議会ペーパーレス会議システム導入・運用要件定義一覧表」に記載する項目のうち利用者 権限で実施する作業の操作方法 11 セキュリティ （１）ＩＤ毎にパスワード等によるアクセス制限及び利用者権限の制御がなされていること。 （２）通信内容は、ＳＳＬまたはＶＰＮ等により暗号化されていること。 （３）サーバへの不正アクセスや情報漏えい、ウイルス感染などに対するセキュリティ対策がなさ れていること。 12 システムの操作説明書の作成 以下の操作説明書を作成すること。 （１）利用者操作説明書 利用者操作説明書に基づいた操作を行えば、支障なく簡単にシステムを利用できること。 （２）管理者操作説明書 システムの管理に必要な作業手順その他必要な事項を記載すること。 13 導入実績 市町村議会及び国その他地方公共団体への文書共有システム（名称は問わない）の導入実績（契 約締結したものを含む）について、団体名・導入年月日を「提案する会議システムの導入実績」（様 式３）に記載すること。 14 その他 （１）本業務の履行にあたっては、次の関係法令を遵守すること。 ①三田市個人情報保護条例 ②三田市情報セキュリティポリシー ③その他関係法令、条例規則及び規定等 （２）本業務において不明な点は、本仕様書に定めのない事項及び疑義が生じた場合、本市と協議 の上決定することとする。
（３）システムに関する合意事項を明確にするため、契約時にＳＬＡ（Service Level Agreement） の合意書を作成すること。
