小樽商科 大学百 年史編纂 室 の活動 お よび その課題

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小樽商科 大学百 年史編纂 室 の活動 お よび その課題

一 小 規 模 組 織 ア ー カ イ ブ ズ の一 例 一

平 井 孝 典

は じめ に

本 稿 で は,最 初 に小 樽 商 科 大 学 百 年 史 編 纂 室 に つ い て簡 単 に紹 介 し,次 に 本 学 の文 書 管 理 の 現 状 に つ い て 実 施 した 調 査 の結 果 を整 理 して お き た い 。 文 書 管 理 の 現 状 の調 査 は,情 報 公 開 と も関連 させ て議 論 を進 め て い るが,情 報 公 開 と編 纂 作 業 は,多 少 次 元 の 異 な る 問題 か も しれ な い。 とい う の も,文 書 の ラ イ フ サ イ ク ル論1に あ て は め る と,情 報 公 開 に関 連 す る文 書 管 理 は現 用 お よび半 現用文書 を対象 とし,編 纂作業 は主 に半現 用 お よび非現用文書 を対 象 とす るか ら で あ る。 しか し言 う ま で もな く,非 現 用 文 書 の 中 か ら歴 史 資 料 等 を評 価 選 別 し移 管 す る に は現 用 文 書 や 半 現 用 文 書 の管 理 が 前 提 で あ る2。こ の よ うな 観 点 か ら本 学 ア ー カ イ ブ ズ の 中 で 文 書 管 理 の現 状 と文 書 管 理 にお け る編 纂 室 の 役 割 に つ い て考 えた い。な お,小 樽 商 科 大 学 も2004年4月 に国 立

1本 学 で も,こ の4月 か ら物 品 請 求 な どの パ ー パ ー レ ス化 が 一 段 と進 ん だ が(教 員 な ど各 担 当 者 に よ る 直 接 入 力),電 子 情 報 の 時 代 で は従 来 の ラ イ フサ イ ク ル 論 と は 異 な る考 え方therecordscontinuumapproachが 必 要 で あ る とオ ー ス トラ リ ア の 研 究 者 た ち は主 張 。SueMcKemmish,"PlacingRecordsContinuumThe‑

oryandPractice"ArchivalScience12001pp.333‑359.̀archivesfromrecords'

とい う 伝 統 的 な 考 え 方 で は な く,両 者 を分 け ず に①protorecord‑as‑trace,② record‑as‑evidence,③record‑as‑collectivememory,の3つ の 次 元 か ら記 録 保 存 を再 構 成 し よ う とす る も の で あ る。個 々 の 資 料 は非 現 用 文 書 と し て 別 置 され る

こ と な く,将 来 に わ た っ て 利 用 さ れ,新 た な 情 報 が 付 加 さ れ る こ と も あ る。

2「 文 書 管 理 は情 報 公 開 制 度 の い わ ば 『弱 点 』 で あ る が,同 時 に,適 切 な 文 書 管 理 の も とで 情 報 公 開 が よ り よ く機 能 す る 」(野 村 武 司 「情 報 公 開 法 制 と『文 書 管 理 』」

『都 市 問 題 研 究 』53(4)2001年) 。 廃 棄 さ れ る行 政 文 書(法 人 文 書)か ら歴 史 資 料 を 選 別 し移 管 す る場 合 に も適 切 な 文 書 管 理 が 必 要 で あ る。

大 学 法 人 化 され た が,こ の論 文 の 原 稿 は も と も と2003年11月 に 作 成 さ れ た も の3で,調 査 は そ の 時 点 の 制 度 や 規 程 に基 づ い て 行 わ れ て い る。従 っ て,学 内 の制 度 や 規 程 は 当 時 の もの を用 い る が,本 稿 で 取 り上 げ る文 書 管 理 等 に 関 わ る部 分 の 基 本 的 な考 え方 に つ い て は,後 述 す る よ う に,現 在 の もの と大 き な 違 い は な い と思 わ れ る4。

1.小 樽 商科 大 学 百 年 史 編 纂 室

2004年4月1日 現 在,小 樽 商 科 大 学 の教 員 数 は130名,職 員 数 は71名,学 生 数 は昼 間2,136名,夜 間429名,大 学 院92名 で あ る。沿 革 を示 す と,第 五 番 目 の官 立 高 等 商 業 学 校 と して 小 樽 高 等 商 業 学 校 が1910年 に設 立 され,1944 年 に は小 樽 経 済 専 門学 校 と

改称,1949年 に小 樽 商 科 大 学 とな っ た 。 現 在,商 学 部 だ け の単 科 大 学 で大 学 院 修 士 課 程 ま で 設 置 さ れ て い る。2004年4月 に は,大 学 院 ア ン トレプ レ ナ ー シ ッ プ 専 攻(MBA)も 設 置 さ れ た 。 学 部 生 は経 済 学 科,商

学 科,企 業 法 学 科,社 会 情 白黒(37×52cm)

32003年 度 の 国 文 学 研 究 資 料 館 史 料 館 ア ー カ イ ブ ズ カ レ ッ ジ(史 料 管 理 学 研 修 会) 長 期 コ ー ス修 了 論 文 と して 作 成(非 公 開)。 執 筆 に あ た っ て は 同 館 の 加 藤 聖 文 先 生,本 学 の 荻 野 富 士 夫 先 生 を は じ め 多 数 の先 生 に 大 変 お 世 話 に な り ま した 。ま た, 本 学 の秋 山 義 昭 学 長,岡 崎 文 憲 事 務 局 長,石 黒 匡 人 先 生(行 政 法),河 村 真 治 さ ん(学 務 課),中 村 義 伸 さ ん(総 務 課)ら 多 くの 方 の ご意 見,ご 協 力 を 賜 り ま し た 。 全 員 の お 名 前 を 記 す こ とが で き ま せ ん が,厚 くお 礼 を 申 し上 げ ま す 。 4国 立 大 学 法 人 法 施 行 に あ わ せ て 本 学 の 規 程 も2004年4月1日 に 用 語 な ど を中 心

に 改 正 。http://www.otaru‑uc.ac.jpを 参 照 。

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こ と も で き る。

百 年 史 編 纂 室 は,小 樽 商 科 大 学 創 立100年 に向 け て,当 面 は資 料 の 収 集 と 整 理 に取 り組 む こ とに な るが,そ の 前 史 に は,高 商 史研 究 会 の 活 動 と2001年

の小 樽 高 商 小 樽 商 大90周 年 展 お よ び2002年 の 小 樽 商 科 大 学 史 料 展 示 室 の設 置 が あ る。 高 商 史 研 究 会 は,倉 田稔(一 般 教 育 ・教 授,社 会 思 想 史/経 済 思 想 史),今 西 一(経 済 学 科 ・教 授,日 本 経 済 史),荻 野 富 士 夫(一 般 教 育 ・教 授,日 本 近 現 代 史)が 参 加 者 で あ る。 そ の成 果 は人 物 に焦 点 を あ て た 『小 樽 高 商 の 人 々 』 とい う本 に ま と め られ,2002年3月 に北 海 道 大 学 図書 刊 行 会 の 協 力 に よ り出版 され た5。研 究 会 の 成 果 を踏 ま え,荻 野 の計 画 立 案 で筆 者 も参 加 して 開 催 さ れ た の が90周 年 展 で あ る6。 市 立 小 樽 文 学 館 を会 場 と し 同 館 の 協 力 で2001年10月12日 か ら11月25日 の 間 に 催 さ れ7,2,000人 余 りの 入 場 者 が あ っ た。 展 示 物 は創

立 期 か ら現 在 まで の,行 政 文 書 や 学 生 新 聞 の 現 物 の一 部 お よび そ の コ ピー,学 徒 出 陣 関係 の 日章 旗 な どの現 物,3代 目校 長 苫 米 地 英 俊 の 大 礼 服 と彼 が 捕 獲 し た熊 の 毛 皮8な ど 多 岐 に わ た

る。 展 示 会 の終 了 後,3カ

カ ラ ー(21×30cm)

5学 内 配 布 版(3 ,200部 。 な お 書 店 販 売 分 は初 版800部,2刷500部 。)に は 出 版 元 を 「小 樽 商 科 大 学 」 と印 刷 。

6「 小 樽 商 科 大 学 創 立90周 年 募 金 」寄 附151 ,020,391円 の 一 部 も使 わ れ た 。 こ れ と は 別 の 予 算 を合 わ せ 計1,354,506円 が 展 示 に 要 した 主 な 経 費 で あ る(巻 末 資 料

1)。 募 金 事 業 の 内 訳 は,『 緑 丘 』(社 団 法 人 緑 丘 会)94号2003年 参 照 。 7記 念 講 演 は11月3日 に 倉 田 稔 「小 樽 高 商 創 立 と多 喜 二 ・整 」/11月10に 荻 野 富

士 夫 「小 樽 高 商 の 学 生 た ち」(い ず れ も同 館 研 修 室)。 ミニ コ ン サ ー トは11月23 日 に小 樽 商 大 グ リー ク ラ ブ 「伊 藤 整 『雪 明 りの 路 』 よ り」(特 別 展 会 場)。

8大 礼 服 と毛 皮 は 市 立 小 樽 博 物 館 ・所 蔵。 苫 米 地 が 小 樽 を 離 れ た と き に 寄 贈 。 小 樽

月 程 を要 し て作 成 した 約500点 の パ ネ ル や荻 野 の整 理 した 史 料 の 行 く末 を考 え て い た 時 に,8月15日 の戦 没 者 慰 霊 の 日 まで に そ の パ ネ ル や 史 料 を用 い て 史 料 展 示 室 を学 内 に設 置 す る こ とに な っ た 。 そ の 日 に は毎 年 多 数 の 卒 業 生 が 来 校 す る。 この2002年 度 か ら編 纂 室 も本 格 的 に動 き始 め て い た9が,と りあ えず 史 料 展 示 室 設 置 に全 力 を尽 くす こ と に な っ た。90周 年 展 と同 様,学 内 か らの 特 に学 生 や 職 員 の 協 力 も得 て,三 分 の一 ほ どの史 料 を展 示 した10。最 近 の 編 纂 室 は そ の 活 動 領 域 を若 干 広 げて,図 書 館 に未 整 理 の ま ま残 され て い た 旧 植 民 地 関係 資料 の整 理 を行 い,『小樽 商 科 大 学 旧植 民 地 関係 図 書 資料 目録

(仮)』 を2004年9月 に 公 刊 し た 。

百 年 史 編 纂 は,作 業 を進 め る 中 で,史 料 の 公 開 ・非 公 開 に 関連 し て文 書 の 移 管 や 管 理 の 方 法 に つ い て考 え る必 要 が 発 生 す る。 さ らに将 来 の 史 料 編 纂 を 念 頭 に置 け ば,今 後 の 学 内 に お け る文 書 管 理 に つ い て も検 討 を要 す る。 加 え て,情 報 公 開 法,個 人 情 報 保 護 法 な どア ー カ イ ブ ズ お よ び そ の 関連 の法 制 が 整 え られ つ つ あ る 中 で,大 学 も それ に対 応 す る こ とが 求 め られ て い る11。

商 科 大 学 の ア ー カ イ ブ ズ 史 料 は 大 学 の 他 に,こ の博 物 館 と市 立 小 樽 文 学 館 に も あ る 。

92002年 度 の 全 予 算 は140万 円(内60万 円 は(財)小 樽 商 科 大 学 後 援 会)。 人 件 費 は90万 円 で あ る 。 当 面 は 同 様 の 予 定 。

10史 料 展 示 室 の 設 置 に は 約400万 円 を要 して い る(資 料1) 。

11ア ー カ イ ブ ズ 法 制 に つ い て は,例 え ば,安 藤 正 人 「司 法 資 料 の 保 存 と ア ー カ イ ブ ズ,ア ー キ ビ ス ト」『自由 と正 義 』54(7)2003年7月 。安 藤 は,ア ー カ イ ブ ズ とア ー キ ビス トは 「記 録 の 証 拠 性 を保 障 し,組 織 体 の ア カ ウ ン タ ビ リテ ィー を 実 現 させ る こ とを 通 じ て民 主 主 義 の 確 立 と世 界 平 和 の 前 進 に 貢 献 す る 」と して い る。 こ こ で い う 「記 録 の 証 拠 性 」は 幅 広 い 概 念 を 含 む と考 え られ る が,例 え ば民 事 訴 訟 法 で は,「 文 書 提 出 義 務 」(1996年6月26日 お よ び2003年7月16日 の 改 正 等 で 範 囲 を 拡 大)と の 関 連 で 論 じ られ る(戸 塚 貴 晴 「民 事 訴 訟 法 上 の 文 書 提 出 義 務 に つ い て 」 『金 融 研 究 』18巻 第1号1999年3月)。 組 織 とア カ ウ ン タ ビ リテ ィ ー に つ い て は,ス ペ ー ス シ ャ トル の事 故 に お け るNASAの 失 敗 に つ い て 述 べ たBar‑

baraS.RomzekandMelvinJ.Dubnick,"AccountabilityinthePublicSector:

LessonsfromtheChallengerTragedy"PzablicAdministrationReview47

May/June1987pp.227‑238の 整 理 が 興 味 深 い 。 こ の論 文 で は,ア カ ウ ン タ ビ リ テ ィー を,① 内部 の命 令,意 思 形 成 に よ る タ イ プ(Bureaucratic),② 第 三 者 を 法 的 に巻 き込 む タ イ プ(Lega1),③ 内 部 の 特 に そ の 課 題 に 精 通 し て い る 職 員 が 対 処 す る タ イ プ(Professional),④ 民 主 主 義 の 制 度 に即 し て 主 に 外 部 か ら解 決 を は

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学 内 の ア ー カ イ ブ ズ 調 査 を2003年10月 と11月 に行 っ た 。当初,大 学 文 書 館 構 想 の 有 無 や 文 書 管 理 へ の取 組 み な どア ー カ イ ブ ズ 関係 全 般 に つ い て 全 学 的 に 調 査 を し よ う と考 えて い た。しか し,30歳 代 と50歳 代 の 職 員2人 に行 っ た 予 備 調 査 で 学 内 に お い て 本 格 的 な 議 論 は これ まで な され て こな か った こ と が判 明 し た。 小 樽商 科 大 学 の ア ー カ イ ブ ズ あ る い は そ の 文 書 管 理 は大 学 と し て時間 をか けて議論 すべ き事柄 であ る。百年 史編纂室 は学内 に余分 な仕事 を 増 や そ う と して い る な ど とい っ た誤 解 を招 くの は避 け た い とい うの が 編 纂 室 内 の 一 致 した意 見 で あ っ た 。 そ こで 今 回 は,学 長,事 務 局 長,そ して 文 書 管 理 者 の う ち各 課 の 課 長 に 調 査 対 象 者 を限 定 して 行 う こ と に した 。 調 査 項 目 は 基 本 的 に は 「行 政 機 関 の保 有 す る情 報 の 公 開 に 関 す る法 律 」の 第37条 を具 体 化 す る もの と して2001年 に制 定 され た 「小 樽 商 科 大 学 行 政 文 書 管 理 規 程 」に 沿 っ て 設 定 した 。 そ の ほ か の文 書 管 理 者 で あ る教 員 に は学 内 で任 意 に意 見 を 聞 い た 。 調 査 方 法 と して は,共 同 で 調 査 を行 う荻 野 が あ らか じめ調 査 項 目の 書 かれた用紙 を調査対 象者 あるい は関係職員 に渡 して調査 の趣 旨を説明 し,

か る,あ る い は圧 力 を か け る タ イ プ(Politica1)に 分 類 して 説 明 。 各 組 織 は複 合 的 に複 数 の タ イ プ を持 つ 。NASAの 場 合,宇 宙 開 発 が 国 家 の プ ラ イ オ リテ ィ ー で あ っ た60年 代 は③ の タ イ プ の傾 向 が 強 く,予 算 をた くさ ん 使 い つ つ も成 功 を収 め た が,連 邦 政 府 の 財 政 悪 化 等 に と も な っ て① あ る い は④ の タ イ プ の 傾 向 が 強 ま り,86年 の 事 故 発 生 の 遠 因 に な っ た 。技 術 的 な 問 題 が 内 部 で 明 確 に 指 摘 さ れ て い た に もか か わ らず,ト ッ プ が 取 り上 げ る よ う な 状 況 で は な か っ た 。各 組 織 は,理 念 的 に は,① 組 織 の 業 務 に 関 わ る レベ ル(technicallevelaccountability),② 経 営 の 方 針 や あ り方 に 関 わ る レ ベ ル(managementlevelaccountability),③ 組 織 の 実 際 の 運 営 に 関 わ る レ ベ ル(institutionalaccountability),こ れ らす べ て の レベ ル の ア カ ウ ン タ ビ リテ ィ ー をバ ラ ン ス よ く鼎 立 す べ きだ とす る。ア カ ウ ン タ ビ リテ ィー を 適 正 化 す る た め の 文 書 管 理 の 問 題 に つ い て は,記 録 保 存 論 と説 明 責 任 論 を リ ン ク させ て 論 じ たAlbertMeijer,"AnticipatingAccountability

Process"・4rchivesandManuscriptsVol.28.Nr.1May2000pp.52‑63を 参 照 。 こ こで は,期 待 さ れ る ア カ ウ ン タ ビ リテ ィ ー の 実 現 を 見 据 え つ つ,さ ま ざ まな 文 書 管 理 の 方 法 を考 え て い く こ と の重 要 性 を論 じ て い る。ア カ ウ ン タ ビ リテ ィー の た め の 文 書 管 理 で は な い こ とは わ ざ わ ざ 断 っ て い る 。

1週 間 程 度 あ と に20分 か ら1時 間 ほ ど時 間 を費 や し て そ れ ぞ れ の 意 見 を2 人 で 聞 い た 。 調 査 目 的 と し て は,情 報 公 開 や 今 後 の編 纂 作 業 な どの た め の合 理 的 な資 料(史 料)の 収 集 が で き る体 制 構 築 の た め の 調 査 と した 。 また,調 査 結 果 に つ い て は編 纂 室 の業 務 や ア ー キ ビス トお よ び 歴 史 学 者 等 を対 象 と し

た 学術 的 な活 動 に の み使 用 す る と した 。調 査 は学 内 者 に よ る もの で あ るか ら, 用 語 は必 ず し も厳 密 に使 用 さ れ て い な い。 例 え ぼ,「 永 年 保 存 」は単 に長 期 保 存 をわ か りや す く表 現 した 場 合 も あ る12。そ れ か ら調 査 対 象 者 に同 じ課 の職 員 が加 わ っ て い る場 合 も あ るが,誰 の 意 見 か 特 に そ の こ とは示 して い な い。

調 査 の 順 に つ い て は,総 論 的 な事 項 を最 初 に確 認 した い と考 え,学 長,事 務 局 長 に対 して優 先 的 に 実 施 し た こ と以 外,と くに理 由 はな い。 大 学 の規 程 に つ い て 簡 単 な 解 説 を加 えた 後,順 番 に調 査 結 果 を整 理 して お きた い 。 な お, この2004年4月 の 制 度 ・機 構i改革 で,理 事(理 事 の うち2人 は副 学 長),監 事 の ポ ス トが新 設 さ れ,ま た 各 課 は総 務 課,企 画 評 価 室,財 務 課,施 設 課, 学 務 課,国 際 企 画 課,就 職 課,入 試 課 に再 編 され て い る。 図 書 館 につ い て は 機 構 上 の変 更 は な い 。

(1)「 小 樽 商 科 大 学 行 政 文 書 管 理 規 程 」13

「行 政 機 関 の保 有 す る情 報 の 公 開 に関 す る法 律 」(平成11年5月14日 法律 第 42号)は 行 政 文 書 の 開 示 請 求 を誰 に で も利 害 に 関 係 な く認 め(第3条,「 独 立 行 政 法 人 等 の保 有 す る情 報 の 公 開 に 関 す る法 律 」(「独 情 」)第3条),そ の前 提 とな る文 書 管 理 に は じ め て法 的 な 根 拠 を与 えた14(37条,独 情23条)。 す な わ ち,編 纂 室 と し て注 目す べ き点 は,第 一 に各 行 政 機 関 に過 去 の事 柄 も含 め て

12保 存 期 間 に は,永 年,30年,10年,5年,1年,1年 未 満 が あ る 。 13旧 規 程 に つ い て はhttp://web .archive.org/web/*/http://www.otaru・uc.ac.jp/

を参 照 。 こ の ホ ー ム ペ ー ジ の 情 報 を 含 め,本 学 の 松 家 仁 先 生(近 現 代 東 欧 経 済 史) に も ご教 示 い た だ き ま し た 。 あ りが と う ご ざ い ま し た 。

14右 崎 正 博 「情 報 公 開 法 の 評 価 と課 題 」 『法 学 セ ミナ ー 』538号1999年10月 を参 照 。 な お 「行 政 機 関 の 保 有 す る情 報 の公 開 に 関 す る 法 律 施 行 令 」 の 第16条 に は 行 政 文 書 の 作 成 や 分 類 等 の 定 め が あ る。

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うな 文 書 が 作 成 さ れ て きた か 分 か りや す く知 らせ る こ と も必 要 とな る。 第 二 に,電 磁 記 録 も含 め,組 織 に お け る文 書 等 の管 理 や 保 存 の 責 任 が 省 令 で は な く法 律 で 明 確 に さ れ た こ とで あ る。 現 用 文 書 の 管 理 保 存 が 適 切 に行 わ れ,そ の上 で 廃 棄 処 分 の 前 に移 管 のた め の評 価 選 別 が な さ れ れ ば,実 際 は と もか く 理 論 上 は,編 纂 作 業 の対 象 の一 群 とな る文 書 史 料 の発 掘 が 偶 然 に左 右 され る とい う こ とに は な らな い はず で あ る。な お,こ の 法 律 の運 用 の され 方 を見 る に は,「 行 政 文 書 の管 理 方 策 に 関 す る ガ イ ドラ イ ン」15,「文 部 科 学 省 に お け る 開 示 決 定 に係 る審 査 基 準 」 そ し て 「小 樽 商 科 大 学 行 政 文 書 管 理 規 程 」 等 あ る い は また情 報 公 開 審 査 会 の 答 申結 果 の 積 み重 ね な ど に つ い て も整 理 す る必 要 が あ る 。しか し,こ こで は紙 数 の 関 係 か ら小 樽 商 科 大 学 の 規 程 に の み言 及 す る。

小 樽 商 科 大 学 で は,情 報 公 開 に つ い て は 「小 樽 商 科 大 学 にお け る行 政 文 書 の公 開 及 び入 試 情 報 等 の 本 人 開 示 に 関 す る規 程 」(「情 報 公 開規 程 」)および 「小 樽 商 科 大 学 情 報 公 開 取 扱 要 項 」 を,文 書 管 理 に つ い て は 「小 樽 商 科 大 学 行 政 文 書 管 理 規 程 」(「行 政 文 書 管 理 規 程 」)を2001年4月1日 に定 め た 。 情 報 公 開 の手 続 き も文 書 管 理 の 方 法 も情 報 公 開 法 の考 え方 を踏 ま えて 具 体 化 した も の で あ る16。例 え ぼ,「 情 報 公 開 規 程 」 第6条 で 総 務 課 に 「情 報 開 示 室 」 を お く こ と を定 め,「 情 報 公 開 取 扱 要 項 」第3条 で 「小 樽 商 科 大 学 情 報 開 示 室 」 の

15こ の ガ イ ドラ イ ン(平 成12年2月25日 各 省 庁 事 務 連 絡 会 議 申 合 せ)に よれ ば, 施 行 令 第16条 第1項 第8号 の 解 釈 と し て 「国 立 公 文 書 館 等 へ の 移 管 の 措 置 に つ い て は,別 途,歴 史 的 資 料 等 と して 保 存 す べ き価 値 を有 す る 行 政 文 書 の 散 逸 等 を 防 ぐ観 点 か ら,内 閣 総 理 大 臣(国 立 公 文 書 館)と 各 行 政 機 関 の 間 で 協 議 の 上 基 準 を 定 め る 」。ま た 第9号 の 解 釈 と し て 保 存 期 間 満 了 前 の 廃 棄 は,「当 初 の 保 存 期 間 を 変 更 し て ま で 廃 棄 す べ き 理 由 の あ る場 合 で あ り,例 え ば,個 人 の プ ラ イ バ シ ー に 関 す る情 報 等 本 来 行 政 機 関 が 所 掌 事 務 の 遂 行 に 必 要 な 限 度 で 保 有 す べ き もの に つ い て,そ の 保 有 目 的 が 当 初 の 想 定 よ り早 期 に達 成 さ れ 又 は 消 滅 した よ う な 場 合 な ど,極 め て 限 定 さ れ た も の で あ り,厳 格 に運 用 され る必 要 が あ る 。」(http://

www.jaist.ac.jp/〜kouhou/Genera1̲info/koukai/guideline)

162001年6月9日 付 で 文 部 省 大 臣 官 房 総 務 課 行 政 事 務 管 理 室 か ら各 国 立 機 関 に 送 付 さ れ た 「国 立 学 校 等 に 共 通 す る 文 書 の 保 存 期 間 」 と 「文 書 の 保 存 期 間 に 関 す る 人 事 院 規 則 案 」 が 基 本 的 な 考 え 方 を 示 し て い る。

具体 的 な運 用 方 法 が 定 め られ て い る。 こ こで い う 「情 報 開 示 室 」 は事 務 棟 に 設 置 され て い る。 また,「 規 程 」の 第7条 で は 「情 報 開 示 検 討 委 員 会 」委 員 に つ い て の定 めが あ り,「 要 項 」第4条 に は開 示 請 求 に対 し て 「必 要 に応 じ て小 樽 商 科 大 学 情 報 開示 検 討 委 員 会 に 意 見 を求 め る」こ とな どが 定 め られ て い る。

「行 政 文 書 管 理 規 程 」 は,「 小 樽 商 科 大 学 文 書 処 理 規 程 」(昭 和55年4月1 日制 定,以 後 た び た び 改 定)の 第38条 を具 体 化 す る も ので もあ る。 この 「文 書 処 理 規 程 」 は 「文 書 の 適 正,敏 速,円 滑 な 処 理 を 図 るた め必 要 な 事 項 を定 め,も っ て事 務 能 率 の 向 上 に資 す る こ とを 目 的 」(1条)に 制 定 さ れ た もの で, 同規 程 の第38条 で は 「文 書 の保 存 及 び 廃 棄 にっ い て は,小 樽 商 科 大 学 文 書 管 理 規 程 に定 め る」 とな って い る 。 こ こで い う 「小 樽 商 科 大 学 文 書 管 理 規 程 」 と は同 名 の規 程 が な い こ とか ら,「 小 樽 商 科 大 学 行 政 文 書 管 理 規 程 」の こ と を さす と考 え られ る。 た だ し規 程 の 中 に あ る 「学 長 が定 め る」 とい った 文 言 を 受 けて の細 則 の制 定 や 検 討 は行 わ れ て は い な い。 実 質 的 な文 書 管 理 に つ い て は 規 程 以 外 の 部 分 に対 し て各 課 に文 書 の管 理 簿 が あ る程 度 で,慣 習 的 に な さ れ て い る の が 実 情 で あ る。 従 っ て,廃 棄 の 方 法 は各 課 で 異 な り,ま た 「移 管 」 に つ い て は具 体 的 な こ とは何 も決 め られ て い な い。 前 任 校 に は各 課 で の規 程 や細 則 の よ う な もの が 存 在 した とい う意 見 も聞 い て お り,小 樽 商 科 大 学 の状 況 が 特 別 で あ る の か ど うか 他 の 国 立 大 学 と比 較 す る必 要 が あ る。 管 理 簿 は文 書 な どの保 存 年 限 や 廃 棄 が 行 わ れ た か ど うか を示 す もの で あ るが,毎 年,各 課 で 見 直 しや 追 加 な どが 行 わ れ て い る。 各 課 で そ れ ぞ れ の管 理 簿 を もち,ま た 総 務 課 が 各 課 の管 理 簿 の写 し を含 む大 学 全 体 の管 理 簿 を把 握 して い る。「小 樽 商 科 大 学 行 政 文 書 管 理 規 程 」 に は小 樽 商 科 大 学 特 有 の 規 程 はな い と思 わ れ るが,学 長 の 文 書 管 理 の責 任 を定 め,各 課 の 課 長 や 全 教 員 が 文 書 管 理 者 と し て 適 正 な文 書 管 理 に あた る こ と を確 認 して い る。ま た,第8条 第2項 で は 「本 学 に とっ て 歴 史 的,学 術 的 に貴 重 な文 書 の 取 扱 い に つ い て は,学 長 が 別 に定 め る」 とな っ て い る17。

17「 小 樽=商科 大 学 法 人 文 書 管 理 規 程 」(平 成16年4月1日 施 行)第8条 第1項 で は,

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(2)調 査 項 目お よび 調 査 結 果(巻 末 の 資 料2,資 料3を 参 照)

調 査 項 目 は,学 長 ・事 務 局 長 に対 す る もの と各 課 長 に依 頼 す る もの と2種 類 あ る。 明 確 に分 け て は い な いが,全 体 ・統 括 的 な 性 格 の もの と実 務 レベ ル

の もの とい う区 分 けで あ る。

〈学 長 ・事務 局 長 へ の 質 問〉

① 法 律 の規 程 として,あ るい は文 科 省 の 政策 として で は な く,「小 樽 商 科 大 学 として 」 の 情 報公 開や 過 去 の資 料 ・史料 の公 開 全般 につ い て ご意 見 が あ れ ばお 聞 かせ くだ さ

い。 そ の前 提 とな り ます文 書 管理 にっ い て具 体 的 な規 程 や マ ニ ュ アル な どが作 成 さ

「施 行 令 第16条 第1項 第8号 の 規 定 に よ り公 文 書 館 等 の 機 関(以 下 「公 文 書 館 等 」 とい う。)へ 移 管 す る もの を 除 き,」 の 部 分 が 削 除 さ れ,ま た 第6項(「 第1項 に 規 定 す る公 文 書 館 へ の 移 管 に 関 す る手 続 等 に つ い て は,学 長 が 別 に定 め る。」)も 全 面 的 に 削 除 さ れ て い る 。 た だ し改 正 前 も改 正 後 も,第8条 第2項 で 「歴 史 的, 学 術 的 に貴 重 な 文 書 の 取 扱 い に つ い て は,学 長 が 別 に定 め る」 と規 定 。 18「 国 立 大 学 法 人 法 等 の 施 行 に伴 う関 係 法 律 の 整 備 等 に関 す る 法 律 」(平 成15年7

月16日 法 律 第117号)第45条 。 な お 「国 立 大 学 法 人 法 」(平 成15年7月16日 法 律 第112号)の 概 要 は,田 端 博 邦 「国 立 大 学 法 人 法 の成 立 」 『法 律 時 報 』75巻 10号2003年9月 。国 立 大 学 法 人 法 に は独 立 行 政 法 人 通 則 法 の 準 用 規 程 や 中 期 目 標 ・中期 計 画 を 定 め た 類 似 の規 程 が あ る。 国 立 大 学 法 人 法 に 関 して の 文 科 省 の説 明 は,合 田 哲 雄 ・神 山 弘 「国 立 大 学 法 人 法 に つ い て 」 ジ ュ リス ト1254号2003年 10月15日 。 『現 代 の 高 等 教 育 』2003年8・9月 号 特 集 「国 立 大 学 法 人 の課 題 」 は 本 学 図 書 館 に 到 着 せ ず 未 見 。

19独 立 行 政 法 人 等 の情 報 公 開 法 に 関 す る政 府 の基 本 的 な考 え 方 に つ い て は,岡 本 信 一 「独 立 行 政 法 人 制 度 の 解 説 」 『季 刊 行 政 管 理 研 究 』962001年12月 を参 照。

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れ て い る よ うで した らお教 えい た だ け ます と幸 い で す。

現 在 作成 使 用 して い る文 書 と保 存 年 限 が過 ぎた 文 書 を大 学 と して どの よ うに管 理 さ れ て ゆ くのか 教 えて くだ さい(「 小 樽 商科 大 学 行 政 文書 管 理規 程 」 の 具体 的 な運 用 。

「移 管」 に つ いて は第8条) 。 「公 文 書 館 」(第8条 第1項)と は 国立 公 文書 館 の こ と で す か 。

「歴 史 的,学 術的に貴重 な文書」(第8条 第2項)を き め る要件 あ るい は具 体 的 に想 定 され る もの は どの よ うな ものか お 聞 かせ くだ さい。

作 成 した文 書 の 目録(管 理簿)(第9条 第1項)の 一 部 を文 部科 学 省 の ホ ー ムペ ー ジ な どで見 る こ とが で き ます 。 と ころが,先 日K公 文 書 館 で 実例 を確 認 して きた の で す が,目 録 に は あっ て も現 物 フ ァイル が な い場 合 や,目 録 と内容 が異 な る こ とが 多 々 あ ります。この よ うな資 料 の 開示 請 求 が あ った 場 合,ど の よ うに対 応 され る の で し ょ うか 。 この よ うな ケ ー スの 増加 は将 来 の編 纂 事 業 の制 約 ともな りえ ます 。 電 子 媒体 記 録 が 増加 してい ます。 仕 事 熱心 な教 職 員 に よ って ホ ーム ペ ー ジ は頻 繁 に 更 新 され て い ます。 規 程 に も電 子 媒 体 記録 にっ い て文 言 が あ ります が,大 学 全 体 と して 具体 的 に は どの よ う に対 応 され て い る ので し ょ うか 。 「記 録 媒 体 の 変換 を行 う」

(第6条 第2項)と は どの よ うな こ とで す か。

〈1>学 長(2003年10月22日(水)午 前10時 か ら10時40分 ・事 務 棟2階 ・学 長 室) 秋 山義 昭 学 長 は,行 政 法 の研 究 者 と して 規 程 の 作 成 に 中心 的 な役 割 を果 た し て い る。 小 樽 商 科 大 学 の規 程 は法 律 を踏 ま え て 作 成 した との こ とで あ る。

回 答 を 要 約 す る と 一 情 報 公 開 へ の取 組 み は,小 樽 商 科 大 学 で 独 自 に 行 う と い う よ り も,規 程 に従 っ て進 め る。今 ま で情 報 公 開 の請 求 が あ っ た の は1,

2件 程 度 で あ る。 仮 に文 書 が 自由 に閲 覧 で き る体 制 で 管 理 体 制 が 確 立 され て い な い場 合,貴 重 な もの が 紛 失 す る よ うな事 態 は避 け な けれ ぼ な ら な い。「移 管 」 先 に つ い て は 国 立 公 文 書 館 や 国 立 民 族 学 博 物 館 の こ とか も しれ な い が, 実 際 に移 管 す る の は難 しい 。 「歴 史 的,学 術 的 に貴 重 な 文 書 」につ い て は判 断 が 難 し く,学 長 だ けで は決 め られ な い の で 専 門 家 や 編 纂 室 の意 見 を 聞 く必 要 が あ る。 当 分 は各 課 で 処 分 を 急 が な い よ う にす る 。 作 成 した文 書 の 目録(管 理 簿)と 現 物 の ズ レ につ い て は本 学 で も発 生 し う る。 も しそ の よ う な こ とが あれ ぼ請 求 者 の希 望 を よ く聞 き,誠 実 に対 応 す る 。場 合 に よ って は様 々 な 資 料 に あ た る こ と も必 要 で あ る。 実 際,文 書 だ け で な く慰 霊 碑 に刻 ま れ た 名 前 の 確 認 を した 事 例 や,高 齢 の 卒 業 生 の入 学 試 験 の成 績 に関 す る文 書 を保 管 庫 で 確 認 した 事 例 も あ る。 最 後 に,本 学 規 程 の第6条 は電 子 媒 体 だ け に 限 られ る もの で は な い が,と もあ れ3条 に電 磁 記 録 の規 程 が あ る。 電 磁 記 録 の保 存

小樽商科大学百年史編 纂室の活動 およびその課題

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〈2>事 務 局長(10時40分 か ら11時 ・事 務棟2階 ・事 務局 長 室)

岡 崎 文 憲 事 務 局 長 は,2003年 の8月 に 編 纂 室 の使 用 状 況 を直 接,調 査 さ れ た 際 に燥 蒸 につ い て質 問 す る等,文 書 管 理 全 体 に つ い て も幅 広 い 関 心 を示 し て い る。史 料 展 示 室 につ い て は場 所 の 広 さが 充 分 で は な い とい う意 見 で あ る。

要 約 す る と 一 今 まで の情 報 公 開 な どの経 緯 と して は,情 報 開 示 室 を設 置 した が そ こで の 閲 覧 はな く,請 求 が あ っ た もの も電 話 や 書 面 に よ る。 特 定 の 資 料 の 請 求 とい う よ り も事 実 の確 認 で あ る。 今 後 の情 報 公 開 に つ い て は,中 期 目標 で積 極 的 な提 供 を掲 げ て お り20,他大 学 の動 向 に も注 意 を払 い つ つ,具 体 的 な方 策 を考 え る。 前 任 の大 阪 大 学 で は い わ ゆ る博 物 館 に あ た る よ う な施 設 の 整 備 に と り くん で きた 。 施 設 な どに予 算 が 付 く こ とが あ っ て も人 を配 置 す る の は厳 しい 状 況 で あ った 。 行 政 文 書 は各 課 で 管 理 者 で あ る課 長 が それ ぞ れ管 理 し て い る。 今 の と こ ろ 「移 管 」 は行 わ れ て な い が この 規 程 で い う 「公 文 書 館 等 」 と は国 立 公 文 書 館 の こ とを さ す 。 廃 棄 の もの は各 課 で順 次 廃 棄 さ

れ る と考 え られ る。 た だ し 「歴 史 的,学 術 的 に貴 重 な 文 書 」 に つ い て は事 務 方 で は判 断 が つ か な い の で,専 門 家 に聞 く必 要 が あ る 。 作 成 した文 書 の 目録 (管理 簿)と 現 物 の ズ レ につ い て は,発 生 し な い よ う努 力 しな けれ ば な らな い。

も し発 生 した場 合 に は誠 実 に対 応 した い。 「記 録 媒 体 の 変 換 」に つ い て は各 課 で取 組 ん で い るが,ペ ー パ ー レ ス 化 が 進 む 中 で 何 らか の対 策 は必 要 で あ る。

〈課長 へ の質 問 〉

① 小 樽 商 科 大学 行 政 文 書管 理 規 程 の運 用 マ ニ ュ アル や 具体 的 な運 用 の と りきめ な どが あ れ ば教 えて くだ さい 。

② 廃 棄 は担 当者 各 人 が 行 うのか それ と も複 数 の職 員 が 行 うのか お 教 え くだ さい。

20小 樽 商 科 大 学(平 成15年9月30日 付)の 中 期 目標(素 案)に は 「大 学 の 説 明 責 任 を 果 た し,社 会 の ニ ー ズ に適 切 に対 応 し た情 報 公 開 を積 極 的 に推 進 す る。」「大 学 の 知 的情 報 の 電 子 情 報 化,デ ー タベ ー ス 化 を 促 進 す る 。」(調 査 時 に は,文 科 省 ホ ー ム ペ ー ジ に素 案 が 掲 載 さ れ て い た が,現 在 は本 学 ホ ー ム ペ ー ジ に 中期 目標 が 掲 載 さ れ て い る)

③ 保 存 年 限が 過 ぎた もの を どう され て い る ので し ょうか 。小 樽 商 科大 学 行 政 文書 管 理 規程 に は 「歴 史 的,学 術 的 に貴 重 な文 書 」(第8条 第2項)や 「移管 」(第8条)に つ い て も定 め られ てい ます。 保 管場 所 等 は,第6条,第7条 な どに定 めが あ ります が具 体 的 に は どの よ うに され て い る ので し ょ うか。

④ 電子 媒 記 録 の保 存 は ど この組 織 で も大 変 苦 労 してい よ うです 。 こち らの 課 で は具 体 的 に は ど う され て い るの で し ょうか。 「記 録媒 体 の変換 」(第6条 第2項)の 方法 を お教 え くだ さい。

⑤ 更新 す る前 の ホ ーム ペ ー ジ の内 容 は どの よ うに され て い る ので し ょうか 。

⑥ いわ ゆ る情報 公 開 法 が 実際 に施行 され て 仕事 量 は増 え ました か 。

〈3>総 務 課長(10月23日9時30分 か ら10時10分 ・事務 棟2階 会 議室) 総 務 課 長 は,史 料 展 示 室 に学 外 訪 問 者 を随 時,案 内 して い る。

回 答 を要 約 す る と 一 「行 政 文 書 管 理 規 程 」 以 外 の規 程 に つ い て は,「 学 長 が 定 め る」 とい う文 言 が あ る もの の,特 に細 則 や 運 用 の た め の マ ニ ュア ル は な い 。 保 存 年 限 を定 め た項 目表 が 各 課 で 作 成 さ れ て い るが,そ の表 を 参 考 に 文 書 ご とに保 存 年 限 等 を判 断 して い る。 項 目 が また が る場 合 や 想 定 して い な か っ た ものが 新 た に 出 て きた 場 合,項 目 の追 加 をす る。 将 来 的 に は,電 算 処 理 を す る と き に複 数 の カ テ ゴ リー か ら検 索 で き る よ うに す る等,整 理 に工 夫 が 必 要 で あ る 。 「行 政 文 書 」に関 して はい わ ゆ る公 印 が 省 略 され て い る よ う な もの で も 内容 に即 し て考 えて 取 扱 い を し て い る。文 書 の 管 理 場 所 にっ い て は, 例 え ぼ 文 科 省 か ら送 られ た 書 類 に つ い て,そ の件 で 中 心 とな っ て い る課 の 受 付 簿 フ ァイ ル に他 の機 関 か ら送 付 さ れ た も の もあ わ せ て保 管 され て い る。 っ ま り,送 付,受 取 な ど仕 事 の 性 質 に合 わ せ る形 で フ ァイ ル が 用 意 さ れ,担 当 課 で保 存 され て い る。 な お,教 授 会 の 資 料 な ど大 学 全 体 の もの は総 務 課 で, 例 え ば 教 務 に か か わ る書 類 は教 務 課 で保 存 が 行 わ れ て い る。 次 に 「廃 棄 」 に っ い て は,書 類 に よ っ て 異 な るが,保 存 期 間 が満 了 して もす ぐに行 わ れ る と い う こ と は現 在 の と ころ な い 。 一 人 で行 う場 合 もあ る し総 務 課 全 体 で廃 棄 に 取 組 む こ と もあ る。 判 断 の 迷 う もの な ど につ い て は,整 理 せ ず に そ の ま ま保 管 庫 に お い て お く。「移 管 」先 に つ い て は,具 体 的 な 想 定 機 関 は な いが,一 応, 国 立 公 文 書 館 の こ とで あ る。長 年 仕 事 に携 わ っ て き て の個 人 的 な感 想 と して, 非 現 用 文 書 に つ い て も小 樽 市 内 の近 くに置 い た 方 が よ い。 国立 公 文 書 館 とい

小樽商科大学百年史編纂室の活動 およびその課題

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<4>教 務課 長(総 務 課長 につ いで同 日10時10分 か ら10時30分 ・課 内) 教 務 課 は学 生 関係 の書 類 や カ リキ ュラ ム 関 係 の書 類 を扱 っ て い る た め か, 比 較 的,文 書 管 理 が 継 続 的 に厳 密 に行 わ れ て きた 。90周 年 展 の準 備 の際,1950 年 代 の カ リキ ュ ラム に 関 わ る職 員 の メ モ を入 手 し史 料 展 示 室 に展 示 して い る が,成 績 等 以 外 の教 務 関 係 の 書 類 を探 し出 す の は 困難 で あ る。

要 約 す る と 一 「行 政 文 書 管 理 規 程 」の 運 用 に つ い て は,教 務 課 で 作 成 した 管 理 簿 に 基 づ い て廃 棄 な ど を順 次 行 う。 管 理 簿 は情 報 開 示 室(総 務 課)の 方 で も把 握 して い る。 想 定 して い なか っ た よ う な ケ ー ス は新 た に項 目 を追 加 し

21総 務 課 で 作 成 して い る ホ ー ム ペ ー ジ の う ち,紙 媒 体 で 出 版 さ れ な くな っ た 広 報 誌

『学 報 』に代 わ り作 成 され て い る部 分 は 永 年 保 存。因 み に管 理 簿 に よ る と永 年 保 存 は,「 学 部 ・学 科 ・講 座 ・学 科 目等 の 設 置 及 び 改 廃 に 関 す る も の 」,「本 学 の沿 革 記 録 に関 す る も の で 重 要 な も の 」,「本 学 で 発 行 す る 広 報 ・学 報 ・職 員 録 等(保 存 用)」,

「創 立 記 念 に 関 す る も の 」,「 人 事 記 録 ・附 属 記 録 」,「学 生 記 録 簿 」,「成 績 原 簿 」,

「学 生 の 懲 戒 等 身 分 の 異 動 に 関 す る重 要 な もの 」,「 学 位 授 与 に 関 す る も の」,「施 設 に関 す る も の で 特 に重 要 な も の 」,「図 書 原 簿 」,「修 士 論 文 」,「卒 業 論 文 」。

て対 処 して い る 。 前 任 の大 学 に は取 り決 め が あ っ た が こ こに は管 理 簿 以 外, 特 に な い 。 「廃 棄 」 等 につ い て は,保 存 期 間 満 了 後,速 や か に処 分 して い る。

業 者 に依 頼 し て の焼 却 処 分 で あ る。.残 してお くといつ まで も開示請求 な どに 対 応 しな けれ ぼ な らな い。成 績 原 簿 は永 年 保 存 扱 いで 管 理 して い る 。「歴 史 的, 学 術 的 に貴 重 な文 書 」 に っ い て は,重 要 と思 わ れ る も の を編 纂室 に運 ぶ。 こ れ に つ い て は各 課 で とい う よ り も大 学 全 体 で 考 え た ほ うが よ い 。「記 録 媒 体 の 変 換 」 に つ い て は,成 績 も含 め て 教 務 課 はす べ て紙 媒 体 に よ る保 存 を行 っ て い る。 従 って 具 体 的 な 問 題 は発 生 し て い な い 。 更 新 前 の ホ ー ム ペ ー ジ の 内容 につ い て は,消 滅 して い る。デ ー タ な ど ホー ムペ ー ジ で公 開 して い る 内容 は, 必 ず 課 内 で 管 理 職 を含 め て公 開 内 容 を検 討 して い る の で,稟 議 書 等 の 形 で紙 媒 体 で も保 存 さ れ て い る。 情 報 公 開 法 が 施 行 され て も特 に どの職 員 も仕 事 が 増 えた とは感 じ て い な い 。

〈5>会 計 課 長(10月23日 の14時30分 か ら15時 ・課 内 ・同課総 務 係長 も同席) 平 成13年 の規 程 以 前 に も規 程 に沿 っ て 管 理 を進 め よ う と努 力 し て きた が, 今 も な お管 理 は十 分 と言 え る状 態 で は な い 。一 部 の 書 類 を 除 い て,廃 棄 が さ れ る こ とは な く既 存 の フ ァイ ル に作 成 され た文 書 が 追 加 され て い る状 態 で あ る。

要 約 す る と 一 「行 政 文 書 管 理 規 程 」等 の運 用 マ ニ ュ ア ル に つ い て 会 計 課 独 自の も の は な い 。 ま た 「別 に定 め る」 とい う文 言 に従 っ て 細 則 等 を も うけ て はい な い。 「廃 棄 」等 に つ い て は,各 係 単 位 で そ れ ぞ れ行 っ て い るが,担 当者 が 管 理 簿 に従 って 順 次,廃 棄 を す る。 しか し,保 存 期 間 が 満 了 して も残 して い る も の は 多 数 あ り,余 裕 が あ れ ば そ の ま ま残 す 。 業 務 に追 わ れ て 文 書 の廃 棄 に まで 手 が 回 らな い とい うの が 実情 で あ り,フ ァイ ル の 綴 じ方 も整 理 さ れ 使 い や す い状 態 に な っ て い る もの ば か りで は な い 。 現 在 の体 制 で は,文 書 管 理 が行 き届 くとい う状 態 に な る の は困 難 で あ る。 い わ ゆ る会 計 法 に 定 め られ て い る もの は本 省 に移 管 し写 し を保 存 し て い る。複 数 の課 で担 当 す る もの は, 例 え ば原 本 が施 設 課 に あ り写 しが こ ち ら に あ る とい う もの もあ る。 契 約 書 や 帳 簿 類 は後 か ら見 る こ と も あ る の で保 存 年 限 が 過 ぎ て も残 し て い る こ とが 多

小樽商科大学百年史編纂室の活動お よびその課題

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〈6>施 設 課長(会 計課 につ いで15時 か ら15時30分 ・課 内 ・係長 も同席) 施 設 課 は も と も と会 計 課 と同 じ組 織 だ が 新 た に設 置 され た 課 で あ る。 今 回 の調 査 依 頼 を機 に,会 計 課 の古 い 資 料 を係 長 が 確 認 した 結 果,旧 校 舎 の建 築 図 面 の 第 二 原 図17枚 も保 存 され て い る こ とが 判 明 した 。質 問 事 項 を書 い た用 紙 に す で に 回 答 を記 入 して お り,そ れ を確 認 す る形 で意 見 等 を 聞 い た 。

回答 を要 約 す る と 一 「行 政 文 書 管 理 規 程 」の 運 用 マ ニ ュ ア ル な ど につ い て は,「 総 務 課,広 報 文 書 係 にて 所 管 」 して い る もの で 独 自 に は決 め て い な い。

「廃 棄 」に つ い て は,「 担 当者 各 人 が 行 う」。 工 事 関 係 の書 類 が 多 く,職 員 は各 自 で廃 棄 して い る。 保 存 年 限 が 満 了 し た書 類 につ い て は 「一 般 的 な 行 政 書 類 は保 存 年 限終 了 後 シ ュ レ ッ ダ ー に か け処 分 して い る」。金 銭 や 人 事 に関 す る も の の 処 分 は慎 重 に行 っ て い る。「建 物 図面 は永 久 保 存 の た め,下 記 に よ り保 管 して い る。① 平 成10年 度 以 降MO保 管+青 焼 製 本 保 管 。② 平 成10年 度 以 前 ペ ー パ ー原 図 保 管+青 焼 製 本 保 管 。 ③ 第 五 高 商 学 校 設 計 図,か な り古 い破 損 の著 し い青 焼 か ら第2原 図 を=複写 作 成 して保 管 」。図 面 類 はCADで 作 成 す る た め 容 量 の 大 き い もの が 多 い 。な お,サ ー バ は各 課 で 独 立 して 保 存 整 理 す る。

つ ま りサ ー バ につ い て も各 課 で 独 自 に利 用 が 行 わ れ て い る。 「移 管 」に っ い て は会 計 課、か ら分 離 して 日が 浅 い の で 古 い もの が な く,そ の 問題 は発 生 して い な い 。 記 録 媒 体 の変 換 に つ い て は,「 数 年 前 よ り,永 年 保 存 で 重 要 な も の(大

型 工 事 の 図 面,概 算 要 求,実 態 調 査 等)は 電 子 媒 体 保 存 して 事 務 室 内 に保 管 し て い る。そ の他,施 設 課 の共 同作 業 用 と して 共 有 フ ォル ダ を設 けて い る が, 内 容 に よ り電 子 媒 体(MO,FD)に 保 存 して 各 係,各 個 人 毎 に保 管 して い る」。

そ の他 「第 五 高 商 時 代(1912年)の 建 物 設 計 図 を青 焼 か ら第2原 図複 写 を し て 事 務 室 に て保 管 」 して い る。施 設 課 は係 長 を除 い てMSワ ー ドを使 用 し て い な い が,現 時 点 にお い て も ソ フ トの 共 通 性 が 欠 如 し て い るた め,職 員 間 あ る い は他 課 との デ ー タ互 換 の 問 題 が 生 じ る可 能 性 が あ る。 ホ ー ムペ ー ジ につ い て は 「施 設 課 は直 接 作 成 して い な い」。 また,情 報 公 開 法 施 行 の影 響 につ い て は,今 の と こ ろ施 設 課 の 関 係 す る 開 示 請 求 は な い 。

〈7>入 学主 幹 ・入 学試 験係(15時30分 か ら16時 ・係 内 ・係長 も)(巻 末資 料2参 照)

「小 樽商 科 大 学 情 報 公 開 規 程 」第9条 に は入 試 情 報 の 本 人 開 示 が 定 め られ て お り,現 在 は合 格 者 も不 合 格 者 も無 料 で 開 示 請 求 をす る こ とが 可 能 で あ る。

資 料2に 見 られ る よ う に,毎 年5月,6月 に多 数 の 請 求 が あ る。 成 績 につ い て は5分 か ら10分 程 度 で 開 示 請 求 に答 え る こ とが で き る体 制 を整 え て,他 の 仕 事 に優 先 し て応 対 す る。混 雑 す る時 期 に は時 間 を設 定22す る等,仕 事 の 遅 延 が 信 頼 関係 を損 ね な い よ う努 力 し て い る。1年 目 は不 合 格 者 の み で,2年 目 は全 員 対 象 で 実 施 した が,そ の 際 に は1年 目 か ら全 員 対 象 と した 北 海 道 大 学 の 状 況 を 参 考 に した 。

要 約 す る と 一 文 書 管 理 は も と も と厳 重 で あ るが,運 用 マ ニ ュ ア ル 等 につ い て は,や は り独 自の 文 書 管 理 規 程 の細 則 等 が この 係 に もな い 。 従 っ て,文 書 の 運 搬 方 法 を含 め 全 て慣 習 に よ っ て行 わ れ て い る。 そ の慣 習 は毎 年 厳 格 に 踏 襲 さ れ て い る。 つ ま り,こ の 係 に 関 して は慣 習 の細 則 が 事 実 上 存 在 して い る。 管 理 簿 が 整 備 され て い る点 は他 の課 と同 様 で あ る。 「廃 棄 」に つ い て は必 ず 複 数 の職 員 で 行 う体 制 とな っ て い る。仮 に1年 保 存 文 書 を一 人 で行 う場 合

22例 え ば 「午 後 の 請 求 は翌 日 に な る こ と も あ り ます 」 と掲 示 して 理 解 を 求 め る。

小樽商科大学百年史編纂室の活動お よびその課題

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〈8>図 書館 ・事 務長(10月28日9時20分 か ら10時 ・図書 館事 務 室) 今 回 の 調 査 対 象 は 図書 館 の 行 政 文 書 の み で あ る。

回答 を要 約 す る と 一 「行 政 文 書 管 理 規 程 」を具体 化 した細 則 等 は,図 書 館 に も存 在 し な い 。 管 理 簿 を毎 年5月 に 更 新 して い るが,新 た に発 生 した 文 書 の分 類 も追 加 して い る 。 管 理 簿 は今 回 の 文 書 管 理 規 程 制 定 の と きに全 文 書 を 対 象 と した 調 査 を も とに 作 成 した 。 ど こ の 課 も文 書 管 理 担 当 者 が 実 際 に は 行 っ て い るが,文 書 管 理 担 当 者 は筆 頭 係 長 が 兼 務 す る。序 列 は 図 書 館 の場 合, 総 務 係 長,整 理 係 長,運 用 係 長 の1頂に な る の で,図 書 館 で は総 務 係 長 が 文 書 管 理 担 当 者 で あ る。 「廃 棄 」は管 理 簿 が あ る の で客 観 的 に行 わ れ て い る。 各 課 で 廃 棄 は係 長 の責 任 の も と に行 わ れ て お り,図 書 館 も同様 で あ る。 保 存 期 間 満 了 後,書 類上 は機 械 的 に 「廃 棄 」 として い るが,実 際 に は書 庫 に残 っ て い る こ と も多 い。保 存 期 限 が 満 了 す る前 に紛 失 等 の 問題 は発 生 して い な い の で, 書 類 上 「廃 棄 」 とす る と き に必 ず し も現 物 の確 認 は な さ れ て い な い 。 書 庫 に 残 るか どうか はス ペ ー ス の 有 無 の 問題 で あ る。 「移 管 」は まだ 行 わ れ て い な い が,保 存 期 限 が 満 了 した も の は基 本 的 に は 「廃 棄 」 で あ る。 電 子 媒 体 の問 題 に つ い て は,ワ ー プ ロ か らパ ソ コ ン に移 行 した とき に混 乱 が ど この組 織 で も 発 生 した が,紙 媒 体 で も残 し て い るの で 問 題 はな い 。 例 え ば電 子 メ ー ル も送 信 す る前 に紙 媒 体 で検 討 を行 い,回 答 に つ い て も紙 媒 体 で 検 討 を して い る た め,電 子 媒 体 の み で管 理 や 保 存 が され て い る書 類 は な い 。 ホー ムペ ー ジ の更

新 前 の 内容 の 保 存 は行 って い な い 。 内容 は文 書 を も と に作 成 して お り,ま た 公 開 す る前 に係 長 な どが 検 討 も して い る た め,デ ー タ 等 は必 ず紙 媒 体 で 残 さ れ て い る。 情 報 公 開法 が 施 行 さ れ て 毎 年,管 理 簿 の作 成 に時 間 を要 す る よ う に な った 。 今 の と ころ 図 書 館 の行 政 文 書 に つ い て は請 求 が な い 。情 報 公 開法

と直 接 関 係 な い が,著 作 権 法 な ど と の関 係 で,コ ピ ー の 手 続 き の 記 録 保 存 が 要 請 され て い る。

〈9>国 際 企画 課長(11月5日15時30分 か ら15時50分 ・課 内) 国 際 企 画 課 は2003年4月 に発 足 した課 で あ る 。

要 約 す る と 一 「行 政 文 書 管 理 規 程 」の マ ニ ュア ル 等 につ い て は この 課 に も 独 自の も の は な い 。 国 際企 画 係 等 の 関 係 部 署 か ら管 理 簿 を ひ き つ い だ が,統 一 した 管 理 が な され て い な か っ た た めか

,過 去 の デ ー タ を参 照 す るの が 困 難 な こ と も あ る 。 課 発 足 後 の 資 料 に つ い て は課 と し て適 切 に整 理 して い る。 今 の と こ ろ 「廃 棄 」 の対 象 とな る もの は な い が,大 学 全 体 で は夏 休 み な ど学 生 の少 な い 時 期 に 行 っ て い る よ うだ。 「廃 棄 」を行 う場 合 に は課 と して 組 織 的 に 実 施 す る。 前 任 校 で は文 書 担 当 の職 員 が 「廃 棄 」 の行 わ れ る前 に期 限 が 満 了 して い るか な どの 確 認 を して い た。多 くの 大 学 で は そ こ まで し て い な い 。「歴 史 的 文 書 」で あ るか ど うか の検 討 の段 階 に あ る資 料 は な い 。 「電 子 媒 体 」で の み保 存 され て い る資 料 は な く,す べ て紙 媒 体 で な され て い る 。海 外 か らの メ ー ル は 多 い が,全 て 印 刷 して保 存 して い る。 ホ ー ム ペ ー ジ につ い て は 独 自 に は 作 成 して い な い 。 情 報 の 開 示 請 求 に つ い て は,引 き継 い だ も の も含 め,今 の

と こ ろ請 求 は 受 けて い な い 。

〈10>学 生課 長(11月5日16時30分 か ら17時 ・課 内 ・随 時 ほかの職 員 も同席) 現 在,小 樽 商 科 大 学 に は留 学 生 用 の 寮 し か な い が,以 前 存 在 した 学 生 用 の 寮 関係 の 書 類 を課 長 が 丁 寧 に整 理 して 引 き継 い で い る こ とが,今 回 の 調 査 を 機 に判 明 した 。 寮 関 係 の 資 料 で 今 まで 編 纂 室 が 把 握 して い た の は 日誌,明 け 渡 し訴 訟 関 係 の 書 類 だ け で あ る。 学 生 課 長 か ら は,あ らか じ め記 入 した 用 紙