住民税に係る年度切替業務仕様書
平成２５年３月
１ 目的 本業務は，独立行政法人国立高等専門学校機構（以下，「機構」という。）における住民税にかか る年度切替業務の合理化を図り，機構担当職員の負担軽減及び事務の簡素化・効率化を図ることを 主な目的とする。 ２ 受注者の要件 （1） 業務実施主体に関わる要件 一般財団法人日本情報経済社会推進協会からプライバシーマーク制度によるプライバシーマー ク使用許諾，又は，一般財団法人日本情報経済社会推進協会又は海外の認定機関により認定された 審査登録機関による ISMS（ISO/IEC27001 又は BS7799）の認証を受けていること。 （2） 業務実施体制に関わる要件 ① 機構との連絡調整，作業従事者への指示命令を行い，業務を総括する管理者を配置すること。 ② 業務を実施するために必要な人員確保がなされていること。 ３ 請負期限 平成２５年６月１０日までとする。ただし，給与システム取込データ（CSV），市区町村納付一覧 表及び未着者一覧表については，平成２５年６月３日までとする。 ４ 業務内容 ① 対象業務 対象とする業務は，各国立高等専門学校（キャンパス 55 箇所）及び独立行政法人国立高等専門学 校機構本部（以下，「各高専等」という。）の住民税にかかる年度切替業務，税額通知書（特別徴収 義務者用及び本人用）等の指定場所への発送及び前記の業務実施に関わるその他の付随業務。 ② 機構が提供するデータ ⅰ 税額通知書（特別徴収義務者用及び本人用） ⅱ 特別徴収依頼データ（職員番号・氏名・高専番号・高専名・退職日・1 月 1 日住所等） ⅲ 職員番号変更者リスト ③ 業務の概要 平成２５年５月２７日（３回送付）までに受領した税額通知書（特別徴収義務者用及び本人用） を基に以下の業務を行うこととする。 （a） 給与システム取込データ（CSV）（参考①）及び市区町村納付一覧表（参考②）の作成 ⅰ 受領した税額通知書（特別徴収義務者用）を基に CSV データ（参考①）を作成する。 ⅱ 税額通知書（特別徴収義務者用）を基に市区町村納付一覧表（参考②）を作成する。 （ⅰで作成した CSV データ（参考①）からの加工は不可とする。） ⅲ CSV データ（参考①）及び市区町村納付一覧表（参考②）を機構へ送付する。 （b） 税額通知書未着者管理 ⅰ 機構から受領する特別徴収依頼データと税額通知書（特別徴収義務者用）を確認し未着者一 覧表（参考③）を作成する。
ⅱ ⅰの対象者について未着者一覧表（参考③）の必要項目を市区町村に問い合わせ，未着者一 覧表（参考③）に内容を記載する。 ⅲ ⅱの内容に基づいた給与システム取込データ（CSV）（参考①）を作成する。 ⅳ CSV データ（参考①）及び未着者一覧表（参考③）を機構へ送付する。 （c） 税額通知書（本人用）の送付 ⅰ 受注者において宛名ラベル及び封筒を用意し，封筒に印字した宛名ラベル（高専名・職員番 号・氏名を記載すること。）を貼付の上，税額通知書（本人用）を個人ごとに封入・封緘する。 ⅱ ⅰにおいて封緘した税額通知書（本人用）を各高専等毎に区分けをし，職員番号順へ並び替 え及び送付者リストを作成し，各高専等へ送付する。ただし，別途送付する特別徴収依頼デー タの退職者については，機構に送付する。 （d） 税額通知書（特別徴収義務者用）の送付 ⅰ 税額通知書（特別徴収義務者用）を都道府県毎に区分け（市区町村コード順及び通知日順（新 しい日付が上にくるようにする。）），受注者が用意するフォルダ（B4 サイズ）に収納し，収納 している都道府県がわかるようにラベルを貼付する。 ⅱ 発注者が用意するボックスファイルへⅰで作成したフォルダを収納し，機構へ送付する。 （ボックスファイルの横に収納している都道府県名を記載する） ５ 予定数量 ⅰ 給与システム取込データ（CSV）作成件数 約 7,200 件（前年度） ⅱ 税額通知書（本人用）封入件数 約 6,800 件（前年度） ６ 業務の実施に当たっての留意事項 本契約の履行に当たっては，次の事項に留意し，業務の円滑な処理のため万全を期すること。 平成２５年５月１日までに本業務を実施するために，次の事項について対応が可能であること。 ・本業務の実施にあたり必要なＯＡ機器及びソフトウェア等については，全て受注者が導入する。 なお，ＯＡ機器については，本業務実施のための専用とし，外部端末等との接続についても不可 とすること。 ・本業務の遂行に当たりその業務の手順書および業務体制図を作成し提出すること。 ・機構が提供するテストデータを用いて正しく納品物が作成されるかをテストし，機構の承認を得 ること。 ・受注者は，機構から作業の進捗及びその他の状況についての問い合わせを受けたときは，速やか にその状況を報告すること。 ・受注者は機構から作業内容，作業の進捗状況及びその他の状況について，改善の指示を受けたと きは，改善を実施し，その方策について機構に報告書を提出すること。 ・各高専等送付分については，配送状況を確認できるようにすること。 ７ 損害賠償責任 受注者の故意または過失により，機構に損害を与えたときは，その損害を賠償しなければならない。
８ セキュリティ規定の遵守等セキュリティ確保のため，以下の項目基準を満たす体制を整えること。 ① 個人情報，機密情報の取扱基準 （a） 受注者は，個人情報に関する管理者並びに本作業者を置き，名簿を整え，責任区分を明確 にすること。 （b） 受注者は，機構から提供するデータに関して，特定の端末に保管し，管理責任者を定めて 管理すること。 （c） 受注者は，機構の個人情報を，端末ログイン管理，鍵付き書庫への保管・入退室管理等に より，適切に管理すること。 ② 個人情報，機密情報漏洩対策基準 受注者は，機構と受注者間でやり取りされる各種電子ファイルについて，暗号化・パスワード設 定等のセキュリティ対策を施す仕組みを構築すること。 ③ その他 その他，機構における個人情報取扱業務契約遵守事項を遵守すること。 ９ 情報の漏洩，改ざん，滅失等 本業務において取り扱う情報の漏洩，改ざん，滅失等の発生を防止する観点から，情報の適正な保 護・管理対策を実施すること。 なお，万一，情報の漏洩，改ざん，滅失等が発生した場合には，機構に対して速やかに報告すると ともに，その後の対応について機構の指示に従うこと。漏洩，改ざん，滅失等により機構及び機構教 職員に金銭的な損失が生じた場合は，受注者側が負担すること。 10 業務の完了 機構は証憑及び「業務完了報告書」（任意様式）に基づき，当該年分の本業務に対する検査を行い， 当該検査に合格した場合に，当該年分の本業務が完了したものとする。 11 再委託などの禁止 受注者は，本業務を自ら履行するものとし，本業務の全部を第三者に委託し，又は請け負わせては ならない。また，業務の一部について委託をする場合は機構の承認を得たうえで行うこと。 12 監督及び検査 機構は業務内容について指導監督を行う。また，業務場所へ臨場し，監督又は検査することができ ることとする。 12 事故又は災害等 事故又は災害により，受託業務に支障を来たしたときは，ただちに機構に報告し，その指示に従う こと。
13 納品物 納品物は次に定めるとおりとする。 （a） 給与システム取込データ（CSV）（参考①），市区町村納付一覧表（参考②）及び未着者一覧 表（参考③） ⅰ 様式：機構指定のデータフォーマットにて作成 ⅱ 納期：平成２５年６月３日（月） ⅲ 納品方法：メール等の電子媒体により機構へ納品 （b） 税額通知書（本人用） ⅰ 納期：平成２５年６月１０日（月）（必着） ⅱ 郵送等により各高専等へ納品 （c） 税額通知書（特別徴収義務者用） ⅰ 納期：平成２５年６月１０日（月）（必着） ⅱ 郵送等により機構へ納品 14 その他 本業務に係る一切の費用は受注者が負担する。また，本仕様書に定めのない事項，又は疑義のある 事項については，機構と受注者が協議の上，決定するものとする。
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３.１.８ 住民税情報
（１）概要 取込画面 [給与データ登録]－[住民税情報登録] 取込対象 定員内、非常勤 反映画面 住民税情報登録 （２）CSV レイアウト № 項目名 文字種 文字数 必須 説明 1 データ識別記号 固定文字 8 桁 ○ QINP1030 固定 2 該当年月 数字 6 桁 ○ YYYYMM 形式 3 職員番号 英数字 8 桁 ○ 該当者の職員番号 4 住民税納付先区分 英数字 6 桁 ○ 住所マスタ保守の「市区町村」欄に登録さ れている「区分」を設定 6 桁に満たない場合は、先頭にゼロが自動 で付加される 5 指定番号 英数字 12 桁 ○ ※１ 6 個人番号 英数字 10 桁 － ※１ 7 6 月分 数字 8 桁 ○ 備 考 参照 該当年月が 6 月の場合は、6 月分から翌 5 月分までのすべて必須 7 月以降の場合は、当月以降が必須で 6 月～前月分は空白可 8 7 月分 数字 8 桁 9 8 月分 数字 8 桁 10 9 月分 数字 8 桁 11 10 月分 数字 8 桁 12 11 月分 数字 8 桁 13 12 月分 数字 8 桁 14 翌 1 月分 数字 8 桁 15 翌 2 月分 数字 8 桁 16 翌 3 月分 数字 8 桁 17 翌 4 月分 数字 8 桁 18 翌 5 月分 数字 8 桁 19 年税額 数字 8 桁 ○ 20 徴収額 1 回目 数字 8 桁 ○ (職員別給与簿印字用) 改定 された 年月の給与から控除する 税 額。 通常は 6 月分と同じ金額を設定します。 21 徴収額 2 回目 数字 8 桁 ○ (職員別給与簿印字用) 改定された年月の翌月以降の給与から継 続的に控除する税額。 通常は 7 月分と同じ金額を設定します。 ※１．先頭の０が欠落しないようご注意ください参考①
、※２ ※２．個人番号については、最新のもので作成すること。個人番号が変更になったものについては機構が 送付するリストを基に作成すること。47 ※金額は数値のみで設定し、カンマ（,）は設定しないでください ※「No3 職員番号」「No4 住民税納付先区分」については、既定桁数に満たない場合先頭にゼロが自動で付 加されますが、「No5 指定番号」については、桁数が納付先ごとに不定なため自動付加は行いません （３）取り込みに失敗した場合 取込できなかったデータは BAD および DIS ファイルが作成され、取込できなかった行が表示されます。登録内 容の誤りを修正して再度取込みしてください。 取込はできたが、登録内容にエラーや警告がある場合（例:未登録の職員番号を登録した等）、一覧画面の「メ ッセージ」欄に内容が表示されます。取込んだ内容に誤りが無いか確認してください。
参考② 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5月 年税額 9月 10月 11月 12月 1月 ○市区町村納付一覧表 2月 6月 市区町村 CD（6桁） 市区町村名 （漢字） 指定番号 7月 8月 3月 4月
参考② 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 人数 金額 5月 年税額 9月 10月 11月 12月 1月 2月 6月 市区町村 CD（6桁） 市区町村名 （漢字） 指定番号 7月 8月 3月 4月 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 合計
参考③
未着者一覧表
職員番号 漢字氏名 市区町村 CD（6桁） 市区町村名 （漢字） 指定番号 税額通知書 到着有無 市町村 連絡先番号 市町村 担当者 回答 税額通知書未着事由 年税額 6月 7月以降 備考名前
職員番号 高専名
