V-CUBEミーティング　ご利用マニュアル

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V-CUBE ミーティング

ご利用マニュアル

３．会議の開催と会議記録

ブイキューブ

e-メール：[email protected]

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更新日内容

2010/08/31 ・画面レイアウト修正

・ワイド（16：9）画面表示機能追加

2010/05/17 サービス名変更に伴い「nice to meet you ミーティング」を「V-CUBE ミーティング」に変更

2009/12/07 画面レイアウト修正、会議室入室手順変更

2009/7/24 画面レイアウト修正、会議記録検索機能追加、ECO メーター内容修正 2008/12/12 新規作成

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内容

8 会議を開始する前に ... - 1 - 8.1 映像・音声の事前確認を行う（Checker2） ... - 1 - 9 会議を開催するには ... - 5 - 9.1.1 参加者として入室するには ... - 5 - 9.1.2 傍聴席に入室するには ... - 8 - 9.1.3 低速回線モードとは ... - 11 - 9.1.4 標準（4：3）画面とワイド（16：9）画面とは ... - 11 - 9.1.5 予約した会議に参加するには ... - 12 - 9.1.6 会議を終了するには ... - 12 - 10 会議の記録について（メインメニュー） ... - 13 - 10.1 会議の記録を見るには ... - 13 - 10.1.1 会議の記録を見るには... - 13 - 10.1.2 映像を見るには（録画機能を利用した場合） ... - 15 - 10.1.3 映像を削除するには ... - 17 - 10.1.4 議事録を見るには ... - 18 - 10.1.5 議事録を印刷するには... - 19 - 10.1.6 議事録を削除するには... - 21 - 10.1.7 ECO メーターの記録を見るには ... - 22 - 10.1.8 会議の開催拠点の設定／最寄駅未設定拠点の設定をするには ... - 24 -

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8 会議を開始する前に

8.1 映像・音声の事前確認を行う（Checker2）

ミーティングを円滑に行うために、環境測定ツール「Checker2」を利用し、会議に利用するパソコンとネットワーク環境を確認してください。動作環境の確認を行うと、パソコンOS のマイクの「ミュート」が外れ、発話できるようになります。また、スピーカからの出力が8 割程度に調整され、他の参加者の音声を聞き取りやすくなります。動作環境の確認は、毎回ミーティングの前に行うことをお勧めいたします。手順1. 「ツール・マニュアルダウンロード」をクリックします手順2. ページを下にスクロールし、「Checker2」の「今すぐダウンロード」をクリックします

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手順3. 「保存」をクリックします注意1. 「実行」でもかまいませんが、何度も使用する場合はお使いのパソコンに「保存」することをお勧めします手順4. パソコン内で保存場所を選択し、「保存」をクリックします手順5. カメラとヘッドセット（マイクスピーカー）をパソコンに接続します手順6. 保存した Checker2 をダブルクリックし、起動します手順7. ファイルの「実行」をクリックします

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手順8. Flash Player 設定の「許可」をクリックします注意2. カメラからの映像取得、マイクからの音声取得の許可です。拒否を選択すると、映像・音声が利用できません以上で、チェッカーが起動します。手順9. チェッカーで、カメラ・マイクが取得できているか確認します手順10. ネットワーク環境及びパソコンの環境をチェックする場合、画面左下の「チェック開始」をクリックします手順11. 「結果を表示する」をクリックします

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手順12. 結果が表示されます以上で、動作環境の確認は完了です。総合評価詳細情報ランクについての説明計測に戻るメーラーが起動し、計測結果を送信します。送信先：ブイキューブカスタマーサポートセンタークリップボードにコピーします

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9 会議を開催するには

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手順1. メインページの「会議室に入室」をクリックします手順2. 任意の名前を入力します注意1. 「個人設定」で事前に登録してある場合、入力の必要はありません手順3. 映像・音声の通信を許可します注意2. 「拒否」を選択すると、映像・音声の通信ができなくなるのでご注意ください

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手順4. ご利用になるカメラを選択します手順5. ご利用になるマイクを選択しますマイク選択後、ボリュームバーで音量の調整ができます。また、チェックボックスにチェックを入れると実際に入力されている（相手の拠点に聞こえる）音声・音量が確認できます。手順6. 接続の方法（会議で利用するプロトコル／ポート）を選択して「決定」をクリックします注意3. 初期設定では「自動選択」に設定されています。プロトコル、ポートを変更する必要がない場合には、設定は不要です。

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手順7. 会議室の画面が開きます

注意4. 2009 年 12月 12 日のアップデート以降、会議室は Flash Player9.0.115 以降で動作します。それ以前の Flash Player のバージョンがインストールされている場合は「会議室に入室」から入室した場合でも旧バージョンで会議が開始されます。現バージョンと旧バージョンが混在する会議も可能です。注意5. 接続するプロトコル・ポートを設定した場合でも、ご利用の環境によっては、実際の接続に利用するプロトコル・ポートが変更になる可能性があります。注意6. 管理者専用メニューの会議室設定にてプロトコル・ポート制限設定を行った場合、無効にしたプロトコル・ポートは表示および接続はされません。注意7. 管理者専用メニューの会議室設定にてカメラ・マイク設定画面を省略した場合、使用するカメラとマイクの選択と、接続方法（プロトコル・ポート）の選択画面を省略して入室します。注意8. 管理者専用メニューの会議室設定にて入室時初期画面設定をしている場合、設定した画面が表示されます。以上で、入室は完了です。

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注意1. オーディエンスオプション、もしくは Premiam20～50 プランをご契約いただいていない場合、本機能はご利用いただけませんのでご注意ください。手順1. メインページにある、「オーディエンスとして入室」をクリックします手順2. 任意の名前を入力します注意2. 「個人設定」で事前に登録してある場合、入力の必要はありません手順3. 映像・音声の通信を許可します注意3. 「拒否」を選択すると、映像・音声の通信ができなくなるのでご注意ください

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手順4. ご利用になるカメラを選択します手順5. ご利用になるマイクを選択しますマイク選択後ボリュームバーで音声の確認ができます。また、チェックボックスにチェックを入れると実際に入力されている（相手の拠点に聞こえる）音声が確認できます。手順6. 接続の方法（会議で利用するプロトコル／ポート）を選択して「決定」をクリックします注意4. 初期設定では「自動選択」に設定されています。プロトコル、ポートを変更する必要がない場合には、設定は不要です。

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手順7. 会議室の画面が開きます

注意5. 2009 年 12月 12 日のアップデート以降、会議室は Flash Player9.0.115 以降で動作します。それ以前の Flash Player のバージョンがインストールされている場合は「会議室に入室」から入室した場合でも旧バージョンで会議が開始されます。現バージョンと旧バージョンが混在する会議も可能です。注意6. 接続するプロトコル・ポートを設定した場合でも、ご利用の環境によっては、実際の接続に利用するプロトコル・ポートが変更になる可能性があります。注意7. 管理者専用メニューの会議室設定にてプロトコル・ポート制限設定を行った場合、無効にしたプロトコル・ポートは表示および接続はされません。注意8. 管理者専用メニューの会議室設定にてカメラ・マイク設定画面を省略した場合、使用するカメラとマイクの選択と、接続方法（プロトコル・ポート）の選択画面を省略して入室します。以上で、入室は完了です。傍聴席にログインすると、「発言希望」の文字がついた画面が表示されます。会議の様子は他の参加者と同様に見ることができます。注意9. 傍聴席の制限は以下の通りです・基本的に、会議の機能をご利用いただけません（資料のダウンロードは自由に行えます。・基本的に発言できません（発言には、会議参加者の許可が必要です）・基本的に会議の機能を使用できません。（発言中は、ホワイトボード、テキストチャットの書き込み、資料ファイルのアップロードが可能です。

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低速回線モードとは、無線を利用している場合や回線環境が必須動作環境に満たない場合など、回線環境の不安定な場合に利用します。低速回線モードにチェックを入れて入室すると、画像取得サイズとフレームレートが自動で設定され、映像部分にかかる帯域の負荷を減少させます。また、画像取得サイズとフレームレートが手動で変更できないようになります。

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ご利用の目的や機器に応じて、会議室の画面表示を、標準（4：3）もしくは、ワイド（16：9）のどちらかを選択することができます。初期設定では、標準（4：3）が選択されているため、ワイド（16：9）をご利用の場合は、ワイド（16：9）を選択し、会議室に入室してください。注意1. 管理者専用メニューの会議室設定にて入室時初期画面設定をしている場合、入室時には設定した画面が表示されます。

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予約した会議へ参加する場合、会議開催時間にID・パスワードでログインし、メインページにある「会議室に入室」ボタンから入室します。また、会議予約の際に、自分の所有するメールアドレスへも招待メールを送信し、招待メールから入室することもできます。注意1. 招待メールから入室した場合、「録画」ボタンを押下できませんのでご注意ください

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会議を終了するには、会議室内右上にある「退室」ボタンをクリックし、確認ウインドウの「はい」をクリックします。以上で、会議室を退室できます。

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10 会議の記録について（メインメニュー）

10.1 会議の記録を見るには

会議記録は、予約なしの会議の場合、会議室から全員退室した後に会議記録が生成されます。予約した会議の場合、会議室から全員退室し、会議予約時に設定した終了時間が過ぎた後に会議記録が生成されます。

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手順1. メインメニューにある「会議記録」ボタンをクリックします手順2. 会議室を選択します注意1. 会議室が一つしかない場合、選択する必要はありません手順3. 会議記録の一覧が表示されます

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手順4. 「詳細」ボタンをクリックします手順5. 会議記録詳細画面内の「映像」、「議事録」、「ECO メーター」のボタンより確認します注意2. 会議記録が複数ある場合、会議記録の検索が可能です。検索窓に検索条件を入力し、および検索したい記録内容にチェックを入れ、「検索」ボタンをクリックすると検索が行えます。注意3. オーディエンスユーザーが入室した場合は、参加者欄に「オーディエンス」という項目が追加されます。注意4. 会議記録は、予約なしの会議の場合、会議室から全員退室した後に会議記録が生成されます。予約した会議の場合、会議室から全員退室し、会議予約時に設定した終了時間が過ぎた後に会議記録が生成されます。

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手順1. 「会議記録」をクリックし、会議記録の一欄を表示します手順2. 映像を見たい会議記録の「詳細」ボタンをクリックします手順3. 会議記録詳細画面内の「映像」ボタンをクリックします下図のように、録画映像が表示されます。

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手順4. シーンから、確認したいシーンを選択します

シーンは、録画を「開始」「停止」するごとに作成されます。

手順5. 「再生」ボタンをクリックします再生中は、再生ボタンの表示が変化します。

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手順1. 録画映像の画面で、「この録画データを削除する」ボタンをクリックします

手順2. 削除の確認画面で「YES」ボタンをクリックします

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手順1. 「会議記録」をクリックし、会議記録の一欄を表示します手順2. 議事録を見たい会議の「詳細」ボタンをクリックします手順3. 会議記録詳細画面内の「議事録」ボタンをクリックします下図のように、議事録が表示されます。

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手順1. 議事録画面より、「印刷」ボタンをクリックします

手順2. 印刷したい資料にチェックを入れます

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手順4. パソコンに設定されているプリンターを利用し、議事録を印刷します

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手順1. 議事録から「この議事録を削除する」をクリックします

手順2. 確認画面の「YES」を選択します

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手順1. 「会議記録」をクリックし、会議記録の一欄を表示します手順2. ECO メーターの記録を見たい会議の「詳細」ボタンをクリックします手順3. 会議記録詳細画面内の「ECO」ボタンをクリックします下図のように、ECO メーターの図が表示されます。 CO2 排出量の削減量、交通費の削減量、時間の削減量が表示されます。 ① 会議開催時間が表示されます。会議開催拠点が表示されます（編集ボタンから変更可能です） ② 参加者それぞれの最寄駅、開催拠点に出張した場合の往復交通費、往復の移動時間、往復した場合の CO2 削減量が表示されます。 ③ この会議を毎週開催した場合のCO2 削減効果を、杉の木の 1 年間に吸収する CO2 量を参考に計算した結果を表示しています。注意1. 計算式はECO メーターマニュアルを別途ご確認ください。 ④ 開催拠点を編集します。 ⑤ このページを印刷します。 ⑥ このページを閉じます。 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥

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E ECCOOメメーータターーのの月月間間、、年年間間のの累累計計のの記記録録をを確確認認すするる場場合合また、会議記録の一番上にある「月毎のECO メーター情報」をクリックすると、月間の ECO メーター情報と、過去１年の記録が確認できます。 1 ヶ月間及び 1 年間の ECO メーター情報が表示されます。 ① 確認したい月を変更できます月月間間ののEECCOOメメーータターー ① 1 ヶ月間の各削減量を確認できす ② 1 日目から今日までと、同じペースで会議を開催した場合の CO2 削減量を、杉の木の1 年間の CO2 吸収量に換算し、杉の木を植えた本数にたとえて表示しています。年年間間ののEECCOOメメーータターー ③ 1 年前の 1 日から今日までの各項目の削減量を確認できます。 ④ 1 年前の 1 日から今日までと同じペースで会議を開催した場合の CO2 削減量を、杉の木の1 年間の CO2 吸収量に換算し、杉の木を植えた本数にたとえて表示しています。注意1. 計算式はECO メーターマニュアルを別途ご確認ください。 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ①

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会議ごとのECO メーターに対して、会議を開催したと仮定する拠点の設定や、最寄駅未設定拠点の、最寄駅の再設定を行えます。手順1. 会議ごとの ECO メーターの画面内の「編集」ボタンをクリックします手順2. 開催拠点を選択します

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手順3. 最寄駅未設定拠点の最寄駅を設定します駅名を入力すると、複数候補がある場合は吹き出しが表示され、最寄駅の候補が表示されます。その場合は、候補の中から設定したい駅を選択してください。候補がない場合は入力した駅名が最寄駅に設定されます。手順4. 「更新する」ボタンをクリックします更新の確認が表示されます。手順5. 「OK」をクリックします更新後の情報が表示されます。以上で、会議開催拠点、最寄駅未設定拠点の最寄駅設定は完了です。会議の開催と会議記録についての操作は以上です。

V-CUBEミーティング ご利用マニュアル