MTA 事務局運用マニュアル

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ITE Transactions on Media Technology and Applications ope.manu.

MTA 事務局運用マニュアル

１－１投稿受付･････P.1 １－２ EIC割当て･････P.9

１－３ AE割当ての状況確認･････P.10

１－４ REVIEWER選出・査読依頼・承認状況の確認･････P.13

１－５査読状況の確認･････P.18 １－６ AE判定状況の確認･････P.20 １－７ EIC判定状況の確認･････P.23 １－８修正原稿の投稿受付･････P.27

１－９２回目査読選出・査読依頼・承認状況の確認･････P.28 １－10 ２回目査読状況の確認････P.29

１－11 ２回目AE判定状況の確認･････P. 29 １－12 ２回目EIC判定状況の確認･････P. 29 １－13 採録判定論文への最終原稿作成依頼･････P.30 １－14 Payment formの処理･････P.31

１－15 掲載順の確認･Forward執筆依頼･････P.32 １－16 掲載ページの作成･････P.33

１－17 著者校正依頼･････P.33

１－18 三美印刷へのデータ送稿･････P.34 １－19 公開画面検証～公開･････P.34

２－１論文賞の進行について･････P.35 ２－２常任メンバーの委嘱について･････P.36 ２－３特集号について･････P.36

２－４論文査読功労賞の集計･････P.39

２－５研究会、年次・冬季大会での座長推薦論文への投稿勧誘･････P.37 ２－６協賛の国際会議会場での宣伝資料配布・設置について･････P.37

２－７ J-STAGE投稿審査システム利用申請書の提出･････P.37

２－８ ThomsonReiter Web of Science®への登録申請･････P.37

２－９ IMPL（インプル）サイトについて･････P.37

資料１ EICマニュアル･････P.39 資料２ AEマニュアル･････P.45 資料３ REVIEWERマニュアル･････P.55

MTA

事務局業務にあたって^{･････}P.1

１章

投稿受付～出版まで事務局業務の手順･････P.1

2

章

その他････P.37

補足資料

EIC

・

AE

・

REVIEWER

マニュアル････P.41

(2)

1 下記事項をMTA事務局業務で徹底する

・ScholarOneでの投稿状況、割り当て状況、査読の進捗状況の確認を毎日行い、常に状況を把握する

・投稿者とのメールは必ずScholarOneを介して行う

・投稿者からのメールには「MTA 事務局」として対応する。その他（査読者・AEなど）は局面ごとに「MTA 事務局」or「MTA事務局+個人名」のどちらで対応すべきか判断する

・EIC、AE、Reviewerの担当業務（判定作業）は基本的に事務局が代行しない

・特集号の運営は、特集号編集委員会に一任する（論文募集、採否決定、締切延長などすべての権限が委譲されている。特集号委員会から挙がった疑問は常任の編集委員会に確認する

投稿受付手順①

「Admin Dashboard」の「Awaiting Admin Checklist」で投稿論文を確認する

論文が投稿されると事務局に下キャプチャ画面のメールをシステムから受信し、「Admin Dashboard」の「1. Peer Review」にある「Awaiting Admin Checklist」に投稿された論文数が表示される。上記メールの確認と同時に、

「Admin list」を確認して、速やかに投稿受付を行う

↓

MTA 事務局業務にあたって

１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順

１－１投稿受付（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

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2 投稿受付手順②

「Awaiting Admin Checklist」内の投稿論文のデータ「View Details」を開き詳細を確認する

下掲載画面の Awaiting Admin Checklist 画面のプルダウン表示「View Details」をクリックして投稿論文の

「Manuscript Details」画面を表示する

投稿受付手順③

「Manuscript Details」で確認必須事項をチェックする

下記の確認必須事項をチェックし、不備がある場合は著者に差し戻して、修正を依頼する

・アップされているファイルは問題なく開けるか

・指定のスタイルファイルは使用されているか

・PDFプルーフの図表は正しく表示されているか、文字化け等がないか

・カバーレターに特記事項はないか（特集号の指定や返戻論文の再投稿など）

・Copyright Transfer Formは提出されているか

・動画データがある場合は「Supplementary Files」で閲覧できるか確認する

・学位論文等の事情で早期査読を希望する旨がカバーレター等に記載されている論文は、期日の確約ができないことに了承を得られた場合のみ投稿を受け付ける

※投稿論文に関する詳細なデータの確認には「Manuscript Details」画面の「Manuscript Information」・「Audit Trail」・「Manuscript Files」を利用する。使用方法については4ページから記載

投稿受付手順④

「Complete Checklist」をクリックして論文の投稿を受け付ける

「Check list」のボックスをクリックして「Approve」ボタンをクリックすると、投稿受付は完了。表示画面が自動的にEIC割当画面（Assign EIC）に切り替わる。また「Admin list」の審査行程は「Awaiting Admin Checklist」

から「Awaiting EIC Assignment」に移行する

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3 1.事務局への問合せ

経緯を記録として残すため、投稿者からの問合せは電話での対応を行わず、すべてメールで行う。その際はMTA 事務局として返答する（日本語に不慣れな外国人の場合は特に注意が必要）

2.査読期間、判定期日の問合せ

査読期間や判定期日は確約しない。早期査読を希望の場合、期日の確約ができないことに了承が得られない限り受付けない 3. 標準的な審査スケジュール

論文投稿受付から公開までの標準的なスケジュールは下記となり、投稿受付から公開までの所要期間は約5.3ヶ月（160日）となる。

■EIC/Sec: 編集委員(AE)の割当（3日間）

■AE: reviewer の選定（3日間）

■AE: 査読依頼（3日間）

■査読者:査読アサイン（3日間）

■査読者:査読+査読結果登録（3週間）

■AE: 第一回判定結果登録（1週間）

■EIC: 第1回採否通知送信（1週間）

■著者: 修正原稿の投稿（30日間）

■AE:査読依頼（3日間）

■査読者:査読アサイン（3日間）

■査読者： 2回目査読+査読結果登録（3週間）

■AE: 2回目回判定結果登録（1週間）

■EIC: 2回目判定結果通知（1週間）

■著者: 最終原稿提出（3週間）

■事務局：掲載誌面データ作成→著者校正依頼（1週間）※著者構成はWord原稿のみ

■著者：著者校正結果戻し（1週間）

■J-STAGE：公開準備作業（1週間）

※事務局投稿受付等の総所要期間は２～３日とする。また、上記行程には査読遅延等は含めていない 1-1 投稿受付時の注意事項など

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4

Manuscript Details 画面のページ左部に配置された３つのタブ「Manuscript Information」・「Audit Trail」・

「Manuscript Files」には下記の利用方法がある。下添付画面のように表示中のタブがヘッダーと同色のグレー色で表示される。投稿受付時確認必須事項に必要な情報の確認方法を以下に記載する

論文PDFプルーフ・カバーレター・Author Supplied Dataなど論文に関する詳細を確認する

ヘッダー（グレー地になっている部分）に配置されたアイコンボタンの用途

・HTML 論文原稿をHTML形式で表示する

・PDF 論文原稿をPDFプルーフで表示する

・Supplementary Files 動画や参考情報のファイルを表示する

・Original Files 著者がアップした原稿ファイルを表示する

・Abstract 投稿画面で入力された Abstractを表示する

・Cover Letter 投稿時に著者が入力したCover Letterを表示する

・External Searches 投稿時に著者が入力したタイトル、キーワード、著者情報を外部データで検索する際に使用する

・Author’s Response 修正論文（R1）の場合、査読コメントへの著者の回答を表示する

※アップデータがない場合は、上記の各ボタンは白表示される

1-1 Manuscript Details

（論文詳細）のタブについて

【Manuscript Information（論文情報）】タブ

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5

下添付画面の「Version History」では、初回投稿・修正論文がリストで表示される。「Switch Details」で各論文データ（初回・修正）へ移動できる。

「Author Supplied Data」では論文種別、著者所属先、Contact Author、カバーレターなど、著者が投稿時に入力した情報が表示される

1.Custom Questionsについて

「Custom Questions」の「show」をクリックすると投稿時の設問と回答が表示される（返戻論文の再投稿はここで確認する）

2.「Edit This Information」ボタンについて

下キャプチャ右下部の「Edit This Information」ボタンをクリックすると、投稿論文の著者情報を変更できる。

（事務局が主に使用するのは、本マニュアル10ページ「EIC･AEが共著に含まれる論文のブラインドの回避方法について」への対応で著者アカウントを変更する時）

【Manuscript Information（論文情報）】タブ〈Version History^{の確認方法〉}

【Manuscript Information（論文情報）】タブ〈Author Supplied Data^{について〉}

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6

メールの送受信履歴をはじめ、論文が作成されてから現在までに行われた処理（いつ、だれが、何を）の履歴を確認することができる

メールアイコンをクリックするとE-mailの内容を確認できる

※「Event」欄の下部に表示されている「Results」が「Successfully sent」表示されても、それはシステムからメール発信できただけで、受信者がメールを受け取れたという表示ではない

【Audit Trail（履歴）】タブ

【Audit Trail（履歴）】タブ〈操作方法〉

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7

論文データ、図表データ、著作権譲渡書、Payment form など、アップロードされたデータが確認や、差し替え・追加ファイルのアップロードができる

1.論文を差し戻す方法

論文データに不備があった場合、上掲載画面の下部「Change Manuscripts Status」の「Click here to unsubmit the manuscript」で差し戻し、「Click here to withdraw the manuscript」で取り下げ処理ができる（どちらもクリックすると雛形メールが立ち上がり、送信すると処理が完了する）

2.論文差し戻し時の注意点

論文の取り下げ処理は事務局で行わず、著者に差し戻しをして、著者自身に処理（削除）をしてもらう。事務局が取り下げ処理を行うと、著者画面に「取り下げ論文」として永久に残ることになる。

差し戻し後に著者が論文を削除すると、システム上に記録がなくなるため、論文 ID で検索しても表示されなくなる。（事務局でも確認できなくなる）

【Manuscript Files（ファイル管理）】タブについて

タブ３【Manuscript Files（ファイル管理）】タブで行う論文差し戻しについて

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8 EIC割当て手順①

「Manuscript Details」の「Assign EIC」画面を表示する

下掲載画面「Manuscript Details」画面の右上にヘッダーの右上に表示されている「Assign EIC」タブをクリックして「Assign EIC」画面に移動する。（投稿受付が完了すると自動的に「Assign EIC」画面に移行している）

EIC割当て手順②

「Assign EIC」画面の「Editor in chief List」でEICを選択する

「Assign EIC」（下掲載画面）の「Editor in chief List」にプルダウン表示される候補の中から担当EICを選択する「Assign」

ボタンをクリックするとEIC割当が完了する

１－2 EIC割当て（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

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9 EIC割当て手順③

EICを選択して「Assign」をクリック

「Assign」をクリックするとEIC登録が完了する。審査行程は「Awaiting EIC Assignment」から

「Awaiting AE Assignment」に移行する

1.特集号EICアカウントの作成

特集号毎に EICアカウント作成する。セクレタリーがいる場合は、EIC と情報が共有できるようEIC・セクレタリーを登録した特集号用のMLアカウント作成をする。これによりセクレタリーがEICに代わって論文査読の事務処理を進めることができる

2.EIC･AEが共著に含まれる論文のブラインドの回避方法

EIC･AEが共著に含まれる論文は、重複者がブラインド表示され、割当ができない。これを避けるためには、EIC・

AEの論文著者データに登録するメールアドレスを別アドレスに変更する必要がある。

論文の著者情報変更は、「Manuscript Details（Manuscript Information）」の「Author Supplied Data」下部の

「Edit This Information」ボタンをクリックして行う

AE割当て状況確認の手順①

「Admin Lists」（下画面キャプチャ）「Awaiting AE Assignment」をクリックし論文LIST画面を表示する 1-2 EIC割当ての注意事項など（EICアカウントの作成について）

１－３ AE割当て状況の確認（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

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10 AE割当て状況確認の手順②

論文LIST画面右「Take Action」のプルダウン項目「View Details」をクリックし「Manuscript Detail画面を表示する

AE割当て状況確認の手順③

ヘッダー画面右上（下画面キャプチャ）の「Assign AE」をクリックしてAEの選出状況を確認する

※期日超過すると赤字で超過日数が表示される。システムからは超過一週間ごとにリマインダーが送信される。システムから自動送信のリマインダーメールが2回送信されても無反応な査読者には、事務局が手動で催促メール（ScholarOneを介して）を送信して状況確認する

↓

(12)

11

⇐ユーザーIDにはメールアドレスを挿入する。既存アカウントでメールアドレスの変更があった場合はユーザーIDも合わせて変更し、その旨をユーザーに報告する

1.新規AEの登録方法

特集号AEはシステムに未登録の場合が多い。そのため、特集号の割り当て作業が始まる前に登録をする。また、

登録済のAEについては、AE権限が付与されているかを確認する。MTA編集委員会体制が変更された場合は、新規メンバーを速やかに登録する。退任したメンバーのアカウントを削除しない

2.具体的な操作方法

①「Admin Dashboard」画面「Admin Tool」の「Add User Account」をクリックして「Add User」画面を表示する

② 「Add User」画面に登録情報を入力して画面右下の「Save」をクリックすればアカウント作成完了

↓

1-3 AE割当て状況の確認での注意事項など（新規アカウントの登録について）

(13)

12

⇐「Roles&Permissions」の右にある「Edit」ボタンをクリックすると、デフォルトで設定されているAuthor権限以外の EIC・AE・Reviewerの権限を付与できる。各チェックボックスにチェックをいれて「Save」すれば権限の付与が完了する

Reviewer選出•査読依頼・承認状況確認の手順①

「Admin Lists」の「Awaiting Reviewer Selection」（下画面キャプチャ）の論文一覧画面右「Take Action」のプルダウン項目「View Details」をクリックし「Manuscript Details」画面を表示する

１－４ _REVIEWER選出・査読依頼・承認の確認（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

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13

Reviewer選出•査読依頼・承認状況確認の手順②

ヘッダー画面右上の「Select Reviewer」タブをクリックしてReviewerの選出状況を確認する

Reviewer選出•査読依頼・承認状況確認の手順③

「Admin Lists」の「Awaiting Reviewer Invitation」内の論文一覧画面右「Take Action」のプルダウン項目「View Details」をクリックし「Manuscript Details」画面を表示する

Reviewer選出•査読依頼・承認状況確認の手順④

下キャプチャのヘッダー右上「Invite Reviewer」タブをクリックしてReviewerへの依頼状況を確認する

AEから査読者への査読依頼が完了すると「Admin Lists」の「Awaiting Reviewer Invitation」から「Awaiting Reviewer Assignment」に審査行程が移行する

(15)

14

Reviewer選出•査読依頼・承認状況確認の手順⑤

「Admin Lists」の「Awaiting Reviewer Assignment」の論文一覧画面右「Take Action」のプルダウン項目「View Details」をクリックし「Manuscript Details」画面を表示する

Reviewer選出•承認状況確認の手順⑥

ヘッダー右上の「Assign Reviewers」タブをクリックしReviewerの承認状況を確認する

※依頼中の査読者の査読アサインが完了すると「Admin Lists」の行程は「Awaiting Reviewer Assignment」から

「Awaiting Reviewer Scores」に移行する。期日超過すると赤字で超過日数が表示される。システムからは超過一週間ごとにリマインダーが送信されている。システムから催促メールが2回（2週間超過）送られても無反応なAEには事務局が手動で催促メールを送信（ScholarOneを介して）して状況確認する

(16)

15 1.査読依頼の未完了状態

AEはSearch機能を使用して「Reviewer List」に査読候補者を登録する。その際に「Status」の表示が下キャ

プチャ画面の状態の場合は査読依頼が未完了である。この状態が数日続く際は、事務局からAEにScholarOne を介したメールで「Invite」を促す

2.査読依頼メールの送信と査読承認

上記のキャプチャ画面の状態でAEが「Invite」ボタンをクリックすると、下掲キャプチャの査読依頼メールが立ち上がる。査読者はメール文に記載された「agree」のURLをクリックすると査読承認となる。査読者の「Agree」

「Decline」の操作はScholarOne 上では行うことができず、ここで送信されたメール本文のURLをクリックしなければならない（自動送信のリマインダーメールにもURL は記載されない）。そのため、AEが査読依頼を行って数日経過しても反応がない場合は、事務局からReviewerに確認のメールを送り、上記の旨を伝える

1-4 Reviewer選出•査読依頼・承認状況確認の注意事項など

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16 3.必要査読者数

「Select•Assign Reviewer」画面の「Progress」（下画面キャプチャ）の「reviews required to make decision」

はデフォルトで２人でとなっているが、稀にAEが１人に変更してしまうことがあるので、事務局で確認をする

4.査読者の新規登録

Search 機能で該当しない査読者を追加登録する方法を AE から問い合わせられることがある。「Select•Assign

Reviewer」画面にある「Create Reviewer Account」（下画面キャプチャ）に氏名•肩書•メールアドレスを入力すれば新規の査読者を登録することができる。登録はAEが行う

※Reviewerアカウント入力例正：（1st）Taro（Last）Gakkai 誤：（1st）Gakkai（Last）Taro

5.日本語での査読報告

英語での報告が原則だが、著者•EIC•AE、判定に関わるすべての人が日本人の場合は，日本語での査読報告を認める

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17 査読状況確認の手順①

「Admin Lists」の「Awaiting Reviewer Scores」（下画面キャプチャ）の論文一覧画面右「Take Action」のプルダウン項目「View Details」をクリックし「Manuscript Details」画面を表示する

査読状況確認の手順②

下画面キャプチャ右上の「Awaiting Reviewer Scores」タブをクリックして査読状況を確認する

査読状況確認の手順③

「Admin Lists」の「Overdue Reviewer Scores」（下画面キャプチャ）の論文一覧画面右「Take Action」のプルダウン項目「View Details」をクリックし「Manuscript Details」画面を表示する

１－5 査読状況の確認（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

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18 査読状況確認の手順④

下キャプチャ画像のヘッダー画面右上「Overdue Reviewer Scores」タブをクリックして査読遅延状況を確認するシステムからは超過一週間ごとにリマインダーが送信されている。そのため、システムから催促メールが 2 回（2 週間超過）送られても無反応な査読者には事務局が手動で催促メールを送信して状況確認する（メールはEIC・AE にもCCで送信する ※催促メールはScholarOneのシステムから送信する）。それでも反応がない場合は、AE・

EICに相談をする

1.査読遅延による影響について

著者がドクターコースの学生の場合、卒業や就職がかかっており採録判定が遅れることで卒業延期、就職断念につながる可能性があるので迅速に処理する

1-5 査読状況確認の注意事項など

(20)

19 AE判定状況確認の手順①

「Admin Lists」の「Awaiting AE Recommendation」（下画面キャプチャ）の論文一覧画面右「Take Action」のプルダウン項目「View Details」をクリックし「Manuscript Details」画面を表示する

AE判定状況確認の手順②

下添付画像ヘッダー画面右上の「Make Recommendation」タブをクリックしてAE判定状況を確認する

システムから２回リマインダーが送られても（２週間遅延）反応がない場合には事務局からもメール連絡（メールは EIC にも CC で送信）をする。それでも反応がない場合には対応について EIC に相談する ※催促メールは

ScholarOneのシステムから送信すること

１－6 AE判定状況の確認（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

(21)

20

1.「rescind処理（査読結果の差し戻し）」

AEが査読結果を確認し、内容に修正がある場合は、「rescind処理」にて査読者に査読結果を差し戻し、修正を依頼の上、再送信してもらう。なお、「Audit Trail」に処理をした履歴が残るので、事務局で代理操作は行わず、

下記手順を担当AEに伝えて行ってもらう

rescind（AE→REVIEWER）処理手順①

「Associate Editor Dashboard」（下画面キャプチャ）の「Awaiting AE Recommendation」にある該当論文データの右部にある「Take Action」ボタンをクリックして「Make Recommendation」画面を表示する

↓

1-6 AE判定状況確認の注意事項など（査読結果の差し戻し「rescind処理」処理について）

(22)

21 rescind（AE→REVIEWER）処理手順②

「Make Recommendation」（下画面キャプチャ）の「Reviews」部分で、差し戻しをする査読者名の下にある

「rescind」をクリックする

rescind（AE→REVIEWER）処理手順③

「rescind」をクリックするとAEからREVIEWER宛のメール（下画面キャプチャ）が立ち上がる。必要に応じてAEに文章を変更してもらい、送信ボタンをクリックすると処理は完了する。これに伴いダッシュボード内の行程は「Awaiting AE Recommendation」から「Awaiting Reviewer Scores」に戻る。改めて査読結果が送信された際にAEは、通常通りの手順で「Awaiting AE Recommendation」の作業をする

※rescindの注意点※

rescindを行うと査読コメントが破棄され、査読者はシステムからrescind前の査読コメントを容易に見ることができ

なくなるため（システムには保持されている）、入力済みの（rescind前の）コメントの一部を修正したいのであれば

（かつ、手元にコメントの文章を残していない場合）rescindのボタンを押す前に、システムから査読コメントをコピーするように薦める

(23)

22

↓

EIC判定状況確認の手順①

「Admin Lists」の「Awaiting EIC Decision」内の論文一覧画面右「Take Action」のプルダウン項目「View Details」

（下画面キャプチャ）をクリックし「Manuscript Details」画面を表示する

「１－６」でAEが判定結果の送信作業を完了させると、「Admin Lists」の行程は「Awaiting AE Recommendation」

から「Awaiting EIC Decision」に移行する

１－７ _EIC判定状況の確認（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

(24)

23 EIC判定状況確認の手順②

下画面キャプチャ右上の「Make Decision」タブをクリックしてEIC判定状況を確認する

システムから２回リマインダーが送られても（２週間遅延）反応がない場合には事務局からもメール連絡をする

1.「rescind処理（判定結果の差し戻し）」

EICが判定結果を確認し、内容に修正が必要な場合は、「rescind処理」にてAEに査読結果を差し戻し、修正を依頼の上、判定結果を再送信をしてもらう。なお、「Audit Trail」に処理をした履歴が残るので、事務局で代理操作は行わず、下記手順にて担当EICに処理してもらう。なお、EICから査読結果について修正を指摘された場合は「１．EICからAEにrescind」→「2．AEからREVIEWERにrescind」と２段階の作業が必要になる。

EICからAEへの「rescind処理」については下記手順を参照

rescind（EIC→AE）処理手順①

「Editor-in-Chief Dashboard」（下画面キャプチャ）の「Awaiting AE Recommendation」にある該当論文データ右部にある「Take Action」ボタンをクリックして「Make Recommendation」画面を表示する

1-7 EIC判定状況確認の注意事項など

(25)

24

↓

rescind（EIC→AE）処理手順②

「Make Decision」（下画面キャプチャ）右下「Recommendations」部分で、AE名の下にある「rescind」をクリックする

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25 rescind（EIC→AE）処理手順③

「rescind」をクリックするとEICからAE宛のメール雛形（下画面キャプチャ）が立ち上がる。必要に応じて EICに文章を変更してもらい、送信ボタンをクリックすると処理は完了する。これに伴いダッシュボード内の行程は「Awaiting EIC Decision」から「Awaiting AE Recommendation」に戻り、差し戻し処理をしたAEのステータスは「Make Recommendation」となる。改めて判定結果が送信された際に EIC は、通常通りの手順で

「Awaiting EIC Decision」の作業をする

※Rescindの注意点※

rescindを行うと判定文コメントが破棄され、AEはシステムからrescind前の判定文コメントを容易に見ることがで

きなくなるため（システムには保持されている）、入力済みの（rescind前の）コメントの一部を修正したいのであれば（かつ、手元にコメントの文章を残していない場合）rescindのボタンを押す前に、システムから判定文コメントをコピーするように薦める

↓

(27)

26

１．採否通知（Minor Revision）・リマインダーメール文への投稿期日注意文言の記載

システムの修正原稿の投稿締切が期日0：00となっており、24：00前までと勘違いをして投稿期日を超過してしまう事例が多かった。そのため、「Minor Revision」の採否通知メールと投稿期日1週間前にシステムから自動送信されるリマインダーメールの雛形に下記の注意文言を追加している

（期日はタグ設定で自動挿入される形式となっている）

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

The due date of submitting your revised manuscript is @@author due date will be populated when the email is sent@@.Please note that the deadline is 0:00 a.m. of the due date, not 23:59:59.

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

２．投稿期日の超過

上記の投稿期日に関する注意文言を記載しているため、期日超過は著者の責任とし、依頼があっても投稿期日延長の処理はせず新規論文として投稿してもらう。その際、Cover Letterには「論文ID」と「minor revision 判定対応が締切までに完了できなかったものである旨」を記載の上、投稿するように依頼する。また、その処理は事務局ではなく、著者に対応してもらう。

上記については、原則として特集号も同様であるが、特集号の成立が難しくなる状況もあるので、特集号編集委員会と相談のうえ対処する。

特集論文の論文が修正期限切れとなり、一般論文として投稿された場合は、RegularのEICに割当てを行い、

前回担当したAEに担当いただくこととする

３．採否通知メールへのBCC自動挿入

担当 EIC・AE・Reviewer のメールアドレスが自動的に BCC に挿入されるように E-mail Templates を設定している。Accept•

Minor Revision• Reject すべてに一貫した送信設定とするため、変更が生じた場合はすべての雛形に反映させる

下記タグをEmail TemplatesのBCCに入力する送信設定される。「, 」の後に半角スペースが入っていないと反映されないので、変更する際には注意する

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

# # P R O L E _ E D I T O R - I N - C H I E F _ E M A I L # # , # # P R O L E _ A S S O C I AT E _ E D I T O R _ E M A I L # # ,

# # P R O L E _ R E V I E W E R _ E M A I L # #

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

修正原稿の投稿受付手順①

「P.1 投稿受付手順①」と同様

修正原稿の投稿受付手順②

「P.2 投稿受付手順②」と同様 1-7 EIC判定状況確認の注意事項など

１－８修正原稿の投稿受付（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

(28)

27 修正原稿の投稿受付手順③

「Manuscript Details」で確認必須事項をチェックする

下記の確認必須事項をチェックし、不備がある場合は著者に差し戻して修正を依頼する

･アップされているファイルは問題なく開けるか

･指定のスタイルファイルは使用されているか

･.PDFプルーフの図表は正しく表示されているか、文字化け等がないか

･カバーレターに特記事項はないか

･判定文で指摘された修正箇所への回答文がアップされているか

※動画データがある場合は「Supplementary Files」で閲覧できるか確認する）

修正原稿の投稿受付手順④

「Complete Checklist」をクリックして論文の投稿を受け付ける

「P2 投稿受付手順④」と同様に「Check list」のボックスをクリックして「Approve」ボタンをクリックすると、

投稿受付が完了する。初回投稿受付時は投稿受付が完了するとEIC割当画面（Assign EIC）に切り替わったが、

修正原稿では EIC割当て•AE割当•査読者の選出は既に完了しているため、「Admin list」の行程は「Awaiting Admin Checklist」から「Awaiting Reviewer Invitation」に移行する。特集号編集委員長•編集員はこの行程を把握していない場合があるので事前に伝える

1.回答コメントのアップロードについて

判定文への回答コメントは、カバーレターに記載しても査読者は閲覧できない。その場合は一旦著者に差し戻しをし

てAuthor's Responseに記載するか、回答文データを修正原稿とともにアップするように依頼する

２回目査読依頼•承認状況確認の手順①

「P.14 Reviewer選出•査読依頼・承認状況確認の手順③」と同様

２回目査読依頼•承認状況確認の手順②

「P.14 Reviewer選出•査読依頼・承認状況確認の手順④」と同様。

※AEは２回目査読時も「Reviewer List」の「Invite」ボタンをクリックして依頼メールを送る必要がある。この事を把握していない場合が多いため、「Awaiting Reviewer Invitation」の行程で「Invite」されていない場合にはAE に「Invite」するように促す

２回目査読依頼•承認状況確認の手順③

「P15 Reviewer選出•査読依頼・承認状況確認の手順⑤」と同様

２回目査読依頼•承認状況確認の手順④

「P15 Reviewer選出•査読依頼・承認状況確認の手順⑥」と同様 1-8 修正原稿投稿受付の注意事項など

１－９２回目査読依頼・承認状況の確認（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

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28 1.第２回目査読依頼で辞退があった場合

第２回目査読依頼で査読辞退があった場合は、下記のいずれかの方法でAEに対応をしてもらう

･新規で査読者を登録して、２回目査読を担当してもらう

•担当AEが査読者を兼任する

2回目査読状況確認の手順①

「P18査読状況確認の手順①」と同様

2回目査読状況確認の手順②

「P18査読状況確認の手順②」と同様

2回目査読状況確認の手順③

「P18査読状況確認の手順③」と同様

2回目査読状況確認の手順④

「P18査読状況確認の手順④」と同様

2回目AE判定状況確認の手順①

「P20 AE判定状況確認の手順①」と同様

2回目AE判定状況確認の手順②

「P20 AE判定状況確認の手順②」と同様

2回目EIC判定状況確認の手順①

「P23 EIC判定状況確認の手順①」と同様

2回目EIC判定状況確認の手順②

「P24 EIC判定状況確認の手順②」と同様

1-9 ２回目査読依頼・承認状況確認の注意事項など

１－10 ２回目査読状況の確認（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

１－11 ２回目AE判定状況の確認（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

１－12 ２回目EIC判定状況の確認（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

(30)

29 最終原稿作成依頼の手順①

「Admin Lists」の「Final Deta Send Back to Author」（下画面キャプチャ）の論文一覧画面右「Take Action」

のプルダウン項目「View Details」をクリックし「Manuscript Details」画面を表示する

最終原稿作成依頼の手順②

「Manuscript Details」のヘッダー右上にある「Awaiting Final Data」タブをクリックして、最終原稿作成依頼メールを立ち上げる

最終原稿作成依頼の手順③

メール雛形文（下画面キャプチャ）では最終原稿データの提出期限が３週間に設定されている。特集号の場合や掲載までの日程が差し迫っている場合は，事務局編集作業の状況に応じ、短縮した期日に変更して送信する。メールの送信が完了すると「Admin Lists」のステータスは次行程の「Final Data Update Approval」に移行し、著者が最終原稿データの提出を完了すると「Final Data - Update Approval」に移行する

１－13 採録判定論文への最終原稿作成依頼（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

(31)

30

↓

1.「Send Back to Author」でのメール未送信状態

１度「Send Back to Author」ボタンをクリックしてメールを立ち上げると、送信が完了していなくても「Admin Lists」のステータスは次行程の「Final Data - Awaiting Author Updates」に移行する。そのため、誤ってメールを閉じてしまった場合は再送信する

2.著者への修正依頼について

投稿受付・再受付・採録の日付は組版時に事務局デザイナーが入れるので、著者に挿入を依頼しない。Figure（ボールド•省略形）の表記•図表の位置、引用文献の表記など、和文で適用している統一表記への修正依頼もしない１－13 最終原稿作成依頼の注意事項など

(32)

31 Payment formの処理①

「Admin Lists」（下画面キャプチャ）の「Final Data - Update Approval」内の論文一覧画面右「Take Action」

のプルダウン項目「View Details」をクリックし「Manuscript Details」画面を表示する最終原稿のデータとともにPayment formが提出されているかを確認する

Payment formの処理②

「Manuscript Details」のヘッダー左に配された「Manuscript Files」の「Manage Manuscript Files」に原稿データ等とともにアップされた「Payment form」のデータを開きプリントアウトして保管する

※Payment formが未提出の場合は、著者に確認をとる

Payment formの処理③

事務局端末機にPaymentformの情報を入力してカード情報の照合をする

端末でカード情報の照合ができたものは引き落とし処理が可能なので、該当論文は掲載可能となる。処理したカード引き落とし情報を専用の書式に記入のうえカード会社に送付する。カード会社での処理が完了すると、各社の設定日に引き落とし処理がされる

１－14 Payment formの処理（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

(33)

32 1.クレジットカード決済がに対応できない著者の場合

掲載料の支払いは、クレジット払いを原則とするが、クレジットカード決済ができない場合は理由を問合せ、確認後、請求書払いに対応する。

2.領収書の発行

著者から領収書の発行を希望があった場合は領収証を作成し、データもしくは郵送で送付をする。領収証を依頼されることが多い場合は、あらかじめpayment formに「領収書を希望」という項目を追加することを検討する

3.Payment formデータの取り扱い

著者の最終原稿データ提出時に「Manuscript Files」にPayment formデータも一緒にアップしてもらっている。

Payment formについては、アップロード内容の確認時にハードコピーを出力した後に、システム上のPaym

データを速やかに削除している。更にセキュリティを向上させるため、パスワードをかける形を検討したが、

著者PC環境によって対応できない場合があるので、現状は著者が任意でパスワードをかけている。

今後、システム上へアップしない方法に切り替える場合は、メール添付（暗号化）･FAX送信が考えられる

掲載順の確認•Forward執筆依頼の手順①

特集号掲載論文が確定した後に、特集号編集委員長（幹事）にForward執筆依頼状と、掲載順検討用の掲載論文リストを送付する

掲載順の確認•Forward執筆依頼の手順②

Forward原稿･確定掲載順が特集号編集委員長より提出されたら、事務局デザイナーが組版したPDFデータで校

正を依頼し、修正点を反映し作業完了となる

1.掲載予定の一般論文の承認

Payment formの処理まで完了した一般論文をMTA委員長・副委員長に報告し、了承を得た論文を掲載する。掲

載が確定した後に、著者に掲載号の通知を行う。

※Payment formが未提出（請求書の場合は入金が未完了）の論文は掲載しない

■TeX原稿

著者がアップロードした最終原稿 PDF（カメラレディ原稿）を、学会フォーマットに合わせるため、ノンブル・柱等を配置したクォーク上に面付けして作成したデータをPDF出力する

■Word原稿

本文はすべてベタテキストに戻しクォークでDTP作業をする。図表に関しては、著者がアップしたデータ（eps,

tiff,スキャン）をそのまま使用する。クォークからカメラレディ原稿（PDF）を書き出す

※Word 原稿のみ、著者校正を行う

１－14 Payment formの処理の注意事項など

１－15 掲載順の確認•Forward執筆依頼（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

１－15 掲載順の確認•Forward執筆依頼の注意事項など

１－16 掲載誌面の作成（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

(34)

33 著者校正依頼の手順①

「Manuscript Details」の「Manuscript Files」画面にある「First Look Corrections」に著者校正用 PDFをアップロードする

著者校正依頼の手順②

「Manuscript Details」右上の「Awaiting final data」タブ内の「Send Back Author」ボタンをクリックして立ち上がるメールに、著者校正依頼に関する記載をした上でメール送信する

「Send Back Author」ボタンをクリックして立ち上がるメールで送信をしないと、論文データが事務局か

ら著者に移行しないため、著者はアップロードしたデータを確認できない。

著者は事務局が手順でアップロードした校正用 PDFを｢Author Dashboard｣の「Manuscripts Accepted for First Look」にある論文データ内の「⑥ File Upload」（下画面キャプチャ）でダウンロードして確認する

※確認方法は著者校正依頼のメールに明記する

↓

１－17 著者校正の依頼（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

(35)

34

1.PDF添付での著者校正依頼は行わない

校正用のデータサイズの大きい PDF をメール添付すると、著者メール環境によって受信できない場合がある。そのため、メール添付で送信せず、先に挙げたScholarOneにアップロードする確認方式で行う

■TeX原稿：

クォーク上に面付けして作成したデータを PDF出力して、TeX ソース（書誌情報作成用）と合わせて送稿（三美印刷のサーバーにアップロード）する

■Word原稿：

ベタテキストを元にクォークで作成したデータを PDF に書き出して送稿（三美印刷のサーバーにアップロード）する

サーバーへのアップロードが完了したら、三美印刷の担当者に報告する。三美印刷はアップしたデータを確認して、

公開画面の作成に着手する

公開画面検証～公開の工程①

データ送稿後5～6日後に、三美印刷から公開データの仮アップが完了した連絡が入る公開画面検証～公開の工程②

仮アップ状態のJ－STAGE登載画面で公開論文の書誌情報およびPDFデータを確認する修正の有無に関する確認結果を三美印刷に報告する

公開画面検証～公開の工程③

②の検証作業と、それに伴う修正などが完了次第、三美印刷はJ－STAGE上での公開日設定を行う

※上記の設定により公開日に自動的に公開される

1.公開後のデータ修正について

修正内容に応じて依頼先と、修正までの所用期間が異なる

・書誌情報（ノンブル）修正➔J－STAGEに申請書で依頼（申請書受理後1週間程度）

・PDF差し替え・書誌情報（テキスト）修正➔三美印刷が行う（修正依頼から反映まで2日程度）

１－17 著者校正依頼の注意事項など

１－18 三美印刷へのデータ送稿（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

１－19 公開画面検証～公開（１章投稿受付～出版まで事務局業務の手順）

１－19 公開画面検証～公開の注意事項など

(36)

35 論文賞の進行については下記手順で行う

1．過去 5 年掲載論文の検討（11月）

各研究委員会で、当該年(注1)を含む過去5 年間に学会誌あるいはMTAに掲載され掲載後に著しく評価が高まった論文があるかどうかを検討し、あった場合は、事務局経由で推薦書（別紙）を添えて該当する運営委員会（和文論文運営委員会、MTA 運営委員会）に提案する。検討依頼は事務局から各研究委員会委員長宛てにメールで行う

2．事前判定と候補論文の検討（12月）

事務局により対象年掲載論文の事前判定^*を行い、結果を MTA 委員長･副委員長に送付する。その結果を基に MTA委員長・副委員長が第一次候補論文を検討する

* accept 決定時の査読報告の「Originality/Novelty」、「Practicality/Usefulness」、「Reliability/Clarity」の各々の判定結果において、少なくとも１人の査読者の評価が「good」以上の場合を検討対象とする

3．1 次投票（12月）

MTA運営委員会より送付される「MTA Excellent Paper Awards Preliminary Nomination Sheet」（2．の検討結果）により一次投票を行う。投票用紙は対象年特集号の EIC(委員長)・AEIC（副委員長）・Secretary（幹事）・AE（編集委員）、 MTA常任委員メンバー全員に、所定文面でBCC送信する。送付したメールデータはMTA委員長・副委員長に送信する

※投票締切１週間前にリマインダーを送信する

4．1 次投票集計･報告（12月）

一次投票の結果を事務局がとりまとめ、MTA 委員長・副委員長に報告する。それを受け、MTA 委員長・副委員長は、第2次候補論文を検討する

5．2 次投票（1月）

MTA運営委員会より送付された「MTA Excellent Paper Awards Nomination Sheet」（4.の検討結果）を一次投票Sheetと同様に、対象年特集号のEIC・AEIC・Secretary・AE全員に所定文面にてBCCでメール送信する

※投票締切の１週間前と2～3日前にもリマインダを送信する

6．2 次投票集計･報告（1月）

1次投票同様に結果は事務局がとりまとめる。結果をMTA委員長・副委員長に送信する。それを基にMTA委員長・副委員長がMTA推薦論文（最大6編）を選定する

7．MTA 推薦論文候補の決定・推薦文作成（1月）

MTA委員長・副委員長による検討を経て、最大6 編の推薦論文候補を選定し、選定された論文の推薦書（別紙）

を作成する。作成した推薦文データは事務局にお送りいただく

8．論文委員会論文賞候補論文の検討・決定（2月）

2月開催の論文委員会にて、MTA・和文（ともに最大6編）の推薦候補論文を審議する。論文委員会として最大 6 編の推薦論文を選定し、それぞれの推薦書を確定し、事務局経由で選奨委員会に送付する

2

章その他

2－１論文賞の進行について（2章その他）

(37)

36

任期満了時・途中退任時の常任メンバーの依嘱は下記のように行う

1.任期満了前（毎年4月を目処）に、再任依頼状（依嘱状）・再任承諾書のメールを送信する

※依頼状の任期は通常は２年で依頼する

2.再任がいただける方からお送りいただいた再任承諾書を保存する 3.再任が頂けない方には後任者を推薦いただく

4.後任推薦者の就任について MTA 委員長・副委員長に承認をいただく

※副委員長（論文委員）の場合は論文委員会からも承認を得る

5.承認が得られ次第、就任者に就任依頼状（依嘱状）・就任承諾書を送付する 6.新体制に切り替わり次第（総会終了後）下記項目の更新作業を行う

・HPの「Editorial Board」

・ML（論文委員会・EIC・AE）の登録アドレスの更新

・ScholarOneのEICアカウントの委員長名（EICメールの署名欄）、登録内容の変更

・新任AEのアカウントをScholarOneに登録する（既存アカウントがある場合はAE権限を付与する）

任期中の途中交代について 1.後任者を推薦いただく

2.後任推薦者の就任について MTA 委員長・副委員長に承認をいただく

※副委員長（論文委員）の場合は論文委員会でも承認をいただく

3.承認が得られ次第、就任者に就任依頼状（依嘱状）・就任承諾書を送付する

※依頼状の任期は通常前任者の満了時までとするが、委員長、副委員長から指示があった場合はそれに従った期間とする

4.依嘱手続きが完了次第、下記項目の作業を行う

・HPの「Editorial Board」

・ML（AE）の登録アドレスの更新 ※副委員長の場合は論文委員会・EICのMLも変更する

・新任AEのアカウントをScholarOneに登録する（既存アカウントがある場合はAE権限を付与する）

1.特集号の企画提案依頼

研究委員会への企画提案依頼は、和文･MTA を統一した書式で一括して行う

※研究委員会から提案書式の送付があった際には、提案内容を MTA 委員長・副委員長に承認をいただいた後に、

CFPの作成を依頼する。作成されたCFPを委員長・副委員にご確認いただき、了承が得られたら学会HPに掲載する

2.特集号の投稿締切延長

投稿締切４～5日前で投稿数が少ない場合は、投稿状況を特集号 EIC・幹事に報告し、締切延長の検討を依頼する。（必要に応じ、事務局から延長版の進行スケジュールを参考として送付する）

延長が決定したら、学会HPのMTA Special Issues・トップ画面最新ニュース欄（Facebook連動）・学会メールマガジン・イメージメーリングリスト（IM）で投稿締切延長を周知する（IM 送信時には、文字化けをしないように文字エンコードがシフト JIS になっているか確認する。機種依存フォントが入らないようテキストメモで作成してメールに貼り込む）

2－2 常任メンバーの委嘱について（2章その他）

2－3 特集号について（2章その他）

MTA 事務局 運用マニュアル