琉球政府文書のマイクロ化について

琉球政府文書のマイクロ化について

吉嶺 昭 I

は じめに

1

マイクロ化 に至るまでの経緯

1 ‑ 1

琉政文書の現状況

ト2

マイクロ化の選択 2 琉政文書のマイクロ化

2 ‑ 1

琉政文書マイクロ化委託事業の開始

2 ‑ 2

平成

1 4

年度 マイクロ化委託事業

3

平成

1 4

年度 琉政文書マイクロ化実施概要

3‑1 委託前準備

3 ‑ 2

原形態の記録 と規則性の維持

3 ‑ 3

原資料の補修等

3 ‑ 4

撮影､検査､複製 フイルム作成

3 ‑ 5

綴 じ直 し

3 ‑ 6

撮影後処理 4 今後の課題

4‑ 1

業務の検討､改善

4 ‑ 2

マイクロ化後の簿冊の保存方針

4 ‑ 3

諸基準の整備

4 ‑ 4

形態の価値 〜形態の価値 を判断する材料 ‑ おわ りに

はじめに

沖縄県公文書館では､平成

7

年の開館か ら所蔵資料及び県内外 にある貴重 な公文書等資料の収集 ･ 保存 ･利活用のためにマ イクロ化^lを実施 して きた｡当館最大の コレクシ ョンである琉球政府文書

(以下 ｢琉政文書

｣)

2もその一つで､平成13年度か ら始めたマイクロ化 も今年で2年 目となる｡

当館 には､当該文書

1 6

万簿冊余が温度

2 0

度前後､湿度

6 0%

で

2 4

時間空調の専用書庫で保存 されてい

†財団法 人沖縄 県文化振興会公文書管理部公文書専 門員

Ⅰ当館では､16mmと35mmマ イクロ撮影 カメラを各2台づつ保有 している｡資料 に合わせ て16m､35mmのマ イクロフ ィ ルムに撮影 し､ 自動現像機 で現像す る｡検査後 は複製 フ イルム を作成す る｡撮影 したオ リジナル フ ィルムは保存用 フイルム として フイルム保管庫へ保存｡複製 フイルムは閲覧用 と して活用す る｡

古文書 ､地岡等 の彩色 された部分が重要 な ものは適宜35m カラーマ イクロ撮影 を行 う｡現像後の カラーマ イクロ フィルムをデジタル化 し､複製本 を作 成す るな ど して閲覧 に供 してい る｡ カラーマ イクロフ ィルムは保存用 として フイルム保管庫 で保存す る｡

21952年4月1日か ら1972年5月14日までの間 に､米 国統治 の もとに琉球政府が作 成 ･取得 した行政文書 を指す｡

沖縄県公文書館資料収集基準 では､終戦後(1945年)か ら琉球政府発足 (群島政府時代等) までの行政機 関が作成 した 文書等 も含め琉政文書 と呼称 している｡

る｡一般 に､公文書館 は 1点 しかない原資料 を所蔵 し､それ を活用で きることも特色の一つである｡

琉政文書 も唯一､当館 でのみ閲覧利用可能な原資料である｡

本稿では､琉政文苔のマイクロ化 を中心 に､実施 までの経緯 と平成

1 3

年度 と今年度実施 した同文書 のマ イクロ化委託事業の主 な概要報告及び今後の検討課題 について記述 してみたい｡

1 マイクロ化 に至 るまでの経緯

1 ‑ 1

琉政文書の現状況

琉政文書 を保管 している 9号書庫 (琉球政府文書庫)は､琉球政府 閉庁時の各部局課毎 にゾー ン分 け され､各部局課毎の簿冊 を収めた箱が書架 に整然 と配架 されている0 (写真

1､ 2)

写真1 琉球政府文書庫内 写真2 簿冊 を収納 した箱

同文書の閲覧申請がある場合 は､原資料 を利用 に供 している｡一般利用か ら行政利用 まで幅広 く利 用 され､殆 どの利用者が閲覧 した簿冊の複写 を希望す る｡原資料保護のため､複写作業 は閲覧担当職 貝が行 っている3｡ (写真

3､4)

但 し､同文書 は､酸性劣化の問題や急速 に記録内容 ‑が消失する 青焼 き図面類 を多量 に含むなど長期保存 には適 さない紙 に記録 されている｡劣化の要因は､酸性劣化

といった内的要因の他 にも､利用 による原資料の劣化 といった外的安閑 もあげ られる｡

‑写真

3

琉政文書の利用 利用者 は､手の油 と汚れで原資料 を 汚損 しない ように 綿手袋着用で閲覧 する｡

写真4‑→ ブ ックコピー 機 での琉政文 書の複写

3

哲雄 に保存 されている原資料 を複写す る場合 は､ブ ックコピー機 を使用す る｡ ブ ックコピー機 は､カメラの原理 の応用で､上部 に取 り付 け られた レンズ部分で原稿 を読み と り複写物が出力 される｡通常の複写機 と違い､直接 ス キャナー (読み取 り)の光源が当た らないため資料への影響が少 ない｡

4ここでは､紙 に記録 された文字､岡画等 を指す.

‑84‑

ト2

マ イクロ化の選択

公文書館 では､原資料 の長期 的な利用 を保証す るため に保存 に も努 めなければな らない｡保存 と利 用 とい う相反す る問題 を解決す るために､利用 に耐 え られるように原資料 を補修 ､保護 し保存 に努め てい くことは勿論の こと､原資料 をマ イクロ化 し､マイクロフィルムで記録 内容 の活用 を図ることも 解決策の一つである｡原資料 は､補修等や劣化要 因 を取 り除 くこ とで長期保存 を図 るが､万が一 に備 えて､その記録内容 をマイクロフィルムに保存 し､後世 に残 してい くこ ともマ イクロ化 の 目的である と捉 えている｡

マ イクロフ ィルムか らは5記録 内容 のほ とん どを確 認す るこ とがで きる｡保存 のため に原資料 の利 用 を制限する以上､それ とほぼ同等 の記録内容 をもった媒体 にす る必要があ る｡

琉政文書の ように､紙文書 に記録 された大量の情報 を複製する場合 には､マイクロ化が適 している｡

理由は､① マ イクロ撮影 は､原資料への悪影響が少 ない｡②原資料 の撮影速度 もほぼ一定で､時間的 にも遠 くかつ鮮明 に記録内容 を写す ことがで きる｡③経済的 な価格 で記録 で きる｡(∋保存性 について も条件が整 えば数百年6もつ といわれる｡④ マ イクロフィルムの画像 を直接 目で見 ることがで きるた め (可視性､可読性)再生機器 には左右 されない｡⑤ 国際的 に も統一規格 が定め られ､マイクロフ ィ ルムが裁判の証拠資料 として認め られた例 もあ り､法 的な証拠能力 を持つ媒体 としての実績がある｡

⑥ マイクロフィルムか らデジタル化す るこ とも可能であ り､利便性 の高い拡張性 ある媒体である｡

以上か ら､貴重 な琉政文書 の保存 と活用 を図るため にマ イクロ化 を選択 し実施 している｡

2

琉政文書 のマイクロ化

2 ‑ 1

琉政文書マ イクロ化委託事業 の開始

琉政文書のマ イクロ化 は､平成

1 3

年度か ら開始 した｡ まず優先 したのが琉球政府以前の

1 9 4 5

年

‑1 9 5 2

年の政府組織 の文書 である｡文書 の量が比較 的少 な く希少価値 もあ り､酸性劣化の問題 も考 える と 必然的に古い資料か らや ってい くことが望 ま しい との考 えか ら選択 した｡

琉政文書 は､課単位 で も数百冊 の簿冊 を有 し､ 1冊 あた りの平均 コマ数が約200コマ､課 だけで換 算 して も万単位 になる｡

計画的かつ集中的 にマ イクロ化 を実施す るため には委託が効尭 的である｡委託作業 は､原資料 の保 存面か ら館内で実施す ることが条件である｡平成

1 3

年度 は

､1 9 45‑1 9 52

年 の琉球政府以前 の政府組織 の文書 を中心 に

1 , 1 3 6

冊

､87, 5 4 3

コマ を撮影 した｡

平成

1 3

年度の委託業務 は､撮影準備 か ら撮影 ･複製 フイルム作成 まで約

3

ケ月で完了 した7｡

2 ‑ 2

平成

1 4

年度 マイクロ化委託事業

平成

1 4

年度では､琉球政府設立の

1 95 2

年

4

月‑閉庁時の

1 97 2

年

5

月 までの残 り全ての文書 を対象に､

部局課単位で実施す ることに した8｡部局課毎 ‑事務分掌毎で もあ り､利用 の便 か ら組織毎 にマ イク

5 フイルム上では分かりにくい原資料の情報については､原資料に関する補足説明として情報の抜け落ちがないよ うに､フイルム中に説明ターゲットを写 しこんでいる｡

6ISO5466で保存条件が規定され､ISO10602で期待寿命が示された｡それによると､適切な保存環境の下だと現在 使用されているPETベースのマイクロフィルムで500年の寿命があると予測がされている｡中には寿命1,000年とい

う意見もある｡

7平成13年度のマイクロ化で要 した時間は､延べ時間で撮影前準備に640時間､撮影 ･複製作業に600時間 計1,240 時間であった｡

ロ化するのが望 ま しい と考 え､最小 の組織である課単位 で実施 した｡

全部局課の全 ての資料 が貴重であるが､利用頻度が高い組織 で9琉政文書 の 目録 デー タ整備作業10

が完了 した総務局総務課 を対象 に実施す ることになった｡

今年度は総務局総務課文書

7 7 8

冊 中の約

5 8 0

冊､ コマ数 に して約

1

1万 コマ程 を撮影する予定である｡

平成

1 4

年度のマイクロ化か ら登録 までの作業の流れについては (表

1

)の とお りである｡今年度のマ イクロ化委託 は平成

1 4

年

1 2

月

2 5

日に開始 し､平成

1 5

年

3

月末 までの予定で現在 も進行中である｡

3 平成14年度 琉政文書 マイクロ化実施概要

3 ‑ 1

委託前準備

琉政文書の 目録 デー タ整備作業のデー タ

( Mi c r o s o f t Exs e l

で作成) を活用 し､対象 となる琉政 文書の簿冊撮影前の綴 じ外 し作業及びマイクロ撮影 ･複製結果等 を記録するための項 目を追加 したデー

タベース (以下

｢ DB

｣) を作成 した｡ (表

2)

作業記録 は全て

DB

に入力する他､撮影時に必要な簿冊標題 も作成する11｡委託 に関わる消耗品の内､

マイクロフィルム､現像液等 は委託業者が用意 し､当館仕様の特注品である簿冊 を収納するファイル､

保存箱等 については､当館で用意 した｡ また､マ イクロ化する簿冊 を一時仮置 きする書架 も琉政文書 庫内に確保 した｡ また､マイクロ化作業 を円滑 に進めるために､同作業期間中は利用者への閲覧制限

を行い､当館 ホームペ ージで も対象簿冊の閲覧 を制限す る通知文 を掲載 している｡

3‑ 2

原形態の記録 と規則性の維持

マイクロ化委託 を実施するにあた り問題 になった事があった｡それは､琉政文書のほ とんどが簿冊 の形態であ り､①綴 じられた部分 に文字が入 り込んで読めない｡②折 り畳 まれた図面等が開かない状 態で綴 じられているため中身が判読で きない｡③撮影の際 に綴 じ部が陰になる場合､その部分はフイ ルム上では黒 く写 る｡ したが って､陰になる部分の文字 は鮮明に判読で きない｡④撮影 に使用する

1 6

mマイクロカメラの ピン ト位置が資料 を置 く台の高 さに合 わせであるため､分厚い資料 になるとピン

トが合わな くなる12｡

深綴 じされ､原資料の記録内容が隠れているもの｡撮影機器の性能上の問題｡ この

2

点か ら記録内 容全ての撮影 を前提 とした綴 じ外 しを行 うか どうかの検討 を行 った｡

資料保存の原則 に原形保存がある｡一般的に､古い資料 ほどその原則は堅持 される傾向にある｡琉 政文書 は

､32‑5 9

年前の比較的新 しい行政資料であるが､原形態の価値 については､ まだ具体的に結 論 はでていない｡だが､ ｢形態 よ りもその記録内容が最 も重要であ り､活用､保存面か ら原資料の代

8琉政文書 は､琉球政府 閉庁時の部局課毎 に配架 されている｡ そのため､平成

1 3

年度 にマ イクロ化 を実施 した琉政 以前 の組織 文書 は､一 ヶ所 に配架 されてい るわけではないため､引 き継 がれた各部局課 の箱 か ら該当す る簿冊 を抜

き出 した｡抜 き出 し返却作業等 には､か な りの労力がかか った｡

9 大湾ゆか り ｢琉球政府 文書 の利用状況調査報告書

｣r

^{沖縄県公文書館紀要} 第

3

号

｣

(沖縄 県公文書館)

2 0 0 1

年 では

1 9 9 5

年

8

月

2

日

‑2 0 0 0

年

7

月

3 1

日までの過去

5

年間の調査報告では､利用頻度 の高い部局 は総務局で､その中で

も総務課が最 も高い結果が でてお り､ この結果 を踏 まえ選択 した｡

川 同作業 は､琉政文書 の簿冊毎 の 日録 デー タ整備 が 目的であ り､総務局の簿冊 は全 て完了 している｡ 目録 データに は､個 人情報 の有無､資料 の状態 ､撮影 コマ数 を換算す る 目安 となる頁数の記録採取 も行 っているため､マ イクロ 化実施前の必要 な情報が揃 っている｡

11各簿冊 を撮影す る前 に簿冊名等 を表示 したA4サ イズの紙 を先頭 に撮影す る｡それは､各簿冊 の表題 として撮影 し ている｡

12簿冊 を梶影す る際のオプシ ョンとしてブ ックホル ダーがあるが､撮影可能 な簿冊 の厚 さの制限がある｡

‑ 8 6 一

琉政文書 マイクロ化 か ら登録 までの作業の流 れ (表 1) ま蛸 壷 ､しこ… ､.‑凝 血 涌瀞】 ‑ .‑ぶ/;A:1‑ LLAd､

≡,影,W.じ I.,令..I

1

委託前準備 ①作業用データベースの準備 館職員

(参必要消耗品､マイクロ化中の一時保管棚 の確保

③撮影資料 の閲覧制限 .貸出処理 .書架移動 .資料 コー ド出力

2

原形態の記録等 ④簿冊の綴 じ外 し等確認

⑤写真撮影 .写真整理

3 劣化資料補修 (砂劣化 した資料の補修等 館職員 (修復士)

4

撮影前準備 (∋撮影等作業 目録の作成､撮影用簿冊標題の作成 館職員

⑧簿冊の綴 じ外 し

5 撮影､検査､複製作成 (勤撮影 委託業者

⑲撮影 フイルム検査 館職員

⑪複製 フイルム作成 委託業者

⑫複製 フイルム検査 館職貞

6

撮影後処理 ⑬簿冊の綴 じ直 し (簡易綴 じ) .資料 コー ド等貼 り 委託業者 付 け

⑭ マイクロラベル貼 り付 け

⑮ マイクロ化済み簿冊の返却処理 館職員

⑯元の保存箱 に収 まらない簿冊 を新規保存箱 に収め る○新規の箱 には収納 された簿冊の 目録 を貼 り付 け る○

⑰ マイクロ化済み簿冊が収納 されている保存箱貼付 目録 にマイクロ化の表示 をするo

7

非公 開個人情報部^分 の ⑱ マイクロフィルムに収録 された簿冊 中の個人情報 特定作業 の公非判定 を基準 に照 らして判断するo

8

非公 開個人情報部分の ⑩ 閲覧用マ イクロフィルムの非公開個 人情報部分 を

削除作業 カッ トし､接合する○ (スプライス作業)

総務局総務課 マイクロ委託関係作業 目録 (表

2)

:暮す *斡 コー ド タイ トル (琵 I ■人f■刑** 保存状態8 (fl♯■書) サイズ 袖 コ‑ ド コー+aド 度状態 ★ じ外し 74+ 暮 じilL マイクロ*tE.脚 8M +

(文字列相 対暮外) 事件形さ I+ti23､■井l､糾､ くる■ じtみ本じ 不 必(J必tじ必辛 :〇､f :×)写暮J事外 し態 L形 8 写井暮号ムt号)tT'A'Jtルム書号Jtフ イ管 ■ じ外し日 ■ ■★ 8 t じilL日1*マイクロフィルム独l コマ恥 井公F^コマ井公■ コマ払

払 q

^{*仝Ilコマ恥}

1 ROOOO(伽 2B 規定改正 に関す る書類公印規定 44 公開 公報あ り 書炊 き1 トレー18×26 SOOOOOIH 009‑9‑ら01‑ ○ 2∝)2/12/25 2 RO00 38公印台帳 45 公開 パー4 230.3.5×5 SOO㈱ 1H 009‑9‑a‑01 ○ 2002/12/25

3 ROOOOOOO4B 公印台帳 51 公開 バー12 230,35× SOOOOOIH 009‑9‑a01‑ ○ 2002/12/25 4 ROOOOOOO5B公印台帳 21 公開 バ‑3 230.35× SOO∝)01H 009‑9‑a01‑ ○ 2002/12/25

5 ROOOOO)06B公印台帳 ll 公開 メ‑1 230.35× SOOOOOIH 009‑9‑ち01‑ ○ 2002/12/25 6 ROOOOOOO7B発令 670 公開 青焼 き26 69 トレ‑326×5.5 SOOO∝IlH 0099‑‑B‑01 ○ 2002/12/25

7 RO(氾00008B 人中異動係書類 関 122 公開 耗2グペーパートレーシ26 ン236×7 SOOOOOIH 009‑9‑01a‑ ○ 2002′12/25

8 ROOOOOOO9B 1969年 485 1^f有 りr+刺)雇用契約書 耗2グペーパートレー シ304ン216×8.5 SOOO001日 009‑9‑a01‑ ○ 2∝l2′12/25 9 RO∝H)(池lob 人中鼎勤係書類 関 104 公開 青 焼 き範2ダベ‑/トレ‑シ1i3‑5感軌ン216×9 SOW IH 009‑9‑801‑ ○ 2CK)2/12/25

lO RO00000118 発令 209 公開 青焼 き41 2 トレ‑215.8.5×5 SOOOOOIH 009‑9‑801‑ ○ 2002/12/25 ll ROOOOOOl2B 人中異動関係書類 106 公開 青 焼 き9 トレー215̲8,5×5 SOOOOOIH 0099‑‑a01‑ ○ 2002/12/25

12 ROOOOW13B 1968年 445 公開 8書焼 きl3 l トレー216.8.5×5 SOOOOOIH 009‑9‑B‑01 ○ 2002/12/25 13 ROOOOOOl4B 1968年 100 ､ 書 り1人 個人情報 :履歴書ホ月名簿 雇青焼 き3 2 トレー216.8.5×5 SOOOOOIH 009‑9‑a‑01 ○ 2002/12/25 14 ROOOOOO15B 1968年 134 +^f有 り**個人情報 :履歴書 青焼 き6 lO トレー〜16ヽ8.5 S00 OIH 009‑9‑B01‑ (⊃ 2002/12/25 15 ROOOOOO16B 1967年 242 公開 書 放 き紙グペーパー7 トレー シ4717感 熱ン218.6.5×5 S(X… lH 009‑9‑801‑ (⊃ 2002/12/25 16 ROOOOCO18B 1967年 418 公開 英文あ り 書焼 き1 トレー シンJ<‑/I8‑22感熊 紙3 グ216×8.5 SOOOOO2H 009‑9‑a01‑ ○ 2002/12/25

替資料 となるように可能な限 りその記録内容 を写す｣ とい う方針で実施 している｡その代 わ り､綴 じ 外 しをする際は ｢原形態の記録 を取 る

｣

^｢簿冊の並 び､規則性 を維持する｣ ことを必須条件 とした｡

記録 を取 る方法 として､琉政文書 の綴 じを外す前の原状態の写真撮影 を行 っている｡簿冊の表裏 を 立体的に撮影する他､簿冊の 1頁 目または劣化の著 しい部分 を撮影 し､綴 じ外 し後 も特徴ある部分 を 随時撮影 した. (写真5､ 6)撮影前の作業 目録 には､作業過程で発見 した劣化部分等 も記録 した130

簿冊の状態では確認で きないが､綴 じを外す とさらに中綴 じされた資料がでて くる｡簿冊の綴 り方 の規則性 を維持するために､中綴 じされた箇所 を中性の薄紙で挟み､それをクリップで仮止め した｡

(写真 7)マイクロ撮影後はクリップを除 き､簿紙 をつけた まま簡易 に綴 じることに した｡綴 じに使 用 されていたステープラー等の金具類 は劣化の原因 となるので除去す る｡ また､綴 じに使用 された紐 等 はポ リプロピレン性の袋 または中性紙の封筒 に入れて簿冊 と一緒 に保管 した｡ (写真

8)

結果的に平成

1 3

年度

､1 4

年度のマイクロ化対象簿冊のほ とんどは､その必要性か ら綴 じ外 しを行 っ た｡

写真

5

原状態の写真掘影例 琉政文書の多 くが くるみ製本 さ れている∩

写真

6

原状態の写真撮影例 写真

7

写真9 水漏 れで紙同志が くっ 写真10 写真 が紙 に くっついた

ついた例 例

3 ‑ 3

^{原資料の補修等}

劣化や､紙同士が貼 り付 いた状態で記録内容が判読で きない資料 などは､ (写真9､10)で きるだ

13綴 じ外 しは作業 は4名で行 っている｡綴 じ外 し中に劣化部分や特徴 ある点が見つかれば､で きる限 り作業 El録 に 記録 した｡同時にその部分の写真撮影 も行 う

.

1簿冊の写真撮影 も

3

カッ ト程か ら

5‑

10カ ッ ト程 になる場合 もあ る｡撮影 した写真 は整理 し､原資料の原状態記錆 として保存する｡

け剥がす な どの補修処置 を行 った｡但 し､中の記録 内容 まで失 う恐れがある場合 には14､その ままの 状態で写す 旨の理由を記 した説明 ターゲ ッ トを一緒 に入れて撮影 している15｡中には綴 じ外 しの際に､

簿冊の背 と本紙が糊付 けされた もの もあ り､ (写真11)綴 じ外 しにより簿冊の背が破損することがあっ たが､修復士 に相談 し､背 に薄い補強紙 を付 けることで綴 じ外 しでの破損 を防 ぐことがで きた｡ (写 真

1 2 ､1 3)

写真11 写真12 背に簿紙 をつけて背固 写真13 め を行 う｡

補修､綴 じ外 しを行 った簿冊は､保存面 と綴 じ外 し後の強度 を維持するために中性紙の封筒及びファ イルに収納 している｡

簿冊 を収める封筒の表 には､予め資料 コー ドと簿冊 タイ トルを鉛筆で記入 し､ (写真14)それをさ らに中性紙の ファイルに入れて (写真

1 5 )

元の保存箱 に収めている｡ (写真

1 6 )

写真

1 4

写真15 写真

1 6

3 ‑ 4

撮影､検査､複製 フイルム作成

撮影 は

､1 6

Tnmマイクロ撮影 カメラ

3

台で

､

1日あた り

3 , 0 0 0

コマを撮影することを目標 に している｡

簿冊 中には個人情報 を含 む もの もある｡事前の整理 によ り､個人情報部分 には付筆等 を挟み表示 して いる｡撮影時 には ｢個 人情報部分 コマ

N o O‑

○ まで｣ と撮影 日録 に記録す る｡

撮影が完了 したマイクロフィルムは直 ちに現像 し検査 を行 う｡検査内容 として､フイルム濃度が適

11写真同士が貼 り付 いた ものなどO補修 には相当数の時間を要する.マイクロ化作業 との関係で時間的制約 もあ り､

時間の許す範囲での補修 に留めた｡今岡の反省点である｡

15イl=ノ､文鞍作成時 に意図的に貼 り付 けた添付替類 は､文書の構成上その ままの状態で撮影 した｡

‑ 90‑

当であるか､撮影 ミスが ないか を中心 に行 い､ ミス を発見 した ら再撮影 な どの処置 を指示 している16｡

検査 に合格 したオ リジナルマイクロフィルムか ら複製 フイルム を2本作成す る｡複製 フイルムの検 査では､主 にフイルムの濃度が適性 であるか を確認す る｡複製 フイルム

2

本 の内の 1本 は､非公 開部 分の除去作業 を行 った後 に閲覧 に供す る予定である)70

3 ‑ 5

綴 じ直 し

綴 じ直 しは､利用 に耐 えられ る簡易 な綴 じ直 しを行 っている｡基本的 に綴 じ紐 を通す場合 は元の綴 じ穴 を使用す るが､琉政文書 の多 くが くるみ製本 され､新 たな綴 じ穴 も必要であったため､最低 限の 穴 を開けて綴 じた｡予 め中性 の薄紙 で挟 んでいる中綴 じ部分 は､ クリップを外 してその まま綴 じた｡

(写真17)綴 じ紐 は､資料 に影響が少 な く強度のある麻紐 を使用 した｡ (写真18)綴 じ部が弱い簿冊 は補強す るために中性紙 の厚紙 をあてた｡ (写真

1 9

左)

3 ‑ 6

撮影後処理

撮影､複製が完了 したマ イクロフィルム を収納す る中性紙保存箱 にラベル を貼 る｡

写真

1 7

写真18 写真

1 9

撮影後の簿冊 は若干厚 みが増す ため18､元 の保存箱 に収 まらない簿冊 がでて くる｡ その場合､新 た な保存箱 に収め､その簿冊の 日録 を箱 に貼 る｡同時 に､簿冊 の配架位置の変更等 も行 う｡撮影後の簿 冊 を収めたファイルの表 には資料 コー ド19､簿冊名の入 った ラベ ルを貼 り付 ける｡ (写真20)また､

マイクロ化 した簿冊 を収納す る保存箱の 目録 にはマ イクロ化済みの表示 をす る (写真

2 1 ‑2 2 )

委託業者 は成果品 と してマ イクロフィルム と撮影記録等 を入力 した 目録 デー タを納品す る｡

マ イクロ化後の原資料 には､保存用 ､閲覧用 の最低 2本のマイクロフィルムが存在す る｡ 目録 デー タを活用 し､当館所蔵資料検索 システムへ登録後､書庫へ配架す る｡

16理想的 には､ よ り厳密 に撮影 もれが ないか検査す る必要があ るが ､かな りの時間 を要 し､職員1名で行 うには検査 内容が限 られた｡今後検討が必要 である｡

17非公開基準 の棚 Elを現在作成 中であ る｡マ イクロフィルムの非公 開部分 の処理 については､撮影 したオ リジナル フィルムか ら2本の複製 フ イルムを作成す る｡複製 フ イルムが閲覧用 フ イルムになるが､その内の 1本 は フイルム スプライサ‑ とい う機器 を用いて非公開部分 を除 く｡ もう 1本 は非公開部分 の特別開示 (個 人情報が 申請者本 人の 情報であることが確認 された場合 な ど)で利用す る｡

'8綴 じ外 し作業の際 に中綴 じを中性紙 で挟 んだ り､簿冊 を封筒及び フ ァイルに収 め るため に､簿冊 の厚 さが増 す こ とになる｡

19簿冊1冊毎 に簿冊のIDである資料 コー ドの入 ったバー コー ドが貼 られている｡

写真

2 0

写真

21

那 ,州 防 r心臣 匝 ー LL I イー■ MM M q I)P E) ▼ ▼ ▼▼ 22

真写

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4

今後 の課題

4‑ 1

業務 の検討 ､改善

当然 の こ となが らマ イ クロ委託業務 を実施す るにあたっては､委託 と館側 の業務量 のバ ラ ンス を考 慮す る必要が あ る｡

委託者 の 人数 を増 やす こ とで､マ イクロ化す る資料 も増 やせ るが､原資料 の出納 ､返却 ､マ イクロ フ ィルム検査 ､劣化資料 の補修 な ど､再度､対応 す る館側 の業務量 を考 える と同時 にマ イクロ化 の方 針 につ いて も検討 したい｡

4 ‑ 2

マ イクロ化後 の簿冊 の保存方針

平成

1 3

年度の同委託事業 で は､撮影後の原資料 の綴 じ直 しは行 わず ､散逸 の予 防策 と して､綴 じ外 し後 の資料1枚 毎 に鉛筆 で ナ ンバ リングを行 った｡現 在 ､マ イ クロフ ィルムの非公 開部分 の処置 に時 間 を要 してお り､末 だ原資料 を利用 に供 してい る状 況 であ る｡

今年度委託事業 で は､マ イクロフ ィルムの非公開部分 の処 置 に要 す る時間 を考慮 し､原資料 を利用 に供す る間は､管理面 で も支障が ない ように綴 じ直 しを行 ってい る200

平成

1 3

年度の反省 を踏 まえて､平成

1 4

年度 は綴 じ直 しを したが､今後 も綴 じ直 しを行 うか も検討課 題 の一 つであ る｡

4 ‑ 3

諸基準 の整備

琉 政文書 のマ イクロ化 を実施 す る中で､残すべ き原形態 の情報 や簿冊 の程度 に合 わせ た綴 じの外 し 方､補修 の レベ ルな ど､ その都 度の事例 をその場 で委託者 と調整 し対処 したが､今後 のマ イクロ化業 務 を円滑 に進 め るため に も基準化 す る必要が あ る｡

また､マ イ クロフ ィルム を閲覧 に供す るため には､非公 開の個 人情報 を除 く作業 も必要である｡原 資料 の保存 と活用 を両立 させ るため に も早急 に非公 開基準 を作 成 しなければな らない｡

4 ‑ 4

形態 の価値 ‑形態 の価値 を判 断す る材料 ‑

原形態 の価値判 断材料 と して､琉球政府時代 と沖縄 県 になってか らの文書管理 に関す る資料 を分析 した り､当時の職員 ､同文書 の整理 に関われた方 々か ら聞 き取 りも行 うこ とで､形態 と しての価値が

20元の綴 じ方に戻すのではなく､利用に耐えられるような簡易な綴 じ直 しを行う｡

‑ 9 2 ‑

兄いだせ るか もしれない｡今後調査する必要 もあるだろ う｡

琉政文書の管理 に関 しては

､1 9 7 2

年 (昭和

4 7 ) 1

月に琉球政府局長会議 において ｢琉球政府公文書 類の引継要領｣ を決定 し､文書類の保存が決 ま り後代へ残す ことになった21｡

その後､沖縄県総務部文書学事課 に引 き継がれ ｢琉球政府文書整理

5

カ年計画｣が立案

｡1 9 7 6

年 (昭和

5

1

)4

月か ら整理が開始 され

､1 9 7 8

年 (昭和

5 3 )

に ｢琉球政府行政文書の分類整理及び編 さん に関す る事業｣の

5

カ年計画がス ター トした22｡

当館所蔵の琉政文書か ら文書管理 にについて検索 してみた｡該当す る原資料 の例規の記述か ら文書 の形態及び編綴 に関す る内容 を抜粋 した｡参考 までに以下 に列記する0

行政府文書取扱規程

1 9 6 3

年

4

月

1 2

日 訓令

2 5

号2‥与 第

5

章 文書の翻訳

(英文書用紙の規格)

第

4 0

条 英文書用紙 の規格 は､特 に必要 な場合 を除 き

8×1 0. 5

イ ンチ と し､オ リジナル (原本 又は第 1枚 目)は必ず タイプ用厚紙 を用い､その他 はタイプ用薄紙 を用いなければならない｡

第⁶章 文書の整理 (完結文書の編集､製本)

第

4 4

条 完結文書 は､次の各号 に定める ところによ り､主務課長の指示 に従い文書主任が編集 し､製本 しなければならない｡

1

暦年 ごとに編集す ること｡ ただ し､会計お よび予算 に関す る文書 な らびに会計年度別に編 集することが適当 と認め られる文書 は､会計年度別 に編集す ること｡

2 完結文書 は､号種別お よび類 日ごとに完結 月 日の古 い もの を最上位 に して月 日の順 に編集 し､同一事案の文書 については初 回の回議書 を最上位 に置 き､他 は往復月 日順 にその下 に編 集すること｡

3 事件が2年以上 にわたる文書 は､最 も新 しい文書の 日付 に属す る年 に編集す ること｡

4 事件が数類 目に関係がある ものは､ もっ とも関係 の深 い類 目に編集 し､他 の関係類 目にそ の旨を記載す ること｡

5

種別 を異 にする文書 を一緒 に編集す る ときは､長期の ものに編集す ること｡

6 完結文書の うち3年以上保存す る ものに限 り､索引 目次 を付 けること｡

7

表紙お よび背表紙 には､年 (年度)､号種別､簿冊名､類 目お よび主務局課名 を記載す る こと｡

8 紙数の関係 で2年以上一冊 に編集す ることがで きる｡ この場合､年度 の区分 を明 らか にす るため､区分紙 を入れること^｡

21大城立裕 ｢琉政文書 の仮 日録 による廃棄処分等 について

｣p 1 4

Fl沖縄 県公文書館紀要 第

2

号l (沖縄 県公文書館)

2 0 0 0

年

22金城功 ｢琉球政府文書 の整理 ･保存 ･利 用等 につ い て

｣p 1 6 ‑p1 7

日中縄 県公文書館 紀要 第

2

号』 (沖縄 県公文 書館 )

2 0 0 0

年 で は､一般 の文書 は政府 の ｢行 政府文書管理規程｣ に則 って ､当時 の職 員が整理 した とあ り､簿冊 の 表紙 に永 久保 存 とあ る簿冊 につ いて は､古 い文書綴 りが残 され てい る と報告 され てい る｡原形 態 とい え る もの は

｢永久保存｣ と記 された簿冊 ともいえる｡

2

:

IRO O 1 6 2 6 1 4 B

9 紙数の関係で2年以上 を一冊 に編集す ることがで きない場合 は､分冊すること｡ この場合､

分冊 したことがわか るように表紙及び背表紙 に表示す ること｡

1 0

添付書類 の うち､規格 お よび厚 みの関係 で普通文書 に編集で きない ものがある場合 は､適 宜､箱若 しくは紙袋 に入れ又 は結束 して別 に処理す ること｡ この場合関係文書 にその旨を記 載すること｡

行政府文書管理規程

1 9 7 0

年

1

月

1

日 訓令

1

号24

行政事務の適切かつ能率的遂行 に資することを目的 とす る｡

第4条 文書 を作成す る ときは､当用漢字､現代 かなづかい及 び新送 りが なによ り､平易､簡 素かつ明瞭 に表現す るように努めなければな らない｡

2

文書 の書 き方 は､文書課長が縦書 きを適 当 と認めた もの を除 き､原則 として左横書 きとす る｡

第

5

条 文書 は､常 にていねいに取 り扱 うとともに､その受渡 しを確実 に行 い､汚損又は紛失 しない ように注意 しなければな らない｡

2

文書 の とじ方 は､特別 な場合 を除 き､左 とじとし､容易 に分離 しない ように しなければな らない｡

第9章 文書の整理､保管､保存及 び廃棄 (完結文書の編集製本)

第84条 主務者 は､文書が完結 した ときは､別 に定めがある もの を除 き､次の各号 に定める と ころによ り､文書取扱主任の指示 に したがい編集 し､製本 しなければならない｡

(1)暦年 ごとに編集す ること｡ ただ し､会計及 び予算 に関す る文書並 びに会計年度別 に編集す る ことが適当 と認め られる文書 は､会計年度別 に編集す ること｡

(2)号種別及 び類 目別 に区別 し､類 日ご とに完結月 日の古 い もの を最上位 に して月 日の順 に編集 し､同一事案の文書 については初 回の回議書類 を最上位 に置 き､他 は往復月 日順 にその下 に 編集す ること^｡

(3)事件が 2年以上 にわたる文書 は､最 も新 しい文書の 日付 に属する年 に編集すること｡

( 4 ) 2

以上 の類 目に関係がある文書 は､最 も関係の深い類 目に編集 し､他 の関係類 目にその旨を 記載す ること｡

(5)種別 を異 にする文書 を一緒 に編集す るときは､長期の種別の文書 に編集す ること｡

( 6 ) 3

年以上保存す る文書 は､索引 目次 をつけること｡

( 7 )

表紙及 び背表紙 には､年 (年度)､号種 別､簿冊名､類 EI及び主務局 (庁)課名 を記載す る こと｡

( 8 )

紙数の関係 で

2

年以上 を 1冊 に編集す る場合 は区分紙 を入れて年度の区分 を明 らかにす るこ と｡

( 9 )

紙数の関係 で

1

年分 を分冊 して編集す る場合 は､表紙及 び背表紙 に分冊 した ことがわかるよ うに表示す ること｡

( 1 0 )

製本の厚 さは

､ 7

セ ンチメー トルを標準 とす ること｡ただ し特 に必要があるものはこの限 り でない｡

21行政府文書管理規程では､文書の取 り扱いに管理の概念を盛 り込んだO同規程により､行政府文書取扱規程は廃

止 され た｡

‑9 4‑

･キャビネ ッ ト･フォルダーを購入配布

1 9 7 0

年

5

月

6

日

･決裁伺書用 フォルダーを統一

1 9 7 0

年

5

^月

2 9

日 給文号外

･1 9 7

1年の文書整理 を実施

3

^月

3 1

日まで

1 9 7

1年

2

^月

2 2

日給文

1 3 1 9 7

1年

3

^月

4

日 総文

1 5

･文書､資料等の とじ方お よび封筒 ､用紙類 の用 い方要領 について例規通知

1 9 7

1年

3

^月

1 5

日 給文

2 0

･総務局長 新垣茂治か ら各局庁長､各行政委員会の長への公文書類の引継要領 について 総文第6号

1 9 7

2年

1

^月

2 2

日25

2 完結 した文書の種 目は､行政府文書管理規程の第88条及 び別表第2に掲 げる文書 は保存期 間 区分 により編綴すること｡

公文書の引継要領 総務局渉外広報部文書課作成 (要 旨)

1 文書引継の基本方針

現在お よび復帰直前 に琉球政府が保有す る公文書類 は､現地保存 の原則 によ り､沖縄県 に引 き継 ぐ｡

第

6

文書の編綴要領

完結 した文書 はすべて､様式第 6号 に定める要領 によ り､製本 し､編綴す る もの とす る｡

2 5RO O 1 6 0 2 8 5 B

おわ りに

琉政文書 のマ イクロ化 を現在 のペ ースで行 った場合

､2 0 0

年 を余 りを要す る計算 になった｡ プロジェ ク ト化 し26短期 間で集 中的 にマ イ クロ化 を実施 す るな ど､̀今 後 のマ イ クロ化事業 の方向性 も検討 しな ければな らない｡ まだ不 明確 であ る琉 政文書 の保存 方針 ､形態 の価値判 断､非公 開情報 の判定等 の諸 基準 を整備す るこ とで､マイ クロ化 の方針 もよ り明確 になってい くだろ う｡

小 さな課題 も積 み重 なれば大 きな課題 となる｡今後 も業務 を通 じて課題 に直面す る と思 うが､公文 書館業務 の一業務 と して 目的 は何 か を考 えなが ら解決 してい きたい｡

(よ しみね ･あ きら)

その他参考文献

･国立 国会 図書館編 『資料保存 とメデ ィアの変換 ‑マ イクロフ ォーム化 を中心 に一第

4

回資料保存 シ ンポ ジウム講演集

1 9 9 3

』 ((社 ) 日本図書館協会)

1 9 9 4

年

･龍野直樹 ｢文書館 にお けるマ イクロフ ィルムの撮影 につ いて

｣

『和歌 山県立文書館紀要 第4号』

(和歌 山県)

1 9 9 8

年

･ 『月刊

I M VOL4 0 2 0 0 1 l N o 5 j

((礼 ) 日本 画像情報 マネ ジメ ン ト協 会)

2 0 0 1

年

26大型 のマ イクロ化 プロ ジェク トの例 では､国立 国会図書館所蔵 の明治期刊 本16万冊のマ イクロ化がある.16万冊 とい うとほほ琉政文書 と同数であ る｡ 国会 図書館 では､一連 の作業 も含 めマ イクロ化 を18ケ月 とい う短期 間で完了 してい る｡ また､木部徹 ｢近現代 公文書資料群 の予 防的 な保存手当て

｣

^{『アー カイブズ第}10号』 (国立公文書館) で は､国立公文書館 ､神奈川県立公文書館所蔵 の近現代公文書資料群へ の予 防的 な保存手 当てについて､長期保存 に適 さない近現代 公文書等資料の保存処置の取 り組みが紹介 されてお り興味深 い｡

‑ 9 6 ‑