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Working Folder

ご利用の手引き

富士ゼロックス株式会社 2018年1月

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管理者機能編

本ガイドで紹介する管理者機能 STEP0:管理画面へのアクセス STEP1:ユーザー登録 STEP2:管理者登録 STEP3:グループ登録 STEP4:グループへのユーザー追加 STEP5:共有ドロワーの作成 STEP6:共有ドロワーへのアクセス権の設定 STEP7:操作履歴の確認 本ガイドではWorking Folderご利用開始にあたり必要となる管理者機能を説明して います。本ガイドに記載されていない管理者機能をご利用になる場合は「管理者ガ イド」をご覧ください。 STEP 0 :管理画面へのアクセス ① 管理者権限を持つユーザーでログイ ンし、画面上の「管理」をクリック ② 管理者画面が開く

 本ガイドで記載していない管理者機能 は他に以下のようなものがあります。 詳細は「管理者ガイド」をご覧くださ い。 • あんしんドロワーの設定(作成、文書 ダウンロード許可等) • 使用状況の確認 • 文書がアップロードされたことのメー ル通知 • IPアドレス制限 • モバイルアプリ制限 • 文書のロック解除 • 限定管理者 • 共有ドロワーの保存期間の設定 • フォルダー単位のアクセス権限設定 • 暗号化文書に関する操作

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管理者機能編

STEP 1 :ユーザー登録 作成したユーザーを管理者とする場合に本手順で 登録できます。 STEP 2 :管理者登録 ① 左側のメニューで「ユーザー」をクリック ② 「ユーザー登録」をクリック ③ 「ユーザー登録」画面が開くので、登録した いユーザーについて以下の情報を入力し 「OK」をクリック ・姓(90文字以内) ・名(90文字以内) ・メールアドレス(256文字以内) ・法人名(90文字以内) ※初期値はキャビネットの法人名が表示されま すので、登録されるユーザーの法人名に変更 してください。 ・言語(使用する言語) ・種類(標準ユーザー/制限ユーザー) ④ Working Folderからユーザーに、パスワード の設定方法などが記載されたメールが送信さ れる

① 左側のメニューで「管理者」をクリックし、 画面右の「管理者へ追加」をクリック ② 「管理者へ追加」画面で「検索」をクリック ③ 登録されているユーザーが表示されるので、 管理者にしたいユーザーを選択して「追加」 をクリック

 複数ユーザーを登録する場合は次の方法がありま す。  ユーザーを一括登録する方法もあります。 詳細は「管理者ガイド」を参照してくだ さい。

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管理者機能編

STEP 3 :グループ登録 STEP 4 :グループへのユーザー登録

① 左側のメニューで「グループ」をクリック ② ユーザーを登録したいグループの名前を クリック ③ 「メンバー追加」をクリック ④ 「メンバー追加」画面で「検索」をクリック ⑤ 登録されているユーザーが表示されるので グループに登録したいユーザーを選択して 「追加」をクリック ユーザーをグループ分けする場合はグループを作 成し、作成したグループにユーザーを追加します。 ① 左側のメニューで「グループ」をクリック ② 「グループ作成」をクリック ③ 「グループ作成」画面が開くので、作成した いグループの名前を入力し、「OK」を クリック

 複数ユーザーを登録する場合は次の方法がありま す。 • <Shift>キーを押しながらユーザー名をクリック して、そのまま別のユーザーをクリックする と、範囲選択できます。 • <Ctrl>キーを押しながら複数のユーザーをク リックすると、複数選択できます。

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管理者機能編

STEP 5 :共有ドロワーの作成 ユーザーやグループにドロワー単位でアクセス権 を設定することができます。 ここでは例としてユーザーに対して共有ドロワー に「読み取り専用」のアクセス権を設定する手順 を説明します。グループ単位でのアクセス権設定 も可能です。 STEP 6 :共有ドロワーへのアクセス権の設定 ① 左側のメニューで「共有ドロワー」を クリック ② 「ドロワー作成」をクリック ③ 「ドロワー作成」画面が開くので、作成した い共有ドロワーの名前を入力し、[OK]を クリック ① 左側のメニューで「共有ドロワー」を クリック ② 変更するドロワーの をクリックして [アクセス権]をクリック ③ 「アクセス権」画面が開くので[アクセス権 の変更]をクリック ④ [ユーザー追加]をクリック ※次ページへ続く

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管理者機能編

STEP 7 :操作履歴の確認 ① 左側のメニューで「操作履歴」をクリック ② 最新の操作履歴が表示される 前ページから ⑤ 左側のメニューで「共有ドロワー」「ユー ザー追加」画面が開くので「検索」をクリッ ク ⑥ 登録済ユーザーが表示されるので、アクセス 権を設定したいユーザーを選択し「追加」を クリック ⑦ 「アクセス権の変更」画面に戻るので、追加 したユーザーの「権限」を「読み取り専用」 に変更して「適用」をクリック

 操作履歴をCSV形式でダウンロードすることもで きます。以下の手順でダウンロードしてください。 ① 「ダウンロード」をクリック ② 「対象年月」から、ダウンロードしたい操作履歴 の年月と文字コードを選択し「OK」をクリック ③ 「[対象年]-[対象月].csv」というファイルがダウ ンロードされます。 ※ 操作履歴の内容は「管理者ガイド」を参照してく ださい。

 Working Folderでは共有ドロワー配下にあるフォ ルダー単位でのアクセス権限設定もできます。詳 細は「管理者ガイド」を参照してください。

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Webブラウザー編

STEP 1 :ログイン STEP 2 :フォルダーの作成 ① 「ご利用開始のお知らせ」メールに記載され ているURLから「オンラインサービスログイ ン」画面にアクセス https://workingfolder.fujixerox.co.jp/web/XXXXXXX/ ※「XXXXXXX」にはお客様のキャビネットIDが入ります。 ② 事前に設定しているお客様のユーザーID/パ スワードを入力 ③ 「ログイン」ボタンをクリック ① フォルダーを作成したいドロワー/フォル ダーをクリック ② クリック後に表示された画面で「フォルダー 作成」をクリック ③ 表示されたダイアログボックスで、フォル ダーの名前を入力し「OK」を クリック ログアウト フォルダー/ 文書の削除 文書の ダウンロード チェックアウト・チェックイン (ロック解除) 文書公開 文書の アップロード フォルダー の作成 ログイン

 5回入力を間違えるとロックされログ インできなくなります。 30分後に ロックは解除されますのでしばらく お待ちください。  URLをブックマークに登録する場合 は、ログイン後の画面を登録してく ださい。

 フォルダーの中に、さらにフォルダーも作成でき ます。  ドロワー直下に作成できるフォルダー・文書の数 の上限数は合計10,000までです。 上限数については「管理者ガイド」を参照してく ださい。

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Webブラウザー編

STEP 3 :文書のアップロード STEP 4 :文書のダウンロード ① アップロードしたいドロワー/フォルダーを 開き「アップロード」をクリック ② 「選択」をクリックしアップロードする文書 を選択 ③ 「登録」をクリック ① ダウンロードする文書の をクリックし て、「ダウンロード」をクリック ② ダイアログボックスで「保存」をクリック ログアウト フォルダー/ 文書の削除 文書の ダウンロード チェックアウト・チェックイン (ロック解除) 文書公開 文書の アップロード フォルダー の作成 ログイン

同じ名前の文書が存在した場合の動作 を指定できます。 • [上書き]→文書を上書きします。 • [名前を変更]→アップロードする文 書の名前を変更します。 例:「テスト文書. Xls 」・・・元文書 「テスト文書-2 . Xls 」・・・新文書  ドラッグ&ドロップで文書をアップロードするこ とも可能です。詳細は「ユーザーガイド」を参照 してください。  Webブラウザーでアップロードできるファイルの 上限値は5GBです。

 複数文書を一括でダウンロードすることもできま す。 ① ダウンロードする文書の左にあるチェックボッ クスにチェックを入れる ② 「一括操作」ボタンをクリックして「ダウン ロード」をクリック ③ 「ダウンロード」ダイアログで「ダウンロー ド」をクリックすると、複数文書がZIP形式で 一括ダウンロードされる

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Webブラウザー編

STEP 5 :フォルダー/文書の削除 補足 :ごみ箱の保存期間を設定する方法 ① 削除するフォルダーまたは文書を選択し、 をクリック ② 「 削除」をクリック ③ 確認メッセージが表示されるので、「はい」 をクリック ① 管理者権限を持つユーザーでログインし、画 面上の「管理」をクリック ② 左側のメニューで「ごみ箱」をクリック ③ 「設定変更」をクリック ④ 表示されたダイアログボックスのプルダウン メニューから「無期限」「30日間」「60日 間」のいずれかを選択 ⑤ 「OK」をクリック ログアウト フォルダー/ 文書の削除 文書の ダウンロード チェックアウト・チェックイン (ロック解除) 文書公開 文書の アップロード フォルダー の作成 ログイン

複数フォルダー/文書を削除することもで きます。削除するフォルダー/文書の左に あるチェックボックスにチェックを入れ、 「一括操作」→「削除」を選択してくださ い。  削除した文書は「ごみ箱」に移動されます。ごみ 箱に入っている文書の容量は、使用量に含まれま すので、定期的にごみ箱を空にすることをお奨め します。  管理者設定によりシステム側で定期的にごみ箱を 自動で空にすることができます。 (下記補足参照)

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Webブラウザー編

STEP 6 :文書公開 補足 :アドレス帳の登録方法 ① 公開する文書を選択し、 をクリック ② 「文書公開」をクリック ③ 「メールアドレス追加」をクリックして 「メールアドレス」を入力し「OK」をク リック ④ 「OK」をクリックし、メール送信 ① 「アドレス帳」タブをクリック ② 「連絡先の追加」をクリック ③ 「連絡先の追加」画面で名前とメールアドレ スを入力し「OK」をクリック ログアウト フォルダー/ 文書の削除 文書の ダウンロード チェックアウト・チェックイン (ロック解除) 文書公開 文書の アップロード フォルダー の作成 ログイン  複数のメールアドレスを追加する場合は、③を繰 り返してください。  「履歴リストから追加」をクリックすると、直近 20件分の追加したメールアドレスが表示され、そ の中から選択ができます。  「アドレス帳から追加」をクリックすると、アド レス帳に登録したメールアドレスが表示され、そ の中から選択ができます。 (アドレス帳の登録方法は下記参照)  文書公開の有効期限やメールに記載するメッセー ジを指定することもできます。  複数文書を公開することもできます。 公開する文書の左にあるチェック ボックスにチェックを入れ 「一括操作」→「文書公開」を選択 してください。

この文書を通知したいメンバーのメールア ドレスがここに表示されます

 連絡先をCSVファイルで追加することもできま す。詳細は「ユーザーガイド」を参照してくださ い。

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Webブラウザー編

STEP 7 :チェックアウト機能 STEP 8 :チェックイン機能 文書の更新・削除を制限(ロック)し、ダウン ロードする機能 ① チェックアウトしたい文書を選択し、操作メ ニューから「チェックアウト」を選択 ② 「開く」・「保存」・「キャンセル」が表示 され、いずれかの作業を選択 ③ 文書の右横に、 【錠マーク】が表示 (この文書がロックされる) ロック解除と共に、アップロードする機能 ① ロック中の文書の操作メニューから「チェッ クイン」を選択 ② ダイアログボックスが表示され、更新したい 文書を「選択」し「チェックイン」をクリッ ク ③ 文書の右側に表示されていた 【錠マーク】 が消え、更新後しばらくは、 【UPDATE】が表示(ロック解除され他の ユーザーも更新/削除可能となる) ログアウト フォルダー/ 文書の削除 文書の ダウンロード チェックアウト・チェックイン (ロック解除) 文書公開 文書の アップロード フォルダー の作成 ログイン  ロック中は他のユーザーは閲覧もしくはダウン ロードのみが行え、この文書に対してアップロー ド・削除・移動(移動先に同名ファイルがあった とき)・名前の変更などの機能は制限されます。 他のユーザーに変更・削除されたくないときに有 効です。チェックアウトしたユーザーであれば ロック中でも、これらの作業は可能です。

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Webブラウザー編

STEP 9 :ロック解除 STEP 10 :

ログアウト

指定された文書を更新・削除可能にするために ロック解除する機能 (ロックを掛けたユーザーまたは管理者が、ロッ ク解除をすることができます) ① ロック中の文書の操作メニューから 「ロック 解除」を選択 ② 「○○○をロック解除しますか? 」と書かれ たダイアログボックスが表示され、 「はい」 を選択するとロック解除 ③ 「ロック解除」されると文書の右側の 【錠マーク】が消える(他のユーザー も更新/削除可能となる) ① 「ログアウト」をクリックして作業終了 ログアウト フォルダー/ 文書の削除 文書の ダウンロード チェックアウト・チェックイン (ロック解除) 文書公開 文書の アップロード フォルダー の作成 ログイン

 [ロック解除]は、誤ってチェックアウトしてし まった場合などにご利用ください。

 ログアウトを行わずに、Webブラウザーの閉じる ボタンでウィンドウを閉じても、ログインした状 態のままになっている可能性があります。作業を 終えたら必ず[ログアウト]をクリックしてから Webブラウザーを閉じてください。

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Webブラウザー編

あんしんドロワーについて 「あんしんドロワー」とは、ご利用の端末にファイルをダウンロードすることなく安全に閲 覧できる特殊なドロワーです。通常のドロワーに保管されたファイルは端末にダウンロード して閲覧しますが、あんしんドロワー内のファイルはダウンロードせずにWebブラウザー 上で閲覧のみ行えます。 ログアウト フォルダー/ 文書の削除 文書の ダウンロード チェックアウト・チェックイン (ロック解除) 文書公開 文書の アップロード フォルダー の作成 ログイン ① あんしんドロワー( アイコンの ドロワー)を選択 ② 閲覧したいファイルをクリック ③ Webブラウザー内でファイルが表示 される あんしんドロワーのファイルを閲覧するには

 あんしんドロワーのファイル操作方法 あんしんドロワーで表示したファイルは、ウイン ドウ下の各種ボタンで操作することができます。  あんしんドロワーで表示できるファイ ル形式は、DocuWorks文書形式の ファイルとPDFファイルになります。  あんしんドロワー内の文書は、 1~100ページまで表示できます。ま た、用紙サイズがA3以下のページを 表示できます。  あんしんドロワー内の文書は、管理者 が許可した端末だけでダウンロードす ることもできます。詳細は「管理者ガ イド」と「ユーザーガイド」を参照し てください。

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モバイル編

モバイル端末でご利用の場合 iOS(iPhone、iPad)、Androidなどのモバイル端末からWorking Folderへアクセスす るには、「アプリから」「標準ブラウザーから」の2種類の方法があります。 iOSアプリからのログイン方法 Androidアプリからのログイン方法 Webブラウザー(モバイル版表示)へのログイン モバイルアプリの操作方法詳細について 2 1 3 入力 タップ

① 専用アプリ「DocuWorks Folder」を「App Store」から検索・インストール ② 「DocuWorks Folder」を起動し、タブバー の「Working Folder」をタップ ③ Working FolderのユーザーI D、パスワード を入力し、ログインをタップ ① 専用アプリ「DocuWorks Folder」を 「Google Play™」から検索・インストール。 ② 「DocuWorks Folder」を起動し、 タブバー の「Working Folder」をタップ ③ Working FolderのユーザーI D、パスワード を入力し、ログインをタップ 入力 タップ 1 2 3 ① 標準ブラウザーから「 [Working Folder] ユーザー登録のお知らせ」メールに記載され たURLへアクセスし、Working Folderの ユーザーI D、パスワードを入力し、ログイ ンをタップ ② 画面右下の「モバイル版で表示」をタップ ③ モバイル版でWorking Folderが表示 タップ 1 2 3 操作方法詳細は弊社公式ホームページに掲載しております。以下リンクよりご確認ください。  DocuWorks Folder (iOS版) 操作ガイド

http://www.fujixerox.co.jp/support/manual/software/docuworks_folder_for_ios/index.html  DocuWorks Folder (Android版) 操作ガイド

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富士ゼロックス製品との連携編

DocuWorksを既にご利用いただいている場合

DocuWorks と連携して利用することで、Working Folderの活用がより便利に行えます。

DocuWorks 9をご利用中のお客様 DocuWorks 9の「お仕事スペース」の同期機能により、「お仕事スペース」直下の文書が 全てワンクリックでWorking Folderの個人ドロワーに保存されます。 ① DocuWorks 9の「お仕事スペース」で「同期」ボタンをクリックします。 ② 同期されるとWorking Folderの個人ドロワーの直下に「DocuWorks」フォルダーが作 成され、その下の「TaskSpace」フォルダーに文書が格納されます。 DocuWorks 9 ①「同期」ボタンを クリック Working Folder ②「TaskSpace」フォルダー に文書が格納されます ※「Settings」フォルダの下には設定ファイル (拡張子:xcm)が作成されます 注1:お仕事スペースに作成したフォルダおよびフォルダー内の文書は同期されません。

注2:本同期機能の利用にはDocuWorks 9のご購入が必要です。Working Folder以外のクラウドでは本機能を実施できません。 注3:本同期機能についての詳細はDocuWorks 9のマニュアルを参照してください。

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富士ゼロックス製品との連携編

DocuWorks 7.3以上をご利用中のお客様

「DocuWorks連携フォルダ for Working Folder」をインストールすることでDocuWorks Desk上から、Working Folder内の文書にアクセスできます※1

① DocuWorks連携をご利用いただくために必要な専用アプリケーションの「 DocuWorks

連携フォルダ for Working Folder 」を弊社公式ホームページ

(http://www.fujixerox.co.jp/download/service/workingfolder/dw_renkei_xp/ )より

ダウンロードし、ご利用中の端末にインストール※2

② インストール後、DocuWorks Desk の[フォルダー部]に表示される[Working Folder] のアイコンをクリック ③ [ワークスペース部]に表示されるログインボタンをクリック後、ログインのダイアログが 表示されるので、I D/パスワードを入力のうえ、[OK]をクリック

 DocuWorksでWorking Folderとの連携 に関してご不明な点がありましたら、[ ヘ ルプ ] →[ 連携フォルダのヘルプ ]より操 作ガイドご確認ください。

DocuWorks 連携フォルダ for Working Folder の ヘルプ画面

※1: 本機能はDocuWorks 7.3 以上が必要となります。DocuWorks 8以上をご利用の場合は連携ツールがプリインス トールされているため、連携ツールのインストールは必要ございません。

※2: DocuWorks 連携フォルダ for Working Folder をご使用いただくための補足情報、および制限事項を説明した リリースノートは、ツールをダウンロードする際に、同時にダウンロードされます。

DocuWorksをまだご利用いただいていない場合

「お仕事スペース」の同期機能や「DocuWorks連携フォルダ for Working Folder」を新 規にご利用いただくためにはDocuWorks 9 日本語版のご購入が必要となります。

担当営業にご相談の上、ご購入くださいますようお願いいたします。 なお、下記サイトより60日間体験版をご利用いただく事が出来ます。 ◆DocuWorks ご案内サイト

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富士ゼロックス製品との連携編

複合機連携機能のご利用について 弊社の複合機※1とWorking Folder間で、PCを介さずに直接スキャン/プリントなどをする ことが可能です。さらに、ジョブフロー連携を設定することで受信したFAXを直接 Working Folderにアップロードし、外出先からモバイル端末等で受信したFAXを閲覧する 「ペーパーレスファクス」環境を実現することも可能になります。 複合機連携機能の概要 複合機連携機能を利用するには 複合機連携機能をご利用いただくためには、複合機側の事前設定や複合機連携ツールの設定 スキャン登録 操作パネルから 簡単アクセス ダイレクトプリント 複合機の操作パネルから、 [Working Folder]を選択す ることができます。 ドロワー/フォルダー/文書 が分かりやすく表示される ので、必要なデータを選ん で直接プリントが可能。 格納先の、ドロワー/フォル ダーを選んでスキャンを実 行するだけで簡単に文書を 格納できます。 ペーパーレスファクス(ジョブフロー連携) Working Folder 複合機で受信したファクス をWorking Folderに直接 アップロード。 外出先でもタブレットやス マートフォンで電子文書と して閲覧できます。 ※1: 対応機種については複合機動作環境をご確認ください。 http://www.fujixerox.co.jp/solution/workingfolder/system.html

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● iPhone 、iPadは、米国および他の国々で登録されたApple Inc.の商標です。IOSの商標は、Ciscoの米国およびその他の国 のライセンスに基づき使用されています。iPhoneの商標は、アイホン株式会社のライセンスに基づき使用されています。 ●Android、Google Playは、Google Inc.の商標または登録商標です。●Working Folder、DocuWorksおよびドキュメントハ

参照

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