仕様書 Ⅰ．件名 「スマートコミュニティサミット 2018」開催に係る運営等業務 Ⅱ．開催概要 発注者が出展するイベントの概要は以下のとおり。 １. 名称 スマートコミュニティサミット 2018（以下「会議」という。） ２. 開催日時 平成 30 年 6 月 13 日（水）10 時から 16 時（9 時 30 分受付開始） ３. 開催場所等 （１）開催場所 JR 有楽町駅から徒歩 5 分以内の会場（本項目は、契約締結時には具体的な会場 名に変更する。受注者は契約締結までに本項目及び（２）に示す条件を満たす 会場を決定・確保しておくこと。） （２）会場の条件 会場は以下の 5 つで構成するものとする。 なお、来場者の動線を考慮して以下の①から③及び⑤が同一施設内の同一フロ アにあること。④は同一施設内にあること。 ① 会議会場 （a）スクール形式で来場者 300 名分が肩を触れ合うことのない十分な間隔を確 保して着席できること。また、予備の椅子 100 名分を配置できること。 （b）同時通訳システムを設置できること。 ② 事務スペース 会議会場に隣接する場所であり、10 ㎡以上であること。 ③ VIP 及び講演者用控室 会議会場に隣接する場所であり、40 ㎡以上であること。 ④ VIP 及び講演者用昼食会場 60 ㎡以上であること。 ⑤ 受付 ①の会議会場の入口に設置すること。予稿集等資料及び同時通訳用レシーバーの 配布及び回収等が可能であること。 Ⅲ．業務概要 受注者が実施する業務概要は以下のとおり。
１. プログラム等の企画・提案業務 ２. 会場の企画・設計等業務 ３. 参加事前登録用 Web サイトの構築、更新、保守等業務 ４. 備品・機材等の手配 ５. 運営マニュアル等作成業務 ６. 会場設営及び撤去 ７. 人員の手配 ８. 運営等業務 ９. 講演者への連絡等業務 １０. その他付帯業務 Ⅳ．業務の詳細 受注者が実施する業務の詳細は以下のとおり。 １. プログラム等の企画・提案業務 以下により、プログラム等の企画・提案業務を行うこと。 （１）プログラムの企画・提案等 プログラムの企画・提案は以下のとおり。 ① 契約締結後速やかに、発注者が別途提示する会議プログラム案に基づき、講演 のシナリオ作成、来場者参加型のセッションの設定、各セッションの全体スト ーリー作成等、詳細なプログラムを企画・提案し、発注者の了承を得ること。 ② 契約締結後速やかに、より魅力的なセッションとなるよう、照明、映像などの 演出、集客のための効果的な宣伝方法、プログラム等について提案し、発注者 の了承を得ること。 ③ 契約締結後速やかに、会議の集客用として興味や関心を惹起するようなキャ ッチコピーを作成のうえ、発注者の了承を得ること。 （２）講演者候補の提案 発注者の指示に基づき各セッションに相応しい講演者候補を提案し、発注者の了 承を得ること。 ２. 会場の企画・設計等業務 以下により、会場の企画・設計等を行うこと。 （１）基本コンセプト 基本コンセプト等は以下のとおり。 ① 「電力系統の課題と対応策」、「EV シフト」等の講演のテーマを効果的に発信 する内容とすること。 ② ステージには、青をベースとしたシンプルな装飾を施すこと。また、会議名称 等を明示すること。 ③ 「NEDO デザインマニュアル」に基づく白地に青の発注者のロゴを強調し、発
注者のイメージを統一的かつ効果的に演出すること。 ④ ステージや椅子の配置を工夫する等、来場者が講演に引き込まれるような効 果的な会場とすること。 （２）企画・設計 会場の企画・設計に係る仕様は以下のとおり。 ① 会議会場 （a）４．（１）の備品・機材等を配置すること。 （b）ステージを設置すること。ステージは、講演者 1 名が講演するために必要 なスペースを確保すること。 （c）会議会場は、スポットライト等のステージ照明を用いて効果的な演出を行 うこと。 （d）来場者席の最前 1 列目と 2 列目の間は、講演者等が移動しやすいようにス ペースを広く取ること。 （e）400 名（スクール形式席 300 名、予備席 100 名）の来場者が安全に入退室 可能な動線を考慮し、適切な通路幅を確保すること。 ② 事務スペース （a）４．（２）の備品・機材等を配置すること。 （b）施錠が出来ること。 ③ VIP 及び講演者用控室 （a）４．（３）の備品等を配置すること。 （b）施錠が出来ること。 ④ VIP 及び講演者用昼食会場 ４．（４）の備品等を配置すること。 ⑤ 受付 （a）４．（５）の備品等を配置すること。 （b）タイムテーブルを設置すること。 ３. 公式 Web サイトの構築、更新、保守等業務 公式 Web サイトを構築し、更新・保守等を行うこと。詳細は以下のとおり。 （１）公式 Web サイトに係るサーバー、機器、ソフトウェア等は受注者が用意するこ と。 （２）公式 Web サイトは日本語及び英語のページを作成すること。 基本項目は以下のとおり。 ① 会議開催の挨拶 ② 開催概要 ③ プログラム、講演者一覧（11 名） 開催概要及びプログラム（講演者一覧を含む）については、A4 サイズ 1 枚に 印刷可能なレイアウトとすること。 ④ 会場へのアクセス ⑤ 参加申込画面
⑥ 問合せ用 E-mail フォーム （３）参加申込情報を発注者が随時確認できるように Excel 等で出力できること。ま た、発注者の指示により、代理申込み、申込情報の変更及び申込取消しが出来る こと。 （４）公式 Web サイトの構築の実施にあたり、オリジナルドメインを取得し、使用する こと。
（５）公式 Web サイトは、Internet Explorer、Microsoft Edge、Google Chrome、Safari 及び Firefox の各 Web ブラウザ（最新かつ安定したバージョン）で動作すること。 （６）発注者の了承を得たうえで、公式 Web サイトを平成 30 年 4 月 23 日（月）17 時 までに構築し、発注者による動作確認のうえ、平成 30 年 4 月 27 日（金）12 時ま でに公開すること。 （７）参加に係る事前登録を、平成 30 年 6 月 8 日（金）まで受け付けること。ただし、 定員に達した段階で締め切ること（定員数に関しては、発注者より別途指示する）。 （８）公式 Web サイトが、サーバーダウン等により機能不全を起こした場合は、可及的 速やかに必要な対応を行い、公式 Web サイトを復旧させること。 （９）構築した公式 Web サイトの運用管理を行い、必要に応じて更新・保守を行うこ と。 （１０）公式 Web サイトの全ページについて、セキュリティ対策に万全を期すこと。ま た、以下の情報セキュリティを遵守すること。 ① 独立行政法人情報処理推進機構の「安全なウェブサイトの作り方（最新版）」 及び発注者の情報セキュリティポリシーに準拠すること。 ② セキュリティ実装チェックリストを提出すること。 ③ 受注者はプライバシーマーク（JIS Q 15001）又は ISMS 認証を取得しているこ と。これらを取得していない場合は、これらに類する情報セキュリティ管理体 系を確立していること。 ④ 可用性を維持するための対策（DoS 攻撃対策等）を導入すること。 ⑤ 完全性を維持するための対策（改ざん検知、バックアップ等）を導入すること。 ⑥ 発注者の要求に応じて、セキュリティ対策の実施状況を報告すること。緊急性 の高い脆弱性が発見された場合は、発注者と協議のうえ、対策を実施すること。 （１１）改ざん等インシデントが発生した場合の連絡及び対応体制を構築し、発注者の 了承を得ること。発生したインシデントには迅速に対応し、発注者に逐次報告の うえ発注者の指示に従うこと。
４. 備品・機材等の手配 以下の備品・機材等を手配すること。 （１）会議会場 項番 項目 仕様 数量 ア ノート PC 最新のアップデートを適用した Windows7 以降の OS を搭載した PC であること。 以下のソフトウェアが利用可能であるこ と。
(a) Microsoft Word、Excel、PowerPoint の 2013 以降のバージョン (b) PDF ファイル閲覧ソフトウェア (c) 動画再生ソフトウェア (d) インターネット閲覧ソフトウェア 以下の機器と接続が可能であること。 (a) エのプロジェクター (b) オの講演時のサブモニター 1 台 イ 通信回線 ベストエフォート型 100Mbps 以上とし、 PC 接続用のハブ又はルーター等を備える こと。 1 本 ウ スクリーン 会場規模・構造に適切な仕様であるこ と。 1 幕 エ プロジェクター アのノート PC との接続が可能であるこ と。 ウのスクリーンに対応した輝度を確保す ること。 アスペクト比は 4:3 とすること。 1 台 オ 講演時のサブモ ニター 15 インチ以上であること。 演台に設置すること。 アのノート PC との接続が可能であるこ と。 ※ノート PC でも可。 1 台 カ 講演者用演台 ― 1 台 キ 司会者用演台 ― 1 台 ク 来場者用机及び 椅子 スクール形式。 300 名分 ケ 来 場 者 用 椅 子 （予備） 来場者用机及び椅子 300 名分が満席とな った場合に使用できるよう、折り畳み等の 方法で会議会場の備品庫等に配置してお くこと。 100 脚 コ ワイヤレスマイ ク ダイナミック型であること。 うち 1 本は卓上型マイクスタンドを備え 3 本
ること。 サ 有線マイク ダイナミック型であること。 卓上型マイクスタンドを備えること。 1 本 シ スピーカー等音 響機器 ― 一式 ス レーザーポイン ター ― 2 本 セ ストップウォッ チ ― 2 個 ソ 卓上ベル ― 1 個 タ 手元灯 ― 1 個 チ 関係者席等の貼 り紙 ― 50 枚 ツ トランシーバー （ ヘ ッ ド セ ッ ト） 受注者使用分は別途確保すること。 20 名分 テ 同時通訳システ ム 日→英/英→日の 2 系統とすること。 通訳ブースは防音とすること。 一式 ト 講演者用の水及 びコップ 水は 500ml ペットボトル入りとすること。 11 セット ナ 花 講演者用演台の脇に設置すること 1 組 （２）事務スペース 項番 項目 仕様 数量 ア ノート PC （１）のアに同じ。 ウのプリンターとの接続が可能である こと。 1 台 イ 通信回線 （１）のイに同じ。 1 本 ウ プリンター A4 用紙のカラー印刷ができること。 コピーができること。 1 台 エ 再生上質紙 A4（色：白） 500 枚 オ 机及び椅子 4名用 2セット （３）VIP 及び講演者用控室 項番 項目 仕様 数量 ア 応接セット 4 名掛け用（机及び椅子） 2 セット イ 飲料及び茶菓 セルフ方式で提供すること。 コーヒー、紅茶、水及び茶菓を提供する こと。 コップは陶器とすること。 11 名分 ウ リボンバラ胸章 講演者着用 11 個
（４）VIP 及び講演者用昼食会場 項番 項目 仕様 数量 ア 机及び椅子 4 名用 6 セット イ 机 飲料及び昼食を置くスペースがある こと。 2 台 ウ 飲料及び昼食 立食形式で提供すること。 飲料及び昼食等を提供すること。 20 名分 （５）受付 項番 項目 仕様 数量 ア 受付用机 W120cm×D45cm 程度 2 台 イ 受付用椅子 ― 4 脚 ウ 配布資料用机 ― 1 台 エ 名刺入れ ― 2 個 オ 同時通訳レシーバ ー ― 435 個 ５. 運営マニュアル等作成業務 以下を作成すること。 （１）事前広告用チラシ １．（１）の内容を踏まえて、キャッチコピー、開催概要、プログラム等を簡潔に 記載した事前広告用チラシの原案を作成し、平成 30 年 4 月 27 日（金）までに発 注者の了承を得たうえで、下表の仕様により作成すること。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 頁数 1 頁 ウ 用紙 再生コート紙 93.5kg エ 印刷 両面 4 色刷り オ 枚数 500 枚 カ 表記 日本語 （２）設計図書 ２．の会場の企画・設計等業務において、会場の各室に関する会場レイアウト、 動線図等の設計図書を、発注者が別途指示する日までに発注者に提示し、発注者 の了承を得たうえで下表の仕様により作成すること。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4（冊子又はファイル綴じとすること。） イ 印刷 両面 4 色刷り ウ 部数 1 部 （３）運営マニュアル 発注者が提供するデータに基づき、会議運営、実施体制等の内容を取りまとめた運
営マニュアルを、発注者が別途指示する日までに発注者に提示し、発注者の了承を 得たうえで下表の仕様により作成すること。 なお、受注者が使用する分は別途用意すること。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 製本 平綴じ ウ 印刷 両面 4 色刷り エ 記載内容 実施体制図、役割分担表、会場レイアウト 図、受付業務等 オ 部数 5 部 （４）予稿集 講演者から回収する原稿を基に、以下により予稿集を作成すること。 なお、会議終了後、残余が発生した場合には、発注者の事務所に輸送し、発注者に 引き渡すこと。 ① 表紙、図表、写真等本編全般にわたるデザインを作成し、平成 30 年 5 月 8 日 (火)までに発注者の了承を得ること。 なお、デザインは会議のイメージを踏まえたものとし、全体として統一感があ り、見やすいものとすること。 ② ９．（１）及び（２）の情報に基づき、図表、写真等を見やすくする等の編集作 業を実施し、①のデザインを基にレイアウトすること。 ③ ９．（１）及び（２）の情報に基づき、目次及び本文を作成すること。 ④ ②及び③を基に、平成 30 年 5 月 15 日（火）までに第一稿を発注者に提示し、 平成 30 年 5 月 22 日（火）までに第二稿を発注者に提示したうえで、平成 30 年 5 月 29 日（火）までに、入稿原稿について発注者の了承を得たうえで下表の仕 様により作成すること。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 頁数 30 頁程度 ウ 製本 無線綴じ エ 印刷 両面白黒 オ 用紙（表紙） レザック紙 175kg カ 用紙（本文） 再生上質紙 44.5kg（色：白） キ 部数 700 部 ク 表記 日本語及び英語 （５）司会進行用台本 会議の司会進行に係る台本を、１．（１）①の内容を踏まえて平成 30 年 5 月 15 日（火）までに発注者に提案し、発注者の了承を得たうえで下表の仕様により作 成すること。 なお、受注者が使用する分は別途用意すること。
項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 製本 平綴じ ウ 印刷 両面白黒 エ 部数 5 部 （６）アンケート用紙 来場者の職種、講演に対する理解度の把握等を行うため、アンケート項目につい て日本語及び英語で原案を作成し、平成 30 年 5 月 29 日（火）までに発注者の了 承を得たうえで、下表の仕様によりアンケート用紙を作成すること。 なお、アンケート実施後、残余が発生した場合は、発注者の事務所に輸送し、発 注者に引き渡すこと。 項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 印刷 両面白黒 ウ 部数 700 枚 エ 表記 表面：日本語 裏面：英語 （７）看板等 来場者を円滑に誘導するため、下表の仕様により看板等を作成すること。記載内 容の詳細は発注者が別途指示する。 なお、標記は日本語及び英語とする。 項番 項目 サイズ 記載内容 備考 数量 ア 受付看板 縦 60cm × 横 60cm 「 事 前 登 録 者 受付」、「当日受 付」、「講演者受 付」、「関係者受 付」 スタンド付 4 枚 イ 案内看板（施設入 口から受付、会議 会場までの案内 用） 縦 60cm × 横 60cm 発 注 者 が 別 途 指示する スタンド付 3 枚 ウ タイムテーブル A0 サイズ タ イ ム テ ー ブ ル等 スタンド付 1 枚 エ 演台用看板 縦 120cm× 横 100cm 主催者のロゴ、 会議名称等 1 枚 オ 会議会場用吊看 板 縦 75cm × 横 540cm 会議名称等 1 枚 カ 各会場入口看板 縦 60cm × 横 60cm 発 注 者 が 別 途 指示する スタンド付 4 枚
（８）スクリーン投影用イベントタイトルスライド 発注者が提供するデータを基に、講演開始前、講演者等紹介時及び講演の休憩時 間中にスクリーンに表示するための会議のイベントタイトルスライドを、平成 30 年 6 月 8 日（金）までに発注者の了承を得たうえで作成すること。 （９）電子データ 作成物のうち、事前広告用チラシについては Adobe Illustrator で、予稿集につ いては Adobe InDesign（CS6.0 バージョンで見ることが出来ること。）又は PDF で、設計図書、運営マニュアル、司会進行用台本、アンケート用紙、スクリーン 投影用イベントタイトルスライドについては、発注者が別途指示する形式で電 子データを作成すること。 ６. 会場設営及び撤去 以下により、会場設営及び撤去を行うこと。 （１）会場設営、機材の動作確認等の事前準備作業は、発注者及び会場の管理者と調 整のうえ平成 30 年 6 月 13 日（水）8 時 30 分までに行うこと。 （２）機材及び備品等の撤去、廃棄物の処理、原状回復については、法令に基づき会 議終了後速やかに実施すること。ただし、具体的な実施日時については、発注 者と調整のうえ決定すること。 （３）５．（７）の看板等について、発注者が指示する場所に設置すること。 （４）発注者が別途指示する資料等について、受付開始 1 時間前までに受付の配布資 料用机に用意すること。 （５）会議終了後、発注者が別途指示する資料・備品等を発注者の事務所に輸送する諸 業務を行うこと。輸送に際しては、資料・備品等の安全管理及び保障を行うこと。 ７. 人員の手配 以下の人員を手配すること。人員の選定にあたっては、発注者の了承を得ること。 （１）全体責任者 本業務の運営・管理業務を統括する全体責任者を 1 名配置すること。 なお、全体責任者は、平成 30 年 5 月 11 日（金）以降会議当日までの期間におい て発注者と連絡が取れる体制であること。 （２）受付スタッフ 来場者の受付、案内、予稿集等資料の管理、運搬及び配布、アンケート用紙及び 同時通訳レシーバーの配布及び回収等の業務に従事する人員を常時 2 名以上配 置すること。 なお、1 名は英会話ができる者（TOEIC800 点以上）とすること。
（３）運営スタッフ 会議の全体進行管理、PC 操作の補助、タイムキープ、プロジェクター及びスピ ーカー等映像・音響機器、照明、同時通訳システムの操作、マイクの受け渡し、 会議の録音等を行う人員を常時 3 名以上配置すること。 （４）運営補助スタッフ 受付スタッフ及び運営スタッフの補助、来場者の客席への誘導、来場者のカウン ト、講演者、司会者及び同時通訳者等の補助業務、VIP 及び講演者用昼食会場の 準備等に従事する人員を常時 3 名以上配置すること。 （５）司会者 会議の司会進行・誘導等の業務に従事する司会者を常時 1 名配置すること。 なお、司会業務経験者であること。 （６）日英同時通訳者 会議の講演及び質疑応答等を日本語から英語、英語から日本語に通訳する同時 通訳者を常時 3 名以上配置すること。エネルギー、電力関連の国際会議における 経験を 3 回以上有し、S クラスとすること。母国語は日本語であること。 なお、同時通訳者は、会議の通訳内容についての二次利用を了承していること。 （７）海外講演者案内逐次通訳者 会議の海外講演者等 2 名について、日本語から英語、英語から日本語に通訳し会 場の案内等を行う逐次通訳者を 1 名配置すること。S クラス又は A クラスとし、 母国語は日本語であること。 （８）取材対応等逐次通訳者 会議開催中に実施される発注者等への取材等に対応し、日本語から英語、英語か ら日本語に通訳する逐次通訳者を常時 1 名以上配置すること。エネルギー、電力 関連の国際会議における経験を 3 回以上有し、S クラスとすること。母国語は日 本語であること。 （９）専従カメラマン 会議の様子、講演者等の写真及びビデオ撮影を行う専門の撮影技術を有するカ メラマンを専従で 2 名配置すること。 なお、専従カメラマンは、会議の撮影内容についての二次利用を了承しているこ と。 （１０）編集者 専従カメラマンが撮影したビデオ映像について専門の編集技術を有する編集者 を 1 名以上配置すること。 ８. 運営等業務 以下により、運営等業務を行うこと。
（１）全体責任者は、本業務の運営・管理業務を行うこと。開催時刻までに発注者及び 現場スタッフに運営マニュアルに基づき、内容の説明を実施すると共に全体の 進行管理を行うこと。 （２）受付スタッフは、来場者の受付、案内、予稿集等資料の管理、運搬及び配布、ア ンケート用紙及び同時通訳レシーバーの配布及び回収等の業務を行うこと。予稿 集等資料は、発注者が別途提供する封筒に入れて会議来場者に配布すること。ま た、受注者は会議終了後、アンケート結果を集計・分析すること。回収したアン ケート用紙については、報告書と共に発注者に引き渡すこと。 （３）運営スタッフは会議の全体進行管理、PC 操作の補助、タイムキープ、プロジェ クター及びスピーカー等映像・音響機器、照明、同時通訳システムの操作、マイ クの受け渡し、会議の録音（会議及び同時通訳）等を行うこと。また、発注者の 指示に基づき、講演等の合間にスクリーン投影用イベントタイトルスライド等 を流すこと。 なお、受注者は会議終了後、録音データを基に会議概要、質疑応答等を含めた会 議議事録を日本語で作成すること。 （４）運営補助スタッフは、受付スタッフ及び運営スタッフの補助、来場者の客席への 誘導、来場者のカウント、講演者、司会者及び同時通訳者等の補助業務、VIP 及 び講演者用昼食会場の準備等を行うこと。 なお、来場者数のカウント方法については別途発注者が指示する方法で実施する こと。来場者のカウント数について、会議終了後 1 時間以内に速報として集計値 を発注者に報告すること。 （５）司会者は、会議の司会進行・誘導等を行うこと。 （６）日英同時通訳者は、会議の講演及び質疑応答等を日本語から英語、英語から日本 語に同時通訳を行うこと。 なお、会議開催当日に発注者と事前打合せを実施すること。 （７）海外講演者案内逐次通訳者は、会議の海外講演者等 2 名について、逐次通訳のう え会場の案内等を行うこと。 （８）取材対応等逐次通訳者は、会議開催中に実施される発注者等への取材等に対応し、 日本語から英語、英語から日本語への逐次通訳を行うこと。 （９）専従カメラマンは、会議の様子、講演者等の写真及びビデオ映像を撮影すること。 写真についてはフルサイズの撮像素子を搭載した一眼レフカメラで 1,000 枚以上 撮影すること。登壇者については、全員を 5 枚以上撮影すること。ビデオ撮影に 関しては、フルハイビジョンのビデオカメラ 1 台を用意し、撮影・記録方法等詳 細に関しては別途発注者と打合せのうえ、決定すること。
（１０）編集者は、撮影されたビデオ映像を下記の要件を満たしていることを確認のう え、納入すること。 撮影したビデオ映像及び音声は講演ごとに区切り、発注者から指示されたタイト ル・マーク等を付与する。また、作成するビデオ映像は、日本語版及び英語版の 2 種類とする。 なお、仮編集の段階で、発注者に提示し了承を得ること。 ① 日本語版 音声は日本語のみとなるように編集する。講演者及び質疑応答者が英語で発 音した場合、同時通訳者の日本語音声をビデオ映像の音声とする。 ② 英語版 音声は英語のみとなるように編集する。講演者及び質疑応答者が日本語で発 音した場合、同時通訳者の英語音声をビデオ映像の音声とする。 ９. 講演者への連絡等業務 以下により、講演者への連絡等業務を実施すること。 なお、各業務は英会話ができるもの（TOEIC800 点以上）が実施すること。 （１）平成 30 年 4 月 13 日（金）までに、海外講演者 2 名から英語で所属・役職、氏 名、講演タイトルを、国内講演者 9 名から日本語及び英語で所属・役職、氏名、 講演タイトルを収集すること。また、各講演者より写真を収集すること。海外講 演者の所属・役職及び講演タイトルについては、英語から日本語への翻訳を行い、 発注者の了承を得ること。 （２）平成 30 年 5 月 2 日（水）までに、海外講演者 2 名から英語で経歴資料及び講演 要旨を、国内講演者 9 名から日本語及び英語で経歴資料及び講演要旨を収集す ること。海外講演者の経歴資料及び講演要旨については、英語から日本語への 翻訳を行い、発注者の了承を得ること。 （３）平成 30 年 5 月 29 日（火）までに、海外講演者 2 名から英語で講演資料を、国内 講演者 9 名から日本語及び英語で講演資料を収集すること。 （４）海外講演者の渡航手続きの支援等を行うこと。 （５）会議会場から徒歩 10 分以内の宿泊場所を確保し、6 名分 6 室を予約すること。 （６）発注者の指示に基づき、各講演者に対して旅費及び交通費の説明を行うこと。 また、各講演者からフライトチケット半券及び領収書等を収集のうえ、発注者に 提出すること。 （７）発注者と協議のうえ、各講演者との連絡・調整業務を適切に実施すること。 １０. その他付帯業務 その他１．から９．に付帯する業務を行うこと。
Ⅴ．報告書の作成 受注者は、会議終了後、報告書を作成し、平成 30 年 6 月 29 日（金）までに提出するこ と。報告書の要件は下表のとおり。 なお、報告書は、A4 ファイルに綴じた形とし、紙媒体で 1 部作成すること。また、電子 データを DVD-R 等に記録したものも作成すること。個々の電子データの形式は、発注者の 指示に従うこと。来場者から受領した名刺（A4 名刺フォルダ入り）、回収したアンケート 用紙を添付すること。 項番 名称 ア 設計図書 イ 運営マニュアル ウ 会議概要（日時、来場者数、会議風景等をまとめたもの） エ 会議議事録 オ アンケートの集計・分析結果 カ 次回会議への企画運営等に関する提案 キ 録音データ（講演者、日本語通訳、英語通訳の 3 つの音声を含む） ク ビデオ映像及び音声（講演者音声はステレオ 2ch で録音、同時通訳者の音声 （日/英）はそれぞれ別トラックとして保存） ケ 来場者リスト（来場者のカウント数も示すこと） コ 来場者から頂戴した名刺（A4 名刺フォルダ入り） サ 来場者から回収したアンケート用紙 Ⅵ．納入物 本業務における納品物の名称、本仕様書上の掲載箇所、納入場所、日付は下表のとおり。 項番 名称 掲載箇所 場所 日付※ ア セキュリティ実装 チェックリスト Ⅳ．３．（１０）② 発注者の事務所 平成 30 年 4 月 23 日 イ 事前広告用チラシ Ⅳ．５．（１） 発注者の事務所 平成 30 年 5 月 11 日 ウ 設計図書 Ⅳ．５．（２） 発注者の事務所 平成 30 年 5 月 25 日 エ 運営マニュアル Ⅳ．５．（３） 発注者の事務所 平成 30 年 5 月 25 日 オ 予稿集 Ⅳ．５．（４） 会議会場 平成 30 年 6 月 12 日 カ アンケート用紙 Ⅳ．５．（６） 会議会場 平成 30 年 6 月 12 日 キ 電子データ Ⅳ．５．（９） 発注者の事務所 平成 30 年 6 月 22 日 ク 講演者等の写真 Ⅳ．８．（９） 発注者の事務所 平成 30 年 6 月 22 日 ケ ビデオ映像 Ⅳ．８．（１０） 発注者の事務所 平成 30 年 6 月 22 日 ※オ、カの項の日付は納入期日、その他の項の日付は納入期限。納入期日における納入時 間については発注者が別途指示する。 Ⅶ．守秘義務等 本業務の遂行に際し、発注者が保有している秘密情報を受注者に提供するにあたっては、 別途、秘密情報の取り扱いについて覚書を締結する。
Ⅷ．その他 １. 企画、構成の内容については、専門家として発注者に対し必要なアドバイスを行い、 発注者の了承を得たうえで決定すること。 ２. 会場借り上げ費、各種作成費、電気工事費、電気料金、水道料金、インターネット回 線費、運搬費、輸送費、設営費、人件費、廃棄物処理費、保険料金、原状回復費等の 諸経費全てを負担すること。 ３. 本業務で作成した作成物の著作権（著作権法第 27 条及び第 28 条に規定する権利を 含む。）、所有権等は発注者に帰属するものとし、受注者は著作物及びこれに類するも のについて、著作者人格権を行使しないものとする。作成物に第三者が権利を有する 既存著作物が含まれる場合は、受注者は当該既存著作物の使用に必要な費用負担及 び使用許諾契約等に係る一切の手続きを行い、当該既存著作物の内容について発注 者の了承を得ること。 ４. 発注者のシンボルマーク及び名称ロゴの使用に際しては、「NEDO デザインマニュアル」 で規定する Adobe Illustrator 形式の電子データを使用すること。 ５. 仕様にない事項又は仕様について生じた疑義については、発注者と協議のうえ解決 すること。 ６. 本業務の実施に際し、本仕様書及び受注者より平成○年○月○日付けで提出された 提案書に基づき実施すること。
