取引先様向けご請求業務に関する説明会資料 - 発注支払の画面説明について年 8 月 8 日佐川急便株式会社

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取引先様向け

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佐川急便株式会社

ご請求業務に関する説明会資料

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発注支払の画面説明について

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【発注～出荷編】

・発注通知メール

【サンプル】

・納品予定日入力

・出荷日入力

・出荷報告データ取込

・実費確定額入力

【請求合意編】

・日次合意

・月次合意

・支払通知書出力

【請求データによるご請求編】

・請求データ取込

・随時合意

３．稼働環境

１．ご請求サイトご利用フローについて

１－１．

サイトご利用者の登録フロー

１－２．

ご利用フロー

（ケース１）

カタログ品発注

（ケース２）

調達発注

（ケース３）

役務発注

（ケース４）

施設工事発注

（ケース５）

請求データによるご請求

２．

サイト画面について

【ご利用者登録編】

・ご利用案内メール文/ログイン画面

・メニュー/コックピット説明

・ご担当者登録

・委託業者登録

【カタログ商品掲載編】

・カタログ商品掲載申請

・カタログ商品掲載申請（状況確認）

・カタログ商品掲載申請（一括登録）

・一括発注商品登録

【見積り編】

・見積り依頼メール/ログイン画面

・メニュー/コックピット説明

(3)

(4)

１．１

サイト

サイトご利用者の登録フロー

サイト

ご利用者の登録フロー

◆

◆ ◆お取引先にて、ご利用担当者のご登録を行っていただきます。

お取引先にて、ご利用担当者のご登録を行っていただきます。

①サイト利用のご依頼をさせていただきます。

②サイト利用のご了承。

③管理者様に、ご利用案内のメールを送信させていただきます。

④ご利用案内メール文に記載されているサイトにログインしていただき、

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１．２

ご利用フロー

（ケース１）カタログ品

（ケース１）カタログ品発注

発注

・お取引先様の商品をサイトに掲載できます。

ご発注後は、サイトによる請求合意を行っていただき、合意内容

を元に、お支払いたします（請求書はご不要になります）。

※

※商品例：業務用品、事務用品、生活用品など

商品例：業務用品、事務用品、生活用品など

①商品のサイト掲載依頼を行います。

②商品のサイト掲載申請を行います。

③ご発注を行います。

④発注通知メールを受けて、”納品予定日”を入力していた

だきます。

⑤出荷日が確定しましたら、”出荷日”を入力していただき

⑦検収を行います。

⑧検収額を確認していただき、日々、請求合意を行っていただきます。

⑨請求合意（日次）の確認を行います。

⑩日々請求合意していただいた内容を、月次で合意していただきます。

※“支払通知書”を出力して保存していただきます。

⑪請求合意（月次）の確定を行います。

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１．２

ご利用フロー

（ケース２）調達発注

・お見積りを、サイトに登録していただきます。

ご発注後は、サイトによる請求合意を行っていただき、合意内容

を元に、お支払いたします（請求書はご不要になります）。

※

※商品例

商品例

商品例：事務什器、家電製品、社有車など

：事務什器、家電製品、社有車など

①見積りをご依頼します。

②見積り情報をサイトに登録していただきます。

③④見積り結果をメール通知（受理）致します。

③ご発注を行います。

⑦検収を行います。

⑧検収額を確認していただき、日々、請求合意を行っていただきます。

⑨請求合意（日次）の確認を行います。

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１．２

ご利用フロー

（

（ケース３）

ケース３）

ケース３）役務

役務

役務発注

発注

・お見積りを

・お見積りを、

、

、ＳＧＨグループにてサイト登録させていただきます。

、

ＳＧＨグループにてサイト登録させていただきます。

ご発注後は、サイトによる請求合意を行っていただき、合意内容

を元に、お支払いたします（請求書はご不要になります）。

※

※商品例

商品例

商品例：清掃作業、廃棄処理料、フロアマット代など

：清掃作業、廃棄処理料、フロアマット代など

①見積りをご依頼します。

②見積りをご頂戴致します。

③ご発注を行います。

④発注通知メールを受けて、”納品予定日”を入力していた

だきます。

⑤出荷日が確定しましたら、”出荷日”を入力していただき

⑦“実費確定額”を入力していただきます。

⑧検収を行います。

⑨検収額を確認していただき、日々、請求合意を行っていただきます。

⑩請求合意（日次）の確認を行います。

⑪日々請求合意していただいた内容を、月次で合意していただきます。

※“支払通知書”を出力して保存していただきます。

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１．２

ご利用フロー

（

（ケース４）施設工事発注

ケース４）施設工事発注

・お見積りを、ＳＧＨグループにてサイト登録させていただきます。

ご発注後

ご発注後は、サイトによる請求

は、サイトによる請求

は、サイトによる請求合意を行っていただき、合意内容

合意を行っていただき、合意内容

を元に、お支払いたします（

を元に、お支払いたします（請求書はご不要になります

請求書はご不要になります

請求書はご不要になります）。

）。

※

※商品例

商品例

商品例：施設工事など

：施設工事など

①見積りをご依頼します。

②見積りをご頂戴致します。

③ご発注を行います。

⑤検収を行います。

⑧検収額を確認していただき、日々、請求合意を行っていただきます。

⑨請求合意（日次）の確認を行います。

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１．２

ご利用フロー

（

（ケース５）

ケース５）

ケース５）請求データによる

ケース５）

請求データによる

請求データによるご請求

ご請求

・請求データをサイトに登録していただきます。

サイト

サイトによる請求合意を行っていただき、合意

による請求合意を行っていただき、合意

による請求合意を行っていただき、合意内容を

内容を

内容を元に

内容を

元に

元に、

、

お支払

お支払いたします（請求書はご不要になります）。

いたします（請求書はご不要になります）。

※

※商品例：コピーカウント、携帯電話使用など

商品例：コピーカウント、携帯電話使用など

①請求データによる請求のご依頼します。

②ご提供する定型フォーマットに、請求データを作成していただきます。

③請求データをサイトに登録していただきます。

④請求額を確認していただき、請求合意を行っていただきます。

※“支払通知書”を出力して保存していただきます。

⑤請求額の確定を行います。

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ご利用案内メール文

ご利用案内メール文/

/

/ログイン画面

/

ログイン画面

①管理者様あてに、ご利用案内メールが届きますので、メール文に記載されているＵＲＬ、ユーザーＩＤ、仮パスワードよりログインします。 ②初回ログイン時、『システム利用規約』の同意をお願いします。 ③仮パスワードから本パスワードへの変更を行います。

ご利用案内メール

①

②

『

『システム利用規約

システム利用規約

システム利用規約』

システム利用規約

』

』内容

』

内容

が表示されます。

ログイン！

(13)

掲載申請中 9,999件掲載差し戻し 9,999件お知らせカタログ登録業務出荷業務合意業務掲載終了期限間近 9,999件納品予定日入力待ち 9,999件出荷日入力待ち 9,999件役務確定額入力待ち 9,999件 11月度(当月) 日次合意日次合意待ち 9,999件日次合意NG 9,999件日次合意中 9,999件月次合意月次合意待ち 9,999件月次合意NG 9,999件月次合意中 9,999件随時合意随時合意待ち 9,999件随時合意NG 9,999件随時合意中 9,999件 12月度(翌月)以降日次合意日次合意待ち日次合意NG 日次合意中月次合意月次合意待ち月次合意NG 月次合意中随時合意随時合意待ち随時合意NG 随時合意中 12月度(翌月)以降日次合意日次合意待ち 9,999件日次合意NG 9,999件日次合意中 9,999件月次合意月次合意待ち 9,999件月次合意NG 9,999件月次合意中 9,999件随時合意随時合意待ち 9,999件随時合意NG 9,999件随時合意中 ▲ ▼

メニュー

メニュー/

/

/コックピット説明

コックピット説明

①『システム利用規約』の同意すると、サイトメニューが表示されます。 ②機能メニューが表示されます。 ③ＳＧＨグループからのお知らせが表示されます。 ④コックピット（状況案内件数）が表示されます。

②

③

④

(14)

ご担当者様登録

①“（メニュー）ユーザ一覧”より、サイトをご利用するご担当者を登録します。 ②登録後、ご担当者に、ご利用案内メールが送信されます。 ③ご担当者は、管理者同様、メール文に記載されているＵＲＬ、ユーザーＩＤ、仮パスワードよりログインします ※１：管理者は、ご担当者が、パスワードを忘れた場合、パスワードの初期化が可能です。（メール通知されます）

（メニュー）ユーザ一覧

①

②

③

※１

(15)

委託業者登録

◆取引先様の委託業者を、ご担当者に登録することが出来ます。 ①“（メニュー）委託先一覧”より、事前に、委託業者の登録を行って下さい。新規ボタンを押し、②委託業者名を登録します。 ③“（メニュー）ユーザ一覧”より、委託業者のご担当者を登録して下さい。 ④登録後、ご担当者に、ご利用案内メールが送信されます。 ※ご担当者は、管理者様同様、メール文に記載されているＵＲＬ、ユーザーＩＤ、仮パスワードよりログインします。

（メニュー）委託先一覧

（メニュー）ユーザ一覧

①

③

④

②

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カタログ商品掲載申請

１

１ １/

/

/２

/

２

①“（メニュー）商品登録”より、商品画像を登録します。 ※画像は最大５つまで登録可能。サムネイル画像は１つ。 ②基本情報（金額、発注単位、商品説明など）を登録します。次へボタンで次頁へ。

（メニュー）商品登録

①

②

(18)

カタログ商品掲載申請

２

２ ２/

/

/２

/

２

③取扱情報、ボリュームディスカウント情報、オプション情報を登録し、④確認ボタンを押します。 ⑤商品登録内容確認後、“掲載申請”ボタンを押します。

③

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カタログ商品掲載申請（状況確認）

◆“（メニュー）カタログ一覧”より、掲載申請した状況が確認できます。

①

（メニュー）カタログ一覧

(20)

カタログ掲載申請（

カタログ掲載申請（一括登録

一括登録

一括登録）

）

◆商品の一括登録が可能です・ ①“（メニュー）商品登録（一括取込）”より、『一括メンテナンス説明書』および『カテゴリ一覧』のファイルをダウンロードし、一括登録ファイルを作成します。 ※一括登録ファイルの定型フォーマットは、サイトのヘルプから入手（ダウンロード）して下さい。 ②次へボタンを押すと、一括取込画面に移ります。 ③作成したファイルをアップロードします。 ④取扱情報を確認します。 ⑤“掲載申請”ボタンを押した後、⑥アップロードファイルのエラー有無を確認します。

（メニュー）商品登録（一括取込）

①

②

③

⑥

④

⑤

(21)

一括発注商品登録

①“（メニュー）一括発注商品登録”より、追加ボタンを押します。 ②商品カテゴリから、一括発注対象にする商品を検索します。 ③検索後、該当の商品のチェックボックスにレを入れ、④一括発注商品名を入力し、⑤登録ボタンを押します。

（メニュー）一括発注商品登録

①

_②

③

④

⑤

(22)

(23)

見積り依頼メール

見積り依頼メール/

/

/ログイン画面

ログイン画面

①見積り担当者様宛てに、見積り依頼メールが届きますので、メール文に記載されているＵＲＬ、ログインＩＤ、パスワードよりログインします。 ※ログインID/パスワードは、見積り依頼毎に採番されます。

①

ログイン！

(24)

見積り回答

②お見積登録して頂く『依頼品名』をクリックします。 ③商品名称→数量→単位→単価→商品金額→課税区分→消費税金額→合計金額を入力し、④“明細保存”をクリックします。 ⑤見積書を添付します。 ⑥すべての依頼品に対してお見積が完了した後に、『見積り登録』をクリックします。 ※１：商品参考資料/商品画像を添付することができます。 ※：黄色部分は、入力必須項目になります。

③

⑤

※１

ログイン！

(25)

見積り結果

見積り結果通知

通知

通知メール

メール

【サンプル

【

サンプル

サンプル】

サンプル

】

◆見積りの検討結果が、メール通知されます。

購入検討メール文

謝辞メール文

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(27)

発注

発注通知メール

通知メール

【

【サンプル

【

サンプル

サンプル】

】

◆発注後、メール通知されます。メール文のＵＲＬよりログインしていただけます。

※このメールはシステムにて自動配信しております。返信はできませんのでご了承下さい。

ＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮＮ

御中

受注担当者様

お世話になっております。

発注をご依頼申し上げます。

サイトにて内容をご確認の上、納品予定日登録をお願いします。

■発注日：

9999/99/99

■発注件数：

99,999

件

■下記トップページよりログインして下さい

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

以上、よろしくお願いします。

(28)

納品予定

納品予定日入力

日入力

①コックピット“納品予定日入力待ち件数”をクリックすると、入力待ち一覧が表示されます。 ②発注№を押すと、明細内容が表示されます。 ③納品予定日を入力し、更新ボタンを押します。 ※委託先が入力する場合、金額情報等は非表示になります。

①

②

(29)

出荷

出荷日

日

日入力

入力

①コックピット“出荷日入力待ち件数”をクリックすると、入力待ち一覧が表示されます。 ②発注№を押すと、明細内容が表示されます。 ③出荷日を入力し、更新ボタンを押します。 ※委託先が入力する場合、金額情報等は非表示になります。

①

②

③

(30)

出荷報告データ取込

◆出荷日入力の一括登録が可能です。 ①“（メニュー）出荷報告データ作成”より、出荷日入力したい抽出条件を入力し、②ＣＳＶデータ出力します。 ③出力したＣＳＶデータに、出荷日を入力します。 ④“（メニュー）出荷報告データ取込”より、ＣＳＶデータを取込みます。 ⑤取込みデータのエラー有無を確認します。エラーが無ければ登録ボタンを押します。

①

②

ＣＳＶ

データ

出荷日入力

④

⑤

（メニュー）出荷報告データ作成

（メニュー）出荷報告データ取込

(31)

実費

実費確定

確定

確定額

額

額入力

入力

①コックピット“役務確定額入力待ち件数”をクリックすると、入力待ち一覧が表示されます。 ②発注申請件名をクリックすると、③詳細画面が表示されます。実費確定額を入力し、④登録ボタンを押します。 ※必要であれば添付資料も登録します。

①

②

③

_④

(32)

(33)

日次合意

①コックピット“日次合意待ち件数”をクリックすると、ＳＧＨグループ会社の合意所管部門毎合意所管部門毎合意所管部門毎に、合意待ち一覧が表示されます。合意所管部門毎 ②チェックボックスにレレレレを入れ、③合意ボタンを押します。 ※検収済み件数を押すと、詳細内容が確認できます。

①

②

③

ここにレレレレすると、全てにレレレレが入ります。（ページ単位）ＳＧムービングＳＧムービング

(34)

月次合意

①コックピット“月次合意待ち件数”をクリックすると、ＳＧＨグループ会社の合意所管部門毎合意所管部門毎合意所管部門毎に、合意待ち一覧が表示されます。合意所管部門毎 ②チェックボックスにレレレレを入れ、③合意ボタンを押します。(同時に、支払通知書ＰＤＦが表示されますので印刷後、保管をお願いします）

①

②

③

(35)

支払通知書

【

【サンプル

【

サンプル

サンプル】

】

明細

表紙

(36)

請求データによる

(37)

請求データ登録

①請求データの定型フォーマット（ＣＳＶデータ）を、サイトのヘルプから入手（ダウンロード）して下さい。 ②請求データ作成後、“（メニュー）請求データ取込”より、ファイルをアップロードします。 ③データにエラーが有る場合、エラー情報が表示されます。④エラー内容をＣＳＶ出力後、エラーの対応をお願いします。

②

ＣＳＶ

データ

③

請求データ入力

①

④

(38)

随時合意

①コックピット“随時合意待ち件数”をクリックすると、請求データ毎に、合意待ち一覧が表示されます。 ②チェックボックスにレレレレを入れ、③合意ボタンを押します。

①

②

③

(39)

(40)

■

オンラインサービス時間

・・・

通常

通常日

日

５：００

～

２２：３０

日曜日

５：００

～

１９：００

※計画停電、メンテナンス、その他の理由により、サービス時間が短縮されることがあります。

■

クライアント動作環境

・・・

ブラウザ

：

Ｉｎｔｅｒｎｅｔ

Ｅｘｐｌｏｒｅｒ

７～９

まで対応

◆オンラインサービス時間とクライアント環境を下記に示します。

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