株式会社トーハン
「探検隊」新入生登録
新入生の利用者を Excel ファイルから登録しよう
探検隊バージョン７シリーズ向け 探検隊サポートセンター 2014/03/19 本資料は、探検隊オフィシャルマニュアル「３章 3.5.3 利用者の登録（ファイル読み込み）」の内容を補完するものになります。- 2 -
はじめに
まもなく新入生を迎えて、新年度がスタートする時期になります。ここでは探検隊に、新入生のデータを Excel データから読み込み、 新規登録するやり方について解説します。本資料は、探検隊オフィシャルマニュアル「３章 3.5.3 利用者の登録（ファイル読み込み）」 の内容を補完するものになります。事前にそちらの内容もご確認ください。 新入生のデータ登録は、年に１度の作業です。間違いのないように作業を行う為にも、本資料をぜひご活用ください。探検隊用のひな形となる Excel ファイルを用意する。
新入生のデータの新規登録を行うには、探検隊の機能から「探検隊（管理版）＞データ登録＞利用者登録」を利用します。 しかし、どの様な Excel ファイルでも取り込めるというわけではありません。探検隊に取り込むためには、探検隊が取り込める形で作 られた Excel ファイルとデータが必要です。まずは、探検隊用の Excel ファイルを用意しましょう。 １．「管理版＞データ登録＞利用者登録」を起動して、「雛形ファイル」ボタンをクリックします。 ２．「名前を付けて保存」が表示されるので、任意のファイル名を付けて「保存」ボタンをクリックします。 ファイル名や保存場所は、ユーザー様の任意で問題ありません。例えば、USB メ モリーに直接保存しても大丈夫です。ご自分で保存した場所やファイル名がわか る形で指定してください。 ここではマイドキュメントに、「20xx 年新入生データ」として作成しています。- 3 - ３．完了すると、確認メッセージが表示されるので「OK」をクリックします。 ５．雛形ファイルの準備ができました。Excel ファイルを作成する間は、探検隊は利用しません。「利用者新規登録」画面は、「終了」 ボタンをクリックして終了します。 これで、「利用者登録」で取り込める形の Excel ファイルの用意が終了しました。 Excel ファイル作成作業の間は、探検隊は利用しませんので、必要に応じて探検隊はご利用ください。
雛型ファイルについて
Microsoft Excel など Excel ファイルを編集できるアプリケーションが必要です。このマニュアルでは、Microsoft Excel 2007 を利用 しています。Excel の操作方法は、ご使用の Excel のバージョンによって異なる場合がありますが、その操作方法については、詳しく ご説明はできません。アプリケーションの操作方法については、市販されている Excel マニュアルなどをご確認ください。
１．雛型ファイルを Microsoft Excel などのアプリケーションを使って開きます。本資料の手順で、雛形ファイルを作成した場合は、 「Sheet１」がデータを入力するシートになります。
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新入生のデータを雛型ファイルに入力する前に。
雛型ファイルが作成出来たら、そのファイルに新入生のデータを入力していきたいところですが、その前にいくつか探検隊の設定内容 を確認しておきましょう。利用者番号の桁数設定を確認する。
実際に新入生のデータを作成する前に、一度利用者番号の設定がどの様になっているか確認しておきましょう。 探検隊を起動して、「管理版＞運用設定＞学校運用設定」を開きます。 画面中央右側「利用者番号」の値が、お使いいただいている探検隊に設定されている利用者番号の設定になります。ここで設定されて いる「桁の設定」と「チェックデジット」の組み合わせで、利用者データを作成する時に必要な利用者番号の桁数が異なります。 「チェックデジット」が、「ウェイト３」もしくは「ウェイト２」で設定されている場合、最後の 1 桁を探検隊がチェックデジットを 算出して自動的に付加する為、利用者番号は「桁の設定」よりも、1 桁少ない値で利用者データを作成します。 「チェックデジット」が、「なし」の場合は、利用者番号は「桁の設定」と同じ値で利用者番号を作成します。 例えば、「7 桁・ウェイト３」と設定されている場合は、1 桁少ない「6 桁」で、利用者番号を作成します。 これが、「7 桁・なし」で設定されていれば、そのまま「7 桁」で、利用者番号を作成します。利用者区分の設定を確認する。
利用者データを作成する際、「利用者区分」や「利用者担当」を入力する事ができます。このデータは、ユーザー様毎に独自の設定を 行う事ができる項目になっています。予めどういった値を入力する事になるか確認しておきましょう。 ※Excel のデータ作成の際「利用者区分」や「利用者担当」は、不要であれば入力しなくても問題ありません。その場合は、Excel か らのファイル読み込み時に、自動的に「利用者区分」「利用者担当」ともに、NO.0 に設定されている値が設定されます。コラム 1
チェックデジット？
探検隊がある計算式を元に、番号の最後 1 桁に 付加する数字です。これを付ける事によって、 探検隊がシステム的に、利用者番号の入力チェ ックを行います。ウェイト 3、ウェイト２は計 算方式の違いになります。チェックデジットの 設定は「なし」にしても探検隊を利用する上で の使い方に違いはありませんが、付けておけ ば、利用者が最後の１桁を簡単に推測できなく なるので、間違った番号の入力を防ぐ、悪戯に よる不正な利用の防止につながります。- 5 - 確認を行うには、「管理版＞運用管理＞表示名称設定」を開きます。画面上の「利用者区分」の内容を確認してください。 「利用者区分」ボタンをクリックすると、設定されている利用者区分が表示されます。表示内容が、利用者データを作成する際に入力 する値となります。ここから、新入生に割り当てるべき利用者区分を確認しておきましょう。 ※「利用者区分」「利用者担当」は、ユーザー様毎に独自の設定がされている場合があります。 下の図は、探検隊の既定値（設定を変更していない場合の値）となります。 「利用者区分」に対して、「利用者担当」も設定している場合は、合わせてここで確認しておきましょう。 ※詳しい操作方法は、探検隊オフィシャルマニュアル「2 章 運用開始前の設定＞利用者区分、利用者担当、学科、学級の名称を設定 する」をご確認ください。
学科と学級の設定を確認する。
利用者区分の確認ができたら、合わせて学科と学級の設定も確認しておきましょう。 利用者データを作成する際に入力する値となります。この内容は、ユーザー様毎に独自の設定となります。- 6 -
（特殊 一貫教育校の場合）学校区分を確認する。
一貫教育校のユーザー様の場合、学校区分を設定されている事が考えられます。その場合は、利用者データを作成する際に学校区分欄 に値を入力する必要があるので、「管理版＞運用設定＞学校運用設定＞学校区分」を開いて確認を行ってください。 半角・全角で、別の文字と して扱われるので、注意し てください。- 7 -
新入生のデータを入力する。
雛型ファイルを作成し、入力する値の確認が終わったら、実際にデータを入力していきましょう。 Excel で利用者データを作るときには、次の点に注意してください。 1. 関数や書式は使わないでください。 Excel に慣れている方は、関数や書式を利用する事がありますが、探検隊に取り込めない、または取り込んだ値が正しくないと言っ た事が起こります。 2. 先頭の 1 行目は修正しないでください。 1 行目は、探検隊がデータを読み込む為に必要な項目です。不要な項目だからといって削除を行ったり、名称の変更などを行ってし まうと、データを取り込む事ができなくなります。 3. １つのシートは、2000 件までになります。 探検隊で 1 回に登録できる利用者データの数は、2000 件までになります。2,001 件以上のデータを取り込みたい場合は、雛形ファ イルをもう一つ作成して、個別に取り込みと登録を行ってください。手順
１．まず、新入生の名簿を手に入れてください。 ２．探検隊で作成した雛型ファイルを開き、データを入力するシートを表示します。 ３．必要な項目に値を埋めていきましょう。入力に困ったら、探検隊オフィシャルマニュアル「３章 3.5.3 利用者の登録（ファイル 読み込み）」を参考に入力していきます。以下に、各項目の入力時の注意点をあげておきます。 利用者番号（必須項目） 探検隊で貸出などを行う為に、利用者が使う番号です。この番号を使って探検隊は、利用者の管理を行っている為、在校生含め 今までの利用者とも、重複する番号は利用できません。番号の付け方については、ユーザー様毎に規則を設けていると思います ので、それにしたがって新入生の番号を振って行きましょう。 入学年度（必須項目） 今年度の値を西暦 4 桁で入力しましょう。 ※特殊な利用者の登録が必要な場合、学年の無い利用者（クラスなど）は「0000」、司書や教員などは「9999」を指定します。 学校区分（特殊） 学校区分設定を行っていない場合は、空白にしてください。学校区分を設定している場合、設定に従った値を入力します。- 8 - 学科 必要に応じて入力します。学科がない場合は、空白でも問題ありません。 学年 新入生のデータの場合は、空白にしてください。入学年度を元に探検隊が自動的に算出します。 入学した年度に、1 年生ではない利用者（転入生で 2 年生として登録するなど）がいる場合は、その利用者に対して、対応する 学年を入力します。 学級 新入生の配属されるクラスを入力します。入力の際に半角・全角に注意しましょう。在校生のデータと新入生のデータで、半角・ 全角が異なると見た目がよくありません。学級を利用しない場合は空白でも問題ありません。 出席番号 出席番号を入力します。出席番号を利用しない場合は空白でも問題ありません。 氏名（必須項目） 氏名を入力します。名前と苗字の間に空白を入れる場合は、全角・半角に注意しましょう。在校生のデータと新入生のデータで、 半角・全角が異なると見た目がよくありません。 氏名読み（必須項目） 氏名の読みを入力します。基本は半角カタカナで入力します。ひらがなや全角カタカナどちらで入力しても問題ありませんが、 ファイル読み込みされた時点で、自動的に半角カタカナに変換されます。 性別 「男」、「女」というように入力します。空白の場合は、「設定なし」として登録されます。進級処理の際に、出席番号を男女 別で振る必要がある場合は、必ず入力してください。 利用者区分 新入生に設定したい区分を入力します。空白の場合は、自動的に「No０」の値が登録されます。 利用者区分が「No0」で問題ない場合は、あえて空白にしておく事で、入力の手間を省く事ができます。 利用者担当 新入生に設定したい担当を入力します。空白の場合は、自動的に「No０」の値が登録されます。 利用者区分が「No0」で問題ない場合は、あえて空白にしておく事で、入力の手間を省く事ができます。 生年月日 出席番号を生年月日順で並び変えたい場合などに入力します。必要ない場合は、空白でも問題ありません。
コラム２
利用者番号の作成基準と言われてもわからないのですが…。
新しく配属されたなどの理由により、始めて探検隊を使う事になった方は、利用者番号の作成基準といっても、わからない場 合があると思います。しかし、この点については、探検隊を導入された方が、作成基準を独自に検討して決めている為、探検 隊サポートセンターにお問い合わせいただいても、お答えがわかりません。なんとか既存の利用者番号を見て、法則性を見つ けてみてください。探検隊の利用者番号は、設定された桁数の重複しない数字データになります。良くあるパターンとしては、 「西暦の下２桁＋連番」や「学校番号＋連番」などが考えられます。- 9 -
新入生名簿の Excel ファイルから、データをコピーする場合の注意点
もらった新入生名簿が、Excel ファイルの場合は、そこからデータをコピーする事になると思います。この際に注意していただきたい 点があります。新入生名簿の Excel から、探検隊雛型 Excel にデータをコピーする場合、単純にコピー＆貼り付けを行ってしまうと、 新入生名簿 Excel で設定されている書式ごと、データがコピーされてしまいます。その結果、探検隊雛型 Excel で設定されているセル の設定が上書きされてしまったり、関数が貼り付けられてしまったりし、探検隊にデータを取り込めなくなる場合があります。 新入生名簿 Excel から探検隊雛型 Excel に、コピーしたデータを貼りつける場合は、「形式を選択して貼り付け」を実行し「値」のみ を貼りつけてください。 「形式を選択して貼り付け」の手順は次のとおりです。このマニュアルでは、Microsoft Excel 2007 を利用しています。Excel などの操作方法は、ご使用の Excel のバージョンによって異な る場合があります。操作方法については、詳しくご説明はできません。その場合は、市販されている Excel マニュアルなどをご確認く ださい。
１．新入生名簿の Excel から、範囲を指定して右クリックからコピーを選択します。
- 10 - ３．貼り付けから「値」を選択して「OK」をクリックします。 ４．探検隊雛型 Excel に値のデータだけがコピーされます。
Excel のファイルバージョンについて
探検隊で取り込める Excel のファイルのバージョンは、「xls 形式」または、「xlsx 形式」です。 他の形式でファイルを保存してしまうと、探検隊で取り込む事ができなくなります。その場合は、Excel でファイルを保存する時に、 探検隊で取り込めるバージョンの形式で保存するようにしてください。- 11 -
Excel からデータをファイル読込で取り込む
利用者登録で取り込む為の Excel ファイルが完成したら、後は探検隊を使ってデータを取り込みます。 １．「管理版＞データ登録＞利用者登録」を起動して、「ファイル読込」ボタンをクリックします。 ２．ファイルを選択する画面が表示されるので、読み込みたい Excel ファイルを指定してください。ファイルを選択すると画面下の「フ ァイル名」欄に、そのファイルの名前が表示されるので、「開く」ボタンをクリックします。 ３．「シートを選択してください」が表示されるので、利用者データを作成したシートを選択して「次へ」をクリックします。 ここでは、マイドキュメントの 20xx 年新入生データ.xls を指定していますが、実際の作業ではご自分で作成したデ ータの保存場所を開いてファイルを選択してください シート名「Sheet1」は本資料の手順で雛型ファ イルを使った場合の名前です。ご自分でシート 名を付けている場合などは、それに合わせたシ ート名を選択してください- 12 - ４．「取込を行う行数を指定してください」画面が表示されます。通常は取り込み件数を変更する必要はありませんので、件数を確認 して、「次へ」をクリックします。 ※開始行は 2 行目からで問題ありません。1 行目は項目名となります。 ５．すべての指定が終了したので、「開始」ボタンをクリックします。 ８．ファイルが読み込まれ「利用者新規登録」画面が表示されれば、取り込みは完了です。
コラム３
取込件数が合わない
Excel ファイルから読み取る行数は、先頭行か ら空白行の手前までになります。例えば、Excel ファイルでデータを作成している時に、見やす くする為に 1 年 A 組と 1 年 B 組の間に、1 行 空白行を入れてしまっていると、探検隊で指定 される取り込み行数は、1 年 A 組の分だけにな ってしまいます。この場合は、一度探検隊を終 了して、読取元になる Excel ファイルの内容を、 空白行がないように修正してから、もう一度フ ァイル読込を行いましょう。- 13 -
利用者データを登録する。
Excel からデータを、「ファイル読込」しただけでは、探検隊に利用者データは登録されません。探検隊に登録する為には、「利用者 新規登録」画面で「登録」ボタンをクリックする必要があります。1 度登録してしまうと、登録前の状態に戻す事はできませんので、 登録を実行する前に、データに間違いがないかを確認しましょう。 １．ファイル読込を実行した直後は、編集中の件数は、最終ページの利用者が表示されている状態です。他の利用者のデータを確認す る為に、画面下の「前データ」をクリックします。 ２．前データをクリックする事で、ひとつ前の利用者データを確認できます。 ３．同じように「前データ」をクリックしていき、利用者データを確認していきましょう。 ※途中で間違いに気がついた場合は、この画面上で、直接データを編集して、直しましょう。 この例では、10 件のデータを取り込んでいるの で、「前データ」ボタンを、1 回クリックした 事で、「9 / 10」と表示されました。 この例では、10 件のデータを取り込んでい るので、「10 / 10」と表示されています。- 14 -
４．最終的に「編集中の件数」の表示が、「１ ／ ｎ（読取件数）」になった時点ですべてのデータの確認が終了です。
５．確認して問題がないようなら、「登録」ボタンを押してください。
- 15 - ７．登録が完了しましたと表示されるので、「OK」をクリックします。 利用者新規登録の画面が終了して、「管理業務」画面が表示されます。これで新入生の登録作業は終了です。 登録された内容を確認したい場合は、「検索＞利用者検索」機能で確認してみましょう。 以上
