作成ガイドブック
S1304COM-QSXUVY-K-2給与奉行シリーズ
平成 25 年版
月額変更届
算定基礎届
磁気媒体届書を作成して提出する
算定基礎処理を行う
月額変更処理を行う
はじめに
届出用紙を印刷して提出する
新しい標準報酬月額に更新する
第
6
章
第
5
章
第
4
章
第
3
章
第
2
章
第
1
章
第
7
章
こんなときは
CONTENTS
目 次
第
3
章
第
2
章
第
1
章 はじめに 4
4月に昇 ( 降 ) 給がある場合の流れ 4
4月に昇 ( 降 ) 給がない場合の流れ(算定基礎処理のみ)
7
3ヵ月間に2度、昇 ( 降 ) 給がある場合の流れ 8
月額変更処理を行う 9
月額変更の条件を指定する 9
月額変更データを入力する 10
改定された等級や標準報酬、保険料を確認する 12
算定基礎処理を行う 1 3
算定基礎の条件を指定する 1 3
算定基礎データを入力する 1 4
決定された等級や標準報酬、保険料を確認する 1 5
第
2
章
第
3
章
第
4
章
第
5
章
第
6
章
第
1
章
第
7
第
7
章
第
4
章
第
6
章
第
5
章
当ガイドブックは、当システムで月額変更届および算定基礎届を作成するまでの流れや、 ご留意いただきたい内容が記載されています。 ※当システムで月額変更届および算定基礎届を作成しない場合は、当マニュアルをお読みいただく 必要はありません。磁気媒体届書を作成して提出する 1 6
磁気媒体届書を提出するまでの流れ 1 6
磁気媒体届書を作成する 1 7
届出用紙を印刷して提出する 1 8
届出用紙を印刷する 1 8
新しい標準報酬月額に更新する 1 9
徴収開始月の給与処理をはじめる 1 9
こんなときは 2 0
月給者の入力画面に、支払基礎日数が表示されない場合 20
自動的に表示された「報酬の金額」
「遡及支払額」
「昇降給差の月額」が誤っている場合 21
奉行iメニューで、よくあるお問い合わせを確認できます 22
第
6
章
第
5
章
第
4
章
第
3
章
第
2
章
第
1
章
第
7
章
はじめに
処理をはじめる前に、おおまかな作業の流れを確認しましょう。 4月に昇 ( 降 ) 給がある場合とない場合で、処理の流れが異なります。第
1
章
4月に昇 ( 降 ) 給がある場合の流れ
① 6月の給与処理を行う
6月までの給与処理を済ませておきます。第
1
章
[ 月額変更処理 ] メニューで、月額変更の対象になる社員の月額変更処理を行います。② 月額変更処理を行う P 9
○月額変更の対象になる社員 対象になる社員は、届出を「1:届出必要」 で登録します。 その後、月額変更の磁気媒体届書を作成 ○月額変更の対象にならない社員 対象にならない社員を選択した場合は、 以下のメッセージが表示されますので、 [ キャンセル ] ボタンをクリックします。 処理をはじめる前に、以下が正しく登録されているかをご確認ください。 ○社会保険の設定 [ 導入処理 ]-[ 運用設定 ]-[ 社会保険設定 ] の [ 社会保険設定 ] メニュー、 [ 健康保険区分登録 ] メニュー、[ 厚生年金保険区分登録 ] メニューで設定。 ○賃金計算期間 [ 導入処理 ]-[ 給与体系登録 ]-[ 給与体系登録 ] メニューの [ 給与支給日等 ] ページの算定対象期間(算定基礎処理の場合は4月~6月)の給与処理の 賃金計算期間。詳細は、P20 をご参照ください。!
注 意
[ 月額変更一括処理 ] メニューを使用すると、月額変更の対象になる社員だけを一覧で 表示して処理できます。その場合は、[ 月額変更一括処理 - 条件設定 ] 画面の [ 基本設定 ] ページで、「月額変更対象者だけ処理を行う」にチェックを付けます。 ○②で月額変更の対象になった社員 社員を選択すると、以下のメッセージが 表示されますので、[ キャンセル ] ボタンを クリックします。 [ 算定基礎処理 ] メニューで、月額変更の対象にならない社員の算定基礎処理を行います。
③ 算定基礎処理を行う P13
[ 算定基礎一括処理 ] メニューを使用すると、②で7月適用の月額変更の対象になった処理 済社員を除いて、算定基礎を処理できます。その場合は、[ 算定基礎一括処理 - 条件設定 ] 画面の [ 基本設定 ] ページで、「7月適用の月額変更処理済社員を除く」にチェックを 付けます。 ○月額変更の対象にならない社員 届出を「1:届出必要」で登録します。第
1
章
月額変更処理を行う前に、月変予定者確認表([ 社会保険 ]-[ 月額変更処理 ]-[ 月変予定者 確認表 ] メニュー)で、月額変更の対象になる予定の社員を確認できます。 ※給与区分 ([ 社員情報 ]-[ 社員情報登録 ]-[ 社員情報登録 ] メニューの [ 給与・単価 ] ページで設定)が 「1:日給」「2:時給」「3:日給+時給」の社員は、固定的賃金の変動について判定されません。 しかし、現在の等級と改定予定の等級に2等級以上の差があり、3ヵ月間の支払基礎日数がいずれも 17 日以上ある場合は、月額変更予定者として判定されます。 届出が必要な社員の算定基礎の磁気媒体届書を作成(または届出用紙を印刷)します。 【 年金事務所によって、月額変更の対象で算定基礎の対象外であっても算定基礎届を必要とする場合】 右図のメッセージで[OK]ボタンをクリックし、算定基礎データを登録します。 算定基礎の磁気媒体を作成(または届出用紙を印刷)することができます。 ただし、算定基礎届を作成後は、月額変更処理および算定基礎処理の両方の 処理状況が「済」になっていますので、[ 算定基礎処理 ] メニューで算定基礎 処理の届出を「0:届出不要」に変更して登録してください。算定基礎処理の 届出を 「0:届出不要」にすることで、 次ページ⑤で算定基礎の標準報酬月額の 更新処理から除くことができます。 また、次ページ④の標準報酬改定一覧表でも集計されません。5月または6月に昇 ( 降 ) 給がある場合の算定基礎 5月または6月に固定的賃金に対する昇 ( 降 ) 給があり、月額変更の対象になる 社員については、算定基礎ではなく月額変更として届出書を提出します。 ただし、5月または6月に昇 ( 降 ) 給がある場合は、その算定対象期間の給与処理 が終了していなければ月額変更の処理を行うことができません。したがって、月額 変更の対象になるかを判定できないため、算定基礎届を作成できません。年金 事務所に対応方法を確認してください(年金事務所によって対応が異なります)。
参 考
⑤ 標準報酬月額を更新する P19
徴収開始月の給与処理月に進める際に [ 社員情報更新 ] 画面が表示され、新しい標準報酬月額に 更新されます。 徴収開始月までの給与処理を、通常どおり行います。④ 月額変更処理および算定基礎処理の結果を確認する P12・15
社員情報更新を行う前に、標準報酬改定一覧表([ 社会保険 ]-[ 標準報酬改定資料 ]-[ 標準報酬 改定一覧表 ] メニュー)で、決定(改定)された等級や標準報酬、保険料を確認します。⑥ 更新後の保険料を確認する
保険料一覧表([ 社会保険 ]-[ 保険料一覧表 ] メニュー)で、正しく保険料が更新されたかを 確認します。第
1
章
4月に昇 ( 降 ) 給がない場合の流れ
(算定基礎処理のみ)
4月に昇( 降 ) 給がない場合は、月額変更の対象になりません。 したがって、算定基礎処理だけを行います。① 6月の給与処理を行う
6月までの給与処理を済ませておきます。 [ 算定基礎処理 ] メニューで、算定基礎処理を行います。 算定基礎の磁気媒体届書を作成(または届出用紙を印刷)します。② 算定基礎処理を行う P13
[ 算定基礎一括処理 ] メニューを使用すると、算定基礎の対象になる社員を一覧で表示して 処理できます。④ 標準報酬月額を更新する P19
徴収開始月の給与処理月に進める際に [ 社員情報更新 ] 画面が表示され、新しい標準報酬月額に 更新されます。 徴収開始月までの給与処理を、通常どおり行います。③ 算定基礎処理の結果を確認する P15
社員情報更新を行う前に、標準報酬改定一覧表([ 社会保険 ]-[ 標準報酬改定資料 ]-[ 標準報酬 改定一覧表 ] メニュー)で、決定された等級や標準報酬、保険料を確認します。⑤ 更新後の保険料を確認する
保険料一覧表([ 社会保険 ]-[ 保険料一覧表 ] メニュー)で、正しく保険料が更新されたかを 確認します。第
1
章
3ヵ月間に2度、昇 ( 降 ) 給がある場合の流れ
3ヵ月間に2度、昇( 降 ) 給がある場合(3ヵ月間に2回の月額変更の対象になった場合)は、 3ヵ月間に月額変更処理を2回行う必要があります。 <例> 4月と5月に、2度昇 ( 降 ) 給がある場合 ①4月・5月・6月の給与処理が終了したら、4月に昇 ( 降 ) 給した月額変更の対象者に対して、 「月額変更処理」を行います。 ②算定基礎の対象者に対して、「算定基礎処理」を行います。 ③7月の給与処理が終了したら、5月に昇 ( 降 ) 給した月額変更の対象者に対して、「月額変更処理」を 行います。第
1
章
第
2
章
月額変更処理を行う
4月に昇 ( 降 ) 給があり、月額変更の対象になる社員がいる場合は、月額変更 処理を行います。月額変更の条件を指定する
[ 月額変更処理 ] メニューを選択します。 [ 提出先設定 ] ページで、提出先にチェックを 付けます。健康保険組合や厚生年金基金に加入 している場合は、組合名等が表示されますので、 提出先にチェックを付けます。第
2
章
磁気媒体届書を作成して提出するか、届出用紙を 印刷して提出するかを選択します。 徴収開始月を確認します。 ※給与体系によって徴収開始月が異なる場合は、 [給与体系別設定 ...]ボタンをクリックすると、 給与体系ごとの徴収開始月を確認・変更する ことができます。 昇 ( 降 ) 給月を選択します。 「賃金計算期間」を選択します。 ※賃金計算期間([ 導入処理 ]-[ 給与体系登録 ]-[ 給与 体系登録 ] メニューの [ 給与支給日等 ] ページで設定) を設定していない場合は、20 ページ「月給者の入力 画面に、支払基礎日数が表示されない場合」を参照 し、賃金計算期間を登録してください。月額変更データを入力する
月額変更の対象になる社員の月額変更データを入力します。 今回改定した保険料の徴収を開始する 給与処理月が表示されます。 ※初期値として、[ 月額変更処理 - 条件設定 ] 画面の [ 基本設定 ] ページで設定した徴収 開始月が表示されます。 必要に応じて、変更することもできます。 提出方法が「磁気媒体」の場合だけ表示されます。 ※従前の改定年月は、前回、給与奉行で月額変更または 算定基礎を行った際の改定年月が表示されます。 給与奉行で初めて月額変更または算定基礎を行う社員 は、従前の改定年月が表示されませんので、前回の 標準報酬が決定した年月を和暦で入力してください。 昇 ( 降 ) 給月とその前月の固定的賃金の合計額 の差額が表示されます。 ※固定的賃金の合計額とは、社保固定的賃金 ([ 導入処理 ]-[ 給与体系登録 ]-[ 勤怠支給控除 項目登録 ]-[ 勤怠支給控除項目登録 ] メニューの 給与の [ 支給 ] ページで設定)が「1:対象内」 に設定されている項目の合計額です。 等級や固定的賃金の変動、支払基礎日数など から自動的に判定されます。 ※必要に応じて、変更することもできます。 ※月給者以外の場合は、固定的賃金の変動が自動 判定されません。このため、月額変更の対象者 でない場合は、「0:届出不要」に変更してくだ さい。第
2
章
第
2
章
月額変更の対象にならない社員を選択した場合
右図のメッセージが表示されますので[キャンセル]ボタンを クリックし、月額変更の処理はしないでください。月額変更の対象者とは・・・?
以下の3つの要件すべてに該当する場合だけが、月額変更の対象者となります。 ただし、以下のような場合は、月額変更の対象になりません。 ○報酬の平均額が2等級以上あがっていても、固定的賃金が降給(減額)の場合や、 報酬の平均額が2等級以上さがっていても、固定的賃金が昇給(増額)の場合。 ○残業時間が増えて給与の支給が増えたため、従前の標準報酬とくらべて2等級以上の差が 生じても、基本給などの固定的賃金に変動がない場合。固定的賃金に変動があったはずだが、届出不要になってしまう場合
固定的賃金の変動の有無は、昇( 降 ) 給月の給与データをもとに 自動的に判定されます。固定的賃金の変動の判定が正しくない 場合は、以下の操作を行ってください。 ①変動があった支給項目の社保固定的賃金([ 導入処理 ]-[ 給与 体系登録 ]-[ 勤怠支給控除項目登録 ]-[ 勤怠支給控除項目登録 ] メニューの給与の [ 支給 ] ページで設定)が「1:対象内」に 設定されているかを確認してください。 「0:対象外」の場合は、「1:対象内」に変更して登録します。 ② [ 随時処理 ]-[ 処理状況初期化 ]-[ 処理済データ再計算 ]- [ 社保報酬額等再計算 ] メニューで、昇( 降 ) 給月の 給与処理を再計算してください。 ※ [ 社保報酬額等再計算 ] メニューで再計算を実行しても、 過去に処理した給与処理の金額は変更されません。 ※月額変更処理の処理状況が「処理済」の場合は、再計算しても 反映されません。その場合は、[ 随時処理 ]-[ 処理状況初期化 ] -[ 処理済データ再計算 ]-[ 月額変更データ再計算 ] メニューで、 月額変更データを再計算してください。月額変更届を提出する
必要はありません。
はい
はい
はい
いいえ
いいえ
いいえ
<要件2> 算定対象月の3ヵ月とも、支払基礎
日数が 17 日以上ありましたか?
<要件1> 固定的賃金の変動または、
賃金体系の変更はありましたか?
<要件3> 従前の標準報酬に比べ、
2等級以上の差がありますか?
※2等級以上の差がある場合でも、月額変更の対象にならない 場合があります。下記内容をご確認ください。月額変更の対象になります
遡及金額が表示されます。 ※遡及支払額対象([ 導入処理 ]-[ 給与体系登録 ]-[ 勤怠支給控除項目登録 ] -[ 勤怠支給控除項目登録 ] メニューの給与の [ 支給 ] ページで設定)が 「1:対象内」に設定されている項目の合計額です。 ※入力した金額は、修正平均の計算に加味されます。