2019 年 7 月 1 日 大学院医療系研究科 教職員・学生 各位 北里大学大学院医療系研究科事務室 国外出張（留学含む）申請手続きについて（2019 年 7 月 1 日出発分より）【依頼】 標記の件につきまして、昨今の国外でのテロ、暴動・デモ等が頻発する治安情勢を踏まえ、文部科学省から大 学内の危機管理体制を見直すよう、要請がありました。そこで本学では国際部を中心に海外派遣（出張）時の危 機管理対策として、日本アイラック株式会社に海外危機管理業務を委託しサポートを受けること、海外渡航届等 の提出、危機管理対策の徹底をするよう通知がありました。 つきましては、2019 年 7 月 1 日出発分より、大学院生の国外出張（留学を含む）手続について下記のとおり運 用することと致します。 教職員の方は下記運用について、学生への指導をお願い致します。 １． 事前提出の国外出張書類について 以下の書類を出張開始日の 1 カ月前までに必ず提出すること。期限までの提出が難しいようであれば、 医療系研究科事務室へ必ず連絡すること。 尚、申請は出張のみではなく、留学（※休学しての留学は私用とみなし、対象外）を含みます。 ＜提出が必要な場合＞ ( 1 ）国外出張（学会発表、協定による海外派遣）( 2 ）留学（休学時の私費留学は除く） 出張願書 出張命令書 出張旅費請求書 出張旅費明細書 （Ａ） （Ｂ） （Ｃ） （Ｄ） 学会 発表演題 プログラム 記載書類
全てセットに
して提出
事前確認 （必ず全て紙媒体で提出） シート ＜今回追加する提出書類（名称が似ているので注意！）＞ 海外渡航届 海外保険加入 海外派遣届 資料コピー２．アプリ「Pro Finder（プロ ファインダー）」（日本アイラック株式会社）のダウンロード 外務省「たびレジ」への登録 １）万が一、出張先で事件・事故・災害に遭われた際の安否確認と現在の位置情報をワンタッチで 連絡ができるシステムです。 （※「アイ・ファインダー」は旧システムです。「Pro Finder」をダウンロードして下さい） ２）本システムを提供している、日本アイラック株式会社は本学と提携しているため、安否確認 情報がいち早く本学に届き、対応することができます。 ３）「Pro Finder」に登録すると登録情報の一部が「外務省たびレジ」に自動登録されます。 →外務省からの最新の安全情報を日本語で受信できる海外安全情報無料配信サービス （「外務省たびレジ」URL：https://www.ezairyu.mofa.go.jp/tabireg/index.html） 〔自動登録内容〕 ①メールアドレス ②名前（ローマ字） ③出発日 ④帰国日 ⑤渡航先国 ⑥滞在都市名 ※全ての項目が登録されるわけではないので注意 ※渡航者には「たびレジ」から直接「登録完了のお知らせ」メールが届くので登録内容を確認、 未登録項目を各自で追記して下さい。 ＜アプリ「Pro Finder」＞ ＜外務省「たびレジ」＞ ※外務省の「在留届」の提出は、外国に住所又は居所を定めて 3 か月以上滞在する方のみが対象です。 ※「在留届」は、旅券法第 16 条により、その地域を管轄する日本大使館または総領事館に提出する ことが義務付けられています。
■アプリ「Pro Finder（プロ ファインダー）」（日本アイラック株式会社）のダウンロード後について アプリ「Pro Finder（プロ ファインダー）」（日本アイラック株式会社）のダウンロード後、日本アイラ ック株式会社のシステムに登録された出張情報（出張情報の登録については医療系研究科事務室が対応） を確認して下さい。 「海外渡航届」「海外派遣届」を医療系研究科事務室提出 1～2 日後に渡航者本人へ日本アイラック株式 会社のシステムから各自の出張情報を確認するためのメール（[email protected]）が送信されます。(案内 メール＋パスワード通知メールの 2 通) 手順については案内メールに記載されたとおりおこなって下さい。 システムからのメールが受信できるよう、事前に下記内容をご確認ください。 １） 受信設定 「[email protected]」からのメールを受信できるよう事前にご設定ください 。 登録したメールアドレス宛に上記アドレスからメールをお送りすることがあります。 特に、携帯電話のメールアドレスをお使いの場合、 インターネットからのメールを拒否する設定と なっている可能性があります。 設定方法はご利用の携帯会社や機種等によって異なります。 詳しくは各携帯会社のホームページ等 でご確認ください。 ２）迷惑メールフォルダの確認 システムから送られたメールが、お使いのメールサービス、メールソフト、ウィルス対策ソフト等の 設定により「迷惑メール」と認識され、メールが届かない場合があります。（特に Yahoo!メールや Hotmail などのフリーメールをお使いの方）届いているはずのメールが見当たらない場合は「迷惑 メールフォルダ」等をご確認いただくか、お使いのサービス、ソフトウェアの設定をご確認ください。 ＜アプリ設定 案内メール＞ ＜パスワード通知メール＞ アプリＩＤの照会ＵＲＬ 案内メールに記載のＵＲＬサイトに ログインするためのパスワード
★アプリに関する注意 １）接続環境について 現地の接続環境や規制等により、アプリのダウンロードや設定ができない場合がございます。 アプリは登録後からご利用いただけますので、 出発前に設定を完了してください。 ２）対象端末について アプリがインストールできるのは、Android、Apple のスマートフォンのみとなります。 また、Android、iOS ともに最新バージョンをご利用ください。（旧バージョンでご利用いただけない 場合がございます。） ３）設定について アプリの登録 ID はご本人様専用です。本人以外の利用はお止めください。他の方との共有はできま せん。 安否確認メッセージは、アプリと登録されたメールアドレスに同時に送信しています。 何等かの理由でアプリがご利用になれない場合は、メールによる安否確認をご利用ください。
３．海外旅行保険加入（保険料は個人負担）【海外保険加入資料コピー提出必須】 １）必ず個人で海外保険（治療救援者費用 3,000 万円以上（できれば無制限））に加入して下さい。 →海外での救急車搬送や治療費を補償するものです。 国にもよりますが、海外の治療費等は数百万から数千万単位で請求されます。 ２）クレジットカード付帯の保険は海外旅行保険ではありませんのでご注意ください。 →緊急時に使えない、補償が薄い、出張内容によっては適用されない場合があります。 クレジットカード付帯の保険は個人とクレジットカード会社の契約のため、日本アイラック 株式会社が仲介に入れませんので本学への情報提供も滞り、結果、補償手続き等の対応が遅く なることがあります。 ＜保険会社の海外保険＞ ＜クレジットカード会社の付帯保険＞ 日本アイラック 北里大学 日本アイラック 北里大学 学生 保険会社 学生 クレジットカード会社 ４．国際ホットラインについて １）「Pro Finder」登録後、日本アイラック株式会社より渡航者へ送付されるメールに「国際ホット ラインの情報が記載されております。 ２）24 時間 365 日の緊急サポートデスクでの相談受付・アドバイス実施 ３）緊急時には「Pro Finder」で登録している、大学の緊急連絡先に日本アイラック株式会社より 連絡が入ります。（※渡航者からの連絡内容・対応状況は、大学側に報告されます） ５．北里大学生のための海外安全ハンドブックの携帯 「北里大学生のための海外安全ハンドブック」でインターネット検索し、各自ダウンロードの上、 出張先へ携帯して下さい。（※2019 年 7 月 北里大学国際部発行） ６．在外公館への連絡先確認 外務省「在外公館リスト」（URL: https://www.mofa.go.jp/mofaj/annai/zaigai/list/）より、出張・ 留学先の在外公館の連絡先を各自で必ず確認して下さい。
