事前申請 : 同席者

(1)

事前申請 : 同席者

設定ガイド

最終更新日: 2016 年 6 月 21 日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

S Authorization Request (formerly Travel Request) S Professional/Premium edition

S Integrated with Professional/Premium Expense S Integrated with Professional/Premium Travel S Stand-alone

(2)

セクション

1:

アクセス権...1

セクション

2:

申請

/

購買申請

/ 事前申請...1

セクション

3:

概要...1

セクション

4:

事前申請の構成...2

セクション

5:

ユーザーへの表示

- 経費タブ...2

経費精算との統合...4

お気に入りの同席者または同席者グループを予想経費に追加する...4

[最近使用した検索値] フィールドの使用...4

[お気に入り] ボタンの使用...6

同席者の検索...10

最近使用した同席者を利用する...11

同席者の詳細を編集または閲覧する...11

経費精算との統合...12

金額の表示...13

事前申請が金額を分配および再分配する方法...13

同席者を新規作成する...14

予想経費から同席者を削除する...15

同席者グループを作成する...16

その他の同席者情報

- 同席者のサマリー...17

その他の同席者情報

- 同席者の詳細表示...18

列の変更...18

例

- フィールドの追加...19

反映されるページ...19

同席者の個人インポートを使用する...21

セクション

6:

ユーザーへの表示

-

プロファイルページ...25

[同席者] タブ...25

同席者を新規作成する...28

同席者情報の編集...28

同席者の削除

/ 非表示...29

同席者の検索...29

(3)

セクション

7:

代理人、プロキシ、承認者、経費処理者...34

代理人およびプロキシ...34

グループ別に制限された同席者タイプ...34

承認者および処理者...35

セクション

8:

設定

- 概要と手順...35

オプション別の手順...35

基本的な設定手順...37

ステップ

1 : 同席者フォームとフィールドを定義する（経費精算）...37

概要

: 同席者のフォームとフィールド...37

手順：同席者フォームとフィールドを設定する

(経費精算)...44

ステップ

2 : 同席者の詳細表示を設定する（経費精算）...49

概要

: 既定の同席者の詳細表示...49

手順

: 表示を設定する...49

ステップ

3 :

申請エントリフォームに同席者フィールドを追加する

(事前申請)...54

ステップ

4 :

他の同席者タイプを追加して他の同席者設定で作業する（経費精算）...54

概要

: 同席者タイプを設定する...54

手順：同席者タイプを設定する...55

概要

: 設定...61

手順

: 設定の構成...62

ユーザーグループ別の同席者タイプを設定する...65

手順

:

ユーザーグループ別の同席者タイプを設定する...65

ステップ

5 : 申請ポリシー/

経費タイプオプションを設定する（事前申請）...68

ステップ

6 : 同席者の個人インポートを設定する...69

経費精算との統合...69

経費精算と統合されていない場合...69

同席者のリストをインポートする...70

【重要】既存のシステムで同席者インポートを使用する...70

外部

ID - インポートによる変更と削除に必須...70

セクション

9:

予想経費入力に関連する同席者情報の履歴を維持する...72

概要...72

作業手順...72

セクション

10:

既存のシステムに同席者インポートを実装するヒント...73

(4)

改訂履歴

日付注意事項 / コメント / 変更内容

2016 年 6 月 21 日 [会社カテゴリ] および [従業員カテゴリ] フィールドについての情報を追加しました。

2016 年 5 月 13 日 [アクセス許可] セクションおよびガイドコンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。

2016 年 1 月 25 日「インポート/抽出の仕様」への参照を変更しました。内容の変更はありません。

2015 年 8 月 14 日 [同席者の個人インポート] の言語についての情報を追加し、新 UI のスクリーンショットを更新しました。

2014 年 9 月 16 日新旧インターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更はありません。

2014 年 1 月 17 日非アクティブな同席者タイプを再アクティブ化する際の注意を追加しました。

2013 年 7 月 19 日経費精算の新しい同席者フィールドについての情報を追加しました。これは、事前申請にも影響します。

2013 年 3 月 29 日同席者のサマリーについての情報を追加しました。

2013 年 2 月 24 日名称を Travel Request から Request に変更 - その他の内容に変更はありません。

2012 年 12 月 28 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 11 月 16 日 [同席者の個人インポート] についての情報を追加しました。

2012 年 5 月 18 日一般的な書式設定の変更

2012 年 4 月 20 日同席者オプションについての情報を追加しました。

2012 年 3 月 30 日初版発行

2012 年 3 月 23 日初版発行 - ドラフト

(5)

同席者

セクション 1: アクセス権

ユーザーがこの機能へのアクセス許可を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Con cur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて Concur クライアントサポートにご依頼ください。

セクション 2: 申請 / 購買申請 / 事前申請

事前申請サービス（旧称購買申請）は、Request または Concur Request とも呼ばれます。

セクション 3: 概要

会議費や交際費などの一部の経費タイプでは、経費に関連する同席者をユーザーがすべて特定しなければならないことがあります。事前申請ユーザーは、関連する同席者および出張費の事前承認を得るために、同席者情報を含めることができます。

同席者機能は、予想経費に対してのみ利用可能であり、セグメントに対しては利用できません。

事前申請の同席者機能は、経費精算の同席者機能によく似ており、実際にいくつかのページおよび設定が共通になっています。ただし、機能のオプション範囲は異なります。「欠席」の使用など、申請に適用できないものもあるためです。

同席者機能を設定する場合、事前申請が経費精算と統合されているかどうかに関わらず、設定の

多くは経費精算で行います。

セクション 4: 事前申請の構成

事前申請に関する実装をすべて行った場合でも、全機能は利用可能な状態になりません。

(6)

構成事前申請の利用

出張予約との統合（経費精算なし）利用可能（予想経費を

使用する場合のみ）

経費精算および出張予約との統合利用可能（予想経費を

使用する場合のみ）

セクション 5: ユーザーへの表示 - 経費タブ

NOTE: このセクションでは、ユーザーが申請の [経費] タブを使用して完了することができる

作業について説明しています。作業の多くは、ユーザーの [プロファイル] ページでも行うことができます。[プロファイル] ページについては、本ガイドの「ユーザーへの表

示 - プロファイル」をご参照ください。

同席者は、事前申請の [経費] タブに表示される予想経費に対してのみ利用可能です。経費タイプに同席者が必要な場合、[同席者] セクションは、[経費] タブに表示されます。

ユーザーは [同席者] セクションで以下の操作が可能です。



既存の同席者または同席者グループを予想経費に追加する



既存の同席者または同席者グループを検索する

(7)

[同席者] セクション次のような設定が可能です。



列を追加または削除できます。

 それぞれの同席者に割り当てられている経費の一部をユーザーへ表示または非表示にします（[金額] 列）。

 ユーザーを同席者として自動的に含めるかどうかを選択することができます。

 [経費] タブの [同席者] エリアにある [新規の同席者] ボタンを表示するかどうかを選択できます。[新規の同席者] ボタンがない場合は、新規の同席者を追加する前に、

まずお気に入りを確認してください。

これらのオプションについては、すべて本ガイドの構成セクションで説明されています。

経費精算との統合

事前申請が経費精算と統合されている場合、同席者はこれら 2 つのサービス間で共有されます。

つまり、経費精算におけるユーザーのお気に入りの同席者は、事前申請におけるお気に入りの同席者と同じです。

お気に入りの同席者または同席者グループを予想経費に追加する

同席者や同席者グループがすでにユーザーのお気に入り（[プロファイル] > [プロファイル設定] > [お気に入りの同席者]）に登録されている場合に、同席者や同席者グループを予想経費に追加する方法が 2 つあります。

 [最近使用した検索値] フィールドを使う

 [お気に入り] ボタンを使う

[最近使用した検索値] フィールドの使用

(8)

これを行うには、[最近使用した検索値] フィールドに以下のいずれかを入力します。

 同席者の名前を 1 文字以上

 同席者の会社名を 1 文字以上

 グループ名を 1 文字以上

 アスタリスク（リスト全体を表示）

同席者グループは表示されたリストの上位にあります。目的の同席者またはグループを選択します。選択した同席者または同席者グループが経費に追加されます。

(9)

[お気に入り] ボタンの使用個別の同席者を追加する

[経費] タブの [同席者] セクションで、[お気に入り] をクリックします。[同席者を検索] ウィンドウの [お気に入り] タブが表示されます。

この方法でアクセスすると、経費に割り当て済みの同席者以外のユーザーのお気に入りの同席者

（[プロファイル] > [プロファイル設定] > [お気に入りの同席者] にリストされています）が [お気に入り] タブのリスト表示されます。

(10)

同席者を 1 人または複数選択し、[経費への追加] をクリックします。選択された同席者が経費に追加されます。

同席者グループを追加する

[経費] タブの [同席者] セクションで、[お気に入り] をクリックします。[同席者を検索] ウィンドウの [お気に入り] タブが表示されます。

(11)

[同席者グループ] タブを選択します。

グループを 1 つまたは複数選択し、[経費への追加] をクリックします。選択したグループの全員が経費に追加されます。

(12)

同席者の検索

[詳細な検索] をクリックすると [同席者を検索] ウィンドウに [同席者を検索] タブが表示されます。

NOTE: 縮小画面では、[詳細な検索] オプションは [追加] 内にある場合があります。

適切な同席者タイプを選択し、名前などの一部を入力したら [検索] をクリックします。検索結

(13)

最近使用した同席者を利用する

[お気に入り] または [詳細な検索] をクリックして [最近使用した検索値] タブにアクセスします。すると、[同席者を検索] ウィンドウが表示されます。次に、[最近使用した検索値] タブをクリックします。

[最近使用した検索値] タブには、経費に割り当て済みの同席者以外の、最近ユーザーが使用した 25 人の同席者がリストされています。

同席者を 1 人または複数選択し、[経費への追加] をクリックします。

同席者の詳細を編集または閲覧する

(14)

[同席者] セクションで目的の同席者の名前をクリックします。[同席者を編集] ウィンドウが表

示されます。

編集が完了したら、[保存] をクリックします。

経費精算との統合

事前申請が経費精算と統合している場合、以下の読み取り専用の情報をこのページ（上の例では非表示）に表示するように設定することができます。



監査ルールの規定外フラグメッセージ: この同席者に監査ルールの規定外フラグが立った場合

 関連する経費（申請ではない）に関する総計（以下は例の一部です）：



当年度の総額（当年度に会社が当該の同席者に対して支払った総額）

 前年の総額（前年に会社が当該の同席者に対して支払った総額）



当年度の従業員金額（当年度に現在のユーザーが当該の同席者に支払った総額）

 前年の従業員金額（前年に現在のユーザーが当該の同席者に対して支払った総額）

次の点に注意してください。

 同席者ごとの総額は、このオプションが設定された時点で集計を開始します。それ以前の経費に遡って含めることはありません。ただし、同席者の管理リストをインポートするユーザーのために、新しい同席者レコードを作成する時に当年度の総計をインポートすることもできます。

 設定によって、これらの総額をユーザーに表示するかどうか変更可能です。本ガイドの設定セクションで説明しています。

(15)

金額の表示

経費の総計は、同席者の数で割られます。ユーザーが各同席者に割り当てられている部分を確認できるように、[金額] 列を表示するかどうかを設定可能です。

事前申請が金額を分配および再分配する方法金額については、次の点に注意してください。

 事前申請モジュールは、最初に予想経費の金額を同席者に均等に分配します。つまり、金額が 100 ドルで 2 人の同席者がいる場合は、各同席者に 50 ドルずつ分配します。

 同席者を追加または削除すると、モジュールは金額を再分配します。予想経費がそれぞれ 50 ドルの同席者が 2 人いる場合、ユーザーが 1 人の同席者を削除すると、残りの同席者に 100 ドル全部が分配されます。もう 1 人の同席者を追加すると（つまり、

また 2 人に戻すと）、モジュールはそれぞれに対し 50 ドルを再分配します。

同席者を新規作成する

[新規の同席者] ボタンを使って同席者を作成することができます。

(16)

[同席者の追加] ウィンドウが表示されます。

[同席者タイプ] リストの中から目的のタイプを選択します。ページが更新され、選択した同席者タイプに対応するフィールドが表示されます。

残りのフィールドを完成させ、[保存] または [保存してさらに追加] をクリックします。

事前申請は同席者の重複をチェックします。1 つ以上の重複の可能性が見つかると、ユーザーにプロンプトが表示されます。



既存の同席者の情報を使用 - ユーザーが追加している同席者と重複が実際に同じ人

の場合

– または –

 同席者の追加を続行 - ユーザーが追加している同席者と重複が同じ人ではない場合次の点に注意してください。

 設定によって、ユーザーが新しい同席者を追加できるかどうか変更することができます。（本ガイドの設定セクション参照）

 また、ユーザーが最初にお気に入りを検索せずに [同席者] グリッドから新しい同席者を追加できるかどうかを設定することができます。（本ガイドの設定セクション参照）

 同席者の重複チェックは、同じタイプの同席者に限定されています。ただし、チェックの範囲をすべての同席者タイプに広げることも可能です。（本ガイドの設定セクション参照）

 「繰り越し」を実装するかどうかも選択できます。これはコピーダウンとよく似ていますが、ユーザーが同席者を追加する時に、会社名などのデータをある同席者から他の同席者へとコピーするものです。（本ガイドの設定セクション参照）

(17)

予想経費から同席者を削除する

目的の同席者のチェックボックスを選択し、 [削除] をクリックします。同席者が予想経費から削除されます。

同席者を予想経費から削除しても、ユーザーのお気に入りリストからは削除されません。金額は再分配されます。本ガイドの「事前申請が金額を分配および再分配する方法」で説明しています。

同席者グループを作成する

予想経費の同席者を使用して同席者グループを作成することができます。これを行うには、目的

の同席者を複数選択して [グループの作成] をクリックします。

(18)

[グループの作成] ウィンドウでグループ名を入力し、[保存] をクリックします。

NOTE: グループ名は一意である必要はありません。

その他の同席者情報 - 同席者のサマリー

[経費] タブの同席者アイコンにマウスポインタを合わせると、同席者の情報（名前、金

額）が [同席者] ボックスに表示されます。

[同席者] ボックスで、同席者アイコンにマウスポインタを合わせると、同席者タイプ別の総計が表示されます。

(19)

その他の同席者情報 - 同席者の詳細表示

列の変更

事前申請には、[経費] タブの [同席者] セクションなどのように、同席者の情報が表として示される場合があります（下図参照）。

この表には、初期設定で同席者名、タイプ、会社、役職が表示されます。管理者はこの情報をカスタマイズすることができます。また、管理者が実行できる操作は次のとおりです。

 以下の情報の削除 :



既存の情報（ただし同席者タイプは削除できません）

 以下の情報の追加（下記は例の一部です） :

 名



姓

 カスタム 1 - 25

 前年の合計金額



当年度の総額

新しい表示設定を作成後に、1 つまたは複数の経費グループに割り当てると適用されます（本ガイドの設定セクション参照）。

例 - フィールドの追加

たとえば、既定では [経費] タブの [同席者] セクションに [同席者名]、[同席者の役職]、[会社]、[同席者タイプ] 列が表示されます。

(20)

製薬業界関連のある会社が同席者（医師）が開業している州を把握しておくことを重要視してい

るとします。そして、その管理者が [州] と名前変更したカスタムフィールドを同席者フォー

ムに追加したと仮定します。管理者は、同席者の詳細表示機能を使って簡単にこのフィールドを画面表示に追加することができます。

反映されるページ

この変更はほとんどの同席者のグリッド（表）に反映されます。管理者が列を追加および削除した場合、変更が反映される場所は次の通りです。

 [経費] タブの [同席者] セクション（上記参照）

 [同席者を検索] ウィンドウ:

 [経費] タブの [同席者] セクション内にある [検索] をクリックしてアクセス可能

 [同席者を検索]、[お気に入り]、[最近使用した検索値]、[同席者グループ] の 4 つのタブをすべて含む

(21)

 プロファイルの [お気に入りの同席者]:

 [プロファイル] ＞ [プロファイル設定] ＞[お気に入りの同席者] からアクセス可能

 [同席者] および [同席者グループ] タブの両方を含む

この処理は、本ガイドの設定セクションで説明しています。

同席者の個人インポートを使用する

同席者の個人インポートは、たとえばセミナーや部門会合のように、5,000 人規模の多数の同席者をリストする必要のあるユーザーに便利な機能です。

設定すると、予想経費の [同席者] エリアに、[インポート] ボタンが表示されます。

[インポート] ボタンをクリックします。[同席者インポート] ウィンドウが表示されます。

(22)

このウィンドウを使用して Excel ワークシート（同席者フィールドを含む形式）にアクセスし、

ローカルコンピュータやネットワークに保存できます。

Excel でワークシートを開き、同席者レコード（1 回のインポートにつき 5000 まで）を入力し、

保存します。

次に完成したワークシートを経費精算にインポートします。インポートされると事前申請に同席者情報が表示されます。情報が正しいかどうか確認します。

(23)

 情報が正しくなければ、[キャンセル] をクリックしてワークシートを修正し、再度インポートします。

準備ができたら、[次へ] をクリックします。モジュールが必須フィールドを確認します。未入力の必須フィールドがある場合、リストに含まれる同席者がインポートされない旨を伝えるメッ

セージが表示されます。

次のステップでは、システムに既存の同席者とワークシート上の同席者を比較して、重複の可能

性がないかチェックします。

重複している可能性のあるワークシートの同席者はウィンドウの上部に表示されます。ウィンドウ上部から同席者の行を選択すると、その人物の重複と考えられる同席者（既存の同席者）がウ

ィンドウ下部に表示されます。

次に以下の操作をします。



重複の可能性がある同席者（ワークシートの）が既存の同席者と一致する場合は、

ウィンドウ下部に表示されている同席者を選択して [選択した同席者の使用] をクリッ

クします。



重複の可能性がある同席者（ワークシートの）が既存の同席者と一致しない場合は、

[新規の同席者の追加を続行] をクリックします。



重複するレコードも、インポート 1 回あたりの同席者レコード 5,000 件の制限に数えられます。

 システムが重複の可能性をチェックする時は、最初に外部 ID の完全一致を探します。各同席者は一意の外部 ID を持っており、これはワークシートには通常含まれない、

一般的にはお客様の HR や CRM システムから取得された同席者 ID です。次に、この同席者タイプの重複チェックのために設定されたフィールドを基に重複を探します。

(24)

作業が完了したら、[次へ] をクリックします。最後のページが表示されます。

ユーザーが [完了] をクリックすると、同席者は経費にインポートされます。

(25)

セクション 6: ユーザーへの表示 - プロファイルページ

前述のように、経費精算と事前申請を統合しているお客様の場合、同席者はこの 2 つのサービス間で共有されます。つまり、経費精算におけるユーザーのお気に入りの同席者は、事前申請におけるお気に入りの同席者と同じです。

[同席者] タブ

ユーザーのプロファイルページにある [同席者] タブには、[経費] タブの [同席者] セクションのユーザーのお気に入りリストに表示される同席者がリストされています。このページを使ってお気に入りリストを管理することができます。

NOTE: ここには、ユーザーのお気に入りのみが含まれており、使用可能なすべての同席者がリ

ストされているわけではありません。

ユーザーは以下の目的でこのタブを使用できます。

(26)

このページに表示される以下の情報に注意してください。

情報説明

ユーザー名

（この従業員の同席者タイプ）

このリストにユーザー名が自動的に表示されます（設定による）。

ただし、これは、ユーザーが同席者フィールドを使用した後にのみ表示されます。ユーザー名が同席者のインポートの一部として提供されている場合でも、ユーザー名をこのページに表示するためには、[経費] タブの [同席者] セクションにアクセスしてください。

年間総計 [年間総計] 列は、事前申請が経費精算と統合されていて、かつ経費精算がこの列を表示するように設定されている場合にのみ表示されます。

その場合、金額のデータ元は経費精算であり、申請は含まれていません。

 表示されている金額は、会社全体で（現在のユーザーのみに限らず）この同席者に対して当暦年に使用した総額です。

– かつ –

 使用される通貨は次のとおりです。

 その同席者がインポートされたものである場合、インポートレコードに設定されている通貨

– または –

 同席者がユーザーによって追加された場合、ユーザーの払戻通貨と同じ通貨

注意 : [同席者] タブに総計の列を追加する方法は 2 つあります（どちらも本ガイドの設定セクションで説明しています）。

 1 つは、同席者の [設定] ページ（[経費精算の管理] 内）を使用する方法です。この設定で [同席者] タブに [年間総計] の列を追加します。

 もう 1 つの方法は [同席者の詳細表示] フォームを使用します（[経費精算の管理] 内）。[当年度の同席者総額] フィールドを表示列に追加することによって同じ結果になります。ただし、[経費] タブの [同席者] セクションや [同席者を検索] ページなど、他の画面にも情報を追加することになります。

(27)

同席者を新規作成する

お気に入りの同席者リストに新しい同席者を追加するには、[新規の同席者] をクリックします。

[同席者の追加] ページを完成させ、[保存] または [保存してさらに追加] をクリックします。

NOTE: 「繰り越し」を実装するかどうかも選択できます。これはコピーダウンとよく似ていま

すが、ユーザーが同席者を追加する時に、会社名などのデータをある同席者から他の同席者へとコピーするものです。（本ガイドの設定セクション参照）

同席者情報の編集

ユーザー本人がシステムに追加した同席者に限り、同席者情報を編集することができます。[同席者] タブでいずれかを選択します。

 同席者の名前（リンク）

– または –

(28)

同席者の削除 / 非表示

この機能では、次の場合にのみシステムから同席者が削除されます。

 ユーザー本人がシステムに追加した同席者である場合 - かつ -

 同席者がまだ申請（または、経費精算と統合されている場合は経費）に関連付けられていない場合

これ以外の場合、単純にユーザーのお気に入りリストから同席者情報が削除され非表示になります。したがって、[同席者の検索] リンクから検索が可能です。

削除するには、同席者の隣にあるチェックボックスを選択して [削除] をクリックします。

同席者の検索

[同席者の検索条件] エリアを使って自分のお気に入りリストを検索することができます。フィールドを完成させて [検索] をクリックすると検索結果が表示されます。

NOTE: この「検索」オプションはお気に入りリスト内の検索を行いますのでご注意ください。

ユーザーがすでに削除した同席者を見つけるには、[詳細な検索] をクリックします。

同席者グループタブ

プロファイルを使ってお気に入りの同席者グループを管理することができます。グループを作成、

編集、および削除することができます。

お気に入りの同席者グループの作成

 グループに追加する同席者は、まずユーザーのお気に入りにリストされている必要があります。



各グループには 500 人までメンバーを追加できます。

 作成できるグループの数は無制限です。

 1 人の同席者が複数のグループに属すことができます。

グループを作成するには、[プロファイル] > [プロファイル設定] > [お気に入りの同席者]

（左側メニュー） > [同席者グループ] タブの順に進みます。[新規追加] をクリックします。

(29)

お気に入りの同席者のリストが表示されます。

グループに含める同席者ごとにチェックボックスを選択し、グループ名を [グループ名] フィールドに入力します。

NOTE: グループ名は一意である必要はありませんが、一意のグループ名にすることをお勧めし

ます。

(30)

[グループの保存] をクリックします。選択した同席者がグループ内に表示されます。

グループを編集する

編集機能を使って以下を行うことができます。



既存のグループに同席者をさらに追加する

- または -



既存のグループから同席者を削除する

(31)

[同席者グループ] タブでグループをクリックで選択し、[編集] をクリックします。

必要な変更を行い、[グループを保存] をクリックします。

グループを削除する

グループを削除すると、グループは解消されますが、個々の同席者は引き続きユーザーのお気に

入りリストに残ります。ユーザーがお気に入りリストから同席者を削除する際に、その同席者が

グループに属している場合は、確認メッセージが表示されます。

削除するには、[同席者グループ] タブでグループを選択し、[削除] をクリックします。

他のユーザーにグループのコピーを送る

他の経費ユーザーにグループのコピーを送ることができます。グループは受信者の [同席者グループ] タブに直ちに表示されます。グループに属す個々の同席者も受信者の [同席者] や [お気に入り] タブに表示されます。

コピーを他のユーザーに送るには、[同席者グループ] タブで 1 つ以上のグループをクリックで

選択し、[コピーの送信] をクリックします。

(32)

[選択したグループのコピーを送信] ウィンドウで目的の受信者を選択し、[送信] をクリックします。

NOTE: 選択したグループの送信先は 1 回につき 1 人だけ指定できます。

 注意：送信される情報はあくまでもコピーです。元の所有者がグループに変更を加えても、受信者のグループには反映されません。また、受信者が自分のコピーグループに変更を加えても、元の所有者のグループには反映されません。

 グループ名は一意である必要はないため、コピーしたグループが受信者のグループリストにあるデータを上書きしたり壊したりすることはありません。

(33)

同席者の詳細表示

[プロファイル] から同席者のグリッド（表）にその他の情報を追加することができます。本ガイドの「その他の同席者情報 - 同席者の詳細表示」で説明しています。

セクション 7: 代理人、プロキシ、承認者、経費処理者

代理人およびプロキシ

ここで説明する事前申請ユーザー向けの機能はすべて、代理人およびプロキシも使用することができます。

グループ別に制限された同席者タイプ

管理者がグループ別に同席者タイプを定義している場合、代理人またはプロキシはレポートの所

有者に代わって同席者の情報にアクセスすることができます。利用可能な同席者タイプはレポー

トの所有者のグループに定義されたタイプに基づきます。

承認者および処理者

多くのフォームやフィールドと同じように、同席者のフォームとフィールドも承認者や経費処理

者に対して読み取り専用や編集（修正）可能に設定できます。この場合の「修正」とは、承認者や処理者が経費から同席者を追加および削除できますが、金額は変更できないことを意味します。

セクション 8: 設定 - 概要と手順

この機能の設定のほとんどは、事前申請が経費精算と統合の有無に関わらず、[経費精算の管理]

で完了できます。この手順には経費精算の構成管理者および事前申請の構成管理者ロールが必要です。

また、事前申請が経費精算と統合されているかどうか、同席者機能がすでに経費精算に設定されているかどうかに注意してください。

 事前申請で再度設定を行う必要はありません。これは、構成処理の部分がすでに完

了していることを意味します。- および -



既存の構成を変更すると、経費精算および事前申請に影響します。

(34)

 申請ポリシー/経費タイプ別 : 申請ポリシー内の経費タイプに適用同席者機能は下表のとおりです。詳細については以降のページで説明しています。

機能別の設定グローバ

ル同席者タイ

プグループ申請ポリシー同席者固有のカスタムフィールド 25 個 X

当年度の同席者総額を追跡する機能（経費精算と統合されている場合、経費総額を含むが申請金額

は含まない。） X

同席者タイプ別の同席者フォーム X

同席者リストを共有または非公開にする X

システムへの新しい同席者の入力をユーザーに許

可または禁止する X

システムに新しい同席者を追加したとき、モジュ

ールに重複をチェックさせる X

すべての同席者に対し、重複のチェックを実行す

る X

モジュールが重複のチェックを実行するためのフ

ィールドを定義する X

管理者による同席者リストのインポート X 現在の従業員に対して同席者レコードの自動作成

（SYSEMP 同席者タイプ）を許可

X

同席者総額と頻度に関連する監査ルールの作成 X

同席者のインポートリストに使用されている場

合、外部 ID の自動生成 X

ユーザーグループ別の同席者タイプの制限 X

同席者の詳細表示（フォーム）の設定 X

各同席者に割り当てた経費配分をユーザーに表示

する X

既定でユーザーを同席者として含める X

[経費] タブの [同席者] エリアに [新規の同席者] ボタンを表示する

X

同席者のインポートをユーザーに許可する X

(35)

基本的な設定手順

ここでは手順について簡潔に説明します。詳細については以降のページで説明しています。

ステップ 1 : 同席者フォームとフィールドを定義します（経費精算）。

ステップ 2 : [同席者の詳細表示] (オプション、経費精算)を設定します。

ステップ 3 : [申請エントリフォーム]（事前申請）に [同席者] フィールドを追加します。

ステップ 4 : その他の同席者タイプを追加し、同席者設定を選択します（経費精算）。

ステップ 5 : 申請ポリシー/経費タイプオプションを設定します（事前申請）。

ステップ 6 : Excel ワークシートを同席者の個人インポートに使用できるよう設定します（オプション）。

ステップ 7 : 同席者のリストをインポートします（オプション）。

ステップ 1 : 同席者フォームとフィールドを定義する（経費精算）

概要 : 同席者のフォームとフィールド

事前申請には、[同席者] フィールドが 1 つだけあります。これは、経費精算の同席者詳細表示フォーム（既定またはカスタマイズ）のコピーである仮想フィールドで、経費グループに割り当てられます。事前申請の [同席者] フィールドを編集するには、経費精算の同席者詳細表示フォームを編集してください。

事前申請の同席者は予想経費にのみ適用され、予想経費は申請エントリフォームを使用するため、[同席者] フィールドを任意の申請エントリフォーム（既定またはカスタマイズ）に割り当てることができますが、他のタイプのフォームには割り当てられません。[同席者] フィールドを任意の申請エントリフォームに追加することにより、事前申請の同席者機能が事実上「アクティブ化」されます。

 [同席者] フィールドが含まれるカスタムの申請エントリフォームを作成するようにしてください。これにより、作成したフォームを特定の経費タイプに割り当て、同席者を必要としない経費タイプに別の申請エントリフォームを使用することができます。

(36)

経費精算の同席者フォームについての一般的な注意点

 経費精算には既定の同席者フォームがあります。新しいフォームを作成するには、

既定のフォームをコピーしそれを編集してください。

 また、経費精算は医療従事者（HCP）同席者フォームのように会社固有のフォームもあらかじめ用意しています。

 管理者は、必要に応じて同席者フォームを作成できます。

 同席者フォームは、[管理] ＞ [経費精算] ＞ [フォームとフィールド]（左側メニュー）から管理できます。

 [経費同席者] フォームタイプが選択されると、フォームのリストが表示されます。

現在設定されているフィールドを表示するため、フォームを拡張することができま

す。

 [同席者の詳細表示] フォームタイプを使って、最も一般的な同席者グリッド

（表）にその他の情報を提供します。本ガイドの「その他の同席者情報 - 同席者の

詳細表示」で説明しています。

経費精算の同席者フィールド

同席者フィールドは次のとおりです。

フィールド名説明

同席者名同席者の名前

役職同席者の業務上の役職

同席者タイプ業務上の顧客、配偶者など

社名同席者の会社

会社カテゴリ 1 の前年度許

可金額選択した経費タイプに対し、前年度、会社全体でその同席者に使った事前承認の総額

会社カテゴリ 1 の当年度許可金額

選択した経費タイプに対し、当年度、会社全体でその同席者に使った事前承認の総額

会社カテゴリ 1 の前年度提

出金額選択した経費タイプに対し、前年度、会社全体でその同席者に使った総額

会社カテゴリ 1 の当年度提

出金額選択した経費タイプに対し、当年度、会社全体でその同席者に使った総額

会社カテゴリ 2 の前年度許

可金額選択した経費タイプに対し、前年度、会社全体でその同席者に使った事前承認の総額

会社カテゴリ 2 の当年度許

可金額選択した経費タイプに対し、当年度、会社全体でその同席者に使った事前承認の総額

(37)

作成者別（私的リスト）同席者情報の「所有者」を定義します。



詳しくは、後述の「同席者の私的リストと共有リスト」をご参照ください。

通貨キーインポートされた場合はインポートで定義された通りの、ユーザーが同席者を追加した場合は、ユーザーの払戻通貨を使用します。

カスタム 1 - 25 会社が定義するカスタムフィールドです。

前年の従業員金額前年に現在のユーザーがその同席者に対して支払った総額

事前申請が経費精算と統合されている場合にのみ、このフィールドに金額が表示されます。これは、経費総額であり、申請金額は含まれないことに注意してください。

当年度の従業員金額当年度に現在のユーザーがその同席者に対して支払った総額

従業員カテゴリ 1 の前年度

許可金額選択した経費タイプに対し、前年度、現在のユーザーがその同席者に使った事前承認の総額

従業員カテゴリ 1 の許可金

額選択した経費タイプに対し、当年度、現在のユーザーがその同席者に使った事前承認の総額

提出金額選択した経費タイプに対し、前年度、現在のユーザーがその同席者に使った総額

従業員カテゴリ 1 の当年度

提出金額選択した経費タイプに対し、当年度、現在のユーザーがその同席者に使った総額

許可金額選択した経費タイプに対し、前年度、現在のユーザーがその同席者に使った事前承認の総額

従業員カテゴリ 2 の許可金

額選択した経費タイプに対し、前年度、現在のユーザーがその同席者に使った事前承認の総額

従業員カテゴリ 2 の前年度提出金額

選択した経費タイプに対し、前年度、現在のユーザーがその同席者に使った総額

従業員カテゴリ 2 の当年度提出金額

選択した経費タイプに対し、当年度、現在のユーザーがその同席者に使った総額

外部 ID インポートされる同席者レコードに必須です。



外部 ID について詳しくは本ガイドの設定セクション内「外部

(38)

前年の合計金額前年に会社全体のすべてのユーザーがその同席者に対して支払った総額事前申請が経費精算と統合されている場合にのみ、このフィールドに金額が表示されます。これは、経費総額であり、申請金額は含まれないことに注意してください。

当年度の総額当年度に会社全体のすべてのユーザーがその同席者に対して支払った総額

同席者の私的リストと共有リストの違い

同席者リストが「私的」の場合、



現在の

ユーザーのみ、このリストから同席者を使用することができます



現在の

ユーザーのみ、このリストの検索ができます

 このリストへの同席者の追加をユーザーに許可している場合、システムはこのユーザーの同席者のみ重複を検索します。

同席者リストが「共有」の場合、

 ユーザーは誰でもこのリストの同席者を使用することができます。

 ユーザーは誰でもこのリストの検索ができます。

 このリストへの同席者の追加をユーザーに許可している場合、すべてのユーザーの同席者の重複が検索されます。

[作成者別 (私的リスト)] フィールドには 2 つの機能があり、ユーザーに表示されません。この機能はモジュールが使用します。

 編集または削除する同席者の「所有者」を特定する（たとえば、ユーザーが同席者情報を編集または削除する場合、そのユーザーが所有者でなければならないため）。

 同席者リストが「私的」か「共有」かを特定する。

このフィールドを [検索] フィールドや [重複の検索] フィールドの一つに含めるかどうかによって、同席者リストが「私的」か「共有」かが最終的に定義されます。

追加説明 : [作成者別 (私的リスト)] フィールドは常に非表示であり、また常にユーザー ID が自動入力されています（変更または削除はできません）。そのため、[検索] フィールドや [重複の検索] フィールドに [作成者別 (私的リスト)] フィールドを追加すると、このフィールドは常にこれらの検索に含まれることになります。

(39)

 [重複の検索] フィールドの場合、システムは [作成者別 (私的リスト)] フィールド内で同じユーザー ID を持つ同席者だけを照合します。つまり、そのユーザーの同席者以外は重複の検索をしないということです。

このフィールドを定義するとき [作成者別 (私的リスト)]

を含める

私的リス

ト共有リス

ト方法

同席者ウィンドウの検索フィールド

はいいいえフォームを定義する際、 [フォーム] タブで行う



本ガイドの「同席者フォームとフィールドを設定する」をご参照ください。

同席者の重複を検索するため

に使用するフィールドはいいいえ同席者タイプを定義する際、 [同席者タイプを追加] または [同席者タイプの編集] ページで行う



本ガイドの「他の同席者タイプを追加して他の同席者設定で作業する」をご参照ください。

金額フィールド (同席者の詳細を編集) - 経費精算と統合されている場合

[フィールド] タブに表示されている金額フィールドを目的の同席者フォームに追加した場合、

そのフィールドは累計のために使用されます（経費精算のプロファイルまたは [同席者の詳細を編集] ウィンドウ）。

以下は、 [仕事上の顧客] 同席者タイプのための同席者フォームに追加された [当年度の従業員

金額] と [当年度の総額フィールド] の例です。

(40)

手順：同席者フォームとフィールドを設定する (経費精算)

フォームとフィールドへのアクセス



同席者のフォームとフィールドにアクセスするには：

1. [管理] ＞ [経費精算] ＞ [フォームとフィールド] の順にクリックします。

2. [フォームタイプ] リスト内の [経費同席者] をクリックします。

フォームタブの使用 - 全般



フォームタブで全般的な変更を行うには：

1. フォーム上のフィールドを見るには、フォームの左にあるをクリックします。

2.

別のフォームを作成するには、既存のフォームを選択して [フォームのコピー] をクリ

ックします。

3. その他のフィールドをフォームに追加するには：

 フォームをクリックします。

 [フィールドの追加] をクリックします。

 目的のフィールドをクリックします。

 [フィールドの追加] をクリックします。

(41)

フォームタブの使用 - 検索フィールド

 検索フィールドを定義するには：

1.

検索フィールド（[同席者を検索] ウィンドウに表示されるフィールド）を定義するには、

[フォーム] タブでフォームをクリックします。

2. [フォームの修正] をクリックします。

3. 目的のフィールドをクリックします。

4. [保存] をクリックします。

(42)

フォームフィールドタブの使用 - 全般



フォームフィールドタブで全般的な変更を行うには：

1. フィールドの特性を変更するには：

 次のいずれかの操作を行います:

 目的のフィールドをダブルクリックします。

- または

 目的のフィールドをクリックで選択し、[フォームフィールドの修正] をクリックします。

(43)

 [保存] をクリックします。

2. フィールドを削除するには：

 フィールドをクリックします。

 [フォームフィールドの削除] をクリックします。

3. フィールドの順序を変更するには、フィールドを新しい場所にドラッグ＆ドロップします。

フォームフィールドタブの使用 - 繰り越しの設定

ユーザーが同席者情報（名前、会社、役職など）を手動で入力した場合、たとえば同じ会社の同席者が他にいれば会社名の入力を繰り返さなければなりません。しかし、システムの設定によって手入力の情報を次の同席者へ自動的にコピーすることができます（繰り越し）。

まず、どの同席者フィールドに繰り越し機能を使用するか決定します。

一般的には同席者タイプや会社、カスタムフィールドを繰り越します。

(44)

 目的のフィールドをダブルクリックします。

- または

 目的のフィールドをクリックで選択し、[フォームフィールドの修正] をクリックします。

2. [既定値タイプ] フィールドで [コピーダウン] をクリックします。

3. [ソースのコピーダウン] フィールドで [経費同席者] をクリックします。

4. [フィールド] フィールドでソースフィールドの名前をクリックします（編集中のフィールドと同じ名前になります）。

ステップ 2 : 同席者の詳細表示を設定する（経費精算）

概要 : 既定の同席者の詳細表示

このステップは、同席者グリッド（表）における追加情報または表示要素の制限について説明しています（本ガイドの「その他の同席者情報 - 同席者の詳細表示」参照）。

設定の手順は次の通りです。



表示（フォーム）を設定する

 フォームを経費グループに割り当てる

手順 : 表示を設定する

下記の例では、カスタムフィールド（カスタム 01 を [州] に名称変更）を表示に追加します。

 表示を設定して、新しいフィールドを追加する

1. [管理] ＞ [経費精算] ＞ [フォームとフィールド] の順にクリックします。

(45)

2. [フォームタイプ] リスト内の [同席者の詳細表示] をクリックします。

! 重要 : この表示はグループに割り当てられます。変更がすべてのグループに割

り当てられない場合、フォームをコピーし、旧設定を反映した元のバージョンを取っておくことを推奨します。

3. 次に、 [フォーム] タブ（目的のフォームまたはコピー）で [フィールドの追加] をクリックします。

(46)

4. 目的のフィールドをクリックで選択して [フィールドの追加] をクリックします。新しいフィールドが追加されました。

 他のフォームのように [フォームフィールド] タブを使ってフィールドプロパティの修正や順序の変更、フィールドの削除をすることができます。

 [フィールド]、 [連結リスト]、および [検証] タブは表示するフォームに適用しないため、使用できません。



経費グループに割り当てるには：

1. [管理] ＞ [経費精算] ＞ [グループ構成] の順にクリックします。[グループ構成] ページが表示されます。

2. 目的のグループをクリックで選択して [修正] をクリックします。

(47)

3. [同席者リストフォーム] フィールドで目的の表示フォームをクリックします。

ステップ 3 : 申請エントリフォームに同席者フィールドを追加する (事前申請)



申請エントリフォームに同席者フィールドを追加するには：

1. [管理] ＞ [事前申請] ＞ [フォームとフィールド] の順にクリックします。

2. [フォームタイプ] フィールドで [申請エントリ] をクリックします。

3. 目的の申請エントリフォームをクリックします。

(48)

4. [フィールドの追加] をクリックして、[同席者] フィールドをフォームに追加します。

ステップ 4 : 他の同席者タイプを追加して他の同席者設定で作業する（経費精算）

[同席者タイプ] と [設定] の 2 つのページで作業します。

概要 : 同席者タイプを設定する

[同席者タイプ] のページで次の操作ができます。

 同席者タイプの追加または編集：



重複検索に使用するフィールドを定義する

 ユーザーにこのタイプの同席者の追加を許可するかどうかを定義する

 この同席者タイプを検索するデータソースを定義する

 同席者タイプを非アクティブ化する

同席者タイプ「この従業員」

経費精算および事前申請ユーザーを同席者として自動追加する際、この同席者タイプを使用します。これはシステムの同席者タイプのため、非アクティブ化することはできません。

NOTE: 自動作成機能はオフにすることもできますが、オンのままにしておくことをお勧めしま

す。同席者の [設定] タブについての情報をご参照ください。

(49)

[同席者タイプの編集] ページ：

フィールド説明

同席者タイプこの従業員

同席者タイプコード SYSEMP、編集不可

経費同席者フォーム既定の同席者フォーム

重複を検索するためのフィールド [外部 ID] と [作成者別（私的リスト）]

ユーザーによるこのタイプの同席者の追加を許可

するいいえ、編集不可

このタイプの数の編集をユーザーに許可するいいえ、編集不可

手順：同席者タイプを設定する



同席者タイプにアクセスするには：

[管理] > [経費精算] > [同席者] の順にクリックします。

[同席者] ページが表示されます。

(50)

2. 適切なフィールドを入力します。

同席者タイプ必要に応じて名前を変更します。

同席者タイプコード必要に応じてコードを変更します。コードは 1 から 8文字の英数字ですべて大文字です。スペースは使用しません。

経費同席者フォーム目的の同席者フォームをクリックします。

重複を検索するためのフィー

ルド重複をチェックするために使用するフィールドをクリックします。

注意:

 プライベートの同席者リストも含めたい場合は、

この同席者タイプに対する重複検索フィールドに [作成者別（私的リスト）] を含めます。

 すべての同席者タイプの重複チェックフィールドが同じ時のみ、同席者タイプ間の重複チェックが可能です

(51)

フィールド説明このタイプの数の編集をユー

ザーに許可する使用しないでください。



新しい同席者タイプを追加するには：

1. [同席者タイプ] タブで [新規] をクリックします。[同席者タイプ] ウィンドウが表示されます。

2. 前のセクションで説明した既存の同席者タイプを編集する方法のとおりにフィールドの

入力を完了させます。

(52)

 同席者タイプを非アクティブ化し、それを再使用する場合は、新規の同席者タイプを作成します。同じ名前をオリジナルとして使用することはできません。ただし、オリ

ジナルを修正して名前変更することはできます。そして、非アクティブ化された同席者

タイプのオリジナル名を使用して、同席者タイプを新規に作成することができます。

非アクティブ化するには：

1. [同席者タイプ] タブで目的の同席者タイプを選択します。

2. [非アクティブ化] をクリックします。

(53)

概要 : 設定

[設定] タブでは以下の操作ができます：

 同席者総額を計算する際に含める経費タイプを定義する（経費精算と統合されている場合）

 [年間総計] 列をプロファイルに表示するかどうか定義する（経費精算と統合されている場合）

 同席者タイプをユーザーグループごとに制限するかどうか定義する

 同席者タイプ間の同席者の重複検索を行うかどうか定義する

 経費精算が自動的に現在のユーザーの同席者レコード（SYSEMP 同席者タイプ）を作成するのを許可するかどうか定義する

 ユーザーが手動で追加した同席者の外部 ID をシステムに生成させるかどうか定義する

 外部 ID について詳しくは本ガイドの「外部 ID - インポートによる変更と削除

に必須」をご参照ください。

年間総計の列

プロファイルで [年間総計] の列を表示する選択をした場合は、次の事柄に注意してください：



総計は経費総額に相当し、申請金額は含まれません。



表示されている金額は、選択した経費タイプに対してこの同席者に会社全体で（現

在のユーザーのみに限らず）使用した総額です

(54)

 使用する通貨は次のとおりです。

 その同席者がインポートされたものである場合、インポートレコードに設定されている通貨

– または –

 同席者がユーザーによって追加された場合、ユーザーの払戻通貨と同じ

 ページにこの列を追加する方法がもう一つあります。詳しくは本ガイドの「そ

の他の同席者情報 - 同席者の詳細表示」をご参照ください。

為替レートの必要性

システムが同席者の総額を取り扱う際に通貨の換算が必要な場合があります。各同席者に分配された金額は、ユーザーの払戻通貨で計算されます。同席者の通貨がユーザーの払戻通貨と異なる場合は、システムは（ユーザーの払戻通貨での）金額を同席者の通過に変換します。換算を正常に行うためには、適切な為替レートをインポートしてください。

 為替レート機能がアクティブで、かつユーザーの払戻通貨が為替レートインポートに含まれている場合は、換算が行われます。また、それに基づいて同席者総額が調整されます。

 為替レート機能がアクティブでない場合、または適切な通貨がインポートされていない場合は、問題の簡単な説明と、会社の経費精算管理者に問い合わせるように促すメッセージが表示されます。



さらに詳しい情報は、設定ガイド「経費精算：通貨管理」ご参照ください。

手順 : 設定の構成



設定を変更するには：

1. [同席者] のページで [設定] タブをクリックします。

(55)

2. 適切なフィールドを入力します。

同席者あたりのコストの年間

総額に含める経費タイプ同席者に対する年間総計を計算する際に含める経費タイプをクリックします。

注意 : 経費タイプを全く選択しない場合、年間総計は計算されません。

暦年の同席者総額を表示必要に応じて選択（有効化）します。

同席者タイプのグループ管理

の有効化複数のユーザーグループが使用できる同席者タイプを定義するには、これを選択（有効化）します。



本ガイドの「ユーザーグループ別の同席者タイプ」

をご参照ください。

同席者タイプ間で重複している同席者の有無を確認する

同席者の重複チェック範囲を、すべての同席者タイプに拡張するには選択（有効化）してください。重複チェックを同じタイプの同席者に限定しておきたい場合はチェックボックスを空欄にします。

事前申請 : 同席者