個人情報保護事務取扱細則の策定について
文書年月日
平成30年２月28日徳発信第49号
警務部長から各部課長、各警察署長宛て
この度、徳島県警察個人情報保護事務取扱要領の制定について（平成30年２
月28日徳発信第47号。以下「要領」という ）が示達され、運用が開始されるこ
。
ととなった。この要領の細目的事項として別添のとおり個人情報保護事務取扱
細則を策定したので、事務処理上誤りのないようにされたい。
別添 個人情報保護事務取扱細則 第１ 趣旨 この細則は、徳島県警察個人情報保護事務取扱要領の制定について（平成30年２月28日徳 発信第47号。以下「要領」という ）に基づき、個人情報保護事務の取扱に係る細目的事項。 を定めるものとする。 第２ 用語の定義 この細則における用語の意義は、次に掲げるもののほか要領に定めるとおりとする。 １ 条例 徳島県個人情報保護条例（平成14年徳島県条例第43号）をいう。 ２ 規則 徳島県個人情報保護条例の施行に関する規則（平成18年公安委員会規則第５号） をいう。 ３ 規程 徳島県個人情報保護条例の施行に関する規程（平成18年警察本部告示第１号）を いう。 ４ 個人情報窓口 個人情報の保護に関する事務の窓口をいい、情報発信課情報公開室に置 くものを総合窓口、各署警務課に置くものを署窓口という。 ５ 郵便等 郵送又は民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号）第 ２条第６項に規程する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者 による同条第２項に規定する信書便をいう。 ６ 主管課 開示請求、訂正請求及び利用停止請求のあった保有個人情報に係る事務を主管 する県本部の所属及び学校をいう。 ７ 特定個人情報 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法 律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第２条第８項に規定する特定個人情報 をいう。 ８ 個人番号 番号法第２条第５項に規定する個人番号をいう。 ９ 決定通知書 条例第20条に基づく開示請求に対する決定、第31条に基づく訂正請求に対 する決定及び第38条に基づく利用停止請求に対する決定に係る通知書をいう。 10 県庁総合窓口 徳島県の個人情報窓口をいう。 第３ 手続 次の表の左欄に掲げる事務において、同表中欄に掲げる通達（甲）により警務部長が別に 定めることとする手続は、同表右欄に掲げるとおりとする。 区 分 通達（甲） 通達（乙） １ 開示請求等の手続 要領第３の１の(1)のエ 開示請求 別紙１の第１ 訂正請求 別紙２の第１ 利用停止請求 別紙３の第１ ２ 開示請求等に対す 要領第４の２の(1) 開示請求 別紙１の第２ る決定 訂正請求 別紙２の第２ 利用停止請求 別紙３の第２ ３ 開示請求等に対す 要領第５の１の(2) 開示請求 別紙１の第３
る決定後の措置 要領第５の２の(2) 訂正請求 別紙２の第３ 要領第５の３の(2) 利用停止請求 別紙３の第３ 第４ 郵便等によるその他事務 要領第６の５の警務部長が定める手続は、次のとおりとする。 １ 開示を実施するまでに、郵便による写しの交付の申出があったときは、当該写しの交付 を郵便により行うことができるものとする。 ２ 費用の徴収は事前に行うものとし、写しの交付は本人限定受取郵便等、本人に交付した ことが確認できる方法によるものとする。 第５ 開示請求の特例 １ 簡易開示による開示の方法 簡易開示による開示の方法は、原則として閲覧又は口頭による開示とし、写し等の交付 は行わないものとする。ただし、当該保有個人情報の項目その他の情報を記載した書面を 情報提供することを妨げるものではない。 ２ 簡易開示の告示 情報発信課は、新たに簡易開示を行うこととしたときは、次の事項を県報に告示すると ともに、同告示の写しを県庁総合窓口に送付するものとする。 (1) 簡易開示の対象となる試験の名称 (2) 簡易開示の対象となる保有個人情報の項目 (3) 簡易開示の開始日及び期間 (4) 簡易開示の場所 ３ 受験者への周知 簡易開示を行うこととしたときは、次の事項を受験案内等に記載し、当該試験等の受験 者に対して周知するものとする。 (1) 簡易開示を行うことができる保有個人情報 (2) 簡易開示の受付期間及び受付時間 (3) 簡易開示の受付場所 (4) 本人を確認するために提示を求める書類 第６ 費用負担の手続 要領第８の３で警務部長が定める手続は、徳島県会計規則（昭和39年徳島県規則第23号。 以下「会計規則」という ）によるほか、次により行うものとする。。 １ 費用の徴収方法 費用徴収に係る歳入の歳入科目は、徳島県予算の編成及び執行に関する規則（昭和39年 徳島県規則第40号）で定めるところによるものとする。 ２ 郵送の場合における費用の徴収事務 郵便により保有個人情報の写しの送付を希望する場合における費用の徴収事務は、次の とおりとする。 (1) 開示決定等を行った後に、写しの交付及び郵送に要する費用を算出し、会計規則第13 条及び第16条第２項の規定により調定手続を行うとともに、納入通知書を作成する。 (2) 請求者に次の書類を送付して、事前に費用の負担を求める。
ア 開示決定及び部分開示決定の通知文書 イ 納入通知書 ウ 納付する費用の内訳、写しの交付までの手続等の説明資料 (3) 請求者から費用が納付されたことを確認した後に、請求者に保有個人情報の写しを郵 送する。 第７ 審査請求に係る事務 要領第10の３の警務部長が定める手続は、次のとおりとする。 １ 審査請求の受付 主管課及び署は、公安委員会及び本部長への開示請求等に対する決定又は開示請求、訂 正請求若しくは利用停止請求に係る不作為について審査請求書を受け付けたときは、正本 を審理担当者が属する所属（以下「審理担当課」という ）に送付し、副本は主管課にお。 いて保管するものとする。 ２ 審査請求書の補正命令 審理担当課は要件を具備していない不適法な審査請求であっても、補正可能なものを受 理した場合は、相当の期間を定めて審査請求人に対しその補正を命ずるものとする。 ３ 審査請求の却下の裁決 総務課は、審査請求が不適法であることなどにより、公安委員会が審理を開始する前に 却下の裁決を行ったときは、裁決書の謄本の写しを主管課に送付するものとする。 ４ 公安委員会による審理 (1) 弁明書の提出 主管課は、審理担当課から弁明書の提出の要求があったときは、行政不服審査法（平 成26年法律第68号）第29条第３項に定める事項を記載した弁明書を作成し、提出するも のとする。 (2) 物件の提出等 主管課は、(1)のほか、行政不服審査法の規定により物件の提出、意見の陳述等を行 うものとする。 ５ 審査会への諮問 (1) 諮問を要しない場合 ア 審査請求が不適法であり、公安委員会が却下の裁決をした場合 イ 公安委員会が、裁決で審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る保有個人情報 の全部を開示（当該保有個人情報の開示について第三者から反対意見書が提出されて いる場合を除く。）、訂正又は利用停止することとした場合 (2) 諮問の手続 審理担当課は、当該審査請求について、公安委員会が(1)に掲げる裁決を行わない場 合は、次の手順に従って徳島県個人情報保護審査会（以下「審査会」という ）への諮。 問の手続をするものとする。 ア 諮問書の案を作成し、公安委員会の決裁を受ける。 イ 審査会に対し、次の書類を添付して諮問書（要領別記様式第８号）を提出する。 (ｱ) 審査請求書の写し (ｲ) 弁明書の写し (ｳ) その他徳島県個人情報保護条例施行規則（平成14年徳島県規則第78号）第22条で
定めるもの 行政不服審査法第30条第１項に規定する反論書 a 行政不服審査法第30条第２項に規定する意見書 b 行政不服審査法第31条第２項に規定する口頭意見陳述、同法第34条の陳述若し c くは鑑定、同法第35条第１項の検証、同法第36条の規定による質問又は同法第37 条第１項若しくは第２項の規定による意見の聴取の記録 行政不服審査法第32条第１項又は第２項の規定により提出された証拠書類若し d くは証拠物又は書類その他の物件 行政不服審査法第33条の規定による提出要求に応じて提出された書類その他の e 物件 その他審査会が必要と認める資料 f 開示請求書、訂正請求書又は利用停止請求書の写し、開示請求、訂正請求又は 利用停止請求に対する決定通知書の写し、開示決定等、訂正決定等又は利用停止 決定等に係る保有個人情報が記載された公文書の写し、条例第24条第３項の規定 に基づき提出された第三者からの反対意見等の写し等である。 ウ 次の者に対し、審査会諮問通知書（要領別記様式第10号）により諮問した旨を通知 する。 (ｱ) 審査請求人及び参加人 (ｲ) 開示請求者、訂正請求者又は利用停止請求者（開示請求者、訂正請求者又は利用 停止請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く ）。 (ｳ) 当該審査請求に係る原決定について反対意見書を提出した第三者（当該第三者が 審査請求人又は参加人である場合を除く ）。 ６ 諮問の取下げ (1) 諮問取下書の提出 審理担当課は、審査会への諮問を取り下げるときは、審査会に対し、諮問取下書（要 領別記様式第11号）を提出しなければならない。 (2) 諮問を取り下げた旨の通知 審理担当課は、公安委員会が諮問を取り下げたときは、速やかに第７の５の(2)のウ により審査会諮問通知書を送付した者に対し、審査会諮問取下通知書（要領別記様式第 12号）により諮問を取り下げた旨を通知するものとする。ただし、諮問を取り下げた理 由が審査請求人からの審査請求の取下げによる場合は、当該審査請求人への通知は要し ない。 ７ 審査会のインカメラ審理への対応 審理担当課は、条例第51条第１項の規定に基づき、審査会から開示決定等、訂正決定等 、 、 又は利用停止決定等に係る保有個人情報の提示を求められたときは 本部長の決裁を受け 当該保有個人情報を審査会に提示しなければならない。 ８ 審査会のヴォーン・インデックス提出要求への対応 審理担当課は、条例第51条第３項の規定に基づき、審査会から開示決定等、訂正決定等 又は利用停止決定等に係る保有個人情報に含まれている情報の内容を審査会の指定する方 法により分類整理した資料の提出を求められたときは、当該資料を作成し、本部長の決裁 を受け、審査会に提出しなければならない。
９ 審査会の調査に対する対応 審理担当課は、７及び８の場合のほか、審査会から必要な書類の提出又は説明若しくは 意見を求められた場合は、本部長の決裁を受け、これに応じなければならない。 10 意見の陳述等 審理担当課は、公安委員会又は本部長が必要があると認める場合は、審査会に対し、意 見の陳述の機会を求め、意見書若しくは資料を提出し、又は審査会に提出された意見書若 しくは資料の閲覧を求めるものとする。 11 審査会の答申の取扱い 審理担当課は、審査会から答申が出されたときは、答申書の写しを直ちに主管課へ送付 するものとする。この場合において、署が保有する個人情報の開示決定等に係る審査請求 の場合にあっては、当該答申書の写しを、当該署窓口に送付するものとする。 なお、審査会から答申が出されたときは、県庁総合窓口においてその写しを審査請求人 及び参加人に送付するとともに、答申の内容が県ホームページに掲載され、県民に公表さ れることとなる。 12 開示決定等、訂正決定等、利用停止決定等に係る審査請求に対する裁決 審理担当課、主管課及び総務課は、公安委員会の裁決があったときは、次の処理を行う ものとする。 (1) 審査請求を棄却する場合 総務課は、審査請求人に対して裁決書の謄本を送付するとともに、その写しを主管課 及び情報発信課に送付するものとする。 なお、参加人以外の第三者が条例第24条第３項の規定により反対意見書を提出してい るときは、当該第三者に対し審査請求を棄却した旨を連絡するものとする。 (2) 審査請求を認容する場合 ア 総務課は、審査請求人に対して裁決書の謄本を送付するとともに、その写しを主管 課及び情報発信課に送付するものとする。 イ 主管課は、開示（又は部分開示）決定、訂正決定又は利用停止決定に係る決裁を受 け、その旨の決定通知書を審査請求人に送付するとともに、その写しを審理担当課及 び情報発信課に送付する。この場合において、情報発信課は、県庁総合窓口に当該通 知書の写しを送付するものとする。 ウ 主管課は、参加人以外の第三者が条例第24条第３項の規定により反対意見書を提出 しているときは、開示（又は部分開示）の裁決の日と開示を実施する日との間に少な くとも２週間を置くこととし、第三者情報に係る個人情報開示決定通知書（規則様式 第12号又は規程様式第12号）を当該第三者に送付するとともに、その写しを審理担当 課及び情報発信課に送付するものとする。 なお、参加人以外の第三者が条例第24条第３項の規定により反対意見書を提出して いなくても、当該第三者に対し審査請求を認容した旨を連絡するよう努めるものとす る。 13 開示請求、訂正請求又は利用停止請求に係る不作為についての審査請求に対する裁決 (1) 審査請求を棄却する（不作為についての審査請求が理由がない）場合 総務課は、審査請求人に対して裁決書の謄本を送付するとともに、その写しを主管課 及び情報発信課に送付するものとする。
(2) 審査請求を認容する（不作為についての審査請求が理由がある）場合 ア 総務課は、審査請求人に対して裁決書の謄本を送付するとともに、その写しを審理 担当課及び情報発信課に送付するものとする。 イ 主管課は、審査請求人に対して裁決書の謄本及び当該開示請求、訂正請求、又は利 （ ） 、 用停止請求に対する決定通知書 個人情報開示決定等通知書等 を送付するとともに その写しを情報発信課に送付する。この場合において、情報発信課は、県庁総合窓口 に当該通知書の写しを送付するものとする。 14 第三者からの審査請求への対応 (1) 裁決までの事務処理 開示請求に係る保有個人情報に記録されている第三者の情報の開示に関し、当該第三 者から審査請求がなされた場合は、第７の１から11までの手続に準じて取り扱うととも に、審理担当課は、公安委員会の決裁を経た後、公安委員会の職権で開示決定等の執行 停止を行い、開示請求者にその旨を通知するものとする。 (2) 審査請求に対する裁決 審理担当課、主管課及び総務課は、公安委員会の裁決があったときは、次の処理を行 うものとする。 ア 審査請求を棄却する（第三者に係る情報を開示する）場合 (ｱ) 総務課は、審査請求人（第三者）に対して裁決書の謄本を送付するとともに、そ の写しを開示請求者並びに主管課及び情報発信課に送付するものとする（開示請求 者に写しを送付する場合は、審査請求人を特定できる情報を記載しないこと。）。 (ｲ) 主管課は、改めて開示の日時を定め、当該保有個人情報に係る開示決定通知書又 は部分開示決定通知書を開示請求者に送付するとともに、その写しを審査請求人並 びに審理担当課及び情報発信課に送付するものとする（審査請求人に写しを送付す る場合は、開示請求者の個人の識別性をできる限り消去して行うものとする。）。 この場合において、裁決の日と開示を実施する日との間に少なくとも２週間を置か なければならない。 イ 審査請求を認容する（第三者に係る情報を開示しない）場合 (ｱ) 総務課は、審査請求人（第三者）に対して裁決書の謄本を送付するとともに、そ の写しを開示請求者並びに主管課及び情報発信課に送付するものとする（開示請求 者に写しを送付する場合は、審査請求人を特定できる情報を記載しないこと。）。 (ｲ) 主管課は、原処分を変更し非開示（又は部分開示）決定に係る決裁を受け、その 旨の決定通知書を開示請求者に送付するとともに、その写しを審理担当課及び情報 発信課に送付するものとする。この場合において、情報発信課は、県庁総合窓口に 当該通知書の写しを送付するものとする。 第８ 事業者が取り扱う個人情報の保護 １ 事業担当課の業務 事業者に対して行う指導及び助言に係る事務は、当該事業者に係る事業分野を主管する 所属（以下「事業担当課」という ）が行うものとする。この場合に事業担当課は、情報。 発信課と協議の上、必要な措置を講ずるものとする。 ２ 苦情に関する処理 苦情を受理した所属長は、事業者が行う個人情報の取扱いに関する苦情申出・苦情相談
処理票(要領別記様式第13号)を作成の上、情報発信課及び事業担当課に送付するものとす る。
第９ 運用状況の公表に関する事項の提供
情報発信課は、条例第56条の規定に基づき知事が各実施機関の運用状況を公表するに際し ては、必要な事項を県庁総合窓口に提供するものとする。
別紙１ 開示請求（個人情報保護事務取扱細則第３関係） 目次 第１ 開示請求の手続 １ 開示請求書の受付 ・・・・・１ ２ 受付担当者の業務 ・・・・・１ ３ 特定個人情報の場合の留意点 ・・・・・２ ４ 対象外の保有個人情報を開示請求された場合の処理 ・・・・・２ ５ 保有個人情報が不存在の場合 ・・・・・３ ６ 開示請求書記載事項の確認 ・・・・・３ ７ 開示請求者への説明 ・・・・・４ ８ 開示請求書受付後の手続 ・・・・・５ ９ 開示請求書の補正 ・・・・・６ 10 開示請求の取下げ ・・・・・６ 11 事案の移送手続 ・・・・・７ 12 開示決定等の期間の延長手続 ・・・・・８ 13 第三者保護に関する手続 ・・・・・８ 第２ 開示請求に対する決定の手続 １ 請求形態及び内容の検討 ・・・・・９ ２ 開示・非開示の審査 ・・・・・10 ３ 開示請求に対する決定の手続 ・・・・・10 第３ 開示請求に対する決定後の措置 １ 開示の日時及び場所 ・・・・・12 ２ 開示の方法 ・・・・・12 ３ 開示の実施 ・・・・・12 第１ 開示請求の手続 １ 開示請求書の受付 (1) 開示請求書に記載すべき内容 開示請求は、原則として、請求内容１件につき１枚の開示請求書によるものとする。 ただし、同一の所属が主管する複数の保有個人情報について同一人から開示請求があ った場合は、開示請求書の「保有個人情報の内容」欄に記載することのできる範囲で、 １枚の請求書によることができるものとする。 (2) 本人等であることの確認 開示請求を受け付ける場合は、開示請求をしようとする者が、開示請求に係る保有個 人情報の本人又はその代理人であることを本人確認書類により確認するものとする。 (3) 本人確認書類等の写しの作成 開示請求者から提示された本人確認書類は、適切に本人確認を行ったことを記録とし 、 、 。 て残すため 開示請求者の同意を得た上で その写しを撮り適切に保管するものとする ただし、個人番号が記載された部分については、写しを撮らないこと。 ２ 受付担当者の業務 個人情報窓口の担当者は、開示請求者が求める保有個人情報を適切に特定する必要があ るため、対象となる保有個人情報について、開示請求者の意思を十分確認するとともに、 次の区分により処理するものとする。
(1) 総合窓口で受け付ける場合 総合窓口の担当者は、開示請求者が求める情報内容を確認の上、当該情報の主管課の 次長等に連絡し、主管課の職員は、総合窓口において受付を行うものとする。 (2) 署窓口で受け付ける場合 ア 署窓口の担当者は、開示請求者が求める情報内容等を確認の上、その情報を主管す る課の課長等に連絡し、当該情報を主管する課の職員が受付を行うものとする。 イ 署窓口の担当者は、電話等により総合窓口を通じ、請求の概要を主管課に連絡する ものとする。 ３ 特定個人情報の場合の留意点 代理人により特定個人情報（個人番号を含む又は個人番号によりひも付けされている個 人情報 ）の開示請求がなされる場合には、代理人の選任理由により、次のとおり開示の。 対象となる保有個人情報の範囲が異なってくるので、必要に応じて代理人に説明するもの とする。 (1) 次に掲げるア又はイのいずれかである代理人の場合には、本人が開示請求した場合と 同じ範囲の情報を開示の対象とする。 ア 法定代理人 イ 本人が身体障がいや入院入所中等により自ら開示請求することが困難であるため委 任された代理人 （ 「 」 。） (2) (1)のア又はイのいずれにも該当しない代理人 以下 特定個人情報代理人 という の場合には、個人番号が記載されている文書（電磁的記録を除く ）と一件書類と認め。 られる文書、又は電磁的記録にあっては個人番号により事務システム上ひも付けされて いる個人情報（個人番号が画面に表示されるか否かは問わない ）について当該事務シ。 ステム上あらかじめ設定されている印刷方法により印刷できる情報（個人番号が印刷さ れるか否かは問わない ）を開示の対象とする。。 ４ 対象外の保有個人情報を開示請求された場合の処理 (1) 開示請求に係る保有個人情報が、次に掲げる事項に該当するときは、制度の対象とな らないことを開示請求者に説明するとともに、イ、ウ及びキのように代替手段で情報の 入手ができる場合は、その旨及び入手先を案内するものとする。 ア 公文書に記録されているものではなく、職員の個人的資料に記録されている個人情 報 イ 不特定多数の者に販売することを目的として発行されている個人情報 ウ 図書館等において、その設置目的に応じて管理されている個人情報 エ 文書等の作成の補助として一時的に作成された電磁的記録に記録された個人情報 オ 県の職員又は職員であった者に係る人事、給与、福利厚生等に関する個人情報 カ 統計法（平成19年法律第53号）により集められた個人情報 キ 法令等の規定により、条例第25条第２項に規定する方法と同一の方法で開示される 個人情報 ク 刑事訴訟法（昭和23年法律第131号）の規定による訴訟に関する書類及び押収物の ように、開示請求等の適用除外とされている個人情報 (2) 開示請求をしようとする者が、第１の４の(1)に係る説明をしてもなお請求の意思が 明確である場合には、開示請求書を受け付けた上で条例第20条第３項に基づく開示請求
拒否決定（以下「請求拒否決定」という ）を行うものとする。。 ５ 保有個人情報が不存在の場合の処理 特定された保有個人情報が存在しないことが明らかであるときは、その旨を開示請求者 に説明し、理解を求めるものとする。ただし、これらのことを説明してもなお請求の意思 が明確である場合には、第１の４の(2)の場合と同様、開示請求書を受け付けた上で請求 拒否決定を行うものとする。 ６ 開示請求書記載事項の確認 提出された開示請求書について次の事項を確認するものとする。 (1) 請求者欄（住所、氏名及び電話番号） ア 住所、氏名及び電話番号が記載されていること。 なお、代理人が請求する場合は、本人の代理人である旨の記載を求めること。 イ 住所については、個人情報開示決定通知書、個人情報部分開示決定通知書、個人情 報非開示決定通知書及び個人情報開示請求拒否決定通知書（以下「決定通知書」とい う ）の郵送先となることを開示請求者に説明すること。。 ウ 請求者欄の押印は必要としないが、代理人が法人である場合は、当該法人の主たる 事務所の所在地及び名称並びに代表者の氏名が記入され、代表者印が押印されている こと。 (2) 「保有個人情報の内容」欄 、 。 主管課は 相手方に開示請求書の記載を求めるに当たっては次の事項に留意すること ア 開示を受けようとする保有個人情報を検索し、特定できる程度に具体的に記載され ていること。特定個人情報代理人から開示請求される場合は、特定個人情報を求める 旨記載していること。 なお、開示請求書に個人番号を記載させないこと。 イ 開示請求者が求めている媒体が紙媒体か電磁的記録かによって開示請求書の様式が 異なるので、どの媒体の開示を求めているのかについて意思を確認し、電磁的記録以 外のものを請求する場合には文書、図画及び写真用の開示請求書（規則様式第２号そ の１又は規程様式第２号その１）に、電磁的記録を請求する場合には電磁的記録用の 開示請求書（規則様式第２号その２又は規程様式第２号その２）によりそれぞれ記入 を求めるものとする。 (3) 「開示の方法」欄 ア 「文書、図画及び写真用」の場合 「閲覧」又は「写しの交付」のいずれか若しくは双方であることが明らかになるよ うに○で囲まれていること。 イ 「電磁的記録用」の場合 「用紙に出力したものの閲覧」、「用紙に出力したものの交付」、「専用機器により 再生したものの視聴」及び「複写したものの交付」のうち、開示請求者が求めるもの が明らかになるように○で囲まれていること。 ウ 郵便による交付を希望する場合 開示請求者がアの 写しの交付 並びにイの 用紙に出力したものの交付 及び 複「 」 「 」 「 写したものの交付 （以下「写しの交付」と総称する ）について、郵便による交付」 。 を希望する場合は、その旨を記載するよう求めること。この場合において、郵便等に
より受理した開示請求書にその旨の記載がないときは、電話等により確認すること。 (4) 「本人の状況等」欄（代理人により請求する場合に記載） ア 「本人の氏名及び住所等」欄 保有個人情報の本人について、住所、氏名、生年月日及び電話番号が記載されてい ること。 イ 「代理人の区分」欄 「法定代理人」又は「法定代理人以外の代理人」のうち該当するものが○で囲まれ ていること。 ウ 「代理人が請求する理由」欄 法定代理人による請求の場合は「未成年者の親権者」等、その他の代理人による請 求の場合は「病気入院中のため」等の当該請求に係る保有個人情報の本人が自ら請求 することができない具体的な理由が記載されていること。 特定個人情報の開示請求については、任意代理人の選任理由を記載する必要はない が、本人が自ら請求することができないため委任している任意代理人の場合と、特定 個人情報代理人の場合では、第１の３のとおり、開示する情報の範囲に差異が生ずる こともあるため、選任理由を確認して特定個人情報代理人の場合には備考欄にその旨 記入すること。 (5) 職員記載欄 ア 請求者の確認 開示請求者が本人であることを確認した書類を記載すること。 イ 代理人資格の確認 代理人による請求の場合、代理関係を確認した書類を記載すること。 ウ 備考 ア又はイで確認した書類の補足的事項を記載すること。例えば、運転免許証により 確認した場合には、免許番号等を記載すること。また、婚姻等により開示請求しよう とする者の氏名と保有個人情報の氏名が異なる場合には、その旨を記載すること。 ただし、個人番号カードにより身元を確認する場合には、個人番号を記載しないこ と。 ７ 開示請求者への説明 開示請求書の受付に当たっては、次の事項を開示請求者に説明するものとする。 (1) 開示請求に対する決定は、原則として開示請求書を受け付けた日から起算して15日以 内に行うこととなるが、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは決定期間を延 長することがあること。また、開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるときに は、決定期間の特例の適用があること。 なお、開示決定、部分開示決定、保有個人情報の全部を開示しない決定（以下「非開 示決定」という ）及び請求拒否決定（以下「開示決定等」と総称する ）に係る期間。 。 の末日が県の休日（徳島県の休日を定める条例（平成元年徳島県条例第３号）第１条に 規定する県の休日をいう ）に当たる場合には、その翌日をもって期間が満了すること。 になる。 (2) 開示請求に対する決定を行った場合は、開示請求者に対し書面により通知すること。 (3) 郵便による写しの交付ができること。
(4) 写しの交付には費用の負担が必要であること。 (5) 保有個人情報を開示する場合は、開示の日時及び場所を書面により通知すること。 (6) 電磁的記録にあっては、複写することができない場合があること。 (7) 代理人が開示請求をしている場合において、個人情報開示決定通知書及び個人情報部 分開示決定通知書（以下「開示決定通知書等」という ）を受ける前に代理人の資格を。 喪失したときは、書面によりその旨を届け出る必要があること。 (8) 代理人による特定個人情報の開示請求の場合には、第１の３のとおり、代理人の選任 理由により開示の対象となる保有個人情報の範囲が異なること。 ８ 開示請求書受付後の手続 (1) 開示請求書の収受 ア 開示請求書のすべてに徳島県警察文書管理規程（平成11年徳島県警察本部訓令第20 号。以下「文書管理規程」という ）別記様式第４号の受付印（以下単に「受付印」。 という ）を押印の上、速やかに当該請求書の請求者用（１枚目）を請求者に交付す。 るものとする。この場合において、郵便等により開示請求書の提出を受けたものにあ 、 （ ） 、 、 っては 当該請求書の請求者用 １枚目 に受付印を押印の上 個人情報の開示請求 訂正請求又は利用停止請求をされた方へ（要領別紙。以下「説明書」という ）及び。 受付した旨を記載した書面とともに郵送するものとする。 イ 開示請求書の各課室所用（２枚目）及び総合窓口用（３枚目）は、次により処理す るものとする。 (ｱ) 総合窓口で受け付けた場合 個人情報開示請求等処理簿（要領別記様式第１号）の本部番号を開示請求書の a 各課室所用（２枚目）及び総合窓口用（３枚目）の受付印の番号欄に記載するこ と。 （ ） 、 。 b 開示請求書の各課室所用 ２枚目 は 該当する主管課において保管すること 、 、 この場合において 当該請求が署の保有する個人情報に対するものであるときは 主管課がその写しを当該署の署窓口に送付すること。 ｃ 開示請求書の総合窓口用（３枚目）は、総合窓口において保管すること。 (ｲ) 署窓口で受け付けた場合 署の個人情報開示請求等処理簿（以下「署処理簿」という ）の署番号を開示 a 。 請求書の各課室所用（２枚目）及び総合窓口用（３枚目）の受付印の番号欄に記 載するとともに、総合窓口から本部番号の付与を受け、当該番号を署処理簿に記 載すること。 開示請求書の各課室所用（２枚目）は、主管課に送付し、その写しを署窓口に b おいて保管すること。 開示請求書の総合窓口用（３枚目）は、総合窓口に送付すること。 c ウ イにより請求書を受領した主管課は、文書管理規程に基づき、当該請求書の収受手 続を行うものとする。 エ ３部複写に満たない開示請求書の提出を受けた場合は、受付印を押印した上で複写 機により必要数を複写し収受するものとする。 (2) 複数の開示請求がある場合における主管課の決定 一の請求書により複数の所属が保有する複数の個人情報の開示請求が行われた場合
は、個人情報ごとに主管課を定め、当該請求書を必要部数複写し、それぞれ正本として 配布するものとする。ただし、開示請求に係る個人情報の大多数を保有する所属がある 場合等特別の理由があるときは、特定の所属を主管課とし、主管課は、関係する所属と 連携をとるものとする。 (3) 県庁総合窓口への通知 開示請求書の受付事務が完了したときは、総合窓口は、県庁総合窓口に、当該請求書 の写しを送付するものとする。 ９ 開示請求書の補正 (1) 補正の方法 ア 開示請求書に形式上の不備があれば、原則として受付窓口で補正を求める運用とす るが、その場で補正できない場合、又は郵便により請求を受け付ける場合には、主管 課において開示請求者と連絡を取り、補正の手続きを進めるものとする。 イ 補正の際には、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるも のとする。ただし、相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経 過しても補正がなされない場合又は開示請求者に連絡がつかない場合には、開示請求 書をそのままの形で受け付けた上で請求を拒否する旨の決定を行うものとする。 ウ 開示請求書の補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数は開示決 定の期間に算入されない。 (2) 形式上の不備 形式上の不備とは、次のような場合をいう。 ア 条 例 第 14 条 第 １ 項 各 号 に 掲 げ る 記 載 事 項 が 記 載 さ れ て い な い 場 合 イ 条例第14条第１項第２号の保有個人情報を特定するに足りる事項の記載が不十分で あるため開示請求に係る保有個人情報が特定できない場合 ウ 本人確認書類が提示又は提出されていない場合 エ 開示請求書が日本語以外の言語で記載されている場合 (3) 職権による補正 受付後において、明らかな誤字・脱字がある場合その他軽微な不備がある場合や、開 示請求者本人に開示請求書の補正を求めることが困難な場合には、主管課は、開示請求 者の了解を得た上で、記載を補正するものとする。この場合には、補正に係る経緯を開 示請求書の備考欄に記載するものとする。 (4) 署窓口で実施する場合の対応 署窓口において補正する場合は、総合窓口及び主管課と十分協議して対応するものと する。 10 開示請求の取下げ 開示までに開示請求者から開示請求の取下げの意思がなされた場合は、次により処理す るものとする。 (1) 電話による受理 電話により取下げを受理するときは、開示請求書記載の住所、氏名、請求内容など、 開示請求者しか知り得ない情報を取下げの申出者に聴取することにより、開示請求者本 人であることの確認を確実に行った上で受理するものとする。この場合において、連絡 を受けた内容については、文書管理規程別記様式第２号の電話発（受）信紙に記録する
ものとする。 (2) 窓口における受理 窓口において取下げを受理するときは、申出者が開示請求者本人であることの確認を 本人確認書類により確実に行い、申出者の同意を得た上で、取下書を作成させ、これを 受理するものとする。 なお、取下書に代えて、取下げの意思を聴取した職員が文書管理規程別記様式第10号 の報告用紙を作成することができる。 (3) 郵送等による受理 郵便又はファクシミリ等により取下書を受理するときは、(1)の方法により、開示請 、 、 求者本人であることの確認を確実に行った上で 取下げの意思について再度確認を行い 正式に受理するものとする。この場合において、電話連絡を行った職員は、受領した書 面の余白に、電話連絡の日時、通話の相手方の氏名、取下げの意思確認及び本人確認を 実施した旨を記載の上、記名押印するものとする。 (4) 取下書等の決裁 (1)、(2)又は(3)により作成された取下書等については、原本を主管課、写しを情報 発信課に送付し、それぞれ決裁を受けた後、保管するものとする。 11 事案の移送手続 (1) 他の実施機関へ移送する場合 主管課は、開示請求に係る保有個人情報が他の実施機関から提供されたものであるな ど、当該請求に係る決定を他の実施機関に委ねることが適当と判断した場合は、情報発 信課と協議の上、次の手順に従って処理するものとする。 なお、事案の移送手続によって当然に決定期間が延長されるわけではないので、事案 の移送を行う場合には速やかに事務処理を行う必要がある。 ア 移送先実施機関との協議を経て事案の移送の決定がされた後は、移送先実施機関に 事案を移送する旨を通知するとともに、当該開示請求書を送付すること（主管課は、 当該開示請求書の写しを保管する。）。 イ 開示請求者に対しては、事案を移送した旨を個人情報開示請求事案移送通知書（規 則様式第９号又は規程様式第９号）により通知すること。 ウ 総合窓口に対して、個人情報開示請求事案移送通知書の写しを送付すること。 エ 事案の移送後は、情報発信課と連携し、移送先実施機関との連絡調整を密にして、 開示の実施に必要とされる次のような協力を行うこと。 (ｱ) 移送前にした行為があれば、その記録の作成及び提供 (ｲ) 開示請求者に送付した個人情報開示請求事案移送通知書の写しの提供 (ｳ) 移送先の実施機関が開示請求に係る保有個人情報を保有していない場合には、当 該保有個人情報の写しの提供又は原本の貸与 (ｴ) 閲覧する方法による開示の実施のための保有個人情報の貸与又は場所の提供 (2) 他の実施機関から移送を受ける場合 ア 主管課は、他の実施機関から移送の協議があった場合は、情報発信課に連絡し、開 示請求に係る保有個人情報を公安委員会又は本部長において開示決定等をすることに つき正当な理由があるか否かについて検討した上で、移送の受理について本部長決裁 を受けるものとする。
イ 他の実施機関から移送を受けた開示請求書は、第１の８の(1)により収受手続きを 行うものとする。 12 開示決定等の期間の延長手続 (1) 開示決定等の期間の延長の通知 主管課は、開示決定等をする期間を延長する場合は、あらかじめ情報発信課と協議の 上、個人情報開示決定期間延長通知書（規則様式第７号又は規程様式第７号。以下「開 」 。） 、 、 示決定期間延長通知書 という の案を作成し 公安委員会又は本部長の決裁を受け 開示請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口及び署窓口（開示請求を署窓口に おいて受け付けた場合）に送付するものとする。 (2) 開示決定期間延長通知書の記載要領 ア 「保有個人情報の内容」欄 延長決定の時点では、必ずしも開示請求に対応するすべての保有個人情報の内容が 把握できているとは限らないので、原則として開示請求書の「保有個人情報の内容」 欄に記入された内容をそのまま転記すること。 イ 「開示請求の年月日」欄 開示請求を受け付けた年月日を記入すること。 ウ 「徳島県個人情報保護条例第21条第１項に規定する決定期間」欄 イの年月日を始期とし、その日を含めて15日目を終期とする日をそれぞれ記入する こと。 エ 「延長後の決定期間」欄 イの年月日を始期とするが、終期は、その日を含めて60日を限度とする範囲で事務 処理に要する必要最小限の日を記入すること。 オ 「延長の理由」欄 延長に係る正当な理由を具体的に記入すること。 (3) 開示決定等の期限の特例 主管課は、１件の開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であったり、開示請求等 が多数集中するなど、60日以内にそのすべてについて処理することにより事務の遂行に 著しい支障が生じるおそれのある場合には、情報発信課と協議の上、開示請求があった 日から起算して15日以内に個人情報開示決定期間特例延長通知書（規則様式第８号又は 規程様式第８号）の案を作成し、公安委員会又は本部長の決裁を受け、開示請求者に通 知するとともに、その写しを総合窓口及び署窓口（開示請求を署窓口において受け付け た場合）に送付するものとする。 13 第三者保護に関する手続 (1) 意見照会の区分 主管課は、開示請求のあった保有個人情報に県、国、独立行政法人（独立行政法人等 の保有する個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第59号）第２条第１項に規定す る独立行政法人をいう ）等、他の地方公共団体、地方独立行政法人（地方独立行政法。 人法（平成15法律第118号）第２条第１項に規定する地方独立行政法人をいう ）及び。 （ 「 」 。） 、 開示請求者以外のもの 以下 第三者 という に関する情報が含まれているときは 次の区分に従い当該第三者の意見を聴取するものとする。 ア 裁量による意見聴取
第三者に関する情報に関し、開示決定等の判断の適正を期するため意見を聴取する 必要がある場合に、実施機関の裁量により当該第三者の意見を照会するものとする。 イ 義務としての意見聴取 第三者に関する情報に関し、条例第16条第２号ただし書又は第３号ただし書に該当 するとして開示しようとする場合又は第18条の規定により開示しようとする場合に は、義務として当該第三者の意見を照会するものとする。 (2) 照会の方法 ア 裁量による意見聴取 裁量による意見聴取は、イの義務としての意見聴取の照会の方法を準用して行うも のとするが、軽易なものについては、口頭により照会することができるものとする。 イ 義務としての意見聴取 (ｱ) 義務としての意見聴取は 第三者に対して個人情報の開示に関する意見照会書 規、 （ 則様式第10号又は規程様式第10号）及び個人情報の開示に関する意見書（規則様式 第11号又は規程様式第11号。以下「第三者意見書」という ）を送付し、第三者意。 見書の提出を求めることにより行うものとする。 (ｲ) 意見照会は、開示請求者の個人の識別性をできる限り消去して行うものとする。 開示請求者の氏名等個人情報を第三者に知らせざるを得ない場合は、開示請求者 の同意を得るように努めるとともに、第三者に対して当該情報の漏えい防止を要請 するなど開示請求者の権利利益の保護に十分配慮して行うものとする。 (3) 照会事項 当該保有個人情報が開示されることによる支障の有無だけでなく、支障の内容につい てもできるだけ具体的な回答を求めるように努めるものとする。 (4) 第三者意見書の提出期限 、 、 提出期限を設定するに当たっては 第三者意見書の提出の機会を与えられた第三者が 開示請求に係る保有個人情報が開示された場合に自己の権利利益が侵害されないかにつ いて判断するために必要な時間的余裕を確保できるよう配慮し、通常、提出期限として １週間程度の期間を確保するものとする。 なお、第三者意見書の提出を短期間に行うことができないことについて合理的な理由 があり、そのために必要な提出期限を設定することにより、結果として15日以内に開示 決定等を行うことができない場合には、主管課は、条例第21条第２項の規定に基づき期 限の延長を行うものとする。 (5) 第三者への通知 第三者から開示を反対する旨の第三者意見書が提出された場合において、当該第三者 に関する情報を開示する決定がされたときは、直ちに当該第三者に対し、第三者情報に 係る個人情報開示決定通知書（規則様式第12号又は規程様式第12号）に当該個人情報開 示決定通知書（又は個人情報部分開示決定通知書）の写し（開示請求者の氏名等個人が 特定される部分を除く ）を添付して送付するものとする。この場合において、開示決。 定の日と開示を実施する日の間には、少なくとも２週間を置かなければならない。 第２ 開示請求に対する決定の手続 １ 請求形態及び内容の検討 主管課は、開示請求が次の項目に該当するか否かについて検討を行うものとする。
(1) 開示請求が不適法であって、その不備を補正することができないものであるのかどう か。 (2) 開示請求に係る個人情報を保有しているかどうか。 (3) この条例の規定の適用を受けない個人情報の開示請求であるのかどうか。 (4) 開示請求に係る保有個人情報の存在・不存在を明らかにすることによって、非開示情 報の規定により保護すべき利益が損なわれるかどうか。 ２ 開示・非開示の審査 (1) 主管課は、１の請求形態及び内容の検討を経た後、開示請求に対応する保有個人情報 が条例第16条に規定する非開示情報に該当するかどうかについて検討を行うものとす る。 (2) 保有個人情報に非開示情報が記録されている場合は、条例第17条に規定する部分開示 ができるかどうか等について検討を行うものとする。 、 、 、 (3) 主管課は 開示・非開示の検討に際しては 必要に応じて関係各所属と協議するほか 条例解釈上疑義が生じた場合や統一的な取扱いを要する場合には、情報発信課と協議す るものとする。また、他の都道府県警察でも同種の個人情報を保有しており、開示・非 開示の判断を全国斉一的に行う必要があると考えられる場合には、主管課の意見を付し た上で、警察庁主管課に照会するものとする。 ３ 開示請求に対する決定の手続 (1) 決定の区分 主管課は、開示請求について、次に掲げる区分に従いそれぞれの決定に係る決裁を受 けた後、開示請求者に速やかに決定通知書を送付するとともに、その写しを総合窓口及 び開示請求を署窓口で受け付けた場合は、署窓口に送付するものとする。この場合にお いて、総合窓口は、県庁総合窓口に当該通知書の写しを送付するものとする。 ア 開示決定及び部分開示決定 (ｱ) 開示請求の対象となった保有個人情報に非開示情報が記録されていないときは、 開示決定の決裁を受け、個人情報開示決定通知書（規則様式第３号又は規程様式第 。 「 」 。） 。 ３号 以下 開示決定通知書 という により開示請求者に通知するものとする (ｲ) 非開示情報が記録されているがその部分を容易に区分して除くことができるとき は、部分開示決定の決裁を受け、個人情報部分開示決定通知書（規則様式第４号又 は規程様式第４号。以下「部分開示決定通知書」という ）により開示請求者に通。 知するものとする。 イ 非開示決定 開示請求の対象となった保有個人情報に非開示情報が記録されており、かつ、条例 第17条に規定する部分開示をすることができないときは、非開示決定の決裁を受け、 個人情報非開示決定通知書（規則様式第５号又は規程様式第５号。以下「非開示決定 通知書」という ）により開示請求者に通知するものとする。。 ウ 請求拒否決定 次に掲げる事由に該当する場合は、請求拒否決定の決裁を受け、個人情報開示請求 拒否決定通知書（規則様式第６号又は規程様式第６号。以下「開示請求拒否決定通知 書」という ）により開示請求者に通知するものとする。。 (ｱ) 要件不備等による請求拒否（条例第15条）
開示請求が不適法であって、その不備を補正することができないとき、開示請求 に係る個人情報を保有していないとき又はこの条例の適用を受けない個人情報の開 示請求であるとき。 (ｲ) 保有個人情報の存否に関する請求拒否（条例第19条） 開示請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで非開示情報を 開示することになるとき。 エ 裁量的開示の判断 条例第18条に基づく裁量的開示の判断においては、非開示情報に該当すると判断し た場合であっても、非開示とすることにより保護する利益と開示することにより保護 される個人の権利利益を比較衡量の結果、個人の権利利益を保護するため特に必要が あると認めるときには開示することができることとするものであり、高度の行政的判 断が求められる。 (2) 決定の決裁 ア 主管課は、開示請求者に対して発出する決定通知書の案に、開示請求に係る保有個 人情報の写し（非開示情報が記録されているときは、非開示としようとする部分を黒 ） 、 。 、 色で被覆したもの を添えて 所要の決裁を受けるものとする この場合においては 情報発信課に回議するものとする。また、開示請求に係る保有個人情報に関連する事 務を所掌する所属が他にあるときは、当該所属に回議するものとする。 イ 開示請求に対する決定の決裁は、公安委員会が保有する個人情報については公安委 員会が、本部長が保有する個人情報については本部長がそれぞれ行う。 (3) 開示決定通知書の記載要領 ア 開示決定通知書、部分開示決定通知書及び非開示決定通知書 (ｱ) 「保有個人情報の内容」欄 開示請求書の「保有個人情報の内容」欄に記載された内容をそのまま転記するの ではなく、開示請求の内容に対応する保有個人情報の名称を正確に記載すること。 (ｲ) 「開示を実施する日時及び場所」欄 開示の日時は、通知書の郵送に要する日数及び担当者が対応可能な日時等を考慮 。 、 、 して主管課が情報発信課と協議して決定すること なお 署窓口で交付するときは 主管課は、日時等について事前に署窓口と調整を行うこと。 (ｳ) 「開示をしないこととした部分の概要及び理由｣又は｢開示をしないこととした理 由」欄 条例第16条に規定する非開示情報のどの号にどのような理由で該当するか、で a きる限り具体的な理由を記載すること。 開示をしないこととした部分が複数の箇所にわたる場合又は複数の非開示情報 b に該当するなど複雑な場合においては 「別紙のとおり」と記入して別紙にそれ、 ぞれの対応関係がわかるように記載すること。 (ｴ) 「理由がなくなる期日」欄 開示をしないこととした理由が消滅する期日をあらかじめ明示できる場合は、 その期日を記載すること。 イ 開示請求拒否決定通知書 (ｱ) 「保有個人情報の内容」欄
原則として、開示請求書の「保有個人情報の内容」欄に記載された内容をそのまま 転記すること。 (ｲ) 「開示請求を拒否することとした理由」欄 条例第15条の規定により開示請求を拒否する場合 a 開示請求を拒否することとなった理由をできる限り具体的に記載すること（第 １の４及び５参照 。） 条例第19条の規定により開示請求を拒否する場合 b 当該保有個人情報の存在又は不存在を明らかにすることによって、どのような 非開示情報を明らかにすることになるのか、また、なぜそういうことが言えるの かについて記載すること。 (4) 決定通知書の郵送 決定通知書の郵送に当たっては、特定記録等により、確実に送達すること。 第３ 開示請求に対する決定後の措置 １ 開示の日時及び場所 保有個人情報の開示は決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において行う 、 、 ものとするが 開示請求者の求めに応じて開示の日時及び場所を変更した場合においては 改めて開示決定通知書等を送付することを要しない。 ２ 開示の方法 (1) 主管課の職員は、署窓口において保有個人情報を開示する場合は、あらかじめ当該署 窓口へ開示する文書を送付するものとする。 (2) 主管課の職員（署において開示する場合は、開示に係る保有個人情報を主管する課の 職員。以下「主管課等の職員」という ）は、開示の際、次に掲げる開示請求に係る保。 有個人情報等（部分開示する場合又は破損のおそれがあるなどの理由がある場合は当該 保有個人情報の写し）を個人情報窓口に持参するとともに、開示請求者の求めに応じて 当該保有個人情報の内容等について説明するものとする。 ア 閲覧に供する文書、図画若しくは写真又はこれらの写し イ 電磁的記録 (ｱ) 紙面に出力印刷したもの又はその交付用の写し (ｲ) パソコン等の専用機器を用いて容易に視聴できるときは当該個人情報を記録した 媒体及び視聴に使用する機器又は媒体の複写物 ３ 開示の実施 (1) 本人確認 主管課等の職員は、開示請求者に対して開示決定通知書等の提示を求め、要領に記載 の方法により開示に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることを確認するもの とする。 なお、未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって開示請求を行うこ とができるが、開示を受ける前にその資格を喪失したときは、開示を受けることができ ないため、これらの者に対して開示を行う場合には、必要に応じて、提示又は提出され た書類等で本人の生年月日等を確認するなどにより、法定代理人としての資格を喪失し ていないことを確認するものとする。 (2) 開示の実施
主管課等の職員は、次の区分に従って開示を実施するものとする。 ア 文書、図画及び写真 (ｱ) 閲覧 第３の２により個人情報窓口に持参した個人情報等を提示することによって行 うものとする。 (ｲ) 写しの交付 、 、 。 写しを作成する場合は 原則として縮小 拡大等の加工は行わないものとする なお、部内において写しの作成が困難な場合は、あらかじめ開示請求者の了解 を得た上で業者に委託する等の方法により写しを作成し、交付するものとする。 (ｳ) 部分的に非開示情報が記録されている場合の処理 ａ 非開示部分とそれ以外の部分がページ単位で区分できるときは、非開示部分 に係るページを除くことで対応するものとする。 非開示部分とそれ以外の部分が同一ページに記録されているときは、非開示 b 部分を覆って写しを作成するか、いったんそのまま複写した上で非開示部分を 塗りつぶし、それをさらに複写することによって写しを作成するものとする。 イ 映像又は音声を記録した電磁的記録 (ｱ) 専用機器により再生したものの視聴 パソコン等の専用機器を用いて容易に視聴できるときは、当該機器を用いて視 聴に供するものとする。 (ｲ) 複写したものの交付 パソコン等の専用機器を用いて容易に複写できるときは、当該機器を用いて複 写したものを交付するものとする。 (ｳ) 部分的に非開示情報が記録されている場合の処理 非開示部分とそれ以外の部分が記録されている場合において、非開示部分のみ を区分して除くことが技術的に困難であるときは、部分開示はできないものとす る。 ウ 映像又は音声を記録したもの以外の電磁的記録 (ｱ) 用紙に出力したものの閲覧又は交付 映像又は音声を記録したもの以外の電磁的記録については、閲覧に供し、又は 交付するものとする。ただし、現有の機器及びプログラムによって容易に複写で きるときは、当該機器を用いて複写したものを交付することができる。 (ｲ) 部分的に非開示情報が記録されている場合の処理 非開示部分とそれ以外の部分が記録されている場合、用紙に出力したものにつ いては、アの(ｳ)に掲げる方法により非開示部分を除いたものを作成し、これを閲 覧に供し、又は交付するものとする。ただし、現有の機器及びプログラムで容易 に非開示部分を区分して除くことができる場合は、当該機器を用いて複写したも のを交付することができる。 (3) 保有個人情報でない部分に関する措置 保有個人情報の開示を実施する場合には、同一の公文書に記載されている保有個人情 報でない部分については、開示請求の対象外であることから、被覆を行うものとする。 (4) 開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い
請求時の開示の方法の申出が閲覧のみである場合であって、開示の当日に保有個人情 報の写しの交付を求められたときは、可能である場合はその場で保有個人情報の写しを 交付するものとする。
別紙２ 訂正請求（個人情報保護事務取扱細則第３関係） 目次 第１ 訂正請求の手続 １ 訂正請求書の受付 ・・・・・１ ２ 受付時の留意事項 ・・・・・１ ３ 訂正請求書記載事項の確認 ・・・・・２ ４ 訂正請求者への説明 ・・・・・３ ５ 訂正請求受付後の手続 ・・・・・３ ６ 訂正請求書の補正 ・・・・・３ ７ 訂正請求の取下げ ・・・・・４ ８ 事案の移送手続 ・・・・・４ ９ 訂正決定等の期間の延長手続 ・・・・・４ 第２ 訂正請求に対する決定 １ 訂正・非訂正の検討 ・・・・・５ ２ 訂正請求に対する決定 ・・・・・５ 第３ 訂正請求に対する決定後の措置 １ 訂正の時期 ・・・・・６ ２ 訂正の方法 ・・・・・６ 第１ 訂正請求の手続 １ 訂正請求書の受付 訂正請求書の受付方法は、開示請求（別紙１の第１の１）に準じるものとする。 ２ 受付時の留意事項 (1) 開示の確認 ア 訂正請求をしようとする者が、開示決定通知書等を持参した場合は、その通知書に より、持参していない場合は、開示を受けた時期や内容を聴取し、訂正請求に係る保 有個人情報が条例第25条第１項、第26条第３項又は第44条第６項の規定により開示を 受けているかを確認するものとする。 、 。 イ 訂正請求が 開示を受けた日から90日以内の請求であることを確認するものとする なお、請求期間を徒過している場合には、訂正請求をしようとする者に対して、再 度開示請求を行う必要がある旨を教示するものとする。再度の開示請求手続を経るこ となく行われた訂正請求については、条例第31条第２項の規定に基づき、訂正しない 旨の決定を行うものとする。 (2) 受付担当者の業務 訂正請求に係る受付担当者の業務は、開示請求（別紙１の第１の２）に準じるものと する。 なお、訂正請求の受付を行う場合は、訂正請求をしようとする者に対して、訂正を求 める内容が事実に合致することを疎明する資料の提示又は提出を求めるものとする。 また、疎明資料の提示を受けたときは、請求者の承諾を得た上で、当該資料の写しを とるものとする。 (3) 特定個人情報の場合の留意点 特定個人情報のうち個人番号の訂正請求がなされる場合には、次の事項に留意して処 理するものとする。
なお、個人番号が記載された訂正請求がなされる場合には、当該特定個人情報を取り 扱う事務の担当者以外の者が閲覧したり取り扱うことのないようにする。また、対面に より訂正請求を受け付ける場合においては、特定個人情報の漏えい等の防止に配慮した 場所で行うものとする。 ア 個人番号及び本人であることの確認 訂正に係る個人番号が本人の個人番号であることを次に掲げるいずれかの措置によ り確認する。なお、これらの措置に係る書類は、訂正を求める内容が事実に合致する ことを疎明する資料となる。 (ｱ) 個人番号カードの提示 (ｲ） 通知カード及び当該通知カードに記載された事項がその者に係るものであること を証するもの（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関す る法律施行規則（平成26年内閣府・総務省令第３号）第１条第１項に定める書類） の提示 (ｳ） (ｱ)及び(ｲ)に代わるべき措置（行政手続における特定の個人を識別するための番 （ 。 「 」 号の利用等に関する法律施行令 平成26年政令第155号 以下 番号利用法施行令 という ）第12条第１項に定める措置）。 (ｴ） 本人の代理人から本人の個人番号の提供を受ける場合には、次に掲げる書類のう ちいずれかのものの提示 本人に係る個人番号カード又はその写し a 本人に係る通知カード又はその写し b 本人に係る番号利用法施行令第12条第１項第１号に掲げる書類又はその写し c イ 代理人が訂正請求する場合 訂正請求しようとする者が代理人である場合には、番号利用法施行令第12条第２項 第２号に定める書類により代理人自身であることを確認するほか、当該個人番号の訂 正請求を行うことについて代理権を有しているかどうか同項第１号に定める書類（委 任状にあっては、本人の印鑑登録証明書を添付すること ）により確認する。。 なお、法定代理人以外の代理人が訂正請求する場合には、原則として本人の意思を 電話等により確認するものとする。 ウ 郵送による訂正請求の場合 郵送により訂正請求書が提出された場合は、次によるものとする。 (ｱ) 個人番号並びに本人及び代理人であることの確認 ア及びイに掲げる書類の写しを提出させるものとする。 (ｲ) 本人等の意思の確認 、 。 本人及び代理人に電話等で連絡を取り 訂正請求の意思の確認を行うものとする ３ 訂正請求書記載事項の確認 提出された訂正請求書について次の事項を確認するものとする。 (1) 請求者欄（住所、氏名及び電話番号） 開示請求（別紙１の第１の６の(1 ）に準ずるものであること。） (2) 「保有個人情報の内容」欄 訂正請求に係る保有個人情報が具体的に記載されていること。 (3) 「請求の趣旨及び理由」欄
訂正請求に係る保有個人情報のうち、どの部分の内容をどのように訂正すべきか具体 的に記載されていること。 (4) 「本人の状況等」欄（代理人により請求する場合に記載） 開示請求（別紙１の第１の６の(4)）に準ずるものであること。 (5) 職員記載欄 ア 事実の確認 訂正を求める内容が事実に合致することを疎明するため提出又は提示された書類 を記載すること。 イ 請求者の確認 開示請求（別紙１の第１の６の(5)）に準ずるものであること。 ウ 代理人資格の確認 開示請求（別紙１の第１の６の(5)）に準ずるものであること。 エ 備考 開示請求（別紙１の第１の６の(5)）に準ずるものであること。 ４ 訂正請求者への説明 訂正請求書の受付に当たっては、次の事項を訂正請求者に説明するものとする。 (1) 訂正請求に対する決定は、原則として訂正請求書を受け付けた日から起算して30日以 内に行い、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、訂正決定及び訂正請求に 係る保有個人情報を訂正しない決定（以下「非訂正決定」という。）（以下「訂正決定 等」と総称する ）の期間を延長することがあること。。 なお、訂正決定等に特に長時間を要すると認めるときは、更に決定期間を延長する特 例の適用があること。 (2) 訂正請求に対する決定を行った場合は、訂正請求者に対し書面により通知すること。 (3) 代理人が訂正請求をしている場合において 訂正決定通知書及び非訂正決定通知書 以、 （ 下「訂正決定通知書等」という ）を受ける前に代理人の資格を喪失したときは、書面。 によりその旨を届け出る必要があること。また、この場合においては、訂正決定通知書 等は、本人に送付することとなること。 ５ 訂正請求受付後の手続 訂正請求を受け付けた場合は、個人情報訂正請求等処理簿（要領別記様式第６号）に所 要事項を記載することとし、その後の手続は開示請求（別紙１の第１の８）に準じて処理 するものとする。 ６ 訂正請求書の補正 (1) 訂正請求書に形式上の不備があれば、原則として受付窓口で補正を求める運用とする が、その場で補正できない場合は、主管課において、訂正請求者と連絡をとり、主管課 が、相当の期間を定めて補正通知書（要領別記様式第２号）により補正を求めるものと する。 なお、形式上の不備とは、条例第29条第１項各号に掲げる事項が記載されていない場 合や本人確認書類が提示又は提出されていない場合等が該当する。ただし、訂正請求に 係る保有個人情報が条例第28条第１項に掲げる保有個人情報に該当しない場合及び同条 第３項の期間を徒過した後に訂正請求がなされた場合には、形式上の不備には該当しな い。
