WEB 申込みシステムの開発
－中学生を対象とした夏休みの自由研究に関する技術相談会 2013－
山口 倫，仲間 祐貴 熊本大学工学部技術部
１ 背景
工学部技術部では毎年
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月末の日曜日に、「中学生を対象とした夏休みの自由研究に関する技術相談会」（以下：技術相談会）と題したイベントを開催している。このイベントはその名前の通り、中学生の夏休 みの宿題である自由研究に対して技術職員が相談に乗り実験などをサポートするというものである。
これまで技術相談会への参加申込み方法として、参加申込書を郵送・FAXで送る、または
２ これまでの問題点
これまでにあった申込みにおける問題点がいくつかある。
・ FAXで送られたものの中には文字が薄く、字がつぶれてしまったものがあり連絡先が分からなくな るケースがあった。
・ 送られてくるデータが紙ベースのため、受付担当者が手入力による電子データ化する必要があり手 間がかかる。
・ FAXが設置されている所からしか申込みができないため、申請者の手間がかかってしまう。
そこで、WEBシステム化することで受付担当者の申込内容・個人情報管理の手間が省け、また、申請者が 場所や時間に制限されず手軽に申込みでき、サービス向上が図れることから
PC
やモバイル端末から利用で きるWEB
申込みシステムの開発を行った。３ システム概要
システムには
Apache + PHP
を採用した。入力の流れとしてウィザード形式（必要な情報を入力し「次へ」ボタンを押し、順次入力を進めていく対話的方式）を採用した。さらに、入力された値をチェックする機 能を入れており、入力間違いや悪意ある攻撃の対策も行っている。参加内容・個人情報を入力後、最終確 認のページを表示し間違いがなければ、送信ボタンを押してもらう。ボタンを押した際に、
１、 申込者のメールアドレスへ入力情報をメール送信(申込者の忘備録)。
２、 ワーキンググループのメンバーへ入力情報をメール送信(担当者間の情報共有)。
３、 電子データ化し、ファイルに登録（情報管理）。
が同時に行われ、作業効率が上がるようにした。図１にシステムの流れを示す。
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４ まとめ
今回、「中学生を対象とした夏休みの自由研究に関する技術相談会」に向け、WEB申込みシステムの構築 を行った。本年度は１年目ということで試行として位置づけ、郵送・FAXなどの手段も残しつつシステム を稼働させた。申込み
105
名中27
名(25.7%)の方が本WEB
システムより申込みされた。システム導入の効 果としては、FAXで把握の難しさが多々あった申請者の連絡先が正確に把握できた。また、電子データが 自動生成されたことでFAX
データの入力作業量が減り、受付担当者の負担軽減が実現できた。今後は、FAXでの申込を廃止しシステムのみの申込にすることで
FAX
から電子データへの入力作業を無 くし担当者の負担を軽減することと、同時に、FAX専用の申込パンフレットを廃止することで、広告印刷 にかかるコストを自由研究相談の資料作成・製作費用に回すことが可能となり、より充実した自由研究相 談コンテンツを中学生に提供することが挙げられる。参加内容入力
図１ 申込システムの概要図
申請者の名前・住所・電話 番号、E-mail アドレスな どが入力される。これらの 情報は、招待状送付や自由 研究相談のテーマ担当者 との事前連絡に用いられ る。
プルダウンメニューを利 用して、自由研究テーマを 簡単に選択することがで きる。
夏休み自由研究相談会
HP
個人情報入力申請者
担当ワーキンググループ 申請者へ申込受理の確認メー ルを送信し、正しく申込が完了 したことをお知らせする。
受付受理の内容メールを 担当者に送信することで、
担当者間のリアルタイム な情報共有ができる。
受付内容を
Excel
形式の帳 票データとして自動作成す ることで、担当者の入力作 業軽減を実現している。登録完了のメールによるお知らせ
受付内容のメールによるお知らせ 帳票データの自動生成 業務を改善する２つの機能
申請者は、
