Google ドライブ を活用した
グループワーク方法 の提案
長崎県作業療法士会 事務局長・広報局長 福島 浩満
これまでの方法をそのままweb研修会
（グループワーク）に落とし込むと…
運営（講師）側の問題点
• 書記役、または参加者全員に事前に 各シートのデータ送信が必要
• グループワーク終了後にデータを返 送してもらわなくてはいけない
• 全体会での「発表」の際にスムーズ な画面表示ができるか不安がある
• Zoom内のチャットでファイルを受 け取り、開き、送り返すことも可能 だが、参加者全員に一定のスキルが 求められる
• 各グループの進行具合の確認が困難
グループ
書記
入力した意見は書記以外は確認できない。
確認するには「画面共有」操作が必要。
➝その都度時間と手間を要す。
➝書記役が限定される可能性がある。
スプレッドシート、ドキュメントアプリの 共同編集機能を利用する。
Googleスプレッドシート Googleドキュメント
• 他の参加者とスプレッドシート、ド キュメントを共有して、同時に共同 作業が行える。
• 入力と同時に自動的に保存されるた め、作業内容が失われる心配がない。
※ 誤った操作(削除等)も保存されるので注意が必要
• mailアドレスによる登録では閲覧権 限、コメント権限、編集権限を個人 やグループ毎に付与できる。
• mailアドレスによる共有登録せずと も、URL配布のみで共有（リンク共 有）が可能。
Microsoftでもone drive を介したWordやExcelの共同 編集は可能であるが、利用するにはoffice 365や一定 のバージョン以上等の制限がる。また、共有するま でにやや複雑な手順があり、PC環境やPCスキル等の 異なる参加者の研修会で利用するシステムとしては 不向きである。
Google ドライブ共有による
共同編集機能を使用したグループワーク
グループ
1つのファイル に皆で書き込む リアルタイムに 反映される
• 各グループのファイルを 閲覧し、進行具合の
チェックが可能(P7参照)。
• 必要に応じてzoomの チャットで指示やブレイ クアウトルームに入って の声かけに繋がる。
• 発表時のシートの画面共 有操作も運営側で可能。
• シートを返送してもらう 必要がない。
運営
2班 … ４班 … 6班 … 8班 … 10班 全班分が
確認できる
スプレッドシートの使い方によってはKJ法的な使い方も可能
共同編集中の画面
複数名で同じファイルにアクセス することができ、それぞれが入力 したものが、全ての共同作業者に リアルタイムで反映される。
自分以外の者が入力しようとして いる部分には、それぞれ異なる色 で操作エリアが示される。
アドレス登録による共有ではない ため、匿名で表示される。
参加者のグループワーク中のPC画面のイメージ
Zoomとスプレッドシート/ドキュメントの２分割表示で進めると作業しやすい
ビデオ会議でディスカッションしながら、グループの記録の入力・確認がリアルタイムで各自可能。
運営のグループワーク中のPC画面のイメージ
スプレッドシート/ドキュメントは同時に複数画面上に出しておくことができる。
• 各班のシートを開き、タブに出す。
• タブのシートタイトルをドラッグ&ドロップすると、
単独のブラウザが立ち上がる。
• 画面の大きさを調整して配置する。
• デュアルモニター仕様、もしくは大型モニターに 出力して確認する方が望ましい。
ドラッグ&ドロップ
各シート画面の大きさを調整
全ての班の進行具合がリアルタイムに確認できる
1班 2班 3班
4班 5班 6班
リンク共有の設定方法①
①右クリック
②共有可能なリンク を取得 を選択
④「リンクを知っている全員」
に変更する
グループ毎のフォルダを準備しておき、１班ずつ共有の設定を実行する
③クリック
リンク共有の設定方法②
⑤クリック
⑥「編集者」に変更する
⑦「リンクをコピー」をクリッ クしてリンクURLを取得する
フォルダをコピーしても、このリンクの設定は反映されない。
1つずつ（班の数だけ）設定する必要がある。
「リンクを知っている全員」、「編集者」に なっているのを確認したらリンクをコピーする
⑧「完了」で終了
リンク共有の設定方法③
取得したURLは別のスプレッドシートに貼り付けて管理しておく
班別にペーストする
※グループワークスタート時にコピペしてチャットで送る
ファシリテーターがその作業をするとスムーズに進行できる
（P14参照）
運営委員の「共有」登録、またはリンクURL
１階層上のフォルダ で「共有」を選択
各班のフォルダを入れた階層より1つ上の階層のフォルダを共有する
編集者にしておく
運営委員のメールを登録する Gmailの方が望ましい
Gmail以外だと 閲覧のみになる
その場合、リンクURLで 対応する
1階層上を選択
「共有」されると自身のGoogleドライブの
「共有アイテム」の中で確認できる
「オーナー」になるとマイドライブに移動します
円滑に運営するために
•
ファシリテーターを含めた運営委員のPCブラウザはchromeを推奨。
スプレッドシート などブラウザに依存するアプリケーションを画面共有する 場合、safariやEdge、Internet Explorerなど一部のブラウザでは参加者に画面 が反映しない。
•
講習会に参加するための端末はPCが望ましい。
iPadやAndroidタブレットでは、zoom使用中に他のアプリケーションを立ち 上げるとカメラがOFFになる（マイクはONのまま）。
•
グループワーク中はイヤホンマイク等を使用することが望ましい。
端末のマイクがタイピングの音を拾ってしまう。複数名でタイピングするな らさらにノイズが大きくなる。
リンクURLを参加者に伝える方法
① 事前に、もしくは直前にmail本文で連絡する
② 事前に、もしくは直前にPDF資料等のmail添付で連絡する
③ 講習会中、ブレイクアウトルーム実行後に、ファシリテー ターがチャットで連絡する
「リンクを知っている全員」が「編集者」という状況で進行す るため、可能な限り参加者以外の第三者にURLが渡らないよう、
③での伝達方法がオススメ。
チャット配信に問題が生じた場合の代替え案も確保しておくと良いかもしれません。
長崎県士会ではGASによるGmail配信を準備しています。
これまでの作業を 可能にするための 準備
作業手順
Fleekdriveよりダウンロードしたグループワーク用の各種資料はExcel、
およびWordファイルであるため、それぞれスプレッドシート、ド キュメントに変換して使用する必要がある。
データをそのままGoogleドライブに入れてもファイル形式はそのまま。
自動的にスプレッドシートやドキュメンとに変換できるようにするに は、設定を変更する必要がある。
ファイルをスプレッドシート、ドキュメント
に変換する
「アップロードしたファイ ルを変換する」にチェック を入れる。
これで
Excel → スプレッドシート Word → ドキュメント
などGoogleドキュメントエ ディタに自動的に変換され る。
ファイルをスプレッドシート、ドキュメント
に変換する
Google ドライブ以外 の場所に保存された ExcelやWordファイル が入ったフォルダごと、
ドラッグ&ドロップで 入れるだけで変換して くれる
ファイルをスプレッドシート、ドキュメント
に変換する
フォルダごと入れた演習用Excelシート、
報告書シートのファイルが変換されている。
フォルダの中のファイルが全てスプレッドシート、またはドキュメントに変換されている
グループワークの班ごとのフォルダを作る
新しいフォルダを作り、「１班」
などグループの名前をつけ、演習 シートと報告書シートのフォルダ を入れる。
１班のフォルダをコピー して、２班、３班…と 作りたいところだが、
Google ドライブ上では
「フォルダ」のコピー はできない。
班ごとのフォルダ量産方法①
元々保存していたGoogle ドライブ以外の場所で、演習シートと 報告書シートをいれた「班」のフォルダを作っておき、「班」
フォルダのごとのドラッグ&ドロップを繰り返す。
※この方法では変換 に少し時間がかかっ たり、エラーが起こ ることがある様です。
詳細はわかりません。
ChromeウェブストアのCopy Folderを利用する。
コピーしたい フォルダのURL をコピペする
（リンクURL） 自分のGoogle driver内のフォルダが
現れる。そこから任意のフォルダを 選択する。
班ごとのフォルダ量産方法②
「３班」のフォルダをコピーする フォルダの名称がココで変更 できる
コピーを保存する 場所の選択
フォルダのコピー の実行
Word 形式の報告書 への変換・作成
作業手順
各班のGoogleドキュメントを集約させる①
各班のフォルダがある階層に、集約させるためのフォルダを新規作成する
作業効率がいいだけです。どこに作っても構いません。
名前をつけて「作成」
各班のGoogleドキュメントを集約させる②
1班から順に処理をする
移動させるファイルを選択し、右クリック
「指定の場所へ 移動」を選択
２階層上に戻る
集約フォルダ を選択
移動を実行
移動後は参加者 は閲覧・編集は
できなくなる
GoogleドキュメントをWordファイルに変換する
全班のファイルを移 動したことを確認
ダウンロードする 集約フォルダを
右クリック
２班分が(1)、３班分が(2)…
６班分は(5)となる
複数のWordファイルを結合する
word文書を新規作成する。
「挿入」➝「テキスト」➝「オブジェクト」➝「ファイルからテキスト」を選択する。
ctrl+( )の付いていない1班のファイル から順番にクリックして挿入する
• 演習1シート、演習２シート、…演習7シートと、
順番にオブジェクト挿入作業を実行する。
• 適宜、改行を入れて全体の構成を調整する。
