SYNCNEL
サーバ操作マニュアル [ユーザ編]
v3.1.0
目次
1.
はじめに
4
2.
用語の定義
4
3.
コンテンツ操作ガイド
5
3.1.
コンテンツ一覧
6
コンテンツの並び順 6 3.1.1.3.2.
コンテンツの登録
6
ファイルのアップロード 6 3.2.1. フォルダの作成 8 3.2.2. URLの登録 8 3.2.3. デザインテンプレートの登録 10 3.2.4.3.3.
コンテンツメニュー
11
コンテンツの詳細設定 11 3.3.1. コンテンツの詳細設定(複数同時) 12 3.3.2. コンテンツの操作 13 3.3.3. コンテンツに関する便利機能 14 3.3.4.3.4.
コンテンツの検索
17
3.5.
コンテンツのタグ機能
19
4.
個人設定
20
4.1.
パスワードの変更
20
4.2.
言語やタイムゾーン・日時表記の変更
21
5.
トラブルシューティング
22
履歴
日付 リビジョン 内容 2017.2.8 3.1.0 コンテンツ上書き時のコメント入力機能について追記 2015.9.10 3.0.0 コンテンツ一覧、ファイルアップロードについて追記 2014.1.9 2.5.0 サーババージョンv2.5.0に併せて個人設定の項目を追記 2012.1.21 2.0 SYNCNEL2に併せて大幅に更新 2011.10.10 1.3 URL登録の新しい形式「Webアーカイブ」について追記 2011.10.2 1.2 トラブルシューティングの項目を追加 2011.9.20 1.1 コンテンツのタグ機能、複数コンテンツ設定変更についての記載を追加 2011.7.4 1.0 初版1. はじめに
SYNCNELはセキュリティを担保しつつiPadやiPhone等のスマートデバイスでドキュメントを共有する事のできるクラウド型ソ リューションです。サーバにファイルをアップロードするだけで、何台ものスマートデバイスでファイル(やURL)を共有する事が できます。 ファイルは予め定められたグループ定義によって然るべきメンバーの端末にダウンロードされ、一度取得されたファイルはオンラ インかオフラインに関係無く軽快に閲覧する事が可能です。一方でダウンロード済みファイルは暗号化の機構により保護されてお り紛失・盗難対策も万全です。 このマニュアルではSYNCNELを最大限に活用して頂く為、特にSYNCNELサーバのコンテンツ管理機能について詳しく解説し ております。SYNCNELを実際に使われる方で SYNCNEL サーバにコンテンツの登録や編集をされる方に読んで頂く事を前提と しています。 尚、SYNCNELサーバの各種管理機能については、SYNCNEL サーバ操作マニュアル [管理編]をご覧下さい。
2. 用語の定義
用語 解説 ユーザ SYNCNELを使用されるかた 当人の役割に応じて、「マネージャ」「一般ユーザ」「ゲスト」「端末利用の み」の4種類から権限が割り当てられる グループ 任意数のユーザが所属する組織に対応するSYNCNEL上の概念 ユーザは複数のグループに所属する事が出来る 同期ポイント ファイルシステムにおけるディスクドライブに相当するSYNCNEL独自の概念 無制限に多段フォルダ構想を持つ事ができ、契約時の容量制限または管理者によ り同期ポイントに設定された容量上限に達しない限りは任意数のコンテンツを格 納する事ができる コンテンツ 同期ポイント配下に格納したファイルやURLまたはフォルダの総称 デバイス、または、端末 SYNCNELに接続する持ち運び可能な端末の総称(いわゆるモバイル端末) iPad, iPhone, Android端末, Windows Phone等が該当するただし2011年7月現在のSYNCNELクライアントはiOSデバイスにのみ クライアント SYNCNELに接続する端末の別呼称
3. コンテンツ操作ガイド
ログイン後に表示される画面には閲覧(または編集)可能な同期ポイントの一覧が表示されます。 同期ポイントは、既存のファイルシステムでいうところのディスクドライブに相当します。クリックするとその中のツリー構造を 見る事ができます。 残容量が少なくなってきましたら不要 なファイルを削除するか、管理部門に 容量追加の依頼をして下さい コンテンツの全選択用のチェ ックボックス。画面に表示さ れているコンテンツが全て選 択された状態になります。そ のまま複数のコンテンツを同 時に、「コピー」「移移動」 「削除」する事ができます。 同期ポイント内のルートからのパスを 表現しています。クリックで、当該フ ォルダに表示を切り同期ポイント内の ルートからのパスを表現しています。 クリックで、当該フォルダに表示を切 り替えることができます 同期ポイントの一覧で す。ログインしている本 人が閲覧(または編集)が 可能なもののみが表示さ れます。SYNCNELでは以下のものを全て「コンテンツ」と呼んでいます。 用語 解説 フォルダ ファイルやURLを自由に格納出来る フォルダ内にはまた別のフォルダを含める事が出来る。階層は無制限 ファイル いわゆる既存ファイルシステムにおけるファイルと同義 PDFファイル、画像ファイル、Wordファイル、Excelファイル、動画ファイル...等々 URL ファイルのような実態ではないが、参照先としてURLを登録する事も出来る グループ内でブックマークを共有出来るのと同義 3.1. コンテンツ一覧 コンテンツ一覧では各コンテンツに対して様々な操作を実行できます。 コンテンツの並び順 3.1.1. コンテンツをアップロードすると一覧の末尾に追加されますが、並び替えを行うことでWebブラウザや端末アプリにおいて任意 の並び順で表示できます。よく使うコンテンツを上位に配置することによりアクセスしやすくなります。 なお、並び順の設定はユーザ単位ではなく、全ユーザ共通です。 3.2. コンテンツの登録 同期ポイントに対して編集権限がある場合、ユーザは自由にコンテンツを登録する事ができます。コンテンツの種類毎に登録用イ ンターフェースが用意されています。 ファイルのアップロード 3.2.1. SYNCNELサーバには任意のファイルをアップロードできます。iPad/iPhone等のデバイスでは閲覧出来ないファイルも登録する 事が出来ます(デバイス側で表示出来ないだけです)。また、フォルダ単位の一括アップロードには対応しておりません。 コンテンツの種別（フォルダ ／ファイル／URL）に対応し たアイコンが表示されます。 コンテンツのプレビューファイ ルが存在する場合にアイコンが 表示されます。 コンテンツメニューを表示しま す。詳細は3.3項をご参照くだ さい。 コンテンツの並び順を変更します。 名称をクリックすると種別に応じて以下のように 動作します。 -フォルダ：当該フォルダに移動 -ファイル：当該コンテンツをダウンロード - URL：WebブラウザでURLを開く
ファイルオープンダイアログから 「ファイルアップロード」ボタンをクリックすると、オープン用ダイアログが表示されます。(MacでもWindowsでも同様) ここでアップロードしたいファイルを選択するとファイルがアップロードされます。アップロードされたファイルはSYNCNELサ ーバに格納されて、当該同期ポイントが閲覧出来る全てのユーザのデバイスに新規の追加コンテンツとして通知されます。(クラ イアントが同期ポイント情報を更新した時) 使用ブラウザがFirefoxかChromeの場合、[ctrl]ボタンを押しながらファイルをクリックする事で複数のファイルを選択してアッ プロードする事も出来ます。 ブラウザへのドラッグ&ドロップから
使用ブラウザが FirefoxまたはChrome の場合、ブラウザ上にドラッグ&ドロップすると、ファイル単体ではもちろんのこと2つ 以上の複数ファイルでも同時にアップロードする事ができます。また、使用OSがMacOSXの場合に限りブラウザSafariでも同 様にドラッグ&ドロップによるアップロードが可能です。本機能はWindowsのInternetExplorerでは使用出来ません。
アップロード時のファイル上書きについて
同一名称のファイルが既に存在する場合、上書きしてアップデートするかどうかを確認するダイアログが表示されます。上書き時 に自由にコメントを残す事が出来ますので任意の文字列を指定して下さい。入力したコメントは「コンテンツの説明文」として登 録され、タブレット上からも確認することができます。
アップロード時の上限ファイルサイズについて
ファイルの上限サイズは500MBytesとなっています。500MBytesを越える大容量ファイルは現在のSYNCNEL Serverにはアップ ロードできませんので予めご了承下さい。 ファイルアップロードが出来ないときは 「ファイルアップロード」ボタンのクリックまたはドラッグ＆ドロップでアップロードに失敗する時は、「ファイルアップロード が出来ない方はこちら」リンクをお試しください。 ブラウザへの依存が少ないシンプルなアップローダをご利用いただけます。 但し、複数ファイルを一括選択することは出来ません。また、上限サイズは100MBytesになります。 フォルダの作成 3.2.2. 「フォルダ作成」ボタンをクリックすると、フォルダ名の指定を促すダイアログが表示されます。作成したいフォルダの名称を指 定して「実行する」ボタンを押して下さい。 フォルダの名称には /(スラッシュ) や ?(クエスチョンマーク) を含める事が出来ません。 URLの登録 3.2.3.
「URLの登録」ボタンをクリックすると、URL情報の入力を促すダイアログが表示されます。登録したいURLや名称、説明文等 を指定して、「実行する」ボタンを押して下さい。
種類 解説 URLリンク 指定したURLへアクセスするリンクを登録します クライアント側では、オンラインである事を前提にブラウザで表示される事になります (iOSクライアントの場合は内蔵ブラウザで表示) Webアーカイブ オフラインでも閲覧可能な形式で登録します(URL で指定された先のデータを一括保存登 録します)。クライアントでのみ閲覧が可能です。URL で指定されたページの仕様によっ ては、見た目や機能が制限される場合があります。 デザインテンプレートの登録 3.2.4. SYNCNELクライアントの v2.0.0 以降で用意された「アイコンモード」に適用するデザインテンプレートを設定する為のボタンで す。「デザインテンプレートの登録」ボタンをクリックすると zip ファイルを登録できるダイアログが現れます。 デザインテンプレートファイルを登録すると以下のような状態になります。 デザインテンプレートについては SYNCNEL デザインガイドのマニュアルを御参照下さい。
3.3. コンテンツメニュー コンテンツの行の右側に表示されている鉛筆アイコンをクリックすると、コンテンツメニューが表示されます。コンテンツメニュ ーでは各コンテンツに対する操作や情報確認などが可能です コンテンツの詳細設定 3.3.1. コンテンツメニューで「詳細設定」を選択すると、コンテンツに対する様々な情報を確認・設定する事が出来ます。 項目名 説明 コンテンツ種別 ファイル、フォルダ、URLの3種類からコンテンツの種別を表示 コンテンツのパス コンテンツが格納されている場所を示す文字列
SYNCNEL URL アプリ間の連携等に使用するコンテンツ固有のURL
名称 コンテンツの名前。コンテンツの種類がファイルの場合はファイル名に相当する 説明文 コンテンツに対する説明文。任意に設定が可能でクライアント側で表示される情報 タグ コンテンツを整理・検索するのに使用することができる
閲覧可能な期間 文字通りコンテンツの閲覧可能な期間を日時で指定できる(開始日時・終了日時の片方だけでも 良い)。指定期間外になった場合、クライアント側では存在しないものと見なされる。
コンテンツの詳細設定(複数同時) 3.3.2. 複数のコンテンツを選択した状態で「編集」ボタンをクリックすると、選択された複数コンテンツの情報を一度に設定する事がで きます。複数のコンテンツに同じ有効期限を設定したい時や、同じ説明文を指定したい時に便利です。 「編集」ボタンをクリックすると以下のような複数同時設定用の画面が表示されます。 「変更する」「変更しない」がクリックする度に切り替わります。設定内容を入力し、「変更する」ボタンをクリックするとチェ ックボックスで選択されていた複数のコンテンツに同じ値が設定されます。
コンテンツの操作 3.3.3. コピー・移動 コンテンツメニューで「コピー」や「移動」を選択すると、その先となるフォルダを指定するダイアログが表示されます。 対象となるコンテンツが含まれる同期ポイント内のフォルダ一覧が階層構造で表示されます。コピーまたは移動したい先を選択 し、「実行する」をクリックするとコピーまたは移動されます。 異なる同期ポイントにコピー・移動する事も可能です。「異なる同期ポイントへコピーする(移動する)」をクリックすると同期ポ イントを選択するよう促されますので、選択した後、ターゲットとなるフォルダを選択して下さい。 またフォルダを選択する際にフォルダ名右隣の「+」ボタンをタップすると当該フォルダ直下にフォルダ作成する事ができます。 尚、「コピー」と「移動」では対象とするフォルダ内に既に同一名ファイルが存在している場合、その旨を表示した上でコピー・ 移動処理をキャンセルします。
削除 コンテンツメニューで「削除」を選択すると、確認ダイアログが表示されます。 削除する場合は「実行する」ボタンをタップして下さい。当該コンテンツが削除されます。 コンテンツに関する便利機能 3.3.4. プレビュー表示と設定 コンテンツの各行に表示される虫眼鏡アイコンをタップすると、 そのコンテンツのプレビューを表示することが出来ます。 カーソルキーの左右キーで同一フォルダ内に含まれる他コンテンツのプレビューも順番に表示する事ができます。また、プレビュ ー表示の最下部にあるファイル名リンクをクリックする事で当該のファイルをダウンロードする事も出来ます。 更に、プレビューの画像は、コンテンツメニューの「プレビュー設定」機能を使用する事で任意の画像をプレビューとして指定す る事が出来ます。 「プレビュー用ファイルをアップロード」ボタンをクリックするか、ファイルをドラッグ&ドロップするかのいずれかの方法で登 録して下さい。
履歴
コンテンツメニューの「履歴」をクリックすると、当該のコンテンツの操作履歴を直近90日分に限り閲覧する事が出来ます。
公開 URL を発行 コンテンツメニューの「公開URLを発行」をクリックすると、当該のコンテンツをSYNCNELユーザでなくともダウンロード出 来る一時的なURLを発行する事ができます。 本機能を使用する事で、通常業務において直接ファイルをメール添付するのではなく、ダウンロード用URLを伝達するだけで済 むようになります。(メールサーバの負荷対策にもなるだけでなく、メールサーバに添付容量上限がある場合の代替案にもなりま す) 項目名 説明 アクセス可能回数 ダウンロード用URLを介してファイルをダウンロード出来る回数を指定します(1以上) アクセス期限 ダウンロード用URLをいつまで有効にしておくかを指定します(任意) 日時を指定しない場合は、アクセス可能回数が 0 にならない限りダウンロードが可能なままと なります。 パスワード ダウンロード用URLからファイルをダウンロードする際にパスワード入力を要求します(任意) パスワードを指定しない場合は、ダウンロード用 URL さえ分かれば誰でもダウンロード可能と なります 各項目を設定して「実行する」ボタンをクリックすると、一時公開用URLが発行されます。 このURLをメール等で伝達する事で、一時的にダウンロードさせる事ができるようになります。
3.4. コンテンツの検索 指定した同期ポイント配下のコンテンツを検索する事ができます。 「絞り込み表示」ボタンをクリックすると検索窓が表示されますのでキーワードを入力して下さい。「検索する」ボタンをクリッ クすると検索結果が表示されます。検索欄に入力されたキーワードが、コンテンツのファイル名、説明文、タグのいずれかに含ま れているかどうかでマッチングします。 高度な検索条件の指定 「検索」ボタンの右側「＋」ボタンから、より高度な条件を指定する事ができます。 「＋」ボタンをタップすると このように高度な条件を指定する為のメニューが現れます。以下のような条件を指定する事が出来ます。
項目名 説明 コンテンツの種別 コンテンツが「フォルダ」「ファイル」「URL」のいずれかを指定出来ます コンテンツの登録日 コンテンツの登録日時を基準に条件指定出来ます コンテンツの最終更新日 コンテンツを更新した最終日時を基準に条件指定出来ます ファイルの最終更新日 ファイルの最終更新日時を基準に条件指定出来ます 閲覧可能期間の開始日 閲覧可能期間の開始日時を基準に条件指定出来ます 閲覧可能期間の終了日 閲覧可能期間の終了日時を基準に条件指定出来ます 閲覧可能状態 コンテンツが閲覧可能「開始前」なのか、「可能」中なのか、閲覧可能期間を「終了」し ているのか、の3種類から条件指定出来ます プレビューの設定 プレビュー画像(サムネイル画像)の設定がされているかどうかで条件指定出来ます デザインテンプレートの設定 デザインテンプレートの設定がされているかどうかで条件指定出来ます これらを組み合わせる事で効率的に目的のコンテンツを探し出す事が出来ます。条件は幾つでも増やす事が出来ます。「＋」ボタ ンクリックで条件を追加し、「ー」ボタンクリックで当該条件を削除する事ができます。尚、条件指定はすべてAND演算となり ます。OR演算は指定出来ません。 (例) 「紹介」というキーワードを含み、且つコンテンツの種類が「ファイル」で、且つ登録日が2012年1月1日以前で、且つ閲 覧可能状態であるコンテンツを検索する場合の条件指定 また、検索キーワードをスペースで並べる事でAND検索を行う事も出来ます。 (例) キーワード「紹介」と「pdf」を含むコンテンツ一覧を検索
3.5. コンテンツのタグ機能 コンテンツの詳細設定画面からコンテンツにタグを付ける事が出来ます。タグを活用する事で、コンテンツの属性管理を行った り、コンテンツを階層構造とは別の切り口で探す事が出来るようになります。コンテンツにタグが設定されている場合、コンテ ンツの一覧表示で下図のように表示されます。 タグの名称をクリックすると、当該タグが付与されたすべてのコンテンツ(同期ポイント内に限る)を一覧表示させる事が出来ま す。タグの付与は、ファイルでもフォルダでもURLに関わらず任意のコンテンツに行う事ができます。 タグは、コンテンツの詳細設定画面で設定します。「タグを設定する」をクリックすると 当該のコンテンツが属する同期ポイント内で付与可能なタグ候補一覧がボタンとして表示されます。
濃い灰色表示 コンテンツに対するタグとして指定されている状態を表す。解除する場合はクリックする。 薄い灰色表示 コンテンツに対するタグとして指定されていない状態を表す。当該コンテンツのタグとして指 定する場合はクリックする。 タグ候補一覧に付与したいタグが存在しない場合や初めてタグを付与する場合は、「新しいタグ」をクリックします。 タグを作成するダイアログが表れますので任意の文字列を入力して下さい( , カンマは使用出来ません)。自動的に当該タグがコン テンツに付与され、同時にタグ一覧にも表示されるようになります。 同期ポイント内で使用出来るタグ一覧 同期ポイント内のコンテンツ一覧表示中に、画面右上の「タグ一覧」ボタンをクリックする事で、当該同期ポイント内で使用でき るタグ(タグ候補)を一覧表示する事ができます。 使用されているタグ一覧だけでなくタグがそれぞれ何個のコンテンツに付与されているかの統計情報も閲覧する事ができます。
4. 個人設定
4.1. パスワードの変更 [個人設定]→[パスワードの変更]画面でパスワードを変更する事ができます現在のパスワードと新しいパスワードを入力し、「実行する」ボタンをクリックして下さい 4.2. 言語やタイムゾーン・日時表記の変更 [個人設定]から言語やタイムゾーン・日時表記を変更することが出来ます。 項目名 初期値 説明 言語 SYNCNEL管理の設定に依存 表示言語を設定します。日本語/英語のいずれかを選ぶ事ができま す。 タイムゾーン SYNCNEL管理の設定に依存 タイムゾーンを設定します。 日時の表記 SYNCNEL管理の設定に依存 日時表記を設定します。
5. トラブルシューティング
ログイン後に ”リソースが存在しません” というエラーが表示されて先に進めない 複数アカウントを使い分けている場合にブラウザのキャッシュの関係で発生する事があります。お使いのブラウザのキャッ シュやCookieを全て削除して頂き、更にブラウザを再起動して頂いた上で改めて御確認下さい。 それでも現象が治らない場合は、販売店の担当者にご連絡下さい。 尚、“リソースが存在しません” というエラー表示は少なくともログインには成功している事を意味しますので、管理画面 URLのトップ https://[サーバ名].syncnel.biz/ に明示的に入力してアクセスする事で通常の御利用を頂く事は可能です。 ファイルがアップロードできない ファイルサイズが500MBytesを越えるファイルでないかどうかご確認下さい(SYNCNEL Server は500MBytes以上のファイ
ルをアップロードする事が出来ない仕様となっております)
ファイル名が ? 表記されている等、文字化けしていないかどうかご確認下さい。ファイル名が文字化けしている場合、正し
