閲覧クライアント操作マニュアル｜MeetingPlazaペーパーレス会議

－効率的な会議運営を可能とするペーパーレス会議－

MeetingPlaza

ペーパーレス会議

Version4.0

閲覧クライアント

操作マニュアル

NTT テクノクロス株式会社

2018 年９月

マニュアルの種類

本書は「MeetingPlaza ペーパーレス会議 クライアント操作マニュアル」となります。 会議参加者向けの操作方法を示したマニュアルです。 MeetingPlaza ペーパーレス会議には次のマニュアルがあります。 目的に応じて参照して下さい。

会議室の予約・管理に関するマニュアル

 会議室管理マニュアル

会議への参加、資料の準備に関するマニュアル

 会議参加マニュアル

会議開催中の操作に関するマニュアル

 閲覧クライアント操作マニュアル(本書)

目次

1 はじめに... 5

1-1 動作環境 ... 5

1-2 動作確認済み OS/ブラウザ ... 5

1-3 動作確認済みハードウェア ... 6

1-4 本マニュアルでの記法の説明 ... 6

2 運用上の基礎知識 ... 7

2-1 会議室の種類 ... 7

2-2 会議中の権限 ... 8

2-3 会議室の優先順位 ... 8

3 会議への入室方法 ... 9

3-1 常設会議室への入室 ... 9

3-1-1 常設会議室エントランスから入室する ... 9

3-1-2 QR コードから入室する ... 11

3-1-3 登録ユーザーログインページから入室する ... 12

3-2 予約会議室への入室 ... 13

4-3 資料の切り替え ... 18

4-4 ページの切り替え ... 19

4-5 画面の拡大・縮小 ... 20

4-6 資料の回転 ... 21

4-7 モード変更ボタン ... 22

4-8 メニューウィンドウ ... 23

4-9 同期 ... 24

4-10 プレゼンター ... 25

4-11 退室 ... 26

5 描画機能... 27

5-1 描画 ... 27

5-2 共有描画 ... 28

5-3 レーザーポインタ ... 29

6 テキストメモ機能 ... 30

6-1 個人テキストメモ ... 30

6-2 共有テキストメモ ... 31

7 プレゼンターの機能 ... 32

7-1 プレゼンターになる ... 32

7-2 プレゼンターをやめる ... 33

7-3 資料/ページの同期 ... 33

8-3 プレゼンターに指名/解除 ... 37

8-4 共有権限の操作 ... 38

8-5 参加者の強制退出 ... 39

9 設定機能... 40

9-1 描画を表示する ... 40

9-2 メニューバーの位置を変更 ... 41

9-3 メニューバーを表示する ... 41

10 困ったときは ... 42

10-1 サポートお問い合わせフォーム ... 42

10-2 クライアントログの取得 ... 43

11 付録 ... 46

11-1 キーボードショートカット ... 46

1 はじめに

この度は、MeetingPlaza ペーパーレス会議をご利用いただき誠にありがとうございます。 本書は、MeetingPlaza ペーパーレス会議の会議の参加方法、閲覧クライアントの使い方に ついて簡単に説明したものとなります。 本書の内容をよくお読みいただき、MeetingPlaza ペーパーレス会議のご利用にお役立て下 さい。

1-1 動作環境

MeetingPlaza ペーパーレス会議は画面解像度が 640[pixel]×480[pixel]以上の端末であ る事、及び、HTML5, CSS3, JavaScript をサポートしている Web ブラウザ上で動作しま す。 ただし、全ての環境で動作を保証するものではありません。

1-2 動作確認済み OS/ブラウザ

弊社で動作を確認できた OS と ブラウザの組み合わせとなります。 OS ブラウザ Windows Internet Explorer 11 Microsoft Edge Mozilla FireFox Google Chrome Mac Safari(MacOS X 10.12 以降) Google Chrome

Android Google Chrome(Android 7.0 以降) Mozilla FireFox

1-3 動作確認済みハードウェア

動作確認済みの個別の端末名称です。Android は OS バージョンが同一でも機種によっ て動作が異なる事があります。

OS ハードウェア

Windows Microsoft Surface 4(Windows 10 Creaters Update) Mac MacBook Pro 13-inch(MacOS High Sierra 10.13.3) Android Huawei MediaPad(Android 7.0)

LAVIE Tab E TE508/HAW(Android 7.1.1) iOS iPad Pro(iOS 11.2.1)

iPad mini(iOS 10.2.1)

1-4 本マニュアルでの記法の説明

本書では、記述内容に関連するヒントや注意を、次のように示します。 ヒントまたは注意の内容。

2 運用上の基礎知識

本章では、本システムをご利用するに当たり必要となる概念の説明を行います。

2-1 会議室の種類

本システムにおいてアップロードした資料やテキストメモなどの共有範囲は会議室とい う単位で管理されます。 資料のアップロード、進行の同期、共有テキストメモの同期などは、同じ会議室に入室し たユーザーが対象となります。 会議室は 2 種類あり、用途に応じて使い分けていただく事が可能です。 会議室の種類 説明 常設会議室 会議室管理者が運用する常設型の会議室です。 利用時間を限定せず、事前の参加者登録の必要が無い為、何時で も気軽にご利用いただけるオープンな会議室です。 予約会議室 会議予約の権限を持つアカウントが運用する予約型招待制の会議 です。 開催日時を指定する事ができ、指定された期間の間のみ利用する 事ができます。 会議予約時に参加者を予約する為、指定したユーザーのみ参加で きるクローズドな会議を行う事ができます。

2-2 会議中の権限

会議参加者には種類があり、会議中に使用できる機能が異なります。 参加者の種類 説明 司会者 会議の司会進行を行うユーザーです。 司会者権限が付与されたユーザーが入室した場合、又は常設会議では 「司会者として会議に参加」ボタンを押して入室した場合に司会者と なります。 参加者の共有テキストメモやプレゼンターの権限操作、プレゼンター の指名など、会議進行の機能を使用する事ができます。 共有テキストメモ、プレゼンターの権限を付与された状態で入室しま す。 一般 司会者権限の付与されていない登録ユーザー、予約会議に招待された ユーザーで一般権限が付与されているユーザーが入室すると一般ユー ザーになります。 入室時は共有テキストメモ、プレゼンターの権限は付与されません。 ゲスト 登録されたユーザーでない、又は招待されたユーザーではない、不特 定なユーザーです。個人テキストメモの保存がされません。 入室時は共有テキストメモ、プレゼンターの権限が付与されません。

2-3 会議室の優先順位

同時に開催している会議の数が「同時利用会議室数」の上限を超えると、上限を超えた分、 優先度の低い会議から順番に終了します。

3 会議への入室方法

本章では会議室に入室する手順について説明します。

3-1 常設会議室への入室

常設会議室は利用時間を限定せず、事前の参加者登録の必要がありませんので、気軽に使 用できるオープンな会議室です。 常設会議室に入室する方法は幾つかあり、本節ではこれら方法について説明します。

3-1-1 常設会議室エントランスから入室する

常設会議室エントランスは直接ログイン URL もしくは常設会議室エントランスの QR コ ードからアクセスする事ができます。 この方法では特に登録の必要が無く、端末さえあれば誰でも参加が可能です。 ただし、「ゲスト」ユーザーとして入室する事になるので、個人テキストメモは保存されま せん。 常設会議室エントランスにアクセスすると、常設会議室の一覧が表示されます。 入室したい会議室の会議室名のボタンを押し、展開されるボタンから「会議に参加」を押 すと「一般」ユーザーとして会議室に入室します。

「司会者」として入室する場合は[管理]ボタンを押し、更に展開されるボタンの中から「司 会者として会議に参加」ボタンを押します。

「ゲスト」ユーザーとして入室する場合 「司会者」ユーザーとして入室する場合

なお、閲覧キーワードが設定されている場合は閲覧キーワードの入力を求められます。 閲覧キーワードについては会議室管理者にお問い合わせ下さい。

3-1-2 QR コードから入室する

会議室に紐付いた QR コードを端末で読み取り入室する事が可能です。 QR コード読み取りアプリケーションで QR コードを読み取り、読み取った URL をブラウ ザで開く事で会議室に入室する事ができます。 QR コードから入室した場合は「ゲスト」ユーザーとして入室する事となり、個人テキス トメモは保存されません。

3-1-3 登録ユーザーログインページから入室する

登録ユーザーでログインし、上部の[常設会議室]タブを選択すると、登録ユーザー常設会 議ログインページが表示されます。 会議室管理者が作成した常設会議室一覧が表示されますので、入室したい会議室のボタン を押し、「会議に参加」ボタンを押すと、会議に入室する事ができます。 登録ユーザーで常設会議室に入室した場合は、個人を識別できる形での入室になり「一般」 ユーザーとして入室します。 司会者権限が付与されたユーザーの場合は、入室の際「司会者」ユーザーとして入室しま す。 登録ユーザーとして会議に入室した場合は個人テキストメモが保存され、再度会議室に入 室した時に個人テキストメモが復元されます。 なお、表示される会議室はユーザー登録時に許可されたもののみです。

3-2 予約会議室への入室

予約会議室は招待制の会議室です。 会議予約時に参加者を登録する為、指定したユーザーのみ参加できるクローズな会議を行 う事ができます。 本節では予約会議室の入室方法について説明します。

3-2-1 招待メールの URL/QR コードから入室する

予約会議では、招待されたユーザー宛に会議招待メールが自動配信されます。 メールに添付された入室用の URL 及び QR コードを利用する事で、予約会議エントランス ページに移動する事ができます。 予約会議エントランスから会議に入室する方法は[3-3 予約会議エントランスページ]を参 照下さい。

3-2-2 登録ユーザーポータルページから入室する

登録ユーザーポータルページには招待されている会議のリンクが表示されます。 このリンクから予約会議エントランスページへ移動する事ができます。

予約会議エントランスから会議に入室する方法は[3-3 予約会議エントランスページ]を参 照下さい。

3-3 予約会議エントランスページ

予約会議エントランスページの[閲覧する]ボタンを押す事で、会議室に入室します。

閲覧キーワードが設定されている場合はキーワード入力画面が表示されるので、閲覧キー ワードを入力し、「ログイン」を押します。

4 基本機能

本章では基本的な機能について説明します。

4-1 基本画面

ペーパーレス会議室に入室すると、以下の様な画面が表示されます。

4-2 メニューバー

画面下部にある操作バーを「メニューバー」と呼びます。 メニューバーでは資料の切り替え、ページの切り替えなどの操作を行う事ができます。 また、メニューバーは同期の状態と色の状態がリンクしており、状態が一目で確認できま す。

メニューバーが青色表示の場合 資料とページの状態がプレゼンター に同期します。 メニューバーが緑色表示の時 非同期状態となり、個々で自由に閲 覧ができます。 メニューバーが橙色表示の時 自身がプレゼンター状態のときは橙 色になります。 プレゼンターについての詳細は[7 プレゼンターの機能]を参照下さい。

4-3 資料の切り替え

メニューバーの左側にある資料名が表示されたボタンを押すと、配信中資料の一覧がサム ネイル表示されます。

4-4 ページの切り替え

メニューバーの[<][>]ボタンを押すとページの移動ができます。

タッチ操作に対応した端末では左右のスワイプ動作を行う事でページの切り替えが可能で す。

4-5 画面の拡大・縮小

表示される資料は基本的に画面に合わせてサイズ調整がなされます。

タッチ操作対応な環境ではピンチ操作を行う事で画面の拡大・縮小ができます。

タッチ操作が非対応の環境ではメニューバーの左下に拡大倍率を選択できるボックスが表 示され、こちらから任意の倍率を選んで拡大・縮小する事ができます。

4-6 資料の回転

メニューバーの左下に資料回転角度を設定するボックスが表示され、こちらから任意の角 度を選んで資料を回転する事ができます。

4-7 モード変更ボタン

メニューバーの右下に表示されているアイコンが「モード変更ボタン」です。 モード変更ボタンはモードの状態に同期しており、今どのモードであるかが確認できます。 モードを変更するとアイコンに変わり、ボタンを押す事で閲覧モードと対応したモードを 切り替える事が可能です。 アイコンとモードの対応は以下の表の通りとなります。 描画モード 共有描画モード レーザーポインタモード テキストメモ編集モード (非点灯時は閲覧モード) 各種モードについては[5 描画機能]で説明します。

4-8 メニューウィンドウ

メニューバーの右にある丸いボタンを押すとメニューウィンドウを開く事ができます。 メニューウィンドウではモードの切り替えや各種設定などの操作を行う事ができます。 これらの機能は[5 描画機能]、[6 テキストメモ機能]で解説します。 メニューウィンドウの上部にある[設定]ボタンを押すと、メニューウィンドウのページが 切り替わります。 上部に設置された[i]ボタンを押すとバージョン情報を確認できます。 メニューウィンドウを閉じるにはメニューウィンドウの外を押す、メニューウィンドウを 押す、右上の[×]ボタンを押す、の何れかの方法を行います。 権限のない項目はグレーアウトします。

4-9 同期

メニューバーにある「同期」ボタンを押す事で同期状態を切り替える事ができます。 メニューウィンドウにある「同期」ボタンでも同じように同期状態の切り替えを行う事が できます。 同期状態では資料とページの状態がプレゼンターの状態と同期します。 同期状態はメニューバーの色で判断する事ができます。 詳しくは[4-2 メニューバー]を参照下さい。

4-10 プレゼンター

メニューウィンドウの「プレゼンター」ボタンを押すと、プレゼンターになる事ができ ます。

この項目はプレゼンター権限のあるユーザーのみ有効になります。

4-11 退室

メニューウィンドウの上部に設置された[退出]ボタンを押すと、参加中の会議から退出 し退出画面へ移動します。

5 描画機能

本章では参加者が行える描画機能について説明します。

5-1 描画

メニューウィンドウの描画機能カテゴリにある「描画」ボタンを押すと、描画モードの 切り替えを行う事ができます。 描画モードでは、資料上をマウスでドラッグ/指でなぞる動作を行う事で手書きのメモを残 す事ができます。 描画した内容はページ単位で記憶されます。 書き込んだ内容は青色の線で表示され、他の参加者には共有されません。 書き込んだ内容を消去するには、同カテゴリにある「描画の消去」ボタンを押す事で、現 在閲覧しているページの描画を全て消去します。 なお、描画モードになると「描画」ボタンが点灯し、「モード変更ボ タン」のアイコンが青色のマーカーアイコンに変わります。 モード変更ボタンについては[4-7 モード変更ボタン]を参照下さい。

5-2 共有描画

メニューウィンドウの描画機能カテゴリにある「共有描画」ボタンを押すと、共有描画モ ードの切り替えを行う事ができます。 この機能は共有権限のあるユーザーが利用可能です。 共有描画モードでは、資料上をドラッグ/指でなぞる動作を行う事で、手書きのメモを残す 事ができます。 描画した内容はページ単位で記憶されます。 書き込んだ内容は赤色の線で表示され、他の参加者の画面にも表示されます。 書き込んだ内容を消去するには、同カテゴリにある「共有描画の消去」ボタンを押す事で、 現在閲覧しているページの共有描画を全て消去します。 他のユーザーの共有描画も消去しますのでご注意下さい。 なお、共有描画モードになると「共有描画」ボタンが点灯し、「モー ド変更ボタン」のアイコンが赤色のマーカーアイコンに変わります。 モード変更ボタンについては[4-7 モード変更ボタン]を参照下さい。

5-3 レーザーポインタ

メニューウィンドウの描画機能カテゴリにある「レーザーポインタ」ボタンを押すと、レ ーザーポインタモードの切り替えを行う事ができます。 この機能は共有権限のあるユーザーが利用可能です。 レーザーポインタモードでは、資料上をドラッグ/指でなぞる動作を行う事で、緑色の軌跡 を一筆のみ残す事ができます。 再度描き込むと前のレーザーポインタの軌跡が消え、新しい軌跡が表示されます。 レーザーポインタの軌跡は他の参加者の画面に表示されます。 自身のレーザーポインタの軌跡を消去するには、同カテゴリにある「レーザーポインタの 消去」ボタンを押します。 他のユーザーのレーザーポインタの軌跡も消去しますのでご注意下さい。 なお、レーザーポインタモードになると「レーザーポインタ」ボ タンが点灯し、「モード変更ボタン」のアイコンが緑色のポインタ アイコンに変わります。 モード変更ボタンについては[4-7 モード変更ボタン]を参照下さ い。

6 テキストメモ機能

本章では参加者が行えるテキストメモ機能について説明します。テキストメモ機能は、キ ーボード入力でテキストを保存できる機能です。

6-1 個人テキストメモ

メニューウィンドウのテキストメモカテゴリにある「個人テキストメモ」ボタンを押すと、 現在閲覧しているページの個人メモ一覧が表示されます。 「個人メモ作成」を押すと、新規個人メモ作成が表示されテキストの入力を行う事ができ ます。 また、「保存」ボタンを押す事で、テキストメモを残す事ができます。 個人テキストメモはページ単位で複数保存する事ができます。 個人テキストメモは、他の参加者には共有されません。

6-2 共有テキストメモ

メニューウィンドウのテキストメモカテゴリにある「共有テキストメモ」ボタンを押すと、 現在閲覧しているページの共有メモ一覧が表示されます。 「共有メモ作成」を押すと、新規共有メモ作成が表示されテキストの入力を行う事ができ ます。 また、「保存」ボタンを押す事で、テキストメモを残す事ができます。 共有テキストメモはページ単位で複数保存する事ができます。 共有テキストメモは、他の参加者には共有されます。 共有テキストメモを編集するには、「編集」ボタンを押してメモ編集を表示させ行います。 共有テキストメモを削除するには、「削除」ボタンを押します。 他のユーザーの共有テキストメモも消去しますのでご注意下さい。

7 プレゼンターの機能

プレゼンターは会議資料の同期、つまり、プレゼンターのものと同じページを他のユーザ ーに表示させる事ができます。 本章ではプレゼンターになる方法、やめる方法、プレゼンターが行える機能について説明 します。

7-1 プレゼンターになる

プレゼンターになるにはメニューウィンドウから「プレゼンター」ボタンを押します。 「プレゼンター」ボタンはプレゼンター権限を持つユーザーのみ有効になります。 プレゼンター状態になるとメニューバーの色が赤色になり、メニューウィンドウの「プレ ゼンター」ボタンが点灯した状態になります。

7-2 プレゼンターをやめる

プレゼンターをやめるにはプレゼンターの状態でメニューウィンドウの「プレゼンター」 ボタンを押します。 プレゼンターをやめると同期状態に戻り、メニューバーの色が青色に変わります。

7-3 資料/ページの同期

プレゼンターになっているユーザーは閲覧しているページを、他の参加者の端末でも表示 させる事ができます。 同期させるのに特殊な操作は必要無く、プレゼンターになっているユーザーが資料変更/ ページ移動を行うと、他の参加者の端末でも同様に変更/移動が行われます。

8 司会者の機能

司会者は参加者に対する機能の権限管理を行ったり、プレゼンターを指名する事ができる 特別なユーザーです。 本章では司会者の機能について説明します。

8-1 司会進行管理

司会者ユーザーはメニューウィンドウの会議設定カテゴリにある「司会進行管理」ボタン を押すと、司会進行管理画面が開きます。 司会進行管理画面では会議に参加しているユーザーの一覧が表示され、 ここから各ユーザーに対する権限の付与やプレゼンター指名などの操作を行う事ができま す。

また、プレゼンターのユーザーはリストの該当欄の背景色が橙色で表示されます。 自身は水色の背景色で表示されます。

司会進行管理画面を閉じるには右上の[×]ボタンを押すか、ウィンドウの外をクリック/タ ップして下さい。

8-2 プレゼンター権限の操作

司会進行管理よりユーザー別にプレゼンター権限の管理を行う事ができます。

プレゼンター列の該当ユーザー行のチェックボックスを押すと、プレゼンター権限の付与/ 禁止を変更できます。

8-3 プレゼンターに指名/解除

司会進行管理よりユーザーをプレゼンターに指名する事ができます。 操作列の該当ユーザー行の「プレゼンターに指名」ボタンを押すと、プレゼンター指名を 行います。 プレゼンターに指名されたユーザーは指名された事がメッセージで表示され、これを許 諾するとプレゼンターとなります。 また、プレゼンター状態のユーザーには「プレゼンターを解除」ボタンが表示されます。 このボタンを押すと、概要ユーザーのプレゼンター状態を強制的に解除する事ができます。

8-4 共有権限の操作

司会進行管理よりユーザー別に共有権限の管理を行う事ができます。 共有権限列の該当ユーザー行のチェックボックスを押すと、共有権限の許可/禁止を変更で きます。 共有権限を許可すると以下の機能が使用できるようになります。  共有描画  レーザーポインタ 各機能の詳細は[5-2 共有描画]、[5-3 レーザーポインタ]を参照下さい。

8-5 参加者の強制退出

司会進行管理より指定したユーザーを強制退出する事ができます。

操作列の該当ユーザー行の「この参加者を退出」ボタンを押すと、対象のユーザーを退出 させます。

9 設定機能

本章では設定機能について説明します。 設定機能は、メニューウィンドウの上部に設置された[設定]ボタンを押して表示される個 人設定画面で行うことができます。

9-1 描画を表示する

個人設定画面の「描画を表示する」の ON/OFF を切り替えると、描画・共有描画・レー ザーポインタの描画機能の表示/非表示状態を切り替える事ができます。

9-2 メニューバーの位置を変更

個人設定画面の「メニューバーの位置を変更」の[上部/下部]を選択すると、メニューバ ーの位置を変更する事ができます。

9-3 メニューバーを表示する

個人設定画面の「メニューバーを表示する」の ON/OFF を切り替えると、メニューバー の表示/非表示状態を切り替える事ができます。 メニューバーを非表示にした場合でも「モード変更ボタン」と「メニューウィンドウボタ ン」は半透明で表示され、操作する事ができます。

10 困ったときは

10-1 サポートお問い合わせフォーム

MeetingPlaza ペーパーレス会議の開発は全て NTT テクノクロスが行っており、迅速な 問題解決が可能です。 ホームページからのお問い合わせは、「サポート」のメニューの中の、「サポートお問い合 わせフォーム」をご利用ください。 サービス種別に、以下を記述してください。 【ASP】「ペーパーレス会議 ASP サービス」 【システム】「ペーパーレス会議システム」

10-2 クライアントログの取得

MeetingPlaza ペーパーレス会議では会議に参加すると、一時的にご利用端末にログファ イルが生成されます。 何か問題が生じた場合に、このクライアントログファイルを利用する事で問題の特定やサ ポートを円滑に行う事ができます。 クライアントログを取得するには、利用者向けトップページより「クライアントログの管 理ページ」へアクセスします。

クライアントログの管理画面にアクセスすると、端末に生成されたログファイルの一覧が 表示されます。

操作ボタン 説明 表示 選択したログファイルを下部の表示欄に表示し閲覧する事ができます。 ダウンロード 選択したログファイルを端末にダウンロードし保存する事ができます。 ダウンロード場所はご利用のブラウザの設定に依存します。 ※動作はご利用のブラウザにより異なる事があります。 削除 選択したログファイルを削除します。 端末に自動保存されたログファイルが削除されます。 なお、端末に自動生成されるログファイルは最大 3 つまで蓄積されます。 自動生成されたログファイルの数が最大の状態で会議に参加すると、古いものから順に消 去されます。 また、端末によってはダウンロード等の一部の機能が利用できない場合があります。 予めご了承下さい。 ページ下部の表示欄には[表示]ボタンを押したログファイルの内容が表示されます。 [表示されているログテキストを全選択]ボタンを押すと、現在表示欄に表示されているロ グテキストを全選択状態にします。 ダウンロード機能が利用できない環境の場合はここからログの内容をコピーして下さい。

11 付録

11-1 キーボードショートカット

キーボードが使用できる環境では幾つかの機能をキーボードで操作できます。 キーと操作の対応表は以下となります。 対応キー 対応する操作 → Enter 1 ページ進める ← 1 ページ戻る Home 最初のページへ End 最後のページへ Ctrl + 矢印キー PageDown PageUp 資料の切り替え Shift + 矢印キー スクロール（PC のみ） ＜ 拡大率を一段階小さく ＞ 拡大率を一段階大きく