このガイドの内容
1. 管理コンソールで各機能を有効にする 2. 古いメールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. 予備のメールアドレスで Gmail を使用する 6. ユーザーをトレーニングする必要なもの
G Suite 管理者アカウント 30 分管理者向けの Gmail 設定
ご家族やお友達と連絡を取る手段として Gmail を利用し ている方も多いと思いますが、Gmail には高度なビジネス 用途向けの機能も備わっていることをご存じですか。 G Suite アカウントがあれば、Gmail を使用し て簡単に重要なメールを整理したり、検索したりで きます。また、上司が自身のメールボックスの使用 を部下に委任することも可能です。 他にも、受信トレイからハングアウト会議のスケジュール を立てるなど、さまざまな機能があります。 ここでは、おすすめの機能について紹介します。
仕事に Gmail を使う
組織向けに Gmail の設定を行うには、まず管理 コンソールで Gmail のページにアクセスします。 次に、主要なビジネス機能を有効にします。 Google 管理コンソールに、G Suite の完全なメールアドレスとパスワードでログイ ンします。 1. ダッシュボードの [アプリ] をクリックします。 2. [G Suite] をクリックします。 3. 下方向にスクロールしてサービスのリ ストから [Gmail] をクリックします。
Google 管理コンソールで Gmail を探す
見たい手順をクリック 1. 設定の調整 2. メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする組織のユーザーによるメールの送信や管理方法に関する 設定を、管理コンソールの [Gmail] ページから行えます。 ユーザーが従来のメール プログラムのメールを読み込み、 メールの開封確認を受信し、メールボックスを他のユー ザーに委任できるようにオプションを設定することをおすす めします。 まず、[ユーザー設定] をクリックして [詳細設定] ページを 開きます。
Gmail の設定を開く
1. 設定の調整 2. メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする組織におすすめの設定を有効にする
Gmail の [詳細設定] ページで次のセクションを見つけ、おすすめの機能を有効にします。この画面では、他の設定も確 認できます。
設定を完了したら、忘れずに変更を保存してください。
設定の調整 2. メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする
古いメールを G Suite に読み込む
受信トレイにこれまでのやり取りが保存されている場合は、古いメールを新しい G Suite Gmail アカウ ントに読み込みたいのではないでしょうか。 古いメールを読み込む手順については、以下のリンクから、以前使っていたメール プログラムに合った ものをクリックして確認してください。このガイドの外部に移動するので、手順の確認を終えたら、このガ イドに戻って先に進みます。 メールが保存されている場所 ● Microsoft Outlook® 2003～2013®● Mac のプログラム（Apple メールや Thunderbird® など） ● ウェブメール ホスト（Yahoo®、Hotmail、AOL® など）
● 個人の Gmail アカウント
設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする 主な Gmail 機能を有効にし、古いメールの読み込みも完了したら、いよいよ仕 事で使えるように Gmail の受信トレイを準備しましょう。 Gmail は次の方法で開くことができます。 1. ブラウザのアドレスバーに mail.google.com/a/yourdomain.com （Gmail サービス アドレスをカスタマイズしている場合は mail.yourdomain.com）と入力します。 2. カレンダーやドライブなど、別の G Suite サービスにログインしている状態 で、ページ上部の アプリ ランチャーをクリックして [メール] をクリック します。 （管理者は管理コンソールから直接 Gmail を開き、アプリ ランチャーを使 用して再び管理コンソール画面を表示することができます）
Gmail 受信トレイに移動する
ラベルを使用してメッセージを整理する
メッセージをビジネス目的で整理したいことがあると思います。 これまでのメール プログラムでは、残したいメッセージを「フォ ルダ」に保存していたことでしょう。 Gmail では、フォルダではなく「ラベル」を使用します。メール には複数のラベルを付けることができるので、検索もずっと簡 単になります。 たとえば、クライアントからのメールには、「クライアント」ラベル と「プロジェクト」 ラベルを付けることができます。メールは 1 通だけですが、どちらのラベルをクリックしても、このメールを 確認できます。 設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングするラベルを作成してメール メッセージに付ける手順は次のとおりです。 1. メール メッセージ上部の をクリックします。 2. [新規作成] を選択し、新しいラベルの名前を入力して [作成] をクリックします。 3. ラベルがメッセージに自動的に適用されます。 利点: 1 通のメッセージに必要な数だけラベルを割り当てることができます。 ラベルを付けたメッセージは、ラベルを使用して検索可能です。 より多くのメッセージにラベルを付けるには: 受信トレイでメールのチェックボックスをオンにして選択し、ラベル を クリックして、メッセージに追加するラベルのチェックボックスをオンにしま す。
ラベルを割り当てるメッセージにタグを付けるには:
設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする特定のラベルが付いたメッセージをすべて表示するには、次のいずれかを行います。 ● [作成] の左下にあるサイドバーで、 目的のラベルをクリックします。 ● 検索ボックスに、「in:labelname」 （labelname は目的のラベル名） と入力します。 次は、Gmail の検索ボックスの他の使い方 を見てみましょう。
ラベル付きのメールを検索する
詳細: ラベルの作成方法 設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングするキーワードでメールを検索する
前のスライドでは、Gmail の検索ボックスを使用して特定 のラベルの付いたメッセージを検索する方法を紹介しまし たが、検索には他の利用方法もあります。 まず、メッセージの任意の場所（件名、本文、送信者名）に あるキーワード（複数可）を検索できます。 結果には、すべてのキーワードを含むメッセージが表示さ れます。 設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする検索をさらに絞り込み、他の検索オプションを表示するには、Gmail 検索バーで [検索オプションを表示] の矢印をクリックします。 ここで、メールの日付や添付ファイルの有無など、特定の検索条件を 入力できます。 たとえば、特定の期間に Alice から送信された添付ファイル付きの メッセージを検索することができます。 さらに簡単に検索できる方法もあります。
検索を絞り込む
設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする検索オプションを開かなくても、検索ボックスに検索条件を直接 入力することができます。 たとえば、Alice からのメッセージを検索するには、検索ボックス に「from:alice」と入力します。 「has:attachment」を追加すると、添付ファイル付きの Alice からのメッセージのみに検索結果を絞り込むことができます。 検索条件の間にはスペースを挿入します。 受信トレイのサイズが膨大になっても、驚くほど簡単に特定のメッ セージを見つけられます。
検索ショートカットを使用する
詳細: Gmail での検索 設定の調整 メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする設定の調整 メールを読み込む ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする 送信メッセージに自動的に署名を追加できます。署名に は、名前、役職、会社の連絡先情報などを含めることがで きます。 1. Gmail のページ上部にある をクリックし、 [設定] を選択します。 2. [全般] タブで [署名] セクションまでスクロールし、署 名を作成します。書式設定バーを使用して、テキスト の色、スタイル、リンクを追加できるだけでなく、画像 を追加することもできます。 変更を保存する前に、もう 1 つ重要な設定があります。
仕事用のメールの署名を作成する
署名は送信したメッセージの最後に表示されますが、指定しない 限り、そのメッセージへの返信には表示されません。 返信メールを含め、常に署名を表示するには、[引用テキストの 前に署名を挿入する] チェックボックスをオンにします。 設定を終えたら [変更を保存] をクリックします。
返信に署名を表示する
設定の調整 メールを読み込む ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする設定の調整 メールを読み込む ラベルと検索を使用する 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする 予備のメールアドレスを持ちたい場合は、メール エイリアスを追加して、同 じ Gmail 受信トレイで 2 つのアドレスのメールを送受信します。たとえば、 cassy@solarmora.com と cassandra@solarmora.com を併用する ことができます。 エイリアスを追加しても、ユーザー数の制限にはカウントされません。 エイリアスを使用する場合、同じ Gmail 受信トレイでメインのアドレスか予 備のアドレスのどちらかを選んでメッセージを送信することもできます。 エイリアスを設定したら、新しいメッセージの [From] 欄でアドレスをクリック し、受信者に表示したいメールアドレスを選択します。
エイリアスを使用してメールを送信する
詳細: エイリアスからメールを送信する1. G Suite にログインし、Gmail を開きます。 2. 右上の をクリックし、[設定] を選択します。 3. [アカウント] タブの [送信元メールアドレス] で [別のメー ルアドレスを追加] をクリックします。 4. 別のメールアドレスを（必要に応じて新しい名前も）入力し、 既定の [エイリアスとして扱います] チェックボックスをオンの ままにして、[次のステップ] をクリックします。 5. [確認メールの送信] をクリックします。 6. 新しいエイリアスを確認するには、次のいずれかを行います。 ● 別のメールアドレスにログインし、確認メールに記載されたリンクをクリックします。 ● または、G Suite のメール設定の [アカウント] セクションに確認コードを入力します。 注: 確認メールが届かない場合は、G Suite 管理者に問い合わせてドメイン エイリアスまたはメール エイリアスが 設定されていることを確認してください。
Gmail でエイリアスを設定する
詳細: メール エイリアスの管理 設定の調整 メールを読み込む ラベルと検索を使用する 署名を追加する 5. エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする設定の調整 メールを読み込む ラベルと検索を使用する 署名を追加する エイリアスを使用する 6. ユーザーをトレーニングする Gmail のいくつかのビジネス機能が使えるようになりましたので、次は組織で Gmail を使い始められるようにしましょう。こ こでは、組織の各ユーザーが最初にしておくとよい事項を説明します。 各ユーザーが行う操作: 1. 古いメールを G Suite に読み込む。 2. メール送信の基本事項を学習する。 3. 署名、ラベル、フィルタを作成する。
Gmail でユーザーが行う操作
次のステップとして、管理者の方にもユーザーの方にも、G Suite ラーニング センター （gsuite.google.jp/learning-center）で Gmail のその他の情報とトレーニングをご覧いただくことをおすすめします。
