平成 30 年度 ラグビーワールドカップ 2019™開催１年前記念イベント 運営業務委託 仕様書 １ 委託業務の名称 平成 30 年度ラグビーワールドカップ 2019 開催１年前記念イベント事業実施運営業務 ２ 委託業務の目的 ラグビーワールドカップ 2019 の大会開催１年前を記念したイベントを行い、 県民に対する大会の認知度向上や機運を醸成するとともに、ラグビーワール ドカップ 2019™開催都市特別サポーター（静岡）（以下、「特別サポーター」と いう。）百田夏菜子氏の出演や、ラグビー初心者に対してもラグビーを知り、 親しむ企画を実施することで、ファン層の裾野拡大を図る。 また、参加者のイベント満足度を向上させ、ラグビーワールドカップ 2019 への参画・応援意欲を高める。 ３ イベント概要 （１）日時：平成 30 年 11 月３日（土・祝）９:00～16:30 （２）会場：小笠山総合運動公園（袋井市愛野 2300-１） エコパアリーナ及びエントランス広場 ※一部実施場所が異なる。 ４ 日時（案） （１）準備：平成 30 年 11 月２日（金）13 時 00 分～17 時 00 分 （２）本番：平成 30 年 11 月３日（土・祝） 第１部 ９時 00 分～９時 30 分（予定） 第２部 10 時 00 分～16 時 30 分 （パブリックビューイング：14 時 45 分～16 時 15 分） （３）撤収：平成 30 年 11 月３日（土・祝）17 時 00 分～ ５ 委託業務の内容 ２部構成により大会１年前を記念したイベントを実施する。第１部は参加 者を限定し、第２部は広く一般県民を対象に、下記（１）から（６）までの 内容を含めたイベントを企画・実施すること。エコパアリーナ及びエントラ ンス広場等を使用し、来場者が 5,000 人規模のイベントを企画すること。委 託業務の内容は次に掲げるほか、準備等を含めイベントの開催・実施に必要 な全ての業務を含むものとする。 （１）イベントの運営
ア 特別サポーターの出演 ・ 特別サポーターは本イベント内の以下の企画に出演予定である。 ①名称：キッズラグビー体験教室（案） ②時間：９時 00 分～９時 30 分 ③場所：エコパスタジアム ピッチ（雨天時：エコパサブアリーナ（調整中）） ④内容：ラグビー初心者向けの簡単な運動（ボール遊び、パスキャッチ等）を特別サポーターと体験 ⑤参加者：100 名程度（事前申込・抽選） ⑥その他：メディアを除き、参加者保護者以外の一般の立入を禁止する。 ・同企画実施における委託者と受託者の業務分担は以下の表のとおりとす る。なお、同表に定めのない事項については委託者と受託者との協議の 上決定する。 委託者 受託者 ・出演企画内容の確定 ・第１部の参加者募集及び第２部 のイベント内容を合わせた広報 物の製作 ・特別サポーターの出演調整、ア テンド、謝金等の支払い ・サポーターの肖像利用に関わる こと ・第２部における体験教室の様子 を撮影した動画やメッセージ動 画等の放映 ・企画の運営及び警備 ・参加者の募集、取りまとめ ・第２部における特別サポーター オリジナルサイングッズ（ポス トカード等想定）の配布 ・動画及び配布物の提供 （２）イベントの企画・運営 ア ラグビー日本代表対ニュージーランド代表戦のパブリックビューイング運営 ・来場者が臨場感を持って楽しめるような雰囲気を創出するため、ラグビ ーに関わりのあるゲスト及び司会者を用意し、登壇イベントの企画や試 合中のゲストによる解説を行うこと。 ・ゲストの登壇イベントに適したステージを設営すること。 ・音響・映像オペレーターを必要数配置すること。 ・ステージイベント等での使用も想定し、かつ、ラグビーの試合映像等の 配信に対応可能な大きさのモニター及び音響機材等必要な機材を一式用 意すること。機器の動作確認を事前に実施し、試合中継映像が放送可能 であることを確認すること。なお、放映権に関する申請、許諾は委託者 が行う。 イ パブリックビューイング以外のイベントの実施 ラグビー初心者でも楽しめるような内容のイベントを複数実施すること。 なお、イベントの企画にあたり、以下の内容を考慮すること。
・ラグビー初心者がラグビーに興味・関心を持つきっかけにするため、「フ ァッション、音楽、食」の各テーマを盛り込んだ内容も企画すること。 なお、食材の調理を行う場合はエントランス広場で行うものとする。 ・ラグビーワールドカップ 2019 ドリームサポーター「伊藤華英氏（元女子 競泳日本代表）」の出演することを想定すること。なお、同氏との調整及 び謝礼の支払いは委託者が行う。 ・出展数及び出展者は第２部のみで 5,000 名の来場を想定し、委託事業の 趣旨に沿って決定すること。なお、出展にあたっては飲食物の販売につ いては売上げの 15％、物販については売上げの 10％を指定管理者に支払 う必要がある。 ・飲食はアリーナ内でも可能とすることを想定し、施設管理者の指示に従 って養生等を行うこと。 ・アリーナ内のレストランが営業していることを考慮すること。 ・出展料は徴収しないこと。 ウ 各種 PR ブースの設置 ・アリーナ内に委託者及びその他５自治体の PR ブースを設ける。１つのブ ースにつき、以下のものを用意すること。なお、委託者のブースのみパ ーテーション及び看板を２組用意すること。 ・パーテーション１式（3,600mm×2,700mm） ・看板１枚（900mm×200mm） ・テーブル２台（1800mm×600mm） ・ビニールクロス２本 ・椅子４脚 ・その他必要な物を適宜用意すること。 ・コンクリートパネル等床を傷つけない方法で養生すること。 ・ラグビーワールドカップ2019 ワールドワイドパートナー（スポンサー） 及びラグビーワールドカップ 2019 組織員会のブース出展があることも 想定すること。これらについては委託者の指示に従うこと。 エ ラグビーへの好感や理解を促す体験企画 ・小学生を中心に、初心者でも気軽に参加でき、ラグビーの魅力に触れる ことができる体験コーナーを設置・運営すること。 オ 総合案内 ・総合案内所を設け、当日の会場案内や遺失物届け場所として運営するこ と。 カ 休憩スペース等 ・エントランス広場にテントや椅子及びテーブルを設置した休憩スペース
を設けること。 ・アリーナ内に身体障害者や高齢者等に配慮したスペースを設けること。 ・その他授乳スペースやベビーカー置き場等必要なものを用意すること。 キ その他の企画・運営 ・上記に記載した事項以外に、当日イベント開始から終了まで（10：00～ 16：30）終日参加をしてもらえる総合的な企画運営の提案、その他本事 業の目的に合致する提案があれば企画、実施すること。 （３）共通事項 ア 運営責任者の設置 ・委託者や出展者との連絡調整を緊密に行うために、専属の担当者を置く こと。 イ 運営マニュアル等の作成 ・主催者向けの「運営マニュアル」、各イベントの「進行台本」及び当日の 「タイムスケジュール」を作成すること。 ウ 運営スタッフの配置 ・各イベントに必要数のスタッフを配置して来場者の案内誘導、事故や怪 我等のトラブルに対応できるようにしておくこと。 ・運営にあたっては、施設管理者と十分な協議の上、実施すること。 エ 会場使用料 ・会場使用料の支払いは委託者が行う。 （４）全体会場設営・撤去 ア 会場レイアウトの作成 ・委託者と協議の上、会場レイアウト及びイベント全体のタイムスケジュ ールの作成をすること。なお、作成にあたっては、パブリックビューイ ングの開始時刻や来場者の動線を踏まえ、効果的なレイアウト、タイム スケジュールとすること。 イ 必要機材の設置、撤去 ・イベント実施に必要な物品や機材等の用意及び設営、撤去、装飾を行う こと。 ・来場者に対しイベントの概要を知らせる案内看板の作成を行うこと。 ・統一感のあるデザインで案内看板や会場の装飾をすること。 ・装飾物のデザインに係る著作権は委託者に帰属することとし、デザイン の素材データ（ロゴ、図、画像等）を加工可能な形式で委託者に提供す ること。
・養生方法にあたっては、施設管理者と十分な協議の上、実施すること。 ウ 会場内の清掃・撤去 ・イベント終了後は速やかに撤去すること。撤去にあたっては、会場の清 掃や撤去に際して発生する廃棄物の処理を含め、イベント終了後速やか に原状回復すること。 ・会場の撤去作業は当日中に完了させること。 ・会場の美化を図るため、ゴミ箱を設置すること。 （５）全体イベント運営関係 ア 運営体制の確保 ・イベントの運営、進行、管理等に必要な人員を配置し、業務を遂行す ること。 ・イベントの実施にあたっては、参加の安全対策を講じるとともに、火 災、事件、事故、急病、負傷等の危機管理及び緊急時対応体制をとり、 内容を運営マニュアルに明記すること。 イ イベント保険への加入 ・会場設営からイベント当日、撤去までを対象としたイベント保険に加 入すること。 ウ 関係機関への手続き ・第２部における飲食ブースの出展等を行う場合、保健所や消防署への 届出など、イベント開催に伴い必要となる関係機関への手続きを行う こと。 エ 関係者等との調整及び安全管理 ・第２部における出演者及び来場者の安全確保や、イベントの円滑な運 営が図れるように業務を遂行するとともに、施設管理者その他の団体 と十分な調整を図ること。また、必要に応じて企画内容の修正の必要 が生じる可能性があることに留意すること。 オ 駐車場の管理 ・5,000 名程度の来場があることを想定し、駐車場の管理を行うこと。 ・当日は複数の団体が小笠山総合運動公園を使用することに留意し、施 設管理者と調整すること。 カ 損害賠償 ・本業務中に発生した事故や第三者に与えた損害については、受託者が 一切の責任を負い、委託者に発生原因及び経過等を速やかに報告し、 委託者の指示に従うこと。
（６）広報物及び案内物の作成及び設置 第２部の集客目標を 5,000 人とし、イベントの開催を広く県民に周知する 広報物（チラシ等）のデザインを作成・印刷し、広報すること。また、デザ インに係る著作権は委託者に帰属することとし、デザインの素材データ（ロ ゴ、図、画像等）を加工可能な形式で委託者に提供すること。 なお、本イベントの実施に当たり、ラグビーワールドカップ 2019 組織委 員会へ広報物の商標利用申請をする必要があるため、入稿の２週間前までに デザインを確定すること。 ７ 成果物の提出 イベントの参加者数や各取り組み状況及び写真撮影によるイベント全体の 様子をまとめたイベント開催結果報告書を作成し、委託者へ提出すること。 なお、様式は任意のものとする。 ８ 留意事項 本仕様書の内容については、事業の概要を示したものであり、詳細につい ては、企画提案競技の結果に基づき、委託者と受託候補者による協議のうえ 必要な変更を加えて、確定するものとする。
