諮 問 書
橿福総第 ４７ 号 平成２２年１月２９日
橿原市個人情報保護制度運営審議会 会長 吉 村 斉 様
橿原市長 森 下 豊
災害時要援護者避難支援計画における個人情報の収集、 本人通知の省略、目的外利用及び外部提供について
1. 諮問理由
橿原市災害時要援護者避難支援計画は、防災における基本計画である橿原
市地域防災計画の中の要援護者対策のうち、避難支援に関する事項を具体化
したものであります。
この計画は、風水害、地震災害に備え、自ら避難することに支障がある危 険性の高い災害時要援護者(以下｢要援護者｣という。)の避難支援を迅速かつ
的確に行うため、日頃からの積極的な見守り活動や相談・支援だけでなく、 平常時から要援護者に関する情報の把握、災害情報の伝達手段・伝達体制の 整備及び福祉避難所の整備などの要援護者避難支援体制を確立すること を 目的として作成しております。
この計画の実施においては、自治会、自主防災組織、民生委員が相互に連 携しながら、要援護者の避難支援体制を進めていかなければならず、個人情
報の共有が必要不可欠であるため、橿原市個人情報保護制度運営審議会にそ
の収集、本人通知の省略、目的外利用及び外部提供の取り扱いについて諮問 いたします。
2. 諮問事項
(1) 要援護者リスト作成における個人情報の収集、本人通知の省略及び目的外
利用について（第８条第２項第６号、同条第３項、第９条第１項第５号）
(2) 予備台帳に係る個人情報の外部提供及び避難支援個別プラン作成のため
の情報収集について （第９条第２項、同条第５項）
(3) 避難支援個別プランにおける個人情報の収集項目について
（第７条第１項第２号）
３. 諮問内容と諮問の理由
（１）要援護者リスト作成における個人情報の収集と目的外利用について
要援護者避難支援体制を整備するために、庁内共有方式により対象者 を特定・把握し、要援護者リスト（資料①）を作成することから始めま す。
要援護者リストを作成するために、対象者の個人情報（表１）を収集 することになりますが、個人情報保護条例第８条第２項「個人情報は、 本人から直接収集すること」とあり、本人以外の者から収集が制限され ています。また、情報を収集する際には、障がいの程度や認知症などの
理由で本人から直接収集が困難で、家族からの収集が必要となる場合や、
本人の有効な同意も期待できない場合が予想されるため、第８条第２項 第６号「前各号に掲げる場合のほか、本人から収集したのでは、事務の 目的の達成又は円滑な執行に著しい支障が生じるおそれがあるときその 他本人以外の者から収集することに相当の理由があると実施機関が認め るとき」の規定に基づき、本人以外の者からの収集について諮問するも のです。
また、同条例第８条第３項「個人情報を本人以外の者から収集したと
きは、速やかにその旨を本人に通知しなければならない。」とありますが、
国のガイドラインを参考に、本人への通知について省略することを諮問 するものです。ただし、案内通知文「災害時要援護者避難支援制度につ
いてのご案内」（資料③）では、その経緯を申し添えます。
各課が保有する対象者情報を一元化し要援護者リストを作成すること は、個人情報取扱事務の目的の範囲を超えて当該個人情報を利用するこ ととなるため、同条例第９条第１項第５号「同一実施機関内で利用し、 又は他の実施機関へ提供する場合であって、当該事務の目的の達成又は 円滑な執行に著しい支障を生じるおそれがあると実施機関が認めるとき そ の 他 目 的 外 利 用 す る こ と に 相 当 の 理 由 が あ る と 実 施 機 関 が 認 め る と き」の規定に基づき、国のガイドラインを参考に、各課情報を目的外利 用することについて諮問するものです。
（表１） 要援護者リストの情報と各課の保有する行政文書
課 名 行政文書 情報の内容
障がい福祉課 障害者手帳交付台帳
長寿介護課 要介護・要支援認定台帳
高齢者支援室 独居高齢者台帳
氏名、性別、年齢（生年月
日）、住所、本人の状況（要
介護度・障がいの状況）
（２）予備台帳に係る個人情報の外部提供及び避難支援個別プラン作成のための
情報収集について
要援護者として登録した方の名簿（予備台帳（資料④））を地域に提供
し、それに基づいて、要援護者が避難する際の避難支援個別プラン（資 料⑦）を作成し、地域の防災体制を整備していくことになるのですが、 避難支援個別プラン作成には地域住民の協力が不可欠であります。
つきましては、同条例第９条第２項「個人情報取扱事務の目的の範囲
を超えて実施機関以外の者に個人情報の提供をしてはならない。」の規定
がありますが、地域への個人情報外部提供について諮問するものです。 なお、要援護者の避難支援個別プラン作成にあたっては地域の方が個 人情報を取り扱うことになり、同条例第９条第５項「外部提供をする場 合においては、提供を受ける者に対して当該個人情報の使用目的及び使 用方法について制限を課し、又はその適正な取扱いについて必要な措置
を講ずるよう指導しなければならない。」と規定されていますので、国の
ガイドラインも参考にし、自治会等から誓約書（資料⑥）の提出を求め ることにより、個人情報の保護及び適正管理を図ることとします。
（３）避難支援個別プランにおける個人情報の収集項目について
避難支援個別プランの収集項目について、同条例第7条第1項第2号
「社会的差別の原因となるおそれのある個人情報については、実施機関
は収集してはならない。」の規定がありますが、次の項目については避
難の際に本人の状況を把握する上で必要とすることから収集すべきと 考えます。
ただし、ご本人が情報開示に同意しない部分については、地域へは情 報提供しないこととします。
・特記事項（避難する際に配慮してほしいことがあれば書いてください。）
（４）避難支援個別プランの外部提供について
災害時に備え地域で要援護者を避難支援するための避難支援個別プラ ンであるため、この情報を地域及び関係機関へ提供しなければなりませ ん。
つきましては、同条例第９条第２項「個人情報取扱事務の目的の範囲
を超えて、実施機関以外の者に個人情報の提供をしてはならない。」とあ
りますが、避難支援個別プランの情報を地域や関係機関に外部提供する ことについて諮問するものです。
また、同条例第９条第５項「外部提供をする場合においては、提供を
課し、又はその適正な取扱いについて必要な措置を講ずるよう指導しな
ければならない。」と規定されていますので、国のガイドラインも参考に
し、自治会等・関係機関から誓約書の提出を求めることにより、個人情 報の保護及び適正管理を図ることとします。
※ 避難支援個別プランの外部提供先 ・地域（自治会、自主防災組織、 民生委員、避難支援者） ・関係機関（消防署、社会福祉協
議会）
※ 国のガイドライン
国が示している「災害時要援護者の避難支援ガイドライン」では、「国の行政
機関に適用される「行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律」では本 人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるときに、保有個人情報
の目的外利用・提供ができる場合があることを参考にしつつ（【利用提供及び提
供の制限】第8条2項第4号）、積極的に取り組むこと。
その際、避難支援に直接携わる民生委員、自主防災組織等の第三者への要援 護者情報の提供については、情報の提供の際、条例や契約、誓約書の提出等を 活用して、要援護者情報を受ける側の守秘義務を確保することが重要である。 このことにより、個人情報の取扱制度への信頼も高まり、要援護者情報の共有
答 申
橿 個 審 議 第 ３ ０ 号 平成２２年２月１８日 橿原市長 森下 豊 殿
橿原市個人情報保護制度運営審議会 会 長 吉 村 斉
平成２２年１月２９日付け橿福総第４７号により諮問のあった件については、 第３３回（平成２２年２月８日開催）の審議会における審議を経た上で、下記 のとおり答申します。
記
１ 諮問理由
橿原市災害時要援護者避難支援計画は、防災における基本計画である橿 原市地域防災計画の中の要援護者対策のうち、避難支援に関する事項を具 体化したものであります。
この計画は、風水害、地震災害に備え、自ら避難することに支障がある危
険性の高い災害時要援護者( 以下｢要援護者｣という。) の避難支援を迅速かつ
的確に行うため、日頃からの積極的な見守り活動や相談・支援だけでなく、 平常時から要援護者に関する情報の把握、災害情報の伝達手段・伝達体制の 整備及び福祉避難所の整備などの要援護者避難支援体制を確立することを 目的として作成しております。
この計画の実施においては、自治会、自主防災組織、民生委員が相互に連 携しながら、要援護者の避難支援体制を進めていかなければならず、個人情
報の共有が必要不可欠であるため、橿原市個人情報保護制度運営審議会にそ
の収集、本人通知の省略、目的外利用及び外部提供の取り扱いについて諮問 いたします。
２ 諮問事項
( 1) 要援護者リスト作成における個人情報の収集、本人通知の省略及び
目的外利用について（第８条第２項第６号、同条第３項、第９条第１項 第５号）
( 3) 避難支援個別プランにおける個人情報の収集項目について（第７条第 １項第２号）
( 4) 避難支援個別プランの外部提供について（第９条第２項、同条第５
項）
３ 本人への通知を省略する理由
災害時要援護者避難支援制度についての案内通知書を同封し、要援護者 名簿への登録同意の意思を記入して返送してもらう。また、避難支援個別 プランにおいても本人又は代理者は当該外部提供について承諾しているの で、本人への通知を省略する。
４ 添付書類
・橿原市要援護者避難支援計画（抜粋）
・資料 ①橿原市災害時要援護者リスト②災害時要援護者避難支援制度へ の同意確認書
③災害時要援護者避難支援制度についてのご案内④橿原市災害時要 援護者予備台帳⑤橿原市災害時要援護者予備台帳（不同意）⑥個人 情報の取り扱いに関する誓約書⑦避難支援個別プラン
５ 所管課
健康福祉部 福祉総務課
６ 審議会の意見
情報の収集、本人通知の省略、目的外利用及び外部提供については、相 当の理由があるものと認められ、それぞれ行っても差し支えない。
提供する情報は、本人が提供先として同意した相手及び項目についてのみ
行うこと。
災害時要援護者情報は、極めてセンシティヴな情報であり、自らの情報が
漏れるかもしれないという災害時要援護者の不安が解消できるよう努める
必要がある。漏洩等が起これば、犯罪行為等に利用されかねないことを充分
考慮し、情報の収集方法、情報の提供先、管理方法を再度、充分に検討する
等運用に当たっては条例を遵守し、個人情報の取り扱いについて万全の保護
措置を図ること。
７ 審議内容
諮問内容について審議した結果、災害時要援護者が円滑かつ迅速に避難 するための支援体制を整えておくことは重要であり、情報を収集し、収集
